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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
MANUAL
MANUAL
Organizacional y de
Procedimiento
DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
.
Elaborado por: Nancy Leal Montoya
Jefe Logística
Revisado por: Eugenia Arroyo Campos
Subdirectora Administrativa
Autorizado por: Claudio Baeza Avello
DIRECTOR
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DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
INDICE
1. MANUAL ORGANIZACIONAL
1.1. OBJETIVO GENERAL……..……………………………………………………………...
3
1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS ……………………………………………………………...
3
1.3. ORGANIZACIÓN……………………………………………………………………………
4
FUNCIONES ESPECIFICAS DE JEFE DEL DEPARTAMENTO …………..……
1.3.1. ORGANIGRAMA DEPTO. LOGÍSTICA………………………………..……..
4
6
1.4. RECURSOS HUMANOS………………………………………………….………….….
7
1.5. DESCRIPCION DE CARGOS Y FUNCIONES………………………………….…….
8
1.6. RECURSOS FISICOS Y EQUIPAMIENTO……………………………………..……..
24
2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
2.1. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE ABASTECIMIENTO ..……………….…28
2.2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SECCIÓN EXPEDIENTES DE FACTURACIÓN….. 70
2.3 PLANIFICACIÓN DE COMPRAS................................................................................... 90
PLANIFICACIÓN ANUAL DE COMPRAS EN SISTEMA SIABI …………..…… 96
PLANIFICACIÓN ANUAL DE COMPRAS PRODUCTOS NO INCLUIDOS EN SIABI
Y PLANIFICACIÓN ANUAL DE COMPRAS DE SERVICIOS ………………………... 102
2.4 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS BODEGA DE FARMACIA ..................................... 104
2.5 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS BODEGA DE ECONOMATO ................................ 146
2.6 PROTOCOLO DE USO DE DISPENSADORES PYXIS ............................................... 161
GUIA DEL USUARIO DE ESTACIÓN PYXIS ............................................................... 173
2.7 PROTOCOLO DE DISPENSACIÓN PYXIS .................................................................. 192
GUIA DE REPOSICIÓN DE LA ESTACIÓN PYXIS ........................................... .......... 201
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1.- MANUAL ORGANIZACIONAL
1.1. OBJETIVO GENERAL
Administrar el proceso logístico de adquisición, recepción, almacenamiento, custodia y
distribución de artículos con la finalidad de asegurar el adecuado funcionamiento del Hospital y
por ende, velar por el correcto funcionamiento de los procedimientos y procesos de la Unidad de
Abastecimiento, Bodegas de Farmacia, Economato y Dispensación de Pyxis.
1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
•
Coordinar las actividades del Departamento con las dependencias asistenciales y
administrativas del establecimiento.
•
Supervisar el cumplimiento de los procedimientos de Unidad de Abastecimiento.
•
Velar por el cumplimiento y aplicación de la Ley de Compras Públicas N°19.886 y del
Decreto 250/2004 en las adquisiciones, y uso del Portal www.mercadopublico.cl.
•
Controlar la gestión de las solicitudes de compra recibidas y derivadas a Unidad de
Abastecimiento.
•
Coordinar la gestión de los procesos de compra de aquellas adquisiciones de mayor
complejidad y/o de montos sobre 100 UTM.
•
Asesorar a los referentes técnicos en la elaboración de bases de adquisiciones.
•
Coordinar la elaboración del Plan Anual de compras de insumos, bienes y servicios.
•
Evaluar el Plan Anual de compras.
•
Coordinar y supervisar el cumplimiento de los procedimientos de Bodegas.
•
Establecer la coordinación necesaria con el Departamento de Finanzas y la Unidad de
Contabilidad y Presupuestos, para el envío de los expedientes de facturación para el
pago a proveedores.
•
Velar por el buen funcionamiento del Comité de Adquisiciones del Hospital.
•
Ejecutar todas aquellas funciones encomendadas por la subdirección Administrativa y la
Dirección del establecimiento en materias que le sean de competencias.
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1.3. ORGANIZACIÓN
El Departamento de Logística depende de la Subdirección Administrativa del Establecimiento y
tiene a su cargo las dependencias de Bodegas de Farmacia, Bodega de Economato, Unidad de
Abastecimiento y Dispensación de Pyxis. Está a cargo de una profesional Ingeniero Comercial,
que cumple con la encomendación de funciones como Jefe de Logística por 44 horas
semanales.
Las funciones específicas del Jefe de Departamento son las siguientes:
•
Recepcionar, revisar y derivar las Solicitudes de Compra.
•
Realizar solicitudes de compra para reposición de artículos de Bodega de Economato.
•
Autorizar y gestionar ausentismos de los funcionarios de su dependencia.
•
Asesorar a referentes técnicos para elaboración de bases para Licitaciones y convenios
de suministros de bienes y servicios.
•
Supervisar a Encargada de Abastecimiento y la gestión de contratos.
•
Revisar y dar VºBº a Bases de Licitación, resoluciones de aprueba bases, adjudicaciones
y/o deserciones de licitaciones públicas y otros documentos emanados de la Unidad de
Abastecimiento.
•
Revisar y dar VºBº a los documentos emanados de Bodegas.
•
Integrar comisiones evaluadoras de compras Post cierre de licitaciones y revisar acta de
evaluación y propuesta de adjudicación.
•
Gestionar y Suscribir contratos complementarios de convenio marco.
•
Subrogar a Administrador/a de Plataforma Mercado Público.
•
Gestionar creación y vigencia de perfiles de Plataforma Mercado Público.
•
Realizar inscripción de funcionarios para acreditación del uso de Plataforma Mercado
Público de la Dirección de Compras Públicas.
•
Realizar revisiones sorpresivas del fondo fijo a cargo de funcionaria Encargada de
Abastecimiento y revisión aleatoria de expedientes de facturación.
•
Elaborar informes y planillas, que sean solicitados por la Dirección, el SSA o el Ministerio
relativos a materias de su dependencia.
•
Elaborar respuesta a Auditorías internas y/o de la Contraloría General de la República e
implementar los planes de mejora.
•
Realizar diariamente los cortes en Sistema SIABI para informe de Rotación de Inventario.
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•
•
Cargar mensualmente los datos de indicador “Rotación del Inventario de Dispositivos
Médicos” en Sistema de Información en gestión de Calidad en Salud (SIS Q).
Revisar y Aprobar Solicitudes de Compra en Sistema SIABI, de Bodega de Economato.
•
Ejercer la función de presidente del Comité de Adquisiciones y Velar por el
funcionamiento de este Comité.
•
Gestionar carga de planificación anual de compras en Sistema SIABI, Coordinar revisión
y aprobación del Plan Anual de Compras y coordinar la evaluación de la ejecución.
•
Supervisar y controlar las bodegas de su dependencia.
•
Supervisar al administrativo con funciones de gestor Pyxis.
•
Realizar informes, planillas u otras actividades inherentes a su cargo y que le sean
asignados por su jefatura.
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1.3.1 ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
SUBDIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
JEFATURA
DEPTO. LOGISTICA
SECRETARIA
LOGISTICA
ENCARGADA UNIDAD DE
ABASTECIMIENTO
BODEGAS DE FARMACIA
ADMINISTRAT. APOYO
PRO EMPLEO
ADMINISTRATIVO
BODEGA ECONOMATO
ADMINISTRATIVO
GESTOR PYXIS
BODEGA DE FARMACOS Y
SUEROS
ENCARGADA EXPEDIE.
FACTUR.
TENS BODEGA DE
FARMACOS Y SUEROS
ADMINISTRAT. APOYO
PRO EMPLEO
EJECUTIVA DE COMPRAS
1
TENS REPONEDORA
PYXIS
ADMINISTRATIVO
BODEGA DE FARMACOS Y
SUEROS
BODEGA DE INSUMOS
MÈDICOS
EJECUTIVA DE COMPRAS
2
ADMINISTRATIVO
BODEGA DE INSUMOS
MEDICOS
EJECUTIVA DE COMPRAS
3
TENS BODEGA DE
INSUMOS MEDICOS
TENS APOYO DE
INSUMOS MEDICOS
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1.4. RECURSOS HUMANOS
•
•
1 Profesional a contrata Jefe de Logística.
1 Administrativo a honorarios que se desempeña como Secretaria del Departamento.
1.4.1. Recursos Humanos Unidad Abastecimiento
•
•
•
•
•
1 Profesional a Contrata Encargado de la Unidad.
2 Administrativos a contrata como Ejecutivas de Compras
1 Administrativo a Honorarios como Ejecutiva de compras
1 Profesional Titular Encargada de Expedientes de Facturación
2 Administrativos Pro-empleo como Apoyo
1.4.2. Recursos Humanos Bodegas de Farmacia
Bodega de Insumos Médicos
•
•
•
1 Técnico administrativo contrata que desempeña sus funciones para la Bodega de
Insumos Médicos.
1 Técnico Paramédico Titular que desempeña sus funciones para la Bodega de insumos
Médicos.
1 Técnico Paramédico Apoyo Temporal Contrata que desempeña sus funciones para la
Bodega de insumos Médicos.
Bodega de Fármacos y Sueros
• 1 Administrativo Honorarios que desempeña sus funciones para Bodega de Fármacos y
sueros.
• 1 Técnico Paramédico honorarios que desempeña sus funciones para la Bodega de
Fármacos y sueros.
1.4.3. Recursos Humanos Bodega de Economato
• 1 Administrativo Honorarios
1.4.4. Recursos Humanos Gestión PYXIS
•
•
1 Administrativo a honorarios que cumple las funciones de Gestor Pyxis.
1 TENS a Honorarios que se desempeña como Reponedora de dispensadores Pyxis.
•
•
Horario:
De Lunes a Jueves
Viernes
08:00 a 17:00 Horas
08:00 a 16:00 Horas
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1.5. DESCRIPCION DE FUNCIONES
SECRETARIA
1. Recepcionar, derivar y despachar la correspondencia de la Oficina de Logística, Pyxis y
Bodegas.
2. Mantener y ordenar el sistema de archivo manual de documentación de la Oficina de
Logística.
3. Recepcionar, escanear e ingresar a planilla computacional del Departamento de
Logística las Solicitudes de Compra autorizadas.
4. Realizar cotizaciones cuando se le solicita.
5. Apoyar a Bodegas con los llamados telefónicos a proveedores para consultar por
despacho de productos.
6. Confeccionar memos, planillas e informes a solicitud de Jefatura.
ENCARGADA UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
1. Asignar las solicitudes de compra a ejecutivos de compra de acuerdo a las áreas
asignadas, por medio de un cuaderno de registro y control, además de realizar el registro
digital en Planilla de Solicitudes de Compra del Departamento de Logística.
2. Supervisar y autorizar procesos de compras (licitaciones y órdenes de compra en el
Portal de Compras Públicas www.mercadopublico.cl.
3. Participar en comisiones evaluadoras de compras Post cierre de licitaciones y revisión de
acta de propuesta de adjudicación.
4. Realizar la Gestión de Convenios del establecimiento, ordenamiento de carpetas, gestión
de contratos respectivos, creación y supervisión de planillas de Control de Rebaja de
Convenios.
5. Revisar y gestionar oportunamente las bases administrativas elaboradas por ejecutivas
de compras.
6. Revisar y gestionar oportunamente las resoluciones exentas de aprobación de bases de
licitación y resoluciones de adjudicación de adquisiciones.
7. Gestionar oportunamente la documentación que respalda los procesos de compra
realizados en la Unidad de Abastecimiento.
8. Digitar Plan Anual de Compra en plataforma Mercado Público.
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9. Revisar y Aprobar Solicitudes de Compra en Sistema SIABI, de Bodegas de Fármacos e
Insumos Médicos.
10. Reportar mensualmente a Encargada de Transparencia de Hospital de Curanilahue,
informes mensuales de compras fuera del Portal www.mercadopublico.cl, para reportes
de Ley de transparencia, con copia a su jefatura directa.
11. Reportar mensualmente a Jefa de logística planilla COMGES.
12. Reportar trimestralmente planilla de auditoria de tratos directos al Departamento de
Auditoria del S.S.A.
13. Reportar trimestralmente planilla check list de 10 compras más altas realizadas en el
Establecimiento al Departamento de Auditoria del S.S.A.
14. Digitar documentación por coordinación pertinente al área de compras (Ordinarios,
memorándum, correos electrónicos, etc.).
15. Gestionar retiro de productos en terminales locales.
16. Coordinar con Unidad de Contabilidad para resguardo y devolución de documentos
comerciales en garantía de Proveedores.
17. Ejercer la función de coordinadora del Comité de Adquisiciones.
18. Administrar y rendir el Fondo Fijo para compras menores.
19. Realizar informes, planillas u otras actividades inherentes a su cargo y que su jefe directo
le asigne.
EJECUTIVA DE COMPRAS 1
1. Gestionar cotizaciones correspondientes a requerimientos de compras asignadas por
Encargada de Unidad.
2. Gestionar compras, solicitadas para el aprovisionamiento de Bodega de Farmacia:
Insumos médicos, Laboratorio Clínico, Imagenología, Endoscopía y Servicios Clínicos.
3. Crear órdenes de Compra en Portal Mercado Público de Compras de Unidades
detalladas en punto 2 a través de Convenio Marco, Generar Licitaciones en Portal de
Mercado Público cuando corresponda, subir y generar documentación anexa,
resoluciones, certificados, archivos adjuntos, gestionar las licitaciones y cerrar los
procesos hasta la adjudicación y firma de Contrato si corresponde y posterior envío a
bodega correspondiente.
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4. Elaborar bases administrativas y anexos de licitación, confeccionar resolución de
aprueba bases, redactar acta de propuesta de adjudicación, redactar y gestionar
Certificado de disponibilidad presupuestaria y resolución de adjudicación para
posteriormente subir al Portal www.mercadopublico.cl.
5. Gestionar compras SAMU y programa Cardiovascular.
6. Registrar y controlar vales por gas en cilindro (Libro de registro manual para control de
salidas en vales).
7. Generar Órdenes de Compra en Sistema SIABI, correspondientes a sus compras.
8. Atender teléfono y revisar, contestar y/o derivar correos electrónicos para seguimiento
logístico de sus procesos de compra.
9. Realizar coordinaciones con distintas unidades y proveedores a través de correo
institucional.
10. Digitar compras asignadas en Planilla de nómina de requerimientos creadas y
gestionadas.
11. Efectuar rebajas de Planillas de Convenio contra generación de Órdenes de compra.
12. Realizar otras funciones que su jefe directo le asigne.
EJECUTIVA DE COMPRAS 2
1. Gestionar cotizaciones correspondientes a requerimientos de compras asignadas por
Encargada de Unidad.
2. Gestionar compras, solicitadas para el aprovisionamiento de bodega de fármacos,
insumos e instrumental Dental, compras para Programas Intercultural, Chile Crece
Contigo, PAD – CP, Postrados, SEDILE y compra de textiles.
3. Crear órdenes de Compra en Portal Mercado Público de Compras de Unidades
detalladas en punto 2 a través de Convenio Marco, Generar Licitaciones en Portal de
Mercado Público cuando corresponda, subir y generar documentación anexa,
resoluciones, certificados, archivos adjuntos, gestionar las licitaciones y cerrar los
procesos hasta la adjudicación y firma de Contrato si corresponde.
4. Elaborar bases administrativas y anexos de licitación, confeccionar resolución de
aprueba bases, redactar acta de propuesta de adjudicación, redactar y gestionar
Certificado de disponibilidad presupuestaria y resolución de adjudicación para
posteriormente subir al Portal www.mercadopublico.cl.
5. Generar órdenes de compra por convenios externalizados y otros centralizados a través
del Servicio de Salud Arauco, en plataforma de Mercado Público (Fármacos).
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6. Gestionar compras a través de Convenio Marco en relación a las áreas asignadas.
7. Generar Órdenes de Compra en Sistema SIABI, correspondientes a sus áreas de
compras.
8. Atender teléfono y revisar, contestar y/o derivar correos electrónicos para seguimiento
logístico de sus procesos de compra.
9. Digitar compras asignadas en Planilla de nómina de requerimientos creadas y
gestionadas.
10. Realizar coordinaciones con distintas unidades y proveedores a través de correo
institucional.
11. Realizar otras funciones que su jefe directo le asigne.
EJECUTIVA DE COMPRAS 3
1. Gestionar cotizaciones correspondientes a requerimientos de compras asignadas por
Encargada de Unidad.
2. Gestionar compras, solicitadas para el área de Mantención y servicios generales, control
centralizado, SOME, Esterilización y aprovisionamiento de Bodega de economato.
3. Crear órdenes de Compra en Portal Mercado Público de Compras de Unidades
detalladas en punto 2 a través de Convenio Marco, Generar Licitaciones en Portal de
Mercado Público cuando corresponda, subir y generar documentación anexa,
resoluciones, certificados, archivos adjuntos, gestionar las licitaciones y cerrar los
procesos hasta la adjudicación y firma de Contrato si corresponde.
4. Elaborar bases administrativas y anexos de licitación, confeccionar resolución de
aprueba bases, redactar acta de propuesta de adjudicación, redactar y gestionar
Certificado de disponibilidad presupuestaria y resolución de adjudicación para
posteriormente subir al Portal www.mercadopublico.cl.
5. Gestionar Compras de Exámenes de Alto Costo (Elaboración de orden compra,
digitación planilla electrónica EXACO).
6. Generar ordenes de compra por Examen de Alto Costo y realizar digitación en planilla
compartida de EXACO.
7. Generar órdenes de compra por convenios externalizados efectuados por el Hospital y
otros convenios centralizados a través del Servicio de Salud Arauco, en plataforma de
Mercado Público.
12. Generar Órdenes de Compra en Sistema SIABI, correspondientes a sus áreas de
compras.
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13. Gestionar compras a través de Convenio Marco en relación a las áreas asignadas.
14. Atender teléfono y revisar, contestar y/o derivar correos electrónicos para seguimiento
logístico de sus procesos de compra.
15. Digitar compras asignadas en Planilla de nómina de requerimientos creadas y
gestionadas.
16. Realizar coordinaciones con distintas unidades y proveedores a través de correo
institucional.
17. Realizar otras funciones que su jefe directo le asigne.
Actividades generales para los Procesos de compras por licitaciones habituales se deben
contemplar las siguientes actividades para cada comprador:
•
Actividades en plataforma mercado público: Creación de Ficha, Publicación de licitación,
monitoreo del proceso por consultas a través del foro de preguntas, cierre, apertura,
elaboración de cuadro comparativo, anexo de documentos, adjudicación, elaboración de
orden de compra, envío de orden de compra.
•
Impresión de orden de compra.
•
Registro y despacho de orden de Compra a Bodega de destino.
•
Elaboración de Resolución correspondiente.
•
Registro total del proceso en planilla de requerimiento.
Para aquellos procesos de compras por convenios, se deben contemplar las siguientes
actividades para cada comprador:
•
Elaboración de Bases Administrativas y Confección de resolución que aprueba bases.
•
Elaboración de Resolución que adjudica el proceso.
•
Confección de planilla control de convenios, con los productos adjudicados.
•
Gestión de documentos en garantía por fiel cumplimiento de contrato y despacho a la
unidad Contabilidad y Presupuestos encargada de custodia y devolución de documentos
en garantía.
•
Recopilación de antecedentes y envío al Departamento de Asesoría Jurídica del SSA,
para confección del contrato.
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•
Gestión de firmas de contratos y Confección de Resolución de aprueba Contrato.
•
Creación y actualización de Ficha de Contrato en el Portal de Compras Públicas.
ENCARGADA DE EXPEDIENTES DE FACTURACIÓN
1. Planificar, coordinar, dirigir y controlar todas y cada una de las actividades relacionadas
con el proceso de Expediente de Facturación.
2. Recepcionar, revisar y registrar las Facturas recibidas en Unidad de Abastecimiento.
3. Asignar compromiso presupuestario en Sistema SIGFE a las órdenes de compra
recibidas.
4. Recepción, revisión de factura de proveedores en programa SIA.
5. Armar expedientes de Facturación, recopilando y adjuntando toda la documentación
correspondiente Requerimiento Original con visaciones correspondientes, Orden de
Compra Mercado público, Resolución, Factura, Recepción Conforme con visaciones
correspondientes.
6. Supervisión y revisión de nóminas SIA, imprimir reporte SIA para envió de
documentación a Encargada de Abastecimiento para revisión y Vº Bº.
1. Revisión y envió de documentación al departamento de Finanzas para revisión y Vº Bº.
Una vez devuelta la nómina desde Finanzas realizar separación de antecedentes y
enviar antecedentes a Contabilidad para devengamiento y pago a proveedores.
7. Realizar reporte consolidado mensual a Jefe de Logística y Encargada de
Abastecimiento de las facturas enviadas para su pago a Unidad de Contabilidad y
Presupuesto con monto comprometido.
8. Atender consultas de proveedores y usuarios externos vía teléfono y correo electrónico
institucional para seguimiento de procesos y gestión de facturación.
9. Ordenar registro digital de expediente enviados para pago a Unidad de Contabilidad y
Presupuesto.
10. Realizar informes, planillas u otras actividades inherentes a su cargo y que su jefe directo
le asigne.
APOYO
ADMINISTRATIVO
EXPEDIENTES
DE
F ACTURACIÓN
(PROGRAMA
DE
REINSERCIÓN L ABORAL)
1. Recepcionar y despachar documentos y correspondencia interna y externa.
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2. Recepcionar y tramitar recepción de facturas.
3. Gestionar recepción de conformidad a facturas que no adjuntan recepción de
conformidad.
4. Apoyar a Encargada de la Sección en Armar Expedientes de Facturación, recopilando y
adjuntando toda documentación correspondiente al requerimiento original con visaciones
correspondientes, Órdenes de Compra Mercado Público, Resolución, Facturación
Conforme con visaciones
5. Digitar Nómina en el sistema SIA.
6. Apoyar a Encargada de la Sección en Separación de expediente y envió a Unidad de
Contabilidad y Presupuesto para pago a proveedores.
7. Escanear los expedientes de facturación tramitados.
8. Archivar diariamente documentos y órdenes de compra con su documentación de
respaldo.
TÉCNICO ADMINISTRATIVO BODEGA DE INSUMOS MÉDICOS
1. Recibir diariamente las órdenes de compras enviadas por ejecutivas de compra de
Unidad de Abastecimiento (mantenerlas archivarlas, según folio) y contactar a los
proveedores para gestionar el despacho oportuno de los insumos de acuerdo a las
fechas ofertadas por los proveedores.
2. Recibir diariamente los productos, desde los proveedores de acuerdo a las
especificaciones contenidas en la orden de compra, verificando que éstas se cumplan.
Verificar cantidad, calidad, revisar que el envase y producto encuentre físicamente en
perfectas condiciones, revisar que el insumo médico corresponda exactamente a lo
indicado en el documento que extiende el proveedor y a lo indicado en orden de compra.
3. Revisar la documentación con la cual se recepcionan los artículos en bodega, guías de
despacho y/o facturas y gestionar con proveedores en caso de errores de emisión.
4. Realizar la recepción conforme de los Insumos médicos en Sistema SIABI y Mantener
actualizado los ingresos de productos recibidos por particulares y CENABAST a través
de sistema SIABI.
5. Preparar las facturas para entrega oportuna en oficina de partes.
6. Mantener ordenado el archivo con copia de las recepciones sistema SIABI con fotocopias
de facturas o guías correspondientes.
7. Gestionar oportunamente devoluciones de mercaderías por malos despachos y/o fallas
de productos por parte de proveedores.
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8. Efectuar el seguimiento de Notas de Crédito, cuando corresponda.
9. Mantener registro de documentos que se envían a otras Unidades que considere: fecha,
número de recepción, orden de compra, número de guía de despacho o factura,
proveedor y monto en pesos, unidad que recibe conforme la documentación.
10. Velar por el cumplimiento de las actividades de la sección, en cuanto a recepción,
documentación soportante, registros, archivos.
11. Mantener una permanente relación de control de existencia para comparar saldos de
artículos e Ingresar compras de los productos adquiridos a planilla de control excell.
12. Realizar inventarios mensuales de cuadratura de las bodegas en conjunto con Técnico
Paramédico Titular y Apoyo, para así controlar vencimientos cercanos, productos con
bajo stock, y otros. Revisar saldo bincard sistémica, stock actual contra saldo físico en
bodegas.
13. Realizar inventario anual completo en conjunto con Técnico Paramédico Titular, Apoyo y
el encargado de inventario. (Este debe incluir lotes y fechas de vencimientos).
14. Mantener el orden interno de documentos en general y ordenamiento físico de cajas.
15. Realizar llamados a proveedores por productos pendientes de envío, según orden de
compras emitidas por la unidad de Abastecimiento.
16. Registrar y gestionar reclamos por el portal CENABAST, ya sea por haber recibido
productos defectuosos, productos fuera de programación o productos que no
corresponden a bodega de insumos médicos.
17. Registrar Recepción de Facturas de Insumos Médicos en Plataforma web service de
Portal CENABAST.
18. Realizar informes, planillas u otras actividades inherentes a su cargo y que su Jefe
directo le asigne.
TÉCNICO PARAMÉDICO DE BODEGA DE INSUMOS MÉDICOS
1. Almacenar y distribuir los insumos médicos debidamente recepcionados dentro de la
Bodega.
2. Mantener el orden de los bultos con productos recibidos diariamente.
3. Mantener la bodega ordenada y limpia.
4. Mantener todos los estantes rotulados, con identificación de cada uno de los productos,
incluyendo nombre y código SIABI.
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5. Velar por la correcta conservación y resguardo de los insumos médicos almacenados en
Bodega.
6. Velar por el cumplimiento de las actividades de la sección, en cuanto a recepción,
almacenamiento y despacho de mercadería.
7. Administrar y despachar en Sistema SIABI las Solicitudes de Materiales a los diferentes
servicios clínicos, unidades de apoyo y PYXIS.
8. Entregar pedidos según solicitud de materiales e Informe de despacho SIABI, revisando
que estas solicitudes se hayan generado en forma correcta (Revisando pedidos de
insumos según su cantidad en los empaques, etc.).
9. Contar los productos cada vez que se entregue un pedido en conjunto con la persona
que está retirando el pedido y conservar una copia firmada del INFORME DESPACHOS
SIABI.
10. Avisar a cada servicio y/o unidad cuando los pedidos estén listos para ser retirados, ya
sea telefónicamente o por alta voz.
11. Realizar el conteo mensual de los productos en Bodega en conjunto con Técnico
Paramédico Apoyo Temporal y funcionario administrativo.
12. Realizar inventario anual completo en conjunto con Técnico Administrativo, Técnico
Paramédico Apoyo y el encargado de inventario. (Este debe incluir lotes y fechas de
vencimientos).
13. Realizar otras actividades inherentes a su cargo y que su Jefe directo le asigne.
TÉCNICO PARAMÉDICO APOYO TEMPORAL DE BODEGA DE INSUMOS MÉDICOS
1. Apoyar a Técnico Paramédico Titular en sus actividades diarias, revisar y administrar
Solicitudes de Materiales en Sistema SIABI para los Servicios Clínicos y PYXIS.
2. Preparar pedido (despacho) y entregar insumos médicos al Reponedor/a de
dispensadores Pyxis según solicitud de materiales diariamente ingresada en Sistema
SIABI, firmando la copia correspondiente.
3. Entregar pedidos según solicitud de materiales e Informe de despacho SIABI, revisando
que estas solicitudes se hayan generado en forma correcta (Revisando pedidos de
insumos según su cantidad en los empaques, etc.).
4. Contar los productos cada vez que se entregue un pedido en conjunto con la persona
que está retirando el pedido y conservar una copia firmada del INFORME DESPACHOS
SIABI.
5. Velar por la correcta conservación y resguardo de los insumos médicos almacenados en
Bodega.
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6. Controlar permanentemente las fechas de vencimiento de los productos almacenados en
bodega en los casos de productos con vencimiento e informar a Jefe Directo, para
gestionar canjes o traspasos de estos, evitando mermas por vencimientos.
7. Realizar el conteo mensual de los productos en Bodega en conjunto con Técnico
Paramédico Titular y funcionario administrativo y así controlar vencimientos cercanos,
productos con bajo stock, y otros. Al finalizar este inventario deberá informar por escrito
los resultados a Jefe de Logística mediante documento, denominado “Informe de
Inventario Mensual”, adjuntando informes de “Informe de Stock con Vencimientos
Próximos 6 meses, Valorizado” (lista con vencimientos de los próximos 6 meses
contados desde el mes de emisión del informe); "Informe de Stock con Baja Rotación,
Valorizado" (lista de artículos con baja rotación, que indique fecha de último despacho y
cantidad retirada); "Informe de Stock sobre 2 meses, Valorizado" (lista de productos
con stock sobre 2 meses, según registro de despacho de bodega). Una vez finiquitada la
contabilización de cada bodega, a más tardar el día 10 de cada mes se deberá entregar
a Jefa de Logística o quien la subrogue un memo con los informes indicados.
8. Realizar inventario anual completo en conjunto con Técnico Administrativo, Técnico
Paramédico Titular y el encargado de inventario. (Este debe incluir lotes y fechas de
vencimientos).
9. Realizar Recepción conforme manuales en formato papel de Insumos Médicos no
ingresados en Sistema SIABI, Insumos dentales, insumos de laboratorio clínico, insumos
para cirugías traumatológicas y maxilofaciales y registrar el número de la recepción
correspondiente en Órdenes de compra de mercado público recibidas desde
Abastecimiento. La recepción en papel, se hará en 3 copias, que serán distribuidas de la
siguiente manera: Original: Factura en Oficina de Partes; 1º y 2°copia: Bodega de
Farmacia.
10. Informar en caso de haber disconformidad en los artículos recepcionados al funcionario
encargado, para que éste realice las gestiones respectivas.
11. Realizar informes mensuales según las responsabilidades específicas detalladas en
manual de procedimientos y otros informes a solicitud de su Jefatura directa.
ADMINISTRATIVO BODEGA DE FÁRMACOS Y SUEROS
1. Recibir diariamente las órdenes de compras enviadas por ejecutivas de compra de
Unidad de Abastecimiento (mantenerlas archivarlas, según folio) y contactar a los
proveedores para gestionar el despacho oportuno de los productos de acuerdo a las
fechas ofertadas por los proveedores.
2. Recibir diariamente los productos, desde los proveedores de acuerdo a las
especificaciones contenidas en la orden de compra, verificando que éstas se cumplan.
Verificar cantidad, calidad, revisar que el envase y producto encuentre físicamente en
perfectas condiciones, revisar que el insumo médico corresponda exactamente a lo
indicado en el documento que extiende el proveedor y a lo indicado en orden de compra.
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DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
3. Revisar la documentación con la cual se recepcionan los artículos en bodega, guías de
despacho y/o facturas y gestionar con proveedores en caso de errores de emisión.
4. Realizar la recepción conforme de fármacos manual y en Sistema SIABI y Mantener
actualizado los ingresos fármacos recibidos por particulares y CENABAST a través de
sistema SIABI.
5. Preparar las facturas para entrega oportuna en oficina de partes.
6. Mantener ordenado el archivo con copia de las recepciones sistema SIABI con fotocopias
de facturas o guías correspondientes.
7. Archivar continuamente, copia de las recepciones sistema SIABI con fotocopias de
facturas o guías correspondientes.
8. Gestionar devoluciones de mercaderías por malos despachos y/o fallas de productos por
parte de proveedores.
9. Efectuar el seguimiento de Notas de Crédito, cuando corresponda.
10. Mantener registro de documentos que se envían a otras Unidades que considere: fecha,
número de recepción, orden de compra, número de guía de despacho o factura,
proveedor y monto en pesos, unidad que recibe conforme la documentación.
11. Velar por el cumplimiento de las actividades de la sección, en cuanto a recepción,
almacenamiento y despacho de mercadería.
12. Realizar inventarios mensuales de cuadratura de las bodegas en conjunto con Técnico
Paramédico, para así controlar vencimientos cercanos, productos con bajo stock, y otros.
Revisar saldo bincard sistémica, stock actual contra saldo físico en bodegas.
14. Realizar inventario anual completo en conjunto con Técnico Paramédico y el encargado
de inventario. (Este debe incluir lotes y fechas de vencimientos).
13. Mantener el orden interno de documentos en general y ordenamiento físico de cajas.
14. Realizar llamados a proveedores por productos pendientes de envío, según orden de
compras emitidas por la unidad de Abastecimiento.
15. Registrar y gestionar reclamos por el portal CENABAST, ya sea por haber recibido
productos defectuosos, productos fuera de programación o productos que no
corresponden a bodega de insumos médicos.
16. Registrar Recepción de Facturas de Insumos Médicos en Plataforma web service de
Portal CENABAST.
17. Realizar y enviar al Servicio Salud Arauco vía correo electrónico, planilla con información
mensual sobre compras y abastecimiento de medicamentos, CENABAST y particulares.
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18. Elaborar borrador de Ordinario y documentación de recepción de productos de
Programas Ministeriales y Convenio Centralizado de Fármacos al Servicio de Salud
Arauco.
19. Realizar informes mensuales según las responsabilidades específicas detalladas en
manual de procedimientos y otros informes u otras actividades inherentes a su cargo y
que su Jefe directo le asigne.
TÉCNICO PARAMÉDICO BODEGA DE FÁRMACOS Y SUEROS
1. Recibir diariamente los productos, despachados por los proveedores de acuerdo a las
especificaciones contenidas en la orden de compra, verificando que éstas se cumplan.
2. Almacenar y distribuir los productos debidamente recepcionados dentro de la Bodega.
3. Mantener el orden de los bultos con productos recibidos diariamente.
4. Controlar diariamente la temperatura de los refrigeradores, llevando un registro
actualizado de la misma en planilla formato.
5. Conservar el orden dentro de la Bodega, de tal manera que los productos con el
vencimiento más cercano deben egresar primero de Bodega. Mantener la bodega
ordenada y limpia.
6. Mantener todos los estantes rotulados, con identificación de cada uno de los productos,
incluyendo nombre y código SIABI.
7. Velar por la correcta conservación y resguardo de los productos almacenados en
Bodega.
8. Controlar permanentemente las fechas de vencimiento de los productos almacenados en
bodega en los casos de productos con vencimiento cercanos informar a Jefe Directo y
Jefe de Farmacia, para gestionar canjes o traspasos de estos, evitando mermas por
vencimientos.
9. Administrar y despachar en Sistema SIABI las Solicitudes de Materiales a la Unidad de
Farmacia y servicios clínicos como kinesiología y consultorio externo.
10. Informar mensualmente saldo de inhaladores Programa IRA – ERA a Jefa de
Kinesiología.
11. Realizar una vez al mes un inventario de la totalidad de los medicamentos refrigerados
que se encuentran en dependencia de la Bodega de Fármacos, específicamente la
última semana de cada mes calendario, este inventario deberá ser registrando en una
planilla que incluya los siguientes datos: Fecha, Código SIABI, Descripción del Fármaco,
Lote, Fecha de Vencimiento, Cantidad, y Observaciones, planilla que deberá ser firmada
por ambas funcionarias y enviada vía Memo de Jefe de Logística o quien la subrogue y/o
reemplace a Q.F. Jefe de Farmacia, dentro de los 5 días hábiles siguientes de la fecha
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de practicado el inventario.
12. Entregar pedidos en forma oportuna y en los plazos establecidos para los despachos
según solicitud de materiales e Informe de despacho SIABI, revisando que estas
solicitudes se hayan generado en forma correcta (Revisando pedidos de insumos según
su cantidad en los empaques, etc.)
13. Contar los productos cada vez que se entregue un pedido en conjunto con la persona
que está retirando el pedido y conservar una copia firmada del INFORME DESPACHOS
SIABI.
14. Avisar a cada servicio y/o unidad cuando los pedidos estén listos para ser retirados, ya
sea telefónicamente o por alta voz.
15. Realizar el conteo mensual de los productos en Bodega en conjunto con Administrativo
para cuadratura de las bodegas y Mantener una permanente revisión de saldo bincard
sistémica, stock actual contra saldo físico en bodegas. Al finalizar este inventario deberá
informar por escrito los resultados a Jefe de Logística mediante documento, denominado
“Informe de Inventario Mensual”, adjuntando informes de “Informe de Stock con
Vencimientos Próximos 6 meses, Valorizado” (lista con vencimientos de los próximos
6 meses contados desde el mes de emisión del informe); "Informe de Stock con Baja
Rotación, Valorizado" (lista de artículos con baja rotación, que indique fecha de último
despacho y cantidad retirada); "Informe de Stock sobre 2 meses, Valorizado" (lista de
productos con stock sobre 2 meses, según registro de despacho de bodega). Una vez
finiquitada la contabilización de cada bodega, a más tardar el día 10 de cada mes se
deberá entregar a Jefa de Logística o quien la subrogue un memo con
los informes indicados.
20. Realizar inventario anual completo en conjunto con Administrativo y encargado de
inventario. (Este debe incluir lotes y fechas de vencimientos).
16. Mantener una permanente relación de control de existencia para comparar saldos de
artículos e Ingresar compras de los productos adquiridos a planilla de control excell.
17. Realizar informes mensuales según las responsabilidades específicas detalladas en
manual de procedimientos y otros informes a solicitud de su Jefatura directa.
ADMINISTRATIVO BODEGA DE ECONOMATO
1. Recibir diariamente las órdenes de compras enviadas por ejecutivas de compra de
Unidad de Abastecimiento (mantenerlas archivarlas, según folio) y contactar a los
proveedores para gestionar el despacho oportuno de los productos de acuerdo a las
fechas ofertadas por los proveedores.
2. Recibir, Almacenar y ordenar los artículos adquiridos y recepcionados y Realizar
recepción de los artículos vía sistema SIABI.
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3. Revisar los artículos despachados por los proveedores, verificar cantidad, calidad, esto
de acuerdo a lo estipulado en la orden de compra emitida por la Unidad de
abastecimiento.
4. Revisar la documentación con la cual se recepcionan los artículos en bodega, guías de
despacho y/o facturas y gestionar con proveedores en caso de errores de emisión.
5. Preparar las facturas para entrega en oficina de partes.
6. Distribuir y despachar pedidos en forma mensual a las unidades según calendario de
pedidos de bodega.
7. Contar los productos cada vez que se entregue un pedido en conjunto con la persona
que está retirando el pedido y conservar una copia firmada del INFORME DESPACHOS
SIABI.
8. Avisar a cada servicio y/o unidad cuando los pedidos estén listos para ser retirados, ya
sea telefónicamente o por alta voz.
9. Realizar seguimiento a las órdenes de compra generadas en Unidad de Abastecimiento y
efectuar llamados a proveedores por productos pendientes de envío.
10. Mantener actualizado los registros de ingresos, egresos y existencia de mercadería.
11. Mantener una permanente revisión de saldo bincard sistémica en SIABI, stock actual
SIABI contra saldo físico en bodegas.
12. Registrar las compras a través del Sistema Siabi.
13. Generar las salidas mensuales correspondientes a cada servicio y/o unidad a través de
Siabi.
14. Velar por el cumplimiento de las actividades de la sección, en cuanto a recepción,
almacenamiento y despacho de mercadería.
15. Controlar vencimientos, en los casos de productos con vencimiento.
16. Realizar controles de existencia máxima y mínima, informar a la jefatura para que tomen
las medidas correspondientes.
17. Mantener actualizados y ordenados los archivos con copia de: Factura o Guía de
Despacho según corresponda, con su correspondiente Informe de Recepción de
Compras SIABI, Orden de Compra del Mercado Público y Orden de Compra de SIABI.
18. Mantener las Bodegas ordenadas y limpias.
21. Mantener todos los estantes rotulados, con identificación de cada uno de los productos,
incluyendo nombre y código SIABI.
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22. Realizar inventarios mensuales de cuadratura de las bodegas para así controlar
vencimientos cercanos, productos con bajo stock, y otros. Revisar saldo bincard
sistémica, stock actual contra saldo físico en bodegas. . Al finalizar este inventario
deberá informar por escrito los resultados a Jefe de Logística mediante documento,
denominado “Informe de Inventario Mensual”, adjuntando informes de “Informe de
Stock con Vencimientos Próximos 6 meses, Valorizado” (lista con vencimientos de
los próximos 6 meses contados desde el mes de emisión del informe); "Informe de
Stock con Baja Rotación, Valorizado" (lista de artículos con baja rotación, que indique
fecha de último despacho y cantidad retirada); "Informe de Stock sobre 2 meses,
Valorizado" (lista de productos con stock sobre 2 meses, según registro de despacho
de bodega). Una vez finiquitada la contabilización de cada bodega, a más tardar el día
10 de cada mes se deberá entregar a Jefa de Logística o quien la subrogue un memo
con los informes indicados y generar Lista de compras.
15. Realizar inventario anual completo en conjunto con el encargado de inventario. (Este
debe incluir lotes y fechas de vencimientos).
19. Gestionar devoluciones de mercaderías por malos despachos y/o fallas de productos por
parte de proveedores y Verificar recepción de nota de crédito cuando corresponda.
20. Ordenar documentos de la bodega en general y ordenamiento físico de cajas.
21. Recibir y entregar ajuares del PROGRAMA CHILE CRECE.
22. Llamar a los proveedores del programa CHILE CRECE CONTIGO, cuando se retrasa
entrega de ajuares.
23. Recepcionar artículos y materiales no clínicos enviados desde el SERVICIO DE SALUD
ARAUCO.
24. Informar a Encargado de Inventario, en forma mensual y vía correo electrónico,
productos ingresados para ser registrados en los bienes inventariables del
establecimiento.
25. Realizar informes, planillas u otras actividades inherentes a su cargo y que su jefe directo
le asigne.
ADMINISTRATIVO CON FUNCIONES DE GESTOR PYXIS
1. Realizar funciones de gestión de sistema PYXIS.
2. Elaborar informes mensuales: a) Discrepancias, b) Transacciones nulas, c) cuadro
comparativo marcaje v/s retiro de artículos, otros según necesidad.
3. Administrar y configurar dispensadores desde consola central.
4. Actualizar mapeo (distribución de espacio) de cada dispensador.
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5. Efectuar la Incorporación, modificación o eliminación de usuarios.
6. Asignar accesos y permisos del sistema, según corresponda, para administrar usuarios.
7. Realizar y actualizar protocolo de uso de los dispensadores PYXIS.
8. Efectuar la Incorporación, modificación o eliminación de artículos de los dispensadores y
consola a solicitud de los usuarios.
9. Modificar altas médicas en sistema PYXIS a solicitud de los usuarios.
10. Realizar manual de procedimiento de reposición.
11. Actualizar la información (precios, códigos, etc.) de los artículos de los dispensadores.
12. Apoyar la planificación de pedidos de insumos de sistema PYXIS.
13. Realizar la Planificación y gestión de mantenciones de los dispensadores.
14. Capacitar a los usuarios según necesidades de la institución.
15. Supervisar mensualmente los insumos médicos de los dispensadores para controlar
caducidad de los artículos.
