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Casos de
Exito
"Vimos que DocuClass estaba muy por delante de los otros proveedores."
－ Mary Ann Papst, CFO, Association of Specialty Physicians, Inc.
Association of Specialty
Physicians, Inc.
Necesidades Empresariales
Perfil de la Empresa
Este caso de estudio demuestra algunos de los desafíos
que enfrenta la industria de la
salud cotidianamente, y cómo
DocuClass puede ayudar a los
profesionales de la salud a
organizar más eficientemente
sus tareas en las operaciones
del día a día.
La Association of Specialty
Physicians, Inc es una agrupación Médica integrada por
Cirujanos altamente especializados, que brindan asistencia
a pacientes que buscan
tratamiento profesional
oportuno pero con el más alto
nivel del cuidado al paciente.
Su reconocido liderazgo y
prestigio viene en franco
crecimiento desde 1996 en
los campos de cirugía
ortopédica, cirugía general
(incluyendo cirugía vascular y
torácica), y servicios de
urología. Sus servicios están
enfocados principalmente a la
satisfacción paciente, la
restauración de la salud y la
utilización eficiente de los
recursos.
Association of Specialty
Physicians, Inc. estaba
teniendo problemas con el
seguimiento de los expedientes de recursos humanos,
documentos contables, y otros
tipos de archivos electrónicos.
Carecían de una herramienta
que tuviera la capacidad de
buscar y mostrar los documentos de una forma organizada. Adicionalmente, se
acrecentaba su preocupación
por la falta de espacio físico
para el almacenamiento de
estos documentos en su
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oficina.
Atender las necesidades de la
industria de la salud es una
actividad de alta responsabilidad que requiere de una
oportuna gestión de enormes
volúmenes de documentos.
Association of Specialty
Physicians, Inc. cuenta con
una amplia gama de médicos
que ofrecen una extensa
variedad de servicios que
atraen a una gran diversidad
de los pacientes. Debido al
número de médicos, salas de
diagnóstico y los equipos
especiales, es mandatario que
la mayoría del espacio físico
sea dedicado para la atención
de los pacientes. Siendo así,
la oficina de archivo era
pequeña y había poco espacio para el almacenamiento
de documentos.
(Continua en la siguiente
página)
Salud
“DocuClass ha sido
la mejora número
durante el último
año en nuestros
sistemas de negocio.
Nos ha ayudado a
volvernos más
eficientes en nuestro
manejo y retención
de registros, así
como también en
nuestras operaciones
diarias.”
Cima Software Corp.
4606 Allegheny River Blvd.
Verona, PA 15217
Phone: 412-573-0124
Fax: 412-573-0110
Email: [email protected]
Web: www.docuclass.com
Casos de
Exito
de DocuClass, no sólo
incrementaron el espacio de
oficinas, sino que lograron
mejoras significativas en sus
operaciones comerciales.
“Estamos extremadamente complacidos
con la facilidad de
uso del software y la
calidad del soporte
que recibimos.”
DocuClass Modues
Los principales módulos de
DocuClass utilizados fueron:
Salud
Advanced Scanning
Cima Software Corp.
4606 Allegheny River Blvd.
Verona, PA 15217
Phone: 412-573-0124
Fax: 412-573-0110
Email: [email protected]
Web: www.docuclass.com
Con el transcurrir del tiempo
esta oficina se fue llenando
rápidamente con documentos
históricos de los pacientes,
reclamos, expedientes y
registros de cuentas por pagar.
Los departamentos de Cuentas
por Pagar y de Recursos
Humanos no tenían otra
alternativa que manejar
obligatoriamente los documentos en papel. Por ende,
estos departamentos están
cada vez más saturados de
copias impresas. El almacenamiento fuera de la empresa
no resolvería el problema, ya
que el personal de la oficina
necesitaba tener acceso a los
documentos en forma regular
e inmediata y los costos de
recuperación eran demasiado
elevados.
La Association of Specialty
Physicians, Inc. estaba
buscando una forma de
mejorar su método de almacenamiento de información, y
consecuentemente maximizar
el espacio físico para la
atención de los pacientes.
Después de cambiar la forma
en la cual manejan sus
documentos a través del uso
Association of Specialty
Physicians, Inc. ha digitalizado e indexado todos sus
documentos impresos mediante el uso de DocuClass
Advanced Scanning. El
personal administrativo fue
capaz de indexar la información pertinente mediante
un código de barras dispuesto
en la hoja de la carátula, por
lo tanto, la identificación,
separación e indexado de los
distintos tipos de documentos
fue completamente automatizada. El personal sigue
re-utilizando esta misma
carátula y el mecanismo de
captura automatizada de
información para todos los
documentos nuevos.
Full Access Client
DocuClass almacena toda la
información, permitiendo
gestionarla a través de DocuClass Full Access Client. Los
usuarios de Association of
Specialty Physicians, Inc.
pueden buscar, filtrar,
acceder, imprimir, y enviar
por e-mail los documentos,
entre alguna de las muchas
funcionalidades disponibles.
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El personal, previa autorización, puede hacer cambios
sobre la marcha a los documentos electrónicos, por
ejemplo documentos Microsoft Word o Excel. Association
of Specialty Physicians, Inc.
ha organizado la información
en grupos documentales tales
como Cuentas por Pagar y
Recursos Humanos; y posteriormente, los documentos han
sido clasificados en tipos de
documentos, tales como
alquiler de equipos médicos,
suplementos médicos, rayos
X, servicios, etc.
Audit Trail
DocuClass también realiza un
seguimiento de los documentos, las consultas, búsquedas,
y registra la fecha y hora en la
cual se ha realizado esta
acción. Esta funcionalidad fue
solicitada expresamente por la
administración, para vigilar el
acceso por parte de los
usuarios a la información
sensible, y para dar
cumplimiento a las directrices
de HIPPA, y por ende,
protegiendo a la compañía de
potenciales infracciones o
demandas.
Utilización principal:
• Archivos de Recursos
Humanos
• Archivos de Cuentas Por
Pagar