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AVISO DE PRIVACIDAD
Fecha en vigor: 14 de abril de 2003
Revisado: 23 de septiembre de 2013
ESTE AVISO DESCRIBE LA FORMA EN QUE SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR LA
INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED Y CÓMO PUEDE USTED TENER ACCESO A ESTA
INFORMACIÓN. LE PEDIMOS QUE LO REVISE CON ATENCIÓN.
La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguro Médico de 1996, y la Ley sobre Informática
Sanitaria para la Salud Clínica y Económica (Health Information Technology for Economic and Clinical
Health Act) (incluido en el Capítulo XIII de la Ley Estadounidense de Recuperación y Reinversión
(American Recovery and Reinvestment Act) de 2009) (colectivamente conocida como “HIPAA”), según
enmiendas eventuales, para conservar la privacidad de la información médica del paciente identificable
de manera individual (esta es la “información médica protegida” referida en adelante como “PHI”).
Asimismo, se requiere proporcionar a los pacientes con un Aviso sobre las prácticas de privacidad
respecto a la PHI. Sólo vamos a utilizar o divulgar su PHI según lo autorizado o requerido por la ley
estatal correspondiente. Este Aviso se refiere a su PHI en nuestro poder, incluyendo los expedientes
médicos que generemos.
En Saint Alphonsus Health System se entiende que la información sobre su salud es sumamente
personal y nos comprometemos a salvaguardar su privacidad. Le pedimos que lea con atención el
siguiente Aviso sobre las prácticas de privacidad en el que se describe la forma en que vamos a utilizar
y divulgar su PHI.
Este Aviso se refiere a la atención médica que proporciona Saint Alphonsus Health System y su
personal médico en sus principales hospitales, departamentos de pacientes ambulatorios y clínicas.
Este Aviso también se refiere a las actividades de revisión sobre el uso y las evaluaciones de calidad
de CHE Trinity Health y Saint Alphonsus Health System como miembro de CHE Trinity Health, un
sistema de atención médica católica con centros ubicados en muchos estados en Estados Unidos.
I.
Uso o divulgación autorizado
A. Tratamiento: Saint Alphonsus Health System va a utilizar y divulgar su PHI para brindar,
coordinar o manejar su atención médica y servicios relacionados a fin de realizar las
funciones para el tratamiento. Los siguientes son ejemplos de la forma en que Saint
Alphonsus Health System va a utilizar y/o divulgar su PHI:
♦ A su médico tratante, médico(s) asesor(es) y otros proveedores de cuidados de la salud
que realmente necesiten dicha información para su atención y tratamiento continuo.
♦ Coordinar su tratamiento (por ej., programación de citas) con nosotros y otros
proveedores de cuidados de la salud como nombre, dirección, empleo, compañía
aseguradora, etc.
♦ Ponerse en contacto con usted y recordarle una cita para su tratamiento o atención
médica en nuestro centro.
♦ Proporcionarle información sobre las alternativas del tratamiento y otros beneficios o
servicios relacionados con la salud.
♦ Si usted está preso en una correccional institucional o está bajo la custodia de una
autoridad del orden público, Saint Alphonsus Health System divulgará su PHI a la
correccional institucional o la autoridad del orden público.
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B. Pago: Saint Alphonsus Health System utilizará y divulgará la PHI acerca de usted con fines
de pago. Los siguientes son ejemplos de la forma en que Saint Alphonsus Health System
va a utilizar y/o divulgar su PHI:
♦ A una compañía de seguros, un tercero que realice el pago, un tercero que administre,
un plan de salud u otro proveedor de cuidados de la salud (o sus representantes
debidamente autorizados) con fines de pago como determinar la cobertura, elegibilidad,
previa aprobación/autorización para el tratamiento, facturación, manejo de
reclamaciones, auditorías de reembolsos, etc.
♦ A las agencias de cobranza y otros subcontratistas encargados de obtener el pago por
la atención.
C. Operaciones para la atención médica: Saint Alphonsus Health System utilizará y
divulgará su PHI con fines de operaciones para la atención médica. Los siguientes son
ejemplos de la forma en que Saint Alphonsus Health System va a utilizar y/o divulgar su
PHI:
♦ Para el manejo de casos, seguro de calidad, uso, contabilidad, auditoría y actividades
basadas en la población relacionadas con mejorar la salud o reducir los costos de
atención médica, educación, acreditación, licencias y actividades de credencialización
de Saint Alphonsus Health System.
♦ A asesores, contadores, auditores, abogados, compañías de transcripción, proveedores
de informática, etc.