16. Supervisar las actividades diarias de reponedor/a PYXIS y supervisión de conteo y
limpieza total mensual de los dispensadores.
17. Realizar informes, planillas u otras actividades inherentes a su cargo y que su Jefe
directo le asigne.
TÉCNICO PARAMÉDICO REPONEDOR PYXIS
1. Realizar diariamente reposiciones de Fármacos e Insumos Médicos de los 5
dispensadores PYXIS del Hospital.
2. Reponer artículos de dispensadores basado en Informe de reposición generado por la
consola central y Realizar solicitudes de materiales en Sistema SIABI para reposición de
productos en los dispensadores.
3. Detectar Discrepancias de artículos e informarlas a gestor Pyxis.
4. Retirar insumos y/o fármacos vencidos.
5. Realizar conteo y limpieza total mensual de los dispensadores.
6. Realizar otras actividades inherentes a su cargo y que su Jefe directo le asigne.
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1.6. RECURSOS FISICOS Y EQUIPAMIENTO
El departamento de Logística, se encuentra ubicado en la planta baja del Hospital, las
dependencias y áreas de trabajo están distribuidas de la siguiente forma:
•
•
•
•
Oficina de Logística.
Oficina de Unidad de Abastecimiento.
Oficina de Funcionarios de Bodega.
Bodegas
Equipamiento Oficina de Logística:
En la oficina de Logística, se encuentran 3 estaciones de trabajo permanentes, para Secretaria,
Administrativo Pyxis y Jefa de Logística, con el siguiente equipamiento:
CANTIDAD
1
1
1
3
2
2
1
1
2
1
1
1
1
1
1
1
DESCRIPCIÓN
Escritorio ovalado
Escritorio ovalado con 3 cajones
Escritorio con 2 cajones
Sillas ergonómicas con altura ajustable y apoya brazos
Silla de tapiz (1 Azul - 1 verde)
Gabinete base con 2 puertas
Modular 3 puertas 9 bases 200 x160 cms.
Mueble 2 bases 60X 60 cms
PC All In One Olidata
Computador
Notebook Compac
Impresora HP LaserJet P1006
Impresora HP LaserJet P1102w Pyxis
Consola Pyxis
Teléfono Cisco 7960
Teléfono Cisco 7912
Equipamiento Oficina de Unidad de Abastecimiento:
Se cuenta con soporte físico completo para Recurso Humano de 7 funcionarias. Lo que permite
que los procedimientos de compras se realicen con los recursos disponibles en forma favorable.
Este equipamiento incluye los 2 puestos de trabajo para la sección Expedientes de facturación.
La planta física cuenta con los siguientes equipos:
CANTIDAD
7
7
2
1
1
1
DESCRIPCIÓN
Computadores
Sillas Ergonómicas
Teléfonos Cisco 7960
Teléfonos Cisco 7912
Equipo Fax Brother
Impresora RICOH Aficio MP 2500
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1
2
4
2
7
2
Impresora HP Laserjet Professional P 1102W
Muebles cardex
Muebles archivadores
Sillas tapizadas
Escritorios
Estantería mueble modular
Equipamiento Oficina de Funcionarios de Bodega:
En esta oficina se encuentran 3 estaciones de trabajo para los funcionarios administrativos de
Bodega de Insumos Médicos, Bodega de fármacos y Sueros y Bodega de Economato, además
se cuenta con un escritorio y equipo computacional que utiliza para sus labores administrativas
la reponedora Pyxis.
CANTIDAD
2
1
1
1
1
2
1
1
1
1
1
2
1
DESCRIPCIÓN
Escritorios madera color crema
Escritorios madera barnizado 3 cajones 120x70 cms.
Escritorio madera barnizado 1 cajón 100x40 cms.
Modular color crema 3 pts. 9 bases 200x150 cms.
Pizarra Acrílica
Sillas con brazo regulable color cobre
Silla tapiz color verde
Gabinete base 2 puertas
Equipo computacional (CPU L.G, Monitor plana L.G, Teclado, Mouse)
Impresora HP Laser Jet p3005n
Equipo computacional (CPU Amd 64 procesador Athlon, Monitor plana
Samsung, Teclado, Mouse)
Equipo computacional Olidata (Teclado – Mouse)
Teléfono Cisco 7912
Equipamiento Bodegas de Farmacia:
Equipamiento Bodega de Insumos Médicos:
CANTIDAD
1
1
1
1
1
1
1
DESCRIPCIÓN
Silla con brazo regulable color cobre
Mesón tres módulos
Escritorio 140x70 cm. 3 cajones Barnizado
Carro 3 bases Métalico cromado PYXIS
Equipo computacional (CPU L.G. - Monitor plana L.G. - 1 Teclado, 1
Mouse)
Teléfono Cisco 7912
Carro Metálico 3 repisa Cromado
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1
1
4
2
2
1
2
1
Escabel Metálico 2 peldaños
Escabel Metálico 3 peldaños
Repisas de 8 mts.
Repisas de 4 mts.
Repisas de 1,30 mts.
Repisa de 3 mts.
Repisa de 1,80 mts.
Frigobar Marca Daewoo
Equipamiento Bodega de Fármacos y Sueros:
CANTIDAD
1
1
1
1
1
1
DESCRIPCIÓN
Silla tapiz color cobre
Escritorio de 1 cajón 100x60 cms.
Refrigerador Phillips tropical
Refrigerador Fensa no Frost Advantage 7205
Refrigerador Madensa Nordik 470 (05-2008)
Carro 3 bases Arquimed
Equipo computacional (CPU L.G - Monitor plana L.G – Teclado –
1
Mouse)
1
Teléfono Cisco 7912
1
Repisa Metálica de 5 Mts.
1
Repisa Metálica de 50 cms.
3
Repisas Metálicas de 2,30 Mts.
2
Repisas Metálicas de 1,80 Mts.
1
repisa metálica de 3,10 Mts.
1
Repisa metálica de 2 Mts.
1
Escabel 3 peldaños
BODEGA ALMACENAMIENTO DE SUEROS
1
Repisa Metálica 2 espacios 177 cms.
1
Repisa metálica 3 espacios 270 cms.
1
Repisa metálica 2 espacios 140 cms.
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Equipamiento Bodega de Economato:
CANTIDAD
DESCRIPCIÓN
BODEGA NRO. 1 Artículos de Escritorio - Impresos - Alimentación
4
5
2
1
1
1
1
1
1
1
Repisas tamaño 3,50 cms. 3 espacios
Repisas tamaño 2,60 cms. 3 espacios
Repisas tamaño 1,06 cms. 1 espacio
Repisa tamaño 2 mts. 2 espacios
Escritorio 3 cajones 95x50 cms.
Vitrina mixta de 2 pts. Con vidrios 120x156 cms.
Silla Metálica tapiz negro
Estufa Eléctrica Ursus Trotter
Carro de Acero Inox. Para bultos 2 bases
Escabel 3 peldaños
BODEGA NRO. 2 Artículos de Aseo - Ropa y/o Textiles
2
1
1
1
Repisas tamaño 177 cms. 2 espacios
Repisa tamaño 270 cms. 3 espacios
Repisa tamaño 106 cms. 1 espacio
Escritorio 3 cajones mixto 100 x50 cms.
BODEGA CHILE CRECE
CANTIDAD
1
2
1
1
1
DESCRIPCIÓN
Carro Metálico para máquina escribir
Repisas Metálicas 1 cp. Con 3 bases
Repisas Metálicas 2 cp. Con 3 bases
Silla tapiz negro
Silla tapiz celeste
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2.1. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
Actualizado por:
Ing. Carla Borguero Paz – Encargada de abastecimiento
Ing. Nancy Leal Montoya - Jefe Logística
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INDICE
INTRODUCCION…………………………………………………………….……..…
.
1.1. Objetivo General…………………………………………….…………..
1.2. Objetivos Específicos……………………………………….…………..
1.3. RR. HH…………………………………………………….….………….
2.1 Definiciones……….…………………..……………………………………….
2.2 Normativa que regula el proceso de Compra………………………………
2.3 Organización del Abastecimiento en la Institución…………………………
2.3.1 Personas y Unidades involucradas en el proceso de
Abastecimiento………………………………………………………….
2.3.2 Competencias de las personas involucradas en el proceso de
Abastecimiento………………………………………………………….
2.3.3 Condiciones básicas del proceso de Abastecimiento……………….
2.4 Procedimiento planificación de Compras……………………………………
2.5 Proceso de Compra………………………………………………………
2.5.1 Proceso de compra bienes y servicios de baja complejidad…….….
2.5.2 Compra a través de Chile compra Express………………..………….
2.5.3 Compra a través de convenios de suministro vigentes……….…….
2.5.4 Compra mediante trato directo menor a 100 UTM……………………
2.5.5 Proceso de compra bienes y servicios de alta complejidad…………
2.5.6 Compra por licitación Pública…………………………………………...
2.5.7 Compra por licitación Privada………………………………………… .
2.5.8 Formulación de Bases………………………………………………….. .
2.6 Evaluación de Ofertas………………………………………………….……..
2.6.1 Criterios de Evaluación………………………………………………...
2.6.2 Evaluación de ofertas para procesos de baja complejidad………..
2.6.3 Evaluación de ofertas para procesos de alta complejidad…………
2.7 Cierre de Procesos………………………………………………………...…..
2.7.1 Fundamentación de la decisión de compra…………………………..
2.7.2 Comunicados de resultados y agradecimientos……………………..
2.7.3 Resolución de inquietudes…………………………………………….
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2.8 Recepción de bienes y servicios……………………………………………..
2.9 Procedimiento de pago………………………………………………………..
2.9.1 Respaldar el pago con la recepción conforme……………… ……
2.9.2 Realizar resolución de pago…………………………………………
2.10 Política de inventario………………………………………………………...
2.10.1 Objetivos específicos…………………………………………………
2.10.2 Alcance………………………………………………………………...
2.10.3 Preparación de inventario…………………………………………….
2.10.4 Bodega de materiales…………………………………………………
2.10.5 Reposición de Stock…………………………………………………..
2.11 Gestión de contratos de proveedores……………………………………….
2.12 Manejo de incidentes………………………………………………………..
2.12.1 Incidentes internos……………………………………………………
2.12.2 Incidentes externos…………………………………………………...
2.12.3 Comité de ética………………………………………………………..
2.13.- Áreas que intervienen en los procesos de compras, diagrama de flujo..
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INDICE
INTRODUCCION…………………………………………………………………
1.1. Objetivo General……………………………………………………..
1.2. Objetivos Específicos………………………………………………..
1.3. R.R. HH …………………………..…………………….……………
2.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
2.1.
Normativas Generales …………………………………………..
2.1.1. Normativas y procedimientos del SIGFE ………………………
2.1.2. Normativa y Procedimientos del Sistema SIA …………………
2.1.3. Normativa Procedimiento de Factura….………………….…….
2.2.
Procedimientos …………………..………………………….……
2.2.1. Procedimiento del compromiso ………………………….……..
2.2. 2. Flujograma de proceso de orden de compra …………….…..
2.2.3. Procedimiento de factura ……………………..…………………
2.2.4. Flujograma proceso de factura………………………………….
3.
BIBLIOGRAFIA………………………………………………………………..
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INTRODUCCIÓN
La Unidad de Abastecimiento, depende directamente del departamento de Logística, esta
unidad se relaciona directamente con todos los servicios del Hospital quienes necesitan los
recursos en forma oportuna y adecuada. Para eso los funcionarios que se desempeñan en esta
Unidad requieren conocimientos técnicos y pautas a seguir, para el desarrollo eficiente de sus
actividades.
Cabe destacar, que los principios orientados en los procedimientos de Compras y
Contratación Pública son:
Eficacia: Entendida como la necesidad de que las compras permitan satisfacer una
necesidad efectiva relacionada con los objetos de la organización.
Eficiencia: En términos de utilizar de la mejor manera posible los recursos disponibles para
satisfacer los requerimientos. Esto se traduce en dos aspectos, por un lado, cuidar que la
relaciona entre la calidad de los productos y sus costos sean adecuados y, por otro lado que el
proceso de compra sea realizado sin usar más recursos de lo estrictamente necesario.
Transparencia: Como se trata de recursos públicos, es necesario que los procesos de
compra y contratación den garantía de transparencia a todos los actores implicados. Se trata de
cuidar que la información se encuentre disponible para quien lo quiera, de manera de evitar
situaciones poco claras, discriminatorias, o que atenten contra la competencia
Con fecha 31 de Diciembre de 2007 entró en vigencia Manual de procedimiento de
adquisiciones, que se dicta en cumplimiento de lo establecido en Decreto N° 20 del Ministerio de
Hacienda, de mayo de 2007, que modifica Reglamento de la Ley Nº 19.886, de Bases sobre
Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios. Esta nueva versión
actualizada comenzará a regir al quedar completamente tramitado el acto administrativo que lo
aprueba.
Este manual se refiere a todos los procedimientos relativos a la contratación, a título
oneroso, de bienes o servicios para el desarrollo de las funciones de la institución, es decir, a
todas las adquisiciones y contrataciones reguladas por la Ley 19.886.
El objetivo de este manual es definir la forma en común que esta institución realiza los
procesos de compra y contratación para el abastecimiento de bienes y servicios para su normal
funcionamiento, los tiempos de trabajo, coordinación y comunicación, y los responsables de
cada una de las etapas del proceso de abastecimiento.
Este manual será conocido y aplicado por todos los funcionarios y trabajadores de esta
institución.
A continuación, presentamos el manual organizacional y de procedimientos de la Unidad
de Abastecimiento.
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1.1. OBJETIVOS UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
Llevar a cabo todos los procesos de compra y Licitaciones, con el debido respaldo de
documentación y tramitación, bajo las modalidades de Compras indicadas en la Ley N°19.886
Ley de compras y Contratación Pública y su reglamento.
1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
La unidad de Abastecimiento tendrá por objeto adecuar el suministro de los insumos y
elementos que requieren los servicios y dependencias del establecimiento para ejecutar sus
actividades, desempeñándose de la siguiente forma:
a) Colaborar con la Sub-Dirección Administrativa del establecimiento, en el estudio y
formulación de los programas anuales de compra no centralizadas.
b) Materializar los programas de compras descentralizadas, obteniendo cotizaciones y
velando por la entrega oportuna a los usuarios requirentes, además de coordinarse con
la Sección de Contabilidad y Finanza para el pago oportuno a los proveedores.
c) Desempeñar las demás funciones y tareas que el Director o el Sub-Director
Administrativo le encomienden en las materias de su competencia.
d) Proporcionar normas, reglamentos e instrucciones a los diferentes procesos de compra
que se realizan en el Hospital de Curanilahue.
e) Servir como documento de apoyo para la ejecución de las actividades propias de la
Unidad de Abastecimiento.
1.3. RECURSOS HUMANOS ABASTECIMIENTO
Dotación de personal Ley:
• 1 Profesional a Contrata Encargado de la Unidad.
• 1 Profesional Titular Encargada de Expedientes de Facturación
• 2 Administrativos a contrata como Ejecutivas de Compras
• 1 Administrativo a Honorarios como Ejecutiva de compras
• 2 Funcionarios de Pro-empleo como Apoyo Administrativo
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2.1. Definiciones
Para efecto del presente Manual, los siguientes conceptos tienen el significado que se indica a
continuación:
•
Bodega: Espacio físico organizado destinado a almacenar los productos de uso general y
consumo frecuente adquiridos con la finalidad de mantener niveles de inventarios necesarios
para evitar quiebres de stock en la gestión de abastecimiento periódica.
•
Boleta de Garantía: Documento mercantil de orden administrativo y/o legal que tiene como
función respaldar los actos de compras, ya sea para cursar solicitudes, llamados a licitación
(seriedad de la oferta), como también la recepción conforme de un bien y/o servicio (fiel
cumplimiento de contrato). En casos en que el monto de la contratación sea superior a UTM
1000 será siempre exigible.
•
Factura: Documento tributario que respalda el pago, respecto de la solicitud final de
productos o servicios, y que está asociado a una orden de compra.
•
Guía de Despacho: Documento tributario, de registro interno, utilizado para trasladar
mercadería fuera de la bodega hacia otros lugares de la institución.
•
Orden de Compra / Contrato: Documento de orden administrativo y legal que determina el
compromiso entre la unidad demandante y proveedor, tiene como función respaldar los actos
de compras o contratación, respecto de la solicitud final de productos o servicios. Estos
documentos son validados con la firma de los responsables del proceso en toda su
magnitud, ya sea en el documento o en forma electrónica según lo establezcan los
procedimientos.
•
Plan Anual de Compras: Corresponde a la lista de bienes y/o servicios de carácter
referencial, que la institución planifica comprar o contratar durante un año calendario. Los
procesos de compra se deben elaborar en conformidad y en la oportunidad determinada en
el Plan anual de compras elaborado por cada Entidad Licitante. 1
•
Portal Mercadopúblico: (www.mercadopublico.cl), Sistema de Información de Compras y
Contrataciones de la Administración, a cargo de la Dirección de Compras y Contratación
Pública2, utilizado por las ÁREAS O UNIDADES DE COMPRA para realizar los procesos de
Publicación y Contratación, en el desarrollo de los procesos de adquisición de sus Bienes y/o
Servicios.
•
Requerimiento: Es la manifestación formal de la necesidad de un producto o servicio que el
Usuario Requirente solicita al Área o Unidad de Compra del Organismo.
•
Resolución: Acto administrativo dictado por una autoridad competente, en el cual se
contiene una declaración de voluntad realizada en el ejercicio de una potestad pública.
•
Siglas: Para los efectos del presente instrumento, las siglas que se indican tendrán los
siguientes significados:
1
2
Artículo 99 Reglamento de la Ley 19886.
Artículo 19 ley de Compras Públicas 19.886
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•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
AG
ADQ
CM
Mercado público
LP
LE
OC
SP
TDR
UC
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
Administración General.
Adquisición.
Convenio Marco.
Dirección de Compras y Contratación Pública.
Licitación Pública.
Licitación Privada
Orden de Compra
Servicio Público.
Términos de Referencia.
Unidad de Compra.
2.2. Normativa que regula el proceso de compra
•
Ley N°19886, de Bases sobre Contratos Administrati vos de Suministros y Prestación de
Servicios, en adelante “Ley de Compras” y sus modificaciones.
•
Decreto N°250, de 2004, del Ministerio de Hacienda , que aprueba el Reglamento de la Ley
N°19.886, en adelante “el Reglamento”, y sus modifi caciones.
•
DFL 1- 19.653 que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley 18.575
Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado.
•
Ley Nº 19.880, que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los
Actos de los Órganos de la Administración del Estado.
•
Resolución N°520, de 1996, de la Contraloría Gener al de la República, que fija el texto
refundido, coordinado y sistematizado, que establece normas sobre exención del trámite de
Toma de Razón.
•
Ley de Presupuesto del Sector Público que se dicta cada año.
•
Normas e Instrucciones para la ejecución del Presupuesto y sobre materias específicas,
sancionadas por Resolución y/o Circular del Ministerio de Hacienda, documentos los cuales
son prácticos y dictados año a año, en virtud a los contenidos que incorpore la Ley de
Presupuesto.
•
Ley de Probidad Nº16.653.
•
Ley sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha
firma N°19.799.
•
Políticas y condiciones de uso del Sistema Mercado público, instrucción que la Dirección de
Compras Públicas emite para uniformar la operatoria en el portal www.mercadopublico.cl
•
Directivas de Mercado público.
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2.3 ORGANIZACIÓN DEL ABASTECIMIENTO EN LA INSTITUCIÓN
2.3.1 Personas y unidades involucradas en el proceso de abastecimiento
Las personas y unidades involucradas en el proceso de abastecimiento de la institución son:
•
Director del Establecimiento: Responsable de generar condiciones para que las áreas de
la organización realicen los procesos de compra y contratación de acuerdo a la normativa
vigente, preservando máxima eficiencia y transparencia, de las decisiones adoptadas en los
procesos de compra, sean directas o delegadas.
Así también es responsable de la elaboración, publicación y control del cumplimiento del
presente manual.
•
Sub-director Administrativo: Nombrado por la Autoridad de la Institución, corresponde a un
perfil Administrador del sistema www.mercadopublico.cl, el cual es responsable de: 3
• Crear, modificar y desactivar usuarios
• Determinar perfiles de cada usuario, como supervisores y compradores
• Crear, desactivar y modificar Unidades de Compra
• Modificar y actualizar la información institucional registrada en el Sistema.
•
Jefe de Logística: Nombrada por la autoridad de la institución, correspondiendo al perfil de
Supervisor, encargada de visar los procedimientos de Abastecimiento.
•
Encargado de Unidad de Abastecimiento: Nombrada por la autoridad de la institución
correspondiente a Perfil Supervisor, encargada de visar los procedimientos de compras de
las ejecutivas de compras y supervisará, revisará y controlará los procedimientos efectuados
en su Unidad.
•
Usuario Requirente: Todos los funcionarios de la institución con facultades específicas para
que a través de www.mercadopublico.cl o de documentos internos, generan requerimientos
de compra.
Los Usuarios requirentes deben enviar a la Unidad de Abastecimiento, quienes a través
mercado público los procesos administrativos internos, de los requerimientos generados.
•
Unidad Requirente: Unidad a la que pertenece el Usuario Requirente.
•
Unidad de Abastecimiento: Unidad encargada de coordinar la Gestión de Abastecimiento
de la institución y gestionar los requerimientos de compra que generen los Usuarios
Requirentes. En su labor debe aplicar la normativa vigente de compras públicas, el presente
manual y toda otra normativa relacionada.
•
Bodega: Dependiente del Departamento de Logística, encargada del almacenamiento,
registro y control de los stocks de artículos, materiales e insumos, que se requiere para el
normal funcionamiento de la Institución.
•
Ejecutivos/as de compras (Compradores): Funcionarios de la Unidad de Abastecimiento,
usuarios de www.mercadopublico.cl, quienes realizan los procesos de compra a través del
3
Perfiles Usuario en : https://www.mercadoupublico.cl/portal/terminos_condiciones.html
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Porta, generación de fichas y/o bases administrativas, anexos, en general procesar los
requerimientos generados por los Usuarios Requirentes que se les asignan y posteriormente
a través del sistema SIABI.
•
Supervisores/as de Compras: Funcionarios encargados de revisar y de validar los
requerimientos de compra para posteriormente publicarlos en www.mercadopublico.cl.
Además, debe autorizar las publicación de las licitaciones y las órdenes de compra, una vez
cerrados los procesos y recibidas las ofertas a través de www.mercadopublico.cl, el
Supervisor de Compras debe realizar el proceso de adjudicación en el Portal, en virtud de lo
resuelto en la resolución de adjudicación respectiva, realizada de acuerdo a la
recomendación de la comisión de evaluación y los criterios de evaluación definidos.
•
Otras Unidades Relacionadas al proceso de Compra: Sub-Dirección Administrativa, Jefe
de Finanzas, todos partícipes conforme a su función siendo en general, la de asignación y/o
autorización de Marcos Presupuestarios, de registro de los hechos económicos, y de
materialización de los pagos, respectivamente. Estas Unidades, que se mencionan en
función de su rol, apoyan la gestión de abastecimiento de la institución.
•
Comisión de Evaluación: Grupo de funcionarios de la organización convocadas para
integrar un equipo multidisciplinario que se reúne para evaluar ofertas y proponer el
resultado de un llamado a Licitación.
Su creación será necesaria siempre que se realice una licitación, sea ésta pública o privada,
y estará consignada en la respectiva resolución que aprueba las respectivas Bases de
Licitación.
•
Departamento de Asesoría Jurídica del S.S.A.: Responsable de velar por el control de la
legalidad de los actos y contratos administrativos de la institución, de revisar y visar las
Bases, Resoluciones y Contratos asociados a los procesos de compras, prestar asesoría a
los encargados de cada Unidad de Compra en materias jurídicas y orientar a las unidades
funcionales internas respecto de las disposiciones legales y reglamentarias que rigen los
actos y contratos de la Administración.
2.3.2 Competencias de las personas involucradas en el proceso de
abastecimiento
Se entiende como competencias los conocimientos, técnicas y habilidades con que deben
contar las personas involucradas en los procesos de abastecimiento de la Institución.
Dichas competencias deben ajustarse a los perfiles establecidos por la Dirección de Compras y
Contratación Pública- Mercado Público.
“Artículo 62º. Licitaciones en soporte papel:
Las entidades podrán efectuar los Procesos de Compras y la recepción total o parcial de ofertas
fuera del Sistema de Información, en las siguientes circunstancias:
1. Cuando existan antecedentes que permitan presumir que los posibles proveedores no
cuentan con los medios tecnológicos para utilizar los sistemas electrónicos o digitales
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establecidos de acuerdo al Reglamento, todo lo cual deberá ser justificado por la Entidad
Licitante en la misma resolución que aprueba el llamado a licitación.
2. Cuando haya indisponibilidad técnica del Sistema de Información, circunstancia que deberá
ser ratificada por la Dirección.
3. Cuando en razón de caso fortuito o fuerza mayor no es posible efectuar los Procesos de
Compras a través del Sistema de Información.
4. Cuando no exista de manera alguna conectividad en la comuna correspondiente a la Entidad
Licitante para acceder u operar a través del Sistema de Información.
5. Tratándose de contrataciones relativas a materias calificadas por disposición legal o por
decreto supremo como de naturaleza secreta, reservada o confidencial.
En el caso de las garantías, planos, antecedentes legales, muestras y demás antecedentes que
no estén disponibles en formato digital o electrónico, podrán enviarse a la Entidad Licitante de
manera física, de acuerdo a lo que establezcan en cada caso las Bases”.
2.3.3 EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO
El abastecimiento es un proceso consistente en múltiples actividades donde interactúan diversos
actores, como otros departamentos, clientes internos y externos, proveedores, compradores,
ciudadanos, etc.
Tal como se muestra en la figura precedente, el proceso de abastecimiento puede ser dividido
en seis etapas, éstas son:
Definición de requerimientos
Selección del mecanismo de compra
Llamado y recepción de ofertas
Evaluación de las ofertas
Adjudicación y formalización
Ejecución y gestión del contrato
El Proceso del abastecimiento en la Institución: Condiciones Básicas
El Usuario Requirente enviará a la Unidad de Abastecimiento, a través de una Solicitud de
Compra, el detalle de los bienes o servicios que se requieren adquirir junto a las
especificaciones técnicas y/o bases Técnicas respectivas, además deberá indicar los criterios de
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evaluación, considerando un plazo mínimo de anticipación a la entrega del requerimiento según
los siguientes parámetros:
• Para contrataciones menores a 100 UTM: 5 días de anticipación
• Para contrataciones entre 100 y 1000 UTM: 10 días de anticipación
• Para contrataciones mayores a 1000 UTM: 15 días de anticipación
Respecto del monto asociado a la adquisición de un producto, éste se calculará conforme al
valor total de los productos requeridos, y para la contratación de un servicio, por el valor total de
los servicios por el período requerido.
La Solicitud de compra enviado deberá contener al menos:
•
•
•
•
•
•
Individualización del producto o servicio a contratar.
Cantidad requerida.
Monto total estimado para la contratación.
Fecha en que se requiere el bien o servicio y plazo por el cual se requiere.
Especificaciones Técnicas y/o Bases Técnicas.
Criterios, ponderaciones y puntajes para seleccionar las ofertas que se presenten.
Toda adquisición de bienes o contratación de servicios que realice la Institución, deberá
realizarse a través de www.mercadopublico.cl. Este será el medio oficial para la publicidad de
los llamados a licitaciones o trato directo. De la misma forma se deben utilizar solamente los
formularios definidos por Mercado público para la elaboración de Bases y Términos de
referencia, los que se encuentran disponibles en www.mercadopublico.cl. Las excepciones a
este proceder se encuentran claramente reguladas en el Art. 62 del Reglamento de la Ley
19.886.
La Ley 19.886 de Compras Públicas establece cuatro grandes tipos de adquisición o
mecanismos de compra, las que se ilustran en el siguiente esquema:
1. Catálogo Electrónico de Convenios Marco: Se trata de un sistema pensado
especialmente para las compras habituales o estándares. La Dirección ChileCompra
realiza licitaciones públicas a partir de las cuales elabora el Catálogo Electrónico. De
acuerdo a lo establecido por la Ley de Compras Públicas, la mayoría de las
adquisiciones debieran realizarse por esta vía, ya que el procedimiento con que se
realiza da amplias garantías de transparencia y permite compras eficaces y eficientes.
2. Licitaciones Públicas: Al igual que en el caso anterior se trata de un mecanismo que
garantiza la transparencia, eficacia y eficiencia. Por lo tanto, su uso corresponde
siempre, a menos que el producto o servicio se encuentre en el Catálogo Electrónico o
corresponda a una excepción contemplada en la Ley. Es un proceso de amplia
participación, ya que es un llamado abierto.
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3. Licitaciones Privadas: Se trata de un mecanismo excepcional contemplado por la Ley,
restringido a situaciones especiales establecidas en el Art. 8 de la Ley de Compras
Públicas y Art. 10 del Reglamento de dicha Ley. A diferencia de la Licitación Pública, en
este mecanismo concursan sólo los proveedores invitados por la entidad licitante.
4. Trato Directo: También se trata de un mecanismo excepcional contemplado por la Ley,
restringido a situaciones especiales establecidas en el Art. 8 de la Ley de Compras
Públicas y Art. 10 del Reglamento de dicha Ley. Puede ser un proceso abierto o privado,
o la emisión directa de la orden de compra a un proveedor, dependiendo de la excepción
que se trate.
Con la Solicitud de Compra, el Ejecutivo/a de Compra procederá a ejecutar el procedimiento de
contratación correspondiente, en función de los siguientes criterios:
a. Compras y Contrataciones inferiores a UTM 3 (impuestos incluidos).
En estos casos, el Encargado de la Unidad de Abastecimiento resolverá, previa autorización de
Jefe directo, de acuerdo a las siguientes reglas:
•
•
•
Requerimiento previo, por escrito, de la Unidad Requirente, en el formulario correspondiente.
La Unidad Requirente del bien o servicio a adquirir deberá fundamentar claramente la razón
o motivo que origine su adquisición.
Adjuntar 3 cotizaciones, de acuerdo a la normativa vigente.
b. Compras y Contrataciones superiores a UTM 3 e inferiores a UTM 100 (impuestos
incluidos).
La Encargada de la Unidad de Abastecimiento, previa autorización de su Jefe directo, resolverá,
ejecutará y delegara estas compras y contrataciones. En estas contrataciones se procederá de
acuerdo a las siguientes reglas:
•
Requerimiento previo por escrito de la División o Departamento que lo formula, el que
deberá ser autorizado por Jefe de Sección Logística y Encargada de la Unidad de
Abastecimiento, en función de la fundamentación de su adquisición y de la disponibilidad
presupuestaria.
•
La unidad Requirente deberá redactar los contenidos básicos de términos de referencia, o
bases de licitación, según sea el caso, en las que se establezcan los aspectos
administrativos más fundamentales, tales como: definición técnica del bien o servicio, forma
de pago, plazo de entrega, garantía de fabricación y todas las características necesarias
para individualizar el bien o servicio y las condiciones de prestación. Las bases de los
procesos de licitación deberán ser visadas por el Departamento Jurídico.
•
Se deberán publicar los llamados a licitación o cotizaciones a través del Sistema de
Información www.mercadopublico.cl, salvo los casos de indisponibilidad señalados en el
Reglamento de la Ley N° 19.886 4.
4
Artículo 62 del Reglamento de la Ley 19.886. Éste se encuentra definido en el punto 3.3 Proceso de
abastecimiento en la Institución: Condiciones Básicas.
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•
Las resoluciones que aprueben las bases respectivas, que las modifiquen o aclaren, y todos
los demás actos administrativos que se realicen durante los procesos de contratación serán
suscritos por el Encargado de la Unidad de Abastecimiento.
•
Los cuadros comparativos que se elaboren sobre la base de la información recibida a través
del Sistema, deben ser completos y fundamentados y atenderán a todos los criterios de
evaluación definidos.
•
La resolución de adjudicación o la resolución que declara el proceso de contratación
desierto, deberá ser visada por Encargado de Abastecimiento, Jefe de Logística, Subdirector
Administrativo y firmada por el Director.
c. Compras y Contrataciones Superiores a UTM 100 (impuestos incluidos).
Resuelve el Director del Establecimiento de acuerdo a las siguientes reglas:
•
Se seguirán las mismas reglas establecidas precedentemente. Asimismo, las resoluciones
que aprueben las bases respectivas, que las modifiquen o aclaren, y todos los demás actos
administrativos que se realicen durante los procesos de contratación serán suscritos por él
previa delegación de facultades emitidas por el Director del Servicio de Salud Arauco, previa
visación del Departamento de Asesoría Jurídica.
•
La Resolución de Adjudicación o la resolución que declara el proceso de contratación
desierto, será suscrita directamente por el Director del Establecimiento.
Una vez ejecutado el proceso de contratación seleccionado, los productos o servicios requeridos
son entregados, según las condiciones establecidas en la solicitud de compra al Usuario
Requirente, quien deberá evaluar su conformidad con los productos o servicios recibidos, a
través de www.mercadopublico.cl.
2.4 Publicación de Plan de compras en Portal www.mercadopublico.cl
Cada Unidad de la Institución debe elaborar un Plan Anual de Compras que debe contener los
procesos de compra de bienes y/o servicios que se realizarán a través del sistema
www.mercadopublico.cl, durante el año siguiente, con indicación de la especificación a nivel de
artículo, producto o servicio, cantidad, periodo y valor estimado.
Procedimiento:
1. La Jefe de Administración y Finanzas envía Instrucciones acerca de la formulación del
Anteproyecto Presupuestario.
2. La Unidad de Abastecimiento recepciona esta información y se encarga de procesar.
3. El encargado de la unidad de Administración (Mercado Público), durante el mes de
Enero se solicitan los requerimientos de bienes y servicios a contratar el año siguiente a
todas las Unidades demandantes a nivel nacional.
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4. Las Unidades Demandantes recepcionan la solicitud, completan formulario de bienes y
servicios a contratar el año siguiente y lo envían a Administración o Unidad que determine la
Institución.
Para lograr una mejor planificación de las compras referidas a material común y fungible, se
debe considerar a lo menos las siguientes variables:
• N° de personas que componen la unidad
• La cantidad de producto que ocupa cada persona
• La frecuencia del uso del producto
• La información histórica de consumo de bienes y servicios
• Proyectos nuevos planificados durante el periodo a detallar
• Disponibilidad Presupuestaria
Para el caso de material estratégico, se deben considerar las siguientes variables:
• Consumos históricos
• Stock de reserva
• Disponibilidad Presupuestaria
Para la contratación de servicios y proyectos, se deben considerar las siguientes variables:
• Proyectos planificados a ejecutar en el período.
• Carta Gantt de Proyectos
• Cuantificación de Servicios de apoyo en función de Proyectos
5.
La Unidad de Abastecimiento durante el mes de Septiembre, recepciona información de
requerimientos y la analiza a través de la evaluación de las siguientes variables:
• Análisis histórico de consumo, por tipo de materiales de uso habitual.
• Análisis histórico de consumo, por tipo de materiales de uso contingencial y excepcional.
• Stock en bodega.
• Unidades que comprometan en su gestión nuevos consumos, productos, etc.
Está información es relevante para la planificación correcta de los insumos a comprar el año
siguiente.
6. La Unidad de Abastecimiento, durante el mes de Noviembre, con los datos obtenidos,
recopilados y analizados procede a consolidar la información para construir el plan de
compras exploratorio del siguiente año, y la envía a la unidad que consolida el proceso de
planificación de compra en la Institución.
7. El Encargado de Compras Institucional a través de su Jefatura de Logística en el mes
de Noviembre, recepciona la información, y evalúa el contenido respecto a cantidades,
montos y tiempos expuestos en el informe.
8. Se recepciona Presupuesto Marco aprobado por el Congreso, Ministerio de Hacienda,
Dirección de Presupuestos y entes que los regulan, ítem izado por las partidas globales.
9. La Jefatura de Finanzas informa a las unidades requirentes el Presupuesto Marco.
10. Las Unidades Demandantes son informadas sobre Presupuesto Marco, y reciben
información acerca de la planificación de compras institucional.
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11. El Encargado de Compras Institucional genera propuesta de Plan de Compras, de
acuerdo a formatos entregados por la Dirección de Compras y Contratación Pública cada
año, y cuadra con el presupuesto asignado, dentro de las partidas indicadas por la
legislación chilena en esta materia. Paralelamente genera Plan de Compras ítem izado de
acuerdo a formato del Clasificador Presupuestario, indicado en las instrucciones
presupuestarias de cada año, generado por la Dirección de Presupuestos.
12. Publicación del Plan de Compras en el sistema de información: La Administración o
Unidad que determine la institución se encargará de revisar, ingresar, modificar, enviar a
aprobar, y aprobar el plan de compras.
13. El Administrador del Sistema mercado público en la Institución aprueba el Plan de
Compras y lo publica en el Sistema de Compras y Contratación Pública, el que genera un
Certificado que acredita el ingreso y publicación.
La aprobación del Plan en el sistema se realiza sólo una vez, sin perjuicio de las posteriores
modificaciones que se pudieran informar a través del sistema en otra ocasión, oportunidad y
modalidad que son informadas por la Dirección de Compras y Contratación Pública.
14. Difusión del plan de compras al interior de la Institución: El departamento de Logística
se encargará de difundir el Plan de compras, con el objetivo de que sea conocido por todas
las Unidades Demandantes de la Institución.
15. Ejecución del Plan de Compras: Las Unidades demandantes envían solicitudes de bienes
y/o servicios a la Unidad de Abastecimiento, basándose en la programación de compras
realizada o, en la medida de que se presentan sus necesidades.
Una vez recibido el Requerimiento por parte de la Unidad de Abastecimiento, se procederá
a hacer entrega del producto si es que se encuentra en bodega, o en caso contrario,
recepcionará la solicitud y procederá a realizar compra de producto y/o servicio solicitado, de
acuerdo a los procedimientos descritos anteriormente.
16. El Encargado de Compras Institucional efectuará el seguimiento del Plan, comparándolo
con las compras y contrataciones realizadas por cada partida, ítem, que corresponda. Esta
Unidad será la responsable de sugerir mecanismos de control para efectuar mejoramiento
continuo del proceso de planificación anual para el próximo año calendario.
17. Modificaciones y Actualizaciones: El plan de compras podrá ser modificado cuando el
organismo lo determine, lo cual podrá ser informado en el Sistema en la oportunidad y
modalidad que la Dirección de Compras determine. En estos casos se procederá según lo
dispuesto en los puntos 9, 13,14 y 15.
2.5 Proceso de Compra
2.5.1 Proceso de compra para bienes y servicios de baja complejidad
Para la contratación de bienes y servicios de baja complejidad, cuya definición no requiera de
competencias técnicas mayores, y cuyo monto involucrado no supere las UTM 100, la institución
revisará primeramente el catálogo Chile compra Express.
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En caso que los productos o servicios requeridos no se encuentren disponibles en el catálogo
Chile compra Express, el Supervisor de Compras verificará si la institución cuenta con convenios
de suministro vigentes para la adquisición de los productos o servicios requeridos. De existir
convenios de suministro vigentes, el Supervisor de Compras enviará la respectiva OC preparada
por el Ejecutivo/a de Compras.
En caso de no contar con convenios de suministro vigentes, el Supervisor de Compras evaluará
la pertinencia de generar un nuevo convenio, considerando la periodicidad con que se requieren
los productos o servicios respectivos, la posibilidad de agregar compras y de obtener
descuentos por volumen.
En caso de determinar que se generará un nuevo convenio de suministro, la adquisición se
considerará como una compra compleja y se aplicará el procedimiento definido al efecto en el
presente manual. En caso contrario, ajustándose a lo indicado en el art. 8 de la ley de Compras
y 10 del reglamento de la mencionada ley, se procederá a realizar una contratación a través de
Trato Directo, previa Resolución Fundada que autorice la procedencia de éste.
2.5.2 Compra a través de Catalogo Chile compra Express
Paso 1: Completar solicitud de compra.
Todo Servicio, Departamento, Sección o Unidad que requiera un producto o servicio, no incluido
en el Plan Anual de Compras, debe completar el Solicitud de compra, formato que se adjunta al
final de este Manual.
Paso 2: Autorización del Requerimiento
El Jefe de Servicio, Departamento, Sección o Unidad del que emana el requerimiento, en caso
de estar de acuerdo con lo solicitado, firma el Solicitud de compra; posteriormente lo envía a
visación de la Subdirección correspondiente a su área, éste lo envía a la Subdirección
Administrativa, quien lo deriva al Departamento Finanzas, para la aprobación de los recursos y
la asignación de Ítem Presupuestario, una vez terminado este proceso lo envía al Departamento
de Logística, para que éste lo revise lo apruebe y derive a la Unidad de Abastecimiento para que
gestione la compra. En caso de presentar reparos a lo solicitado, se devuelve el formulario de
Solicitud de compra al remitente, con sus observaciones. Para estos efectos sólo será válido el
formulario de Solicitud de Compra que se adjunta al final de este Manual.
Paso 3: Revisión y Aprobación del requerimiento
La Unidad de Abastecimiento revisa el Solicitud de compra, verifica que no tenga errores ni le
falten datos, para comenzar con el proceso.
Paso 4: Emisión orden de compra
Una vez revisado el Solicitud de compra, la Unidad de Abastecimiento asigna el requerimiento a
un Ejecutivo/a de compra para genere la respectiva orden de compra a través del catálogo Chile
compra Express.5
Con todo, en este caso, luego de haber informado a Mercado público, el Ejecutivo/a de compra
podrá recurrir la licitación pública o en su defecto a alguno de los procedimientos de excepción
que la ley de compras establece.
5
El procedimiento a seguir para este proceso en www.mercadopublico.cl se encuentra contenido en el
Capítulo 11 del presente manual.
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Paso 5: Solicitar Compromiso Presupuestario
Con la orden de compra generada, el Ejecutivo/a de compra deberá solicitar el compromiso
presupuestario correspondiente, indicando claramente la información del centro de
responsabilidad, el producto estratégico, subproducto específico y el programa presupuestario.
Paso 6: Firma de documento compromiso presupuestario por encargado
Si el compromiso presupuestario se realizó, el encargado de compromiso firma la
documentación y le registra el N°ID correspondiente , así como la ratificación de la cuenta
presupuestaria con sus iniciales.
