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ClinSis
El sistema de gestión integral de su clínica u hospital
Versión Enterprise
Manual del usuario
© Cedric Simon, 2005­2017
Versión 9.5
Manual del usuario Fecha
Versiones
Versión del documento
Versión de ClinSis
20/11/16
9.1
11.4.0
Adjuntar archivo vía wedcam.
22/11/16
9.2
11.4.0
Botón para eliminar pedidos de la lista de “importar pedidos”.
24/11/16
9.3
11.4.1
Reportes firmados no podrán ser impactados con cambios a
nivel de los datos del paciente, prueba de laboratorio como unidad y rangos.
02/01/17
9.4
11.4.8
Modificación de pedido rápido, para que al dar click en la prueba se pida de un solo sin tener que dar “ Enter ”.
02/01/17
9.4
11.4.9
Trucos: Para conocimientos del usuario.
05/01/17
9.4
11.5.0
Visualización de exámenes anteriores, en común con el pedido corriente, mismo si esta invisible en el pedido actual.
06/01/17
9.5
11.5.0
Botón para Etiqueta de USUARIO y PIN, a nivel de reportes fisio.
06/01/17
9.6
11.5.0
Al hacer clic en nombre del paciente dirige al expediente electrónico
08/01/17
9.7
11.5.0
Mostrar si tiene exámenes igual ya en pasado, esto para exámenes de fisio.
11/01/17
9.8
11.5.2
Método de análisis guardado con firma del reporte.
29/03/17
9.9
11.7.2
31/03/17
10.0
11.7.3
05/04/17
10.1
11.7.5
© Cedric Simon, 2005­2017
Comentario
En vista previa de resultados, muestra con fondo azul pruebas que se están procesando en equipos de análisis (con interface bidireccional). Requiere el Clinsis LIS versión 2.5.0 o arriba.
Control de calidad: el modulo de incidencia fue
renombrado "Control de calidad". Incluye gráficas de
Levey­Jennings para los controles.
Laboratorio: se permite definir el valor de la desviación
estándar del control a nivel de la prueba. Si está en cero,
se calcula la desviación estándar en base a los datos de
control utilizados.
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Manual del usuario Índice
1 Introducción........................................................................................................................................................................10
1.1 Objetivo de este manual..............................................................................................................................................10
1.2 Contenido.....................................................................................................................................................................10
1.3 Requisitos para utilizar ClinSis.................................................................................................................................10
1.4 Tropicalización.............................................................................................................................................................10
2 Instalación del cliente.........................................................................................................................................................11
2.1 ¿Qué es el cliente?........................................................................................................................................................11
2.2 ¿Cuál cliente?...............................................................................................................................................................11
2.3 Parámetros del cliente.................................................................................................................................................12
3 Inicio de la aplicación........................................................................................................................................................13
3.1 Ingresar en la aplicación.............................................................................................................................................13
3.1.1 Usuario y clave.......................................................................................................................................................13
3.1.2 Borrar el caché.......................................................................................................................................................14
4 Estructura de página...........................................................................................................................................................15
4.1 Informaciones generales.............................................................................................................................................15
4.1.1 Atajos......................................................................................................................................................................15
4.1.2 Reglas y estándares................................................................................................................................................16
4.1.3 Barra de menú superior..........................................................................................................................................17
4.1.4 Mantenimiento.......................................................................................................................................................18
4.1.5 Botón “Atrás” del navegador.................................................................................................................................18
4.1.6 Menú Personalizado...............................................................................................................................................19
5 Módulo de inicio................................................................................................................................................................20
5.1 Página de inicio............................................................................................................................................................20
5.2 Validación.....................................................................................................................................................................20
5.3 Trucos...........................................................................................................................................................................21
5.4 Datos personales..........................................................................................................................................................21
5.4.1 Modificación de clave............................................................................................................................................21
5.5 Documentación............................................................................................................................................................22
5.5.1 Manuales en línea...................................................................................................................................................22
5.5.2 Procedimientos internos.........................................................................................................................................22
5.5.3 Documentación en Linea para clientes..................................................................................................................22
5.6 Herramientas...............................................................................................................................................................22
5.6.1 Chat interno............................................................................................................................................................22
5.6.2 Convertidor de medidas.........................................................................................................................................23
5.6.3 Búsqueda de enfermedad en la lista CIE................................................................................................................23
5.7 Soporte.........................................................................................................................................................................23
5.7.1 Soporte en línea......................................................................................................................................................23
6 Módulo de paciente.............................................................................................................................................................24
6.1 Búsqueda de paciente..................................................................................................................................................24
6.2 Creación de paciente...................................................................................................................................................25
6.2.1 Validación del paciente:.........................................................................................................................................28
6.2.2 External ID:............................................................................................................................................................29
6.3 Foto del paciente..........................................................................................................................................................29
6.4 Archivos administrativos electrónicos.......................................................................................................................29
6.5 Archivos médicos electrónicos....................................................................................................................................30
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Manual del usuario 6.6 Periodos de subsidios..................................................................................................................................................30
6.7 Detalle de Periodos de subsidios................................................................................................................................31
6.8 Epicrisis del paciente...................................................................................................................................................31
6.9 Detalle de Epicrisis del paciente.................................................................................................................................31
6.10 Plantillas para epicrisis.............................................................................................................................................32
6.11 Cartas y documentos.................................................................................................................................................32
6.12 Plantillas de documentos y cartas............................................................................................................................33
6.13 Prescripciones............................................................................................................................................................33
6.14 Detalles del paciente..................................................................................................................................................34
6.15 Expediente electrónico..............................................................................................................................................36
6.16 Modificar los detalles del paciente...........................................................................................................................37
6.17 Nuevo pedido de exámenes......................................................................................................................................38
6.17.1 Campo para marcar como “Embarazada” a la paciente en el pedido...................................................................42
6.17.2 Lista desplegable de equipo o estación de trabajo...............................................................................................43
6.18 Importación de facturación......................................................................................................................................44
6.19 Recepción de muestras..............................................................................................................................................45
6.20 Datos para el reporte del Mitrab.............................................................................................................................45
6.21 Gráfico de resultados................................................................................................................................................46
6.22 Transferencia y Recepción de expedientes.............................................................................................................47
6.23 Pro forma y orden de trabajo...................................................................................................................................47
6.24 Lista de exámenes biológicos....................................................................................................................................49
6.25 Lista de perfiles de pruebas......................................................................................................................................49
6.26 Entrega de resultados................................................................................................................................................49
6.27 Horarios de consulta.................................................................................................................................................50
6.28 Búsqueda de médico..................................................................................................................................................50
6.29 Creación de médico...................................................................................................................................................50
6.29.1 Detalle del médico:..............................................................................................................................................51
6.29.2 Horario de consultas:............................................................................................................................................53
6.29.3 Archivos en línea..................................................................................................................................................54
6.30 Detalle de un protocolo de examen de laboratorio.................................................................................................54
6.31 Impresión de un protocolo de examen.....................................................................................................................54
6.32 Información rápida...................................................................................................................................................54
6.33 Resetiar el reporte del Mitrab..................................................................................................................................55
6.34 Mover datos de un paciente......................................................................................................................................55
6.35 Creación de múltiples pedidos.................................................................................................................................56
6.36 Importación de pacientes desde un archivo............................................................................................................57
6.37 Carga del per capita INSS........................................................................................................................................59
6.37.1 Cargar archivo INSS de asegurados.....................................................................................................................59
6.37.2 Cargar archivo INSS de pensionados...................................................................................................................60
6.37.3 Activar / Desactivar pacientes INSS....................................................................................................................61
6.37.4 Borrar citas de pacientes INSS inactivos.............................................................................................................61
7 Admisión INSS, Privados y Convenios..............................................................................................................................62
7.1 Admisión del paciente.................................................................................................................................................62
7.2 Asignación de consultorios.........................................................................................................................................64
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Manual del usuario 7.3 Lista de pacientes admisionados................................................................................................................................65
7.4 Ticket de pedido del expediente.................................................................................................................................65
8 Módulo de laboratorio........................................................................................................................................................66
8.1 Exámenes de laboratorio pendientes.........................................................................................................................66
8.2 Búsqueda de protocolo................................................................................................................................................67
8.3 Resultados vía interfaces............................................................................................................................................68
8.4 Importar pedidos desde sistemas terceros................................................................................................................69
8.5 Importar reportes de resultados desde Clinsis terceros...........................................................................................69
8.6 Modificación de protocolo..........................................................................................................................................70
8.7 Revisión (firma unitaria) de resultados.....................................................................................................................75
8.8 Envío de reporte por email.........................................................................................................................................76
8.9 Ingreso de resultados por batch.................................................................................................................................76
8.10 Revisión de resultados por batch.............................................................................................................................77
8.11 Modificar el material utilizado.................................................................................................................................77
8.12 Búsqueda de prueba de laboratorio........................................................................................................................78
8.13 Lista de prueba de laboratorio.................................................................................................................................78
8.14 Lista de grupos de trabajo........................................................................................................................................79
8.15 Crear etiquetas de números de muestras................................................................................................................80
9 Módulo de exámenes fisiológicos.......................................................................................................................................81
9.1 Exámenes fisiológicos pendientes...............................................................................................................................81
9.2 Búsqueda de protocolo................................................................................................................................................81
9.3 DICOM huerfanos......................................................................................................................................................83
9.4 Modificación de protocolo..........................................................................................................................................83
9.5 Resultados de audiometria.........................................................................................................................................85
9.6 Imágenes de una serie de DICOM.............................................................................................................................86
9.7 Visor médico WEASIS................................................................................................................................................88
9.8 Archivos adjuntados....................................................................................................................................................90
9.9 Envío de reporte por email.........................................................................................................................................90
9.10 Editar DICOM...........................................................................................................................................................91
9.11 Registro del uso de material.....................................................................................................................................91
9.12 Plantillas.....................................................................................................................................................................92
10 Módulo de consultas.........................................................................................................................................................94
10.1 Nueva consulta...........................................................................................................................................................94
10.2 Consultas corrientes..................................................................................................................................................98
10.2.1 Modificar o borrar consultas pasadas...................................................................................................................99
10.2.2 Planes de rehabilitación foniátrica.....................................................................................................................100
10.2.3 Pasar o borrar consultas pendientes...................................................................................................................100
10.2.4 Modificar una consulta pasada...........................................................................................................................100
10.3 Ver periodos de subsidio.........................................................................................................................................100
10.4 Estado de ocupación de cupos................................................................................................................................100
10.5 Asignar consultas.....................................................................................................................................................101
10.6 Ingreso de códigos CIE...........................................................................................................................................101
10.7 Ingreso de reporte de consulta...............................................................................................................................102
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Manual del usuario 10.8 Calendario del médico............................................................................................................................................106
10.9 Permitir días de consulta en días feriados............................................................................................................106
11 Módulo de hospitalización..............................................................................................................................................108
11.1 Búsqueda de hospitalización...................................................................................................................................108
11.2 Estado de cuenta.....................................................................................................................................................108
11.3 Nueva hospitalización..............................................................................................................................................109
11.4 Detalle de hospitalización.......................................................................................................................................109
11.5 Hospitalizaciones en curso......................................................................................................................................112
11.6 Registro de parto y Nacimiento..............................................................................................................................112
11.7 Sala de Operaciones.................................................................................................................................................113
11.7.1 Agenda de quirófano...........................................................................................................................................113
11.7.2 Programar una Cirugías......................................................................................................................................114
12 Módulo de Emergencia...................................................................................................................................................115
12.1 Búsqueda de emergencia.........................................................................................................................................115
12.2 Estado de cuenta......................................................................................................................................................115
12.3 Nueva Emergencia...................................................................................................................................................116
12.4 Detalles de una emergencia....................................................................................................................................117
12.5 Emergencia en curso..............................................................................................................................................117
13 Módulos de farmacia y bodega.......................................................................................................................................118
13.1 Reglas generales.......................................................................................................................................................118
13.2 Tipos de artículos.....................................................................................................................................................118
13.3 Familias de artículos...............................................................................................................................................118
13.4 Artículos...................................................................................................................................................................118
13.4.1 Cantidad máxima a despachar............................................................................................................................118
13.4.2 Limitar despacho por fechas...............................................................................................................................119
13.4.3 Especialidades permitidas..................................................................................................................................119
13.4.4 Unidad de medida...............................................................................................................................................119
13.4.5 Cantidades mínima y máxima de existencias.....................................................................................................119
13.5 Artículos comerciales..............................................................................................................................................120
13.5.1 Búsqueda de artículo comercial.........................................................................................................................120
13.5.2 Creación / modificación de articulo comercial..................................................................................................121
13.5.3 Reporte de movimientos de inventario del producto.........................................................................................122
13.5.4 Agregar nueva existencia...................................................................................................................................123
13.6 Búsqueda de existencia...........................................................................................................................................123
13.7 Detalle de existencia................................................................................................................................................123
13.8 Catalogo de productos............................................................................................................................................124
13.9 Vista general de existencias....................................................................................................................................124
13.10 Marbetes para conteo manual..............................................................................................................................125
13.11 Ubicación de productos.........................................................................................................................................126
13.12 Creación de una orden de compra.......................................................................................................................127
13.12.1 Ciclo de vida de una orden de compra............................................................................................................127
13.12.2 Factura del proveedor......................................................................................................................................131
13.12.3 Ordenes de Compra automáticas.....................................................................................................................131
13.13 Búsqueda de orden de compra.............................................................................................................................132
13.14 Pedidos a bodega y traslado de productos..........................................................................................................132
13.15 Búsqueda de pedido a bodega..............................................................................................................................132
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Manual del usuario 13.16 Modificación de pedido a bodega........................................................................................................................133
13.17 Traslado de productos...........................................................................................................................................133
13.18 Búsqueda de traslado............................................................................................................................................133
13.19 Venta de mercancías..............................................................................................................................................133
13.20 Devolución de mercancías por el cliente..............................................................................................................135
13.21 Despachos previos................................................................................................................................................135
13.22 Despachos por médico...........................................................................................................................................136
13.23 Descartar de existencias........................................................................................................................................136
13.24 Devolución de mercancía al proveedor...............................................................................................................137
13.25 Pedidos a bodega con envío incompleto..............................................................................................................137
13.26 Existencias al ultimo día del mes.........................................................................................................................138
14 Módulo de facturación....................................................................................................................................................139
14.1 Reglas generales......................................................................................................................................................139
14.2 Estado de cuenta......................................................................................................................................................139
14.3 Creación y edición de facturas..............................................................................................................................140
14.3.1 Creación de desde cero.......................................................................................................................................140
14.3.2 Creación desde el estado de cuenta....................................................................................................................141
14.4 Pago de factura desde un pago en banco..............................................................................................................143
14.5 Anular el pago en bancos........................................................................................................................................143
14.6 Anulación de factura...............................................................................................................................................144
14.7 Impresión de facturas.............................................................................................................................................144
14.8 Creación y edición de una requisa.........................................................................................................................145
14.9 Descartar y reactivar una factura preimpresa.....................................................................................................146
14.10 Notas de crédito.....................................................................................................................................................147
14.10.1 Anulación de nota de crédito............................................................................................................................147
14.10.2 Definir limite de crédito a nivel de paciente....................................................................................................148
14.10.3 Plan de contingencia:.......................................................................................................................................148
14.11 Buscar una nota de crédito...................................................................................................................................148
14.12 Buscar una factura................................................................................................................................................149
14.13 Buscar una empresa..............................................................................................................................................149
14.14 Crear / modificar una empresa............................................................................................................................150
14.14.1 Detalles de la empresa......................................................................................................................................150
14.14.2 Validación de empresa......................................................................................................................................151
14.14.3 Perfiles Autorizados por convenios..................................................................................................................151
14.15 Descuentos por sucursal por día.........................................................................................................................152
14.16 Tipos de cambio.....................................................................................................................................................152
14.17 Servicios.................................................................................................................................................................152
14.17.1 Servicios pedidos por el cliente........................................................................................................................152
14.18 Ver recibo caja.......................................................................................................................................................152
14.19 Ver venta de contado.............................................................................................................................................153
14.20 Resumen de facturación.......................................................................................................................................153
14.21 Lista de precios......................................................................................................................................................153
15 Módulo de caja................................................................................................................................................................154
15.1 Apertura de caja......................................................................................................................................................154
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Manual del usuario 15.2 Estado de cuenta y pagos........................................................................................................................................154
15.3 Registrar un deposito..............................................................................................................................................155
15.4 Envío de fondos.......................................................................................................................................................156
15.5 Cierre de caja...........................................................................................................................................................156
15.6 Descartar y reactivar un recibo pre-impreso........................................................................................................157
15.7 Buscar recibo de caja..............................................................................................................................................158
15.8 Ver recibo caja.........................................................................................................................................................158
15.9 Ver venta de contado...............................................................................................................................................158
15.10 Movimientos de caja.............................................................................................................................................158
16 Módulo de RR.HH..........................................................................................................................................................159
16.1 Buscar un empleado................................................................................................................................................159
16.2 Detalle un empleado................................................................................................................................................159
16.3 Crear una carta.......................................................................................................................................................159
16.4 Crear / Modificar datos básicos.............................................................................................................................160
16.4.1 Detalles del empleado........................................................................................................................................160
16.5 Crear / Modificar el contrato.................................................................................................................................161
16.5.1 Detalles del contrato...........................................................................................................................................161
16.6 Registro de vacaciones...........................................................................................................................................162
16.7 Registro de subsidios...............................................................................................................................................163
16.8 Crear / Modificar los datos familiares...................................................................................................................163
16.9 Insertar / Borrar un archivo adjuntado................................................................................................................163
16.10 Modificar la foto....................................................................................................................................................164
16.11 Resumen de vacaciones.........................................................................................................................................164
16.12 Resumen de subsidios...........................................................................................................................................164
16.13 Nómina...................................................................................................................................................................164
16.14 Nómina diaria........................................................................................................................................................167
17 Módulo de contabilidad..................................................................................................................................................168
17.1 Registros contables del cliente................................................................................................................................168
17.2 Ingreso y detalle de una transacción.....................................................................................................................168
17.3 Diario tabular..........................................................................................................................................................169
17.4 Descartar y Reactivar un Cheque..........................................................................................................................170
17.5 Auxiliar de cuenta....................................................................................................................................................171
17.6 Estado de cuenta auxiliar.......................................................................................................................................171
17.7 Cerrar mes contable................................................................................................................................................171
17.8 Balanza de comprobación.......................................................................................................................................172
17.9 Balanza general.......................................................................................................................................................172
17.10 Estado de resultado...............................................................................................................................................173
18 Modulo de Calidad.........................................................................................................................................................174
18.1 Control de Calidad..................................................................................................................................................174
18.1.1 Ver controles.......................................................................................................................................................174
18.1.2 Nuevo Control Manual.......................................................................................................................................177
18.1.3 Equipos manuales...............................................................................................................................................177
18.2 Incidencias...............................................................................................................................................................177
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Manual del usuario 18.2.1 Buscar incidencias..............................................................................................................................................177
18.2.2 Nueva Incidencia................................................................................................................................................178
19 Estadísticas.....................................................................................................................................................................179
19.1 Nota General............................................................................................................................................................179
20 Preguntas frecuentes.....................................................................................................................................................180
21 Mensajes de errores.......................................................................................................................................................183
21.1 Tipos de errores.......................................................................................................................................................183
21.1.1 Pagina de error ‘estándar’:.................................................................................................................................183
21.1.2 Pagina de aplicación con error :.........................................................................................................................184
21.1.3 Pagina de error de servidor................................................................................................................................184
21.2 Errores conocidas....................................................................................................................................................185
21.2.1 java.sql.SQLException: Result consisted of more than one row.......................................................................185
22 Configuración de Firefox...............................................................................................................................................187
22.1 Margenes o encabezamiento/pie de página incorrectas.......................................................................................187
22.2 Evitar que Firefox bloquee las ventanas emergentes...........................................................................................187
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Manual del usuario 1 Introducción
1.1 Objetivo de este
manual
Este manual del usuario es una ayuda para el usuario, para que pueda utilizar la aplicación ClinSis,
entendiendo su manejo y las opciones disponibles.