D. Otros usos y divulgaciones: Es posible que Saint Alphonsus Health System utilice
también, como parte del tratamiento, pago y operaciones para la atención médica, su PHI
para lo siguiente:
♦ Actividades para la recaudación de fondos: Saint Alphonsus Health System utilizará y
también puede divulgar parte de su PHI a una fundación relacionada para ciertas
actividades de recaudación de fondos. Por ejemplo, Saint Alphonsus Health System
puede dar a conocer la información sobre sus datos demográficos, fechas de
tratamiento, médico tratante, departamento de servicios y sus resultados a la fundación
que le pida dinero para donación. Los comunicados sobre la recaudación de fondos que
reciba le indicarán cómo puede ejercer su derecho de optar por no recibir en el futuro
comunicados semejantes.
♦ Investigación médica: Saint Alphonsus Health System utilizará y divulgará su PHI sin
autorización a investigadores médicos que la soliciten para proyectos de investigación
médica aprobados. Se requiere que los investigadores salvaguarden la PHI que reciban.
♦ Actividades de promoción de la salud e información: Saint Alphonsus Health System
utilizará y divulgará parte de su PHI para ciertas actividades de promoción de la salud.
Por ejemplo, se utilizará su nombre y dirección para enviarle el boletín general o
información específica basada en sus problemas de salud.
E. Leyes federales y estatales más estrictas: Las leyes estatales de Idaho y Oregon son
más estrictas que la HIPAA de varias zonas. Ciertas leyes federales también son más
estrictas que la HIPAA. Saint Alphonsus Health System seguirá cumpliendo con estas leyes
estatales y federales más estrictas.
i. Leyes federales más estrictas: Las leyes federales incluyen las leyes de privacidad en
internet correspondientes, como la Ley de Protección de Privacidad en Línea a Niños y
las leyes y reglamentos federales que rigen la confidencialidad de la información de la
salud respecto al tratamiento por abuso de sustancias.
ii. Leyes estatales más estrictas: La ley estatal es más estricta cuando el individuo tiene
derecho a un mayor acceso a los registros que lo estipulado en la HIPAA. En los casos
en que Saint Alphonsus Health System ofrece tratamiento a un paciente que vive en un
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estado vecino, Saint Alphonsus Health System cumplirá con la ley estatal más estricta
correspondiente.
F.
Intercambio de información médica: Saint Alphonsus Health System comparte
electrónicamente los registros sobre su salud con el departamento de Intercambio de Datos
de Salud de Idaho (IHDE, Idaho Health Data Exchange) con el objetivo de mejorar la
calidad de los servicios de atención médica en general que se le proporciona (por ej., evitar
el duplicado innecesario de pruebas). Los registros médicos electrónicos incluirán
diagnósticos sensibles como VIH/SIDA, enfermedades de transmisión sexual, información
genética y abuso de sustancias en la salud mental, etc. El IHDE funciona como nuestro
socio comercial y, a nuestro nombre, transmite, conserva y almacena su PHI con fines del
tratamiento, pago y operación de la atención médica. El IHDE tiene la obligación de
implementar salvaguardas administrativas, físicas y técnicas que protejan de manera
razonable y adecuada la confidencialidad e integridad de nuestra información médica.
Usted puede solicitar que se restrinja su información a los prestadores que participen en el
IHDE llenando una Solicitud de restricción de la información y enviarla directamente por
correo o fax a IHDE.
Idaho Health Data Exchange
450 West State Street
P.O. Box 6978
Boise, ID 83707
Teléfono: (208) 332-7253
Fax: (208) 332-7217
Correo electrónico: [email protected]
http://www.idahohde.org/dsite/
II.
Uso o divulgación permitida con la posibilidad de que usted esté de acuerdo o lo
rechace
A. Familiares/Amigos: Saint Alphonsus Health System divulgará la PHI sobre usted a un
amigo o familiar que esté implicado o pague su atención médica. Usted tiene el derecho de
solicitar que no se comparta su PHI con parte o toda su familia o amigos. Además, Saint
Alphonsus Health System divulgará la PHI sobre usted a una agencia que apoye en
esfuerzos de ayuda para víctimas de desastres para que se puede avisar a su familia sobre
su condición, estado y ubicación.
B. Saint Alphonsus Health System – Directorio de los centros: Saint Alphonsus Health
System incluirá en el directorio del centro cierta información sobre usted mientras sea
paciente del hospital en Saint Alphonsus Health System. Esta información incluirá su
nombre, ubicación en el sistema de Saint Alphonsus Health System, condición general (por
ej., bien, estable, crítica, etc.) y su creencia religiosa. Excepto su creencia religiosa, la
demás información en el directorio estará disponible para las personas que pregunten por
usted por su nombre. Usted tiene el derecho se solicitar que no se incluya su nombre en el
directorio de Saint Alphonsus Health System. Si solicita no aparecer en el directorio del
centro, no podemos informar a los visitantes sobre su presencia, ubicación y condición
general.