Paso 7: Firma de documento compromiso presupuestario por autoridad
Posteriormente, este documento debe ser revisado y firmado por la autoridad competente. En
caso de que existan observaciones antes de la firma, la autoridad competente devuelve al
Ejecutivo/a de compra el documento. De lo contrario solicita el Visto Bueno (V°B°) del jefe de
departamento donde emana el requerimiento.
Paso 8: Envío OC al proveedor
Una vez que el jefe de departamento entrega su V°B° , el Supervisor de compra envía la Orden
de compra al proveedor.
Paso 9: Aceptación OC por el proveedor y despacho de bienes y/o servicios
El proveedor acepta la orden de compra y la envía los bienes o servicios.
Paso 10: Informar recepción conforme para pago
Una vez que la Unidad Demandante recibe los bienes o servicios solicitados, solicita al Usuario
Requirente la emisión del Informe de Recepción conforme, que funda el pago. Lo envía al
Departamento o Subdepartamento, registra el número respectivo interno y lo envía a Finanzas
para pago y la evaluación de proveedores se la envía al Supervisor de Compras de la Unidad de
Abastecimiento para su registro, control y gestión.
Observaciones Respecto del Proceso de Compra a través de catalogo Chile compra Express
En caso que el Ejecutivo/a de Compra, considerando todos los costos y beneficios asociados a
la compra o contratación del producto o servicio motivo del requerimiento, identifique
condiciones objetivas, demostrables y substanciales, que configuren una oferta más ventajosa
que la existente en Chile compra Express para el producto o servicio en cuestión, debe informar
esta situación a Mercado público, a través del formulario web disponible al efecto en
www.mercadopublico.cl. Además, el Ejecutivo/a de compra deberá respaldar la información en
virtud de una posible auditoria.
En caso que la Unidad requirente no cuente con el perfil para acceder a www.mercadopublico.cl
y constatar el estado del proceso o realizar acciones directamente, la Unidad de Abastecimiento
le enviará reportes que den cuenta de los avances en el proceso y el formulario para que la
Unidad requirente realice la calificación del proveedor.
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DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
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DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
2.5.3 Compra a través de convenios de suministro vigentes de la Institución
Paso 1: Completar formulario requerimiento
Todo departamento o unidad que requiera un producto o servicio no incluido en el plan anual de
compras, pero contenido en un convenio de suministro vigente en la institución, debe completar
el formulario de solicitud de compra.
Paso 2: Autorizar requerimiento
El requirente técnico envía solicitud de compra a la sección Logística, quien revisa, aprueba y lo
deriva a la Unidad de Abastecimiento quien comienza con el proceso de compras.
Paso 3: Revisión y aprobación requerimiento
La Unidad de Abastecimiento revisa el Solicitud de compra, para verificar que no tenga errores
ni le falten datos, revisa saldos en la planilla de requerimientos e informa al requirente los saldos
de convenio.
Paso 4: Asignación del Ejecutivo/a responsable y selección del proveedor
En caso de que el producto o servicio requerido se encuentre disponible en un convenio de
suministro vigente, el Encargado de la Unidad de Abastecimiento asigna el requerimiento a un
Ejecutivo/a de compra, para que genere el respectivo proceso de compra a través
www.mercadopublico.cl. 6
El Supervisor de Compra determina a qué proveedor(es) enviará la orden de compra, según la
tabla de evaluación de los proveedores que se encuentran adjudicados en este convenio de
suministro, establecida en las respectivas bases o TDR según corresponda, y deriva esta
información al Ejecutivo/a de compra.
Paso 5: Emisión OC
El Ejecutivo/a de Compra genera la Orden de Compra a través de www.mercadopublico.cl 7
Paso 6: Solicitud Compromiso Presupuestario
Con la orden de compra generada, el Ejecutivo/a de compra deberá solicitar el compromiso
presupuestario correspondiente, indicando claramente la información del centro de
responsabilidad, el producto estratégico, subproducto específico y el programa presupuestario.
Paso 7: Firma documento Compromiso Presupuestario
Realizado el compromiso presupuestario, el encargado de compromiso firma la documentación y
le registra el N°ID correspondiente, así como la ra tificación de la cuenta presupuestaria donde
se realizó el compromiso.
Paso 8: Envío de OC al proveedor
Una vez que el jefe de departamento entrega su V°B° , el Supervisor de compra envía la Orden
de compra al proveedor.
Paso 9: Aceptación de OC por el proveedor
El proveedor acepta la orden de compra y envía los bienes o servicios.
6
El procedimiento a seguir para este proceso en www.mercadopublico.cl se encuentra contenido en el
Capítulo 11 del presente manual.
7
El procedimiento a seguir para este proceso en www.mercadopublico.cl se encuentra contenido en el
Capítulo 11 del presente manual.
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DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
Paso 10: Informe Recepción conforme de pago
Una vez que la Unidad Demandante recibe los bienes o servicios solicitados, si está conforme
con los bienes o servicios adquiridos se procede por parte del Usuario Requirente a la emisión
del documento administrativo que sirve para permitir el pago y lo envía a la Unidad de
Abastecimiento, quien registra el número respectivo y lo envía a Contabilidad para pago y la
evaluación de proveedores se la envía al Supervisor de Compras de la Unidad de
Abastecimiento para su registro, control y gestión.
Paso 11: Calificación Proveedor
El usuario requirente califica en www.mercadopublico.cl al proveedor, a través de funcionalidad
correspondiente.8
Observaciones Respecto del Proceso Convenio de Suministro
En caso de que la Unidad requirente no cuente con el perfil para acceder a
www.mercadopublico.cl y constatar el estado del proceso o realizar acciones directamente, la
Unidad de Abastecimiento le enviará reportes periódicos que den cuenta de los avances en el
proceso y el formulario para que la Unidad requirente realice la calificación del proveedor.
8
El procedimiento a seguir para este proceso en www.mercadopublico.cl se encuentra contenido en el
Capítulo 11 del presente manual.
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DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
COMPRA A TRAVES DE CONVENIO DE SUMINISTRO
UNIDAD
REQUIRIENTE
UNIDAD DE
ABASTECIMIENTO
LOGISTÍCA
PROVEEDOR
www.mercadopublico.cl
INICIO
SOLICITA LA
COMPRA
SI
REVISA/
AUTORI
ZA
REVISA
SALDOS DE
CONVENIO
SI EXISTE SALDO SE
HACE SOLICITUD DE
PEDIDO A PROVEEDOR
SI
SE CONFECCIONA O/C
EN PORTAL DE
MERCADO PUBLICO
SI
SE GENERA O/C EN
PORTAL SE GENERA O/C EN
PORTAL DE MERCADO
PUBLICO Y SE ENVIA A
PROVEEDOR
DE MERCADO PUBLICO
Y SE ENVIA A
PROVEEDOR
SI
ACEPTA
O/C
SI
RECEPCION DE BIENES
Y/O SERVICIOS
RECEPCION
CONFORME
ENTREGA DE
BIENES Y/O
SERVICIOS
COMIENZA
PROCESO DE
FACTURACIÓN
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DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
2.5.4 Compra a través de Contratación menor 100 UTM
Paso 1: Completar Formulario requerimiento
Todo departamento o unidad que requiera un producto o servicio no incluido en el plan anual de
compras, que no se encuentra disponible en el catálogo Chile compra Express ni a través de un
Convenio de Suministro vigente en la institución, debe completar el Solicitud de compra.
Paso 2: Firma Formulario Requerimiento
El Jefe de Servicio, Departamento, Sección o Unidad del que emana el requerimiento, en caso
de estar de acuerdo con lo solicitado, firma la Solicitud de compra; posteriormente lo envía a
visación de la Subdirección correspondiente a su área, éste lo envía a la Subdirección
Administrativa, quien lo deriva al Departamento Finanzas, para la aprobación de los recursos y
la asignación de Ítem Presupuestario, si le da VºBº lo envía al Departamento de Logística, para
que éste lo revise y lo derive a la Unidad de Abastecimiento para que gestione la compra. En
caso de presentar reparos a lo solicitado, se devuelve el formulario de Solicitud de compra al
remitente, con sus observaciones. Para estos efectos sólo será válido el formulario de Solicitud
de Compra que se adjunta al final de este Manual.
Paso 3: Asignación y Aprobación Requerimiento
La Unidad de Abastecimiento revisa el Solicitud de compra, para verificar que no tenga errores
ni le falten datos.
Paso 4: Se asigna Ejecutivo/a Responsable
La Encargada de Abastecimiento asigna el requerimiento a un Ejecutivo/a de compra para que
complete el formulario de Términos de Referencia en www.mercadopublico.cl9 y lo publique, con
apoyo de la unidad requirente. La Unidad Requirente deberá proponer los Términos de
Referencia, considerando al menos los siguientes parámetros:
• La descripción y requisitos mínimos de los productos/servicios requeridos.
• Objeto o motivo del contrato o compra
• Requisitos que deben cumplir los oferentes
• Criterios de evaluación
• Entrega y Apertura de las ofertas; (Modalidades)
• Formas y Modalidad de Pago
• Indicación del Precio o valor de parte de los oferentes de los servicios que prestarán.
• Plazos de entrega del Bien y/o Servicio
• Nombre y Medio del Contacto en la Institución
• Garantías que se exigirán, si fuere necesario
• Etapas de preguntas y respuestas cuando el tiempo lo permite.
Paso 5: Elaborar Cuadro Comparativo
Con las ofertas presentadas en el sistema de información y una vez cumplidos los plazos de
publicación señalados en el punto anterior, el encargado de la publicación deberá elaborar el
cuadro comparativo correspondiente al proceso.
Paso 6: Evaluación
La comisión evaluadora o, será la que determine quién es el (o los) adjudicado(s), considerando
los criterios de evaluación definidos para el proceso.
9
El procedimiento a seguir para este proceso en www.chilecompra.cl se encuentra contenido en el Capítulo
11 del presente manual.
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DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
Paso 7: Creación Resolución Adjudicación
El Departamento de Asesoría Jurídica del Servicio de Resolución que aprueba la compra en la
que, además, establece la procedencia de la contratación directa en función del monto del
proceso, y la entrega para su V°B° a la unidad de A bastecimiento. Esta resolución debe estar
basada en los criterios de evaluación que se definieron por parte de la Unidad Requirente.
Paso 8: Aprobación Resolución de Adjudicación y publicación en www.mercadopublico.cl
La Resolución que aprueba la compra con los V°B° co rrespondiente es enviada a la autoridad
competente, quien en caso de estar de acuerdo con la decisión de contratación firma la
resolución y la deriva a la unidad de Abastecimiento, quien ingresa y publica de la decisión de
contratación en www.mercadopublico.cl. 10
Paso 9: Emisión OC al proveedor
Una vez que el jefe de departamento entrega su V°B° , el Supervisor de compra envía la Orden
de Compra al proveedor.
Paso 10: Informe Recepción
Una vez que la Unidad Demandante recibe los bienes o servicios solicitados, solicita al Usuario
Requirente la emisión del informe de recepción conforme, que funda el pago y lo envía a la
unidad de Abastecimiento. Luego, le asigna un número y lo envía a Finanzas para pago, y la
evaluación de proveedores se la envía al Supervisor de Compras de la Unidad de
Abastecimiento para su registro, control y gestión.
Paso 10: Calificación a proveedor
El usuario requirente califica en www.mercadopublico.cl al proveedor, a través de funcionalidad
correspondiente.
Paso 11: Proceso de Cierre
La unidad de Abastecimiento envía correo electrónico a los proveedores que ofertaron con los
resultados finales del proceso y agradece su participación, invitándoles a seguir participando en
futuras adquisiciones.
Paso 12: Gestión de Contrato
La unidad de Abastecimiento realiza seguimiento para analizar el grado de cumplimiento de lo
comprometido por el proveedor.
Paso 13: Gestión de Reclamos
En caso de que se presente un reclamo relacionado al proceso, el Director, debe derivar este
reclamo a quien corresponda, para que en un plazo no superior a 48 horas, se comuniquen con
el proveedor y le hagan llegar por escrito la respuesta.
Observaciones Respecto del Proceso Contratación menor a 100 UTM
En caso de que la Unidad Requirente no cuente con el perfil para acceder a
www.mercadopublico.cl y constatar el estado del proceso o realizar acciones directamente, La
unidad de Abastecimiento le enviará reportes periódicos que den cuenta de los avances en el
proceso y el formulario para que la Unidad Requirente realice la calificación del proveedor.
10
El procedimiento a seguir para este proceso en www.mercadopublico.cl se encuentra contenido en el
Capítulo 11 del presente manual.
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DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
FLUJOGRAMA ACTIVIDADES
TRATO DIRECTO O CONTRATACION MENOR A 100 UTM
UNIDAD REQUIRENTE
JEFE DEPARTAMENTO
SOLICITANTE
UNIDAD ABASTECIMIENTO
LOGISTICA
SDA
AUTORIDAD
COMPETENTE
SISTEMA MERCADO
PUBLICO
PROVEEDOR
INICIO
GENERA
FORMULARIO DE
REQUERIMIENTO
REVISA /
V°B°
REVISA /
AUTORIZA
REVISA /
V°B°
REFORMULAR
REQUERIMIENTO
COMPLETAR
FORMULARIO DE
TERMINOS DE
REFERENCIA
RECEPCION DEL
REQUERIMIENTO
PARA COMPRA
PUBLICACION
PRESENTAN
OFERTAS
ELABORA
PROPUESTA DE
CONTRATACION
GENERA CUADRO
COMPARATIVO
RECEPCIONA
PRODPUESTA DE
CONTRATACION
ELABORA
RESOLUCION QUE
APRUEBA PROC. DE
COMPRA
FIRMA RESOLUCION QUE
APRUEBA PROCESO DE
COMPRA
RECEPCION
CONFORME
SE ADJUNTA
RESOLUCION Y SE
EMITE O/C
RECEPCIONA O/C Y
ENVIA PRODUCTO
1
RECEPCION DEL
PRODUCTO Y/O
SERVICIO
CALIFICACION
PROVEEDOR
CIERRE
PROCESO
1
GESTION DEL
CONTRATO.
GESTION DE
RECLAMOS
FIN
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DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
2.5.5. Procesos de compra para bienes y servicios de alta complejidad
Para la contratación de bienes y servicios de alta complejidad, cuya definición requiera de
competencias técnicas mayores, y cuyo monto involucrado exceda las UTM 100, la institución
utilizará el catálogo Chile compra Express.
En caso de que los productos o servicios requeridos no se encuentren disponibles en el catálogo
Chile Compra Express, y que la institución no cuente con convenios de suministro vigentes para
la adquisición de los productos o servicios requeridos, deberá realizar una Licitación Pública.
2.5.6 Compra por Licitación Pública
Paso 1: Completar Formulario Requerimiento
Todo departamento o unidad que requiera un producto o servicio que no se encuentra disponible
en el catálogo Chile Compra Express ni a través de un Convenio de Suministro vigente en la
Institución, debe completar el Solicitud de compra.
Paso 2: Autorizar Requerimiento
El jefe de Departamento de la unidad en que emana el requerimiento en caso de estar de
acuerdo con lo solicitado firma el Solicitud de compra y lo deriva a la Sección Logística para su
revisión y visación, quien lo derivará a la Unidad de Abastecimiento. En caso de no estar de
acuerdo con lo solicitado devuelve el Solicitud de compra al remitente, con sus observaciones.
Paso 3: Revisión Requerimiento
La Encargada de Abastecimiento revisa el Solicitud de compra, para verificar que no tenga
errores ni le falten datos y para sancionar la disponibilidad inicial de presupuesto.
Paso 4: Asignación Requerimiento
La Encargada de Abastecimiento asigna el requerimiento a un Ejecutivo/a de compra para que
complete el formulario de bases en www.mercadopublico.cl11 y lo publique, con apoyo de la
unidad requirente.
Paso 5: Envío de Bases
Una vez completado, el Ejecutivo/a de compra, envía el formulario de bases a Jefaturas
correspondientes para revisión, se utilizan formatos de Bases previamente revisados por
Departamento de Asesoría Jurídica del Servicio, pero excepcionalmente y dependiendo de la
complejidad de la compra se envía primeramente al Departamento Jurídico para su revisión y
V°B°.
Paso 6: Revisión y aprobación del formulario de bases
Una vez aprobadas las Bases se validan y se autoriza la resolución aprueba bases por parte de
las jefaturas correspondientes para su posterior publicación. En caso de revisión del
Departamento Jurídico este valida el formulario de bases en el Sistema de Información, genera
la resolución que aprueba las bases y la envía a la autoridad competente para su autorización.
11
El procedimiento a seguir para este proceso en www.mercadopublico.cl se encuentra contenido en el
Capítulo 11 del presente manual.
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Paso 7: Publicación de Bases
La autoridad competente autoriza, a través del Sistema, la publicación de la adquisición y envía
a la unidad de Abastecimiento la resolución que aprueba las bases, documento que el
Supervisor de la compra utiliza como respaldo para publicar en www.mercadopublico.cl13.
Paso 8: Evaluación de las Ofertas
Al cumplirse la fecha de cierre, La unidad de Abastecimiento habiendo realizado los
correspondientes procesos de apertura bajará las ofertas presentadas, con las que se realizará
el proceso evaluación de ofertas14 en función de los criterios de evaluación y todos los
parámetros definidos en las bases de licitación.15
Paso 9: Determinar adjudicación
La comisión evaluadora o, en caso de no existir la mencionada comisión, la unidad requirente,
será la que determine quién es el (o los) adjudicado(s), considerando para estos efectos el
mayor puntaje obtenido de acuerdo a los criterios de evaluación definidos en las Bases para el
proceso.
Paso 10: Generación Resolución Adjudicación
La unidad de Abastecimiento procederá a generar la Resolución de Adjudicación, utilizando para
estos efectos el formato general visado previamente por el Departamento de asesoría Jurídica
del Servicio. De ser una compra de mayor complejidad el Departamento Jurídico procederá a
generar la Resolución de Adjudicación y la entrega para su V°B° a la unidad de Abastecimiento.
Esta resolución debe estar basada en los criterios de evaluación que se definieron por la Unidad
Requirente.
Paso
11:
Aprobación
www.mercadopublico.cl
Resolución
de
Adjudicación
y
publicación
en
La Resolución de Adjudicación con los V°B° correspo ndientes es enviada a la autoridad
competente quien, en caso de estar de acuerdo con la propuesta de adjudicación firma la
resolución y la deriva a la unidad de Abastecimiento, quien procederá a realizar el proceso de
adjudicación en www.mercadopublico.cl. 16
Paso 12: Elaboración Contrato
Si el monto de la contratación es mayor a 100 UTM, la unidad de Abastecimiento envía los
antecedentes del proceso al Departamento Jurídico, para que elabore el respectivo contrato.
Paso 13: Creación de resolución que aprueba contrato
El Departamento Jurídico elabora el respectivo contrato y gestiona que sea suscrito por las
partes involucradas. Una vez suscrito la Unidad de Abastecimiento genera la resolución que
apruebe el contrato utilizando para estos efectos el formato de resolución previamente visado
por el departamento de asesoría Jurídica.
12
El procedimiento a seguir para este proceso en www.mercadopublico.cl
Capítulo 11 del presente manual.
13
El procedimiento a seguir para este proceso en www.mercadopublico.cl
Capítulo 11 del presente manual.
14
Para mayor información respecto del proceso de evaluación de ofertas, ver
15
El procedimiento a seguir para este proceso en www.mercadopublico.cl
Capítulo 11 del presente manual.
16
El procedimiento a seguir para este proceso en www.mercadopublico.cl
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capítulo
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DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
Paso 14: Anexar contrato a www.mercadopublico.cl
El contrato suscrito por ambas partes y la resolución que aprueba contrato son enviados por el
departamento Jurídico al área de abastecimiento, para ésta lo anexe en la ficha del proceso
publicado en www.mercadopublico.cl18.
Paso 15: Informe Recepción
Una vez que la Unidad Demandante recibe los bienes o servicios solicitados, solicita al Usuario
Requirente la emisión del informe de recepción conforme, que funda el pago y lo envía a la
Unidad de Abastecimiento. Luego, asigna un número respectivo y lo envía a Contabilidad para
pago y la evaluación de proveedores se la envía al Supervisor de Compras de la Unidad de
Abastecimiento para su registro, control y gestión.
Paso 16: Envío Factura
Cuando el proveedor envíe la Factura concerniente a la adquisición, e la Unidad de
Abastecimiento enviará esta a Contabilidad para que efectúe el pago.
Paso 17: Calificación del proveedor
El usuario requirente califica en www.mercadopublico.cl al proveedor, a través de la
funcionalidad correspondiente.
Paso 18: Proceso de Cierre
La Unidad de Abastecimiento envía correo electrónico a los proveedores que ofertaron con los
resultados finales del proceso y agradeciendo su participación, invitándoles a seguir participando
en futuros procesos de adquisición.
Paso 19: Gestión de Contrato
La Unidad de Abastecimiento realiza seguimiento para analizar el grado de cumplimiento de lo
comprometido por el proveedor.
Paso 20: Gestión de Reclamos
En caso de que se presente un reclamo relacionado al proceso, el Director, debe derivar este
reclamo a quien corresponda, para que en un plazo no superior a 48 horas, se comuniquen con
el proveedor y le hagan llegar por escrito la respuesta.
Observaciones Respecto del Proceso Licitación Pública
En caso que la Unidad requirente no cuente con el perfil para acceder a www.mercadopublico.cl
y constatar el estado del proceso o realizar acciones directamente, la Unidad de Abastecimiento
le enviará reportes periódicos que den cuenta de los avances en el proceso y el formulario para
que la Unidad requirente realice la calificación del proveedor.
17
El procedimiento a seguir para este proceso en www.mercadopublico.cl se encuentra contenido en el
Capítulo 11 del presente manual.
18
El procedimiento a seguir para este proceso en www.mercadopublico.cl se encuentra contenido en el
Capítulo 11 del presente manual.
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DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
LICITACION PUBLICA
UNIDAD REQUIRENTE
JEFE
DEPARTAMENTO
SOLICITANTE
UNIDAD ABASTECIMIENTO
LOGISTICA / SDA
DEPARTAMENTO
JURIDICO
AUTORIDAD
COMPETENTE
SISTEMA MERCADO
PUBLICO
PROVEEDOR
INICIO
GENERA
FORMULARIO DE
REQUERIMIENTO
REVISA /
V°B°
REVISA /
AUTORIZA
REFORMULAR
REQUERIMIENTO
COMPLETAR
FORMULARIO DE
TERMINOS DE
REFERENCIA
RECEPCION DEL
REQUERIMIENTO
PARA COMPRA
REVISA Y DA
V°B°
GENERA
APROBACION DE
BASES
FIRMA Y ENVIA
RESOLUCION
SE RECEPCIONA
RESOLUCION QUE
APRUEBA BASES
ELABORA
PROPUESTA DE
CONTRATACION
PUBLICACION
PRESENTAN
OFERTAS
GENERA CUADRO
COMPARATIVO
ELABORA
RESOLUCION DE
ADJUDICACION
FIRMA RESOLUCION
DE ADJUDICACION
V°B°
SE ADJUNTA RES.
DE ADJUDICACION Y
SE EMITE ORDEN DE
COMPRA
ACEPTA Y ENVIA
PROD. Y/O
SERVICIO
SE
REQUIERE
CONTRATO
FIRMA
ELABORA
CONTRATO
CONTRATO
FIRMA CONTRATO
ELABORA RES. DE
APROBACION DE
CONTRATO
RECEPCION DEL
PRODUCTO Y/O
SERVICIO
GESTION DEL
CONTRATO.
GESTION DE
RECLAMOS
SE ADJUNTA EL
CONTRATO AL
PROCESO DE
ADJUDICACION
EJECUCION DEL
CONTRATO
ENVIO
FACTURA Y
PROD.
RECEPCION
FACTURA
CIERRE
PROCESO
FIRMA RESOLUCION
QUE APRUEBA
CONTRATO
FLUJO DE
PAGO
FIN
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DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
2.5.7 Compra por Licitación Privada
Los pasos a seguir para el procedimiento de compra a través de licitación privada deben ser los
mismos que en el de la pública, exceptuando lo indicado en el art. 8 de la ley de compras y 10
del reglamento.
Se procederá a realizar una contratación a través de licitación privada, previa resolución fundada
que autorice la procedencia de éste, así también el tipo de convocatoria será diferente ya que en
este caso será cerrada (paso 7).
2.5.8 Formulación de bases
Para determinar el contenido de las Bases se debe considerar la siguiente información: lo
dispuesto en la Ley Nº 19.886, lo señalado en los artículos 9, 19 al 43 y 57 letra b), del
Reglamento de la Ley Nº 19.886 y lo indicado en las normas comunes de esta normativa, junto
con la responsabilidad de cada actor dentro del proceso.
Contenidos de las Bases
• Introducción
• Objetivos de la Licitación
• Perfil y requisitos de los participantes
• Etapas y Plazos de la Licitación
• Calificación e idoneidad de los participantes. Este punto será validado con los
antecedentes legales y administrativos que los oferentes en forma física presenten o que
estén disponibles en el portal Chile proveedores.
• Entrega y Apertura de las ofertas (Modalidades)
• Definición de criterios y evaluación de las Ofertas (Nombramiento de Comisión, si
corresponde)
• Contenido del Contrato: objeto del contrato, plazo y duración, administrador del contrato,
término anticipado, etc.
• Modalidad de Pago
• Naturaleza y monto de las garantías de seriedad de la oferta, de fiel cumplimiento y de
anticipo cuando corresponda.
• Montos de las garantías, forma y oportunidad de restitución
• Multas y Sanciones
• Nombre y Medio de contacto en la Institución
En cuanto a las especificaciones técnicas de los bienes y servicios a contratar, se
requiere como mínimo:
•
•
•
Descripción de los Productos/Servicios
Requisitos mínimos de los Productos
Plazos de entrega del Bien y/o Servicio
Estas condiciones deben ser expresadas en forma genérica. De ser necesario hacer referencia
a marcas específicas, debe agregarse a la marca sugerida la frase “o equivalente” (Artículo 22
del Reglamento).
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Las Bases podrán contener otros elementos que se relacionen con el llamado a Licitación, con
el objeto de precisar la materia de la compra del bien y/o servicio, siempre que no contradigan
las disposiciones de la Ley de Compras y su Reglamento.
De estas definiciones se extraerá la información necesaria para completar el formulario de
Bases disponible en el Portal.
2.6. Evaluación de las ofertas
2.6.1 Criterios de evaluación
Los criterios de evaluación son parámetros cuantitativos y objetivos que siempre serán
considerados para decidir la adjudicación, atendiendo a la naturaleza de los bienes y servicios
que se licitan, la idoneidad y calificación de los oferentes y cualquier otro antecedente que sea
relevante para efectos de la Adjudicación.
Es obligatorio que todos los procesos de contratación cuenten con criterios de evaluación.
Los criterios de evaluación se pueden clasificar en:
Criterios Económicos, por ejemplo, precio final del producto o servicio (que incluye
valorización del servicio de mantenimiento).
Criterios Técnicos, tales como: garantía post venta de los productos, experiencia del oferente y
del equipo de trabajo, plazos de entrega, infraestructura, solidez financiera, calidad técnica de la
solución propuesta, cobertura, etc.
Criterios Administrativos, que tienen mayor relación con el cumplimiento de presentación de
los antecedentes administrativos y legales que se solicitan a los oferentes, como por ejemplo:
constitución de la sociedad, vigencia de la sociedad, certificado de la inspección del trabajo,
declaraciones juradas o simples de diversa índole, boletas de garantía, entre otros. Estos
elementos, en general, no tienen ponderación en la evaluación de la oferta sino que, más bien,
se consideran requisitos de postulación, debido a que si alguno se omite, la oferta se considera
incompleta.
Estos antecedentes se pueden encontrar vigentes en ChileProveedores, por lo cual no deben
ser solicitados por papel adicionalmente.
La aplicación de los criterios debe ser realizada únicamente en función de los parámetros y
ponderaciones debidamente establecidos en las respectivas Bases o TDR, según corresponda.
Para determinar los Criterios Evaluación es necesario tener claridad respecto de los objetivos de
la contratación (qué se quiere obtener), los que deben estar asociados a variables cuantificables
(Variables observables que permitan medir el cumplimiento de los objetivos). Estas variables
deben estar asociadas a ponderadores, en función de la relevancia de cada una de las ellas
para el proceso de contratación.
Las Variables a medir deben tener asociadas una Meta o estándar (Valor deseado o ideal para
cada indicador, incluyendo su tolerancia) con sus respectivos Tramos de Evaluación (Valoración
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de las diferencias en relación a la meta) y Método de medición. Cada proceso de evaluación
debe constar de al menos dos criterios de evaluación.
Ejemplo de cuadro de Criterios de Evaluación
Variable a medir
Ponderador
Tramos
Puntos
•Experiencia comprobable en el desarrollo del tema de Eficiencia
Energética.
X = N° proyectos relacionados al tema en que ha participado
directamente
30
X=0
0
0< X > = 5
50
X>5
100
X<3
0
3 =< X > = 10
50
X> 10
100
X=4
0
4< X > = 6
50
X>6
100
X=0
0
•Experiencia en proyectos de asistencia técnica en materias de
eficiencia energética.
X = N° proyectos de asistencia técnica que ha desarrollado en
materias de eficiencia energética
•Conocimiento del actual modelo de compras públicas
X = Nota Entrevista personal
•Experiencia de trabajo con el Sector Público y Municipalidades,
deseable.
X = N° proyectos en que ha trabajado para el sector público y
municipalidades, en el tema de EE
40
20
10
0<X> = 3
x> 3
50
100
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Ejemplo de cuadro de Criterios de Evaluación aplicado a una oferta
Variable a medir Proveedor X
Ponderador
Tramos
Puntos
Puntos totales
•Experiencia comprobable en el desarrollo del tema de Eficiencia
Energética.
X = N° proyectos relacionados al tema en que ha participado
directamente ( 7 proyectos)
30
•Experiencia en proyectos de asistencia técnica en materias de
eficiencia energética.
X = N° proyectos de asistencia técnica que ha desarrollado en
materias de eficiencia energética (7 Proyectos)
40
•Conocimiento del actual modelo de compras públicas
X = Nota Entrevista personal (5.8)
20
•Experiencia de trabajo con el Sector Público y Municipalidades,
deseable.
X = N° proyectos en que ha trabajado para el sector público y
municipalidades, en el tema de EE (5 proyectos)
X>5
100
3 =< X > = 10
50
20
4< X > = 6
50
10
x> 3
100
30
10
10
Total Puntaje Proveedor X: 70 puntos.
2.6.2 Evaluación de ofertas para procesos de baja complejidad
Para contrataciones de baja complejidad, la evaluación de las ofertas presentadas por los
proveedores debe ser realizada por la Unidad de abastecimiento, quien debe levantar la
información de las ofertas, y aplicar a éstas los criterios de evaluación previamente definidos en
las respectivas Bases o TDR, según corresponda.
Con la información de las ofertas recibidas, el Gestor de Compra debe generar el Cuadro
Comparativo de Ofertas, documento que registra la información de los distintos parámetros a
considerar en la evaluación de las ofertas.
A partir del Cuadro Comparativo de Ofertas, el Gestor de compras aplica los Criterios de
Evaluación y genera el Informe de Evaluación, documento que registra el puntaje final obtenido
por cada una de la ofertas en función de los Criterios de Evaluación, y que debe estar anexado a
la Resolución que da cuenta del resultado final del proceso de contratación.
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2.6.3 Evaluación de ofertas para procesos de alta complejidad
En los casos de contrataciones de alta complejidad, la evaluación de las ofertas presentadas por
los proveedores será realizada por una Comisión de Evaluación.
Podrán integrar la Comisión de Evaluación una o más personas del Departamento o Unidad al
que pertenece el Usuario Requirente, una o más personas del Departamento Jurídico, una o
más personas del Departamento de Finanzas, una o más personas del Departamento de
Administración, expertos externos, unidades técnicas especiales, u otras personas, según lo
determine el Director.
La Unidad de Abastecimiento entregará a cada uno de los integrantes de la Comisión de
Evaluación la información completa de las ofertas recibidas, información con al que la Comisión
de Evaluación procederá a iniciar su trabajo.
La Comisión de Evaluación, a través de metodología de panel de expertos u otra que defina al
efecto, procederá a aplicar los Criterios de Evaluación y generar el Acta de Evaluación,
documento que deja constancia, entre otros aspectos, de:
• Los integrantes que participaron en el proceso de evaluación;
• Las ofertas evaluadas;
• Los criterios, ponderaciones y puntajes establecidos en las bases y que fueron utilizados
para la evaluación;
• Las solicitudes de aclaraciones, pruebas y rectificaciones de defectos formales y las
respuestas a dichas solicitudes;
• Las evaluaciones de cada oferta, el puntaje final obtenido por cada una de las ofertas en
función de los Criterios de Evaluación y la recomendación de adjudicación, deserción o
declaración de inadmisibilidad y su justificación.
El resultado del trabajo realizado por la Comisión de Evaluación quedará registrado en una Acta
de Evaluación firmada por todos los miembros de la comisión evaluadora y debe anexarse a la
Resolución que da cuenta del resultado final del proceso de contratación.
2.7 Cierre de Procesos
Terminado el proceso de evaluación de ofertas y generado el Informe o Acta de Evaluación,
según corresponda, Unidad de Abastecimiento, debe realizar el cierre del proceso, entregando
toda la información necesaria para fundamentar la decisión final respecto del proceso,
establecer métodos para resolver las inquietudes de proveedores respecto del proceso y
agradecer la participación de proveedores.
2.7.1 Fundamentación de la decisión de compra
Cada decisión de compra debe ser fundamentada en el Informe o Acta de Evaluación según
corresponda, documento que debe dar cuenta, en forma clara y ajustándose a los criterios
previamente establecidos en las respectivas Bases o TDR, del resultado final del procesos y de
la decisión final de la Institución, y que debe ser anexado a la Resolución que establece la
decisión final del proceso.
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La Resolución que da cuenta del resultado final del proceso debe estar en concordancia con el
Informe o Acta de Evaluación, y establecer claramente las condiciones en las cuales se
contratará con los proveedores adjudicados, o de lo contrario, las condiciones que hacen
necesario declarar desierto todo o parte del proceso.
2.7.2 Comunicados de resultados y agradecimientos
Una vez concluido cualquier proceso de adquisición de la Institución, el [Departamento de
Administración o Abastecimiento] enviará un comunicado, a través de mail o carta formal, a
nombre del Jefe del [Departamento de Administración o Abastecimiento], a los proveedores
participantes del proceso, informando que se encuentra disponible en www.mercadopublico.cl la
información del término del proceso de adquisición.
En el comunicado además se agradecerá la participación de los proveedores en el proceso, se
establecerá la posibilidad de manifestar al Jefe de la Unidad de Abastecimiento inquietudes
respecto de la decisión final de la institución, e invitará a continuar participando de los procesos
de adquisiciones que la Institución realice.
En caso de procesos que no hubiesen sido realizados a través de www.mercadopublico.cl y por
tanto no sea posible conocer el resultado del proceso por esa vía, el comunicado deberá
contener la Resolución correspondiente que da cuenta del resultado final del proceso.
2.7.3 Resolución de inquietudes
Las inquietudes que los proveedores manifiesten, respecto de los procesos de adquisición que
la Institución realice, serán recibidas por Encargada de la Unidad de Abastecimiento. En caso de
que otro funcionario de la Institución reciba directamente consultas o inquietudes respecto de
algún proceso de adquisición de la Institución deberá derivar esta consulta al Encargado de la
Unidad de Abastecimiento, quien gestionará las respuestas a cada una de las inquietudes y
derivará las consultas al responsable de cada uno de los procesos.
El responsable de cada proceso deberá preparar la respuesta a la inquietud del proveedor, la
que deberá remitir directamente al proveedor, vía correo electrónico, con copia al Encargado de
la Unidad de abastecimiento. La respuesta al proveedor deberá ser enviada en un plazo no
superior a 48 horas hábiles.
En caso de que se reciban reclamos de proveedores en forma directa o a través de la
plataforma Probidad Activa de Mercado Público, respecto de algún proceso de adquisición de la
Institución, los responsables de cada proceso deberán dar respuesta, las que deberán ser
canalizadas por el Jefe de la Unidad de Abastecimiento a través de la funcionalidad disponible
en www.mercadopublico.cl al efecto. El tiempo de respuesta no debe superar las 48 horas.
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2.8. GESTIÓN DE CONTRATOS Y DE PROVEEDORES
La Gestión de contratos significa definir las “reglas de negocio” entre la entidad compradora y
los proveedores - minimizando los riesgos del proceso - y manejar eficaz y eficientemente su
cumplimiento.
Comprende la creación del contrato, su ejecución, la gestión de las entregas de los productos o
servicios y la relación con los proveedores.
Una visión integral incluye además la gestión post entrega (o post venta), la evaluación de los
contratos, el registro y uso de la información generada en cada adquisición para planificar las
compras y tomar mejores decisiones.
La Unidad de Abastecimiento, llevará registro y actualización mensual de todos los contratos
vigentes de la Institución. Esto, de acuerdo a familias clasificadas de la siguiente manera:
•
•
•
•
•
•
Inmobiliarios (arriendos)
Telecomunicaciones (telefonía fija y móvil, Internet, entre otros)
Mantención y Servicios Generales (aseo, vigilancia, Mantención de infraestructura, entre
otros)
Mantención vehículos y equipamiento
Servicios de Apoyo
Otros servicios
Cada registro debe contener los siguientes datos:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Todas las contrataciones reguladas por contrato,
Fecha de inicio de contrato
Antigüedad del Contrato (en años y meses)
Monto anual de contrato
Si tiene cláusula de renovación automática
Si tiene cláusula de término anticipado
Fecha de entrega de productos o cumplimiento de hitos
Fecha de pago
Funcionario de la entidad responsable o coordinador de ese contrato
Garantías
Multas
Calificación al Proveedor
La Unidad de Abastecimiento actualizará la base de datos, de manera que contenga la
información completa de cada contrato.
Esta información debe ser utilizada para verificar mensualmente si proceden pagos renovación,
término u otros hitos.
La evaluación de los contratos debe ser realizada antes de la fecha de término o renovación
establecida en los mismos. Se debe considerar los plazos de avisos anticipados establecidos en
los contratos.
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Criterios a evaluar, cuando corresponda:
o
o
o
o
o
Antigüedad19
Especificidad
Complejidad de licitarlo
Cláusulas de término de contrato
Cumplimiento del contrato por parte del proveedor
La Unidad de Abastecimiento definirá un calendario de actividades de evaluación, para realizar
la evaluación oportuna, considerando: fechas de vencimiento contrato, condiciones de término,
antigüedad del contrato.
Los funcionarios de la institución designados coordinadores de contratos y los que estén a cargo
de los pagos tienen la obligación de entregar al funcionario encargado de gestionar los contratos
toda la información que éste requiera en forma oportuna, con el fin de evitar posibles reclamos
de parte del proveedor o incumplimiento de contrato por parte de éste.
Plazo para la suscripción de los contratos:
El plazo para la suscripción del contrato será aquel que se contemple en los términos de
referencia o en las bases respectivas; si nada se dice, deberá ser suscrito en un plazo no
superior a 30 días corridos a partir de la fecha de la notificación de la adjudicación.
El contrato definitivo podrá ser suscrito por medios electrónicos, de acuerdo a la legislación
sobre firma electrónica.
Una vez suscrito, se deberá publicar en el Sistema de Información http://www.chilecompra.cl.
2.9 Manejo de incidentes
La Institución siempre dará solución a todos los problemas que se pudieran generar producto de
los procesos de adquisición que realiza.
Estos problemas serán analizados según se trate de situaciones o incidentes internos o
externos.
2.9.1 Incidentes internos
Los incidentes internos son todas las situaciones irregulares, que involucren sólo a funcionarios
de la Institución, no contenidas en el presente manual, que afecten la transparencia y eficiencia
de los procesos de compra o contratación.
19
A mayor antigüedad, es recomendable evaluar la posibilidad de re-licitar.
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Para dar respuesta a un incidente interno relacionado con una adquisición el Jefe de
Administración o Abastecimiento convocará al Jefe del Departamento de la Unidad Requirente
a constituir una comisión especial, que deberá determinar las acciones a seguir.
En caso de que esta comisión no pueda determinar las acciones a seguir, sea por las
competencias de quienes la componen o por la imposibilidad de lograr acuerdo absoluto, el
incidente será sometido a la evaluación del comité de ética de la institución.
2.9.2 Incidentes externos
Los incidentes externos son todas las situaciones irregulares, que involucren a funcionarios de la
Institución, proveedores o ciudadanos, no contenidas en el presente manual, que afecten la
transparencia y eficiencia de los procesos de compra o contratación.
Para dar respuesta a un incidente externo relacionado con una adquisición el Jefe de
Administración o Abastecimiento convocará al Jefe del Departamento de la Unidad Requirente
a constituir una comisión especial, que deberá determinar las acciones a seguir.
En caso de que esta comisión no pueda determinar las acciones a seguir, sea por las
competencias de quienes la componen o por la imposibilidad de lograr acuerdo absoluto, el
incidente será sometido a la evaluación del comité de ética de la institución.
2.9.3 Comité de ética
Cualquier conducta apartada de las buenas prácticas de abastecimiento, que atente contra los
principios y valores de la Institución, será sometida a la evaluación del comité de ética de la
Institución.
El comité de ética estará conformado por el Subdirector Administrativo, el Jefe de Recursos
Humanos, Auditor y Jefe Departamento Jurídico, y tendrá como objetivo someter a evaluación
los casos que le sean presentados y determinar si corresponde ejecutar acciones producto de
conductas no apropiadas de funcionarios de la Institución.
El comité de ética sesionará solo cuando se presenten situaciones que asilo requiera pudiendo
ser convocado en forma excepcional por el Subdirector Administrativo para dar a conocer algún
tema extraordinario.
Además, es responsabilidad del comité de ética conocer y sancionar incidentes internos y
externos que no puedan ser solucionados por las comisiones que los evalúen, y determinar
acciones a seguir en cada caso.
Las decisiones adoptadas por el comité de ética se formalizarán a través de las actas que se
levantarán cada vez que el comité sesione.
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2.10. Áreas que intervienen en los procesos de compra.
DIAGRAM A DE FLUJO
CLIENTE
INTERNO
SUBDIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
Autoriza la compra
Solicitud de
Compra
Bases Adm.
Términos de Ref.
Espec. Técnicas
Cliente
Recibe doc. Para
corrección
DPTO. FINANZAS
asigna monto
e ítem
presupuestario
Revisión y
V°B° JEFE DPTO.