1.2 Contenido
Este manual está diseñado para la versión Enterprise de ClinSis, con todas las opciones encendidas.
Cada cliente tiene las opciones adaptadas según la configuración de su aplicación (porque existen varias
configuraciones diferentes de ClinSis), y por eso pueden existir diferencias entre la versión de ClinSis
instaladas y este manual. Este manual no toma en cuenta las restricciones de seguridad que se pueden definir para cada usuario. Salimos del punto de vista de que el usuario tiene todos los derechos que son de nivel administrativos. Si
alguna función o menú no está disponible bajo su usuario, es que usted no tiene el nivel de seguridad que
lo autoriza o que la opción no está encendida en la configuración de ClinSis.
Este manual no explica el uso de la aplicación para usuarios administradores, para eso refiérase al
manual del administrador.
1.3 Requisitos para utilizar ClinSis
No se necesita otro requisito para utilizar ClinSis más que para utilizar cualquier programa de
computación. Conocer el teclado y el uso del ratón deberían ser suficiente pero una primera experiencia en
navegar en la web le ayudará.
1.4 Tropicalización
El sistema Clinsis se adecua a las necesidades del cliente, y a su ambiente local.
Por esta razón, la apariencia o contenido del sistema puede variar ligeramente cuanto a este manual.
Por ejemplo: 1) El módulo de Fisiológico se puede llama Imagenología, o Industrial, según la configuración.
2) El número RUC en Nicaragua se llama NIT en Guatemala
3) Lo códigos postales y lista de ciudades dependen del país donde corre el sistema
4) El INSS es el Instituto Nicaragüense de Seguridad Social. En Guatemala es el IGSS y en El Salvador se
llama ISSS.
…
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Manual del usuario 2 Instalación del cliente
2.1 ¿Qué es el cliente?
El cliente es el programa que van a utilizar para conectarse y utilizar la aplicación ClinSis.
2.2 ¿Cuál cliente?
ClinSis es una aplicación que funciona en red, utilizando la tecnología Web. Por eso, se necesita un
navegador web.
ClinSis requiere el uso del navegador web Firefox versión 30 o superior.
Firefox esta disponible bajo varios sistemas operativos (Windows, Linux, Android...) y se puede descargar
desde el sitio web de la aplicación ClinSis, abriendo el sitio con otro navegador web.
Se pueden usar otros navegadores, pero como Firefox es gratis, y multi
plataforma, se usará siempre Firefox como navegador de referencia.
Si no dispone de Firefox instalado en la computadora, se puede abrir Clinsis con otro navegador. En este
caso, en la página de inicio, encontrará un enlace para descargar Firefox, sin requerir conexión a Internet. © Cedric Simon, 2005­2017
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Manual del usuario Se aconseja también una resolución de pantalla de 1024 x 768 o arriba. En otro caso, el contenido se
podría ver muy apretado y no alcanzar de la mejor manera en el navegador.
Nota para Firefox: en Firefox los atajos de acciones (mencionados como ALT + clave) funcionan con la
combinación (ALT + MAYUSC. +clave). Para no tener que presionar la tecla mayúscula, y para que
funcionan los atajos con números, hay que hacer un pequeño cambio en la configuración por defecto de
Firefox. Marca "about:config" en la barra de domicilio y cambia el valor de "ui.key.contentAccess" hacía
"4".
2.3 Parámetros del cliente
Los parámetros son los parámetros por defecto del navegador, menos el bloqueo de ventanas emergentes
que debe ser de­seleccionado.
Para de­seleccionarlo, abre Firefox, entra en el menú de Herramientas y elige 'Opciones'. En la ventana de
opciones, elige 'Contenido' y de­selecciona la casilla 'Bloquear ventanas emergentes'. © Cedric Simon, 2005­2017
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Manual del usuario 3 Inicio de la aplicación
3.1 Ingresar en la aplicación
3.1.1
Usuario y clave
Al conectarse al sitio de ClinSis usted llega a la página de ingreso. Para poder ingresar en ClinSis, usted
necesita un usuario y una clave secreta.
Si usted no tiene su usuario todavía, pregunta al administrador del sistema de crearle una cuenta.
El administrador le informara de su usuario y su clave secreta cuando este listo.
Es muy importante que usted no preste su usuario y clave a otra persona, porque todas las actividades
realizadas por esta persona serian registradas bajo el usuario suyo.
Una vez que posee su usuario y su clave, usted puede ingresar a ClinSis.
Ingresa su nombre de usuario en la casilla al lado de 'Usuario', y su clave al lado de 'Clave'. Luego
presiona ENTER o el botón ‘Entrar en ClinSis’.
Cuidado, la clave es sensible (hace la diferencia) a mayúscula y minúscula.
Si su usuario y clave son correcto llegara a la pagina de inicio de ClinSis. Si se ha equivocado, se le negara
la entrada al sistema. Después de seis intento fallados, su cuenta será bloqueada hasta que un
administrador la desbloquea,si después de los 6 intentos sigue insistiendo en ingresar contraseña
incorrecta 30 veces su PC sera bloqueada. Después de cada intento fallido muestra la cantidad de
intentos restantes antes de bloquear la cuenta, al bloquearse la cuenta enviara una alerta al
administrador.
Cuando el usuario ha estado en un periodo de inactividad mayor a 30 minutos el sistema
automáticamente se cerrara, y se redireccióonara a la pantalla de inicio, mostrando un mensaje de que la
sesión a terminado por falta de actividad.
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Manual del usuario Solo se permite tener una sesión activa por usuario. Si se abra una segunda sesión con su usuario, la
primera sesión sera invalidada automáticamente. No se permite que varias personas trabajan al mismo
tiempo con un mismo usuario.
Solo se permite trabajar en una sola pestaña con ClinSis en el navegador. Si tienen varias pestañas
abiertas con ClinSis en el navegador, para ejecutar varias tareas en paralelo, puede generar problemas de
calidad de datos. ClinSis SOLO SOPORTA UNA SOLA PESTAÑA activa.
3.1.2
Borrar el caché
En caso de puesto al día de ClinSis con una nueva versión que incluye puesto al dia de código Javascript,
del cual se guarda una copia localmente el su PC, aparece una alerta para pedir de borrar el caché (las
copias guardadas en su PC) para estar seguro que usted usará la última versión del código.
Para borrar el caché en Firefox, presiona las teclas CTRL + MYUSC + SUPPR. (o en el menú de
Herramientas la opción Limpiar historial) y aparecerá una ventanita. Marcar el rango de limpieza.
Deja solamente la casilla 'Caché' marcada y clic en el botón 'Limpiar ahora'.
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Manual del usuario 4 Estructura de página
Las páginas de la aplicación esta divididas en cuatro partes: 1) El menú de arriba, está creado según sus niveles de seguridad. Este menú le permite navegar entre los diferentes módulos de la aplicación. También aparece el nombre del usuario autenticado. El módulo corriente está con fondo blanco.
2) El menú izquierdo, que es específico al módulo seleccionado con el menú de arriba. Su contenido puede variar según sus niveles de seguridad y/o las acciones en curso en la aplicación. La opción del menú activa está de color verde con fondo blanco.
3) La página de trabajo, que es el cuadro principal a donde se trabaja.
4) El pie de página, que indica principalmente la versión actual del sistema.
5) Botón para menú personalizado.
1
2
3
4
5
4.1 Informaciones generales
4.1.1
Atajos
Existen atajos de teclado para llegar a los módulos o para seleccionar una opción de menú. Para conocer
un atajo, deja el ratón un momento sobre la opción del menú. Los atajos son siempre la tecla ‘ALT‘ +
“SHIFT” presionada en conjunto con otra letra ó número (1 a 0 para menú de arriba, letra para menú
izquierdo).
Algunos botones de formularios también tienen atajos. Por defecto, para someter un formulario, es ATL +
G, para salir sin modificación ALT + X.
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Manual del usuario 4.1.2
4.1.2.1
Reglas y estándares
Campos con fondo de color amarillo
Los campos en amarillo en los formularios no pueden quedar vacío.
4.1.2.2
Formato de fechas y horas
El formato de fecha es dd/mm/aaaa (día, mes, año). El formato de hora es hh24:mi (horas en formato 24 horas, y minutos). No se tiene que ingresar las barra de división (/) en fechas ni los dobles puntos en horas ya que el sistema les pone automáticamente. Si en año ingresado no inicia con 19,20, o 29, se agarran los dos primeros dígitos para cambiarlos a cuarto dígitos. Por ejemplo, 01/01/00 se convierte en 01/01/2000. De 00 a 28, se convierte a 2000 a 2028. De 30 a 99 se convierte en 1930 a 1999. En ciertos módulos, cuando solo interesan el mes y el año (por ejemplo en fechas de vencimiento), si entras
mes y año en formato mm/aa se convierte en 01/mm/20aa. Así, 10/09 se convierte en 01/01/2009.
4.1.2.3
Imágenes de botones
Muchos botones de acción están enseñados como imágenes. Imagen
Acción / Significación estándar
Modificar el dato
Crear / Modificar el dato
Salir sin modificar el dato
Ver el histórico del dato
Imprimir Ver detalle
Adjuntar / crear dato
Borrar dato
4.1.2.4
Avisos
Existen avisos que se mostraran en varios lugares en la aplicación.
Un mensaje que es muy común que aparezca cuando se realiza un proceso importante o de gran magnitud;
cuando aparece este la pantalla de la aplicación se oscurecerá dando paso a una ventana de información hasta que el proceso hay finalizado.
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Manual del usuario Cuando se encuentra en un formulario y desea guardar o ejecutar la acción y aparece la imagen que
aparece abajo, esto significa que existen campos en el formulario que no han sido rellenados o que
contienen errores.
4.1.2.5
Listas dinámicas
Cuando una lista tiene muchas valores, sería a veces incomodo de buscar un valor en la lista, y podría
dilatar mucho en cargar la página. Por eso se han implementadas listas dinámicas. Estas listas se
presentan como un campo de texto, con una imagen ( ) al lado. Un vez que se han marcado 2, 3 ó 4
caracteres, el sistema comunica con el servidor para pedir la lista de todas los valores que inician con estas
letras. Si siguen marcando mas caracteres, la lista sigue filtrando.
Pueden escoger un valor de la lista usando la flecha de abajo, o usando el ratón. Una vez que los caracteres marcados en el campo solo corresponden con una posibilidad, esta valor se
seleccionará automáticamente. Si no hay valores que cumplen con los caracteres marcados, se mencionara
'??'. Si quieres resetiar el valor del campo, haga clic sobre la
imagen( ).
La lista de valores disponible siempre se enseña con un pequeño retraso, ya que se necesita consultar los
valores en el servidor y construir la lista de manera dinámica. 4.1.3
Barra de menú superior
El menú de arriba, que está creado según sus niveles de seguridad. Este menú le permite navegar entre los diferentes módulos de la aplicación. El módulo corriente está con
fondo blanco.
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Manual del usuario A la derecha aparece el nombre del usuario autenticado, y 3 iconos: ● una para regresar a la página anterior ( )
●
●
una para mandar a imprimir la pantalla principal (
una para exportarla a Excel( )
)
Estos botones están disponibles para cualquier página de la aplicación, menos las páginas que necesitan
un formato de impresión especial, como los reportes de laboratorio o fisiológicos.
4.1.4
Mantenimiento
Cuando va ocurrir un mantenimiento en el sistema aparece una alerta con texto rojo sobre fondo amarillo
informado del mantenimiento y de la hora de inicio.
Cuando el sistema está en mantenimiento, no está disponible para los usuarios. Asegúrese de guardar todos sus cambios antes del inicio del mantenimiento.
Existe también un modo especial de mantenimiento, donde el sistema se pone en modo restringido. Se usa
este modo cuando se requiere un mantenimiento mayor del sistema, que requiere que no se este
escribiendo ningún nuevo registro en la base de datos, hasta finalizar el mantenimiento.
Cuando el sistema está en modo restringido, no se permite grabar ningún dato nuevo, y se requiere apagar
los interfaces con los equipos de laboratorio o imagenologia.
4.1.5
Botón “Atrás” del navegador
No se permite el uso del botón “Atrás” del navegador. Para regresar a la página anterior, utilizar el botón (
) del menú superior.
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Manual del usuario 4.1.6
Menú Personalizado
Permite crear una lista de enlaces preferidos por el usuario. Para acceder a el basta con hacer clic en el
botón ( ) que aparece en la esquina inferior derecha de la
ventana.
Al desplegarse aparece un menú, en el que se encuentran los
enlaces que se han agregado así como un botón para
eliminarlos.
Para agregar un nuevo enlace basta con hacer clic en un enlace de y sin soltarlo arrastrarlo a este menú,
hasta que aparezca este mensaje de confirmación: © Cedric Simon, 2005­2017
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Manual del usuario 5 Módulo de inicio
Una vez autenticado, llegara al módulo de inicio de la aplicación. Este módulo lo tienen todos los usuarios.
El menú permite tres opciones: ver la página de inicio, modificar estos datos, y modificar la clave del
usuario.
5.1 Página de inicio
Esta página da un resumen de los datos del usuario conectado, así como novedades al usuario y las
noticias empresariales.
La contraseña se puede cambiar por tiempo o bien el sistema obliga a ser cambiada, es decir que la
contraseña puede tener un cierto tiempo de vencimiento, el cual el sistema propone a cambiar la
contraseña al usuario, o el mismo sistema lo obliga.
5.2 Validación
Es la página central para validar los cambios en pacientes, empresas, artículos comerciales y tipo de
artículos.
Cuando hay entidades pendientes de validación, y que usted tiene derecho de validar, aparece un cuadro
en cualquier ventana de la aplicación avisando que hay validaciones pendientes.
Un clic sobre el texto lleva a la página de validación, un clic sobre la zona gris
del cuadro esconde el cuadro.
La página se refresca automáticamente cada 20 segundo. Se puede cambiar el intervalo escogiendo otro
valor en la lista despegable a la derecha de la pantalla.
Se muestran los pacientes, empresas, y artículos comerciales en espera de validación, junto con los
cambios hechos en los últimos 7 días a esta entidad.
Se puede validar la entidad haciendo un clic en el botón “Validar”, o se puede ir a los detalles de la entidad
con un clic sobre el nombre de la entidad.
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Manual del usuario No se podrá facturar, crear pedidos, requisar ni crear nota de crédito a pacientes o empresas pendientes de
validaciones.
5.3 Trucos
Información para que el usuario tenga un mejor conocimiento en las diferentes opciones que existen en el
sistema.
5.4 Datos personales
5.4.1
Modificación de clave
Esta página le permite cambiar su clave de acceso al sistema. La nueva clave tiene que ser entrada dos
veces, para confirmarla.
Una vez la modificación enviada, le aparecerá una pantalla con el resultado de la modificación. Clic en el
botón ‘Seguir’ para seguir.
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Manual del usuario 5.5 Documentación
5.5.1
Manuales en línea
Este manual del usuario está disponible en línea en formato PDF. 5.5.2
Procedimientos internos
Son documentos que permiten informarse sobre los procedimientos internos de su empresa.
5.5.3
Documentación en Linea para clientes.
Esta opción es para poder cargar archivo o documentos que serán visibles para los clientes.
5.6 Herramientas
5.6.1
Chat interno
Herramienta de Clinsis desarrollada para comunicación entre los usuarios internos.Para usarlo primero
debe elegir el usuario de destino ya sea por nombre de usuario o sino por nombre o apellido de la persona
que desea contactar, luego escribe el mensaje y clic en enviar. En el menú superior hay un icono del Chat
que se pone intermitente si tiene mensajes nuevos, y le notifica al usuario al ingresar a Clinsis mediante
una alerta estilo popup.
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Manual del usuario 5.6.2
Convertidor de medidas
Esta herramienta permite convertir medidas del sistema métrico hacia otro sistema. 5.6.3
Búsqueda de enfermedad en la lista CIE
Permite buscar el código CIE que corresponde a una enfermedad. Se busca sobre una parte de la
descripción que corresponde a los códigos CIE.
5.7 Soporte
5.7.1
Soporte en línea
Para cualquiera consulta no urgente ni crítica, usted puede contactar al soporte técnico desde el menú de
inicio. Su mensaje será enviado por el sistema al soporte técnico.
El soporte técnico contestará su consulta por email (a usted directamente si tiene, o vía el responsable de
su departamento de sistemas) por teléfono o celular.
Para casos de emergencia llamar a números celulares que se muestran el la parte de abajo. También se
encuentran archivos adjuntos de soporte como configuración de firefox, configurar impresoras de etiquetas
para Clinsis, reiniciar interfaces etc.
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Manual del usuario 6 Módulo de paciente
6.1 Búsqueda de paciente
Esta página le permite buscar y seleccionar un paciente. Usted puede buscar el paciente por:
•
Su numero de expediente
•
Su numero de afiliado(Número de empleado.)
•
Su numero de cédula
•
Su numero INSS •
Su fecha de nacimiento
•
Su nombres y/o apellidos
•
El médico asignado al paciente
•
Actividad en Rango de Fecha.
•
Numero de orden de laboratorio o fisio
Ademas se puede filtrar sobre la última actividad del paciente en el sistema o si fue hospitalizado entre 2
fechas.
