Download Papeles Médicos - Volumen 5. número 1

JOSe M. LAORON DE GUEVARA. RAFAE.l PORTA ' INTENTA.NOQ IIUSCAA MOOEl.OS GRAFICOS OOE AYUDEN A ACfRCAASf MAS RAPIOAME,N1E A LA REAliDAD Y FAOUTEN LA TOMA DE DEOSlONES
PAPELES DE INVESTIGACION 11
INTENTANDO BUSCAR MODELOS GRÁFICOS QUE AYUDEN A ACERCARSE
MÁS RÁPIDAMENTE A LA REALIDAD Y FACILITEN LA TOMA DE DECISIONES
que las cosos quedaron tras lo último revisión. No es infrecuente encontrar una buena colección de razones que aconsejen dedicarse a otros menesteres más livianos, antes de volver
o enfrentarse con las áridas pantallas de ordenador y los interminables listados llenos de datos complejos, o los tablas de
asignación de consultas o exploraciones complementarios.
En resumen, las labores de planificación y evaluación han
de tener resuelto el problema de información, con objeto de
facilitar el proceso más importante y es el que se refiere o
enmendar una situación anómala o a optimiza r una situación
mejorable.
José M. Ladrón de Gueva ra, Rafael Porla
Unidad de Información y Control de Gestión
Hospital del Bidasoo. Hondarribia. Gipuzkoo
RESUMEN
Para los responsables de planificación y evaluación del tra bajo de equipos de personas, como jefes clínicos, responsobles
de admisiones, o departamentos de control de gestión es vital
disponer de información actualizada de la situación en que se
encuentran las agendas de citación de codo uno de los integrantes de los equipos. El registro informático de codo cita a
consultas externas o pruebas complementarios supuso un gran
avance en este compo. Es ahora el momento de traba jar en el
diseño de unos informes que faciliten la labor de comprensión
de las agendas y propicien fomar decisiones adecuadas.
En el presente artículo se Fresenta una pequeño aplicación
informático desarrollada en e Hospital del Bidasoa que, o partir de los registros contenidos en las bases de datos del Hospi'
tal, elaboro unas pantallas e informes impresos fundamentalmente gráficos. Un año de uso en el Hospital del Bidasoo ha
mostrado resultados satisfactorios.
ANTECEDENTES
Nuestra experiencia se limita a pequeños hospitales aunque
tal vez nuestro diseño pueda ser útil para centros mayores.
No obstante, en nuestro medio, cuando un responsable de
admisiones se enfrenta a la necesidad de conocer el programa
de citaciones de consultas externas o de exploraciones complementarias a realizar en las próximas semanas, se enfrenta a un
ímprobo trabajo en el que tiene que desmenuzar y relacionar
gran cantidad de información, proceso 01 que ha de dedicar una
buena ración de tiempo y esfuerzo. No es infrecuente encontrar
en un hospital comarcal catorce o quince secciones, con dos , tres,
cuatro o más consultores, donde los días de consulto no se ciñen
exadamente a un programa estrido, donde los calendarios de
guardias hacen modificar las agendas de citos, o donde la apo'
rición de una incidencia inesperada hace descitar I y posteriormente recitor) apresuradamente una consulta entera.
Aún sin tener en cuenta todas estas extemporaneidades o
inconveniencias, al menos con periodicidad semanal un responsable de planificación o evaluación, debe conocer lo situación
de las agendas de consultas externos o de exploraciones complementarias de su hospital, además de lo situación de otros
parámetros del hospital. En este artículo nos vamos a centrar en
el sistema de información que nosotros consideramos más adecuado poro acercarse a conocer las agendas de las consu ltas
externos y las exploraciones complementarias en aros o simplificor, sin perjuicio de ahondar en otra ocasión en otras parcelas
de la información dirigido a la tomo de decisiones de gestión.
En nuestro hospital, poro que cada lunes un responsable de
admisiones se hiciera uno ideo de 10 situación en que se
encuentran las agendas del hospital era preciso, más o menos,
algo de los siguiente:
Imprimir el informe resumen que la aplicación proporciona;
ello facilito una primera aproxi mación a la situación, pero insuficiente para conocer detalles del programa. Por otra porte la
dispersión de procesos o pautas de cito, hace que su validez
sea muy general sin conocer otros detalles.
Consu~ar por la pontolla del sistema informático las páginas
diarios de cada uno de los médicos del Hospital. Para ello es preciso conocer los códigos de coda uno de los médicos, servicios,.. .
Tras Tevisar cada pantalla, en una li breta se anotaban
resúmenes que posteriormente se uti lizarían paro confeccionar
el informe o cuadro de mondo finol.