C. Atención espiritual: Se proporcionará a un miembro del clero la información en el
directorio, incluyendo su creencia religiosa, incluso si no pregunta por usted por su nombre.
Los prestadores de atención espiritual son miembros del equipo de atención médica de
Saint Alphonsus Health System y se les puede hacer consultas sobre su salud. Usted tiene
el derecho de solicitar que no se le proporcione su nombre a ningún miembro del clero.
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D. Informes a los medios: Saint Alphonsus Health System dará a conocer a los medios la
información en el directorio del centro (excepto la creencia religiosa), si un medio solicitara
información sobre usted utilizando su nombre y después de haberle dado a usted la
oportunidad de estar de acuerdo o rechazarlo.
III.
Uso o divulgación que requiera su autorización
A. Comercialización: Se requiere su autorización por escrito, sujeta a ciertas excepciones
limitadas, en los casos en que Saint Alphonsus Health System reciba una remuneración
económica directa o indirecta a cambio de tener comunicación con usted para alentarlo a
comprar un producto o servicio o para divulgar a un tercero que quiere comercializar con
usted sus productos o servicios.
B. Investigación: Saint Alphonsus Health System obtendrá su autorización por escrito para
utilizar o divulgar su PHI con fines de investigación cuando así lo requiera la HIPAA.
C. Notas de psicoterapia: La mayoría de los usos y divulgaciones de las notas de
psicoterapia requieren de su autorización por escrito.
D. Venta de PHI: Las divulgaciones que constituyan una venta de PHI, sujetas a ciertas
excepciones limitadas, requieren de su autorización por escrito.
E. Otros usos y divulgaciones: Cualquier otro uso o divulgación de PHI que no se describa
en este Aviso de Prácticas sobre la Privacidad requiere de su autorización por escrito. En
las autorizaciones por escrito le informaremos por qué vamos a usar su PHI. Usted tiene el
derecho de retirar su autorización en cualquier momento.
IV.
Uso o divulgación permitida o requerida por la policía o la ley sin su autorización
A. Autoridades del servicio público: Saint Alphonsus Health System divulgará su PHI con
fines policiales según lo requiera la ley, como identificar a un delincuente sospechoso o una
persona desaparecida o proporcionar información acerca de una víctima de un crimen o
una conducta criminal.
B. Requerido por la ley: Saint Alphonsus Health System divulgará el PHI sobre usted cuando
así lo requiera la ley federal, estatal o local que incluye, por ejemplo, divulgaciones en
respuesta a una orden judicial / citatorio, reporte obligatorio al estado (como heridas de
bala, víctimas de abuso o negligencia infantil) o información necesaria para cumplir con
otras leyes como la compensación de los trabajadores o leyes semejantes.
C. Seguridad o supervisión de la salud pública: El Saint Alphonsus Health System utilizará
y divulgará una PHI para advertir de una amenaza grave a la salud y seguridad de una
persona o el público. Los ejemplos incluyen divulgaciones de una PHI a investigadores
estatales respecto a la calidad de la atención o a las dependencias de salud pública
respecto a las vacunas, enfermedades transmisibles, etc. Saint Alphonsus Health System
utilizará y divulgará una PHI en el caso de actividades relacionadas con la calidad,
seguridad o eficacia de productos o actividades reguladas por la FDA, que incluyen
recopilación y reporte de eventos adversos, rastreo y facilitar el retiro del producto del
mercado, etc.
D. Forenses, médicos forenses, directores de funerarias: Saint Alphonsus Health System
divulgará su PHI a un forense o médico forense. Esta información se necesita, por ejemplo,
para identificar a una persona fallecida o determinar la causa de muerte. Saint Alphonsus
Health System también puede divulgar su información médica a los directores de funerarias
según sea necesario para llevar a cabo sus labores.
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E. Obtención de órganos: Saint Alphonsus Health System divulgará su PHI a una
organización o entidad de obtención de órganos con fines de donación de órganos, ojos o
tejidos.
F. Funciones gubernamentales especializadas: Saint Alphonsus Health System divulgará
su PHI para funciones gubernamentales como actividades militares, de seguridad nacional
e inteligencia. Saint Alphonsus Health System utilizará o divulgará su PHI al Departamento
de Asuntos Veteranos para determinar si usted tiene derecho a ciertos beneficios.