La casilla 'Ext' al lado del campo INSS, es para buscar paciente INSS cuyo numero ha cambiado desde
entonces (tiene ahora su propio numero, cambio de afiliado,...)
Si la búsqueda regresa solamente un paciente, el paciente estará seleccionado automáticamente (a menos
que esta desactivada esta opción). Si se encuentran varias posibilidades, le enseñará una lista de
pacientes encontrados, y tendrás que seleccionar el paciente con un clic de ratón en el nombre del paciente
deseado. Ni no se encuentra el paciente, tendrá que crearlo (usando el botón verde).
Los resultados se dividen en 2 cuadros: los pacientes con expediente en el sistema, y los que no tienen pero
se encuentran en el archivo del INSS. Los que aparecen en el primer cuadro no aparecen en el segundo
(aún si están en el archivo del INSS).
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Manual del usuario Si el paciente existe en el archivo del INSS pero no tiene expediente en el sistema, se crea haciendo un clic
sobre el icono . Si a caso no es el asegurado que necesitan crear pero uno de sus familiares, créalo
haciendo clic sobre el icono . Este último icono esta disponible también en el primer cuadro si el
expediente es el del asegurado.
Si el paciente existe en el sistema pero no esta en el archivo INSS, entonces esta inactivo a nivel del INSS
y no se puede seleccionar ya que no tiene derecho a los servicios INSS.
En casos de que se permite buscar pacientes en sistemas ajenos (otro sistema que no sea ClinSis), aparece
un cuadro adicional abajo de los resultados, con uno o dos botones para buscar el paciente en otro(s)
sistema(s). Una vez el paciente encontrado, el se importa con un solo clic sobre el botón 'Importar'.
6.2 Creación de paciente
Si el paciente no existe ya en la aplicación, tendrás que crearlo. Para crear un paciente, utilice la opción
‘Nuevo paciente’ del menú izquierdo, o el botón verde el la pantalla de resultado de búsqueda.
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Manual del usuario Detalle de los campos del paciente:
Campo
Descripción
No de expediente Número de expediente del paciente. El número será asignado automáticamente por el
sistema y no se puede cambiar
No de cédula Número de identificación (cédula, pasaporte) del paciente. Primer nombre
Primer nombre del paciente
Segundo nombre Segundo nombre del paciente
Primer apellido Primer apellido del paciente
Segundo apellido Segundo apellido del paciente
Fecha
de Fecha de nacimiento del paciente. nacimiento
En caso de solo conocer la edad del paciente, solo se digita la edad en años (por
ejemplo 25) y luego al presionar la tecla “Enter” el sistema calculará la fecha de
nacimiento con 01/01/xxxx donde xxxx es el año corriente menos la edad.
Especie
Genero
Lugar
nacimiento
Domicilio
Teléfono
Celular
Teléfono alt.
RUC / NIT
Ver per capita
Ciudad
Convenio
En caso que se desconoce por completo la edad del paciente, usar 01/01/1900 como
fecha de nacimiento, lo que cambiara la edad a ‘No disponible’ y generará un
comentario en el reporte de resultados cuanto a los valores normales.
Permite seleccionar el tipo de especie.
Sexo del paciente
de Lugar de nacimiento del paciente
Domicilio del paciente. Existen 3 líneas para guardar el domicilio.
Teléfono del paciente
Celular del paciente
Teléfono alternativo (otro) del paciente
Numero RUC / NIT del paciente
Listado de una BD en la cual el paciente esta ligado a una empresa provisional con
número INSS.
Ciudad del paciente a la cual se le ha agregado el código postal asignado y países.
Convenio/seguro/empresa al cual el paciente está afiliado. Elegir el convenio en la
lista.
Si es INSS: mencionar el número de afiliado (numero NSS), y la relación con el titular
del convenio (afiliado, esposo/a, hijo/a...). El paciente INSS hijo debe ser menor de 12
años sino, se impedirá la creación del nuevo paciente. Si es un convenio INSS y el
número INSS mencionado no está en la lista de paciente INSS asegurados (archivo
enviado por el INSS mensualmente), saldrá una alerta avisando de que este paciente
no tiene derecho a atención INSS según el sistema.
Si existe un médico cuyo nombre es igual al convenio, será asignado automáticamente
como médico, si no hay médico definido todavía.
Sitio
Sucursal ligada a este paciente, se propondrá la misma que tiene definida el usuario
que creará el paciente.
Bajo Vigilancia
Si el paciente esta bajo vigilancia, se enviara un email al responsable de vigilancia al
pedir cualquier servicio para este paciente.
Partida
de Marcar la casilla, si se entrego la partida de nacimiento. Solo se usa para los
nacimiento
pacientes INSS menor de 12 años.
Fecha prev. Para los cónyuge INSS, menciona aquí la fecha probable de parto. Un mes después de
parto
está fecha, el asegurado será desactivado.
No Exped. INSS Numero del expediente INSS
Fin Contrato
Fecha de fin de contrato. El paciente sera inactívado después de esta fecha. © Cedric Simon, 2005­2017
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Manual del usuario Crónico
Descuento
Tipo de cliente
Nivel
de
confidencialidad
No contrato
Estado
No Patronal y
Empresa
Limite de crédito
Email
Estado Civil
Médico
Idioma
de
reporte
Cuenta contable
Raza
Religión
Ocupación
Escolaridad
Convenio
secundario
Madre
Padre
Nota
Nota extendida
Rangos
de
valores normales
Acceso remoto
del paciente
Exámenes
permitidos para
subir resultados
en linea
Marcar la casilla si este paciente es un caso crónico
Descuento predefinido del cliente
En caso de ser paciente INSS, seleccionar el tipo de cubertura INSS adecuado
Permite indicar el nivel de privacidad tendrá definido a nivel del paciente, esto impide
que usuario con niveles inferiores al definido acá pueda ver sus datos y resultados de
laboratorio y fisiológico.
Numero de contrato
Estado del paciente. Activo, fallecido, inhabilitado, … A un paciente que no está activo
no se le puede crear pedidos de ningún tipo (laboratorio, fisiológico, consulta,
farmacia, hospitalizacion).
Si el paciente INSS es hospitalizado y esta aun en los percapitas del hospital volverá
a estado activo INSS.
Si el paciente es INSS al crearlo se agregara el numero patronal y la empresa en la
que trabaja, estos campos actualizaran al subir el per capita al momento de activar y
desactivar pacientes.
Limite de crédito del paciente. Si queda en cero, significa que no tiene límite.
Email del paciente. Se permite mencionar varios emails, separados por una coma.
Indica si es soltero, casado, viudo, divorciado o si se desconoce.
Médico asignado a este paciente. Se utiliza como médico preseleccionado al crear un
nuevo pedido de laboratorio, y se puede usar como criterio de búsqueda de paciente
Permite escoger el idioma en el que los resultados de labo y fisio se imprimirán y se
visualizaran desde el cliente
Permite ligar un paciente en especifico con una cuenta contable definida en el modulo
de contabilidad.
Indicar el tipo de raza del paciente
La religión que profesa el paciente
Ocupación en la que se empeña laboralmente.
Nivel de escolaridad que tiene el paciente
Permite tener otro convenio. Que aplique también en labo, fisio, consulta, farma,
hosp.
Si el paciente no tiene ningún convenio principal definido no se puede tener ningún
secundario.
Nombres y apellidos de la madre del paciente
Nombres y apellidos del padre del paciente
Nota general sobre el paciente. Se le agrega comentarios de manera automáticamente
en cierto casos.
Campo de nota añadida. No se le agrega automáticamente comentarios en esta nota.
Este campo se agregan valores normales a nivel de paciente para pruebas de
laboratorio de tipo numérico
Se otorga un usuario y clave (Se valida que sea diferente a de un medico externo) para
que el paciente pueda ver el historial de todos sus examenes y pueda subir resultados
de examenes hechos en casa.
Este campo se activa una vez definido el usuario y clave del paciente, pueden
seleccionar la prueba y que el paciente pueda subir sus resultados en línea. Para no
juntar las pruebas que usan en el laboratorio puede crear pruebas que sean
especificas y que las identifiquen que son para los pacientes en línea.
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Manual del usuario Solo usuarios con permisos especiales pueden dar acceso en línea a pacientes y definir rangos de
referencia para el mismo.
6.2.1
Validación del paciente:
Si la opción de validación está encendida a nivel del sistema, se requiere una validación de cualquier
nuevo paciente que no fuera creado desde la búsqueda INSS, o de cualquier paciente a quién se le cambió
el valor de uno o varios de estos campo: convenio, numero de afiliado, tipo de cliente, descuento, estado,
vigilancia, fin de contrato, o límite de crédito.
A un paciente que no está validado no se le puede crear pedidos de ningún tipo (laboratorio, fisiológico,
consulta, farmacia, hospitalización).
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Manual del usuario 6.2.2
External ID:
Permite ligar un paciente de ClinSis a un paciente en un sistema ajeno. Cuando está activa está opción es
muy importante que cada paciente que lo requiere tenga un external ID, para fines de exportación de
datos hacia el sistema ajeno (facturación, estadísticas,...)
Si el paciente no tiene external ID todavía, se puede buscar, y se asigna el external ID al seleccionar el
paciente correspondiente en el sistema ajeno.
6.3 Foto del paciente
Si el paciente no tiene su foto registrada en el sistema, aparece la foto, Para cargar la imagen del paciente, se puede hacer de dos manera, puede hacer clic sobre la foto y
mencionar la ubicación del archivo de la foto en el PC local o si se utiliza una cámara web hacer clic en
Usa webcam.
El tamaño máximo para una foto es de 15 Kb.
Para poner al día la foto, solo carga la nueva foto. Para dejar el paciente sin foto, clic sobre el botón de
borrar la foto.
6.4 Archivos administrativos electrónicos
Aquí se pueden guardar/consultar los archivos administrativos electrónicos del paciente, como por ejemplo
copia de su partida de nacimiento, contrato de convenio, carta del seguro, etc...
No se permite tener mas un archivo de tipo 'Identificación' ni más de uno de tipo 'Partida de nacimiento'.
Si se trata de una imagen, se puede ver la vista previa de la imagen a hacer clic sobre la lupa.
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Manual del usuario Para subir un documento basta con arrastrarlo al área ploma y el automáticamente lo subirá.
6.5 Archivos médicos electrónicos
Aquí se pueden guardar/consultar los archivos médicos electrónicos del paciente, como por ejemplo copia
de una carta de remisión de otro médico, copia de expediente ajeno, imagen de ultrasonido, etc...
Si se trata de una imagen, se puede ver la vista previa de la imagen a hacer clic sobre la lupa.
6.6 Periodos de subsidios
Muestra un listado de los periodos de subsidio que el paciente ha tenido. Desde acá podemos ver el detalle
de cada, crear nuevos(botón con cruz verde) y borrar los existentes. Una vez borrado un subsidio no se puede volver a recuperar.
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Manual del usuario 6.7 Detalle de Periodos de subsidios
Permite dar un periodo de subsidio al paciente seleccionado. Se tiene que establecer todos los detalles de
este para poder crearse. Si se indica la fecha de inicio y el numero de días de subsidio se calculara la fecha
de fin automáticamente. Se podrá ingresar también el código CEI. Ademas se chequea cuantas veces ha
tenido subsidio en los últimos 3 meses. Es posible eliminar y deshabilitar un subsidio.
6.8 Epicrisis del paciente
Muestra las epicrisis activas de un paciente, si existe una epicrisis inactiva se puede ver con el botón 'Ver
inactivas.
Para agregar una nueva epicrisis presionamos el botón de la cruz verde y seleccionamos el tipo de
epicrisis.
6.9 Detalle de Epicrisis del paciente
Permite añadir Epicrisis al paciente seleccionado en esta podemos detallar, el diagnostico o problemas de
egreso, los resultados de los exámenes que fundamentan el diagnostico, tratamiento, procedimiento,
recomendaciones.
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Manual del usuario 6.10Plantillas para epicrisis
Permite definir una plantilla para un tipo de epicrisis.
6.11Cartas y documentos.
Permite registrar cartas y documentos para el pacientes,para generar documentos estándares que llevan
datos del paciente, como una autorización de procedimiento, un pagaré, consentimiento informado, etc...
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Versión 9.5
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Manual del usuario 6.12Plantillas de documentos y cartas.
Permite crear una plantilla y agregarla, para que esta aparezca en la lista de las plantillas disponibles.
Ingresando el nombre que tendrá la plantilla, titulo y el contenido y luego guardarla. 6.13Prescripciones
Está opción permite al medico registrar directamente en ClinSis las prescripciones de los paciente. La prescripción se liga con el inventario, así que el médico pude saber si lo que prescribe está disponible en la farmacia o no. Cuando el paciente entrega su prescripción en la farmacia, la farmacia solo menciona el numero de la prescripción y esta se carga automáticamente en la pantalla, lista para despachar.
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Manual del usuario Se permite ver las prescripciones anteriores, duplicarlas (=nueva), reimprimirlas, o crear otra desde cero.
6.14Detalles del paciente
Una vez seleccionado, se verán los detalles del paciente, y según sus niveles de seguridad los últimos
resultados de laboratorio y/o las facturas pendientes del paciente.
Está pantalla es la pantalla principal del paciente. De aquí usted puede:
 Modificar los datos del paciente
 Ver su histórico
 Admisionarlo (INSS)
 Ver las consultas programadas
 Ver cualquier de sus exámenes
 Modificar cualquier de sus exámenes
 Imprimir (eventualmente como firmado) cualquiera de sus exámenes
 Ver histórico de cualquier de sus exámenes
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Versión 9.5
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Manual del usuario 

Ver sus compras pendientes de facturar
Ver sus facturas pendientes y modificar la fecha de pago o forma de pago.
Si los datos del paciente llegarán a ser modificados una vez ya creado, como nombres, apellidos, sexo,
fecha de nacimiento,entre otros. Los datos o registros anteriores a la modificación no serán actualizados a
la nueva modificación, si no que quedarán con los datos que habían de momento a la creación. Así como los
reportes de laboratorio ya firmados, rangos de referencias y unidad para una prueba.
A la derecha del número de expediente está un botón (
)para imprimir una etiqueta de código de
barra con el nombre y el número de expediente del paciente.
También se encuentra un botón (
) para imprimir una etiqueta sin código de barra.
Si el paciente cumple año este día, aparece un juego de artificio a la derecha de su fecha de nacimiento.
Para acceder a la imagen de la identificación o de la partida de nacimiento, hacer clic en la cámara . Si
la camera está rojo , no hay imagen disponible. Botones del cuadro de "Últimos ordenes disponibles":
En orden: Ver – Modificar – Imprimir – Imprimir sin result. anteriores – Imprimir con solo las iniciales ­ Histórico – Registrar
entrega
Si los resultados ya han sido entregado, la última imagen se
cambia por este: Para los resultados revisado o firmado, aparece una imagen al lado del
estado para indicar si ya se mando a imprimir desde que paso al estado
revisado o firmado. Si fue impreso antes de pasar a este estado, no se toma en
cuenta. © Cedric Simon, 2005­2017
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Manual del usuario Si el reporte ya fue enviado por correo electrónico, se le adjunto otro icono con un sobre .
Si la opción de integración con Pacssis esta habilitada aparecerá una opción de poder ver las imagenes
DICOM almacenadas en Pacssis y que pertenecen al paciente.
Si el examen ya fue facturado, aparece un circulo verde a la izquierda. En otros casos, un circulo azul.
Cuando un paciente no esta en el percapita del INSS el sistema pondrá una alerta en la que se informara
esta bajo vigilancia Si existen pedidos a servicios que aun no han sido facturados(área de “ en espera de facturar”), y se tiene
el derecho necesario, es posible eliminar dicho pedido.
6.15Expediente electrónico
Al hacer clic en el nombre del paciente dirige al expediente electrónico del paciente.
Es posible exportar el expediente electrónico de un paciente en los detalle del paciente existe un icono
en el cual nos servirá para abrir la pagina donde se detalle toda la información del paciente actual. En este expediente se incluyen también los datos de las hospitalizaciones y emergencias que ha tenido el
paciente.
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Manual del usuario Si poseemos un nivel de confidencialidad inferior al definido en el paciente o en la prueba de laboratorio, no podremos ver los resultados ni los registros de ese nivel superior.
Desde esta pantalla podemos descargar toda esta información del paciente en un archivo Zip desde el botón El expediente del paciente contiene datos CONFIDENCIALES se recomienda no dejar copia de este archivo en lugares no seguros, y borrar de manera segura todas las copias no necesarias.
6.16Modificar los detalles del paciente
Para modificar los datos del paciente, clic en el botón ‘Modificar’. Acá podemos poner un convenio
secundario en caso de tenerlo. Se puede poner información en caso de emergencia contactar a xxx,
parentesco dirección/teléfono, profesión/ocupación, escolaridad, religión, cédula padre y madre, fuente de
información mas el grado de confiabilidad de la fuente.
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Manual del usuario 6.17 Nuevo pedido de exámenes
Una vez un paciente seleccionado, se puede crear un nuevo pedido de exámenes para él. Antes de hacer el
pedido, revisa los datos del paciente, y especialmente la fecha de nacimiento y el convenio (si a caso tiene).
En el nuevo pedido de exámenes, hay que mencionar la fecha de la muestra (por defecto fecha y hora
local), el médico, el numero de etiqueta, y seleccionar uno o varios exámenes. Opcionalmente se puede
mencionar una nota para este pedido (una nota por tipo cada tipo de pedido: biológico, fisiológico u Otros
Servicios). La fecha de toma de muestra debe estar en los últimos 7 días. Esta restricción de fecha no
existe en la pantalla de modificación de resultados, así que en caso que se desea poner una fecha anterior
a 7 días o en el futuro, usar fecha corriente en esta pantalla y cambiarla luego en la pantalla de
resultados. Para nuevo pedido de exámenes ya sea de laboratorio, fisiológico o otros servicios se puede buscar una
prueba con el filtro de pedido rápido, para así facilitar la búsqueda al usuario al dar click en la prueba se
pedirá de un solo.
Se permite buscar una prueba con sinónimos, el cual los sinónimos se definen a nivel del detalle de una
prueba.
También al crear pedido, se puede mencionar si quiere estar avisado por SMS. Al tener el reporte firmado
(labo) o finalizado (impreso, fisio) se envía el SMS, donde mencionara que el resultado ya esta disponible
en línea o en el lugar donde se realizó el examen.
Solo se permite números de ocho dígitos, por defecto escogerá el número de celular del paciente, el sms
estará asignado a pacientes privados o con convenios menos el convenio INSS.
También la opción aparece en protocolo de examen de Laboratorio, una vez enviado el sms ya no podrá
modificarse.