En todo momento era preciso comparar lo observado en los
pantallas de citación co~ las directrices establecidas en los pro'
cedimientos de citación (tiempos, duraciones, proporción de
prestaciones, orden de prestaciones, ... ).
En algunos casos resu lto molesto o simplemente uno no liega o acostumbrarse o trabajar sobre una pantalla. En este caso
se puede imprimir .un listado con las citas de cado uno de los
SUMMARY
For the person in charge of planni ng and evaluation of the
job of a medical leom -clinical, patients admission or deportment of monogement control-, is essentiol to set updated
information of the stote of everybody citation notebook. Since
the informatization meont a greot odvonce in this field , it is now
the moment of working in the design of some reports that foci litate the comprehension of that notebooks ond give rise to adequate decisions.
In this artide is presented a dota processing applicat ion
developed in the Bidasoo Hospital that starting from the dato'
bases of the Hospital produces some screens with basicolly
graphic printed records. Ayear of functioning in this Hospital
has given satisfactory results.
PAlABRAS CLAVE
Gestión de pacientes. Citas de consulta. Sistema de información hospitalario.
Correspondencia:
José M. ladron de Guevaro.
Hospital del Bido>oo. Finco Zubieta. Barrio Mendelu
20280 Hondarribia. Gipuzkoa.
E'moil: [email protected]
INTRODUCCiÓN
Cualquier responsable de la planificación y evaluación del
trabajo de un grupo de personas tiene la necesidad de conocer
en todo momento la situación de todos y cada uno de los deta lles que le competen, y esta necesidad, y el hecho de no llegar
plenamente al conocimiento de los detalles crea una sensación
de angustia compartido por numerosos compañeros.
Para palia r esta angustia, los responsables de los equipos
se em plean a fondo en a nal izar cuidadosamente complejos listados y numerosas pantallas de ordenador, de forma que, al
cabo de un laborioso proceso inteledual consiguen hacerse una
ideo de la situación, y si les quedan fuerzas , son capaces de
poner soluciones o los problemas que han encontrado.
Este trabajo, además, han de hacerlo periódicamente, con
objeto de mantener una vigilancia constante del buen estado en
PAPELES MÉDICOS 1996,5 nI 10-12
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JOSE M. lAOIK)N DE GUEVAIlA, RAfAEL PORTA • INTENTANDO IIU$CAR MODELOS GRAfICOS QUE AYUDEN A ACERCARse
médicos, o exploraciones a rea lizar,... y trabajar posteriormente con estos listados.
En nuestro Hospital , el traba jo de revisar lo tota lidad de los
citas de nuestros consultores, y el programa de exploraciones
complementarios suponía consultar mós de doscientas pantallas, o imprimir esa cantidad de ho jas de papel continuo a ntes
de obtener conclusiones.
Estos listados, por otra parte, no siempre han sido diseñados pensando en la función de planificación o evaluación, y
frecuentemente contienen datos que no son necesarios para
esto, como completos datos de identificación, sola en lo que se
realizará la exploración, preparación, régi men económico, ...
RAP10MlENTE A lA REAUDAO Y FAQUT'EN lA TOMA DE DEOSlONfS
todas y cada una de las citas que dicho médico tiene concertados para los próximos dos o tres meses ¡Figuro 1). Un primer
vista zo permite conocer lo densidad de lo consu lto, el reparto
entre primeros y sucesivas, los horas de inicio, finalización y
duración media de ca da una de las prestaciones, la disponibilida d paro la citación de nuevas consultas, los períodos inhabilitados poro consulta.
Definidos los objetivos generales del Hospital es posible
del imitar el análisis a unas pocas consultas: las definidos como
problemáticas. Por ejemplo, en nuestro Hospital se ha defi nido
como objetivo que el período de demora entre la solicitud y lo
cito de uno primera consulta no supere en ningún momento las
tres semanas. Utilizando adecuadamente las bases de datos, es
posible elaborar casi instantáneamente un informe que marque
aquellas consultas que no cumplan este objetivo. Una vez conocidos las consultas que no cumplen el objetivo, realizar el análisis de los razones de este incumplimiento es fácil: únicamente
se trato de representar g ráficamente estos consultas y veri ficar
que el incumplimiento se debe a una razón de saturación, a un
error de citación por el hecho de desaprovechar huecos más
inmediatos, o bien al hecho de na haber ofrecido al paciente la
posibilidad de ser atendido por otro facultativo con una lista de
espera menas abultada.