LOGISTICA
ABASTECIMIENTO
•Genera Resolución Aprueba
Bases
PROVEEDOR
Acepta y
despacha
•Publica licitación
•Acta de Apertura
•Cuadro comparativo
•Acta de Evaluación y
Propuesta de adjudicación
•Resolución de Adjudicación
•Adjudicación
•Orden de Compra a
proveedor adjudicado
•Se arma expediente para
BODEGAS
Recepcionan
CONTABILIDAD
Procede a la
Cancelación
pago de factura
1. El Cliente Interno envía la Solicitud de compra a la Subdirección que corresponda ya sea
Medica o Administrativa, la solicitud de compra debe ser autorizada por la Subdirectora
administrativa, para que luego el departamento de Finanzas asigne ítem y monto
presupuestario, para luego derivar al departamento de Logística quien asignará un
número correlativo a la solicitud de compra y procede a su registro y coordinará la
adquisición a través de su unidad de abastecimiento, se valida para poder realizar la
publicación correspondiente (es validada siempre y cuando los términos de referencia o
especificaciones técnicas vengan claros para poder realizar la publicación
correspondiente, para el caso o si no vienen adjuntos los antecedentes técnicos, se
devuelve al cliente interno para adjuntar toda la documentación correspondiente.
2. Cuando la solicitud de compra, esta validada se realizan las Bases administrativas y la
Resolución de Aprueba Bases, una vez firmada la resolución se procede a la publicación
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de dicha adquisición, asignando los plazos correspondientes, dependiendo de la
adquisición que corresponda.
3. Al cierre de la licitación, se realiza el Acto de Apertura, se confecciona el cuadro
comparativo y se reúne la comisión para realizar el Acta de evaluación y Propuesta de
Adjudicación con todos los integrantes nombrados en la Resolución de aprueba bases,
anteriormente mencionada.
4. Con el Acta de evaluación y Propuesta de Adjudicación debidamente firmada, se
confecciona la Resolución de Adjudicación que debe estar debidamente firmada por el
director del Hospital.
5. La ejecutiva de Compras a cargo del proceso realiza la adjudicación en el portal de
compras, una vez adjudicada se le envía la Orden de Compra al Proveedor, el proveedor
acepta la Orden de Compra y despacha los productos a la de Bodega que corresponde a
su materia.
6. la Sección de expedientes de facturación de la Unidad de Abastecimiento asigna el
compromiso presupuestario a la Orden de Compra.
7. Bodegas revisa cuidadosamente los productos y los recepciona conforme.
8. La facturas y la Recepción Conforme es remitida a oficina de partes para su ingreso a
programa computacional SIA, luego se despacha a Abastecimiento, para que la sección
de expedientes de facturación proceda a adjuntar la documentación correspondiente al
expediente para su pago.
9. Los expedientes de facturación son enviados al departamento de finanzas para su VºB
una vez que los antecedentes son recibidos en la Unidad de Contabilidad esta unidad
debe realizar la cancelación correspondiente al Proveedor.
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* Nuevo formato enviado desde el Servicio de Salud Arauco
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MINISTERIO DE SALUD
SERVICIO DE SALUD ARAUCO
SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
UNIDAD DE ABASTECIMIENTO/
SOLICITUD DE COMPRA Nº ____________/
FECHA_____________/
Departamento o Unidad que Solicita: ________________________________________
Nombre
Cantidad.
Genérico
(Q)
Producto o Servicio
Unidad
de
medida
Descripción/especificacion
es técnicas
Valor
Unitario
Neto
Costo Total
Estimado
Neto
TOTAL NETO
IVA
TOTAL CON IVA Y/O IMPUESTO
CRITERIOS DE
EVALUACION
%
APLICACIÓN
Precio
Experiencia
Plazo de entrega
Calidad del servicio
Calidad del producto
_____________________________
FIRMA JEFE DEPTO SOLICITANTE
_________________________________________
FIRMA DE SUBDIRECCION (CORRESPONDIENTE)
__________________________________
FIRMA DE JEFE DE LOGÍSTICA
__________________________________________
FIRMA DE ENCARGADO DE ABASTECIMIENTO
EXCLUSIVO DEPTO. FINANZAS
ITEM PRESUPUESTARIO: _______________________________PRESUPUESTO ASIGNADO:_________________________
OBSERVACIONES________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________
____________________________
Vº Bº JEFE DEPTO. FINANZAS
_______________________________________
AUTORIZA SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO
FECHA: ____________________
FECHA: ___________________
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2.2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECCIÓN EXPEDIENTES DE FACTURACIÓN
Elaborado por:
Ing. Idilia Campos Silva
Encargada de Expedientes
de
Facturación
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INTRODUCCION
Expediente de Facturación es una Sección de la Unidad de Abastecimiento, perteneciente al
Departamento de Logística del Hospital Dr. Rafael Avaria V. de Curanilahue, se relaciona con todos
los servicios del Hospital. El funcionario que se desempeñe en esta área requiere de conocimientos
técnicos y pautas a seguir para llevar a cabo sus funciones en forma ordenada y responsable.
El presente manual fue preparado para servir como una herramienta eficaz que le permitan al
funcionario contar por escrito con normas y procedimientos, para administrar sus actividades en
forma eficiente, especificando además cada una de las funciones del área, en concordancia con el
presupuesto contable asignado.
Cabe señalar que la utilidad de la información que comprende el manual depende, en gran
medida, de la vigencia de su contenido, por lo que es indispensable que derivado de cualquier
modificación en las funciones, estructuras y normas que afecten los procedimientos, se proceda a la
actualización de éste conforme a los resultados que se observen en su aplicación y las necesidades
de las áreas involucradas en este proceso administrativo. En beneficio de los proveedores y
funcionarios.
1.1. OBJETIVO DE LA SECCIÓN EXPEDIENTE DE FACTURACIÓN
Armar expedientes de Facturación, recopilando y adjuntando toda la documentación correspondiente
Requerimiento Original con visaciones correspondientes, Orden de Compra Mercado público,
Resolución, Factura, Recepción Conforme con visaciones correspondientes y contabilizar la
obligación o compromiso presupuestario en Sistema SIGFE.
1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS:
1. Recepcionar, revisar y registrar las Facturas de pago por las adquisiciones bienes y/o servicios,
efectuados por el Hospital.
2. Velar por la adecuada administración de los recursos financieros y económicos del Estado.
3. Registrar compromiso contable, adquiridos con los proveedores.
4. Enviar al departamento de Finanzas y unidad de Contabilidad y Presupuesto el compromiso
presupuestario en órdenes de compra, los expedientes completos con los documentos de
respaldo para pago de facturas
5. Recopilar y proporcionar la información relativa a las materias de su competencia.
6. Aplicar y velar por el cumplimiento de las normas e instrucciones relativas a las materias
indicadas. en las letras anteriores.
7. Desempeñar las demás funciones y tareas que encomienden en las materias de su competencia,
el Director y/o sus Jefaturas.
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1.3. RECURSO HUMANO
La dotación de funcionarios que se asigna a la sección de Expediente de Facturación del Hospital Dr.
Rafael Avaria V. de Curanilahue, dependerá del nivel de complejidad del establecimiento, y de la
presión originada por la demanda.
•
Profesional LEY 18834.
•
Administrativo Programa de Reinserción Laboral
Sistemas Informáticos utilizados:
La sección de Expediente de Facturación del Hospital Dr. Rafael Avaria V. de Curanilahue, debe
utilizar diferentes sistemas informáticos tales como:
•
•
Sistema Software SIGFE.
Programa de apoyo SIA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
2.1.
NORMATIVAS GENERALES
2.1.1. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SIGFE
DESCRIPCION DEL SIGFE:
El Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado. Dependiente de la
Dirección de Presupuestos, cuyo objetivo principal es lograr una mayor transparencia en la gestión
financiera del sector público.
El sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado (SIGFE), es un programa del
gobierno consecuente con los compromisos suscritos en los protocolos de la Ley de presupuesto,
años 2001-2002, cuyo objetivo es buscar desarrollar e implementar un sistema de información
financiero estatal, único y de carácter dinámico
Dependiente de la Dirección de Presupuestos, el sigfe es una aplicación, cuyo diseño está
enfocado a unificar la gestión financiera del Estado, centralizando su operación a través del sigfe
Internet.
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El sistema cubre, en su diseño, aspectos operativos y gerenciales que favorecen el proceso
de descentralización de la gestión, adicionalmente su objetivo es constituirse en una herramienta de
apoyo efectivo para mejorar y dar mayor transparencia a la gestión financiera en el sector público, en
los niveles: estratégico, sectorial e institucional.
El Servicio de Salud Arauco, se incorporó a este sistema Sigfe el año 2004.
Entre sus objetivos más específicos se cuenta:
•
Facilitar la generación de información financiera del Estado en la forma y contenido requerido
por los diferentes niveles jerárquicos.
•
Suministrar mecanismo destinados a simplificar la determinación de las proyecciones
financieras.
•
Proveer los elementos base para los procesos de fiscalización y evaluación de la gestión
financiera.
•
Contribuir a la simplificación de los procedimientos administrativos y a la disminución de los
costos burocráticos.
•
Proporcionar Indicadores de gestión o desempeño financiero e información de desviaciones,
como también costos por centro de responsabilidad, actividad o productos.
•
Disponer de información para las cuentas públicas, estadísticas fiscales u otros
requerimientos macroeconómicos
Desarrollo Sigfe:
El sistema Sigfe consta de seis Módulos:
•
•
•
•
•
•
Modulo Configuración.
Modulo de Presupuesto.
Modulo de Compromiso.
Modulo de Contabilidad.
Modulo de Tesorería.
Modulo de reportes.
Modulo de Configuración: Este modulo nos proporciona las siguientes opciones:
•
Poblamiento de Catálogos, esta opción se encuentra Deshabilitada.
•
Mantenedores de Proveedores, esta opción nos permite Ingresar o crear nuevos proveedores,
clientes, funcionarios y otros no incluido en el sistema.
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•
Convertidor Analítico, esta opción nos permite saber el cierre mensual efectuado a nivel de
Servicio de Salud Arauco.
Modulo de Presupuesto: Este modulo nos permite realizar las siguientes funcionalidades:
•
Requerimiento de Gasto. Esta opción nos permite realizar la programación de Ejecución de
Gasto y modificación de requerimiento.
•
Requerimiento de Ingreso: Esta opción nos permite realizar la programación de Ejecución de
ingreso y modificación de requerimiento.
•
Ley de Presupuesto de Gasto. Esta opción nos permite efectuar modificaciones
Presupuestarias
•
Ley de Presupuesto de Ingreso. Esta opción nos permite efectuar modificaciones
Presupuestarias.
Modulo de Compromiso. El objetivo de este modulo es registrar:
•
Los acuerdos contractuales con proveedores, contratistas u ordenes de adquisición puestas
en el mercado, tanto de carácter explicito como implícito, con impacto inmediato o futuro en el
presupuesto
•
Como igualmente las decisiones de las autoridades administrativas que puedan afectar las
disponibilidades presupuestarias.
Tipos de compromisos Contractuales:
•
Compromisos Explícitos. Estos compromisos son aquellos en que los datos de captura se
generan en el modulo de compromisos, a partir de una potencial obligación a futuro.
(generado por una orden de compra).
•
Compromisos Implícitos. Estos compromisos en que los datos de captura se generan desde
el modulo de contabilidad, en el momento de generarse el hecho económico, (consumos
básicos, luz, agua, teléfonos etc.).
El Modulo de Compromiso. Este modulo lo utiliza diariamente la sección de expediente de
facturación, ingresando las órdenes de compra generada vía portal chile compra (se digitan y validan
los compromisos).
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2.1.2. PROCEDIMIENTOS SISTEMA SIA
DESCRIPCION DEL SISTEMA SIA:
Sistema Información Administrativa.
El SIA es un sistema de Información para la Gestión Financiera dependiente de la Dirección del
Servicio de Salud Arauco, cuyo objetivo principal es ser una Herramienta de control operativo,
generando reportes y estadísticas en forma inmediata.
El Servicio de Salud Arauco, se incorporó a este sistema SIA el año 2002.
Entre sus objetivos específicos:
• Servir de ayuda en la administración del departamento de Logística y Finanzas.
• Ser una fuente de información para la toma de decisiones.
• Seguimiento continúo de Facturas, Viáticos, Cheques y pagos.
VENTAJAS SISTEMA SIA
•
Es un sistema muy fácil de usar, intuitivo, amigable.
•
Mantener la información segura, precisa y disponible en forma inmediata.
•
El SIA integra los siguientes módulos de contabilidad, banco, facturación y cuentas por pagar.
•
Disminuye el tiempo de operación.
•
Personalizable en sus reportes como en la impresión de los comprobantes.
2.1.3. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS FACTURAS:
CONCEPTO
También conocida como factura de compra o factura comercial, es un documento que refleja toda
la información de una operación de compraventa porque muestra o detalla el producto comprado o
vendido.
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TIPOS DE FACTURAS
Factura rectificativa.- es aquel documento que detalla alguna corrección en la factura ordinaria o
bien la devolución de la mercancía.
También es precisamente un tipo de factura que se emite para corregir algún error o agregar algún
dato que sea necesario
Factura recapitulativa.-. Emitir una factura hacia un mismo destino en reiteradas ocasiones puede
volverse un proceso tedioso, para evitar estos inconvenientes y volver el proceso más sencillo existen
las facturas recapitulativas que sirven para agrupar una serie de facturas.
CLASES DE FACTURAS
Se clasifican por el lugar a donde se realizan las operaciones de compra venta de exportación:
Factura a plaza: Se llama factura de plaza a la que se extiende cuando las ventas se realizan en la
localidad donde radica el vendedor.
Factura a extensión: Se llama factura de extensión a la que se extiende cuando la venta se realiza a
compradores que radican en localidades diferentes a la del vendedor; ocasionando gastos de
embalaje, transportes, seguros, etc.
QUE DEBE CONTENER UNA FACTURA
Existen distintos formatos para una factura, todos están obligados a llevar cierta información mínima
para que el documento sea válido.
Lo primero y necesario es mencionar de manera explícita que nos encontramos frente a una factura,
así como también la fecha y el número correlativo de la misma.
Otro dato importante es la información básica del empresario o profesional que emite la factura y
también de quien la recibe.
En el caso del emisor, estos datos serían su nombre y apellidos, razón social, y domicilio En el
caso del receptor, los datos necesarios solo son nombre, apellidos.
El siguiente paso es la descripción de los servicios o de la operación por la cual se ha emitido la
factura
IMPORTANCIA DE LA FACTURA
Lo más importante de solicitar una factura cuando realizas una compra, primero, es
la responsabilidad del vendedor a garantizar lo que te vende. ante un desperfecto o falla del material.
Segundo. Te aseguras que el vendedor pague el impuesto correspondiente, el cual ya está incluido
en el precio, o sea que ante una compra sin factura, el comerciante se está quedando con esa
cantidad de dinero que no le corresponde.
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USO DE LA FACTURA
Una factura se debe emitir, cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos
o costos para efecto tributario.
2.2.
PROCEDIMIENTOS
GENERALIDADES:
Todo procedimiento de pago de bienes y servicios, se encuentra definido por procesos de compra ya
establecidos por Mercado Publico, por lo que la sección de Expediente y Facturación debe
enmarcarse en dicho procedimiento:
COMPRA MENOR
Para el pago de la factura por compra menor a 3 U.T.M. el expediente de facturación debe contener
los siguientes documentos de respaldos:
•
•
•
•
•
Orden de compra
Certificado de Habilidad del proveedor en chileproveedores.
Certificado de Disponibilidad Presupuestaria
Solicitud de Compra
Tres cotizaciones de diferentes proveedores
COMPRA POR CONVENIO MARCO
Para el pago de la factura por convenio marco, el expediente de facturación debe contener los
siguientes documentos de respaldos:
•
•
•
•
Orden de compra
Certificado de Habilidad del proveedor en chileproveedores.
Certificado de Disponibilidad Presupuestaria
Solicitud de Compra
COMPRA POR LICITACIÓN PÚBLICA Y PRIVADA
Para el pago de la factura por Licitación Pública y Privada, el expediente de facturación debe
contener los siguientes documentos de respaldos:
•
•
•
•
Orden de compra
Certificado de Habilidad del proveedor en chileproveedores.
Certificado de Disponibilidad Presupuestaria
Resolución Adjudicación
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•
•
•
•
Resolución de Aprueba Bases de Licitación
Acta de Evaluación y Propuesta de adjudicación
Solicitud de Compra
Anexos
COMPRA POR TRATO DIRECTO
Trato directo menor a 10 UTM: Para el pago de la factura para trato directo menor a 10 UTM con
tres cotizaciones, el expediente de facturación debe contener los siguientes documentos de
respaldos:
•
•
•
•
•
•
Orden de compra
Certificado Habilidad en el portal
Certificado de Habilidad del proveedor en chileproveedores.
Resolución de Adjudicación
Solicitud de Compra
Tres cotizaciones de diferente proveedor
Trato directo: Para el pago de la factura de trato directo, el expediente de facturación debe contener
los siguientes documentos de respaldos:
•
•
•
•
•
•
•
Orden de compra
Certificado Habilidad en el portal
Certificado de Habilidad del proveedor en chileproveedores.
Resolución de Adjudicación
Solicitud de Compra
Cotización
Anexo
2.2.1 COMPROMISO PRESUPUESTARIO ORDEN DE COMPRA
Descripción:
A continuación se describen las acciones que corresponden a la Sección de expediente de
facturación del Hospital Dr. Rafael Avaria V. de Curanilahue, con respecto al compromiso
Presupuestario Sigfe en orden de compra.
La orden de compra generada en el portal www.mercadopublico.cl, es un proceso administrativo legal
que un comprador entrega a un proveedor para solicitar un determinado bien, en el cual se adquiere
un compromiso de pago con el proveedor, una vez aceptada la orden de compra.
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Procedimiento:
1. Toda vez que se genere una orden de compra en el portal www.mercadopublico.cl, y es
aceptada por el proveedor, quien la emite debe enviar orden de compra con su
documentación de respaldo a la sección de Expediente de Facturación.
2. Sección de Expediente de facturación, recepciona y revisa documentación adjunta a la orden
de compra generada en el portal www.mercadopublico.cl, digitada por la Ejecutiva de la
Unidad de Abastecimiento.
3. Si los documentos de respaldo No corresponden a lo solicitado se devuelve la orden de
compra con su documentación de respaldo a Ejecutiva de Compras. Ejecutiva de Compras,
recepciona orden de compra con su documentación de respaldo con errores revisa y subsana
los errores, enviando nuevamente a sección de expediente de Facturación.
Si los documentos de respaldo corresponden a lo solicitado, Se procede a colocar timbre
Sigfe, para asignar el Compromiso Presupuestario.
4. Sección de Expediente de facturación, una vez recepcionada correctamente la documentación
y orden de compra, procede a digitar Compromiso Presupuestario en programa SIGFE
Plataforma sistema SIGFE.
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
Plataforma sistema SIGFE, módulo de Compromiso Presupuestario
Plataforma sistema SIGFE, módulo de validación
5. Sección Expediente de facturación, una vez terminado el proceso de Compromiso
Presupuestario en la plataforma Sigfe, archiva la documentación de respaldo con su
respectiva orden de compra en espera de la factura.
2.2.2 FLUJOGRAMA
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DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
FLUJOGRAMA DE COMPROMISO SIGFE DE ORDEN DE COMPRA
DEPARTAMENTO DE LOGISTICA - UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
ABASTECIMIENTO
EXPEDIENTE DE FACTURACIÓN
INICIO
RECEPCIÓN
DE ÓRDEN DE COMPRA
CON SU
DOCUMENTACIÓN DE
RESPALDO
EJECUTIVA DE
COMPRAS GENERA
ORDEN DE
COMPRA EN EL PORTAL
WWW.CHLECOMPRAS.CL
REVISIÓN
DOCUMENTOS
DEVOLUCIÓN ÓRDEN
DE COMPRAS,
EJECUTIVA DE
COMPRAS
COMPROMISO (SIGFE),
EN
ÓRDEN DE COMPRA
EJECUTIVA DE
COMPRAS REVISA
EXPEDIENTE Y
ADJUNTA
DOCUMENTACION
FALTANTE
REGISTRO EN ORDEN
DE COMPRA DEL
COMPROMISO SIGFE
EJECUTIVA DE
COMPRAS DEVUELVE
EXPEDIENTE A
FACTURACIÓN
ARCHIVAR
ÓRDEN DE COMPRA
CON SU
DOCUMENTACIÓN DE
RESPALDO EN ESPERA DE
FACTURA
FIN
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
2.2.3
PROCEDIMIENTO DE FACTURAS
A continuación se describen las acciones que corresponden a la sección expediente de facturación
del Hospital Dr. Rafael Avaria V. de Curanilahue, con respecto a la recepción de facturas.
Cabe destacar que el proceso incluye registros manuales e informes diarios estandarizados por
sistema SIA.
1. La Oficina de Partes de la Dirección del Hospital de Curanilahue, recepciona todas las
facturas y procede a:
•
Realizar el registro manual en libro recepción de facturas.
•
Envío de Facturas a secretaría de Departamento de Finanzas.
2. La Secretaria del Departamento de Finanzas del Hospital de Curanilahue, recepciona y
verifica todas las facturas:
•
Verifica Fecha de emisión, Rut. Razón social, y domicilio.
•
Revisa e ingresa las facturas en sistema SIA.
3. La Secretaria del Departamento de Finanzas del Hospital de Curanilahue, una vez registrada
la factura en el sistema SIA la despacha a la Sección de Expediente de Facturación en Unidad
de Abastecimiento del Hospital Curanilahue.
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DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
4. Sección Expediente de facturación, acusa recepción de facturas revisando si está bien
emitida, si corresponde a lo solicitado en requerimiento y orden de compra generada en el
portal www.mercadopublico.cl, coloca fecha de recepción y se verifica si está ingresada en el
Sistema SIA
En el caso de que No está bien emitida y no corresponde a lo solicitado
La factura se devuelve por oficio (ordinario) al proveedor
Si está bien emita
Se procede a recibir conforme
5. en los casos que la factura no venga con su correspondiente certificado o informe de
Recepción conforme, Sección Expediente de facturación, envía fotocopia de la factura a quien
solicitó la compra y/o responsable de darle recepción para realizar recepción a la factura .
6. En casos excepcionales se procede a realizar dicha recepción de conformidad en la sección
de Expediente y Facturación, se gestiona y envía al referente técnico para su firma (VºBº).
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DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
7. El referente técnico una vez confeccionada y visada la recepción de conformidad la envía, a la
sección de Expediente y Facturación para proceso el pago.
8. Sección Expediente de facturación, le adjunta la documentación de respaldo (orden de
compra, requerimiento, resolución de pago y recepción de conformidad). Revisión y visación
firma (VºBº), por encarga de la sección expediente de facturación.
9.
Digitación nómina del Sistema SIA,
Plataforma sistema SIA de ingreso de facturas, para confección de Nómina.
Reporte Sistema SIA (nómina).
10. En caso de contingencia de no realizar nómina en sistema SIA, se realiza nómina manual en
planilla Excel, para envío de documentación.
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DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
11. Sección Expediente de facturación, envía nómina generada en Sistema SIA, y facturas con su
documentación de respaldo, para visación de la encargada de Abastecimiento
No está bien con su respaldo
La Nómina y facturas se devuelven a sección de Expediente de Facturación
Si está bien
Procede a dar visto bueno firmando los documentos.
12. Sección Expediente de facturación, envía nómina generada en Sistema SIA y facturas con su
documentación de respaldo, con visación de la encargada de Abastecimiento, para visación
del Departamento de Finanzas
No está bien con su respaldo
La Nómina y facturas se devuelven a sección de Expediente y Facturación
Si está bien
Procede a dar visto bueno firmando los documentos.
13. Sección Expediente de facturación, recepciona la nómina con errores generada en Sistema
SIA y facturas con su documentación de respaldo devuelta por el departamento de Finanzas:
•
Se retiran documentos con errores y se revisan, se adjuntan documento faltante y se envía
nuevamente para visación.
•
Los documentos sin errores son enviados a Finanzas.
14. Sección Expediente de facturación, recibe la documentación con visto firmado todos los
documentos de respaldo del departamento de Finanzas, se procede a la separación de
expediente y escaneo para el archivo digital.
15. Sección de Expediente de facturación, envía
documentación con visto bueno y firmada.
a Jefe Contabilidad y Presupuesto, toda la
No está bien con su respaldo o visación (firmado)
Las facturas se devuelven a Expediente de Facturación
Si está bien
Se Procede
16. Sección Expediente de facturación, archiva toda la documentación con sus respectivos
respaldos.
2.2.4. FLUJOGRAMAS
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DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
FLUJOGRAMA DE FACTURA ENVIADAS A FINANZAS Y CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DE LOGISTICA - UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
FINANZAS
RE CEPCIÓN
DE
FA CTURA
EXP EDIENTE
DE
CTURACIÓN
SE RECEP CIO NA
FA CTURA
REC EPCIÓN
FACTURA
ABASTECIMIENTO
RECEPCION
DEVOLUCIÓN
PROVEEDOR
S
RECEPCION
NÓMINA Y
DOCUMENT ACION
DE RESPALDO
REVISIÓN
DOCUMENTOS
S
SE ADJUNTA
DOCUMENTACIÓN DE
RESPALDO A FACTURA
CO NTABILIDAD
P RE SUPUES TO
RECEPCION
EN EL SIST EMA
SIGFE
DEVEN GAMIENTO
SE DEVUE LVE
DOCUMENTACION A
FA CTURACIÓ N
ING RESO
FACTURA AL
SISTEMA
SIA
FINANZAS
SE CRE TARIA
CONTABILIDAD
PRESUP UE STO
S E DE VUELV E
DOCUME NTA CIO N
SECCIÓN DE
EXP EDIE NTE Y
FACTURA CIÓN
DEVOLUCIÓN DE
DOC UMENT ACION
A SECCIÓN DE EXPEDIENTE
Y F ACT URAC IÓN
SE REVISA
DOCUMENTACION
IN GR ES O AL
SISTEMA SIA
SE ENVIA
DOCUMENTACION
Y NOMINA SIA PARA
VISACI ÓN
REFO RMULA R
DOCUMENTACIO N
FACTURA CIÓ N
RECEPCIÓN DE NÓMIN
REVISIÓN EXPEDI ENTE
Y SE ADJUNTA
DOCUMENTACION
DOC UMENTACIÓN
DE RESPALDO
FALTANTE
REVISIÓN
DOCUMENTOS
FIRMA LOS
DOCUMENTOS DANDO
(VºBº) DEVOLUCIÓN DE
DOCUMENT ACION
A FACTURACIÓN
ESCANEAR
EXPEDIENT E
FACTURA PARA
ARCHIVO DIGI TAL
FIN
SEP ARACION
EXP EDIE NTE
PARA E NV ÍO
CONTA BILIDA D
A RCHIVAR
FA CTURA CON
RES PECTIVO
RESP ALDO
FIN
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DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
FLUJOGRAMA DE FACTURA SIN RECEPCIÓN
DEPARTAMENTO DE LOGISTICA - UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
EXPEDIENTE
DE
FACTURACIÓN
SE REALIZA
RECEPCIÓN DE
FACTURA, ENVÍA
REFENTE TÉCNICO
PARA RECEPCIÓN DE
CONFORMIDAD
RECEPCIÓN
DE FACTURA Y
DEVUELVE AL
PROVEEDOR
REFERENTE
TÉCNICO
SE RECEPCIONA
FACTURA
recepción
CONFECCIONA
RECEPCIÓN DE
CONFORMIDAD
RECEPCIONA
FACTURA CON
RECEPCIÓN DE
CONFORMIDAD DEL
REFERENTE TÉCNICO
FIRMA (VºBº) RECEPCIÓN
DE CONFORMIDAD ENVÍA
A EXPEDIENTE DE
FACTUARCIÓN
SE ADJUNTA
EXPEDIENTE PARA
PROCESO DE PAGO
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DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
FLUJOGRAMA DE FACTURA MAL EMITIDA
DEPARTAMENTO DE LOGISTICA - UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
DIRECCION
SUBDIRECCION
OFICINA DE
PARTES
EXPEDIENTE
DE
FACTURACIÓN
FINANZAS
INICIO
RECEPCIÓN
DE
FACTURA
REALIZA
RECEPCIÓN DE
FACTURA
RECEPCIÓN
DE
FACTURA
REALIZA
RECEPCIÓN DE
FACTURA
REVISIÓN
FACTURA
INGRESO
FACTURA AL
SISTEMA
SE DEVUELVE
FACTURA AL
PROVEEDOR
CONFECCIONA
OFICIO CON SU
DOCUMENTACION
PARA FIRMA
RECEPCIÓN
DOCUMENTACION
PARA FIRMA
RECEPCIÓN
DOCUMENTACION
PARA FIRMA
CUANDO ES MENOR
EL ERROR SE AVISO
POR CORREO
ELECTRONICO AL
PROVEEDOR
DIRECCIÓN
SEPARACION
EXPEDIENTE
PARA ENVÍO
FACTURACIÓN
PROVEEDOR
PROVEEDOR
ARCHIVO
OFICIO CON
RESPECTIVO
RESPALDO
FIN
ENVÍO A
FACTURACIÓN
RECEPCIÓN
OFICIO CON
RESPECTIVO
RESPALDO
ARCHIVO
OFICIO CON
RESPECTIVO
RESPALDO
FIN
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
BIBLIOGRAFÍA
•
Sistema SIGFE: www.sigfe.cl
•
Estatuto Administrativo: www.ssvaldivia.cl/intranet/biblioteca/estatuto/htm
•
Factura: http://www.monografias.com/trabajos96/factura-contabilidad/facturacontabilidad.shtml#ixzz2dtOugoZP
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2.3. PLANIFICACIÓN DE COMPRAS
Elaborado por:
Ing. Nancy Leal Montoya - Jefe Logística
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DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
PLANIFICACIÓN DE COMPRAS
Introducción
El proceso de abastecimiento, es importante en la Organización sobre todo debido al impacto que tiene en el
funcionamiento de la organización, en sus costos y en el cumplimiento de sus objetivos.
Para contar con un buen proceso de abastecimiento, se debe desarrollar un plan o visión estratégico de las
adquisiciones, el que debiera incluir:
•
•
•
Un análisis de los bienes o servicios “esenciales” de la organización.
Una estimación de la demanda proyectada.
Una evaluación de cómo se realizará la adquisición y del desempeño de los proveedores.
La planificación de las compras ayudará a conseguir los objetivos estratégicos de la institución, conseguir
precios más competitivos, efectuar compras oportunas y aumentar la productividad de la organización.
Además, una adecuada planificación sirve para guiar, controlar y transparentar los gastos, aspecto clave para
las instituciones del sector público.
Planificar las compras significa definir qué necesita la organización, cuánto y para cuándo lo necesita, dentro de
un período de tiempo determinado. Además en la planificación se identifican los proveedores potenciales de
cada compra y una estimación de sus principales parámetros, tales como precio, plazos de entrega, calidad,
etc.
También se programan con anticipación las compras requeridas, lo que permite organizar de mejor manera el
trabajo al interior de la unidad de abastecimiento.
Ventajas de planificar las compras
Una adecuada planificación se traducirá en numerosos beneficios para la organización, optimizando cada vez
más los métodos de compra y mejorando los resultados en términos de la eficacia, eficiencia y transparencia.
Entre las ventajas de planificar las compras, se destacan:
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
Precios más competitivos y mejor calidad obtenidos en cualquiera de los distintos mecanismos de compra,
debido a que una adecuada programación nos permite:
•
•
Agregar demanda y, de este modo, conseguir mejores condiciones comerciales (precio, calidad,
entrega, servicio post venta, etc.).
Realizar una mejor definición de los requerimientos y de los plazos de los distintos procesos de
compra, lo que trae aparejado un mayor número de proveedores potenciales y una mejor negociación
en el caso de un único proveedor.
Menores costos administrativos, ya que al agregar demandas se realizan menos procesos de compra y, por
tanto, menos papeleo, menos órdenes de compra, menos coordinaciones (ya sea vía telefónica, correo
electrónico u otra), menos revisiones de la entrega del producto o servicio, etc.
Menores costos de inventario, ya que con una adecuada planificación será posible definir pedidos con un
tamaño y con una frecuencia que permita disminuir los stocks y sus costos asociados.
Compras oportunas, lo que significa "tener lo que necesitamos para cuando lo necesitamos". Esto implica ser
capaz de responder a los requerimientos de nuestros usuarios con la mayor prontitud posible, lo que
evidentemente aumenta su satisfacción.
Adecuada distribución de la carga de trabajo de los recursos humanos en el tiempo. Al contar con una buena
planificación, es posible programar y distribuir en el tiempo los procesos de adquisiciones de manera de evitar
la ocurrencia de períodos con grandes sobrecargas de trabajo, que además de perjudicar el clima laboral,
afectan la eficiencia de los procesos. Los beneficios de contar con personal menos estresado son significativos,
ya que aumenta el compromiso con la organización, disminuye la rotación, el ausentismo y aumenta la
productividad.
Apoyo al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización, ya que permite liberar recursos para
enfocarse en las compras que resulten estratégicas para la organización, ya sea en términos de su importancia
para el desarrollo de las labores propias de la organización o de su relevancia para la implementación de un
proyecto estratégico para la institución.
Mejoras al funcionamiento diario de la organización, ya que las compras sencillas o rutinarias, aunque
aparentemente son menos importantes, resultan indispensables para trabajar eficientemente.
Permite identificar oportunidades para la generación de contratos de suministro. En la medida que
observamos que existen productos o servicios para los cuales es difícil prever la cantidad y/o el momento en
que serán requeridos, es recomendable licitar con el fin de adjudicar al mejor proveedor y generar un contrato
de suministro con él, en el que se le solicitan los productos o servicios en la medida que se van requiriendo.
Permite resolver situaciones de crisis de mejor forma. En primer lugar porque una buena planificación nos
permitirá tener en cuenta situaciones de estacionalidad como aumentos de demanda en una determinada
época del año. En segundo lugar, al haber planificado y programado la mayoría de las compras seguramente se
estará más preparado para enfrentar las verdaderas situaciones urgentes, es decir, aquéllas que corresponden
a eventos imposibles de planificar como la ocurrencia de eventos de fuerza mayor.
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Disminución del número de licitaciones desiertas y de compras urgentes. La planificación permitirá prestar la
atención necesaria y dotar de los recursos adecuados a la realización de procesos de licitación. De esta manera,
será posible establecer plazos apropiados y redactar buenas bases lo que facilitará la participación de los
proveedores, con los consecuentes beneficios que ello implica en términos de eficiencia y transparencia.
Finalmente, una buena planificación permitirá además controlar el proceso de abastecimiento, analizar las
desviaciones y así poder tomar mejores decisiones a futuro.
1. PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRAS:
La planificación de las compras puede ser entendida como un proceso de tres etapas:
•
•
•
Levantamiento de requerimientos.
Programación de las compras.
Control y seguimiento de la ejecución del plan.
Es fundamental tener claro que la planificación de las compras no es una tarea exclusiva del Departamento de
Logística y/o la Unidad de abastecimiento, ya que será necesario consultar y hacer participar a otros
departamentos y unidades de la organización.
Para comenzar, es necesario determinar el período de tiempo para el cual se desea planificar nuestras
compras. En el caso del sector público, lo normal es que este período sea un año calendario. Sin embargo, si la
situación lo hace recomendable, podría ser conveniente elegir otro horizonte de planeación.
1.1. LEVANTAMIENTO DE REQUERIMIENTOS
Para planificar las compras, en primer lugar, es necesario saber qué se va a necesitar durante el próximo
período. Es muy probable que muchos de sus requerimientos se repitan año a año, una buena manera de
estimar la demanda futura de este tipo de productos o servicios es tomar como base sus consumos históricos y
proyectar los requerimientos futuros.
Hay otro tipo de bienes y servicios cuya demanda se asocia directamente con la ejecución de proyectos o
programas especiales. En estos casos, la información histórica no permite estimar demandas futuras y será
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necesario recurrir a otras fuentes. En términos generales, en todas las organizaciones públicas, estos proyectos
y programas tienen responsables que suelen conocer con anticipación sus requerimientos. Entonces, una
buena forma de conseguir información que permita estimar la demanda de este tipo de bienes y servicios es
consultar con los responsables de las unidades que gestionan estos proyectos o programas.
Adicionalmente, cabe resaltar que la planificación debe realizarse de manera coordinada con el proceso de
elaboración del presupuesto. Esto quiere decir que el levantamiento de necesidades debe realizarse a la luz de
las previsiones de disponibilidad presupuestaria del próximo período. Al mismo tiempo, la planificación de las
compras puede generar información relevante para la elaboración del presupuesto, de manera que es
fundamental velar porque establecer mecanismo de coordinación y entrega de información entre ambos
procesos.
1.2. PROGRAMACIÓN DE LAS COMPRAS
Con la información recogida y sistematizada en la etapa de levantamiento de requerimientos se deberá definir
el mecanismo que se utilizará para adquirir los bienes y servicios que se espera adquirir, para posteriormente
programarlos de manera de asegurar su provisión en las fechas que se requerirán. Para esto es fundamental
tener en cuenta los tiempos que se requieren para realizar cada uno de los procesos de compra y contratación.
Finalmente, será necesario incluir las actividades programadas en el calendario del próximo período,
definiendo los responsables de realizar cada una de ellas. Es muy relevante planificar la utilización de recursos,
programando las principales compras separadas en el tiempo, equilibrando así la carga de trabajo del personal
de abastecimiento, así como, de los funcionarios de otros departamentos que deban participar en los procesos
de compra.
1.2.1. El Plan Anual de Compras
Con la información obtenida en las etapas de levantamiento de requerimientos y programación de las compras,
se construirá el Plan Anual de Compras, que es un documento que pronostica las compras anuales de nuestro
organismo, el momento en que se comprarán o contratarán y su valor estimado.
Los contenidos del Plan anual de Compras son una lista de los bienes y/o servicios que se contratarán,
detallándose de acuerdo a la Ley 19.886 de Compras Públicas, como mínimo:
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DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
•
•
•
•
•
Descripción o especificación del bien o servicio.
Cantidad del bien o servicio.
Monto estimado.
Modalidad de adquisición (ej. Catálogo Electrónico, licitación pública, etc.)
Fecha aproximada en la que se publicará el llamado a participar..
Además detallar:
•
•
•
•
Usuarios principales
Si es una compra simple o estratégica.
Cronograma del proceso para las compras complejas.
Fuentes de financiamiento.
El Plan Anual de Compras debe publicarse en la Plataforma de ChileCompra www.mercadopublico.cl.
El Plan de Compras es una guía y por lo tanto puede ser modificada durante su ejecución, por tanto, es
conveniente informar de los cambios que sea posible prever. Esto permitirá al resto de los actores
involucrados, ajustar sus previsiones y prepararse para enfrentar las futuras adquisiciones.
1.2.2. MECANISMOS PARA REALIZAR LA PLANIFICACIÓN ANUAL DE COMPRAS:
1.2.2. a) Planificación Anual de Compras en Sistema SIABI
(SIABI: Sistema de Abastecimiento, Bodega e Inventario, Plataforma desarrollada y administrada por
el Departamento de Informática del Servicio de Salud Arauco).
1.2.2. b) Planificación Anual de Compras Productos No Incluidos en Sistema SIABI Y Planificación Anual de
Compras de Servicios.
A continuación se detallan ambos mecanismos:
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1.2.2. a) PLANIFICACIÓN ANUAL DE COMPRAS EN SISTEMA SIABI
RUTA DE ACCESO PLATAFORMA WEB
Dirección web para ingresar desde PC
institucional
http://10.8.85.140/SIABI-CHUE
Dirección web para ingresar desde otro PC
http://163.247.80.177/siabi-chue
ACCESO
Ingrese su Usuario y Password
Seleccione HOSPITAL CURANILAHUE
Para ingresar hacer click en botón Conectar
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Al ingresar a la plataforma, se desplegará la pantalla principal:
•
Hacer Click en ABASTECIMIENTO:
•
•
Hacer Click en Planificación Anual
Hacer Click en Planificación Tentativa
Al ingresar a Planificación Tentativa, se desplegará la siguiente pantalla:
•
Se deberá seleccionar la Bodega y el Centro de Costo.
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Las Bodegas a planificar dependerán de la Subdirección correspondiente y los Centros de Costo asociados a
cada perfil usuario.
Cada funcionario usuario SIABI designado para estos efectos, Jefe de Servicio, Departamento o Unidad deberá
realizar y subir al sistema las planificaciones de su dependencia.
En general los Servicios, Departamentos, Unidades y/o Secciones dependientes de la Subdirección
Administrativa, sólo realizan la planificación anual de los artículos de Bodega de Economato.
Los Servicios, Departamentos, Unidades y/o Secciones dependientes de la Subdirección Médica, planifican la
Bodega de Economato y Bodega de Insumos Médicos.
La Unidad de Farmacia, realiza la planificación de la Bodega de Fármacos y Sueros, servicios como Consultorio
Externo, kinesiología y Endoscopía también deben realizar planificación de algunos artículos específicos de
esta Bodega.
Se deberá realiza la planificación para cada uno de los Centros de Costos asociados al perfil usuario, en forma
independiente.
Una vez que se ha seleccionado la Bodega y el Centro de Costo, se deberá selccionar una de las siguientes
opciones:
OPCIÓN 1 : “Calcular según año en curso”
Al seleccionar esta opción el sistema desplegará la información de los despachos realizados en los
meses del año en curso.
OPCIÓN 2 : “Calcular según años anteriores”
Al seleccionar esta opción el sistema desplegará la información de los despachos realizados para el
año anterior, desde enero a diciembre.
Cada Usuario deberá determinar que opción utilizará para realizar la planificación anual del año siguiente.
•
Hacer Click en Ver
Si se quiere obtener la información en formato Excel se deberá Hacer Click en
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El sistema desplegará una pantalla con los artículos despachados desde la Bodega seleccionada:
Detalle:
Columna “Código”
Columna “Descripción”
Columna “Total”
: Indica el código SIABI del producto.
: Detalla la descripción del artículo en el Sistema.
: Indica la sumatoria de los despachos de los meses de Enero a
Diciembre.
Columnas “Enero”, “Febrero” ... : En cada columna se indican las cantidades despachadas en cada mes.
•
Al Hacer Click en la Opción Guardar, estos datos serán enviados automáticamente a la Opción
Planificación centro de costo, lo que será la base para la planificación del año siguiente, pudiendo
editarse, agregarle filas para agregar otros artículos, modificar cantidades y/o incluir nuevas
cantidades.
•
Hacer Click en Planificación centro de costo, para revisar y editar la información guardada:
Al ingresar a Planificación centro de costo, se desplegará la siguiente pantalla:
•
Se deberá seleccionar la Bodega y el Centro de Costo.