G. Vacunas: Saint Alphonsus Health System divulgará a una escuela una prueba de las
vacunas cuando la ley estatal u otra semejante lo requiera antes de aceptar a un
estudiante.
V.
Sus derechos de información médica
Usted tiene los siguientes derechos individuales respecto a su PHI:
A. Derecho de revisar y copiar: Usted tiene el derecho, sujeto a ciertas excepciones
limitadas, de tener acceso a su PHI y de revisar y copiar su PHI mientras nosotros
conservemos los datos.
Si Saint Alphonsus Health System rechaza su solicitud de tener acceso a su PHI, Saint
Alphonsus Health System le notificará por escrito con la causa del rechazo. Por ejemplo, no
tiene derecho a las notas de psicoterapia ni a revisar la información a la cual la ley prohíbe
el acceso. Puede tener el derecho de que se revise esta decisión.
También tiene el derecho de solicitar su PHI en formato electrónico cuando Saint Alphonsus
Health System utilice registros médicos electrónicos. Puede tener acceso también a la
información a través del portal para los pacientes, si lo pone a disposición Saint Alphonsus
Health System.
Se le cobrará un costo razonable por copiado de acuerdo con la ley federal o estatal
correspondiente.
B. Derecho de modificar: Usted tiene el derecho de modificar su PHI mientras Saint
Alphonsus Health System conserve los datos. Debe presentar su solicitud de modificación
de su PHI por escrito a Saint Alphonsus Health System, incluyendo la causa que respalde
la modificación solicitada.
Sin embargo, Saint Alphonsus Health System rechazará su solicitud de modificación si:
♦ Saint Alphonsus Health System no generó la información;
♦ La información no forma parte del conjunto de registros designado;
♦ La información no estuviera disponible para su revisión (debido a su condición o la
naturaleza); o
♦ La información sea exacta y esté completa.
Si Saint Alphonsus Health System rechaza su solicitud de cambios a su PHI, Saint
Alphonsus Health System le avisará por escrito junto con la causa del rechazo. Saint
Alphonsus Health System también le informará de su derecho de presentar una declaración
por escrito en la que establece su desacuerdo al rechazo. Puede pedir que Saint Alphonsus
Health System incluya su solicitud de modificación y el rechazo en cualquier momento
cuando Saint Alphonsus Health System divulgue posteriormente la información para la que
solicitó el cambio. Saint Alphonsus Health System puede preparar una impugnación a su
declaración de desacuerdo y proporcionarle una copia de dicha impugnación.
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C. Derecho a una contabilidad: usted tiene el derecho de recibir una contabilidad de las
divulgaciones de su PHI que haya hecho Saint Alphonsus Health System, excepto en el
caso de las siguientes divulgaciones:
♦
♦
♦
♦
♦
Para llevar a cabo un tratamiento, pago u operaciones de atención médica;
A usted;
A personas involucradas en su atención;
Con fines de seguridad nacional o inteligencia; o
A oficiales de instituciones correccionales o de servicio público.
La solicitud de una contabilidad de las divulgaciones de su PHI debe ser por escrito a Saint
Alphonsus Health System.
Debe incluir el periodo de la contabilidad, que no puede ser de más de 6 años. Saint
Alphonsus Health System le proporcionará sin costo en cualquier periodo determinado de
12 meses una contabilidad de las divulgaciones de su PHI. Las solicitudes adicionales de
una contabilidad dentro de ese periodo quedarán sujetas a un costo razonable por preparar
la contabilidad.
D. Derecho de solicitar restricciones: usted tiene el derecho de solicitar restricciones sobre
ciertos usos o divulgaciones de su PHI para llevar a cabo las funciones acerca de su
tratamiento, pago u operaciones de atención médica o prohibir dicha divulgación. Sin
embargo, Saint Alphonsus Health System tomará en consideración su solicitud aunque no
es necesario que esté de acuerdo con las restricciones solicitadas.
E. Derecho a solicitar restricciones a un plan de salud: Tiene el derecho de solicitar una
restricción sobre la divulgación de su PHI a un plan de salud (con fines de pago u
operaciones de atención médica) en el caso de que usted haya realizado el pago, completo,
por los artículos recibidos o los servicios proporcionados.
F. Derecho a comunicaciones confidenciales: Tiene el derecho de recibir comunicaciones
confidenciales de su PHI a través de medios alternos o sitios alternos. Por ejemplo, puede
solicitar que Saint Alphonsus Health System sólo se ponga en contacto con usted al trabajo
o por correo electrónico.
G. Derecho a recibir una copia de esta aviso: Tiene el derecho de recibir una copia física
de este Aviso de Prácticas de Privacidad, a solicitud.