En resumen, elaborar el cuadro de mando final , no siempre
libre de errores, costaba en nuestro Hospital más de tres horas.
lo consecuencia inmediata era el abandono poro centrarse en
los servicios o exploraciones más problemáticos.
La func ión verdadera del responsable de admisiones del
hospital es tomar decisiones para uti liza r adecuadamente los
recursos disponibles , no subsanar los deficiencias de informo·
ción de un sistema poco operativo.
MATERIAL Y MÉTODO
Tanto los citas concertadas con los pacien tes de consultas
externas como con los de exploraciones complementarias quedan registradas en el momento de citación por parte de los
operadores del Servicio de Admisión y Atención Primero. Estos
registros constituyen riquísimas bases de datos las que, con un
adecuado tratamiento, permiten elaborar informes fácilmente
aprovechables por los usuarios finales, en este caso los responsables de las decisiones relacionados con lo gestión de consultas externas y exploraciones complementarias.
En nuestro caso, un sistemo AS400 gestiona los ficheros
que contienen los datos relativos a las citas de consu ltas exter·
nas. Estos datos se ponen a disposición de los usuarios de una
red Novell en lo cual existe un programa desarrollado por
nosotros que representa gráficamente lo situación de una con~
sulta o lo sala de ecografía o TAC, ... Esta aplicación ha sido
desarrollado utilizando Visual Basic, por lo que 01 utilizar un
entorno Windows su aspecto es amigable y sencillo.
Mediante un sistema de control de usuarios un médico puede tener acceso a su consulta, un jefe de sección a los consultas de su sección, o el responsable de admisiones o el Director
Médico a todas y cado una de los consultas o exploraciones
complementarios.
CONCLUSIONES
Este sistema viene utilizóndose en el Hospital del Bidasoa
desde hace más de un año. los informes iniciales, siempre
impresos, han ido mejorándose y han sido sustituidos por con~
sultas en pantalla, El sistema es utilizado por responsables de
admisión, jefes clínicos, de servicios centrales y control de gestión. la opinión de los usuarios es favorable; no ha sido interpretado como un mecanismo de controL sino como una herra mienta útil en lo toma de decisiones aumentando la outonomío
de los responsables de las unidades, apreciando el ahorro en
esfuerzos y tiempo, y la seguridad en lo tomo de decisiones.
la aplicación desarrollado ha resultado sólida, segura y
fiable, y las limitaciones de adualización de la información Ino
es posible con los medios actuales obtener información en tiempo real; los dotas recogidos son los existentes a primera hora
de la mañana) son las limitaciones más importantes, aunque no
vienen restando operatividad a la aplicación .
BIBUOGRAFíA CONSULTADA
Cuando el responsable de admisiones entro en la aplica·
ción, de entre la lista de servicios elige el servicio que quiere
estudiar. Inmediatamente se presenta una lista de médicos res~
tringida a los del servicio elegido, donde elige aquél cuya consulto quiere conocer.
Cuervo J, Varela J, Belenes R. Gestión de hospitales. Barcelona
Massan. 1995.
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Al cabo de unos segundos se representa en pantalla un gró·
fico que contiene un conjunto de símbolos que representan
Boules & COIver
MA!¡
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11
PAPElfS~DlCOS 1996; 511), 10-12
JOSI: M. LADRON DE GUEVARA, RAFAEl PQlfTA INTENTANDO BUSCAR MOOElOS GRAFICOS QUE AYUDEN A ACERCARSe MAS RAPlDAN.ENTE A LA REAUDAD Y fAOlITEN LA TOMA DE DEOSlONES
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15 minutos tiene pacientes citados hasta las 14,00 h. , excepto
los viernes, en que se citan interconsultas, cada 20 minutos. La
segu nda quincena de noviembre no hay pacientes citados por
disfrutar de un período de vacaciones. La consulta sucesiva
citada a las 9,00 h. del dio 9 de Diciembre puede ser un error.
Situándose con el puntero del ratón sobre ello, se representan
los datos personales de lo mencionada consulto, lo que permite verificar lo correción de lo citación.
En la Figura se representa uno pantalla de lo arlicación
correspondiente o lo consulto de Neurología y de médico
denominado Neurólogo. Su consulto de lunes o jueves se inicio
habitualmente o lo 9 de lo moñona, atendiendo a cinco pacien·
tes en primera consulto, para los cuales tiene asignado medio
hora por paciente. Su capacidad de citar/.ocientes en primera
consulta está saturada hasta el dio 15 e octubre, y previa·
mente se han cubierta tados los huecas. A las 11 ,30 h., cada
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PAPELES MÉDICOS 1996, 5f1l10·12
12
H
,
londres, 1889.