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El sistema desplegará una pantalla con los datos guardados:
Detalle:
Columna “Código”
Columna “Descripción”
Columna “U.Medida”
Columna “Precio U.”
Columna “Total”
: Indica el código SIABI del producto.
: Detalla la descripción del artículo en el Sistema.
: Indica la Unidad de medida del artículo.
: Indica el valor unitario neto.
: Indica la sumatoria de los despachos de los meses de Enero a
Diciembre.
Columnas “Enero”, “Febrero” ... : Indica la cantidad despachada en cada mes, desde Enero a
Diciembre.
Editar y Enviar Planificación:
Para Eliminar Artículos
Hacer click en la primera columna E
Para Completar y/o
Editar cantidades en
columnas
correspondientes:
“Enero”, “Febrero”,
“Marzo” …. “Diciembre”
Para cada artículo, se deberá registrar la
cantidad programada mensual, que deberá
completarse y/o editarse en la columna
correspondiente al mes en que se programa
su consumo.
1º En la Columna Precio U. completar el
precio unitario neto enviado en planilla
archivo Excel “ARSENAL BODEGA …..…
Valorizar la Planificación VALOR UNITARIO ”, para cada artículo.
2º Automáticamente se irá reflejando el total
de la planificación en Total Programa
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1º Hacer click en Nueva fila.
2º Posicionarse en la nueva fila y anotar el
código SIABI en la columna Código Articulo.
Para Agregar Artículos
3º Hacer click fuera del área de datos para
que se complete la “Descripción” del artículo.
click
4º Completar el precio unitario neto del
artículo.
5º completar la cantidad programada para
cada mes del año.
1º Cuando se está editando la planificación
indicará “No enviado”
Para guardar los cambios realizados Hacer
click en Guardar
Estado Planificación
Procure Guardar constantemente los cambios realizados.
2º Cuando la planificación esté terminada se
debe hacer click en Enviar y la planificación
indicará “Enviado”
Una vez enviada la Planificación el sistema arrojará el siguiente mensaje:
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DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
1.2.2. b) PLANIFICACIÓN ANUAL DE COMPRAS PRODUCTOS NO INCLUIDOS EN SIABI
Y PLANIFICACIÓN ANUAL DE COMPRAS DE SERVICIOS
Para aquellos Servicios, departamentos, Unidades o secciones cuyos productos no están incluidos en el sistema
SIABI, o para realizar la planificación de compras de Servicios, para el año siguiente, se utiliza una planilla Excel
para completar estos bienes o servicios, con el siguiente formato:
PLANIFICACIÓN DE COMPRAS AÑO 20-Centro de Costo / Servicio / Unidad
:
Subdirección Correspondiente
:
Responsable de la Información
:
TOTAL PROGRAMADO NETO
$ 0,00
IVA
$ 0,00
TOTAL PROGRAMADO CON IVA
$ 0,00
Novie
mbre
Dicie
mbre
VALO
R
TOTAL
NETO
0
0
0
$ 0,00
0
0
0
$ 0,00
0
0
0
0
$ 0,00
0
0
0
0
0
$ 0,00
0
0
0
0
0
0
$ 0,00
0
0
0
0
0
0
0
$ 0,00
0
0
0
0
0
0
0
0
$ 0,00
0
0
0
0
0
0
0
0
0
$ 0,00
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
$ 0,00
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
$ 0,00
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
$ 0,00
0
0
0
0
0
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Descripción
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Abril
Octu
bre
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
1.3. SEGUIMIENTO DEL PLAN DE COMPRAS
El seguimiento del Plan de Compras es tan relevante como su elaboración. Permite guiar, controlar y
transparentar las compras y los gastos mientras se está ejecutando, lo que nos permite tomar medidas
correctivas oportunamente.
Trimestralmente se debiesen analizar los avances y resultados, identificando:
•
•
•
•
Compras realizadas de acuerdo al plan.
Compras no realizadas de acuerdo al plan.
Compras realizadas, pero con modificaciones (ej. mayor presupuesto o plazo que lo estimado).
Otras compras realizadas no previstas en el plan y las causas que originan las desviaciones respecto al
plan.
Al analizar la información que se recoge de este proceso será necesario poner atención en las causas que
pueden explicar las desviaciones ocurridas entre lo planificado y lo efectivamente ejecutado. Es muy probable
que algunas de estas desviaciones se expliquen por problemas ocurridos durante la planificación de las
compras, por lo que el seguimiento del Plan permitirá implementar mejoras en este proceso que permitirán
evitar la ocurrencia de este tipo de errores en el futuro.
Finalmente, es preciso destacar que la realización del seguimiento permitirá detectar a tiempo la ocurrencia de
problemas en la ejecución del plan, como atrasos o errores en las estimaciones de cantidades o precios.
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
2.4. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
BODEGAS DE FARMACIA
Actualizado por:
Luis Troncoso Muñoz – Bodegas de farmacia
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
INDICE
INTRODUCCION...........................................................................................................................................
1.
2.
MANUAL ORGANIZACIONAL
1.1
OBJETIVO GENERAL………………………………………………………………….
1.2
OBJETIVOS ESPECÍFICOS……………………………………………………………
1.3
RECURSOS HUMANOS……………………………………………………………….
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
2.1
NORMATIVAS GENERALES POR LAS QUE SE RIGE……………….…..….....
2.2
PROCEDIMIENTO ESPECIFICO EN BODEGA DE FARMACIA
2.2.1 RECEPCIÓN DE PRODUCTOS EN BODEGA DE FARMACIA…………..…....
2.2.2 ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS CLÍNICOS…….....
2.2.3
EGRESOS DE MEDICAMENTO E INSUMOS CLINICOS……....………..……
2.2.4 REVISION PERIODICA DE LAS FECHAS DE VENCIMIENTO……………..…..
2.2.5 DISTRIBUCION DE MEDICAMENTOS E INSUMOS CLINICOS………………..
2.2.6 REALIZACION DE INVENTARIOS SELECTIVOS PERIODICOS….……..…...…
2.2.7 REGISTROS DE VENCIMIENTOS DE BODEGA DE FARMACIA………………
2.2.8 CADENA DE FRIO Y REGISTRO DE TEMPERATURA……………….……...…
2.2.09 DESCRIPCION Y MANEJO DEL TERMOMETRO DE MAXIMA Y MINIMA.…..
2.2.10 RECOMENDACIONES……………………………………………………………….
2.2.11 PROCEDIMIENTO BAJA Y DESTRUCCION DE MEDICAMENTOS…...…....…
2.2.12 RECHAZO DE PRODUCTOS DESTRUCCION DE MEDICAMENTOS…………
2.2.13 ENTREGA DE INFORMES Y/O PLANILLAS……………………………..…………
2.2.14 FLUJOGRAMA BODEGA FARMACIA……………………………………..…………
3. ANEXOS………………………………………………………………………………………….………...
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
INTRODUCCION
El presente manual tiene como objetivo, entregar un marco referencial para la ejecución de las
actividades que se desarrollan en las bodegas de Farmacia del Hospital de Curanilahue.
Describiendo las principales actividades que ejecuta cada uno de los cargos, de acuerdo a las cargas
de trabajo asignadas, para lo que se ha considerado diversos escritos sobre la materia y la
reglamentación vigente, además de la experiencia de la práctica de años en el rubro.
Las Unidades de Bodega de Farmacia del Hospital Dr. Rafael Avaria de Curanilahue, tienen como
principal función, el adecuado abastecimiento, la custodia y el suministro de medicamentos e
insumos clínicos, dentales y de laboratorio clínico.
La finalidad es lograr una atención oportuna y digna, haciendo un uso eficaz de los recursos
disponibles.
OBJETIVOS
1.1. Objetivos General
Recepcionar, almacenar, custodiar y distribuir los fármacos, sueros e insumos médicos que
requieran los distintos Servicios y Unidades del Hospital.
1.2. Objetivos Específicos
a) Vigilar el buen estado de los bultos recibidos por los transportistas, cerciorándose, de
la cantidad de bultos que trae la orden de transporte, que estos no se encuentren
deteriorados y que todo se reciba con su guía y/o factura.
b) Recepcionar los productos por sistema SIABI, con respaldo de Guías y/o Facturas. En
esta se debe revisar la información obligatoria que debe contener cada factura; RUT y
Nombre de la Entidad Compradora, Cantidad de cada producto adquirido en orden de
compra, comparar los precios y los productos indicados en orden de compra v/s precio
de la factura.
c) Realizar recepciones manuales para aquellos insumos que no tienen códigos en
Sistema SIABI, como por ejemplo; Reactivos y similares destinados al Servicio de
Laboratorio, Insumos dentales, Insumos para el pabellón.
d) Revisar que la factura tenga toda la información legal correspondiente, y que el
transcurso de ella, sea del menor tiempo posible en Bodega Farmacia.
e) Informar vencimientos cercanos de los productos, evitando que los artículos venzan en
bodegas. Esto permite evitar las mermas.
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
f)
Mantener la Bodega, ordenada, limpia, debidamente rotulados con su correspondiente
nombre de cada artículo.
g) Velar que la distribución de los productos sea realizada de acuerdo al calendario
emitido por Bodegas de Farmacia y que para casos excepcionales sean previamente
autorizado por la jefatura directa de esta unidad.
h) Gestionar devoluciones de productos y solicitud de nota de crédito cuando
corresponda.
i)
1.3.
Tomar inventarios mensuales y emisión del correspondiente informe, que permitan ir
solucionados posibles diferencias, solucionar
Recursos Humanos Bodega de Farmacia
Dotación Ley 18.834
En Bodega de Farmacia, existe la siguiente dotación de personal:
•
Cinco personas
o Tres Técnicos Paramédicos (Uno Titular, Uno Contrata y uno contrata apoyo
temporal),
Uno trabaja en Bodega de Fármacos y sueros
Dos trabajan en Bodega de Insumos Médicos
o Un Técnico administrativo para Bodega de Insumos Médicos
o Un Administrativo para Bodega de Fármacos y sueros
2.1. Normativas Generales por las que se rige
La unidad de Bodegas de Farmacia, tiene por objeto almacenar, custodiar, una cantidad de stock de
los insumos médicos que se requieren las diferentes unidades del servicio, para ejecutar sus
actividades para un periodo de dos meses.
Establecer las funciones que debe cumplir todo el personal de Bodega de Insumos médicos.
Como medio escrito tendiente a orientar al personal sobre los objetivos, funciones y jefaturas de la
unidad.
Como medio de resolución de conflictos generales y específicos, que surgen en los procedimientos
habituales.
Como herramienta de trabajo.
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
FLUJOGRAMA BODEGAS DE FARMACIA
PROVEEDORES
CENABAST
PARTICULARES
OTROS
BODEGAS
DE
FARMACIA
OTROS CENTROS
CONSULTORIOS
HOSPITALES
SERVICIOS CLINICOS
UNIDADES DE APOYO
PYXIS
UNIDAD FARMACIA
Para clarificar el esquema dentro de la Unidad de Bodegas de farmacia, respecto a las
descripciones de cargo, a continuación se presenta un esquema aclaratorio:
La Bodega de Farmacia, está dividida física y administrativamente en 2 Bodegas, estas
corresponden a 1) Bodega de Fármacos y 2) Bodega Insumos Médicos, en ambas, se cuenta
con la misma dotación, dos funcionarios en cada bodega, dedicados a realizar las actividades
como recepcionar, entregar pedido de materiales, realizar inventarios, gestionar envío de
facturas, etc., cada uno tiene definidas las labores que debe realizar, las que a continuación se
detallan:
2.2.- Procedimientos específicos en Bodegas de farmacia
Para realizar los procesos de recepción de productos y distribución (despachos) de productos en las
bodegas se utiliza la Plataforma o sistema Informático denominado Sistema de Abastecimiento,
Bodega e Inventario, Plataforma desarrollada y administrada por el Departamento de Informática del
Servicio de Salud Arauco con soporte informático centralizado en el SSA , en adelante SIABI.
Recepción de productos
Ejecuta: Encargado bodega físico, encargado bodega administrativo
a) Ingreso y Recepción de Fármacos e Insumos Terapéuticos.
Al momento de la recepción de Insumos médicos, estos deben venir con una
Guía de Despacho o Factura.
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
o
En primer lugar, se debe verificar que la cantidad de bultos sea correcta; luego se procede
a abrir las cajas y cotejar su contenido con lo señalado por en la Guía de Despacho o
Factura.
o
Es de exclusiva responsabilidad del Encargado de Bodega verificar que todos los artículos
recibidos coincidan, en cuanto a cantidad, calidad y precio con los datos que aporta la Guía
de Despacho. En caso de cualquier discordancia, calidad dudosa u otro, respecto de las
condiciones de algún artículo, deberá ser informado al proveedor para su restauración.
o
Revisar la fecha de vencimiento todos los insumos médicos recibidos deben venir con fecha
de vencimiento posterior a 1 año, de lo contrario se tramitará su cambio o devolución con el
proveedor.
o
Efectuadas las revisiones señaladas anteriormente, el Encargado de Bodega procederá a
recepcionar por sistema SIABI, en el que se debe constatar:
Fecha de recepción.
Número de recepción, que da automáticamente el sistema
Nombre del establecimiento que recibe, que da automáticamente el sistema.
Nombre del Proveedor, que debe ser ingresado por el funcionario a cargo.
Número de la Factura o Guía de Despacho, que debe ser ingresado por el funcionario a cargo.
Cantidad recibida efectivamente y la unidad de registro.
Lotes y fechas de vencimiento si corresponde
Nombre de cada uno de los artículos recibidos.
Precio unitario neto de cada artículo.
Firma y timbre del Encargado de Bodega.
o
El informe de recepción debe ser extendido para todo artículo que ingresa a bodega de
insumos médicos.
o
El informe de recepción consta de un original y copia, las que se distribuyen así:
Original se envía a oficina de partes con factura
Primera copia queda en archivo de Bodega.
o
Finalmente, la copia de INFORME de Recepción es resguardada en archivadores en la oficina
de bodega de farmacia, y que en orden según la emisión de las ordenes de compra, siendo
esta fácilmente de ubicar, según su compra.
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
A continuación se muestra sistémicamente como se realiza una recepción por SIABI;
1
2
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
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De acuerdo a la secuencia de números adjuntos en imagen anterior, se especifica los pasos a
seguir para realizar una recepción por sistema SIABI;
1. Se debe pinchar en el filtro de “BODEGA” y seleccionar la bodega donde se requiere
recepcionar el producto,
2. Se debe buscar el número de orden de compra SIABI, haciendo un clic en la Lupa de “OC”,
3. Luego se debe selección la modalidad de compra, pudiendo ser de;
a. CENABAST
b. CONVENIO MARCO
c. CONVENIO DE SUMINISTRO
d. LICITACION PRIVADA
e. LICITACION PUBLICA
f. TRATO DIRECTO
g. SIN DEFINIR (En caso que no pertenezca a ninguna de las anteriores)
4. Se debe ingresar el número de la orden de compra de mercado público, en caso de no aplicar,
se ingresa “NO INDICA”,
5. Se debe ingresar el número del documento y tipo de documento, pudiendo ser;
a. FACTURA
b. GUIA DE DESPACHO
c. NOTA DE CREDITO
d. NOTA DE DEBITO
6. Luego se debe ingresar el detalle uno a uno de cada producto y se debe, pinchar el siguiente
icono
,
7. Se debe ingresar cantidad del producto que, se está recepcionando,
8. Luego, se debe ingresar el lote y vencimiento por producto y cantidad del producto
recepcionado. Quiere decir, que por cada producto puede ser recibido en 2, 3 o más partidas
del total solicitadas en orden de compra y cada partida, puede tener un lote y vencimiento
distinto. Ejemplo; Se recibieron 1000 bajadas de sueros en las siguientes partidas;
i. 500 unds. con lote; AAA y vencimiento 30-12-2014
ii. 300 unds. con lote; BBB y vencimiento 30-12-2015
iii. 200 unds. con lote; CCC y vencimiento 30-12-2016
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9. IMPORTANTE;
AL FINAL, Antes de guardar cada recepción, se debe revisar
cuidadosamente la información ingresa, debido que una vez guardada, no puede ser
modificada. Una vez guardada la información, esta solo puede ser rectificada con soporte del
informático del Servicio de Salud Arauco o con solicitud de ajuste al Jefe de Logística. El
proceso termina con guardar la información e imprimir en dos copias el “INFORME DE
RECEPCION COMPRAS”, que se muestra a continuación;
Ambas copias de este informe, debe ser firmado y timbrado por la persona que
ejecuta el proceso de recepción en sistema SIABI. Además se debe agregar
equivalencias de productos recepcionados, según el siguiente formato;
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DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
b) Almacenamiento de Medicamentos e Insumos Clínicos en Bodega de
Farmacia
EJECUTA: Encargado bodega físico
o
Insumos clínicos recibidos, se ordenarán siguiendo el criterio de la Central Nacional de
Abastecimiento CENABAST. A fin de lograr una adecuada distribución de los artículos en
Bodega de Insumos Médicos, éstos se ordenan por secciones que agrupan los productos
según: grupo farmacológico, forma farmacéutica, tipo de insumo clínico, etc.; cada sección
contiene códigos según sistema SIABI, asignados a cada producto. Los artículos que no
cuenten con un código de SIABI, se recepcionarán manual mientras que se crea este.
o
En cada estante existente en Bodega de Insumos Médicos, debe estar claramente señalizada
la sección y códigos que contiene con su rotulo por cada producto, a fin de que el orden sea
fácilmente interpretado por cualquier persona que ingrese a la misma, invirtiéndose el mínimo
tiempo posible en la búsqueda de un producto.
o
Será obligación del Administrativo de Bodega mantener la rotulación correcta y actualizada de
las estanterías y resguardar el orden.
o
Ningún artículo almacenado debe estar directamente sobre el suelo, debiendo conservarse
una altura de al menos 20 centímetros del piso.
o
Los insumos clínicos
deben estar ubicados considerando su vencimiento de forma que,
dentro de cada código, se dispense primero el producto cuyo vencimiento es próximo. Este
será ordenado desde el vencimiento más cercano hasta el vencimiento más lejano, tal como
se observa en el siguiente cuadro:
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
En el cuadro anterior, se pretende explicar que, los insumos médicos se almacenarán por
vencimiento. En la parte posterior Irán los primeros en vencer, y luego se almacenarán hacia atrás,
luego seguirán el mismo criterio, pero se continuará hacia la izquierda. Tal como se observa en la
figura anterior.
o
Para la ubicación de los artículos dentro de la bodega se deben considerar fragilidad, posibles
alteraciones fisicoquímicas, volumen que ocupa, condiciones especiales de ventilación y luz.
o
Siempre el nombre, forma farmacéutica, presentación y fecha de vencimiento del artículo
según corresponda, o de cada paquete que lo contenga, debe estar visible, de tal forma que
sea fácil de contar y/o verificar vencimiento.
o
El almacenaje debe buscar la óptima utilización del espacio disponible en bodega, tanto en
altura como en extensión, evitándose cajas o paquetes fuera de lugar.
o
Cada caja debe tener una descripción visible de su contenido.
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DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
TABLA DESCRIPTIVA DE RECEPCIÓN DE INSUMOS MÉDICOS DE CENTRAL DE
ABASTECIMIENTO
Nº
TAREAS
1
2
DESCRIPCION DE TAREAS
Recepción de carta de cumplimiento
según la programación anual en
CENABAST
Recepciona el camión de la CENABAST
y se procede a chequear bultos, según
indicado en las guías recibidas del
proveedor
Recepciona el camión de la CENABAST
y se procede a chequear bultos, según
indicado en las guías recibidas del
proveedor
DECISION
TIPO
OBSERVACION
DIAGRAMA SI NO
Documento
3
Procede al paso # 3
Procede al paso # 3
y se realiza reclamo
por el portal de la
CENABAST
Se procede al
siguiente paso (#4),
que es; Confección
de Recepción de
Conformidad"
3
Se registra en el
folio adjunto a cada
guía, las diferencias
detectadas y
después se envía
un reclamo al portal
de la CENABAST
2
Verificar lo indicado en guías de
despacho v/s lo recibido físico
Verificar lo indicado en guías de
despacho v/s lo recibido físico
4
5
6
7
8
Se realiza recepción de conformidad de
los fármacos e insumos médicos y se
adjunta con la guía de despacho,
comprobante de reclamo y se escribe
nota adjunta que hace referencia al
reclamo adjunto, si así lo amerita.
Se clasifican las guía de despacho que
hacen referencia a programas, con las
guías de recepción normal
Las guías de despacho de Programas
Ministeriales, se consolidan en un acta
de entrega
Se envía acta de entrega al Servicio de
Salud Arauco, para que sean
canceladas, , cuando así lo ameriten.
Las guías de despacho de programación
normal, se envía al departamento de
Contabilidad del Hospital Dr. Rafael
Avaria V. de Curanilahue, una vez que
llegan las facturas a Bodega de
Farmacia.
Decisión
x
Decisión
Decisión
Decisión
X
x
X
Actividad
Actividad
Actividad
Actividad
Actividad
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DE FLUJOGRAMA DE RECEPCIÓN DE MERCADERÍAS DE CENTRAL DE
ABASTECIMIENTO
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TABLA DESCRIPTIVA DE RECEPCIÓN DE FÁRMACOS E INSUMOS MÉDICOS DE
PROVEEDORES PARTICULARES
Nº
DESCRIPCION DE TAREAS
TAREAS
1
2
3
3
3
4
Recepción de orden de compra de la
Unidad de Abastecimiento
Llamar al proveedor para indicar en
orden de compra, fecha de
despacho o fecha tentativa de
llegada.
Llegada de mercaderías a Bodega
de Farmacia se notifica compra,
según siguiente detalle:
- Se verifica lo recibido físicamente
v/s lo indicado en orden de compra
- Se verifica lo indicado en el
documente (Factura, Guía u otro),
v/s orden de compra
Llegada de mercaderías a Bodega
de Farmacia se notifica compra,
según siguiente detalle:
- Se verifica lo recibido físicamente
v/s lo indicado en orden de compra
Llegada de mercaderías a Bodega
de Farmacia se notifica compra,
según siguiente detalle:
- Se verifica lo indicado en el
documente (Factura, Guía u otro),
v/s orden de compra
5
Se recepciona mercadería conforme
Se envía recepción conforme del
documento a Oficina de partes del
Hospital Curanilahue.
6
FIN
DECISION
TIPO
OBSERVACION
DIAGRAMA SI NO
Documento
Actividad
Decisión
Decisión
Decisión
Procede
recepcionar
mercaderías
-PASO 4-
X
X
Devuelve al
proveedor
X
Procede
recepcionar
mercaderías, y se
solicita nota de
crédito
que
rectifique error en
documento,
(reteniendo pago en
Contabilidad, hasta
que
llegue
respectiva nota de
crédito).
Actividad
Actividad
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
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FLUJOGRAMA DE RECEPCIÓN DE MERCADERÍAS DE PROVEEDORES
PARTICULARES
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DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
c) Egresos de Medicamentos e Insumos Clínicos
Para despachar pedidos por sistema SIABI, se deben realizar tres pasos fundamentales;
1RO Aprobación,
2DO Administración,
3RO Despacho del pedido
Para el paso 1; Aprobación, Se adjunta la siguiente imagen y su correspondiente explicación;
PANTALLA DE APROBACION
1
3
2
Según imagen “Pantalla de Aprobación”, donde dice Encabezados. En el punto 1 de la
imagen, muestra todos los pedidos en espera de aprobación solicitados a las bodegas de
Economato, Bodega de Fármacos y Bodega de Insumos médicos. Al momento de pinchar
esta figura
que aparece al lado del número de pedido, se despliega inmediatamente la
lista de insumos solicitados por cada servicio, tal como se visualiza en la imagen.
En el Punto Nº 3, muestra cuatro botones distintos (RECHAZA, RECHAZADAS, APRUEBA y
VOLVER). El botón RECHAZA, sirve para ejecutar la acción de, No aceptación de un pedido
realizado por algún servicio clínico. El botón RECHAZADAS, este muestra una lista de todos
los pedidos rechazados. El botón APRUEBA, sirve para validar pedido y permite pasar al
siguiente paso en el proceso de despacho de solicitudes a bodegas. La aprobación solo debe
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
realizarse previa revisión de este. Por último el botón VOLVER, sirve para retroceder de
MENU y se reintegra inmediatamente en el MENU principal.
Para el paso 2; Administración, Se adjunta la siguiente imagen y su correspondiente
explicación;
1
3
PANTALLA DE ADMINISTRACION
1
2
2
4
3
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DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
Según imagen “Pantalla de Administración”, Se deben seguir y pinchar “Solicitud de
Materiales” (Nº 1 de imagen), opción Administración, luego seleccionar la bodega, como por
ejemplo “Bodega de Insumos Médicos” (Nº 2 de imagen) y después hacer clic, en el número y
nombre de pedido (Nº 3 de imagen). Se despliega esta imagen:
PANTALLA DE ADMINISTRACION
2
3
1
4
5
En el Nº 1 de la imagen anterior, muestra la lista de productos solicitados por el servicio
clínico, la cual se debe ir pinchando uno a uno, en la casilla vacía. Al pinchar aparece la
siguiente imagen
, Y al momento de hacer clic, en esta casilla y no tener
stock en su respectiva bodega, el insumo pinchado, se traslada inmediatamente al Nº 4 de la
imagen, creando una lista denominada “Solicitud de compra”.
En el Nº 2 de imagen anterior, muestra Centro de Costo que solicita lista de productos,
En el Nº 3 de imagen anterior, muestra la lista de productos que se están despachando al
centro de costo requirente,
En el Nº 4 de imagen anterior, muestra la lista denominada “solicitud de compra”. Esta lista es
arrojada a raíz, que el producto pinchado no tiene stock, lo cual el sistema emite
automáticamente una lista de compra reflejada en el MENU de Abastecimiento en el Sistema
SIABI.
Para finalizar la administración de cada pedido, se debe guardar, tal como muestra el Nº 5 de
la imagen anterior.
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Para el paso 3, Despacho, Se adjunta la siguiente imagen y su correspondiente explicación;
PANTALLA DE DESPACHO
1
2
4
3
5
1. Primero, se debe seleccionar la bodega en donde se despacharán el pedido,
2. Segundo, se ingresa el número de pedido. Este número, es el mismo que
aparece cuando se aprueba y administra cada pedido,
3. Tercero, después de ingresar el número de despacho se desplegará la lista de
productos administrados en el paso anterior (Nº 2)
4. Cuarto, Se debe buscar el nombre de la persona que retira los productos, en el
caso que no se encuentre creado en el Sistema SIABI, se debe ingresar el
nombre de la persona que solicita. Todos los informes de despachos deben ser
revisado y firmado por la persona que recibe y que entrega, colocando en este,
el RUT, Firma y Nombre y apellidos.
5. Quinto, Antes de guardar, se deberá hacer clic a todos los productos
administrados (uno a uno)
6. Sexto y por último se debe guardar y luego imprimir en dos copias un
documento, denominado “Informe de despacho”.
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d) Revisión Periódica de las Fechas de Vencimiento
El Encargado de Bodega físico y/o Administrativo de Bodega, debe revisar periódicamente las
fechas de vencimiento de los artículos. Esto persigue dos objetivos:
Tener seguridad de que tanto medicamentos como insumos clínicos que se distribuyen a los
Servicios Clínicos y Unidades de Apoyo, cumplen con los estándares esperados de efectividad
y calidad.
Evitar perdidas por caducidad.
e) Distribución de Medicamentos e Insumos Clínicos
Esta función será realizada principalmente por la Central de Distribución de Insumos Clínicos.
Sin perjuicio de lo anterior:
o
Cada Servicio Clínico y Unidad de apoyo, serán los encargados de solicitar sus fármacos e
insumos, según necesidad, rigiéndose a sus programaciones. Esta solicitud de productos,
será através de SIABI, libro o planillas de Pedidos a Bodega.
o
La Central de Distribución de Insumos cumplirá las funciones de bodega en transito (para
evitar sobre stock en Servicios) y control de egresos de insumos clínicos.
o
El Formulario de Pedido-Entrega consta de un Original y 2 copias cuya distribución será la
siguiente:
Original para Control de Existencias.
Primera copia para archivo de Bodega de Farmacia.
Segunda copia para libro del Servicio Clínico que lo solicita, la copia destinada al Servicio
Clínico, servirá para que este tome conocimiento de
los insumos de los que dispone al
momento de realizar la solicitud, y de aquellos insumos que están en proceso de adquisición.
o
Conjuntamente con enviar el original del Formulario de Pedido-Entrega a Control de
Existencias, procederá a guardar en el archivo de Pedido-Entrega, la solicitud vigente para el
mes en curso, que deberá ser despachada. Este formulario tendrá columnas dispuestas para
dejar registro de la fecha y productos entregados a la Central de Distribución de Insumos
Clínicos.
o
Es de vital importancia para la coordinación del trabajo de la Bodega de Farmacia y Central de
Distribución de Insumos, que los Servicios Clínicos y Unidades de Apoyo respeten las fechas
estipuladas y los procedimientos implementados.
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o
La Fecha de entrega de solicitudes a Bodega de Farmacia se llevará a cabo entre días 10 y
15 de cada mes.
A las siguientes Unidades de Apoyo se les entregará los medicamentos y/o insumos
directamente desde Bodega de Farmacia: (Dental, Kinesiología, Laboratorio, Clínico,
Farmacia). Esto manteniendo el sistema de entrega actual.
f) Realización de Inventarios Selectivos Periódicos.
La realización de este tipo de inventarios es de responsabilidad del Encargado de Bodega,
con el objeto de establecer un mecanismo de autocontrol interno sobre su propio manejo de
los registros de entradas y salidas de Bodega de Farmacia.
La toma de inventario selectivo constituirá una herramienta de ayuda para detectar errores de
registro de ingresos y egresos de productos, permitiendo su corrección oportuna.
g) Registros de Vencimientos de Bodegas de Farmacia
EJECUTA: Administrativo de bodega Farmacia
o
Se llevará registro de vencimientos en una planilla Excel, la que deberá mantenerse
actualizada por el Administrativo de Bodega de Farmacia. Cabe destacar que en un corto
plazo, este registro se debe realizar al momento de recepcionar productos vía Sistema
Integrado de Abastecimiento e Inventarios (SIABI). Quedando un registro automatizado, de los
vencimientos.
o
En una primera instancia, por implementación reciente de este sistema, se revisarán todos los
productos existentes en Bodega de Farmacia y se registrarán las fechas de vencimiento de los
mismos y el saldo existente.
o
Luego, en busca de la optimización del tiempo, cada vez que ingrese un producto:
Se revisará el producto y se verificará la fecha de vencimiento.
Se registrará en la planilla la fecha de ingreso, el proveedor y la fecha de vencimiento. El
registro de la fecha de los datos anteriores, es de responsabilidad de quien reciba el producto,
ya sea el Encargado de Bodega, o el Administrativo de Bodega.
o
Si la fecha de vencimiento del producto que ingresa es igual o inferior a 3 meses, este, si es
de moderada o baja rotación, será devuelto al proveedor por vencimiento cercano.
o
El Administrativo de Bodega de Farmacia será responsable de informar este hecho, en el caso
de presentarse, al Encargado de Bodega
quien será el que gestione la devolución del
producto.
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DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
o
La planilla será revisada mensualmente por el Administrativo de Bodega, quien deberá utilizar
la siguiente nomenclatura:
o
Los vencimientos a producirse en los próximos 5 meses a la fecha de revisión, serán
marcados con color amarillo y se verificará el stock. Si se trata de un producto de Alta
rotación, se esperará hasta el mes siguiente para verificar existencia. Si es un producto de
baja rotación, se informará por escrito al Jefe de Farmacia, indicando proveedor, fecha de
vencimiento y cantidad para que este gestione el canje del producto, o envío de este a otro
centro donde tenga rápida utilización.
o
Los vencimientos a producirse en los próximos 4 meses a la fecha de revisión, serán
marcados con color rojo y serán informados por escrito al Jefe de Farmacia indicando
proveedor, fecha de vencimiento y cantidad para que este gestione el canje del producto, o
envío de este a otro centro donde tenga rápida utilización.
El procedimiento anterior es obligatorio para todos los productos que ingresan a Bodega de
Farmacia, poniendo particular énfasis en los productos refrigerados.
h) Rechazo de los productos:
o
Rechazo de artículos: Se debe informar por escrito a su superior jerárquico, para que éste
tome una decisión al respecto. Si la jefatura soluciona el problema, se procede a recibir
mercadería, almacenar y registrar, según el procedimiento habitual de la sección.
o
Recepcionar artículos donados: hacer recepción normal y dejar constancia del origen de la
especie; a falta de valor, el precio será menor que el de la mercadería comprada.
Los artículos transformados por el establecimiento no ingresan a bodega y solo se les aplican
las normas de inventario.
Cabe señalar, que en los casos anteriores son motivo para gestionar devolución inmediata al
proveedor adjudicado del fármaco e insumo médico
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PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS EN BODEGA DE FARMACOS
1. Recepción de Productos de Proveedores Particulares y CENABAST
Ejecuta: Administrativo Bodega de Fármacos.
º
Al momento de la recepción de Fármacos, estos deben venir con una Guía de Despacho
o Factura.
º
En primer lugar, se debe verificar que la cantidad de bultos sea correcta; luego se procede a
abrir las cajas y cotejar su contenido con lo señalado en la Guía de Despacho y/o Factura y
con lo señalado en la orden de compra.
o
Es de exclusiva responsabilidad del Encargado de Bodega verificar que todos los artículos
recibidos coincidan, en cuanto a descripción del producto, cantidad, calidad y precio con
los datos indicados en la Guía de Despacho. En caso de cualquier discordancia, calidad
dudosa u otro, respecto de las condiciones de algún artículo, deberá informar al Jefe de la
Unidad y de ser necesario efectuar las gestiones respectivas con el proveedor.
o
Revisar la fecha de vencimiento, todos los fármacos recibidos deben tener fecha de
vencimiento posterior a 6 meses, de lo contrario, de lo contrario se gestionará el cambio o
devolución con el proveedor.
o
Efectuadas las revisiones señaladas anteriormente, el encargado de bodega procederá a
recepcionar por sistema Siabi, en el que debe quedar inscrito:
Fecha de recepción.
Número de recepción.
Nombre del establecimiento que recibe.
Nombre del Proveedor.
Número de la Factura o Guía de Despacho.
Cantidad recibida efectivamente y la unidad de registro
Lotes y fecha de vencimiento.
Nombre de cada uno de los artículos recibidos.
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Precio unitario de cada artículo.
Firma y timbre del Encargado de Bodega.
o
El informe de recepción de Compras debe ser extendido para todo artículo que ingresa a
bodega. Este trámite se hace extensible a aquellas compras de fármacos de uso ocasional e
inmediato, que no se almacenan en bodega de farmacia
o
El informe de recepción de Compras consta de un original y copia, las que se distribuyen
así:
- Original se envía a oficina de partes, con la factura original respectiva, se entrega con libro
de correspondencia.
- Una Copia queda en archivo en la oficina de Bodega de farmacia, esta se archiva con copia
de orden de compra y copia de factura, en orden correlativo, según numeración de orden de
compra y separado por meses.
o
En caso que los fármacos recibidos no corresponda a lo solicitado en orden de compra, se
reciba con desperfectos o bien la facturación tenga algún error, etc. Administrativo o TENS
indistintamente, es responsable de contactarse telefónicamente con el proveedor para notificar
error y luego enviar correo electrónico, para formalizar por escrito el suceso. Solicitando
posteriormente, la devolución o reposición de los artículos adquiridos con su respectiva Nota
de crédito y anulación de compra, según corresponda. Este correo electrónico será adjuntado
con factura original y primera copia de recepción de conformidad, siendo enviada a la oficina
de partes, para el envío a Unidad de Contabilidad.
o
Para aquellos fármacos que no se encuentran cargados o registrados en SIABI, como los
insumos dentales, insumos quirúrgicos solicitados por el servicio de Pabellón y reactivos
solicitados por el Servicio de Laboratorio. La recepción es realizada en papel, con un formato
de recepción existente en la Unidad, formulario Recepción de artículos en Bodega (se
adjunta Formato en Anexo Nº 2). Esta recepción, es enumerada correlativamente, número
registrado en la orden de compra en papel, estos productos son de uso inmediato, por tanto,
una vez que se recepcionan, se despachan inmediatamente a Unidad solicitante con una
salida mediante formulario de Pedido Bodega Farmacia (se adjunta Formato en anexo Nº 2).
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2. Almacenamiento de Medicamentos en Bodega de Fármacos.
EJECUTA: Técnico en Enfermería Nivel Superior Bodega de Fármacos
Administrativo Bodega de Fármacos
La dependencia destinada al almacenaje de Medicamentos debe establecerse en un sitio seguro,
limpio, libre de humedad y a una temperatura no mayor a 25º C, resguardando los siguientes puntos:
o
Los medicamentos recibidos, se ordenarán siguiendo el criterio de la Central Nacional de
Abastecimiento CENABAST. A fin de lograr una adecuada distribución de los artículos en
Bodega de Farmacia, éstos se ordenan por secciones que agrupan los productos según:
grupo farmacológico, forma farmacéutica, etc.; cada sección contiene códigos SIABI
asignados a cada producto. Los artículos que no cuenten con un código SIABI se ubicarán al
final de cada sección a la espera de un código que le será asignado por sistema.
o
En cada estante existente en Bodega, debe estar claramente señalizada la sección y códigos
con su rótulo para cada producto que contiene, a fin de que, el orden sea de sencilla
interpretación, para minimizar el tiempo de búsqueda de un producto.
o
Será obligación del Administrativo de Bodega mantener la rotulación correcta y actualizada de
las estanterías y resguardar el orden.
o
Los fármacos deberán estar ubicados en estanterías, ningún artículo almacenado debe estar
directamente sobre el suelo, debiendo conservarse a una altura de al menos 20 centímetros
del piso, para facilitar la circulación del aire, la inspección de los productos, la limpieza y evitar
la humedad del suelo.
o
Los medicamentos deben estar ubicados considerando su vencimiento de forma que, dentro
de cada código, se dispense primero el producto cuyo vencimiento es el más próximo.
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o
Para la ubicación de los artículos dentro de la bodega se deben considerar fragilidad, posibles
alteraciones fisicoquímicas, volumen que ocupa, condiciones especiales de ventilación y luz,
necesidad de refrigeración y todo lo que tenga que ver con su adecuada conservación.
o
El nombre, forma farmacéutica, presentación y fecha de vencimiento de los fármacos según
corresponda, o de cada paquete que lo contenga, deberá estar siempre visible y legible, de
tal forma que sea fácil de contar y/o verificar vencimiento.
o
El almacenaje debe buscar la óptima utilización del espacio disponible en bodega, tanto en
altura como en extensión, evitándose cajas o paquetes fuera de lugar.
o
Cada caja debe tener una descripción visible de su contenido.
o
Para el caso específico de los medicamentos sujetos a control legal, Psicotrópicos y
Estupefacientes, el Administrativo y/o TENS que reciba el producto deberá dar prioridad a
este registro, revisando lotes y fecha de vencimientos, para efectuar la Recepción e imprimir el
Informe de Recepción de Compras en Sistema SIABI, inmediatamente se le debe dar aviso a
Q.F. Jefe de Farmacia, quien será responsable de efectuar la Solicitud de Materiales en Siabi
y retirarlos de Bodega para su traslado a Farmacia.
3. Despachos de Medicamentos.
EJECUTA: Técnico en Enfermería Nivel Superior Bodega de Fármacos
Administrativo Bodega de Fármacos
El egreso de medicamentos de bodega, queda consignado en Sistema SIABI, indicando los
siguientes datos:
-
Número documento de solicitud
-
Fecha y hora de salida
-
Centro de costo
-
Cantidad de salida de cada producto.
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DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
o
Cada unidad y servicio clínico, serán los encargados de solicitar sus fármacos, según
necesidad, rigiéndose a sus programaciones, para lo cual deberán subir mensualmente al
Sistema SIABI su Solicitud de Materiales.
o
Las fechas de entrega de pedidos a las unidades y servicios se llevará a cabo una vez por
semana en el caso de farmacia central y ambulatoria y una vez al mes a kinesiologia y
Endoscopia según calendario de solicitudes de pedidos informado por correo electrónico por
Jefe de Logística y Distribución o quien lo reemplace.
Despachos por sistema SIABI
o
Es deber de los funcionarios de bodega de Fármacos, realizar las entregas sistémicas y
físicas a los servicios clínicos. A continuación, se detalla en orden secuencial como debe ser
realizado el proceso:
1° Se deben revisar las Solicitudes de Materiales en Sistema Siabi, realizadas por los
servicios requirentes y corroborar unidades de empaque, cantidades solicitadas, revisar la
relación de los insumos solicitados v/s los insumos que consumen por histórico, entre otros.
2° En caso de existir un error, se debe informar al servicio requirente para su corrección.
3° Se debe Administrar y despachar la Solicitud de Materiales en Sistema Siabi.
4° Se deben imprimir 2 copias, desde el Sistema Siabi de Informe de Despacho.
5º
Se prepara el despacho y una vez listo se informa al Servicio solicitante para el retiro del
pedido.
6°
La persona que retira tiene el deber de revis ar lo que se le entrega y luego firmar, y
registrar su nombre y RUT en el Informe de Despacho, quedando 1 copia para el servicio
que solicita y 1 copia para archivos de bodega.
4. Realización de Inventarios Selectivos Periódicos.
La realización de este tipo de inventarios es de responsabilidad del Encargado de Bodega,
con el objeto de establecer un mecanismo de autocontrol interno sobre su propio manejo de
los registros de entradas y salidas de Bodega de Farmacia.
La toma de inventario selectivo constituirá una herramienta de ayuda para detectar errores de
registro de ingresos y egresos de productos, permitiendo su corrección oportuna.
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5. Registros de Vencimientos de Bodega de Farmacia
EJECUTA: Administrativo de bodega Fármacos
o
Este registro se debe realizar al momento de recepcionar productos vía Sistema Integrado de
Abastecimiento e Inventarios (SIABI). Quedando un registro automatizado, de los
vencimientos.
o
Luego, en busca de la optimización del tiempo, cada vez que ingrese un producto:
Se revisará el producto y se verificará la fecha de vencimiento.
o
Si la fecha de vencimiento del producto que ingresa es igual o inferior a 6 meses, si el fármaco
es de moderada o baja rotación, se gestionará la devolución al proveedor por vencimiento
cercano.
o
Dentro de la Bodega, los vencimientos a producirse en los próximos 2 meses a la fecha de
revisión, son marcados con etiquetas de color amarillo y se verificará el stock. Si se trata de
un producto de Alta rotación, se esperará hasta el mes siguiente para verificar existencia. Si
es un producto de baja rotación, se informará a través de correo electrónico al Jefe de
Farmacia, con copia a Jefe Directo, indicando proveedor, fecha de vencimiento y cantidad
para que este gestione el canje del producto, o redistribución a otros centros de la Red.