Si el paciente viene como privado, o quiere hacerse exámenes que no son rembolsados por el convenio, hay
que seleccionar factura a privado.
Hay que elegir las pruebas deseadas. La pruebas de laboratorio se encuentran en una pestaña diferente de
los exámenes fisiológicos y los Otros Servicios, en la misma página. Se pueden elegir las pruebas
utilizando perfiles y/o selección individual de prueba. Una vez todas las pruebas deseadas seleccionadas,
somete el formulario presionando el botón ‘Crear’ o las teclas ALT + G.
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Manual del usuario Si la prueba buscada no aparece en la lista, puede ser porque está definida como prueba no común, que se
puede ver presionando el botón ‘Ver todas pruebas’, o que es una prueba que no se puede pedir sola pero
solamente usando un perfil (y por eso no se enseña en la lista, pero se pedirá).
Para ciertos exámenes o perfiles, no se pueden pedir juntos
con otros exámenes. En este caso hay que crear varios
ordenes para estos exámenes que deben ir solo (posiblemente
HIV, cultivos, etc...).
Existe la posibilidad de mencionar pedidos como STAT (urgente). En este caso hay que elegir cuantas
horas después de la toma de muestra es la hora limite. Las órdenes STAT aparecerán de primero en la
lista de pruebas pendientes.
Los pedidos mas comunes aparecen en un cuadro anaranjado, ordenados entre perfiles (en azul) y pruebas
solitarias, de manera alfabética.
Si el paciente es un paciente privado o no inss, el total de su pedido (en C$ y US$) aparece en el cuadro
rosado, si el paciente es privado se refleja en descuento definido para el paciente.
Para ciertos exámenes, al momento de pedirlo puede salir una ventana de alerta/información con algún
consejo/información importante para esta prueba.
Si el paciente es de una empresa, se puede mencionar si viene para un examen pre­empleo o periódico.
Si el paciente es un paciente INSS, se debe mencionar de donde viene el paciente (referido) y se debe
mencionar como médico, un médico que da consulta en el hospital.
Si se le da un usuario y un PIN al paciente para que pueda ver el examen vía Internet, hay que
mencionarlos aquí. El usuario/PIN para fisiológico es diferente del de laboratorio. Para fisiológicos, si se
menciona un usuario/PIN solo se puede pedir un examen.
El número de exámenes que se pueden pedir a la vez puede ser limitado por el número de líneas de la
factura. En caso de alcanzar el máximo de líneas de la factura,
hay que dividir el pedido en dos.
El botón permite dar un descuento temporal (sólo
válida en este pedido) para este paciente. Al hacer clic sobre el
botón aparecerá una ventana donde se debe mencionar el nombre
y clave del usuario que autoriza el descuento, y el porcentaje del
descuento.
Al dar un descuento se borra el contenido del pedido, así que hay
que dar el descuento antes de iniciar la creación del pedido.
Una vez sometido, el formulario creara el pedido y abrirá una nueva ventana por cada tipo de servicio
seleccionado (biológico / fisiológico / Otros Servicios) con el resumen del pedido.
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Manual del usuario Si el paciente no desea que impriman sus resultados basta con hacer clic en la opción “cliente no sea
resultado impreso” para que este no sea impreso, si se hace caso omiso al marcarse la opción y se manda a
imprimir el sistema tira alerta, según a la opción marcada de que no tiene que ser impreso.
También se puede definir el envió automático del resultado según lo deseen, solo basta en marcar la
casilla, una vez este el resultado firmado el envió automático será activado y se enviara al correo que este
a nivel del paciente.
En nuevo pedido y en el reporte se define el servicio por
convenio
En nuevo pedido se permite definir el ID externo del pedido.
En nuevo pedido limita El CR, es decir que aparte de las radiografias incluye también las mamografias.
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Manual del usuario Se puede agregar un examen de fisio tecleando el nombre del examen, como en labo. De igual manera para
los tipos de servicios.
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Manual del usuario Para exámenes de laboratorio, existe la posibilidad de crear el pedido tecleando el nombre del examen, o
su código de facturación. Esta manera puede resultar más rápida.
Dependiendo de la configuración del sistema, puede imprimir el pedido en una hoja tamaño carta, en una
impresora POS (de caja), y/o en una impresora de etiquetas con código de barra. Esta(s) página(s) de resumen se puede(n) imprimir para entregarla(s) al paciente, también para pegar a
los tubos de las muestras,ingresados a los equipos. En estas etiquetas se contiene todo tipo de información,
ya sea desde la edad,nombres, apellidos, los exámenes a realizar, sexo ,la fecha en que se creo el pedido,
pin y usuario para que el paciente pueda ver sus resultados en línea, nombre del hospital o laboratorio y el
nombre del recipiente.
6.17.1
Campo para marcar como “Embarazada” a la paciente en el
pedido
Opción para marcar a pacientes como embarazadas (opción visible solo para pacientes de genero
femenino), Valores posibles: Si, No, Posiblemente, No registrado. Si a nivel de paciente hay fecha
probable de parto posterior a la fecha actual aparecerá marcada como “SI” para el campo Embarazada.
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Manual del usuario El campo “Embarazada?” no es visible en el reporte impreso y es visible en nuevo pedido, en modificacion
de resultados y esta presente en los reportes:
Detalle de una prueba o perfil
Todos los pedidos
Todos los resultados
6.17.2
Lista desplegable de equipo o estación de trabajo
En la pestaña “Fisio” o “Imagenología”, se ha agregado una lista desplegable donde estarán los diferentes
equipos a utilizar según el pedido del examen (Ultrasonidos, Radiografias, TAC, Resonancia,etc.).
Cuando es un tipo de examen pedido se puede escoger el equipo
que una vez seleccionado se enllavara, pero mostrara todos los
exámenes ligados a el, realizándose de una manera rápida y
directa. El sistema añadirá los datos del paciente.
Cuando no se escoge el equipo el sistema buscara y ligara los
diferentes exámenes pedidos con sus respectivos equipos si
están dentro de la lista y si solo existe un equipo definido para este examen.
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Manual del usuario Cuando se requiere pedir diferentes exámenes y escoger los equipos de cada examen, se requiere hacer
pedidos separados para cada examen.
Una vez que se ha creado el pedido o los pedidos, podemos verificar y revisarlos en módulo de Fisio, en
LISTA DE TRABAJO DEL PACS que se encuentra el lado izquierdo de la pantalla del módulo el cual nos
mostrara los exámenes fisiológicos pendientes a realizar y las estaciones de trabajo con su modalidad.
Aquí podemos verificar y modificar la estación de trabajo y en dependencia de la modificación cambiaría la
modalidad de acuerdo a la estación escogida, también podemos eliminar examen de la lista de
trabajo usando los iconos donde dice acciones. 6.18Importación de facturación
Para los clientes donde Clinsis se liga con el sistema de facturación casero, y está integrado con Clinsis, se
permite importar el pedido mediante la factura.
Primero se debe seleccionar el paciente correcto, luego se requiere mencionar el numero de orden de la
factura en el sistema de facturación, y el ID de Clinsis (o el número uno si no aplica).
Luego el sistema importa el pedido basándose en la factura. Revisan que el paciente corresponde, así como
el contenido del pedido, y haz clic en el botón verde “Crear pedido”.
En caso de que la factura contiene uno a varios exámenes que se tienen que pedir solo en Clinsis, será
requerido importar los servicios de manera separada, para que se genera varios pedidos.
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Manual del usuario 6.19Recepción de muestras
Se permite registrar la recepción de una o varias muestras mediante la opción “Recibir muestra”. Al
ingresar el numero de la muestra, o pasar el código de barra del tubo en un lector de códigos de barra, se
registrará la recepción en el histórico del pedido.
6.20Datos para el reporte del Mitrab
Con el fin de registrar todos los datos para el reporte del Mitrab, cuando el paciente tiene un convenio, en
la página de 'datos del paciente', y en las páginas de resultados de laboratorio y de fisiológicos pedidos a
nombre del convenio, aparece un icono .
Haciendo clic sobre el icono se abre una nueva
ventana donde se registran los datos para el
reporte del Mitrab. No hay necesidad de guardar
los cambios, se guardan automáticamente. Si los
perfiles, pruebas de labo y exámenes de fisio,
fueron ligados con anterioridad(preguntar al
admin del sistema) al hacer un nuevo pedido
automáticamente se pondrán en estado
'Pendiente'. En caso de perfiles y pruebas de labo,
cambiara de estado a 'Normal' o 'Patológico' una
vez el examen haya sido 'Firmado' y estos valores
dependerán del rango definido en cada una de las
pruebas.
En el caso de los exámenes fisio dependerá del
valor que escoja ­en el campo­ la persona indicada
de ingresar resultados. Para que los cambios se
miren reflejados en esta pantalla el protocolo de
fisio debe haber sido impreso.
Una vez el caso completo, se cierra el caso
marcando la casilla 'Caso cerrado'.
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Manual del usuario 6.21Gráfico de resultados
Esta página le permite crear un gráfico de los resultados de un paciente. Solo un tipo de prueba se puede
seleccionar, así que para sacar un resultado, el paciente debe tener varios resultado de una misma prueba
(por ejemplo glucosa post­prandial).
Si el gráfico es relativo a muestras en un mismo día, la fecha de inicio y de fin deben ser las mismas
porque si no el crea el gráfico con días en vez de horas. De ser igual las fechas de inicio y fin, al mandar a
imprimir el reporte, el título del reporte cambiará a “Curva de xxx“ donde xxx es el nombre de la prueba.
Para imprimir el gráfico clic sobre la imagen de la impresora.
Se marca la casilla si es curva. Si es curva, esconde la fecha de fin, y la pone igual que la fecha de inicio.
Al mandar a imprimir el reporte en los tipos de salidas HTML y PDF. Para ambas salidas esta
implementado de la misma forma,Ejemplo:
Para sacar el gráfico de una curva, si es una curva de tolerancia de varios días agarrara el médico de
cualquiera de los pedidos , pero si no es curva de varios días agarrara el médico que esta a nivel del
paciente.
Es posible graficar resultados de pruebas de tipo texto (Configurar en detalles de una prueba), los
resultados que no son números válidos se ven como cero.
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Manual del usuario 6.22 Transferencia y Recepción de expedientes
Es posible enviar y recepcionar expedientes desde la oficina de 'Archivos' que es la única que maneja
expedientes(físicamente)
Para enviar un expediente, seleccionamos el departamento destino y el numero de expediente de clinsis o
el numero INSS (si el paciente tiene beneficiario, permite escoger cual sera enviado)
Para recepcionar los expedientes en la oficina (archivos) basta con seleccionar la oficina a la que se presto
y hacer click en cada botón
para recibir los expedientes.
6.23Pro forma y orden de trabajo
Se puede crear e imprimir o enviar por correo una proforma y orden de trabajo para exámenes fisiológicos
como biológicos, si se tiene seleccionado un paciente lo tomara en cuenta para el envió, si no fuese ese el paciente existe un segundo campo en donde puede digitar al paciente correcto.
Si a nivel del paciente no existe ningún descuento, al enviar la proforma permite que se de descuento, se
puede digitar un convenio, si lo tiene a nivel del paciente se pondrá automáticamente, puede hacer
selección si es proforma o orden de trabajo.
Es casi igual a un nuevo pedido solo se tiene que indicar la dirección adonde se mandara.
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Manual del usuario Al enviar proformas y orden de trabajo este queda registrado en el sistema con un número de Id interno, el
cual si desea buscar lo que se envió puede buscar con el nombre del paciente y con un rango de fechas
conforme al envió.
Una proforma puede ser convertida a pedido, ya sea para labo, fisio,servicios y consultas.
Si la proforma no esta ligado a un paciente, el nombre del paciente debe coincidir con el nombre en la
proforma. Si al proforma lleva descuento, no permite pedir na más que lo de la proforma.
Se tiene que marcar los exámenes a importar.
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Manual del usuario 6.24Lista de exámenes biológicos
Enseña la lista de exámenes biológicos disponibles en el sistema así como su precio y las recomendaciones
(si hay).
6.25Lista de perfiles de pruebas
Enseña la lista perfiles de exámenes biológicos disponibles en el sistema así como su precio.
6.26Entrega de resultados
Permite recordar la entrega de un resultado. Se necesita el numero de etiqueta para seleccionar el reporte
que se entrega. Al seleccionar un resultado (reporte), se enseña en nombre y apellido del paciente así como
la fecha de toma de muestra, con el fin de verificar los datos.
Si la muestra se tomo mas de 4 días en el pasado, se enseña una alerta. Igualmente, si el reporte ya esta
registrado como entregado, se le notifica con un mensaje de alerta.
Es importante mencionar si el paciente que vino a retirar los resultados enseño el recibo original o no.
Es posible de mencionar algún texto relativo a la entrega para el histórico del paciente.
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Manual del usuario 6.27Horarios de consulta
Enseña los horario de consulta. Para ver la lista, hay que seleccionar la especialidad, el tipo y el sitio.
6.28Búsqueda de médico
Esta página le permite buscar e seleccionar un médico. Usted puede buscar por su nombre, por su
especialidad o también por el No MINSA del médico.
Si la búsqueda regresa solamente un médico, el estará seleccionado automáticamente. Si se encuentran
varios posibilidades, le enseñará una lista de médicos encontrados, y tendrás que seleccionar el médico con
un clic de ratón en su nombre. Si no se encuentra el médico, tendrá que crearlo.
Una vez seleccionado se podrán cambiar los datos del médico. Si el médico es un empleado, no se puede
modificar su nombre. Ver con RR.HH o el administrador del sistema para modificarlo.
6.29Creación de médico
Si el médico no existe ya en la aplicación, tendrás que crearlo.
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Manual del usuario 6.29.1
Detalle del médico:
Campo
Descripción
Usuario Internet
Clave
Nombre de usuario en caso que el médico tiene acceso al sistema vía Internet como cliente.
Clave de acceso en caso que el médico tiene acceso al sistema vía Internet como cliente.
Título del médico
Nombre del médico
Apellido del médico
Especialidad principal del médico
Numero de registro MINSA del médico, que aparecerá debajo de los reportes de exámenes fisiológicos. El número MINSA es obligatorio para los médicos que dan consulta.
Sirve para mapear información desde el sistema de un hospital.
Permite indicar una sub especialidad o algún otro estudio que el medico posee. Esto saldrá reflejado en la firma de los protocolos de fisio.
Domicilio del paciente. Existen 3 líneas para guardar el domicilio.
Ciudad del médico
Teléfono del médico
Celular del médico
Título
Nombre
Primer apellido
Especialidad
No MINSA
Id externo
Sub­
especialidad
Domicilio
Ciudad
Teléfono
Celular
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Manual del usuario Fax
Email
Fax del médico
Domicilio email del médico. Se permite mencionar varios emails, separados por una coma.
Alerta de nuevo Campo estilo editor de texto que es visible cuando selecciona un médico en nuevo pedido
pedido, en farmacia o en nueva consulta.
Da consulta Permite definir un horario de consultas para el médico
aquí
Con Fondo de Permite saber que el resultado ya completo y firmado no se imprimirán, porque esta Color
asignado al médico creado. (Botón no activado para todos)
Reporte de labo Si el médico quiere los valores de laboratorio fuera de rango en rojo, marca la casilla con valores (marcada por defecto). Si el quiere los valores anormales del mismo color que los anormales en valores normales, quita la marca de la casilla.
rojo
Es para Si se marca esta casilla, al momento de pedir la cita, se pedirá seleccionar el examen exámenes de a efectuar. Y al admisionar el paciente para esta consulta, se creará el pedido de imagenología
imagenologia / fisio de manera automática.
En el detalle de médico se puede definir un usuario y clave para tener acceso vía internet como cliente. Ahora el campo de usuario esta siempre activado y el único que permanece sin activar es el campo de la clave, el cual para activar se tendrá que dar check donde se visualiza el cuadrito a la par de clave, para que este se active poniéndose con fondo blanco y así se pueda editar. El médico con acceso en línea, puede crear pedidos para sus pacientes, guardándose en clinsis como una proforma.
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Manual del usuario El médico puede navegar entre los resultados de un mismo paciente con los botones( 6.29.2
).
Horario de consultas:
Si el médico trabaja para el hospital, hay que marcar la casilla 'Da consulta aquí'. Desde entonces se podrá
definir un horario de consultas, y podrán firmar reportes de examen fisiológico. Si un medico se inactiva,
se borraran todos sus horarios de consultas y también todas las consultas programadas.
Para definir consultas, primero hay que definir el sitio, el tipo, la especialidad, y la duración de las
consultas.
Luego se pueden definir los horarios. Para cada horario se puede definir cuantos cupos tiene. Ademas se
puede poner un mensaje(consejo) personalizado para cada medico que aparecerá cuando se le crea una cita
a un paciente. Cuando se modifica el horario de un medico este se genera un alerta.
Es permitido modificar la especialidad de un horario de consulta de un medico.
Se pueden definir horarios de consultas con diferentes especialidades, si un medico posee mas de un
horario, en las listas dinámicas aparecerá la cantidad de veces que tiene definido horarios.
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Manual del usuario 6.29.3
Archivos en línea
Aquí se pueden cargar, ver, y/o borrar archivos que el médico/la empresa podrá ver en cuanto se conectan
a ClinSis como cliente.
Para poder conectarse necesitan tener un usuario definido, y una clave.
Hay que tener en cuenta que los clientes que se conectan usan la conexión internet de la empresa. Así que
hay que evitar de poner archivos muy grande (< 1 MB) porque ocuparía la conexión Internet de la empresa
durante el tiempo de descarga del archivo.
Para cargar un archivo, presiona en el botón 'Examinar', y selecciona el archivo en su equipo local.
En el campo 'Descripción', menciona una breve descripción del contenido del archivo.
Para ver un archivo guardado, solo haga clic sobre el nombre del archivo.
Para borrar una archivo haga clic sobre el icono de borrar a la derecha de la descripción del archivo.
6.30Detalle de un protocolo de examen de laboratorio
Para ver un examen de laboratorio, clic en el botón ‘Ver’ al lado del protocolo deseado. Si el reporte esta marcado 'En revisión', aparece el nombre de la persona que lo puso en revisión, lo que
significa que el está investigando algo y que el reporte no debería salir todavía.
Se puede quitar la marca con solo un clic en la casilla. Así mismo se puede marcar la casilla si necesario.
Si se trata de un niño de menos de 5 años, el fondo de la pantalla se pone en amarillo, para atraer la
atención.
Con el botón se permite agregar o quitar exámenes del pedido existente. No
se pueden quitar todos los exámenes, siempre debe
quedar un examen como mínimo. Un examen ya
facturado no se puede eliminar.
