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SIDRA Servicio de Salud Coquimbo
Manual Operacional de
Bodega de Leche
Versión Borrador (sujeto a modificaciones).
Agosto 09’
1. INDICE
1.
INDICE .......................................................................................................................................... 1
2.
INTRODUCCIÓN. .......................................................................................................................... 2
3.
MÓDULO ALIMENTACIÓN COMPLEMENTARIA. ............................................................................ 2
4.
FUNCIONALIDADES DISPONIBLES. .............................................................................................. 3
Ingreso al Sistema TrakCare. .......................................................................................................... 4
Lista de Trabajo de Alimentación Complementaria. .......................................................................... 6
5.
DISPENSACIÓN DE ALIMENTOS ................................................................................................... 7
Búsqueda de Ordenes. ................................................................................................................... 7
Búsqueda General de Ordenes:....................................................................................................... 7
Búsqueda de Orden por Paciente: ................................................................................................... 8
Ejecución de Ordenes. .................................................................................................................. 10
Transcripción de Solicitudes .......................................................................................................... 13
6.
GESTIÓN DE STOCK ................................................................................................................... 19
Consulta de Stock ...................................................................................................................... 20
Solicitud de Stock ...................................................................................................................... 21
Revisión de Solicitud de Stock ................................................................................................... 24
Transferencia de Stock .............................................................................................................. 27
Manual de Bodega de Leches
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2. INTRODUCCIÓN.
El siguiente manual tiene por objetivo guiar al usuario paso a paso en los
distintos procesos que involucran Alimentación Complementaria, desde su
solicitud hasta la entrega al paciente o representante, en el Sistema TrakCare.
3. MÓDULO ALIMENTACIÓN COMPLEMENTARIA.
El módulo de Alimentación Complementaria tiene por objetivo apoyar la
gestión de atención del paciente, siguiendo todos los procesos que contempla.
Comienza desde la solicitud de Alimentación Complementaria y termina con su
entrega, pudiendo el usuario revisar el estado de las indicaciones pendientes de
retiro o entregadas
Considera además administración de stock, pudiendo realizar a través del
Sistema TrakCare consultas, solicitudes y recepciones de stock
Manual de Bodega de Leches
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4. FUNCIONALIDADES DISPONIBLES.
El módulo de Alimentación Complementaria y Gestión de Stock de
Alimentación Complementaria cuenta con las siguientes funcionalidades
disponibles:
Ícono
Nombre
Descripción
Lista de Trabajo
Permite acceder a solicitudes u órdenes de su
servicio
Búsqueda de Episodio
Permite visualizar los datos del paciente y
seleccionar episodios (usado para transcribir
prescripciones)
Para transcribir prescripciones solicitudes de
alimentación complementaria (solicitudes en papel)
Solicitud
Consulta de
Stock/Bodega
Solic. Reposición
Traspaso Stock
Permite consultar stock en bodega de alimentos
Permite solicitar reposición de stock
Permite Recepcionar las transferencias de stock
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Ingreso al Sistema TrakCare.
Paso
Acción
1
Ingresar a TrakCare en el equipo. Esta es la primera pantalla que usted verá
al ingresar.
Paso Acción
2
Haga Click en el link Logon to TrakCare.
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Paso
3
Acción
Ingrese la información deseada en el campo Usuario y presione
(tab).
Paso Acción
4
Ingrese la información deseada en el campo Contraseña y presione
nuevamente.
tab
Paso Acción
5
Elegir departamento o local en el campo Departamento, presionando
Paso Acción
6
Hacer Click en el botón Logon para entrar al sistema.
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Lista de Trabajo de Alimentación Complementaria.
Al ingresar al sistema TrakCare con su usuario y clave, la primera pantalla
(componente) que verá será la Lista de Trabajo de Bodega de Alimentos y las
pestañas de los Menús a los que que podrá acceder.
Menú principal
Módulo de
Alimentación
Complementaria
Filtros de
Búsqueda de
Órdenes.
Lista de Ordenes
por paciente.
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5. DISPENSACIÓN DE ALIMENTOS
Búsqueda de Ordenes.
Hay 2 formas válidas de buscar las órdenes o solicitudes en la pantalla de Lista de
Trabajo de Bodega de Alimentos. Una de ellas es a través de una búsqueda
general por medio de filtros búsqueda de solicitudes; puede ser por fecha,
servicio, etc (el sistema por defecto tiene la fecha de búsqueda del día, por lo que
aparecerán todas las solicitudes de la fecha actual). El otro tipo de Búsqueda es
una búsqueda individual por paciente; la cual, a través del link búsqueda de
paciente ubicado en el filtro de búsqueda, hace posible buscar las órdenes de un
paciente específico.
Tenga presente que puede revisar las alimentaciones entregadas a cada paciente
haciendo búsqueda por paciente
Búsqueda General de Ordenes:
Paso
Acción
1
Buscar las órdenes, ingresando los datos en los filtros de búsqueda y
presionar el botón
Paso
Acción
2
Se desplegará una lista con todas las órdenes y sus estados (Orden
verificada, ejecutada, postergada, etc.) En caso de querer visualizar un
estado de solicitud en particular, deberá hacer clic sobre la pestaña de
estados y buscar las solicitudes.
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Búsqueda de Orden por Paciente:
Paso Acción
1
Hacer clic en el link Búscar Paciente ubicado en el filtro de búsqueda de
Ordenes.
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Paso Acción
2
Aparecerá una pantalla de búsqueda de pacientes en la cual podremos
buscar al paciente, ingresando sus datos en los filtros de búsqueda.
Luego deberá hacer clic en el botón Buscar.