El procedimiento anterior es obligatorio para todos los productos que ingresan a Bodega de
fármacos, poniendo particular énfasis en los productos refrigerados.
EJECUTA: Técnico en Enfermería Nivel Superior Bodega de Fármacos
Administrativo Bodega de Fármacos
5.1. Registros de Vencimientos Medicamentos Refrigerados: La funcionaria de Bodega
conjuntamente con Encargada de Revisión serán responsables de realizar una vez al mes un
inventario de la totalidad de los medicamentos refrigerados que se encuentran en
dependencia de la Bodega de Fármacos, específicamente la última semana de cada mes
calendario, este inventario deberá ser registrando en una planilla que incluya los siguientes
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
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datos: Fecha, Código SIABI, Descripción del Fármaco, Lote, Fecha de Vencimiento, Cantidad,
y Observaciones, planilla que deberá ser firmada por ambas funcionarias y enviada vía Memo
de Jefe de Logística o quien la subrogue y/o reemplace a Q.F. Jefe de Farmacia, dentro de los
5 días hábiles siguientes de la fecha de practicado el inventario.
6. Revisión Periódica de las Fechas de Vencimiento
EJECUTA: Técnico en Enfermería Nivel Superior Bodega de Fármacos
Administrativo Bodega de Fármacos
Las funcionarias de bodega, deben revisar periódicamente las fechas de vencimiento de los
artículos por sistema y físicamente, con la finalidad de:
1. Tener seguridad de que los fármacos que se distribuyen a las Unidades de farmacia
cumplen con los estándares esperados de efectividad y calidad.
2. Evitar perdidas por caducidad.
7. Cadena de Frío y Registro de Temperatura
EJECUTA: Técnico en Enfermería Nivel Superior Bodega de Fármacos
La Cadena de Frío es el conjunto de procedimientos necesarios para la conservación,
distribución y manejo de las vacunas y otros medicamentos que los requieren, dentro de
temperaturas apropiadas que garanticen su calidad fármaco terapéutica.
o
El correcto funcionamiento de la cadena de frío marca la diferencia entre entregar a la
población productos efectivos o sin efecto farmacológico. Para que sean productos efectivos,
deberán ser almacenados y manipulados conservando pautas adecuadas.
o
Las tres operaciones fundamentales de la cadena de frío son:
Almacenamiento
Transporte
Distribución
Para cumplir su objetivo la cadena de frío, cuenta con tres elementos fundamentales que son:
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Recurso Humano: incluye todas las personas que de una manera directa o indirecta,
manipulan, transportan y distribuyen medicamentos refrigerados o vigilan que los elementos
donde se conservan o transportan los productos, cumplan los requisitos establecidos. Es
fundamental contar con personas responsables y capacitadas para asegurar la administración
de dicha cadena.
Recurso Técnico: elementos y aparatos para almacenar y distribuir.
Recurso Financiero: para asegurar el recurso humano y material.
Existen equipos diseñados específicamente para almacenar medicamentos que requieren
refrigeración, y garantizar su estabilidad; sin embargo, es muy común la utilización de equipos
domésticos para tal fin. Cualquier equipo es útil para almacenar y transportar estos
medicamentos, lo importante es no descuidar en ningún momento el comportamiento de la
temperatura dentro del mismo.
En consideración a lo anteriormente señalado, debe tenerse en consideración:
•
Conservación dentro de rangos de Tº exigidos (entre 2º y 8º C).
•
Distribución de fármacos y vacunas con propiedad y eficacia.
•
Mantener en buen estado operativo los equipos
8. Sistemas Frigoríficos en Bodegas
o
Para el almacenamiento de medicamentos refrigerados, la Bodega cuenta con 3
Refrigeradores de Uso Doméstico, en el que se conservan medicamentos, comprimidos,
ampollas, jeringas y otros que requieran refrigeración.
o
o
Cada refrigerador cuenta con un termómetro digital ubicado al interior de éstos. El registro de
temperatura, es realizado dos veces al día, el primer registro se realiza entre las 8:30 y 9:00
A.M, el segundo registro entre las 15:30 y 16:00 hrs., esto se anota en una planilla de
temperatura denominada “PLANILLA DE CONTROL DE RANGO DE TEMPERATURA
REFRIGERADOR” (Se adjunta Formato en Anexo Nº 6), la que se encuentra pegada en la
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
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puerta de cada refrigerador, esta planilla se llena con los registros mensuales, los que
posteriormente se archivan y se mantiene una carpeta dentro de Bodegas con los registros de
el último año. En caso de registrarse temperaturas en rangos superiores o inferiores a lo
normal, se da aviso a Q.F. Jefe de Farmacia y a la Jefatura directa, en caso de ser necesario
a demás al Jefe de Mantención para la revisión de los equipos.
o
Los refrigeradores están debidamente ubicados lejos de toda fuente de calor, a 15 cm. de
distancia, como mínimo de la pared y del techo, en posición perfectamente nivelada.
o
o
Los fármacos se mantienen debidamente ordenados, no amontonados, de tal manera que
circule el aire frío.
Termómetros:
Constituyen un elemento importante para el monitoreo y control de la temperatura de los
equipos frigoríficos. Debe permanecer en el estante intermedio del refrigerador o ubicarse en
las bandejas que contienen los medicamentos, no debe retirarse de su lugar, a menos que sea
necesario para efectuar limpieza y desinfección del refrigerador. Existen varios sistemas que
se pueden adecuar a cada necesidad específica.
Normalmente, el termómetro utilizado para el control de temperatura es de Máxima y Mínima,
ya sea simple o con botón.
Descripción y Manejo del Termómetro de Máxima y Mínima:
Este, es un instrumento que tiene por finalidad registrar las temperaturas extremas que se
producen en una unidad térmica o refrigerador.
Consiste en un tubo de vidrio en forma de U con dos ramas y cada una de ellas contiene una
columna de mercurio (Hg), y en ambas columnas una barra imantada que cumple el rol de
confirmar las temperaturas extremas alcanzadas ya que, so movilizadas por el empuje de la
columna de Hg, pero no retroceden con ella.
En la rama derecha o escala máxima del termómetro está graficada una escala corriente de
temperatura, en grados Celsius (º C), y se lee:
•
Si el Hg se encuentra 6 rayas sobre cero, significa que la temperatura actual es de 6º C,
sobre cero.
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DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
•
Si en la misma columna encontramos la barra imantada (azul) marcando en su polo inferior
a 9 rayas sobre cero, significa que en algún momento el refrigerador alcanzó una
temperatura máxima de 9 º C sobre cero.
En la rama izquierda o escala mínima del termómetro está graficada una escala invertida, de
tal modo que los números que aparecen sobre el cero de Celsius son temperaturas bajo cero
(-) y aquellas que se encuentran bajo el cero son positivas (+), y se lee:
•
Si la columna de Hg está a 4 rayas por debajo del cero, indica que la temperatura mínima
actual es 4º C.
•
Si la barra imantada está con su polo inferior a 3 rayas por encima del cero de Celsius,
indica que en algún momento la temperatura mínima llegó a -3º C.
Recomendaciones:
Este termómetro dispone de un pequeño imán o de un botón que sirve para poner la barra
imantada sobre la columna de Hg, después de registradas las temperaturas extremas.
El registro de la Tº debe realizarse 2 veces al día una planilla destinada para ello; esto permitirá
conocer el rango de temperaturas en que trabaja el refrigerador, y regularlo de a cuerdo a las
recomendaciones (2º C a 8º C).
Si no se consigue regular las temperaturas, se puede deber a:
•
Puede ser que las columnas de Hg estén fraccionadas lo que no da un registro confiable.
•
Que las columnas estén desfasadas.
•
Que el refrigerador no cumpla con condiciones técnicas adecuadas.
•
Corte de energía eléctrica.
•
Que la puerta haya quedado mal cerrada o sin cerrar por un tiempo largo.
•
Excesiva acumulación de hielo
Control de Temperatura al Interior de Bodega de Fármacos
Para el registro de la Temperatura ambiente al interior de la Bodega se tiene un termómetro
digital, con la finalidad de captar la temperatura ambiente del lugar y controlar que no salga de
los rangos normales.
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DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
Entrega de Informes y/o planillas:
I.
“Planilla COMGES”. Esta debe contener todas las compras netas mensuales desde el
1 al 31 de cada mes, debe ser entregada en planilla Excel y ser terminada a más
tardar el día 10 de cada mes, enviándola al siguiente correo electrónico;
logí[email protected], con copia a
[email protected]. Las compras a ingresar deben ser de los
siguientes productos;
•
Medicamentos,
•
Insumos Médicos (Incluyendo insumos dentales),
•
Insumos de Laboratorio e
•
Insumos de Imagenología
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DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
El formato debe ser el siguiente;
a) Ejecuta: En “Bodega de Fármacos”, Sra. Mónica Carrasco M.
b) Ejecuta: En “Bodega de Insumos Médicos”, Sr. Luis Troncoso M.
II.
“Informe de Vencimientos Cercanos”
a) Ejecuta: En “Bodega de Fármacos”, Srta. Lilianeth Bravo Z.
b) Ejecuta: En “Bodega de Insumos Médicos”, Sra. Cecilia Núñez M.
c) Fecha de entrega: Los 15 de cada mes
d) Criterio: Hasta 6 meses después de la emisión del informe
e) Destino: Químicos Farmacéuticos del departamento de Farmacia
III.
“Informe de Inventario Mensual”
a) Ejecuta: En “Bodega de Fármacos”, Sra. Mónica Carrasco M.
b) Ejecuta: En “Bodega de Insumos Médicos”, Sr. Luis Troncoso M.
c) Fecha de entrega: Los 10 de cada mes
d) Criterio: Se realice o no el conteo mensual, siempre se debe entregar un
informe con los resultados obtenidos y si no fue realizado, se debe informar a
Jefe de Logística e indicar las razones.
e) Destino: Jefe de Logística
IV.
“Informe de Stock”
a) Ejecuta: En “Bodega de Fármacos”, Srta. Lilianeth Bravo Z.
b) Ejecuta: En “Bodega de Insumos Médicos”, Sra. Cecilia Núñez M.
c) Fecha de entrega: Los 15 de cada mes
d) Motivo: Gestión de compras
e) Destino: Químicos Farmacéuticos del departamento de Farmacia
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2.2. FLUJOGRAMA ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO DE LOGISTICA Y DISTRIBUCION - BODEGA DE FARMACIA
PROVEEDOR
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA
LOGISTICA / JEFE
LOGISTICA
BODEGA
FARMACIA
ADQUISICIONES
ENCARGADO
INVENTARIO
JEFES
UNIDADES
DEMANDANTES
OFICINA DE
PARTES
INICIO
SOLICITA
ADQUISICIÓN
DE UN ARTÍCULO
REVISA /
REVISA /
AUTORIZA
AUTORIZA
SE DEVUELVE
SOLICITUD
SE DEVUELVE
SOLICITUD
PUBLICA EN
EL PORTAL
MERCADO PUBLICO
RECEPCIONA COPIA
DE ORDEN DE
COMPRA
PROVEEDOR
SE RECEPCIONA
ARTÍCULO CON
RESPECTIVOS
DOCUMENTOS Y
SE ENTREGA
INCORPORACION
DEL BIEN
FACTURA, O/C
RECEPCION
INGRESA EN
EL SISTEMA
SIGFE
FACTURA Y
RECEPCION
COPIA FACTURA Y
RECEPCION
SE INGRESAN
ARTICULOS A
BODEGA
FIN
SE AVISA A
UNIDADES LA
LLEGADA DE
PRODUCTOS
RETIRAN SUS
MATERIALES CON
PEDIDO ENTREGA
BODEGA
SE RETIRAN LOS
MATERIALES CON
PEDIDO ENTREGA
BODEGA
SE INGRESA COMPRA Y
SALIDAS EN PLANILLA
CONTROL Y TARJETA
FIN
BINCARD
SE REALIZAN
INVENTARIOS
MENSUALES
INVENTARIO
ANUAL
FIN
REALIZA INVENTARIO
ANUAL E INFORMA A
DIRECCION
FIN
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ANEXOS
Anexo Nº 1: Recepción de Artículos en Bodega: Se utiliza para registrar y respaldar la recepción
de los insumos que llegan a
Bodega y respaldar la respectiva factura y/o guía de despacho.
Anexo Nº 2: Pedido Bodega Farmacia: Se utiliza para registrar la solicitud y entrega de artículos
mensuales que cada unidad solicita, con nombre y firma del Jefe de Servicio.
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ANEXO N° 1
ANEXO N° 2
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ANEXO N° 2
Hospital de Curanilahue
Sub-Dirección Administrativa
Servicio de Farmacia
PEDIDO BODEGA FARMACIA 2011
FECHA SOLICITUD:
Pedido
SERVICIO REQUIRENTE:
Nº
Código
Producto
UD stock
Egre
Saldo
Ped.
Desp
Nombre y Firma Jefe de Servicio
Nombre y Firma Encargado Bodega
Nombre y Firma Control de Existencia
Nombre y Firma Recepción Conforme
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ANEXO N° 3
INFORME DE RECEPCIÓN DE COMPRAS
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ANEXO N° 4
SOLICITUD DE MATERIALES SIABI
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ANEXO N° 5
INFORME DE DESPACHOS SIABI
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ANEXO N° 6
PLANILLA DE CONTROL DE RANGO DE TEMPERATURA REFRIGERADOR
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2.5. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
BODEGA DE ECONOMATO
Actualizado por :
Nancy Leal Montoya
Tiare Jara Sáez
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INDICE
INTRODUCCION…………………………………………………………………
1.
MANUAL ORGANIZACIONAL
1.1. Objetivo y Alcance……………………………………………………….
1.2. Recursos Humanos Bodega de Economato .……….……………..
2.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
OBJETIVOS DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS…………………………
2.1. Objetivos Específicos………………………………….……………
2.2. Normas Internas de la Sección………………………….………….
2.3. Recepción de los Productos ………………………………………..
2.4. Rechazo de los Productos…………………………………………..
2.5. Almacenamiento de Productos …………………………..………..
2.6. Despacho de Productos ……………………………………………
2.7. Realización de Inventarios Selectivos Periódicos ………………
2.8. Realización de Inventario general …………………………………..
2.9. Registro de Vencimientos de Productos …………………………...
2.10. Revisión periódica de las fechas de vencimientos ………………
2.11. Recepción de Productos Inventariables
3. ANEXOS
ANEXO N° 1
FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES ………… ………….
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ANEXO N° 2
INFORME DE RECEPCIÓN DE COMPRA S ………….
ANEXO N° 3
SOLICITUD DE MATERIALES SIABI ………………….
ANEXO N° 4
INFORME DE DESPACHOS SIABI ……… ……………
INTRODUCCION
El Hospital de Curanilahue, paralelamente a los medicamentos e insumos médicos agrupados en
las Bodegas de Farmacia, necesita de otras adquisiciones que si bien no van en directo uso a los
pacientes, son indispensables para el desarrollo de la actividad hospitalaria, como son artículos
de aseo, escritorio, computacionales, papelería e impresos y otros, para la custodia,
almacenamiento y suministro de estos bienes el establecimiento cuenta con las dependencias de
la Bodega de Economato.
El presente Manual fue preparado para servir de apoyo y guía al funcionario encargado de
Bodega de Economato, para llevar a cabo sus funciones en forma ordenada y responsable.
Los contenidos del Manual le permitirán tener las normas y procedimientos por escrito, para
administrar la Bodega en forma eficiente, especificando cada una de las funciones de la unidad,
en concordancia con los recursos físicos y Recurso Humano disponible.
En las dependencias de esta Bodega, es necesario almacenar los insumos que serán utilizados
en el período de dos meses aproximadamente, debiéndose cumplir con los requisitos de
almacenamiento de cada uno de ellos, para asegurar su buen estado de conservación, calidad, y
por ende, su eficacia.
Este manual será conocido y aplicado por todos los funcionarios y trabajadores de esta
institución.
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1.1. Objetivos y Alcance
Objetivos
•
El presente es un documento técnico normativo de gestión, que tiene los siguientes
objetivos.
•
Definir y establecer las responsabilidades, atribuciones, funciones, relaciones internas y
externas de los cargos establecidos.
•
Facilitar el desarrollo de las funciones operativas y administrativas, así como la
coordinación y la comunicación de todos sus integrantes, eliminando la duplicidad de
esfuerzos, confusión e incertidumbre para el cumplimiento de las funciones asignadas a
los cargos o puestos de trabajo.
•
Servir como instrumento de comunicación y medio de capacitación e información para
entrenar, capacitar y orientación permanente al personal.
•
Establecer las bases para mantener un efectivo sistema de control interno y facilitar el
control de las actividades y tareas delegadas.
Alcance
El presente Manual, es de aplicación Obligatoria.
Para los registros de recepción de Compras, Solicitudes de Materiales y Despachos de
Bodega, se cuenta con Plataforma Informática en Web, denominado Sistema de
Abastecimiento, Bodega e Inventario, en adelante SIABI, el Soporte informático está en
manos del Departamento de Informática del Servicio de Salud Arauco.
1.2.
Recursos Humanos Bodega de Economato
Se cuenta con una funcionaria administrativa Encargada de la Bodega, cuya calidad
contractual es un Contrato a Honorarios.
OBJETIVOS DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
•
Señalar procedimientos generales para la recepción, almacenamiento y distribución de
los artículos adquiridos.
•
Formalizar los procedimientos que rigen el actuar diario de los funcionarios de Bodega.
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•
Establecer las funciones que debe cumplir el personal de Bodega.
•
Mantener un medio escrito tendiente a orientar al personal sobre los objetivos, funciones
y jefaturas de la unidad.
•
Contar con el Manual como medio de resolución de conflictos generales y específicos,
que surgen en los procedimientos habituales.
2.1. Objetivos Específicos
•
Almacenar y custodiar, el stock de los insumos y elementos que requieren las diferentes
unidades y/o servicios del Establecimiento, para ejecutar sus actividades, esto
comprendido para un periodo de dos meses.
•
Recepción y verificación de las mercaderías, con respaldo de las Guías de despacho y/o
Facturas, en la cuál la cantidad que se indicada corresponda a la Orden de Compra.
•
Revisar que la factura tenga toda la información legal correspondiente.
•
Velar que ningún producto salga de Bodega sin respaldo ni autorización.
•
Mantener las Bodegas, ordenadas, limpia, debidamente identificados todos los productos
y en los sectores destinados, rotulando el nombre de cada uno de los artículo en los
estantes correspondientes, con un mínimo de stock, y a fin de cada mes realizar inventario
de cuadratura.
2.2. Normas Internas de la Sección
Firmas autorizadas
Se tramitan aquellos pedidos que sean registrados a través del Sistema Siabi, realizados por
aquellos funcionarios con cuenta vigente en el Sistema.
Ingreso de artículos a Bodega
Todos los artículos de consumo o inventariables del establecimiento serán ingresados por el
encargado de bodega, realizando recepción, revisión, registro y almacenamiento de los mismos.
El funcionario que realice estas actividades firmará la guía de despacho del proveedor en señal
de conformidad.
Programa de consumo
Los artículos para entrega deben estar en bodega a más tardar la última semana del mes y con
un stock de acuerdo a lo programado por los centros de responsabilidades, y estos a su vez,
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deben subir a la plataforma del Sistema SIABI su pedido la primera semana del mes posterior a
la llegada de los insumos, para que durante la segunda semana del mes sean despachados a
través del mismo Sistema.
De esta manera se podrá dar cumplimento a lo solicitado y evitar que se hagan más de 1 pedido
en el mes.
Pedidos fuera de la fecha de plazo deben ser autorizados por Jefe de la unidad de logística, él o
la cuál dará el visto bueno, avisando vía telefónica o a través de correo electrónico a la encargada
de la bodega para que esta proceda con el despacho.
Todas las unidades deberán ceñirse al calendario de pedido y dar cumplimiento a las normas.
Stock permanente
Se refiere al listado de artículos solicitados por los centros de compras para solucionar sus
necesidades básicas en sus respectivas unidades. Los artículos que no formen parte de estos
serán considerados de consumo inmediato.
2.3. Recepción de los Productos
Toda vez que llega el proveedor o transportista, con los productos, se procede a revisar lo
entregado
En primer lugar, se debe verificar que la cantidad de bultos sea correcta; luego se procede a
abrir las cajas y cotejar su contenido con lo señalado por en la Guía de Despacho y/o
Factura, y con lo señalado en la orden de compra.
Es de exclusiva responsabilidad del Encargado de Bodega verificar que todos los artículos
recibidos coincidan, en cuanto a descripción del producto, cantidad, calidad y precio con los
datos indicados en la Guía de Despacho. En caso de cualquier discordancia, calidad dudosa u
otro, respecto de las condiciones de algún artículo, deberá informar a su Jefe Directo y de ser
necesario efectuar las gestiones respectivas con el proveedor.
Efectuadas las revisiones señaladas anteriormente, el funcionario procederá a recepcionar los
productos por sistema SIABI, en el que se debe digitar:
• Fecha de recepción.
• Número de recepción, que da automáticamente el sistema
• Nombre del Proveedor, que debe ser ingresado por el funcionario a cargo.
• Número de Factura y/o Guía de Despacho, que debe ser ingresado por el
funcionario a cargo.
• Cantidad recibida efectivamente y Unidad de medida para su registro.
• Lotes y fechas de vencimiento si corresponde
• Nombre de cada uno de los artículos recibidos.
• Precio unitario neto de cada artículo.
• Firma y timbre del Encargado bodega
El informe de recepción de Compras debe ser extendido para todo artículo que ingresa a bodega.
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Una vez terminada la Recepción se imprime el Informe de recepción de Compras, en dos
copias, las que se distribuyen así:
• Original se envía a oficina de partes, con la factura original respectiva, se entrega
con libro de correspondencia para su registro y posterior ingreso a Contabilidad.
• Una Copia queda en archivo en la oficina de Bodega, esta se archiva con copia de
orden de compra y copia de factura, en orden correlativo, según numeración de
orden de compra y separado por meses.
Se avisa a los servicios y/o unidades la llegada de sus productos, en caso de que estos sean de
uso inmediato.
2.4. Rechazo de Productos
Rechazo de artículos: Se debe informar por escrito a su superior jerárquico, para que éste tome
una decisión al respecto. Si la jefatura soluciona el problema, se procede a recibir mercadería,
almacenar y registrar, según el procedimiento habitual.
En caso que los productos recibidos no correspondan a lo solicitado en orden de compra, se
reciba con desperfectos o bien la facturación tenga algún error, etc. Encargado de Bodega, es
responsable de contactarse telefónicamente con el proveedor para notificar error y luego enviar
correo electrónico, para formalizar por escrito el suceso. Solicitando posteriormente, la devolución
o reposición de los artículos adquiridos con su respectiva Nota de crédito y anulación de compra,
según corresponda. Este correo electrónico será adjuntado con factura original y primera copia de
recepción de conformidad, siendo enviada a la oficina de partes, para el envío a Unidad de
Contabilidad.
2.5. Almacenamiento de Productos
Los productos recibidos, se ordenarán en su estante correspondiente, cada ubicación debe estar
claramente rotulada señalando producto y código SIABI, a fin de que, el orden sea de sencilla
interpretación, para facilitar su ubicación, despacho y el recuento selectivo.
Será obligación del Administrativo de Bodega mantener la rotulación correcta y actualizada de las
estanterías y resguardar el orden.
La papelería y otros productos que puedan ser dañados por agua o humedad, deben ser
colocados en los estantes, ningún artículo almacenado debe estar directamente sobre el suelo,
debiendo conservarse a una altura de al menos 20 centímetros del piso, para facilitar la
circulación del aire, la inspección de los productos, la limpieza y evitar la humedad del suelo.
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2.6. Despacho de Productos
El egreso de los productos existentes en bodega, queda consignado en Sistema SIABI,
indicando los siguientes datos:
i) Número documento de solicitud, que la otorga automáticamente el sistema SIABI
j) Fecha y hora de salida, que la otorga automáticamente el sistema SIABI
k) Centro de costo
l) Cantidad de salida de cada producto
m) Nombre, RUT y firma de la persona que retira de bodega
n) Nombre, RUT y firma de la persona que entrega en bodega
Se efectuará un despacho mensual por Unidad y/o Servicio, para ordenamiento interno, las
Unidades rigiéndose a sus programaciones anuales en Sistema Siabi, deben subir sus Solicitudes
de Materiales la primera semana de cada mes, los despachos de estas Solicitudes serán
realizadas la segunda semana del cada mes, la Jefatura Directa enviará calendario a través de
correo electrónico informando las fechas respectivas a los usuarios SIABI de cada Servicio y/o
Unidad del Hospital.
2.6.1. Despachos por sistema SIABI
Es deber del Encargado de bodega realizar las entregas sistémicas y físicas a los servicios
clínicos. A continuación, se detalla en orden secuencial como debe ser realizado el proceso:
1) Se deben revisar las Solicitudes de Materiales en Sistema Siabi, realizadas por
los servicios requirentes y corroborar unidades de empaque, cantidades
solicitadas, revisar la relación de los insumos solicitados v/s los insumos que
consumen por histórico, entre otros.
2) En caso de existir un error, se debe informar al servicio requirente para su
corrección.
3) Se debe Administrar y despachar la Solicitud de Materiales en Sistema Siabi.
4) Se deben imprimir 2 copias, desde el Sistema Siabi de Informe de Despacho.
5) Se prepara el despacho y una vez listo se informa al Servicio solicitante para el
retiro del pedido.
6) La persona que retira el pedido tiene el deber de revisar lo que se le entrega y
luego firmar, y registrar su nombre y RUT en el Informe de Despacho, quedando 1
copia para el servicio que solicita y 1 copia para archivos de bodegas.
7) Los archivos estarán rotulados y ordenados de acuerdo a l mes que corresponden.
2.7. Realización de Inventarios Selectivos Periódicos
La realización de este tipo de inventarios es de responsabilidad del Encargado bodega, con el
objeto de establecer un mecanismo de autocontrol interno sobre su propio manejo de los registros
de entradas y salidas de Bodega de Farmacia.
La toma de inventario selectivo constituirá una herramienta de ayuda para detectar errores de
registro de ingresos y egresos de productos, permitiendo su corrección oportuna.
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2.8. Realización de Inventario general
El Encargado de Inventarios del establecimiento realizará cada 3 meses un inventario de las
Bodegas, para lo cual se le facilitará el Informe de stock actual, con el cual efectuará el conteo y
revisión de lo registrado en Informe y el stock físico en Bodega, deberá enviar un Informe con el
resultado a la Jefatura Directa de Bodega.
Además, la Jefatura directa, para efectos de Control Interno, programará inventarios totales de
existencia de Bodega, los que serán debidamente avisados a las Unidades usuarias.
Durante los inventarios no se deben efectuar despachos ni recepciones, para lo cual se debe
comunicar a las dependencias organizativas la fecha última de despacho y su reapertura.
2.9. Registro de Vencimientos de Productos
En el caso específico de productos con fecha de vencimiento, se debe realizar el registro al
momento de recepcionar productos vía Sistema Integrado de Abastecimiento e Inventarios
(SIABI). Quedando un registro automatizado, de los vencimientos.
2.10. Revisión periódica de las fechas de vencimientos
En el caso específico de productos con fecha de vencimiento, se deberá efectuar revisión
periódicamente de las fechas de vencimiento de los artículos, para evitar perdidas por caducidad.
Para estos fines funcionario será responsable de extraer del SIABI informes de vencimientos e
informar a Jefe Logística y Jefes de Unidades y/o servicios que programaron esas adquisiciones,
para su distribución y/o correspondiente gestión de canjes o redistribución o traspaso a otros
establecimientos.
2.11.
Recepción de Productos Inventariables
Ocasionalmente, se recepcionan en Bodega artículos o equipos menores inventariables, como
sillas, muebles, bergere, los cuales no ingresan al Sistema SIABI y son de entrega inmediata.
En estos casos el Encargado de Bodega debe recepcionar estos productos, mediante el siguiente
procedimiento:
• Se realiza revisión física del producto, revisión de documento factura y/o Guía de
despacho y Orden de Compra emitida por Unidad de Abastecimiento.
• Se confecciona Acta de entrega, con detalle del Producto y datos de la persona
que recepciona.
• Se confecciona la Recepción de Conformidad, la que deberá ser firmada por Jefe
de Servicio, Sección o Unidad que solicitó la compra, la que se adjunta a la factura
y se entrega en Oficina de partes con libro de correspondencia para su registro y
posterior ingreso a Contabilidad. Una Copia queda en archivo en la oficina de
Bodega, esta se archiva con copia de orden de compra y copia de factura, en
orden correlativo, según numeración de orden de compra y separado por meses.
• Se le avisa a Servicio, Unidad y/o Sección que solicitó la compra, para que retire el
producto, esto debe efectuarse idealmente durante las 24 hrs. siguientes.
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•
•
Quien retira los productos debe firmar el acta de entrega.
Además, funcionario de Bodega, debe dar aviso a Encargado de Inventario,
funcionario de Contabilidad, para que efectúe el registro y gestión de Inventario
correspondiente.
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ANEXOS
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ANEXO N° 1
DEPARTAMENTO DE LOGISTICA Y DISTRIBUCION - BODEGA DE ECONOMATO
PROVEEDOR
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA
LOGISTICA / JEFE
LOGISTICA
BODEGA
ECONOMATO
ADQUISICIONES
ENCARGADO
INVENTARIO
JEFES
UNIDADES
DEMANDANTES
OFICINA DE
PARTES
INICIO
SOLICITA
ADQUISICIÓN
DE UN ARTÍCULO
REVISA /
REVISA /
AUTORIZA
AUTORIZA
SE DEVUELVE
SOLICITUD
SE DEVUELVE
SOLICITUD
PUBLICA EN
EL PORTAL
MERCADO PUBLICO
RECEPCIONA COPIA
DE ORDEN DE
COMPRA
PROVEEDOR
SE RECEPCIONA
ARTÍCULO CON
RESPECTIVOS
DOCUMENTOS Y
SE ENTREGA
INCORPORACION
DEL BIEN
FACTURA, O/C
RECEPCION
INGRESA EN
EL SISTEMA
SIGFE
FACTURA Y
RECEPCION
COPIA FACTURA Y
RECEPCION
SE INGRESAN
ARTICULOS A
BODEGA
FIN
SE AVISA A
UNIDADES LA
LLEGADA DE
PRODUCTOS
RETIRAN SUS
MATERIALES CON
PEDIDO ENTREGA
BODEGA
SE RETIRAN LOS
MATERIALES CON
PEDIDO ENTREGA
BODEGA
SE INGRESA COMPRA Y
SALIDAS EN PLANILLA
CONTROL Y TARJETA
FIN
BINCARD
SE REALIZAN
INVENTARIOS
MENSUALES
INVENTARIO
ANUAL
FIN
REALIZA INVENTARIO
ANUAL E INFORMA A
DIRECCION
FIN
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ANEXO N° 2
INFORME DE RECEPCIÓN DE COMPRAS
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ANEXO N° 3
SOLICITUD DE MATERIALES SIABI
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ANEXO N° 4
INFORME DE DESPACHOS SIABI
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2.6. PROTOCOLO DE USO DE DISPENSADORES PYXIS
Hospital Dr. Rafael Avaria Valenzuela
Curanilahue
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DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
Índice
INDICE
........................................................................................................................2
INTRODUCCIÓN .............................................................................................................163
PROPÓSITO...................................................................................................................163
OBJETIVOS ...................................................................................................................163
ALCANCE ........................................................................................................................3
RESPONSABILIDAD ............................................................................................................4
PROCEDIMIENTO ...............................................................................................................5
INCORPORACIÓN DE USUARIOS NUEVOS .............................................................................5
ELIMINACIÓN DE USUARIOS ...............................................................................................6
MODIFICACIONES DEL PERFIL DE USUARIOS ........................................................................7
CAMBIO DE CONTRASEÑAS .................................................................................................7
CONTROL DE USUARIOS .....................................................................................................8
ANEXO 1 FORMATO DE FORMULARIO MULTIUSO DISPENSADORES PYXIS
ANEXO 2 FORMATO DE TOMA DE CONOCIMIENTO DE INDUCCIÓN PARA USUARIOS
NUEVOS
ANEXO 3 GUIA DEL USUARIO DE LA ESTACION PYXIS
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Introducción
El Hospital Dr. Rafael Avaria Valenzuela de Curanilahue, es un establecimiento de mediana
complejidad y a su vez el centro de derivación de la Provincia de Arauco para las
especialidades básicas, por tanto, para abastecer a los Servicios Clínicos considerados como
Unidades Críticas y mantener un control del tipo y cantidad de medicamentos e insumos
médicos asociados a la atención de pacientes y del usuario del equipo que ejecuta la acción, el
establecimiento cuenta con un sistema Pyxis para la gestión y dispensación de medicamentos
e insumos médicos, dispone de 5 armarios o dispensadores de uso continuo con pantalla táctil.
Propósito
Definir los siguientes procedimientos:
I.
Protocolo de Control de usuarios y Contraseñas de dispensadores Pyxis (Incorporación,
Eliminación, Modificación y Cambio de Contraseñas de Dispensadores Pyxis y el Control
de Usuarios).
II. Modificación de Altas de pacientes.
III. Uso de los Dispensadores.
Objetivos
•
Oficializar el Procedimiento de Solicitud de Incorporación, Eliminación, Modificación y
Cambio de Contraseñas, asignadas a funcionarios usuarios de dispensadores Pyxis.
•
Definir los métodos de Control respecto a Usuarios de dispensadores Pyxis.
•
Definir el procedimiento para modificación de altas, para aquellos pacientes que tienen un
periodo de hospitalización superior a la alta automática definida en el sistema.
•
Dar a conocer las principales funciones para el adecuado uso de los dispensadores
mediante la “Guía de Usuarios de la Estación.”
Alcance
Aplicable a los usuarios de Dispensadores Pyxis, de acuerdo al siguiente detalle:
UBICACIÓN
ARMARIO
Urgencia 1º Piso
Interior de Pabellón 1º Piso
Pyxis Urgencia
Pyxis Pabellón
Pre parto 1º Piso
Hall de Acceso 3º Piso
Pyxis Pre-Parto
Pyxis Materyped
Hall de Acceso 4º Piso
Pyxis MQ
SERVICIOS
Y/O
DEPENDENCIAS
CLINICAS
USUARIAS
URGENCIA Y SAMU
PABELLÓN, POST OPERADOS Y
PARTO
PREPARTO
GINECO OBSTETRICIA,
PEDIATRIA Y PENSIONADO
MEDICO QUIRÚRGICO HOMBRES
Y MUJERES
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Responsabilidad
•
Cada Jefe de Servicio o quien lo reemplace, será responsable de solicitar la
Incorporación, Eliminación, Modificación, Cambio de Contraseñas de usuarios y
modificación de altas de pacientes.
•
El Jefe del Departamento de Logística o quien lo reemplace, se considerará como
responsable de la gestión de Incorporación, Eliminación, Modificación, Cambio de
Contraseñas de usuarios y modificación de altas de pacientes.
•
El funcionario encargado de Pyxis, que cumple funciones de gestor pyxis o quien lo
reemplace, dependiente del Departamento de Logística, será el responsable de enrolar
a los usuarios en cada uno de los dispensadores y de realizar la inducción inicial en el
uso y cuidado de los dispensadores.
•
Cada Enfermero Jefe de Servicio será el responsable de completar y gestionar el
formulario de Incorporación, Eliminación, Modificación y Cambio de Contraseñas de
funcionarios de los siguientes Servicios:
a) URGENCIA Y SAMU - Pyxis Urgencia
b) PABELLÓN Y POST OPERADOS - Pyxis Pabellón
c) PEDIATRIA Y PENSIONADO - Pyxis Materyped
d) MEDICO QUIRÚRGICO HOMBRES Y MUJERES - Pyxis MQ
•
La Matrona Supervisora o quien la reemplace, será la responsable de completar y
gestionar el Formulario de Incorporación, Eliminación, Modificación y Cambio de
Contraseñas de funcionarios de los siguientes Servicios:
a) PREPARTO - Pyxis Pre-Parto
b) GINECO OBSTETRICIA (MATERNIDAD) - Pyxis Materyped
•
El Subdirector médico o quien lo reemplace, será el responsable de autorizar los
formularios de Incorporación, Eliminación, Modificación y Cambio de Contraseñas de
funcionarios de todos los siguientes Servicios.
•
La Subdirectora Administrativa o quien la reemplace, será la responsable de autorizar
la Incorporación, Eliminación, Modificación y Cambio de Contraseñas de todos aquellos
funcionarios administrativos que la requieran.
•
Cada Jefe de Servicio o quien lo reemplace, será responsable de comunicar y reforzar
entre sus funcionarios el manejo apropiado de los dispensadores y la correcta
realización de los marcajes pertinentes.
•
El funcionario encargado de Pyxis, que cumple funciones de gestor pyxis o quien lo
reemplace, dependiente del Departamento de Logística, será responsable de enviar a la
Enfermera Coordinadora y Matrona Supervisora y SDA, SDM y Jefa de Logística,
mensualmente los siguientes informes:
1. Informe de cantidad de discrepancias.
2. Informe Costo de discrepancia.
3. Informe de transacciones nulas.
4. Comparación de marcaje v/s Horario Libre.
•
Será responsabilidad de la Jefatura directa aplicar las amonestaciones, acciones
correctivas y/o sanciones administrativas en base a informes.
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I.
Protocolo de Control de Usuarios y Contraseñas de dispensadores Pyxis
Procedimiento
Contraseñas
para
Incorporación,
Eliminación,
Modificación
y
Cambio
de
I. a) Incorporación de Usuarios Nuevos:
Cada vez que se contrate a un funcionario que deba utilizar los dispensadores Pyxis, el
Jefe de Servicio será responsable de solicitar la Incorporación de este funcionario al Sistema
Pyxis, sólo será válido para estos fines la solicitud mediante “Formulario Multiuso
Dispensadores Pyxis”, el que deberá contener todos los datos solicitados y estar
debidamente autorizado por Jefatura Directa del nuevo funcionario y la Subdirector
correspondiente. (En anexo Nº 1, Se adjunta Formato de Formulario Multiuso Dispensadores
Pyxis)
El Formulario Multiuso Dispensadores Pyxis, deberá enviarse a la Jefatura del
Departamento de Logística, quien será la responsable de incorporar y crear el perfil solicitado,
para lo cual tendrá un plazo máximo de 3 días hábiles.
Para el Control y Registro de las solicitudes, en el Departamento de Logística se
dispondrá de un Libro Foliado en el cual se anotará cada Formulario Multiuso
Dispensadores Pyxis recepcionado, y que deberá ser firmado por quien entregue la
solicitud, además, se le asignará un Número de solicitud para su correcto seguimiento.
Una vez creado el Perfil en la Consola, el funcionario encargado de Pyxis o quien lo
reemplace, dependiente del Departamento de Logística, será el responsable de enrolar a los
usuarios en el dispensador correspondiente y de realizar la inducción inicial en el uso y
cuidado del sistema. Además se le hará entrega del Manual de Guía de Usuario en el cual se
detallan los procedimientos básicos y más importantes para el correcto uso de los
dispensadores. (En anexo Nº 2, Se adjunta Formato de Toma de Conocimiento de Inducción
para usuarios nuevos y en anexo N° 3, se adjunta Manual Guía de Usuario de la Estación).
I. b) Eliminación de Usuarios:
Cada vez que se requiera la eliminación de un usuario, el Jefe de Servicio será
responsable de solicitar la Eliminación de este funcionario del Sistema Pyxis, sólo será válido
para estos fines la solicitud mediante “Formulario Multiuso Dispensadores Pyxis”, el que
deberá contener todos los datos solicitados y estar debidamente autorizado por Jefatura
Directa del funcionario y la Subdirector correspondiente. (En anexo Nº 1, Se adjunta Formato
de Formulario Multiuso Dispensadores Pyxis)
El Formulario Multiuso Dispensadores Pyxis, deberá enviarse a la Jefatura del
Departamento de Logística, quien será la responsable de eliminar al usuario solicitado, para lo
cual tendrá un plazo máximo de 3 días hábiles.
Para el Control y Registro de las solicitudes, en el Departamento de Logística se
dispondrá de un Libro Foliado en el cual se anotará cada Formulario Multiuso
Dispensadores Pyxis recepcionado, y que deberá ser firmado por quien entregue la
solicitud, además, se le asignará un Número de solicitud para su correcto seguimiento.
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I. c) Modificaciones del Perfil de Usuarios:
Cada vez que se requiera la modificación del Perfil de algún usuario, el Jefe de Servicio
será responsable de solicitar la respectiva modificación, para lo cual será válido el envío de un
correo
electrónico
a
[email protected]
con
copia
a
[email protected] indicando en el correo claramente los datos a modificar. En
un plazo no mayor a 2 días hábiles debiese ser realizada la modificación.
I. d) Cambio de Contraseñas:
Cada vez que se requiera el cambio de contraseña, cada usuario será responsable de
solicitar la respectiva modificación, para lo cual deberán acercarse a la oficina de Logística
para realizarlo de inmediato y/o coordinarlo para su realización en un plazo no mayor a 2 días
hábiles debiese ser realizada la modificación.
I. e) Control de Usuarios:
Trimestralmente, la Jefatura de departamento Logística o quien lo reemplace, enviará a
Enferma Coordinadora y Matrona Supervisora, un Listado con los Usuarios vigentes de sus
respectivos Servicios, para su revisión y validación respectiva.
Enfermera Coordinadora y
Matrona Supervisora, deberán informar por escrito a Jefatura del Departamento de Logística la
validación y/o modificación del Listado de Usuarios.
II. Procedimiento para Modificación de Altas de pacientes.
Por defecto el sistema automáticamente asigna 24 horas para el alta de pacientes, por tanto,
en aquellos casos de pacientes que tienen un periodo de hospitalización superior a la alta
automática definida en el sistema, será necesario prolongarles manualmente el alta en la
consola, por tanto, diariamente cada Enfermero de turno deberá informar vía correo
electrónico a [email protected] con copia a logí[email protected] el
listado de pacientes con el nombre completo y la fecha de alta, para que funcionario
encargado de Pyxis, que cumple funciones de gestor pyxis o quien lo reemplace, dependiente
del Departamento de Logística realice la modificación en la consola.