Con el botón modificamos la cantidad de material ocupado. Para ver mas
detalle ver en el modulo de labo.
6.31Impresión de un protocolo de examen
Para imprimir un examen, clic en el botón ‘Imprimir’ al lado del protocolo deseado. Se abrirá una nueva
ventana y una ventana de impresión, a donde tienes que mencionar la impresora deseada (a donde
imprimir). Una vez seleccionada y el botón ‘Imprimir’ de esta ventana presionado, se cerrarán las
ventanas y regresaras a la página de detalles del paciente.
Para ver o imprimir resultados anteriores a los últimos 10, clic en el botón ‘Ver todos los protocolos
disponibles’.
Para imprimir todos los protocolos listados, clic en el botón ‘Imprimir todos los resultados de exámenes’.
6.32Información rápida
Esta pantalla es para por ejemplo la telefonista, que necesita rápidamente información sobre pruebas o
perfiles.
Se busca la prueba o el perfil (ambos se buscan en el campo examen de laboratorio) con la selección
dinámica, y luego se puede agregar la prueba o el perfil al pedido para conocer el precio total del pedido.
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Manual del usuario Los descuentos que tiene un paciente se verán reflejados aquí, ya que por defecto lo pone,si no lo tuviera se
permite dar descuento. Solo se mostrarán las pruebas que se reportan tachadas.
Selección del convenio, si esta definido a nivel del paciente automáticamente aparecerá, si o tiene no se
pone.
También permite convertir la info rápida en una proforma.
Se permite buscar en info rápida una prueba de labo o fisio, perfiles, con sinónimos. 6.33Resetiar el reporte del Mitrab
Permite reiniciar completamente el reporte del Mitrab para una empresa/convenio. Se utiliza cuando la
empresa ya tiene datos anteriores de reporte de Mitrab (hecho en el pasado) y se requiere reiniciarlo para
evitar mezclar lo con datos anteriores.
6.34Mover datos de un paciente
En caso que un paciente haga sido creado dos veces en el sistema (por ejemplo con dos fechas de
nacimiento), existe la posibilidad de transferir todos los datos de un paciente hacía el otro. Cuidado, una
vez transferido no se podrá revertir el cambio!
Para transferir los datos de un paciente hacia otro, mencionar los números de expediente del paciente de
origen y el paciente de destino. Verificar que son los pacientes correctos e iniciar el traslado.
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Versión 9.5
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Manual del usuario 6.35Creación de múltiples pedidos
En caso de que se necesita crear muchos pedidos para una misma empresa, se pueden crear de un solo
utilizando la opción de múltiples pedidos.
Primero hay que seleccionar la empresa. Se mostrará la lista de exámenes (labo + fisio) que se pedirán, y
los pacientes actualmente registrados como empleados de esta empresa, y los exámenes pendientes que
tienen ellos en el momento.
Hay que mencionar la fecha de la muestra, y el médico. También se puede pedir la impresión de
etiquetas y/o de una lista de los pacientes con el numero de pedido de laboratorio correspondiente.
Y luego seleccionar los pacientes para quien quieren crear los pedidos. Existen dos botones para ayudar a
la selección de los pacientes. Uno invierta la selección, y el otro selecciona todos los pacientes que no
tengan un examen de laboratorio pendiente.
Al presionar el botón 'Crear', situado abajo de la lista, se crearán un pedido con todos los perfiles
autorizados por la empresa, para cada uno de los empleados de la empresa seleccionado.
Los números de etiqueta de laboratorio creados vía este procedimiento serán prefijado con la letra 'M'.
Existe un botón para seleccionar 50 sin pedidos, para hacer este proceso por partes, cuando la lista
asciende a más de 100 pacientes. NO se permite hacer más de 50 pedidos a la vez. © Cedric Simon, 2005­2017
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Manual del usuario 6.36Importación de pacientes desde un archivo
Esta opción permite importar un archivo texto que contiene los datos de los pacientes de una empresa.
El archivo debe tener un formato especificado, que se pude obtener exportando por ejemplo un archivo
desde Excel o Open Office Calc. Hay que mencionar la empresa y seleccionar el archivo. Si marcas la casilla 'Desligar...', todos los pacientes actualmente ligados en el sistema a esta empresa
serán desligado de esta empresa. En caso que estos pacientes siguen trabajando en la empresa, y están
presentes en el archivo importado, serán ligados de nuevo a la empresa. Igual pasa con 'Desligar todos los
pacientes existentes de este médico', a nivel del médico del paciente.
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Manual del usuario Una vez el archivo guardado, el archivo será analizado y el resultado será enseñado en una nueva página. Usted tiene la oportunidad de importar el archivo (si hay errores, estos pacientes con error no serán
importados) presionando el botón 'Finalizar la importación', o corregir el archivo y reiniciar la importación
usando el menú izquierdo.
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Manual del usuario 6.37Carga del per capita INSS
6.37.1
Cargar archivo INSS de asegurados
Permite cargar el archivo de asegurados que se descarga del sitio web del INSS.
Primero se selecciona el archivo el en disco duro local del PC. Normalmente siempre se valida la fecha
fecha del archivo, que debe corresponder con el mes corriente.
Luego el archivo se carga en una tabla temporal y se revisa su contenido. En caso de tener mas de 40
errores en la importación se para el proceso, ya que hay probablemente un problema de formato del
archivo que no es del formato esperado.
Hay que validar la información de carga, revisar los 30 primeros y 30 últimos registros mostrados, así
como la lista de paciente con apellido Nuñez, para validar que la 'Ñ' se cargo debidamente. Si todo está en orden, se finaliza la importación pulsando el botón 'Finalizar la importación'.
Cuando se esta importando el archivo inss el sistema se coloca como modo restringido.
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Versión 9.5
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Manual del usuario El proceso de finalización puede dilatar unos minutos e impactar el rendimiento del sistema (CPU)
mientras sigue corriendo. Por esa razón se aconseja correrlo fuera de las horas de oficinas.
6.37.2
Cargar archivo INSS de pensionados
Permite cargar el archivo de pensionados que se descarga del sitio web del INSS.
El proceso es igual al de asegurados, con la diferencia que no hay validación posible de la fecha del
archivo, y que se cargan menos datos (solo número INSS y nombres/apellidos).Si un pensionado existe
como asegurado, el registro será ignorado, ya que el asegurado prevale sobre el pensionado.
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Manual del usuario 6.37.3
Activar / Desactivar pacientes INSS
Permite desactivar los pacientes INSS de CLINSIS que no están presentes en los archivos cargados del
INSS, y reactivos los que se encuentran (de nuevo) en el archivo.
Este proceso se debe correr DESPUÉS de haber cargado los archivos de asegurados (y pensionados, si
aplica).
Se aconseja de comparar los datos sobre número de pacientes INSS activos/inactivos antes y después, para
detectar cualquier anormalidad de los datos importados.
6.37.4
Borrar citas de pacientes INSS inactivos
Permite borrar las citas de pacientes INSS inactivos, con el objetivo de recuperar los cupos.
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Manual del usuario 7 Admisión INSS, Privados y Convenios
7.1 Admisión del paciente
Después de seleccionar el paciente (ver capítulo de pacientes), en detalles del paciente corriente. En el
cuadro de Admision de paciente a Consulta. Opción es válida para pacientes INSS, privados y de
convenio.
Se necesita seleccionar el sitio, el motivo de admisión(si es sin cita se registrara como remitido por
consulta externa, si es emergencia se creara una cita con un medico comodín con especialidad emergencia),
el médico que va a atender al paciente. El médico depende del sitio, de su horario de atención, y sus
vacaciones.
Al seleccionar el médico se confirma la especialidad del médico y se mira la carga del día del médico. Si el medico tiene mas de un horario de consulta, hay que seleccionar el horario por el cual se admisiona.
Si el horario ya no tiene cupos libre, no se puede admisionar a menos de tener el derecho de sobrecargar
citas. Si no tienes este derecho, aparecerá un botón 'Sobrecargar el horario' que permite sobrecargar el
horario con la autorización de otro usuario que tiene este permiso.
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Manual del usuario En este caso se abrirá una ventana donde el usuario con derecho de sobrecargar el horario debe entrar con
su usuario y clave para autorizarlo.
Cuidado de que después de 6 intentos fallidos se bloquea la cuenta
del usuario utilizado para sobrecargar.
El campo 'Nota' permite registrar una nota que aparecerá en el
orden de admisión impreso.
Si el paciente es admisionado por 'Consulta programada', debería aparecer la consulta programada en
color verde abajo del cuadro de admisión, y con la casilla marcada. Si aparece un botón verde que dice
'Pasar consulta' al lado de la consulta, significa que la consulta es una consulta privada, no INSS. En sitio
de admisión debe corresponder con el sitio de la cita. Si el paciente se admisiona 60minutos (opción que se
puede definir) después de la hora de la cita, se genera una alerta diciendo que el paciente vino muy tarde
para su cita.
Si el paciente ya tuvo mas consultas en el periodo de tempo definido que el máximo autorizado, no se podrá admisionar, a menos que sea autorizado por un usuario con el nivel de seguridad adecuado.
La autorización sigue el mismo proceso que para sobrecargar una cita, descrito arriba.
Es posible ver el estado de ocupación de los consultorios haciendo clic en Los pacientes admisionados por motivo de "Emergencia" tendrán una consulta creada a nombre del médico
"No especificado", y se mandará a imprimir la parte superior de la hoja de emergencia del Minsa.
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Manual del usuario Se puede admisionar por motivo de “Despacho de Medicamentos”. Esta opcion no solicita expediente e indica el motivo de admision en el baucher.
Cuando se crea una emergencia para un paciente inss desde el modulo de emergencia, tambien cuenta como una admision en las estadisiticas INSS.
Para reimprimir el baucher de admision se puede hacer desde el historico del paciente, y buscar el enlace que permite realizar esta accion.
7.2 Asignación de consultorios
Se pueden asignar uno o varios médicos a un consultorio.
Al momento de admisionar un paciente, se le asigna el consultorio de manera automática. En caso de que un médico (comodín ?) tiene varios consultorios registrados, el sistema reparte la carga entre los consultorios de manera automática.
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Manual del usuario 7.3 Lista de pacientes admisionados
Lista de los pacientes admisionados por los cuales no se ha impreso un ticket y que no vienen a una consulta programada. Se usa cuando la admisión no manda a imprimir los ticket proque lo gestiona el archivo.
7.4 Ticket de pedido del expediente
Al admisionar el paciente INSS se manda a imprimir un ticket de pedido del expediente (en una impresora de caja ubicada en archivos).
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Manual del usuario 8 Módulo de laboratorio
Este módulo permite ingresar resultados de pruebas de laboratorio como manejar las definiciones de las
pruebas disponibles en el sistema.
8.1 Exámenes de laboratorio pendientes
Esta pantalla se selecciona en el menú izquierdo y enseña el trabajo pendiente.
Hay tres filtros diferentes que permiten limitar los protocolos listados.
Se puede filtrar por grupo de trabajo presente en el protocolo, su estado, y la antigüedad (basado en fecha
de la muestra).
El filtro de grupo de trabajo utilizado en esta opción de búsqueda, se aplica para el reporte al abrirlo desde
esta misma pantalla.
También se puede filtrar por rango de fecha para búsqueda de protocolos desde esta pantalla.
Ten cuidado de no seleccionar filtros demasiado amplios (como ‘Todos’ en los tres filtros) porque podría
generar problemas de velocidad en la aplicaciones, si a caso regresa varios miles de protocolos...
El campo 'Clic =’ tiene un lista de 3 valores posibles: Modificar, Ver, e Imprimir.
Si se elige el valor 'Ver', cuando se hará un clic sobre una línea de la lista de resultados, se abriera el
orden en vista de lectura (y firma de resultados). Si se elige el valor 'Modificar' (que es el valor por defecto), cuando se hará un clic sobre una línea de la
lista de resultados, se abriera el orden en vista de modificación de resultado. Si se elige el valor 'Imprimir', cuando se hará un clic sobre una línea de la lista de resultados, se mandara
a imprimir el orden.
Si se hace un clic sobre una de las imágenes a la derecha de la línea de resultados (columna Acciones), se
abrirá según la acción ligada a la imagen (modificar, histórico,..). Los ordenes STAT aparecen con fondo rojo. Si la hora limite ha pasado, la línea parpadea.
Si el reporte está marcado en revisión, aparecerá una estrella amarilla al lado del estado.
En exámenes pendientes se puede usar el filtro de “ No desea impreso”para que solo aparescan los
protocolos que fueron marcados con esta opción.
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Manual del usuario 8.2 Búsqueda de protocolo
Esta pantalla es la pantalla por defecto del modulo de laboratorio (Opcional). Esta pantalla es equivalente
a la de exámenes pendientes, si no que tiene otros filtros.
Hay tres filtros diferentes e importantes que permiten limitar la búsqueda de los protocolos listados.
Se puede filtrar por número de protocolo (en este caso solo se busca sobre este filtro), código de prueba
presente en el protocolo, el médico o el que refiere (=empresa), y la fecha de la muestra.
Hay otros campos de búsquedas que son opcionales si aplican.
Ten cuidado de no seleccionar filtros demasiado amplios (como ‘Todos’ en los tres filtros) porque podría
generar problemas de velocidad en la aplicaciones, si a caso regresa varios miles de protocolos...
El campo 'Clic =’ tiene un lista de 3 valores posibles: Modificar, Ver, e Imprimir.
Si se elige el valor 'Ver', cuando se hará un clic sobre una línea de la lista de resultados, se abriera el
orden en vista de lectura (y firma de resultados). Si se elige el valor 'Modificar' (que es el valor por defecto), cuando se hará un clic sobre una línea de la
lista de resultados, se abriera el orden en vista de modificación de resultado.
Si se elige el valor 'Imprimir', cuando se hará un clic sobre una línea de la lista de resultados, se mandara
a imprimir el orden.
Si se hace un clic sobre una de las imágenes a la derecha de la línea de resultados (columna Acciones), se
abrirá según la acción ligada a la imagen (ver, modificar, firmar, imprimir, histórico,..).
Los ordenes STAT aparecen con fondo rojo. Si la hora limite ha pasado, la línea parpadea.
Si el reporte está marcado en revisión, aparece una estrella amarilla al lado del estado.
Se puede buscar un reporte por el número de entrada o número interno.
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Manual del usuario Ejemplo de búsqueda de resultados entre dos fechas.
8.3 Resultados vía interfaces
Esta pantalla permite manejar los resultados que llegan vía interfaces con los equipos del laboratorio.
Usted puede filtrar por sitio, por equipo y por el estado de los resultados. Los pedidos con fecha de toma de
muestra en el futuro no aparecen aquí.
En vista previa de resultados, muestra con fondo azul pruebas que se están procesando en equipos de
analisis (con interface bidireccional). Requiere el Clinsis LIS versión 2.5.0 o arriba. También se registra en
el histórico del protocolo.
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Manual del usuario 8.4 Importar pedidos desde sistemas terceros.
Permite importar pacientes y ordenes de laboratorio desde un sistema tercero.
Donde se puede importar un paciente con todos sus pedidos por hacer, en esta opción muestra número de
orden ,nombre del paciente, cédula, fecha del pedido, Los pedidos en total, y el icono de importar, donde al
dar click en este se importara todo lo que este contenga. Si por error, al paciente se le cargaron exámenes
incorrectos, el cual no puede ser importado por esta razón, existe la manera de eliminar antes de ser
importado. Si por error se elimino la importación se puede volver a recuperar dirigiéndose al botón 8.5 Importar reportes de resultados desde Clinsis terceros
Se pueden importar reportes de resultados desde otros laboratorios que usen Clinsis, Si el paciente ya fue
ligado en un pedido anterior se liga automáticamente. Para ligar un paciente:La lista de pacientes filtra
por la fecha de nacimiento.Si la fecha de nacimiento no coincide, modificar primero la fecha de nacimiento
aqui abajo, luego ligar el paciente.Cuando el nombre del paciente coincide, lleva "***" antes del nombre.
Configurar las conexiones a Clinsis terceros le corresponde a un usuario administrador en
Clinsis..
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Manual del usuario 8.6 Modificación de protocolo
Modificando un protocolo, usted le puede cambiar la fecha de muestra, la fecha que se ingreso el
reporte(fines estadísticos), el médico recetador, la nota, el usuario/PIN, y/o los resultados.
Si desea solo modificar el usuario y el pin de un protocolo ya firmado y no desea quitar la firma de este,
basta con hacer clic en el botón que aparecen junto al campo que desea cambiar, y no sera necesario usar el botón guardar del protocolo.
Existen tres tipos de resultados: los resultados numéricos (como 5 o 4.89), los resultados de texto, con
eventualmente una lista de resultados propuestos, y los resultados texto limitados a una lista de valores
(textos). El resultado se nota en la columna debajo de la hora y fecha de la muestra.
Para valores numéricos, si el valor ingresado esta en el rango de valores críticos (si definido), tendrá que
entrar el valor una secunda vez en la ventana de dialogo que aparecerá, para confirmarlo. Si entra otro
resultado, el resultado no será aceptado (regresara a vacío o al valor que tenía antes).
­­­­­­> Ventana de dialogo para confirmar resultado crítico (en este caso, un resultado de 3.0)
Si usted entra un resultado numérico con mas precisión (dígitos después de la coma) que definido para la
prueba, el sistema lo redondea después de alertarlo. Cuando se trata de un campo calculado por el sistema, el sistema calcula automáticamente el valor del
campo, si los campos necesarios para el cálculo ya están llenos.
Por ciertos campos, el sistema hace una validación adicional al momento de guardar los datos (como el
total de bilirubina = bili Ind. + bili directa). Si no se cumple la regla de validación el sistema da una alerta
y no le deja someter los datos hasta que se corrige el error.
Para el recuento de hematologia, hay un campo adicional que le enseña en vivo el total corriente del
recuento. No se puede guardar un recuento con un total de más a!= 100 %.
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Manual del usuario Para valores de textos, valores anormales se mencionan con ‘ *’ después del valor, y para valores críticos
con ‘ ***’.
Para ver el detalle de una prueba, usted puede hacer un clic sobre el nombre de la prueba, lo que le llevará
a la lista de pruebas. En caso que el resultado debe ser recordado pero no enseñado en el protocolo final, se borra la casilla en la
columna ‘Mostrar resultado’. Si la casilla está marcada, el resultado será visible en el protocolo final. CUIDADO que mismo si no se enseña, hay que llenar el resultado o cancelar la prueba, si no el protocolo quedara pendiente
.