VI.
Violación a PHI no confidencial
Si se presenta una violación a la PHI no confidencial que le afecte, se requiere que Saint
Alphonsus Health System le notifique.
VII.
El uso compartido y conjunto de su Información de salud
Mientras usted recibe atención y para promover la misión de Saint Alphonsus Health System de
mejorar la salud de la comunidad, Saint Alphonsus Health System compartirá su PHI con otras
organizaciones según lo descrito abajo que aceptaron los términos descritos a continuación:
A. Personal médico. El personal médico de los hospitales de Saint Alphonsus Health System
participa bajo un criterio organizado de atención médica para proporcionarle a usted la
atención. Saint Alphonsus Health System y el personal médico de los hospitales
correspondientes aceptan cumplir con los términos de este Aviso con respecto de la PHI
creada o recibida como parte de la atención que usted recibió de Saint Alphonsus Health
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System. Los médicos y profesionales de la salud en alianza que son miembros del
personal médico de Saint Alphonsus Health System tendrán acceso y harán uso de su PHI
con fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica relacionados con la
atención que se le proporcionó en el Saint Alphonsus Health System. Saint Alphonsus
Health System dará a conocer su PHI al personal médico para tratamiento, pago y
operaciones de atención médica.
B. Membresía en CHE Trinity Health. Saint Alphonsus Health System y los miembros de
CHE Trinity Health participan en conjunto en un criterio organizado de atención médica que
se utiliza para actividades de revisión y evaluación de la calidad. Aceptamos cumplir con los
términos de este Aviso con respecto de la PHI creada o recibida como parte del uso de las
actividades de revisión y evaluación de calidad de CHE Trinity Health y sus miembros. Los
miembros de CHE Trinity Health cumplirán con los términos de su propio Aviso de Prácticas
de Privacidad al usar su PHI para tratamiento, pagos u operaciones de la atención médica.
Como parte de CHE Trinity Health, un sistema nacional de atención médica católica, Saint
Alphonsus Health System y otros hospitales, asilos y proveedores de atención médica CHE
Trinity Health comparten su PHI para su uso en las actividades de revisión y evaluación de
calidad de CHE Trinity Health, la empresa matriz y sus miembros. Los miembros de CHE
Trinity Health también usan su PHI para su tratamiento y pago a Saint Alphonsus Health
System y/o para las operaciones de atención médica permitida por la HIPAA con respecto
de nuestros pacientes mutuos.
Consulte en los sitios en internet de CHE Trinity Health la lista de las organizaciones
miembros en http://www.trinity-health.org/ y http://www.che.org/, o puede llamar a la Oficina
la Privacidad de Saint Alphonsus Health System y solicitar la lista.
C. Socios comerciales. Saint Alphonsus Health System compartirá su PHI con socios
comerciales y sus Subcontratistas contratados para realizar las funciones comerciales a
nombre de Saint Alphonsus Health System, incluyendo CHE Trinity Health que lleva a cabo
ciertas funciones comerciales para Saint Alphonsus Health System.
VIII.
Cambios a este Aviso. Saint Alphonsus Health System cumplirá con los términos del Aviso
vigente. Saint Alphonsus Health System se reserva el derecho de realizar cambios materiales a
los términos de su Aviso y poner en vigor las disposiciones del nuevo Aviso para toda la PHI
que conserve. Saint Alphonsus Health System le enviará o proporcionará el Aviso revisado en
su primera visita después de la revisión del Aviso cuando haya un cambio material en el Aviso.
También puede pedir en cualquier momento una copia del Aviso a Saint Alphonsus Health
System.
IX.
Quejas. Si considera que se violaron sus derechos de privacidad, puede presentar una queja
ante la Oficina de Privacidad de Saint Alphonsus Health System o la Secretaría del
Departamento de Salud y Servicios Humanos. Todas las quejas se deben enviar por escrito
directamente a la Oficina de Privacidad de Saint Alphonsus Health System. Saint Alphonsus
Health System le garantiza que no habrá represalias por presentar una queja. Usted no será
objeto de represalias por haber presentado una queja.
X.
Oficina de Privacidad – Preguntas / Dudas / Información complementaria. Si tiene alguna
pregunta, duda o quiere más información acerca de los temas que abarca este Aviso de
Prácticas de Privacidad o busca más información respecto a los procedimientos y políticas de
B-378s
privacidad de Saint Alphonsus Health System, póngase en contacto con la Oficina de
Privacidad de Saint Alphonsus Health System en:
Saint Alphonsus Health System
At’n: Responsable de la Privacidad
1055 N. Curtis Road
Boise, Idaho 83706
(208) 205-0080
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