Por lo general las altas médicas se realizan entre las 12:00 hrs. y 13:00 hrs. y en casos
excepcionales, cuando algún examen es requerido, se dan las altas durante la tarde. Por lo
tanto, el funcionario encargado de Pyxis, que cumple funciones de gestor pyxis o quien lo
reemplace, deberá realizar las modificaciones en un máximo de 3 horas después de recibido el
listado de pacientes, el cual deberá ser entregado diariamente antes de las 14:00 hrs para dar
cumplimiento al plazo máximo establecido anteriormente.
Pasos
Los datos del paciente son registrados en el sistema Florence el cual envía la información al
sistema Pyxis. De esta forma el paciente ingresa virtualmente al sistema Pyxis donde el
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personal clínico puede realizar retiros de fármacos y/o insumos médicos con cargo al nombre
del paciente. El sistema está programado para mantener disponible al paciente para realizarle
los retiros de artículos durante un plazo de 24 horas, luego el sistema le da un alta
automática. En el caso que se necesite una extensión del alta del paciente, el enfermero de
turno deberá informar vía correo electrónico el listado de pacientes con nombre completo y la
fecha de alta para que encargado pyxis realice la modificación correspondiente y el/los
paciente(s) puedan seguir vigentes en el sistema para que el personal clínico realice los retiros
de artículos con cargo a su nombre.
III. Uso de los Dispensadores.
Es importante hacer un buen uso del sistema y realizar los procedimientos de transacción para
el retiro de artículos del sistema de forma correcta para que los dispensadores puedan
abastecer siempre los distintos fármacos e insumos médicos necesarios para entregar una
atención de calidad al paciente.
Objetivo General de sistema Pyxis:
“Obtener el Registro automatizado de consumos por pacientes.”
Con el sistema se pueden realizar las tareas siguientes:
•
Controlar los costes y detectar cobros perdidos mediante la creación de un registro de
la transacción electrónica para los suministros administrados por el dispensador.
•
Incrementar la productividad del personal clínico del suministro central mediante la
reducción o eliminación de las tareas que requieren tiempo y personal en estas áreas.
•
Mejorar el tiempo de respuesta mediante el almacenamiento de los suministros
necesarios en los dispensadores ubicados en los servicios clínicos informando de la
necesidad de provisiones.
•
Optimizar los niveles de inventario mediante información sobre el uso en tiempo real.
Los datos del paciente son registrados en el Sistema Florence el cual envía la información al
sistema Pyxis. De esta forma el paciente ingresa virtualmente al sistema Pyxis donde el
personal clínico puede realizar retiros de fármacos y/o insumos médicos con cargo al nombre
del paciente. El sistema está programado para mantener disponible al paciente para realizarle
los retiros de artículos durante un plazo de 24 horas, luego el sistema le da un alta
automática. En el caso que se necesite una extensión del alta del paciente, el enfermero de
turno deberá informar vía correo electrónico el listado de pacientes con nombre completo y la
fecha de alta para que encargado pyxis realice la modificación correspondiente y el/los
paciente(s) puedan seguir vigentes en el sistema para que el personal clínico realice los retiros
de artículos con cargo a su nombre.
De acuerdo a los datos cargados en el sistema pyxis a través de HIS hospitalario Florence,
estos son los siguientes:
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
•
En los servicios clínicos Urgencia, Preparto y Pabellón solo se carga el nombre del
Paciente.
•
En los servicios clínicos Médico Quirúrgico y Maternidad y Pediatría se carga el nombre
del paciente y el Nº de la cama en la que se encuentra el paciente.
Creación de Paciente Temporal:
•
•
Ingresar el nombre completo del paciente sin abreviaturas.
Avisar a correo [email protected] los pacientes temporales creados al
final del día.
Buen uso del sistema:
.
• Contraseña personal e intransferible.
• Marcar el retiro al paciente que corresponda.
• Retiro de fármacos con su receta respectiva.
• Avisos a pyxis
• Privilegios o permisos de sistema:
Enfermeras tienen acceso a todo el dispensador.
TENS no tienen acceso a fármacos controlados.
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
Informes Gestión Pyxis:
•
Transacciones Nulas
Enumera las ocasiones en que se abre una puerta de la estación sin haber pulsado ningún
botón de transacción. Por lo tanto, el usuario abre una puerta y puede realizar un retiro sin
dejar registro de alguna transacción.
•
Cantidades y costos de discrepancias.
Cantidad real en dispensador no es la misma cantidad registrada en consola pyxis debido a
que cuando los usuarios no marcan los retiros de los insumos y fármacos se produce una
discrepancia. La reponedora es quien registra la discrepancia en el sistema al detectar
unidades sobrantes o faltantes y ajusta la cantidad real observada. Se informan las
discrepancias generadas por dispensador y el valorizado de las mismas.
•
Marcaje v/s Horario libre
De acuerdo al marcaje mensual de cada usuario del sistema pyxis se realiza una comparación
de los retiros de artículos de los dispensadores a su nombre con los días no trabajados para
identificar a los usuarios que prestan sus contraseñas y realizan retiros con su clave.
Estos informes se entregan de forma mensual vía correo electrónico dirigidos a Enfermera
Coordinadora y Matrona Supervisora con copia a Subdirector Médico o quien lo reemplace,
Subdirectora Administrativa o quien la reemplace y Jefa de Logística o quien la reemplace para
que se evalúen las medidas pertinentes a tomar.
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
ANEXOS
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
SERVICIO DE SALUD ARAUCO
HOSPITAL DR. RAFAEL AVARIA V.
SUBIDRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO LOGÍSTICA
CURANILAHUE
FORMULARIO MULTIUSO DISPENSADORES PYXIS
1. Operación solicitada
Curanilahue,
:
de
de
2012
Incorporación
Eliminación
1
Modificación del Perfil
Cambio de contraseña
VENCIMIENTO DE CONTRASEÑA: ___/____/ ____
VENCIMIENTO DE ID: ___/____/ ____ NUNCA VENCE: __
2. Identificación Jefe Directo
Nombre Jefe Directo
:
Unidad
Subdirección
:
:
3. Identificación usuario
Nombre completo funcionario
:
Rut
Estamento
Calidad Jurídica
:
:
:
S.D.M.
S.D.A.
Enfermero/a
Titular/Contrata
S.D.E.
Matrón/a
Reemplazo
Tens / Aux. Param.
Honorarios
4. Perfil Solicitado (incorporación o modificación)
Nombre funcionario
:
Rut
:
ACCESO A AREAS Y PUERTAS
Dispensador/es a utilizar
Pabellón
Urgencia
Preparto
Maternidad y Pediatría
Médico Quirúrgico (MQH y MQM)
:
Nota: Si solicita modificar perfil, marcar
todos los equipos a los que se autoriza
acceso.
Acceso denegado a
:
PERMISOS DEL SISTEMA
:
Marcar letra/s asociada a
privilegio/s autorizados:
________________________
Firma y Timbre Jefe Directo
Ninguno
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L
M
Gaveta Nº6
Administración de pacientes
Administración del artículo
Definir kit local
Definir consola/kit global
Administración del usuario
Conexión a la consola
Informes actividad de la consola
Informes financieros de la consola
Informes de inventario de consola
Informes del sistema a la consola
Administración del sistema
Conexión a la estación
Informes de actividades de estación
Otro______________
N
O
P
Q
R
S
T
U
V
W
X
Y
Z
Informes de sistema de la estación
Imprimir en impresora fuera de estación
Modificar configuración estación
Acceso global a pacientes de la estación
Transferencia de datos
Definir acceso a puertas de usuario
Reinicio de la estación
Usuario de ParAssist
Creación de usuario temporal
Conciliación de pacientes
Vista de objeto solo
Gestión de historias clínicas
Selección ubicación habitual por ParAssist
_______________________
VºBº Subdirector/a
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1
Para Modificaciones y/o cambios de Contraseña, indicar motivos de la solicitud:
Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
SERVICIO DE SALUD ARAUCO
HOSPITAL DR. RAFAEL AVARIA V.
SUBIDRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO LOGÍSTICA
CURANILAHUE
TOMA DE CONOCIMIENTO
INDUCCIÓN USO DE PYXIS PARA USUARIOS NUEVOS
Curanilahue,
Yo,
________________________________________,
de
Rut:
de 2012
_______________,
Estamento: _________________, Calidad Jurídica, ________________ desde esta fecha
Usuario de Clave Pyxis, declaro recibir en este acto la inducción inicial respecto al uso de
dispensadores y tomo conocimiento de mis responsabilidades respecto al cuidado de los
equipos, el resguardo de las existencias que allí se almacenan, el marcaje de salida y
devolución de productos y de dar el aviso correspondiente a mi Jefatura respecto a
cualquier falla y/o anomalía detectada respecto al funcionamiento y/o uso de los
dispensadores.
FIRMA DE USUARIO
FIRMA Y NOMBRE DE FUNCIONARIO PYXIS
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
Guía del Usuario de la Estación PYXIS
Funciones de la Estación
Las funciones que aparecen en el menú principal dependen de los privilegios
asignados a su cuenta de usuario. La política y los procedimientos de su
centro determinan el uso adecuado de las funciones de atención al paciente.
En esta guía se proporciona información sobre las funciones disponibles en la
sección de atención al paciente del menú principal, incluidas las siguientes:
Retirada-Devolución..........................................................................................................2
Kits..................................................................................................................13
Pacientes............................................................................................................18
Reinicio de la Estación....................................................................................24
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
Retirada-Devolución
Utilice la función Retirada para retirar suministros de la estación para la atención al paciente.
La información de la transacción se envía a la consola para fines de facturación de pacientes y
administración de inventario.
Utilice la función Devolución para devolver a la estación los suministros no utilizados. Los
artículos devueltos a la estación podrán utilizarse más adelante. Cuando se devuelve un
artículo a la estación, se ajustan el registro de paciente y el inventario de la estación.
En esta sección se incluyen los procedimientos siguientes:
•
Fichas de la lista de artículos de la pantalla Retirada/Devolución
•
Retirada rápida
•
Devolución rápida
•
Retirada/devolución de artículos para varios pacientes
•
Retirada de kits
Retirada rápida
Retirada rápida hace referencia a la transacción de retirada más habitual. Realice una
retirada rápida para retirar uno o más artículos de la estación para un único paciente.
Para realizar una retirada rápida
1.
En el menú principal, pulse Retirada-Devolución.
Aparecerá la pantalla Pacientes.
2.
Seleccione una de las siguientes fichas:
•
Mi lista: muestra sólo los pacientes bajo su cuidado.
•
Local: muestra los pacientes asignados
enfermería del área de la estación.
a
las
unidades
de
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
•
3.
Global: muestra todos los registros de paciente del sistema AAT del
hospital. (AAT: Admisión, Altas y Traslados).
Seleccione un paciente.
Si es necesario, pulse Selecc. artículos. Las puertas a las que tiene
acceso se desbloquearán.
4.
Pulse Selecc. artículos. Abra la puerta en la ubicación del artículo.
5.
Pulse Retirada para aumentar el recuento de retiradas.
6.
Revise la información que aparece en la pantalla Retirada/Devolución:
•
Detalles del artículo: nombre del artículo, ubicación de la gaveta,
cantidad actual, cantidad retirada, unidad de emisión (UDE), tipo de
transacción
y nombre del paciente.
•
Rec. de Ret.: aparece en la parte inferior izquierda de la pantalla
para indicar la cantidad del artículo retirada de la estación.
7.
Retire los artículos y cierre la puerta.
8.
Realice una de las siguientes acciones:
•
Para volver al menú principal, pulse Menú principal.
•
Pulse Salir para desconectarse de la estación.
Las luces del Flexbar parpadearán si la puerta no se ha cerrado
completamente.
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
Devolución rápida
Devolución rápida hace referencia a la transacción de devolución más habitual. Realice
una devolución rápida para devolver uno o más artículos a la estación para un único
paciente.
Para devolver un artículo
1.
En el menú principal, pulse Retirada-Devolución.
Aparecerá la pantalla Pacientes.
2.
Seleccione un paciente. Si es necesario, pulse Selecc. artículos. Se
desbloquearán las puertas a las que tiene acceso y aparecerá la pantalla
Retirada-Devolución.
3.
Abra la puerta en la ubicación del artículo.
4.
Pulse Devolución para aumentar el recuento de devoluciones.
NOTA
Si intenta realizar una devolución que no coincide, aparecerá una
advertencia de Devolución de material no retirado.
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
•
•
Para continuar con la devolución, seleccione un motivo para la anulación (no coincidencia)
en la lista Motivos (esto es opcional). Introduzca una Descripción y seleccione
Aceptar. Vaya al paso 5.
Para cancelar la devolución, pulse Cancelar para paciente seleccionado (para
cancelar una devolución para el paciente resaltado) o seleccione Cancelar para todos
los pacientes (para cancelar una devolución para todos los pacientes). Esta función es
específica de la estación (está limitada a la estación desde la que ha retirado el
artículo).
5.
Revise la información siguiente:
•
Detalles del artículo: nombre del artículo, ubicación de la gaveta,
cantidad actual, cantidad devuelta, unidad de emisión (UDE), tipo
de transacción y nombre del paciente.
•
Aparecerá el Rec. de Dev. en la parte inferior izquierda de la
pantalla para indicar la cantidad devuelta.
6.
Devuelva los artículos y cierre la puerta.
7.
Realice una de las siguientes acciones:
•
Para volver al menú principal, pulse Menú principal.
•
Pulse Salir para desconectarse de la estación.
Las luces de la estación parpadearán si la puerta no se ha
cerrado completamente.
Retirada/devolución de artículos para varios pacientes
La función Selección múltiple de pacientes es una opción que se selecciona en la pantalla
Opciones de la estación.
Para retirar o devolver artículos para varios pacientes
(Opciones de la estación)
1.
En el menú principal, pulse Retirada-Devolución.
Aparecerá la pantalla Pacientes.
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
2.
Mantenga pulsada la tecla CTRL mientras selecciona varios pacientes. Se
resaltarán los pacientes seleccionados.
3.
Pulse Selec. artículos. Se desbloquearán las puertas a las que tiene
acceso. Aparecerá la pantalla Retirada/Devolución.
4.
Abra la puerta en la ubicación del artículo.
5. Pulse Retirada para aumentar el recuento de retiradas o Devolución para
aumentar el recuento de devoluciones.
NOTA
Si intenta realizar una devolución que no coincide, aparecerá una
advertencia de Devolución de material no retirado.
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
ADMINISTRATIVO GESTOR PYXIS
•
Para continuar con la devolución, seleccione un motivo para la anulación (no
coincidencia) en la lista Motivos (esto es opcional). Introduzca una Descripción
y seleccione Aceptar. Vaya al paso 6.
•
Para cancelar la devolución, pulse Cancelar para paciente seleccionado (para
cancelar una devolución para el paciente resaltado) o seleccione Cancelar para
todos los pacientes (para cancelar una devolución para todos los pacientes).
Esta función es específica de la estación (está limitada a la estación desde la que ha
retirado el artículo).
6.
Revise la información que aparece en la pantalla Retirada/Devolución:
•
Sacar para: la lista desplegable Sacar para muestra Todos, indicando que la
selección es para varios pacientes.
•
Detalles del artículo: nombre del artículo, ubicación de la gaveta, cantidad actual,
cantidad devuelta, unidad de emisión (UDE), tipo de transacción y nombre del
paciente. Los artículos aparecen varias veces, una por cada paciente seleccionado.
•
Rec. de Ret./Rec. de Dev.: aparece en la parte inferior izquierda de la pantalla para
indicar la cantidad del artículo retirada o devuelta en la estación.
7.
Retire o devuelva los artículos y cierre la puerta.
8.
Realice una de las siguientes acciones:
•
Para retirar o devolver artículos adicionales para el grupo de pacientes, repita los
pasos 4–7.
•
Para retirar o devolver artículos adicionales para uno de los pacientes
seleccionados, seleccione el nombre del paciente en el menú desplegable Sacar
para. Repita los pasos del 4 al 7.
9.
Realice una de las siguientes acciones:
•
Para volver al menú principal, pulse Menú principal.
•
Pulse Salir para desconectarse de la estación.
Las luces de la estación parpadearán si la puerta no se ha
cerrado completamente.
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
Retirada de kits
Siga este procedimiento para retirar un kit de una estación.
Para retirar un kit
1.
En el menú principal, pulse Retirada-Devolución.
Aparecerá la pantalla Pacientes.
2.
Seleccione un paciente.
3.
Si es necesario, pulse Selecc. artículos.
Se desbloquearán las puertas a las que tiene acceso y aparecerá la pantalla RetiradaDevolución.
4.
5.
6.
Pulse Kits.
Pulse Encontrar artículo.
Utilice la pantalla Buscar para localizar el kit o pulse Cancelar y
desplácese por la lista de artículos hasta encontrar el kit.
NOTA
Los kits sólo aparecen en la ficha Kits de la pantalla Encontrar artículo. No se
muestran en la ficha Todos los artículos.
7.
Seleccione el kit y pulse Mostrar.
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
Las luces del Flexbar indican la ubicación de todos los artículos del kit.
El contenido del kit aparecerá en la pantalla Retirada/Devolución.
8.
Pulse Retirada/Devolución.
9.
Revise la lista de contenido del kit para cada artículo del kit:
•
Necesario: cantidad del artículo incluida en el kit. Por ejemplo,
si el kit contiene tres agujas y retira una, la columna Necesario
muestra una cantidad de dos.
•
Lleno: cantidad del artículo que se ha retirado del kit para el
paciente seleccionado. Por ejemplo, si el kit contiene tres agujas y
retira una, la columna Lleno muestra la cantidad de uno.
•
Ubicación: ubicación del artículo del kit.
•
Artículo: descripción del artículo del kit.
10. Localice el primer artículo del kit y abra la puerta en la ubicación del
artículo.
11. Pulse Retirada para ajustar el recuento de retiradas.
El artículo aparecerá en la lista de artículos de la pantalla Retirada/
Devolución. Si se ha retirado toda la cantidad necesaria para el
artículo del kit, el artículo dejará de mostrarse en la lista
Necesario.
12. Revise la información que aparece en pantalla:
•
Detalles del artículo: nombre del artículo, ubicación de la gaveta,
cantidad actual, cantidad retirada, unidad de emisión (UDE), tipo de
transacción y nombre del paciente.
•
Rec. de Ret.: aparece en la parte inferior izquierda de la pantalla
para indicar la cantidad del artículo retirada de la estación.
13. Retire los artículos y cierre la puerta.
Los artículos restantes del kit aparecerán como Necesario en la pantalla.
14. Repita los pasos del 10 al 13 para cada artículo del kit.
15. Para volver al menú principal, haga clic en Menú Principal.
Si no retira todos los artículos del kit, aparecerá una advertencia.
16. Realice una de las siguientes acciones:
•
Pulse Sí para seguir retirando artículos del kit.
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
Los artículos restantes del kit aparecerán como Necesario en la pantalla. Repita los pasos del
10 al 13 para retirar los artículos del kit restantes y, a continuación, pulse Menú principal
para volver al menú principal.
•
Pulse No para volver al menú principal sin retirar todos los
artículos del kit.
17. Pulse Salir para desconectarse de la estación.
Las luces de la estación parpadearán si la puerta no se ha
cerrado completamente.
Kits
Utilice la función Kits para añadir un kit a la estación. Un kit es un grupo de artículos
que con frecuencia se utilizan conjuntamente para un proceso o procedimiento
específico (por ejemplo, los artículos que se suelen necesitar para iniciar un
tratamiento intravenoso). Los kits normalmente son locales de la estación donde se
añaden, pero pueden ser globales y accederse a ellos en todas las estaciones.
Los kits sólo aparecen en la ficha Kit de la lista de artículos durante el proceso de retirada. No
es posible descartar ni devolver kits, pero sí los artículos individuales de cada uno.
En esta sección se incluyen los procedimientos siguientes:
•
Adición de kits
•
Adición de kits similares
•
Modificación de kits
•
Eliminación de kits
Adición de kits
Para añadir un kit
1.
En el menú principal, pulse Kits.
Aparecerá la pantalla Kits.
2.
Pulse Añadir.
Aparecerá el cuadro de diálogo Información general.
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
3.
Introduzca un nombre de kit (50 caracteres como máximo) y un ID de
kit (25 caracteres como máximo). Los ID de los kits no pueden
modificarse una vez guardados.
4.
Seleccione la casilla de verificación Kit global para que el nuevo kit esté
disponible en todas las áreas (debe tener los derechos de sistema
adecuados para añadir kits globales).
5.
Pulse Siguiente.
Aparecerá la pantalla Artículos.
6.
Pulse Añadir artículo.
Aparecerá la pantalla Añadir al kit.
7.
8.
Resalte los artículos que desea añadir al kit. Para seleccionar varios
artículos, mantenga pulsada la tecla CTRL mientras selecciona los artículos.
Pulse Añadir artículo.
La cantidad predeterminada de los artículos es uno.
9.
Si la cantidad de los artículos del kit es superior a uno, resalte el
artículo y pulse Modificar cantidad.
Se seleccionará la columna Modificar cantidad.
10. Escriba la cantidad correcta.
11. Para eliminar un artículo del kit:
a.
Resalte el elemento.
b. Pulse Eliminar artículo.
c.
Pulse Sí para confirmar.
12. Pulse Finalizar para completar el kit.
13. Realice una de las siguientes acciones:
•
Pulse Cerrar para volver al menú principal.
•
Pulse Salir para desconectarse de la estación.
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
Adición de kits similares
Puede ahorrar tiempo mediante la función Guardar como a la hora de añadir un kit similar a
uno ya existente.
Para utilizar la función Guardar como
1.
En el menú principal, pulse Kits.
Aparecerá la pantalla Kits.
2.
Seleccione un kit y pulse Guardar como.
Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.
3.
4.
Introduzca un nombre de kit (50 caracteres como máximo) y un ID de
kit (25 caracteres como máximo). Los ID de los kits no pueden
modificarse una vez guardados.
Pulse Aceptar.
El nuevo kit aparecerá en la lista de kits.
5.
Seleccione el nuevo kit y pulse Modificar.
6.
Modifique el nuevo kit en función de sus necesidades.
7.
Pulse Aceptar para guardar los cambios.
8.
Realice una de las siguientes acciones:
•
Pulse Cerrar para volver al menú principal.
•
Pulse Salir para desconectarse de la estación.
Modificación de kits
Para modificar un kit
1.
En el menú principal, pulse Kits.
Aparecerá la pantalla Kits.
2.
Seleccione el kit que desea modificar.
3.
Pulse Modificar.
El cuadro de diálogo Kit aparecerá con la ficha Información general
seleccionada.
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
4.
Modifique la información general según sea necesario.
5.
Seleccione la ficha Artículos.
6.
Modifique la información de los artículos según sea necesario.
•
Para añadir artículos al kit, pulse Añadir artículo. Resalte el artículo
que desea añadir al kit. Para seleccionar varios artículos, mantenga
pulsada la tecla CTRL mientras selecciona los artículos. Pulse Añadir
al kit.
La cantidad predeterminada de los artículos es uno.
•
Para modificar la cantidad de los artículos del kit, resalte un artículo
y pulse Modificar cantidad. Modifique la cantidad del artículo.
•
Para eliminar artículos del kit, resalte el artículo deseado.
Pulse Eliminar artículo. Pulse Sí para confirmar.
7.
Pulse Aceptar para guardar los cambios.
8.
Realice una de las siguientes acciones:
•
Pulse Cerrar para volver al menú principal.
•
Pulse Salir para desconectarse de la estación.
Eliminación de kits
Para eliminar un kit
1.
En el menú principal, pulse Kits.
Aparecerá la pantalla Kits.
2.
Seleccione el kit que desea eliminar.
3.
Pulse Eliminar.
Aparecerá un cuadro de confirmación.
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
4.
Pulse Sí para eliminar el kit.
El kit se eliminará de la pantalla Kits y de la lista de artículos.
5.
Realice una de las siguientes acciones:
•
Pulse Cerrar para volver al menú principal.
•
Pulse Salir para desconectarse de la estación.
Pacientes
Utilice la función Pacientes para añadir, modificar y conciliar registros de paciente en la
estación. Todos los pacientes que se añaden en la estación son temporales. Los que se
añaden a través del sistema AAT del centro y en la consola son permanentes. Utilice la
función de conciliación de pacientes para conciliar los registros de pacientes temporales y
permanentes.
Esta sección incluye la información siguiente:
•
Fichas de la lista de pacientes
•
Adición de pacientes a Mi lista
•
Eliminación de pacientes de Mi lista
•
Adición de registros de pacientes temporales
•
Modificación de registros de pacientes
•
Conciliación de registros de pacientes
Fichas de la lista de pacientes
Pulse Retirada-Devolución o Pacientes para acceder a la lista Pacientes. En la parte
inferior de la pantalla Pacientes aparecerán tres fichas de listas de pacientes:
•
Mi lista: muestra sólo los pacientes bajo su cuidado. Cuando retira un artículo para
un paciente, el registro de paciente se añade automáticamente a Mi lista. Puede
añadir pacientes a Mi lista y eliminarlos manualmente.
•
Local: muestra los pacientes asignados a las unidades de enfermería del área de la
estación (por ejemplo, sólo Urgencias o Críticos).
•
Global: muestra todos los registros de paciente del sistema AAT del hospital.
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
Adición de pacientes a Mi lista
Para añadir un paciente
1.
En el menú principal, pulse Retirada/Devolución o Pacientes.
Aparecerá la pantalla Pacientes.
2.
Seleccione la ficha Local o Global.
3.
Seleccione los pacientes que desea añadir a la ficha Mi lista.
4.
Pulse Añadir a Mi lista.
Los pacientes aparecerán en la ficha Mi lista, en Pacientes.
5.
Realice una de las siguientes acciones:
•
Pulse Cerrar para volver al menú principal.
•
Pulse Salir para desconectarse de la estación.
Eliminación de pacientes de Mi lista
Para eliminar un paciente
1.
En el menú principal, pulse Retirada-Devolución o Pacientes.
Aparecerá la pantalla Pacientes.
2.
Seleccione la ficha Mi lista.
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
3. Seleccione los pacientes que desea eliminar de la ficha Mi lista.
4.
Pulse Eliminar de Mi lista.
Los pacientes se borrarán de la ficha Mi lista.
5.
Realice una de las siguientes acciones:
•
Pulse Cerrar para volver al menú principal.
•
Pulse Salir para desconectarse de la estación.
Adición de registros de pacientes temporales
Todos los registros de paciente que se añaden en la estación son temporales y aparecen
en azul en la pantalla Pacientes. Los que se añaden a través del sistema AAT del centro y
en la consola son permanentes. Se pueden añadir pacientes temporales desde la pantalla
Pacientes o desde la pantalla Retirada/ Devolución. Este procedimiento describe cómo
añadir pacientes temporales desde la pantalla Pacientes.
Para añadir un paciente temporal
1.
En el menú principal, pulse Pacientes.
Aparecerá la pantalla Pacientes.
2.
Pulse Añadir paciente.
El cuadro de diálogo Añadir paciente aparecerá con la ficha Información
del paciente seleccionada.
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
3. Introduzca el nombre del paciente (30 caracteres como máximo) y el
ID (15 caracteres como máximo).
4.
Si es necesario, introduzca o seleccione información opcional del
paciente: Número de habitación (10 caracteres como máximo), número
de historia clínica (15 caracteres como máximo), fecha de alta y número
de cama
(2 caracteres como máximo).
NOTA
El sistema rellenará automáticamente los campos de ID del paciente y fecha de alta, con
la fecha y hora en la que se ha añadido el registro. Para eliminar el ID del paciente
predeterminado, seleccione el ID y pulse SUPR. Añada un nuevo ID si es necesario. Los
ID no pueden modificarse una vez guardados.
La unidad de enfermería predeterminada es la unidad asignada a la estación donde se ha
añadido el registro de paciente temporal. Si es preciso, puede seleccionar una unidad de
enfermería diferente.
5. Seleccione Privado si no desea que el registro de paciente aparezca en la
ficha
Global de la pantalla Pacientes.
6.
Seleccione la ficha Información clínica.
7. (Opcional) Introduzca o seleccione el código de diagnóstico/procedimiento
(30 caracteres como máximo), el médico responsable (30 caracteres como
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
máximo), el médico de ingreso (30 caracteres como máximo) y
comentarios (30 caracteres como máximo).
8.
Pulse Aceptar.
9.
Realice una de las siguientes acciones:
•
Pulse Cerrar para volver al menú principal.
•
Pulse Salir para desconectarse de la estación.
Modificación de registros de pacientes
Para modificar un registro de paciente
1.
En el menú principal, pulse Pacientes.
Aparecerá la pantalla Pacientes.
2.
Seleccione un paciente.
3.
Pulse Modificar.
El cuadro de diálogo Modificar paciente aparecerá con la ficha
Información del paciente seleccionada.
4. Modifique el nombre del paciente (30 caracteres como máximo), la
unidad de enfermería, el número de habitación (10 caracteres como
máximo), el número de historia clínica, la fecha de alta y el número
de cama (2 caracteres como máximo).
5. Seleccione Privado si no desea que el registro de paciente aparezca
en la ficha
Global de la pantalla Pacientes.
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
6.
Seleccione la ficha Información clínica.
7.
(Opcional) Si es necesario, modifique los campos de código de
diagnóstico o procedimiento (30 caracteres como máximo), médico
responsable (30 caracteres como máximo), médico de ingreso(30
caracteres como máximo) y comentarios (30 caracteres como máximo).
8.
Pulse Aceptar.
9.
Realice una de las siguientes acciones:
•
Pulse Cerrar para volver al menú principal.
•
Pulse Salir para desconectarse de la estación.
Reinicio de la estación
Siga este procedimiento para reiniciar la estación. Este procedimiento está
disponible para los usuarios con derechos de reinicio de la estación
Para reiniciar la estación
1.
En el menú principal, pulse Reiniciar.
Aparecerá un mensaje de confirmación.
TENS REPONEDORA PYXIS
2.
Pulse Sí para reiniciar la estación.
La estación se apagará y se reiniciará.
Bibliografía:
Sistema de Administración segura de inventario de Pyxis SupplyStation® v8.1.x Guía
del usuario.
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DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
2.7. PROTOCOLO DE DISPENSACIÓN PYXIS
Hospital Dr. Rafael Avaria Valenzuela
Curanilahue
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
Índice
INDICE
..........................................................................................................................
INTRODUCCIÓN .............................................................................................................163
PROPÓSITO...................................................................................................................163
OBJETIVOS ...................................................................................................................163
ALCANCE ........................................................................................................................4
RESPONSABILIDAD ........................................................................................................163
PROCEDIMIENTO ...............................................................................................................5
ANEXO 1 MANUAL GUIA DE REPONEDOR DE LA ESTACION
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DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
Introducción
El Hospital Dr. Rafael Avaria Valenzuela de Curanilahue, es un establecimiento de
mediana complejidad y a su vez el centro de derivación de la Provincia de Arauco
para las especialidades básicas, por tanto, para abastecer a los Servicios Clínicos
considerados como Unidades Críticas y mantener un control del tipo y cantidad de
medicamentos e insumos médicos asociados a la atención de pacientes y del usuario
del equipo que ejecuta la acción, el establecimiento cuenta con un sistema Pyxis para
la gestión y dispensación de medicamentos e insumos médicos, dispone de 5
armarios o dispensadores de uso continuo con pantalla táctil.
Propósito
Definir los siguientes procedimientos:
I.
Reposición de artículos basado en informe de reposición generado por la
consola.
II.
Detectar Discrepancias.
Objetivos
•
Oficializar el Procedimiento de reposición de dispensadores Pyxis.
•
Dar a conocer las principales funciones para la reposición de los dispensadores
mediante la “Guía de reposición de la Estación.”
Alcance
Aplicable a Dispensadores Pyxis, de acuerdo al siguiente detalle:
UBICACIÓN
ARMARIO
Urgencia 1º Piso
Interior de Pabellón 1º Piso
Pyxis Urgencia
Pyxis Pabellón
Pre parto 1º Piso
Hall de Acceso 3º Piso
Pyxis Pre-Parto
Pyxis Materyped
Hall de Acceso 4º Piso
Pyxis MQ
SERVICIOS
Y/O
DEPENDENCIAS CLINICAS
USUARIAS
URGENCIA Y SAMU
PABELLÓN, POST OPERADOS
Y PARTO
PREPARTO
GINECO OBSTETRICIA,
PEDIATRIA Y PENSIONADO
MEDICO
QUIRÚRGICO
HOMBRES Y MUJERES
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DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
Responsabilidad
•
El Jefe de Logística o quien lo reemplace, se considerará como responsable de
la gestión de la reposición.
•
El administrativo que cumple funciones de gestor Pyxis o quien lo reemplace,
dependiente del Departamento de Logística, será el responsable de supervisar
las reposiciones de medicamentos e insumos médicos y mantener el stock
mínimo en los dispensadores Pyxis, según Lista de Reposición, planificación
diaria de actividades y disponibilidad en Bodegas y Farmacia del Hospital.
•
El Encargado de la Unidad de Abastecimiento o quien lo reemplace, será
responsable de las compras de medicamentos e insumos médicos, para el
aprovisionamiento de las Bodegas del Hospital.
•
Será responsabilidad del Químico Farmacéutico Jefe de Farmacia o de quien lo
reemplace, realizar la solicitud de pedidos para compras de medicamentos e
insumos médicos para cubrir las necesidades de las unidades clínicas que
cuenten o no con los dispensadores Pyxis.
•
El Químico Farmacéutico Jefe de Farmacia o quien lo reemplace, será el
responsable de las modificaciones y mejoras en coordinación con el Profesional
Clínico a cargo de cada Servicio o Unidad Crítica.
•
Será responsabilidad de los Profesionales clínicos a cargo de cada Servicio o
Unidad crítica, informar por escrito de una necesidad de ingreso o salida de
medicamentos o insumos médicos del arsenal de los dispensadores Pyxis, de
solicitar cambios (aumento o disminución) de un stock disponible producto de
variaciones en la demanda, del manejo apropiado de los stocks disponibles, de
realizar lo marcaje pertinentes, de la actualización de los usuarios y de
informar oportunamente respecto a anomalías detectados.
•
La Subdirección Administrativa, deberá velar por la disponibilidad de recursos
necesarios para cumplir oportunamente con los stocks de insumos médicos y
medicamentos.
Arsenal de Medicamentos e Insumos Médicos disponibles en dispensadores
Pyxis:
Aquellos fármacos e insumos médicos indispensables para la atención de pacientes
con patologías de alto riesgo.
Stock Mínimo de Medicamentos Insumos médicos:
Al realizar la carga inicial de los armarios Pyxis, se determinó como Stock mínimo a la
cantidad necesaria para cubrir tres días de suministro de cada medicamento o insumo
médico, de acuerdo al consumo promedio histórico de cada Servicio clínico pertinente.
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DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
Funciones Reponedor/a:
7. Reponer artículos de dispensadores basado en informe de reposición generado
por la consola.
8. Detectar Discrepancias de artículos.
9. Realizar solicitudes de productos para reposición de dispensadores.
10. Retirar insumos y/o fármacos vencidos.
I. Procedimiento para reposición de artículos basado en informe de
reposición generado por la consola.
La reposición de artículos de los dispensadores pyxis contempla fármacos e insumos
médicos los cuales son dispensados desde la Unidad de Farmacia y Bodega de
Insumos Médicos respectivamente. Frente a esto, los pedidos o solicitudes, se
realizan en forma separada y a la dependencia correspondiente.
Existen dos tipos de reposición y se clasifica de la siguiente forma:
•
Reposición al máximo: Esta se realiza semanalmente los días lunes,
miércoles y viernes de acuerdo a las cantidades entregadas por informe de
reposición del sistema pyxis. En el informe se detallan las cantidades faltantes
para abastecer al máximo stock de cada artículo en el dispensador de acuerdo
a las cantidades máximas establecidas en el sistema.
•
Reposición al mínimo: Esta se realiza semanalmente los días martes y jueves
de acuerdo a las cantidades entregadas por informe de reposición del sistema
pyxis. En el informe se detallan las cantidades faltantes para abastecer al
mínimo stock de cara artículo en el dispensador de acuerdo al stock establecido
en el sistema.
El procedimiento de reposición se describe a continuación:
Solicitud de insumos médicos
De lunes a viernes, reponedor/a pyxis, imprime informe de reposición obtenido del
sistema pyxis para cada uno dispensadores de los servicios clínicos. Dependiendo del
día será el tipo de reposición que se realizará como se mencionó anteriormente.
Luego reponedor/a realiza Solicitud de materiales en Sistema SIABI, según las
cantidades respectivas de cada artículo a reponer que entrega la consola. Esta
solicitud ingresada en el sistema SIABI se realiza para cada servicio por separado.
Solicitud es recibida por el funcionario/a de Bodega de Insumos Médicos que está
encargado de administrar y preparar el despacho, lo que se realiza de acuerdo a
disponibilidad de artículos y cantidades en stock.
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Solicitud de Materiales SIABI
Reponedor/a revisa que lo entregado en Bodega corresponda a lo solicitado y
detallado en Informe de despacho, ambos funcionarios reponedor/a y funcionario de
Bodega deben firmar y timbrar el despacho, organiza el carro de traslado y realiza la
reposición correspondiente en cada dispensador de acuerdo a las cantidades
entregadas por bodega de insumos.
Flujo Reposición de Insumos Médicos:
Usuario ingresa a
Armario Pyxis,
digitando su clave o
con su huella digital
Usuario Retira
insumo(s) en
Armario Pyxis
Usuario Efectúa
Marcaje de Salida
en Armario Pyxis
Usuario cierra
puerta y sale del
sistema operativo de
Armario Pyxis
Se actualiza Lista
reposición de
faltantes en consola
Reponedor imprime
en Consola Pyxis
LISTA DE
REPOSICIÓN
Reponedor realiza
Reposición del
Armario Pyxis
correspondiente
Reponedor y
Funcionario de
Bodega firman
documento de
despacho
Reponedor
verifica
Insumo(s) y
cantidad(es)
Bodega Administra
y rebaja el pedido
en SIABI, y entrega
reposición
Reponedor Ingresa
a SIABI Solicitud
de Materiales
Solicitud de Fármacos
De lunes a viernes, reponedora pyxis, imprime informe de reposición obtenido del
sistema pyxis para cada uno de los dispensadores de los servicios clínicos.
Dependiendo del día será el tipo de reposición que se realizará.
Luego se entrega informe de reposición impreso directamente en Unidad de Farmacia,
la cual, de acuerdo a disponibilidad de artículos y cantidades en stock, entrega
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físicamente los artículos y las cantidades a reponer, ambos funcionarios reponedor/a
y funcionario de farmacia deben firmar y timbrar el despacho
Finalmente se realiza la reposición correspondiente en cada dispensador de acuerdo a
las cantidades entregadas por bodega de insumos.
Con el fin de mantener un stock constante de medicamentos en las unidades críticas,
la reposición de stock en las gavetas correspondientes de los dispensadores Pyxis,
deberá efectuarse respaldando la reposición de tal forma que permita tener por
escrito las indicaciones médicas utilizando documentos validados legalmente.
Flujo Reposición de Fármacos:
Usuario ingresa a
Armario Pyxis,
digitando su clave o
con su huella digital
Usuario Retira
medicamento(s) en
Armario Pyxis
Usuario Efectúa
Marcaje de Salida
en Armario Pyxis
Usuario cierra
puerta y sale del
sistema operativo de
Armario Pyxis
Documento
validado legalmente
que respalda la
prescripción
Reponedor realiza
Reposición del
Armario Pyxis
correspondiente
Lista de Reposición
de faltantes
Reponedor imprime
en Consola Pyxis
LISTA DE
REPOSICIÓN
Reponedor y
Funcionario de
Bodega firman
documento de
despacho
Reponedor
verifica
medicamentos
y cantidades
Farmacia
entrega
reposición
Reponedor Entrega
Lista de Reposición
y solicita los
medicamentos a
Farmacia
Reposiciones extraordinarias:
De ser necesario, se efectúan reposiciones los días Sábados, Domingos y Festivos,
según demanda de cada Unidad crítica.
II.
Detectar Discrepancias
Cada vez que reponedor/a pyxis realiza la reposición de algún artículo en un
dispensador contabiliza la cantidad real de unidades que se encuentran dispensadas.
Si es que la cantidad real no coincide con la cantidad que muestra en el sistema,
modifica en el dispensador la cantidad registrada del sistema por la cantidad real
observada. Luego, el sistema al detectar esta diferencia genera un aviso de
discrepancia el cual puede ser recopilado en un informe que es generado desde la
consola pyxis.
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Control de Inventarios
•
El Químico Farmacéutico Jefe de Farmacia o quien lo reemplace, realizará cada
tres meses un inventario aleatorio a los armarios Pyxis de las unidades críticas,
tanto de medicamentos como de Insumos médicos.
•
El administrativo que cumple funciones de gestor Pyxis o quien lo reemplace,
dependiente del Departamento de Logística, será el responsable de supervisar
la limpieza e inventario de los dispensadores lo que se deberá realizar una vez
al mes, siempre que exista la disponibilidad de personal para poder efectuarlo.
•
Adicionalmente se podrá realizar inventarios aleatorios de los armarios, según
discrepancias encontradas.
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ANEXO
Guía de reposición de la Estación
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Guía de reposición de la Estación
Guía del Reponedor
Funciones de administración del inventario
Las funciones que aparecen en el Menú principal dependerán de los privilegios
asignados a su cuenta de usuario.
ADMINIST
RAT.
APOYO
PRO
ADMINIST
RAT.
La sección Administración del inventario ofrece información acerca de las
funciones disponibles en la sección Administración de inventario del Menú
principal.
•
Inventario: administrar artículos en el inventario de la estación.
•
Cargar-Descargar: cargar artículos en la estación. También puede utilizar la función
Cargar-Descargar para retirar artículos de la estación y dejar espacio disponible en
las ubicaciones de gaveta para otros artículos.
•
Alias del artículo: añadir, modificar o eliminar nombres alternativos de los
artículos en la estación.
•
6
SECRETA
RIA
LOGISTIC
A
•
Reponer por pedido: reponer artículos asociados con un pedido de compra
(PO) para un proveedor o un informe de reposición generado en la consola
• Reponer: reponer artículos en la estación.
• Reponer por pedido: reponer artículos asociados con un pedido de compra (PO)
para un proveedor o un informe de reposición generado en la consola.
Inventario
Utilice la función Inventario para comprobar la cantidad actual de artículos que hay en la estación. Esta función
utiliza el proceso de verificación de recuento estándar para las gavetas seleccionadas para realizar el inventario.
Si una cuenta de usuario tiene denegado el acceso a una puerta, la puerta no se desbloqueará para realizar el
inventario.