En caso que sea necesario, se puede cancelar una muestra, marcando la casilla en la columna ‘Cancelar
muestra’. Tendrá que elegir la razón de la cancelación. Se puede también tirar el protocolo a la basura (desligarlo del paciente) al marca la casilla ‘Tirar a la
basura’. Se cancelará todo el protocolo de una sola vez, con la misma razón. Si el pedido no ha sido
facturado, se quitará de la cuenta del paciente. En otros casos, usted debe avisar personalmente al
encargado de facturación para se genera una nota de crédito por este pedido.
Un botón ‘Cancelar pruebas sin resultado permite de cancelar de un solo todas las pruebas que no tiene
resultado. Se utiliza por ejemplo cuando se trata de una orina y que todas los resultados ya están
guardados, pero usted quiere cancelar todos los cristales que no se miraron en la muestra.
Para los pedido que no han sido facturado, es posible borrar completamente parte del pedido (no todo, debe
siempre quedar un servicio por lo menos).
Es posible agregar nuevos exámenes al pedido. Cuidado que esto generará cargos a la cuenta del paciente
o del convenio, de igual manera como si se hubiera pedido junto al resto de los exámenes.
Una vez terminado de meter los resultados, clic en el botón ‘Modificar’ para guardar los nuevos valores. El
botón no está disponible mientras el cursor está en una casilla de resultado. Si el botón ‘Modificar’ no esta
disponible (está su texto en gris), haga clic a su lado y se activara.
Para facilitar la entrada de resultados, se pueden limitar los resultados enseñados en la pantalla a un
grupo de trabajo. En este caso, no se mirarán las demás pruebas que no pertenecen a este grupo de
trabajo.
Para poder firmar o imprimir un protocolo en esta pantalla, el filtro debe estar apagado (es decir con el
valor ‘Todos’).
Si en algún momento se cambia la fecha de la muestra, se saldrá automáticamente de la pantalla ya que
los rangos de alertas pueden haber sido modificado, porque dependen de la edad del paciente a la toma de
muestra.
Si el reporte esta marcado 'En revisión', aparece el nombre de la persona que lo puso en revisión, lo que
significa que el está investigando algo y que el reporte no debería salir todavía. Se puede marca la marca
con solo un clic en la casilla. Así mismo se puede quitar la marca si necesario.
Si se trata de un niño de menos de 5 años, el fondo de la pantalla se pone en amarillo, para atraer la
atención.
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Manual del usuario Junto al campo de resultados de una prueba existe un botón que al mostrarlo nos permitirá escribir
un mensaje de observación. Este mensaje es para uso interno y no se imprimirá en el resultado entregado
al paciente.
También por medio de los botones azules en la parte superior del protocolo, manda al reporte anterior o a
el siguiente. Si tiene grupo de trabajo filtrado en el reporte, busca el próximo o previo dentro del mismo
grupo. Si la pagina anterior es "Resultados pendientes", ocupa también el filtro de estado que se uso en la pagina
anterior.
Si la pagina anterior es "Resultados por interfaces ocupa también el filtro de estado y de equipo que se
usaron en la pagina anterior.
Con el botón se permite agregar o quitar exámenes del pedido existente. No se
pueden quitar todos los exámenes, siempre debe quedar un examen como mínimo. Un examen ya
facturado no se puede eliminar.
Al firmar un reporte que contiene resultados críticos, se enviará un email de alerta al correo de vigilancia
(si tiene esta opción activada)
En un reporte de heces cada parasito se reporta de forma separada.
En un reporte de cultivos los antibióticos se ordenan por sensibilidad.
Si los datos del paciente llegarán a ser modificados una vez ya creado, como nombres, apellidos, sexo,
fecha de nacimiento, entre otros. Los datos o registros anteriores a la modificación no serán actualizados a
la nueva modificación, si no que, quedarán con los datos que habían de momento a la creación. Así como
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Manual del usuario los reportes de laboratorio ya firmados, rangos de referencias y unidad para una prueba. Para que un
reporte firmado antes a la modificación se actualice a la nueva modificación, tendrá que ser quitada la
firma, y luego volver a firmar. Se pueden visualizar los exámenes anteriores, en común con el pedido corriente, mismo si esta invisible en
el pedido actual.
En el detalle de un reporte o protocolo el número de entrada se visualiza en
fondo amarillo.
También se puede adjuntar adjuntos en un protocolo de labo,ya sea archivo pdf, word, desde algún archivo de la Pc o vía webcam, para adjuntar, el pedido tiene
que estar en vista de modificación.
El método de análisis será guardado con la firma y los reportes previos no serán impactados, debido a las nuevas actualizaciones a nivel del método.
En un reporte de labo se puede mostrar los datos de quien valido un resultado, autenticación de un resultado mostrando así el nombre del usuario, la fecha y hora en que se realizo la acción. Esta opción es opcional.
En el reporte de laboratorio aparece un icono
que cuando ponemos el mouse sobre el aparece
un mini gráfico con los resultados de la
prueba de exámenes anteriores, donde el gráfico verde
es el rango del valor normal. Si damos click en el mini gráfico nos llevara a una pantalla en la que se
mostrara el gráfico de resultado de una prueba.
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Manual del usuario En vista previa de resultado, al dejar el foco sobre la imágen del gráfico de resultado, abre el gráfico completo en una ventanita. En caso de tener varios resultados de una misma prueba en un mismo día, solo
considera el primer resultado.
Hay un icono de ver gráfico en vista de modificación de resultado. También se agregó una casilla para marcar que el gráfico de resultado debe salir impreso en el reporte.
En un reporte de cultivos los antibióticos se ordenan por sensibilidad.
En el detalle de un reporte o protocolo se puede visualizar el botón”No se observa” que anula el examen( Examen de orina U392)
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Manual del usuario 8.7 Revisión (firma unitaria) de resultados
Para revisar resultados y marcarlos como revisados (firma a nivel de cada resultado), se abre el orden en
vista de lectura (botón ‘Ver’) y se hace un clic sobre cada resultado que deseas firmar.
Para firmar todos los resultados que no han sido firmados, de un solo, puedes usar el botón verde ‘Marcar
todo revisado’ en la parte inferior de todos los resultados.
Los resultados ya firmados aparecen en verde. Una vez el orden completo y todos los resultados firmados,
la orden pasará al estado ‘Revisado’.
También existe la opción de poder imprimir resultados en un estado Parcial, pero solo los resultados
que ya han sido validados únicamente, este proceso permite no tener atraso en imprimir un resultado
que se necesita de urgencia aunque este contenga todavía exámenes en estado pendiente.
Tambien se pueden Revisar resultados de examanes subidos por un paciente con acceso en línea, estos
pueden ser revisados por un usuario interno de clinsis (Si tiene el permiso para hacerlo) o un medico con
acceso externo, este resultado no se puede modificar solo revisar e imprimir y si tiene el permiso necesario
tambien se puede tirar a la basura.
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Manual del usuario 8.8 Envío de reporte por email
Es posible enviar el reporte corriente por email usando el botón en la pantalla de detalle del
reporte. Hay que mencionar el email de destino. Por defecto se propone el email del médico recetador, si
tiene uno registrado en el sistema. Se permite mencionar varios emails, separados por una coma.
8.9 Ingreso de resultados por batch
Esta pantalla permite de ingresar un mismo resultado de una prueba en varios protocolos pendientes.
Elige la prueba, busca los protocolos que tienen esta prueba pendiente. Todos los protocolos con casilla
marcada serán modificados con el resultado ingresado. Quita la marca de las pruebas que no deben estar
cambiadas (porque tienen otro resultado).
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Manual del usuario 8.10Revisión de resultados por batch
Esta pantalla permite de revisar de manera unitaria una lista de resultados de una prueba en varios
protocolos.
Elige la prueba, y luego el sistema busca los protocolos que tienen esta prueba con resultado pero sin
firmar. Lista el número de etiqueta, el nombre del paciente, y el resultado.
Todos los protocolos con casilla marcada serán firmados. Quita la marca de las pruebas que no deben estar
firmados (porque tienen un resultado malo o no disponible para verificación).
8.11Modificar el material utilizado
Se tiene que ingresar el numero de protocolo.
Aparecerán por defecto la cantidad de los materiales que haya definido el administrador del sistema para
esa prueba. Cuando se ha desperdiciado algún tipo de material indicar la cantidad en la columna “cantidad desechada”. Si se ocupa otro material que no aparece por defecto agregarlo escribiendo el
nombre de este e indicando la cantidad utilizada y desechada.
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Manual del usuario 8.12Búsqueda de prueba de laboratorio
Se selecciona en el menú izquierdo. Esta pantalla permite buscar el detalle de una prueba de laboratorio.
Se puede buscar sobre el nombre y/o el código de la prueba. Para elegir la prueba, clic en su código en la
lista. Si la búsqueda solo regreso una prueba se selecciona directamente su detalle.
Una vez seleccionada se mira sus detalles, pero solo los administradores pueden modificar los. Los detalles
están explicados en la guía de administradores de ClinSis.
8.13Lista de prueba de laboratorio
Se selecciona en el menú izquierdo. Esta pantalla da una lista de las pruebas disponibles en el sistema,
con sus rangos de valores normales.
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Manual del usuario Se puede filtrar por tipo de examen, y eventualmente incluir pruebas inactivas. También se puede imprimir.
En la lista se puede ver el sinónimo de cada prueba.
8.14Lista de grupos de trabajo
Esta pantalla da una lista de los grupos de trabajo definidos con las pruebas que contienen.
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Manual del usuario 8.15Crear etiquetas de números de muestras
En caso que usted quiere tener una lista de etiquetas con número únicos, se puede generar dicha lista por el sistema, e imprimirla. No genera esta lista si no se van a ocupar los números, para no desperdiciar los números, que son únicos. Al seleccionar esta opción le aparecerán las ventanitas que se muestran a continuación:
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Manual del usuario 9 Módulo de exámenes fisiológicos
Este módulo permite ingresar resultados de exámenes fisiológicos (Rx, ultrasonido, ECG,…), o cualquier
reporte que se basa en una plantilla de texto.
El módulo de Fisiológico se puede llama Imagenología, o Industrial, según la configuración. En este
manual nos referimos a el como “Fisio” o “Fisiológico”.
9.1 Exámenes fisiológicos pendientes
Esta pantalla es la pantalla principal de los exámenes fisiológicos. Enseña el trabajo pendiente.
Hay tres filtros diferentes que permiten limitar los protocolos listados. Se puede filtrar por tipo de
examen, estado, y la antigüedad (basado en fecha de la examen).
Ten cuidado de no seleccionar filtros demasiado amplios (como ‘Todos’ en los tres filtros) porque podría
generar problemas de velocidad en la aplicaciones, si a caso regresa varios miles de protocolos...
El campo 'Clic =’ tiene un lista de 3 valores posibles: Modificar, Ver, e Imprimir.
Si se elige el valor 'Ver', cuando se hará un clic sobre una línea de la lista de resultados, se abriera el
orden en vista de lectura (y firma de resultados). Si se elige el valor 'Modificar' (que es el valor por defecto), cuando se hará un clic sobre una línea de la
lista de resultados, se abriera el orden en vista de modificación de resultado. Si se elige el valor 'Imprimir', cuando se hará un clic sobre una línea de la lista de resultados, se mandara
a imprimir el orden.
Si se hace un clic sobre uno de los iconos a la derecha de la línea de resultados (columna Acciones), se
abrirá según la acción ligada a la imagen (modificar, histórico,..).
En esta vista se podrá observar diferentes tipos de información como: La fecha del examen, El tipo, el
estado,el número de protocolo, Nombres y apellidos del paciente, médico y ID del paciente.
En la lista se puede organizar de forma ascendente y
fecha de examen y médico, ordenándose así sea con la última o
descendente el número de protocolo,
más reciente información utilizando 9.2 Búsqueda de protocolo
Se selecciona en el menú izquierdo. Esta pantalla es equivalente a la de exámenes pendientes, si no que
tiene otros filtros.
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Manual del usuario Hay tres filtros diferentes que permiten limitar los protocolos listados.
Se puede filtrar por :
•
•
•
•
•
•
•
Por número de protocolo (en este caso solo se busca sobre este filtro)
El tipo de examen
El médico que firmó el protocolo( en la lista despegable se puede buscar médico con el número de
código Minsa.)
El médico que receto el examen( en la lista despegable se puede buscar médico con el número de
código Minsa.)
Un rango de fechas del examen
Un código CIE ligado al examen
Un número de afiliado (INSS)
Ten cuidado de no seleccionar filtros demasiado amplios porque podría generar problemas de
prendimiento, si a caso regresa varios miles de protocolos. En caso de regresar más de 250 resultados, solo
mostrará los primero 250 encontrados.
El campo 'Clic =’ tiene un lista de 3 valores posibles: Modificar, Ver, e Imprimir.
Si se elige el valor 'Ver', cuando se hará un clic sobre una línea de la lista de resultados, se abriera el
orden en vista de lectura (y firma de resultados). Si se elige el valor 'Modificar' (que es el valor por defecto), cuando se hará un clic sobre una línea de la
lista de resultados, se abriera el orden en vista de modificación de resultado. Si se elige el valor 'Imprimir', cuando se hará un clic sobre una línea de la lista de resultados, se mandara
a imprimir el orden.
Si se hace un clic sobre uno de los iconos a la derecha de la línea de resultados (columna Acciones), se
abrirá según la acción ligada a la imagen (ver, modificar, imprimir, histórico,..).
En esta vista se podrá observar diferentes tipos de información como: La fecha del examen, El tipo, el
estado,el número de protocolo, Nombres y apellidos del paciente, médico y ID del paciente.
En la lista se puede organizar de forma ascendente y descendente el número de protocolo, fecha de examen
y médico, ordenándose así sea con la última o más reciente información utilizando
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Manual del usuario 9.3 DICOM huerfanos
Permite listar todos los estudios que el numero de acceso no corresponde con ningún protocolo creado en
Clinsis. Se pueden realizar una búsqueda con diferentes filtros como el numero de acceso, la fecha del
examen ,descripción de la modalidad que fueron creados por cierto periodo de tiempo.
9.4 Modificación de protocolo
Modificando un protocolo, usted le puede cambiar la fecha del examen, la fecha del ingreso del
reporte(fines estadísticos) el médico que firma (su nombre y numero MINSA aparecerán abajo del
protocolo en la firma), la nota, usuario/PIN, y/o el resultado.
Si desea solo modificar el usuario y el pin de un protocolo ya firmado y no desea quitar la firma de este,
basta con hacer clic en el botón que aparecen junto al campo que desea cambiar, y no sera necesario usar el botón guardar del protocolo.
Si ClinSis esta conectado a PacsSis y el protocolo tiene un imagen que coincida el numero de protocolo con
el id de acceso en paccsis, aparecerá un recuadro con todas las imágenes que coinciden. Desde acá podrá ver todas las serie que posee el estudio (dándole clic al registro del estudio.), podrá ver el
DICOM con un enlace de visor de imagen llamado Oviyam o Modificar los datos generales del DICOM(ver
sección 9.10 Editar DICOM). Si en el registro mostrado aparece un icono indica que el id del paciente
del DICOM no corresponde con el de Clinsis.
Desde estas opciones podrá ver las imágenes (ver sección 9.6) que corresponden a la serie o verlas en el
visor DICOM
Si el usuario (empleado) está ligado a un médico (modulo de RRHH), este médico será seleccionado por
defecto.
Es posible imprimir etiquetas (con código de barra y sin el) de un examen de fisio, o una etiqueta con la
información requerida para Pacssis.
Para agilizar el ingreso de resultados existen varias plantillas predefinidas. En caso que falta alguna
plantilla, pregunte al responsable del sistema de adjuntarla. Si una plantilla está definida como
"Preferida" para el usuario corriente, esta se aplica automáticamente al abrir un reporte vacío.
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Manual del usuario Se permite personalizar el título del reporte. Se permite también ver / agregar / modificar el usuario y pin
del reporte.
Mientras el protocolo no ha sido impreso no se considera como finalizado.
Solo los usuarios que tienen derecho para modificar un protocolo pueden poner en revisión el reporte
Si se tira a la basura y no había sido pagado ni facturado el orden, se borra de la cuenta del cliente
también.
El texto del protocolo se puede formatear usando los botones de la barra de menú de la ventana de texto, y
si a caso es necesario, se puede editar el código HTML para un formateo mas fino del texto.
Si la plantilla contiene campo dinámicos que
requieren información del usuario, al momento de
la plantilla aparecerá una ventana de dialogo
pidiendo la información.
Por ejemplo, aquí se le pide cuantos años el paciente tiene de laborar en la empresa. La respuesta se
adjuntará directamente al lugar correcto en el texto.
Si el examen se hizo pero no genera reporte (por ejemplo porque el paciente mencionó que su médico hará
la lectura y no requiere lectura por otra persona), se puede finalizar el protocolo haciendo un clic en el
botón .
Si el médico quiere, él puede registrar uno o varios
códigos CIE relacionados con este reporte, para
fines de estadísticas.
Existen varios campos para registrar la lectura. Se puede mencionar todo en el primer cuadro de texto, o
separar el diagnostico y las recomendaciones en cuadros separados. El contenido de los cuadro se añaden
al mandar a imprimir el reporte.
La ventaja de separar el diagnostico y las recomendaciones son para fines de estadística, para poder
extraer dicha información de manera más eficiente.
También se permite mencionar si el diagnostico es normal, patológico, o critico. También sirve para fines
de estadísticas y para el reporte del MITRAB. Al mencionar un diagnostico como crítico, se enviará un
email de alerta al correo de vigilancia (si tiene esta opción activada).
Usted puede navegar entre reportes por medio de dos botones azules en la parte superior del protocolo.
1­ Se pueden visualizar los exámenes en pasado que tiene en común con el actual, poniendo en la lista los
exámenes comunes de primero.
2­ Se puede generar una etiqueta con USUARIO y PIN.
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Manual del usuario En un pedido de fisio se puede adjuntar un adjunto desde archivos de la Pc o vía webcam, para adjuntar, el pedido tiene que estar en vista de modificación.
En el detalle del pedido de fisio se mostrara el ID y número de acceso del examen en un cuadro con fondo azul, solo si se usa pacssis.
El reporte de se puede:
Modificar – Modificar + imprimir – Imprimir – Enviar por email ­ Salir sin cambio – Ver histórico – Vista previa – Enllavar para este no pueda ser modificado sin tener el derecho. Solo el mismo medico que firmo el protocolo podrá quitar la firma y desenllavar el reporte.
9.5 Resultados de audiometria
Cuando se trata de resultados de audiometria, es posible generar el gráfico audiometrico con ClinSis.