Paso Acción
3
Aparecerá una pantalla con las coincidencias asociadas a la búsqueda ,
seleccionamos al paciente y hacemos clic en su número de ficha o
número de registro
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Ejecución de Ordenes.
Una vez que tenga las solicitudes requeridas en su pantalla, podrá proceder a
cambiar su estado a ejecutado, con lo que producirá la rebaja de stock de las
unidades ejecutadas (retiradas)
Paso Acción
1
Seleccione la Orden entregar haciendo doble clic en el nombre de la
alimentación (Orden)
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Paso Acción
2
Se desplegará la pantalla donde puede cambiar el estado de la Orden a
“Ejecutado”.
Paso Acción
3
Haga clic en el botón
. A realizar este procedimiento, se
producirá la rebaja del stock correspondiente.
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Manual de Bodega de Leches
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Transcripción de Solicitudes
Al transcribir las Solicitudes al sistema de InterSystems (en los casos en que se
requiera), podrá gestionar correctamente las entradas y salidas de Alimentación
Complementaria (AC), teniendo registros de fechas y horas de solicitud y entrega
de AC, así como de su “Historial”, para saber exactamente qué suplementos
alimentarios está recibiendo actualmente el paciente.
Para realizar estas Solicitudes, siga los siguientes pasos
Paso Acción
1
Hacer clic la pestaña de
dentro de su Menú.
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Paso Acción
2
Se desplegará la siguiente pantalla, donde podrá ingresar datos para
realizar la búsqueda de episodios (atenciones) del paciente
Paso Acción
3
Haga clic en el botón
. A realizar este procedimiento,
se producirá la búsqueda de los pacientes que coincidan con los
criterios de búsqueda ingresados.
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Paso Acción
4
Haga clic
del paciente seleccionado. A realizar este procedimiento,
se desplegarán los episodios (atenciones) del paciente.
Paso Acción
5
Marque el episodio seleccionado, haciendo clic sobre su nombre.
Cambiará de color a amarillo. Luego Haga clic en solicitud
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Paso Acción
6
Aparecerá la pantalla para realizar solicitudes. Haga doble clic en la
alimentación que corresponda
Paso Acción
7
Aparecerá por defecto 1 en Cantidad. Puede modificarla si lo requiere
Paso Acción
8
Haga clic en
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Paso Acción
9
Al actualizar, aparecerá la pantalla de verificación de Solicitudes
Paso Acción
10
Haga clic en
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Paso Acción
11
Aparecerá en su lista de trabajo la alimentación solicitada, donde podrá
proceder a cambiar el estado a ejecutado, como se explicó
anteriormente
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6. GESTIÓN DE STOCK
Gestión de Stock se encuentra dentro de las funcionalidades disponibles para el
personal de Bodega de Leche. Mediante esta funcionalidad, podrá consultar el
stock de su bodega, solicitar y recibir stock.
Considere que con cada transacción efectuada en el sistema, se actualizará
automáticamente el nivel de stock de su bodega.
A continuación revisaremos las funcionalidades
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Consulta de Stock
Para consultar el stock de su bodega siga los siguientes pasos
Paso Acción
1
Haga clic la pestaña de
dentro de su Menú.
Paso Acción
2
Se desplegará automáticamente el stock actualizado de su bodega, con
las instrucciones de empaque y costos, de ser requeridos
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Solicitud de Stock
Otra funcionalidad de gran utilidad dentro del sistema, es la de Solicitud de
Stock, mediante la cual podrá pedir reposición de stock a su bodega central.
Para solicitar stock de su bodega siga los siguientes pasos:
Paso Acción
1
Haga clic la pestaña de
dentro de su Menú.
Paso Acción
2
Se desplegará la pantalla de Solicitud de Transferencia de Stock. Para
realizar una solicitud, haga clic en el botón
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Paso Acción
3
Aparecerá automáticamente la fecha de solicitud, complete la Unidad/
Servicio que suministra y luego haga clic en
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Paso Acción
4
Busque los ítems (Alimentos) a solicitar, complete la cantidad requerida
y luego haga clic en
Paso Acción
5
Una vez que tenga lista su solicitud, marque el check box
de
y haga clic en
. Por favor tome en cuenta que al marcar el
check box de Listo, no podrá modificar la solicitud
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Paso Acción
6
Note que su nueva solicitud aparecerá en el listado de Solicitudes.
Revisión de Solicitud de Stock
Dentro de esta pestaña, también podrá realizar revisiones de solicitudes
anteriores. Para realizar tal procedimiento, siga los siguientes pasos
Paso Acción
1
Complete los criterios de búsqueda y haga clic en el botón
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.
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Paso Acción
2
Haga clic en el N° de Solicitud. Se desplegará la pantalla con el detalle
de la solicitud
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Paso Acción
3
Note que al tener marcado el check box
modificar la solicitud
de
no podrá
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Transferencia de Stock
Una vez que la bodega realice la transferencia de stock solicitada, podrá verla en
la pestaña de Búsqueda de Stock. Para aceptar la transferencia de stock, siga el
siguiente procedimiento
Paso Acción
1
Dentro de su pantalla principal, selecciones el Menú
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Paso Acción
2
Aparecerá la lista de Solicitudes. Note que las pendientes de transferir
aparecen en estado de
Paso Acción
3
Seleccione el N° de la transferencia a recibir, haciendo doble clic en el
Número de Transferencia
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Paso Acción
4
Aparecerá el detalle de los ítems transferidos. Proceda a contar las
unidades físicas recibidas. Si coinciden en todos los casos, haga clic en
. Si tuviera discrepancias, podrá modificar el N° de
unidades recibidas en la columna de Recepcionar Cantidad
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Paso Acción
5
Haga clic
y se actualizará el stock de su bodega
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