La función Inventario incluye la función Modificar que permite actualizar las cantidades Máx., Punto de reposición,
Actual y Máx. físico para los artículos del inventario. También se pueden modificar opciones de artículos como Artículo
por caducar, Stock estándar y Facturable. Además, puede seleccionar la Fecha de vencimiento para Artículos por
caducar y artículos caducados.
Si está activada la función Voz, la solicitud por voz verifica el recuento Actual si se ha seleccionado el artículo para
realizar el inventario.
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Fichas de inventario
Las pantallas del inventario tienen fichas para agrupar los artículos en función de los niveles de inventario de la
siguiente manera:
•
Cargado: muestra todos los artículos cargados en la estación.
•
Bajo máx.: muestra sólo los artículos cuya cantidad sea igual o menor que la del nivel de Máx.
•
En reposic.: muestra sólo los artículos cuya cantidad se encuentre en el nivel de Reponer.
•
En crít.: muestra todos los artículos cuya cantidad sea igual o menor que la del nivel Crítico.
•
Sin reposición: enumera todos los artículos que no se han repuesto en un intervalo de tiempo específico
(configurable en Opciones de la estación). Cuando se selecciona esta ficha, los indicadores luminosos, LED, se
encienden para identificar las ubicaciones de la estación para todos los artículos sin reposición.
Ubicaciones de gaveta
El seguimiento de todos los artículos en la estación se realiza por ubicación de gaveta. El número de la gaveta es la
ubicación de un producto individual en la estación o en una ubicación de stock remoto. Una gaveta puede hallarse en
uno de estos tres estados:
•
Cargada: se han asignado los materiales a la gaveta y se han cargado en ella.
•
Pendiente: se han asignado los materiales pero no se han cargado en la gaveta.
•
Vacía: no hay materiales asignados o cargados en la gaveta.
En esta sección se incluyen los siguientes procedimientos para la administración de inventario:
•
Verificación de cantidades
•
Modificación de artículos en el inventario
•
Movimiento y transferencia de artículos en el inventario
•
Establecimiento de la caducidad de los artículos en el inventario
•
Interrupción de tareas
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Verificación de cantidades
Para verificar cantidades:
1.
En el Menú principal, pulse Inventario.
Se desbloquearán las puertas a las que tiene acceso.
2.
En la parte inferior de la pantalla, seleccione la ficha apropiada. Consulte
Fichas de inventario en la página 4-2.
3.
Seleccione el artículo que desea verificar pulsando Retiro o Devolución en la
ubicación del artículo.
- o bien Pulse el campo Verificar en la pantalla situada junto al artículo que desea
verificar.
Si está seleccionada la opción Voz, la solicitud por voz verifica la cantidad
Actual.
4.
Cuente la cantidad del artículo.
5.
Si la cantidad del artículo que hay en la estación es distinta a la cantidad Actual
que aparece en la pantalla, modifique la cantidad Actual pulsando el botón Retiro
o Devolución para ajustar el recuento.
- o bien Pulse el campo Actual situado junto al artículo e introduzca la cantidad
correcta mediante el teclado.
Aparecerá una X en la columna Verificar.
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DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
6.
Cierre la puerta de la estación.
7.
Pulse Cerrar para volver al Menú principal, o pulse Salir para desconectarse de la
estación.
La función Retiro-Devolución está disponible para un segundo usuario durante el proceso de Inventario. Esto
permite a otro usuario acceder a la estación para temas de cuidado de pacientes sin necesidad de desconectarse
durante el proceso de inventario. Para obtener más información, consulte Interrupción de tareas en la página 4-16.
Modificación de artículos en el inventario
Para modificar un artículo en Inventario:
1.
En el Menú principal, pulse Inventario.
Se desbloquearán las puertas a las que tiene acceso.
2.
En la parte inferior de la pantalla, seleccione la ficha apropiada. Consulte
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
Fichas de inventario en la página 4-2.
3.
Seleccione en la pantalla el artículo que va a modificar.
- o bien Pulse el botón Retiro.
4.
Pulse Modificar.
Aparecerá la ventana Modificar gaveta.
5.
Modifique las cantidades del artículo como sea necesario:
• Unidad de emisión: para cambiar la unidad de emisión para el artículo en la
estación, seleccione una unidad del menú desplegable Unidad de emisión.
El menú Unidad de emisión sólo estará disponible si la Unidad de emisión (UdE) no es la misma que la Unidad de
reposición (UdR) para el artículo. La UdE y la UdR se establecen en la consola. Para obtener más información,
consulte la Guía del usuario de la consola Pyxis SupplyCenter.
•
Artículo por caducar: si el artículo tiene una fecha de vencimiento, active la
casilla de verificación Artículo por caducar. Seleccione la Fecha de vencimiento
del artículo en la gaveta que tenga la fecha de vencimiento más cercana.
•
Stock estándar: para designar los artículos como stock estándar, active la
casilla de verificación Stock estándar.
•
Facturable: para permitir facturar el artículo a los pacientes, active la casilla
de verificación Facturable.
6.
Pulse Aceptar.
7.
Pulse Cerrar para volver al Menú principal, o pulse Salir para desconectarse de la
estación.
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Movimiento y transferencia de artículos en el inventario
En esta sección se incluyen los siguientes procedimientos:
•
Movimiento de artículos dentro de una estación
•
Movimiento y transferencia de artículos a otra estación
Movimiento de artículos dentro de una estación
Para mover artículos dentro de una estación:
1.
En el Menú principal, pulse Inventario.
Se desbloquearán las puertas a las que tiene acceso.
2.
Seleccione el artículo que vaya a mover.
El artículo aparecerá resaltado.
3.
Pulse Modificar.
Aparecerá la ventana Modificar gaveta.
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
4.
Haga clic en el botón Mover situado junto al campo Ubicación.
Aparecerá la ventana Mover.
5.
Seleccione la nueva ubicación para el artículo pulsando el botón Retiro o a
través de la lista desplegable Ubicación.
No cambie la estación que aparece en el campo Estación.
Cuando se mueve un artículo a otra ubicación dentro de la estación, debe mover todos los artículos, por tanto, el
campo Cantidad no estará activo.
6.
Pulse Aceptar.
7.
Mueva físicamente el artículo a la nueva ubicación dentro de la estación.
8.
Pulse Aceptar para confirmar el movimiento y regresar a la pantalla
Inventario.
9.
Pulse Cerrar para volver al Menú principal, o pulse Salir para desconectarse de la
estación.
La nueva ubicación aparecerá en la ventana Modificar gaveta.
Movimiento y transferencia de artículos a otra estación
Para mover o transferir artículos a otra estación:
1.
En el Menú principal, pulse Inventario.
Se desbloquearán las puertas a las que tiene acceso.
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
2.
Seleccione el artículo que vaya a mover.
El artículo aparecerá resaltado.
3.
Pulse Modificar.
Aparecerá la ventana Modificar gaveta.
4.
Haga clic en el botón Mover situado junto al campo Ubicación.
Aparecerá la ventana Mover.
5.
Seleccione la nueva Estación en el menú desplegable e introduzca la
Cantidad del artículo que va a mover.
Cuando se mueven artículos a otra estación, no podrá seleccionar una ubicación en la
nueva estación, por lo tanto el campo Ubicación no estará activo.
6.
Pulse Aceptar.
7.
Pulse Aceptar para confirmar el movimiento y regresar a la pantalla
Inventario.
8.
Pulse Cerrar para volver al Menú principal, o pulse Salir para desconectarse de la
estación.
9.
Mueva físicamente los artículos a la estación seleccionada.
La nueva ubicación aparecerá en la ventana Modificar gaveta.
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
10. Cargue el artículo en la estación si el artículo aún no está ubicado en dicha
estación. Para obtener más información, consulte Carga de artículos en la página
4-18.
- o bien Realice una operación de Reponer por pedido (transferir) si el artículo ya está
ubicado en la estación y está moviendo artículos para aumentar la cantidad de los
mismos.
Establecimiento de la caducidad de los artículos en el inventario
Utilice la función Caducar artículo para retirar un artículo caducado del inventario.
En esta sección se incluye la siguiente información:
•
Descripción general de la función de caducidad
•
Caducar artículos caducados
Descripción general de la función de caducidad
El sistema realiza un seguimiento de los artículos que tienen asignada una fecha de vencimiento. En la lista Inventario,
aparece un icono de calendario cuando el artículo ha caducado o va a caducar en los días que se haya especificado en
la opción Advertencia de artículo por caducar (días). Si para realizar el inventario se selecciona un artículo que tiene un
icono de calendario, aparecerá un mensaje de advertencia de vencimiento.
La opción Artículo por caducar y la Fecha de vencimiento se configuran en la ventana Modificar gaveta. El valor de
Advertencia de artículo por caducar (días) es el número de días antes de que un artículo caduque que el sistema
tiene establecido para mostrar el icono de calendario. La Advertencia de artículo por caducar (días) se configura en
Opciones de la Estación en la ficha Opciones de hora. Para obtener más información, consulte Opciones de la
Estación en la página 5-36.
También se puede caducar un artículo que no tenga asignada una fecha de vencimiento. No obstante, si un artículo
no tiene asignada una fecha de vencimiento en el sistema, el icono de calendario no aparecerá para el artículo y el
sistema no podrá advertir a los usuarios para que comprueben la fecha de vencimiento del artículo.
Caducar artículos caducados
Para caducar un artículo caducado en Inventario:
1.
En el Menú principal, pulse Inventario.
Se desbloquearán las puertas a las que tiene acceso.
2.
Seleccione un artículo caducado que desee caducar (con el icono de
calendario).
•
Seleccione el artículo en la pantalla.
- o bien -
•
Pulse el botón Retiro.
Aparecerá un mensaje de advertencia de vencimiento.
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3.
Pulse Modificar.
Aparecerá la ventana Modificar gaveta.
4.
Pulse Caducar.
Aparecerá la ventana Caducar artículo.
5.
Introduzca la cantidad de artículos que desea caducar en el campo Cantidad.
6.
Pulse Aceptar.
7.
Pulse la fecha situada junto al campo Fecha de vencimiento.
Aparecerá el calendario de fechas de vencimiento.
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8.
En el calendario Fecha de vencimiento, seleccione la fecha de vencimiento más
cercana.
9.
Pulse Aceptar.
10. Elimine físicamente los artículos caducados de la estación.
11. Pulse Cerrar para volver al Menú principal, o pulse Salir para desconectarse de la
estación.
12. Elimine los artículos caducados siguiendo las políticas y procedimientos
establecidos en la instalación.
Interrupción de tareas
Utilice la función Interrupción de tareas para permitir que un segundo usuario pueda acceder a la estación para el
cuidado de pacientes mientras sigue conectado a la estación. La función Interrupción de tareas está disponible en las
pantallas Inventario, Reponer y Reponer por pedido.
Para interrumpir una tarea:
1.
Desde las pantallas Inventario, Reponer o Reponer por pedido, pulse el botón
Retiro/Devolución situado en la parte inferior de la pantalla.
2.
(Segundo usuario) Introduzca el ID de usuario y Contraseña, y pulse Aceptar.
3.
(Segundo usuario) Realice el proceso de retiro o devolución. Para obtener más
información, consulte Retiro-Devolución en la página 3-2.
4.
Pulse Hecho para desconectar al segundo usuario de la estación y regresar a la
ventana donde se encontraba antes de la transacción Interrupción de tareas.
Cargar-Descargar
Utilice la función Cargar-Descargar para cargar artículos en la estación. También puede utilizar la función CargarDescargar para retirar artículos de la estación y dejar espacio disponible en las ubicaciones de gaveta para otros
artículos.
En esta sección se incluye la siguiente información:
•
Descripción general de las operaciones de carga y descarga
•
Carga de artículos
•
Descarga de artículos
•
Modificación de artículos durante las operaciones de carga y descarga
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•
Movimiento y transferencia de artículos durante las operaciones de carga y
descarga
•
Establecimiento de las fechas de vencimiento de artículos durante las
operaciones de carga y descarga
Descripción general de las operaciones de carga y descarga
El seguimiento de todos los artículos en la estación se realiza por ubicación de gaveta. El número de la gaveta
es la ubicación de un producto individual en la estación o en una ubicación de stock remoto.
Una gaveta puede hallarse en uno estos tres estados:
•
Cargada: se han asignado los materiales a la gaveta y se han cargado en ella.
•
Pendiente: se han asignado los materiales pero no se han cargado en la
gaveta.
•
Vacía: no hay materiales asignados o cargados en la gaveta.
La función Cargar-Descargar se puede utilizar para cargar gavetas vacías, cargar gavetas pendientes, modificar la
configuración de las gavetas, caducar artículos y descargar artículos de la estación. Además, puede mover artículos a
otra ubicación dentro de la estación o a una ubicación de otra estación.
Si una cuenta de usuario tiene denegado el acceso a una puerta de la estación, la puerta no se desbloqueará para
realizar una transacción de carga o descarga.
Carga de artículos
Utilice la función Cargar-Descargar para cargar artículos en la estación. Puede cargar gavetas pendientes o
vacías seleccionando las fichas Pendiente o Vacío situadas en la parte inferior de la pantalla. El sistema crea
gavetas pendientes cuando desde la consola se asignan artículos a ubicaciones de gaveta de la estación. Las
gavetas vacías están disponibles para cualquier artículo.
Antes de cargar un artículo en la estación, dicho artículo deberá aparecer en la Lista de artículos. Sólo se puede
añadir artículos a la Lista de artículos desde la consola SupplyCenter.
Si cancela o sale de la estación antes de completar el proceso Cargar, el sistema NO registrará una transacción.
En esta sección se incluyen los siguientes procedimientos:
•
Carga de gavetas pendientes
•
Carga de gavetas vacías
Carga de gavetas pendientes
Para cargar una gaveta pendiente:
1.
En el Menú principal, pulse Cargar-Descargar.
2.
Seleccione la ficha Pendientes.
Se desbloquearán las puertas a las que tiene acceso.
En la lista aparecerán aquellos artículos asignados a las gavetas pero que no se han
cargado en la estación.
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3.
Seleccione una gaveta pendiente.
La luz del flexbar indica la ubicación de la gaveta.
4.
Pulse Cargar.
Aparecerá la ventana Cargar gaveta.
5.
Modifique las cantidades del artículo, si es necesario:
Los campos Punto de reposición (50% de Máx.), Nivel crítico (10% de Máx.), Actual
(igual a Máx.) y Máx. físico (igual a Máx.) se calculan de forma automática en función del
nivel de Máx. Las cantidades se pueden modificar si es necesario.
6.
Para seleccionar la unidad de emisión para el artículo en la estación,
seleccione una unidad del menú desplegable Unidad de emisión.
El menú Unidad de emisión sólo estará disponible si la Unidad de emisión (UdE) no es la misma que la Unidad de
reposición (UdR) para el artículo en la consola. Para obtener más información, consulte la Guía del usuario de la
consola Pyxis SupplyCenter.
7.
Si el artículo tiene una fecha de vencimiento, active la casilla de verificación Artículo
por caducar. Pulse la fecha situada junto al campo Fecha de vencimiento. En el
calendario Fecha de vencimiento, seleccione la fecha de vencimiento más cercana.
8.
Para designar el artículo como de stock estándar, seleccione la casilla de
verificación Stock estándar.
9.
Para facturar el artículo en los registros de los pacientes, seleccione la casilla de
verificación Facturable.
10. Cargue los artículos en la gaveta y cierre la puerta.
11. Pulse Aceptar.
El artículo aparecerá en la lista de la ficha Cargado.
12. Pulse Cerrar para volver al Menú principal, o pulse Salir para desconectarse de la
estación.
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Carga de gavetas vacías
Para cargar una gaveta vacía:
1.
En el Menú principal, pulse Cargar-Descargar.
Se desbloquearán las puertas a las que tiene acceso.
2.
Seleccione la ficha Vacía.
Aparecerá una lista de ubicaciones de gaveta vacías.
3.
Seleccione en la pantalla una ubicación en la que cargar artículos.
- o bien Abra la puerta y pulse el botón Retiro.
La luz del flexbar indica la ubicación de la gaveta.
4.
Pulse Cargar.
5.
6.
Resalte el artículo que vaya a cargar.
Pulse Añadir a gaveta.
Aparecerá la Lista de artículos.
Aparecerá la ventana Cargar gaveta.
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DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
7.
Introduzca o seleccione las siguientes opciones:
•
Máx.: introduzca la máxima cantidad en el campo Máx. y pulse la tecla
TAB en el teclado.
Los campos Punto de reposición (50% de Máx.), Nivel crítico (10% de Máx.), Actual (igual a Máx.) y Máx. físico
(igual a Máx.) se calculan de forma automática en función del nivel de Máx. Las cantidades se pueden modificar si es
necesario.
•
Unidad de emisión: para seleccionar la unidad de emisión para el artículo en la
estación, seleccione una unidad del menú desplegable Unidad de emisión.
El menú Unidad de emisión sólo estará disponible si la Unidad de emisión (UdE) no es la misma que la Unidad de
reposición (UdR) para el artículo en la consola. Para obtener más información, consulte la Guía del usuario de la
consola Pyxis SupplyCenter.
•
Artículo por caducar: si el artículo tiene una fecha de vencimiento, active la
casilla de verificación Artículo por caducar. Pulse la fecha situada junto al
campo Fecha de vencimiento. En el calendario Fecha de vencimiento,
seleccione la fecha de vencimiento más cercana.
•
Stock estándar: para designar los artículos como stock estándar, active la
casilla de verificación Stock estándar.
•
Facturable: para facturar el artículo en los registros de los pacientes,
seleccione la casilla de verificación Facturable.
8.
Cargue los artículos en la gaveta y cierre la puerta de la estación.
9.
Pulse Aceptar.
El artículo aparecerá en la lista de la ficha Cargado.
10. Pulse Cerrar para volver al Menú principal, o pulse Salir para desconectarse de la
estación.
Descarga de artículos
Utilice la función Cargar-Descargar para retirar artículos de la estación y dejar espacio disponible en las ubicaciones
de gaveta para otros artículos. Si un artículo está cargado en varias gavetas, el sistema le pedirá que seleccione la
ubicación que desea descargar. Cuando se descargue el artículo, éste ya no estará asignado a la ubicación de gaveta
en la pantalla Inventario de la consola SupplyCenter.
Para descargar un artículo:
1.
En el Menú principal, pulse Cargar-Descargar.
2.
Seleccione la ficha Cargado.
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DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
3.
Seleccione el artículo que vaya a descargar.
•
Para descargar varios artículos, mantenga pulsada la tecla CTRL a la vez que
selecciona varios artículos.
- o bien -
•
4.
Para seleccionar todos los artículos o los artículos adyacentes en la lista,
seleccione el primer artículo, mantenga pulsada la tecla MAYÚS
y, a
continuación, seleccione el último artículo.
Pulse Descargar.
Aparecerá una ventana de confirmación.
5.
Pulse Sí.
El artículo se eliminará de la ubicación de gaveta.
6.
Retire físicamente los artículos de la gaveta y cierre la puerta.
7.
Pulse Cerrar para volver al Menú principal, o pulse Salir para desconectarse de la
estación.
Modificación de artículos durante las operaciones de carga y descarga
Puede modificar un artículo cargado para cambiar las cantidades Actual, Máx.,
Punto de reposición, Nivel crítico y Máx. físico.
Para modificar un artículo en Cargar-Descargar:
1.
En el Menú principal, pulse Cargar-Descargar.
2.
En la parte inferior de la pantalla, seleccione la ficha apropiada.
3.
•
Cargado: enumera todos los artículos cargados en la estación.
•
Pendientes: enumera sólo los artículos que están pendientes.
Seleccione en la pantalla el artículo que va a modificar.
- o bien Pulse el botón Retiro.
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4.
Pulse Modificar.
Aparecerá la ventana Modificar gaveta.
5.
Modifique las cantidades del artículo según sea necesario:
•
Unidad de emisión: para seleccionar la unidad de emisión para el artículo en la
estación, seleccione una unidad del menú desplegable Unidad de emisión.
El menú Unidad de emisión sólo estará disponible si la Unidad de emisión (UdE) no es la misma que la Unidad de
reposición (UdR) para el artículo en la consola. Para obtener más información, consulte la Guía del usuario de la
consola Pyxis SupplyCenter..
•
Artículo por caducar: si el artículo tiene una fecha de vencimiento, active la
casilla de verificación Artículo por caducar. Pulse la fecha situada junto al
campo Fecha de vencimiento. En el calendario Fecha de vencimiento,
seleccione la fecha de vencimiento más cercana.
•
Stock estándar: para designar los artículos como stock estándar, active la
casilla de verificación Stock estándar.
•
Facturable: para facturar el artículo en los registros de los pacientes,
seleccione la casilla de verificación Facturable.
6.
Pulse Aceptar.
7.
Pulse Cerrar para volver al Menú principal, o pulse Salir para desconectarse de la
estación.
Movimiento y transferencia de artículos durante las operaciones de carga y
descarga
Utilice la función Cargar-Descargar para mover artículos en la estación.
Puede mover artículos a otra ubicación dentro de la estación o transferirlo a otra
estación. En esta sección se incluyen los siguientes procedimientos:
•
Movimiento de artículos dentro de una estación
•
Movimiento y transferencia de artículos a otra estación
Movimiento de artículos dentro de una estación
Para mover artículos dentro de una estación:
1.
En el Menú principal, pulse Cargar-Descargar.
2.
Seleccione la ficha Cargado.
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3.
Resalte el artículo que vaya a mover.
4.
Pulse Modificar.
Aparecerá la ventana Modificar gaveta.
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DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
5.
Haga clic en el botón Mover situado junto al campo Ubicación.
Aparecerá la ventana Mover.
6.
Seleccione la nueva ubicación para el artículo en el menú desplegable
Ubicación.
- o bien Pulse el botón Retiro en la nueva ubicación del artículo.
No cambie la estación que aparece en el campo Estación.
Cuando se mueve un artículo a otra ubicación dentro de la estación, debe mover todos los artículos, por lo tanto el
campo Cantidad no estará activo.
7.
Pulse Aceptar.
8.
Mueva físicamente los artículos a la nueva ubicación y cierre las puertas.
9.
Pulse Aceptar para confirmar el movimiento y regresar a la pantalla CargarDescargar.
Aparecerá la ventana Modificar gaveta.
Aparecerá la pantalla Cargar-Descargar.
10. Pulse Cerrar para volver al Menú principal, o pulse Salir para desconectarse de la
estación.
Movimiento y transferencia de artículos a otra estación
Para mover o transferir artículos a otra estación:
1.
En el Menú principal, pulse Cargar-Descargar.
2.
Seleccione la ficha Cargado.
Página 219 de 235
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DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
3.
Resalte un artículo que vaya a mover.
4.
Pulse Modificar.
Aparecerá la ventana Modificar gaveta.
5.
Haga clic en el botón Mover situado junto al campo Ubicación.
Aparecerá la ventana Mover.
6.
Seleccione la Estación en el menú desplegable e introduzca la Cantidad del artículo
que va a mover.
Cuando se mueven artículos a otra estación, no podrá seleccionar una ubicación en la
nueva estación, por lo tanto el campo Ubicación no estará activo.
7.
Pulse Aceptar para confirmar el movimiento.
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DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
Aparecerá la ventana Modificar gaveta.
8.
Retire físicamente los artículos y cierre la puerta.
9.
Pulse Aceptar para regresar a la pantalla Cargar-Descargar.
Aparecerá la pantalla Cargar-Descargar.
10. Pulse Cerrar para volver al Menú principal, o pulse Salir para desconectarse de la
estación.
11. Cargue el artículo en la estación si el artículo aún no está ubicado en dicha
estación. Para obtener más información, consulte Carga de artículos en la página
4-18.
- o bien Realice una operación de Reponer por pedido (transferir) si el artículo ya está
ubicado en la estación y está moviendo artículos para aumentar la cantidad de los
mismos.
Establecimiento de las fechas
operaciones de carga y descarga
de
vencimiento de
artículos
durante las
Utilice la función Fecha de vencimiento para establecer la fecha de vencimiento para los Artículos por caducar en la
estación.
Para establecer
Descargar:
1.
la
fecha
de
vencimiento de
artículos en
Cargar-
En el Menú principal, pulse Cargar-Descargar.
Aparecerá la pantalla Cargar-Descargar.
2.
Resalte el artículo.
3.
Pulse Modificar.
4.
Active la casilla de verificación Artículos por caducar.
5.
Pulse la fecha situada junto al campo Fecha de vencimiento.
Aparecerá la ventana Modificar gaveta.
Aparecerá el calendario de fechas de vencimiento.
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6.
En el calendario Fecha de vencimiento, seleccione la fecha de vencimiento más
cercana.
7.
Pulse Aceptar.
Aparecerá la pantalla Cargar-Descargar.
8.
Pulse Cerrar para volver al Menú principal, o pulse Salir para desconectarse de la
estación.
Alias del artículo
Utilice la función Alias del artículo para añadir nombres alternativos para los artículos de la estación. Los alias de
artículos tienen la misma ID del artículo que el nombre oficial de éste. Se pueden añadir hasta 50 alias para el mismo
artículo. En esta sección se incluyen los siguientes procedimientos:
•
Adición de un alias de artículo
•
Modificación de un alias de artículo
•
Eliminación de un alias de artículo
Adición de un alias de artículo
Para añadir un alias de artículo:
1.
En el Menú principal, pulse Alias del artículo.
Aparecerá la pantalla Alias del artículo.
2.
3.
Resalte el artículo para el que vaya a añadir un alias.
Pulse Añadir alias.
Aparecerá la ventana Artículo.
4.
Escriba el Nombre del alias para el artículo.
Pulse el botón de flecha situado junto al campo Nombre del alias para ver una lista de todos los alias que existen
para el ID de artículo.
5.
Pulse Aceptar.
Se añadirá el nuevo alias a la lista de artículos.
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DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
6.
Pulse Cerrar para volver al Menú principal, o pulse Salir para desconectarse de la
estación.
Modificación de un alias de artículo
Para modificar un alias de artículo:
1.
En el Menú principal, pulse Alias del artículo.
2.
Resalte el alias del artículo que vaya a modificar.
3.
Pulse Modificar alias.
Aparecerá la pantalla Alias del artículo.
4.
Modifique el Nombre del alias.
Pulse el botón de flecha situado junto al campo Nombre del alias para ver una lista de todos los alias que existen
para el ID de artículo.
5.
Pulse Aceptar.
El alias se actualizará en la lista de artículos.
6.
Pulse Cerrar para volver al Menú principal, o pulse Salir para desconectarse de la
estación.
Eliminación de un alias de artículo
Para eliminar un alias de artículo:
1.
En el Menú principal, pulse Alias del artículo.
2.
Resalte el alias del artículo que vaya a eliminar.
3.
Pulse Eliminar alias.
Aparecerá una ventana de confirmación.
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4.
Pulse Sí.
El alias se eliminará de la lista de artículos.
5.
Pulse Cerrar para volver al Menú principal, o pulse Salir para desconectarse de la
estación.
Reponer
Utilice la función Reponer para volver a almacenar los artículos de la estación. En esta sección se incluye la siguiente
información:
•
Descripción general de la reposición
•
Reposición de artículos con verificación de recuento
•
Reposición de artículos sin verificación de recuento
•
Reposición manual
•
Establecimiento de la caducidad de los artículos durante la reposición
Descripción general de la reposición
Puede reponer artículos seleccionando la ficha adecuada en la parte inferior de la pantalla Reponer, de la siguiente
manera:
•
Bajo máx.: muestra sólo los artículos cuya cantidad sea igual o menor que la del
nivel de Máx.
•
En reposic.: enumera sólo los artículos cuya cantidad sea igual o menor que el
nivel de Reponer.
•
En crít.: muestra todos los artículos cuya cantidad sea igual o menor que la del
nivel Crítico.
•
Selección manual para reposición: no enumera artículos. Le permite
reponer de forma manual cualquier artículo en la estación.
La ficha seleccionada de forma predeterminada para la pantalla Reponer se establece en la ventana Opciones
de la Estación en la ficha Configuración general. Consulte Opciones de la Estación en la página 5-36.
Si selecciona la opción Comprobar cantidad para reponer en Opciones de la estación, aparecerá la ventana Verificar
recuento durante el proceso de reposición. Debe verificar el recuento inicial y la cantidad de reposición en la ventana
Verificar recuento.
Si está seleccionada la función Voz, la solicitud por voz verifica la cantidad a Reponer.
Si están seleccionadas las funciones Comprobar cantidad para reponer y Voz, la solicitud por voz verifica el
Recuento inicial y la Cantidad por reponer.
El icono de calendario aparece delante de los artículos que tienen configurada la función Artículo por caducar.
Reposición de artículos con verificación de recuento
La opción Comprobar cantidad para reponer afecta al proceso Reponer en la
estación. La opción Comprobar cantidad para reponer está disponible en Opciones de
la estación.
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DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
Para reponer artículos con Verificar recuento (Opciones de la estación)
1.
En el Menú principal, pulse Reponer.
Se desbloquearán las puertas a las que tiene acceso.
2.
En la parte inferior de la pantalla, seleccione la ficha apropiada. Consulte
Descripción general de la reposición en la página 4-34.
Las luces del flexbar identifican la ubicación de los artículos que aparecen en la ficha
seleccionada.
3.
Seleccione el artículo que vaya a reponer.
•
Seleccione el artículo en la pantalla.
- o bien -
•
Pulse el botón Retiro.
La luz del flexbar parpadea para identificar la ubicación del artículo.
Aparecerá la pantalla Verificar recuento.
Si está seleccionada la función Voz, la solicitud por voz verifica el Recuento inicial.
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DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
4.
Cuente el número de artículos en la gaveta. Si el Recuento inicial no es
correcto, utilice el teclado para introducir la cantidad correcta.
5.
Pulse la tecla de TAB.
Si está seleccionada la función Voz, la solicitud por voz verifica la Cantidad por
reponer.
6.
Si la Cantidad por reponer es distinta del número de artículos que se está colocando
en la gaveta, utilice el teclado para introducir la cantidad correcta.
7.
Coloque los artículos en la gaveta y pulse OK o ENTRAR.
Aparecerá una X en la columna Verificar para indicar el artículo que se acaba de
reponer.
8.
Seleccione el siguiente artículo que vaya a reponer y repita los pasos 4–7 hasta
que termine de reponer los artículos.
9.
Pulse Cerrar para volver al Menú principal, o pulse Salir para desconectarse de la
estación.
La función Retiro-Devolución está disponible para un segundo usuario durante el proceso Reponer. Esto permite a
otro usuario acceder a la estación para temas de cuidado de pacientes sin necesidad de desconectarse. Para
obtener más información, consulte Interrupción de tareas en la página 4-16.
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DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
Reposición de artículos sin verificación de recuento
Para reponer artículos:
1.
En el Menú principal, pulse Reponer.
Se desbloquearán las puertas a las que tiene acceso.
2.
En la parte inferior de la pantalla, seleccione la ficha apropiada. Consulte
Descripción general de la reposición en la página 4-34.
Las luces del flexbar identifican la ubicación de los artículos que aparecen en la ficha
seleccionada.
3.
Seleccione el artículo que vaya a reponer.
•
Seleccione el artículo en la pantalla.
- o bien -
•
Pulse el botón Retiro.
La luz del flexbar parpadea para identificar la ubicación del artículo.
Si está seleccionada la función Voz, la solicitud por voz verifica la Cantidad por
reponer.
4.
Coloque los artículos en la gaveta.
5.
Si la cantidad actual es distinta de la que hay en la gaveta, pulse dos veces el
campo Actual e introduzca la cantidad correcta utilizando el teclado.
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DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
6.
Si la cantidad de reposición es distinta de la cantidad que se está colocando en la
gaveta, pulse el botón Devolución para aumentar la cantidad de reposición o el
botón Retiro para disminuir dicha cantidad.
Aparecerá una X en la columna Verificar para indicar el artículo que se acaba de
reponer.
7.
Seleccione el siguiente artículo que vaya a reponer y repita los pasos 3–6 hasta
que termine de reponer los artículos.
8.
Pulse Cerrar para volver al Menú principal, o pulse Salir para desconectarse de la
estación.
La función Retiro-Devolución está disponible para un segundo usuario durante el proceso Reponer. Esto permite a otro
usuario acceder a la estación para temas de cuidado de pacientes sin necesidad de desconectarse. Para obtener más
información, consulte Interrupción de tareas en la página 4-16.
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Reposición manual
Utilice la función Selección manual para reposición para reponer todos los artículos
de la estación que aún no están por debajo de la cantidad Máx.
Para realizar una reposición manual:
1.
En el Menú principal, pulse Reponer.
2.
En la parte inferior de la pantalla, seleccione la ficha Manual reposición.
Se desbloquearán las puertas a las que tiene acceso.
Los artículos no aparecen en la ficha Manual reposición.
3.
Abra la puerta correspondiente y seleccione el artículo que está reponiendo
pulsando el botón Retiro.
Si necesita ayuda para localizar el artículo, utilice la función Buscar. Para obtener más información, consulte
Uso de la función Buscar por en la página 2-18.
4.
Si la opción Comprobar cantidad para reponer está seleccionada, aparecerá la
ventana Verificar recuento. Cuente el número de artículos en la gaveta. Si el Recuento
inicial no es correcto, utilice el teclado para introducir la cantidad correcta. Pulse la
tecla TAB. Si la Cantidad por reponer es distinta del número de artículos que se está
colocando en la gaveta, utilice el teclado para introducir la cantidad correcta. Pulse
Aceptar.
- o bien -
Si no está seleccionada la opción Comprobar cantidad para reponer y la cantidad de reposición no es correcta,
utilice los botones Retiro o Devolución para introducir la cantidad correcta. Si la cantidad actual es distinta del
número de artículos que está colocando en la gaveta, pulse dos veces el campo
Actual e introduzca la cantidad correcta utilizando el teclado.
Si está seleccionada la función Voz, la solicitud por voz verifica la Cantidad por
reponer.
Aparecerá una X en la columna Verificar para indicar el artículo que se acaba de
reponer.
5.
Coloque los artículos en la gaveta y cierre la puerta.
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DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
6. Pulse Cerrar para volver al Menú principal, o pulse Salir para desconectarse de la
estación. La función Retiro-Devolución está disponible para un segundo usuario durante
el proceso Reponer. Esto permite a otro usuario acceder a la estación para temas de
cuidado de pacientes sin necesidad de desconectarse. Para obtener más información,
consulte Interrupción de tareas en la página 4-16.
Establecimiento de la caducidad de los artículos
durante la reposición
Utilice la función Caducidad y vencimiento para caducar un artículo y retirarlo de la estación cuando esté caducado. El
sistema realiza el seguimiento de los artículos marcados como Artículos por caducar. Si caduca un artículo con fecha de
vencimiento o si va a caducar en los días que se haya especificado en la opción Advertencia de artículo por caducar
(días), aparecerá un icono de calendario junto al nombre del artículo en la lista Reponer. Si se selecciona para reponer
un artículo con un icono de calendario, aparecerá un mensaje de advertencia de vencimiento.
Las opciones Artículo por caducar y Fecha de vencimiento se configuran en la ventana Modificar gaveta.
El valor Advertencia de artículo por caducar (días) es el número de días antes de que un artículo caduque que el
sistema tiene establecido para mostrar el icono de calendario. La Advertencia de artículo por caducar (días) se
configura en Opciones de la Estación en la ficha Opciones de hora. Para obtener más información, consulte Opciones
de la Estación en la página 5-36.
También se puede caducar un artículo que no tenga asignada una fecha de vencimiento. No obstante, si un artículo
no tiene asignada una fecha de vencimiento en el sistema, el icono de calendario no aparecerá para el artículo y el
sistema no podrá advertir a los usuarios para que comprueben la fecha de vencimiento del artículo.
Para caducar un artículo caducado:
1.
En el Menú principal, pulse Reponer.
2.
Resalte el artículo caducado que desee caducar (con el icono de calendario).
3.
Si selecciona un artículo que tiene asignada una fecha de vencimiento y aparece en
la lista con un icono de calendario, aparecerá la ventana Cambiar vencimiento.
- o bien Si selecciona un artículo que no tiene asignada una fecha de vencimiento o no
aparece en la lista con un icono de calendario, pulse Caducidad y vencimiento.
Aparecerá la ventana Cambiar vencimiento.
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Manual Organizacional y de Procedimiento 2013
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4.
Pulse Caducar.
Aparecerá la ventana Caducar artículo.
5.
Introduzca la cantidad que desea caducar en el campo Cantidad y pulse
Aceptar.
6.
Pulse la fecha situada junto al campo Fecha de vencimiento.
Aparecerá el calendario de fechas de vencimiento.
7.
En el calendario Fecha de vencimiento, seleccione la fecha de vencimiento más
cercana.
8.
Elimine físicamente los artículos caducados de la gaveta y pulse Aceptar.
9.
Si aparece la ventana Verificar recuento, cuente el número de artículos en la
gaveta. Ajuste el Recuento inicial con el teclado, si fuera necesario, y pulse
Aceptar.
10. Pulse Cerrar para volver al Menú principal, o pulse Salir para desconectarse de la
estación.
Reponer por pedido
Utilice la función Reponer por pedido para reponer en la estación los artículos por número de pedido o de informe.
La función Reponer por pedido le permite reabastecer la estación en un sólo paso, al recibir la información de
reabastecimiento de forma electrónica desde la consola o desde el proveedor externo y transmitir los datos
directamente a la estación.
Existen diversos métodos para generar pedidos de reposición en el sistema:
•
Mediante la interfaz de sistema con un proveedor externo.
•
Activando la casilla de verificación Notificar a la estación del reintegro mientras se genera un
informe de lista de recolección o de lista de reposición para artículos almacenados en la consola. Para
obtener más información, consulte la Guía del usuario de la consola Pyxis SupplyCenter.
•
Generando un informe Lista de reposición (no almacenado) – Máx. o Lista de reposición (no
almacenado) – Mín para los artículos no almacenados en la consola. Para obtener más información,
consulte la Guía del usuario de la consola Pyxis SupplyCenter.
•
Enviando un pedido de reposición desde la pantalla Artículos en nivel crítico de la consola. Para obtener
más información, consulte la Guía del usuario de la consola Pyxis SupplyCenter.
•
Moviendo o transfiriendo artículos de una estación a otra. Para obtener más información, consulte
Movimiento y transferencia de artículos a otra estación en la página 4-10.
La opción Compr. cant. repos. según demanda afecta al proceso Reponer por pedido en la estación. La opción
Compr. cant. repos. según demanda está disponible en Opciones de la estación.
En esta sección se incluyen los siguientes procedimientos:
•
Reposición por pedido con verificación de recuento
•
Reposición por pedido sin verificación de recuento
Reposición por pedido con verificación de recuento
La función Retiro-Devolución está disponible para un segundo usuario durante el proceso
Reponer por pedido. Esto permite a otro usuario acceder a la estación para temas de
cuidado de pacientes sin necesidad de desconectarse. Para obtener más información,
consulte Interrupción de tareas en la página 4-16.
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Para reponer un pedido con Verificar recuento (Opciones de la estación)
1.
En el Menú principal, pulse Reponer por pedido.
En la pantalla Reponer por pedido aparecerá una lista con los pedidos de
reposición para la estación.
2.
Seleccione el número Reponer # y pulse Continuar.
Si la casilla de verificación Notificar a la estación de la reposición está activada en la consola, el informe
Reintegrar tendrá el mismo número que el identificador Reponer # en la estación.
Las puertas se desbloquean y aparecen enumerados todos los artículos que se van a
reponer. Las luces del flexbar identifican la ubicación de los artículos que aparecen
en el pedido de reposición.
3.
Seleccione los artículos que vaya a reponer.
•
Pulse el botón Retiro para seleccionar un artículo individual.
- o bien -
•
Pulse Reponer todos para reponer todas las gavetas.
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Aparecerá la ventana Verificar recuento para el primer artículo.
Si está seleccionada la función Voz, la solicitud por voz verifica el Recuento
inicial y la Cantidad por reponer.
4.
Modifique el Recuento inicial y la Cantidad por reponer, si es necesario.
5.
Reponga el artículo y pulse Aceptar.
Aparecerá una X en la columna Verificar para indicar el artículo que se acaba de
reponer.
6.
Repita los pasos 3–5 para reponer más artículos. Cuando finalice, pulse
Cerrar.
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7.
Pulse Cerrar para volver al Menú principal, o pulse Salir para desconectarse de la
estación.
Reposición por pedido sin verificación de recuento
La función Retiro-Devolución está disponible para un segundo usuario durante el proceso
Reponer por pedido. Esto permite a otro usuario acceder a la estación para temas de
cuidado de pacientes sin necesidad de desconectarse. Para obtener más información,
consulte Interrupción de tareas en la página 4-16.
Para reponer un pedido sin Verificar recuento:
1.
En el Menú principal, pulse Reponer por pedido.
En la pantalla Reponer por pedido aparecerá una lista con los pedidos de
reposición para la estación.
2.
Seleccione el número Reponer # y pulse Continuar.
Si la casilla de verificación Notificar a la estación de la reposición está activada en la consola, el informe Reintegrar
tendrá el mismo número que el identificador Reponer # en la estación.
Las puertas se desbloquean y aparecen enumerados todos los artículos que se van a reponer. Las luces del flexbar
identifican la ubicación de los artículos que aparecen en el pedido de reposición.
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3.
Seleccione los artículos que vaya a reponer.
•
Pulse el botón Retiro para seleccionar un artículo individual.
- o bien -
•
Pulse Reponer todos para reponer todas las gavetas.
Cuando se resalte un artículo, aparecerá el Recuento de reposición en la parte
inferior de la pantall
Si está seleccionada la función Voz, la solicitud por voz verifica el Recuento de
reposición.
4.
Abra las puertas correspondientes y reponga los artículos físicamente.
•
Para cambiar el Recuento actual, pulse dos veces en la columna Actual en la
pantalla e introduzca el recuento correcto en el teclado.
•
Para cambiar el Recuento de reposición, pulse el botón Retiro para
disminuir el recuento o el botón Devolución para aumentarlo.
Aparecerá una X en la columna Verificar para indicar el artículo que se acaba de
reponer.
5.
Pulse Cerrar para regresar a la pantalla de pedidos de reposición.
6.
Pulse Cerrar para volver al Menú principal, o pulse Salir para desconectarse de la
estación.
El pedido de reposición no finalizará hasta que no se hayan repuesto todos los artículos o la cantidad de reposición de
artículos cambie a cero. Si no completa el pedido de reposición, éste permanecerá en la estación hasta que sea
eliminado por el mantenimiento del sistema. Para obtener más información, consulte la Guía del usuario de la
consola Pyxis SupplyCenter.
Bibliografía : Sistema de administración segura de inventario de Pyxis SupplyStation® v8.1.x Guía del usuario.
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