Para crear los gráficos de audiometria, hay que marcar la casilla 'Gráfico de audiometria', luego escoger la audiometria aérea u osea, y llenar los valores para cada frecuencia. Valores que no son marcadas como “Medido” no aparecen en el gráfico. Es posible no marcar frecuencias que no se miden entre dos(frecuencias) para que el gráfico salga correcto se debe pone un promedio en la medida que no se
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Manual del usuario 9.6 Imágenes de una serie de DICOM
Cuando se muestran todas las serie que tiene un estudio.
Se pueden ver todas las imágenes que posee dicha serie, Haciendo clic en el icono
abrirá una
ventana en la que podremos ver las imágenes de la serie. Acá también se podrán
visualizar
los detalles del paciente, nombre del estudio, id de acceso, modalidad, órgano, descripción y por quien fue
tomado.
Desde acá podrá seleccionar imágenes para enviarlas a ClinSis y que aparezcan junto al protocolo usando
el botón Si desea ver una imagen en un tamaño mayor debe de hacer clic en el botón que se encuentra debajo
de cada imagen.
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Manual del usuario 9.7 Visor médico WEASIS.
Es necesario tener instalado java en una versión superior a 1.7 para ejecutar el visor.
Si desea ver un estudio o serie en el visor se tiene que hacer clic en el botón A continuación el navegador solicitara la descarga del programa, acá deberá seleccionar: 'Abrir con: Java
Web Start Launcher'. También puede marcar la opción: 'Repetir esta decisión de ahora en adelante para
este tipo de archivos'. Para que así el archivo se descargue automáticamente.
Luego de la terminada la descarga comenzara a cargar el visor Weasis
Luego de la terminada la descarga comenzara a cargar el visor Weasis
Antes de abrirse la interfaz del visor se mandará un mensaje de alerta, debemos marcar la opción: 'No
volver a mostrar esto otra vez para aplicaciones del publicador y ubicaciones anteriores' y clic en el botón
'Ejecutar'
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Manual del usuario Una vez desplegado el programa tendrá esta apariencia.
Desde la parte izquierda podrá ver las series que posee el estudio.
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Manual del usuario 9.8 Archivos adjuntados
Pueden agregar archivos electrónicos a un resultados de examen (imagen, foto, texto,...). Si es una imagen,
se mandará a imprimir en una página separada al momento de imprimir.
Para agregar un archivo, marca la casilla 'Archivos adjuntados', luego el botón 'Manejar Archivos
adjuntados'.
Para agregar un archivo, tendrá que seleccionar el archivo y dar una descripción de este, y mencionar si se
debe mandar a imprimir con el reporte (o si es solamente para registro interno).
9.9 Envío de reporte por email
Es posible enviar el reporte corriente por email usando el botón en la pantalla de detalle del reporte.
Hay que mencionar el email de destino. Por defecto se propone el email del médico recetador, si tiene uno
registrado en el sistema. Se permite mencionar varios emails, separados por una coma.
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Manual del usuario 9.10Editar DICOM
Desde acá podrá ver los datos generales del DICOM. Se podrá cambiar los datos del paciente al que esta
asociado el estudio.
Para modificar el paciente se podrá hacer desde el botón 'Modificar el paciente', lo que permitirá cambiar
el nombre del paciente que tiene ese DICOM, la fecha de nacimiento y el sexo.
También es posible mover el estudio a otro paciente desde el botón 'Mover el estudio a otro paciente', en el
que se presentara un campo en el que puede ingresar el ID del paciente al que desea mover. Desde esta opción, también podrá crear un nuevo paciente en la base de datos de PacsSis para así
asignarselo al DICOM.
En la parte de los datos del estudio, se podrán modificar la descripción del estudio, el ID De acceso
(equivalente al numero de protocolo en ClinSis) el nombre del medico.
9.11Registro del uso de material
Se registra automáticamente el material utilizado para cada protocolo fisiológico pasado, según lo definido
a nivel de cada examen.
Como el material utilizado puede diferir del material definido por defecto (repetición del examen, otro
material usado par falta del material usualmente usado,...), es posible para un protocolo definido de
registrar una modificación en el material que se uso realmente.
Se puede modificar la cantidad del material utilizado que fue útil así como al que fue inútil (desecho).
Primero se busca el protocolo basado en el numero de protocolo, y luego se modifica la cantidad o se agrega
nuevo material.
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Manual del usuario 9.12Plantillas
Aquí se definen las plantillas para crear los reportes de cada examen.
En la plantilla, se pueden utilizar las etiquetas HTML para darle formas especiales al texto (negrita,
cursiva, subrayado, de color, más grande,...). Gracias a los botones se puede formatear el código como si
estaban en un editor de texto común.
Si quieren copiar el texto de la plantilla desde un editor de texto elaborado, como Write o Word, aconsejo
de pegar primero el texto en un editor de texto sencillo (sin formateo), como Notepad, y luego copiar desde
Notepad hacía ClinSis. De otro modo, pegar directamente desde Word puede generar un formateo difícil de
controlar en ClinSis (interlineado más grande, fuentes, etc...). Es posible para un usuario mencionar una plantilla de un examen como su "Preferida". Solo se permite
una sola plantilla "Preferida" por usuario y por examen.
Si existe una plantilla preferida para el usuario, esta plantilla se aplica automáticamente al abrir un
reporte vacío.
Ciertos campos se pueden agregar de manera dinámico. Por ejemplo si en la plantilla se necesita el
nombre, la edad del paciente, la fecha de hoy, etc... se pueden agregar de manera dinámica gracias al uso
de campos dinámicos, que son delimitados por signos '@'.
Lista de campos dinámicos disponible:
@nombre@ El nombre del paciente corriente
@apellido@ El apellido del paciente corriente
@cédula@
Numero de cédula del paciente corriente. @sexo@ El sexo del paciente corriente ('M' remplazado por 'masculino', 'F' por 'femenino')
@edad@ La edad del paciente corriente
@fecha_nac@ La fecha de nacimiento del paciente corriente
@empresa@ La empresa a la cual se factura el examen corriente
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Manual del usuario @medico@ El médico recetador del examen corriente
@fecha_examen@ La fecha del examen corriente
@hoy@ La fecha de hoy (al momento de aplicar la plantilla)
@puesto@
Puesto de trabajo del empleado, tomado desde los datos del MITRAB del paciente
@exposicion@
Tiempo de exposición del empleado, tomado desde los datos del MITRAB del paciente
Campos personalizados: @campo=descripción del campo@.
La parte '@campo=' es fija, y no se puede cambiar. En vez de 'descripción del campo' se menciona una
descripción de la información que se pide, y se termina con un '@'. Por ejemplo, para pedir de hace cuantos
el paciente labora en la empresa se pone: @campo=Cuantos años tiene de laborar en la empresa?@. Eso
generará la ventanita abajo al momento de aplicar la plantilla.
Es posible poner un diagnostico especifico para un tipo de plantilla.
Ademas se agregaron campos de Diagnostico y Recomendaciones separados.
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Manual del usuario 10Módulo de consultas
10.1Nueva consulta
Para crear una nueva cita, selecciona un paciente y clic sobre ‘Nueva cita’ en el menú izquierdo.
Primero hay que seleccionar el tipo de cliente (privado o INSS/convenio).
Segundo se selecciona el médico deseado( Se puede buscar médico con número Minsa.) Cuarto se selecciona el sitio de la cita. Si solo hay un sitio disponible, el se selecciona automáticamente; si
hay varios seleccionara el sitio que tiene por defecto el usuario que esta creando la cita(dudas consulte con
el administrador del sistema).
Quinto, solo si se trata de un paciente INSS, se selecciona si es una primera vez, subsecuente. Si la cita es
una re­programación se tiene que poner un check en el campo 'Reprogramación'.
Sexto, si es una consulta privada se ha diseñado una opción de recordatorio de la consulta por medio de
una notificación vía sms. (Para activar esta opción comunicarse con Administrador de ClinSis).
Finalmente se selecciona la fecha de la cita, se busca el calendario, y se asigna la hora de la cita. Si no hay
espacio libre el día deseado, hay que elegir otro día. Se puede viajar en el calendario usando las flechas
alrededor de la fecha arriba del calendario. Se permite crear citas hasta 1 mes en el pasado y cualquier
fecha en el futuro. Los días feriados no están disponibles para citas (se puede habilitar a nivel del sistema)
ni los días que el médico está de vacaciones (si se utiliza el módulo RR.HH.).
Es posible (si la opción está activada) de sobrecargar un horario de cita, es decir asignar dos pacientes a la
misma hora. Solo se debería hacer con el acuerdo del médico.
Es posible (si la opción está activada) de facturar en el sitio A una consulta que se dará en sitio B.
Si se usan cupos para los médicos, y que hay dos o mas horarios de consulta definidos, hay que seleccionar
primero el horario al cual se desea cargar la cita.
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Manual del usuario Si se usan cupos, y el horario ya no tiene cupos libre, no se puede admisionar a menos de tener el derecho
de sobrecargar citas. Si tienes este derecho, aparecerá un botón 'Sobrecargar el horario' que permite
sobrecargar el horario con la autorización de otro usuario que tiene este permiso.
En este caso se abrirá una ventana donde el usuario con derecho de sobrecargar el horario debe entrar su
usuario y clave par autorizarlo.
Cuidado de que después de 6 intentos fallidos se bloquea la cuenta del usuario.
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Manual del usuario Si el paciente ya alcanzo el máximo de consultas en el periodo definido, se necesitará la autorización de un
usuario con suficiente derechos para sobrepasar la restricción y poder crear la cita, con el mismo proceso
que para sobrecargar citas.
Una vez el horario mostrado (el sistema le propondrá la primera fecha con cupos libres del doctor
seleccionado), selecciona la hora en am/pm deseada, pulsa el botón 'Crear la cita'.
Es posible (si la opción está activada) poder seleccionar mas de un horario para crear una cita múltiple a
un paciente.
También en la parte derecha se mostrara un cuadro donde se mencionaran próximas citas médicas,
exámenes fisiológico, procedimientos médicos, etc...
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Manual del usuario Si existe una cita de consulta entre la fecha que se crea la cita con un especialista y la fecha programada,
es posible ligar las citas, para que el expediente este listo para este medico.
Ademas es posible seleccionar desde un listado una información adicional, ejemplo: si la consulta es un
CPN 1ra vez.
De igual manera se permite ligar una cita con un examen de fisio, si la cita esta ligada esta aparecerá en
el ticket y en la nota de la consulta. El pedido de fisio NO se crea automáticamente al pasar la cita.
Se mandará a imprimir un ticket para entrega al paciente, Con la fecha de creación y la fecha de
impresión.
10.1.1 Nueva consulta Recurrente
Se sigue el mismo proceso hasta antes de guardar la cita, donde si elige la opcion de cita recurrente se
muestran las opciones para hacerlo, se elige el rango para repetir la cita que puede ser : Diario de L­D, L­
S, L­V , Semana, quincena, 3 semanas, 4 semanas, mes y 2 meses, no se validan los cupos libres del
medico en el dia solo si son repeticiones mensuales, también se tiene que decir hasta que fecha quiere que
terminen las citas recurrentes.
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Manual del usuario 10.2Consultas corrientes
Esta pantalla menciona las últimas 8 consultas y todas las futuras, así como los planes de foniatria del
paciente.
Para ver todas las consultas anteriores, empuje el botón ‘Ver todas las consultas del paciente’.
Las citas pendientes pueden aparecer en tres colores: rojo si ya paso la fecha de la cita, verde si la cita es
para hoy, azul si la cita es en el futuro.
De aquí se puede borrar la cita (si el paciente llamo que no podrá atender), pasar la consulta (privado), o
mandar a imprimir de nuevo el ticket de la cita.
Las citas que aparecen en rojo son las citas pendiente o movidas de un medico a otro, estas aparecen en el
orden de la fecha que fueron creadas.
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Manual del usuario 10.2.1
Modificar o borrar consultas pasadas Para ver el detalle o modificar una consulta, clic en el botón ‘Ver detalle’ al lado de la consulta. Además de
ver y poder modificar los detalle de la consulta, se puede aquí ligar mas de una enfermedad a la cita.
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Manual del usuario Si quieres borrar una consulta pasada hay que tener cuidado de que si ha sido facturada ya podría
impactar la área de facturación. En caso de borrado, la información relativa a un plan de foniatría para esta consulta seria perdida. El
resto de la información queda guardada en el sistema y se puede recuperar mas adelante reactivando la
consulta.
10.2.2
Planes de rehabilitación foniátrica
Los planes de rehabilitación foniátrica se crean al cerrar un caso de medicina laboral. Se pueden editar y
modificar usando el botón ‘Ver detalles’ al lado del plan listado, o editar y ver las consultas corriente del
plan presionando el botón ‘Ver detalles del plan’.
10.2.3
Pasar o borrar consultas pendientes
Las citas se pueden borrar si el paciente no la atiende haciendo un clic sobre el botón ‘Borrar’. Cuando un paciente atendió una cita, hay que hacer un clic sobre el botón ‘Pasar consulta’, e ingresar el
código de la enfermedad diagnosticada. Hasta este momento se cobrará (se podrá facturar) la cita. La
enfermedad se selecciona usando el código de enfermedad como filtro de la lista dinámica. Según la
configuración del sistema es posible pasar la consulta sin necesitar la entrada del código CIE (se escogerá
automáticamente el código 0.0).
En caso de paciente INSS hay que recordar si se trata de una consulta por hoja NEL o por orden medica, y
se puede recordar si se le dio de subsidio o no.
En caso de consulta de foniatría de un paciente del INSS, se podrá ligarla a un plan de foniatría, si existe.
10.2.4
Modificar una consulta pasada
Una vez pasada la consulta, se puede eventualmente modificar el código de enfermedad diagnosticado.
Para eso, clic sobre el botón ‘Ver detalle’ de la consulta, y modifica el diagnostico y/o el subsidio.
Ver el punto 10.7 "Ingreso de reporte de consulta" para los detalles de la consulta.
10.3Ver periodos de subsidio
Esta página permite ver los periodos de subsidio de un paciente afiliado al INSS.
10.4Estado de ocupación de cupos
Esta página permite ver la ocupación de cupos de una especialidad o de un medico entre dos fechas. Si
esta seleccionado un paciente y el medico tiene un horario disponible, se permite crear la consulta con la
fecha seleccionada.
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Manual del usuario 10.5Asignar consultas
Permite reasignar consultas (pasadas) de un médico a otro. Solo toma en cuentas las citas INSS.
Hay que seleccionar el sitio, la fecha, el médico de origen y el médico a quien se va a reasignar las
consultas, y hacer clic en el botón "Buscar". Mostrara la lista de pacientes que vinieron a la cita(verde) y
los que no asistieron(verde).
Luego se marcan las casillas de los pacientes que se van a reasignar, y hace clic en el botón "Reasignar las
consultas" para reasignarlas.
10.6Ingreso de códigos CIE
Esta página permite ingresar los códigos CIE para cada consulta, con el fin de generar los archivos de
estadísticas para el INSS. Arriba están las consultas pendientes o con código CIE '00.0', y abajo las que están con otro(s) código(s). © Cedric Simon, 2005­2017
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Manual del usuario Si una consulta necesita más de un código CIE, se ingresa el primero y luego se escoge en botón 'Modificar
CIE', donde se podrán agregar varios CIE así como modificar otros datos de la cita ya que se manda a la
página de modificación de consulta. En las listas dinámicas de CIE se puede buscar con el nombre del diag
o con el código de este. Si la consulta es de la especialidad 'Pediatría' o 'Ginecología', hay un par de campos
adicionales.
10.7Ingreso de reporte de consulta
Permite registrar los detalles de una consulta pasada, ya sea los datos estadísticos o la hoja de evolución
del paciente.
Primero se busca el paciente, por su numero INSS o por su número de expediente en ClinSis.
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Manual del usuario Si existe una consulta para este numero INSS, se seleccionara automáticamente, sino mostrará una lista
de consultas, en la que seleccionaremos a la que se registraran los detalles, y se ingresan los datos de
estadísticas y/o la hoja de evolución. Se cambia de estadísticas a hoja de evolución usando las pestañas. Si se trata de una consulta INSS, se puede reasignar el médico aquí también. El medico que se selecciona
quedara recordado para que al escoger una nueva consulta se guarde en esta, y no estar escogiendo
nuevamente(agilidad al ingresar los datos).
En la pestaña de 'CIE y estadísticas INSS' se pueden ingresar los procedimientos qururgicos realizados y
detalles específicos de las consultas de especialidad Pediatría y Ginecologia. También se puede agregar
datos de información relacionada con HIV del paciente. (Cuadro derecho)
En la pestaña 'Hoja de evolución' se podrán encontrar varias opciones para llevar un mejor control del
paciente. La pestaña signos vitales permite ingresar los datos generales de la consulta, tales como el peso, talla,
temperatura, presión arterial, ritmo cardíaco, pulso, frecuencia respiratoria, cráneo, ASC, IMC. Una vez
ingresada se puede imprimir un recibo (para firmar y entregar al medico) con los datos ingresados, una
vez impreso estos campos no se podrán cambiar.
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Manual del usuario En
signos vitales, se calcula el IMC
atomaticamente digitando el peso y la talla, además clasifica el IMC según el resultado en:
Infrapeso
Peso normales
Obeso tipo 1
Obeso tipo 2
Obeso tipo 3
También se calcula la superficie corporal, con 5 formulas diferentes dependiendo de cual es la más
adecuada para el paciente.
La pestaña Anamnesis permite guardar datos a nivel del paciente, como la alergia, antecedentes
quirúrgicos, familiares, sociales, etc. Así como también se pueden imprimir.
Hay cuadros de preguntas prediseñados para ocuparse como plantillas haciendo más fácil el ingreso de
datos del paciente.
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Manual del usuario La pestaña Vacunas también permite llevar información a nivel del paciente no de la consulta.
La pestaña SOAP permitirá ingresar los datos, Subjetivo, Objetivo, Análisis y Planes de la consulta.
Al igual que también existe la opción de poder imprimirla. Con campos de tipo editor de texto para
personalizar su información.
También hay cuadros prediseñados para aplicarse y hacer más facil el ingreso de datos del paciente.
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Manual del usuario Si el usuario esta ligado a un medico definido en ClinSis se permitirá firmar los datos ingresados a nivel
de la consulta. Una vez firmados los datos se enllavan y no podrán ser cambiados, a menos que se cuente
con la configuración especifica que permite desenllavar la información solo
al medico que firmo
dicha consulta.
10.8Calendario del médico
Esta página permite ver el calendario de consultas de un médico en específico, el cual se puede buscar por
el número Minsa o bien con el nombre., entre dos fechas.
10.9Permitir días de consulta en días feriados
Permite que un medico tenga consultas en días feriados, para esto se debe de pone el rango de fechas en la
que se dará consultas y la razón por la cual se permitirá. También desde acá se puede editar y eliminar
una fecha.
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Manual del usuario 11Módulo de hospitalización
11.1Búsqueda de hospitalización
Permite buscar una hospitalización desde el número de esta.
11.2 Estado de cuenta
Muestra el estado de cuenta de la hospitalización corriente (o la seleccionada) del paciente, y la lista de las
hospitalizaciones anteriores (con la posibilidad de imprimir un reporte de costos en PDF). Se puede
modificar la hospitalización corriente (agregar gastos) o crear una factura de contado o de crédito.
Al hacer clic sobre se manda a crear una factura de contado o de crédito
con todos los servicios pendientes de facturar ligados a esta hospitalización.
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Manual del usuario Si el paciente no tiene nada pendiente, se puede crear una factura "de cero" ligada a esta hospitalización
utilizando estos botones, pero el sistema le avisará que no hay nada pendiente de facturar.
11.3Nueva hospitalización
Si el paciente no tiene hospitalizacion pendiente, se le puede crear una nueva hospitalizacion.
En campos de selección de médico( se puede buscar médico con el número Minsa.)
11.4Detalle de hospitalización
Desde el estado de cuenta se puede entrar a los detalles de la hospitalización para modificar / agregar
servicios a la hospitalización, haciendo clic sobre el botón .
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Manual del usuario Cuando una hospitalización esta abierta se permite modificar el sitio y el convenio, para permitirlo debe
hacer click en el botón este cambio se reflejara en la hospitalización abierta.
Los gastos que ya han sido facturados están marcados con una V verde y no se pueden borrar. En esta pantalla se puede agregar si la hospitalización fue ambulatoria, el tipo de hospitalización, el
diagnostico de ingreso y egreso, la fecha del procedimiento quirúrgico, el nombre del medico referente y
que egresa, el tipo que egresa. Si es un paciente recién aparecerán los campos, de edad gestacional, peso
en gramos y Apgar. Ademas se pueden ingresar los servicios brindados como: Cirugías, Servicios
Hospitalarios, Honorarios, Otros cargos.
Para cerrar una hospitalizacion, menciona una fecha de fin y un tipo de egreso. Cuando se cierra la
hospitalización y el paciente no está en el percapita del INSS, se cambia su estado a "Inhabilitado por
cierre de hospitalización".
La ocupación de cama se calcula con corte a las 10 am, menos si se inició después de las 5 am. Se puede imprimir la hoja de hospitalización del INSS directamente desde ClinSis. Los servicios brindados en la hospitalización pueden ser asignada su facturación aun convenio diferente al
que se abrió la Hospitalización, una vez pedidos dichos servicios estos se pueden facturar al nombre del
convenio, desde el modulo de facturación.
Es posible guardar datos generales de facturación para el INSS, entre ellos estan el no de carta de
aprobación, la fecha de la carta, el detalle de la carta. El numero de factura externa el monto.
También se puede indicar honorarios médicos en la hospitalización que no serán facturados en clinsis, solo
serán para tener un comprobante de lo realizado en dicha hospitalización.
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Manual del usuario 11.5Hospitalizaciones en curso
Permite ver las hospitalizaciones corriente, ordenados por tipo de cama, y permite seleccionar una
hospitalización en específico. También se pueden ver las hospitalizaciones sin cama asignada.
11.6Registro de parto y Nacimiento
Permite registrar el parto de la paciente seleccionada(debe ser sexo femenino) esta debe estar
hospitalizada.
Al registrar un nuevo parto, es necesario ingresar el nombre del medico que atendió el parto.
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Manual del usuario 11.7Sala de Operaciones
11.7.1
Agenda de quirófano
Permite ver una agenda de procedimientos quirúrgicos por sala, por fecha y por un horario de tiempo en el
cual se plasman o añaden dichos procedimientos.
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Manual del usuario 11.7.2
Programar una Cirugías
Permite ingresar en agenda una cirugia al paciente ya sea programada o por emergencia, a la cual
también permite asignar los médicos, anestesiólogos y demás asistentes a dichos procedimientos
quirúrgicos. © Cedric Simon, 2005­2017
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Manual del usuario 12Módulo de Emergencia
En este modulo se encuentra el detalle de la atención brindada a un paciente privado o de convenio(NO
INSS) en Emergencia.
12.1Búsqueda de emergencia
Permite buscar una emergencia desde el número de esta.
12.2Estado de cuenta
Muestra el estado de cuenta de la Emergencia corriente (o la seleccionada) del paciente, y la lista de las
Emergencias anteriores (con la posibilidad de imprimir un reporte de costos en PDF, el contenido de la
requisa, imprimir el formato de la proforma, o la nota de débito). Se puede modificar la Emergencia
corriente (agregar gastos) o crear una factura de crédito ó de contado filtrando los cargos a aplicar a uno o
varios convenios.
También es posible ver el histórico relacionado a esa hospitalizacion.
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Manual del usuario 12.3Nueva Emergencia
Si el paciente no esta hospitalizado, se le puede crear una nueva hospitalización, llenando los campos en
amarillos.
Inmediatamente creada la hospitalizacion el sistema imprimirá una hoja de admisión con los datos
generales del paciente y los datos introducidos en la hospitalizacion recién creada.
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Manual del usuario 12.4Detalles de una emergencia
Desde el estado de cuenta se puede entrar a los detalles de la emergencia para modificar / agregar
servicios a la emergencia, haciendo clic sobre el botón .
Los gastos que ya han sido facturados están marcados con una V verde y no se pueden borrar. En esta pantalla se puede agregar la procedencia de la emergencia, el tipo de ingreso, el diagnostico de
ingreso, la especialidad del ingreso, el nombre del medico referente. Ademas se pueden ingresar los
servicios brindados como: Cirugías, Servicios Hospitalarios, Honorarios, Otros cargos.
Para cerrar una emergencia, menciona una fecha de fin y un tipo de egreso. Si el paciente con emergencia
pasara a estar hospitalizado, para no perder todos los cargos que se le han realizado, se trasladaran a la
nueva hospitalizacion desde el botón Es posible guardar datos generales de facturación para el INSS, entre ellos están el no de carta de
aprobación, la fecha de la carta, el detalle de la carta. El numero de factura externa el monto.
También se puede indicar honorarios médicos en la emergencia que no serán facturados en clinsis, solo
serán para tener un comprobante de lo realizado en dicha emergencia. También es posible indicar que si la
emergecia fue aprobada o no.
En campos de selección de médico( se puede buscar médico con el número Minsa.)
12.5 Emergencia en curso
Permite ver las emergencia corriente, ordenados por tipo de cama, y permite seleccionar una
emergencia en específico. También se pueden ver las emergencia sin cama asignada.
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Versión 9.5
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Manual del usuario 13Módulos de farmacia y bodega
13.1Reglas generales
Las ventas a clientes se hacen en farmacia. Las compras a proveedor y el manejo de los productos se hace
desde el modulo de bodega.
Al inventario, se le agrega mercancía vía una orden de compra, una devolución de cliente, la anulación de
una factura/venta, o por corrección manual.
Al inventario, se le quita mercancía vía una venta a cliente, una devolución a proveedor, descartando
mercancía, o una corrección manual.
El costo de una mercancía se calcula automáticamente (costo promedio) cuando se ingresa mercancía
(finalizando una orden de compra), pero se puede corregir manualmente.
Cada articulo que se vende debe existir en el sistema como articulo comercial para que se pueda agregar a
una orden de compra y luego a las existencias. Cada articulo comercial es de un dicho articulo (por defecto
el articulo ‘No especificado’), y cada articulo pertenece a una familia de artículos, que ella misma es de un
cierto tipo de articulo. Si un articulo comercial esta pendiente de validación, no se podrá usar en despacho, creación de pedido a
bodega, creación de traslado, orden de compra, devolución a proveedor, así como al copiar/duplicar una
orden de compra, pedido a bodega, etc.... no se agregan los pendientes de validar.
13.2Tipos de artículos
Los tipos de artículos son grandes grupos de artículos, que sirven para agrupar artículos y a fin de
registrarlos a nivel contables. Todos los artículos de un mismo tipo se manejarán de igual manera a nivel
contable.
Manejar tipos de artículos es una tarea de administración, detallada en el manual de administración,
fuera del foco de esta manual de usuario.
13.3Familias de artículos
Las familias de artículos son grupos de artículos, que se usan con fin de clasificarlos.
Manejar familias es una tarea de administración, detallada en el manual de administración, fuera del foco
de esta manual de usuario.
13.4Artículos
Los tipos de artículos son grupos de mismo artículos pero de marca comerciales diferentes. Se usan para
ligar una especialidad comercial a un remedio conocido en la lista del INSS (si existe) o su componente
activo principal.
13.4.1
Cantidad máxima a despachar
Es posible mencionar para un articulo una cantidad máxima a despachar (si se sobrepasa en el pedido
inicial, manda un mensaje de alerta y pone 1 como cantidad. Luego acepta cualquier cantidad). © Cedric Simon, 2005­2017
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Manual del usuario 13.4.2
Limitar despacho por fechas
Si el articulo tiene un despacho limitado por fechas, al momento de ingresar el pedido se pide por cuantos
días de tratamiento se está despachando este articulo. Si se vuelve a pedir menos de 3 días antes del fin de
tratamiento (según el sistema), se generará una alerta. Solo aplica a pedidos INSS.
13.4.3
Especialidades permitidas
Se puede limitar los despachos INSS de este remedio a ciertas especialidades. En caso de una receta por
un médico de otras especialidades que las autorizadas, se permitirá el despacho pero mandará una alerta
y existe un reporte de lo que se pidió sin que sea autorizado.
13.4.4
Unidad de medida
Permite indicar la unidad de medida que tendrá el tipo de articulo. Este aparecerá cuando se hagan una
orden de compra, pedido a bodega, 13.4.5
Cantidades mínima y máxima de existencias
Permite definir los niveles mínimo y máximo de existencia de este articulo para cada oficina. Existe un
reporte que muestra los artículos con baja existencias. Un mínimo de cero significa que no hay mínimo
definido.
En el detalle de un tipo de articulo comercial, al hacer click en
el botón ( ), podrá verificar los
tipos de movimientos que ha tenido un articulo, mencionando la fecha, cantidad, articulo comercial del
movimiento, costo, oficina, especialidad, tipo de cliente, ID del documento y fecha de vencimiento.
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Manual del usuario 13.5Artículos comerciales
Son las especialidades comerciales que se van a vender.
Los artículos comerciales se identifican por su código de barra, y/o su numero de identificación en ClinSis.
El número de identificación (ID) en ClinSis es un número que se incrementa automáticamente a cada
nuevo articulo. En caso que un articulo no tenga código de barra, se le asigna el ID como código de barra.
13.5.1
Búsqueda de artículo comercial
Se pueden buscar artículos comerciales basado en su ID (ID exacto), su código de barra (código exacto), o
su nombre comercial (contiene cadena buscada) con filtro adicionales de tipo, familia, y/o articulo.
Para seleccionar un articulo comercial en la lista, hacer un clic sobre la línea deseada.
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Manual del usuario 13.5.2
Creación / modificación de articulo comercial
Para crear un articulo comercial clic en ‘Crear articulo comercial’ en el menú izquierdo.
Debajo de los detalles del articulo viene un resumen de las existencias disponibles en el sistema, solo se
listan oficinas que manejan inventario. Donde se definirá la cantidad mínima y máxima que estará
disponible.
13.5.2.1 Detalles de campos de articulo comercial
Campo
ID
Nombre
comercial
Código de barra
Articulo
Categoría
Productor
Proveedor
Precio
Precio INSS
Costo promedio
Ctd en empaque:
Activo
Ctd Min
Ctd Max
Costo
Ubicación
Detalle
Número único generado por él sistema
Nombre comercial del articulo
Código de barra del articulo. Si no tiene, se le asignara el ID como código de barra
Articulo genérico al cual corresponde esta especialidad comercial
Categoría del producto INSS, Privado o Mixto
Empresa que produce el articulo comercial. Empresa que provee el articulo comercial. Precio de venta. Si el precio está igual a 0.00 ó 0.01, se generará una alerta.
Precio facturado al INSS,
Costo promedio calculado por el sistema. Se puede corregir manualmente si tienes el
nivel de seguridad adecuado. Un botón permite poner el precio al día basándose en el
costo promedio actual + 30%. Si el costo está igual a 0.00 ó 0.01, se generará una
alerta.
Permite indicar cuantas unidades de este articulo trae la presentación vendida por el
proveedor. Ver ordenes de compra.
Disponible o no para la compra / venta.
Cantidad mínima de existencia deseada. Sirve para reportes Cantidad máxima de existencia deseada. Sirve para reportes y estimación de
cantidad a pedir
Valor promedio del producto
Lugar donde se encuentra ubicado físicamente el articulo comercial.
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Manual del usuario 13.5.3
Reporte de movimientos de inventario del producto
En la pantalla de detalle de un articulo comercial, usted puede ver todos los movimientos de existencia de
dicho articulo presionando el botón de oficina presionar el botón . Para poder ver la disminución de cantidad de existencias a nivel
En este reporte se muestra la cantidad, costo, oficina, movimiento, fecha de vencimiento, tipo de cliente y
ID del documento.
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Manual del usuario •
Por defecto se muestra por fecha de vencimiento, el cual permite ver mejor el cardex.
13.5.4
Agregar nueva existencia
En la pantalla de detalle de un articulo comercial, usted agregar manualmente una nueva existencia
(producto con nueva fecha de vencimiento) usando el botón . 13.6Búsqueda de existencia
Se puede buscar sobre las existencias presentes en el sistema. Se puede buscar por ID de articulo, ID de
existencia, descripción del articulo, fecha máxima de vencimiento, y/o familia.
13.7Detalle de existencia
Se puede ver el detalle de cada existencia, y si tienes el nivel de seguridad adecuado, modificar
manualmente el nivel de existencia (como para poner al día las existencia después de un inventario físico).
En caso de cambio manual de existencia, hay que mencionar una razón, a fin de auditoria.
En el detalle de una existencia se podrá verificar el vencimiento a nivel de existencias y el saldo en
oficina.
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Manual del usuario 13.8Catalogo de productos
Lista todos los artículos que existen en el sistema por un tipo de producto dado. La lista no toma en cuenta
si en particular es activo o no, ni si tiene existencia o no. 13.9Vista general de existencias
Este reporte permite ver las existencias que se necesitan ordenar, que van a vencer pronto, o que han sido
ordenadas pero no ha ingresado todavía.
.
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Manual del usuario 13.10Marbetes para conteo manual
Permite imprimir marbetes para poder realizar el inventario físico de los productos existentes en la oficina
seleccionada.
Para crear un marbete primero se debe escoger una oficina y el orden por el cual se quieren generar los
marbetes(código, art. comercial tipo, familia, art, unidad de medida. Etc).
Una vez generado los marbetes se podrán imprimir desde el botón . Exportar a excel desde el botón
y también es subir un archivo adjunto(memorándum escaneados) para cada marbete. Ademas
desde el botón podemos ver todo el histórico .
Cuando un conteo(conteo1 conteo2 y conteo3) ha sido finalizado se podrá visualizar desde el botón
.
Un marbete cuenta con el nombre del la institución, el numero del conteo, la oficina a la que se realiza el
conteo, el numero del marbete,el id del articulo, la descripción del articulo, la ubicación del articulo,
unidad de medida, cantidad (acá es donde se escribirá el conteo), el nombre o firma del inventariante y
algún tipo de anotación.
Una vez hecha el conteo físico, se podrá ingresar los resultados en el botón
correspondiente al conteo. Si el conteo 1 se finalizo el botón de 'ingresar' estará en
el conteo 2.
En el conteo 3 solo aparecerán los artículos que tienen diferencia en la cantidades ingresadas en el conteo 1 y el conteo 2.
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Manual del usuario Desde esta pantalla se podrá ingresar la cantidad correspondiente a ese producto.
Una vez digitado el numero el cuadro cambiara de color a un fondo verde.
Ademas podremos modificar la Unidad de medida, y la ubicación de el articulo.
Para agregar productos que no aparecieron en los marbetes y si en el conteo físico, esta el campo Una vez finalizado el ingreso de los datos para finalizar el conteo debemos presionar el botón de Para volver a editar un conteo que fue finalizado y si el conteo total no se ha finalizado, debemos presionar
el botón de:
Para finalizar completamente el conteo los conteos 1, 2 y 3 deben estar finalizados y debemos dar clic en el
botón En la pantalla que aparecerá detallado, los cambios que se realizaran al finalizar el conteo yel costo total.
Al presionar el botón se harán los ajustes de los que se informa en la columna 'Alerta'.
13.11Ubicación de productos
Desde ClinSis se pueden indicar la ubicación de un productos. Para ver los productos debemos seleccionar
la oficina y luego la ubicación de la cual queremos mover los productos. Una vez mostrados los productos © Cedric Simon, 2005­2017
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Manual del usuario debemos de seleccionar la ubicación adonde moveremos y luego los productos a mover. Después clic en el
botón 13.12Creación de una orden de compra
Para poder ingresar existencias, deben existir como articulo comercial, y ser agregado a una orden de
compra.
Para crear una orden de compra, clic cobre ‘Crear orden de compra’ en el menú izquierdo.
13.12.1 Ciclo de vida de una orden de compra
Una orden de pasa por varias etapas.
13.12.1.1 Creación
Aquí se adjuntan los artículos comerciales que se van a pedir a un cierto proveedor.
Se adjuntan por ID o código de barra. Si no les conoce, se puede utilizar el campo 'Nombre inicia con:'
ingresando las primeras letras del articulo.
La orden de compra se guarda en el sistema hasta el momento que se presiona el botón de creación( )/
modificación (
), que tendrá un fondo verde para anunciar cambios no guardados.
Se puede
vaciar el orden presionando sobre la doble flecha .
13.12.1.1.1 Detalles del orden de compras
Campo
ID
Descripción(frasco)
Detalle
Número único generado por el sistema
Nombre comercial y entre paréntesis el frasco definido a este tipo de articulo y el
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Manual del usuario (existencias,min,max) estado de existencia actual, el mínimo definido, y el máximo definido para este
articulo comercial.
Ctd
Cantidad ordenada. El valor por defecto está calculado con base a las existencias
corrientes y el máximo definido para el articulo.
Paq
Cantidad de cuantos paquetes serán comprados(esta conversión depende de la
cantidad de presentación indicada en el detalle de cada articulo).
Tipo
Tipo de cobro. C= cobrado, B=Bonificado (gratis), D=Donado (gratis)
Precio unitario
Precio de compra. Por defecto es el precio de la última compra de este producto.
Precio(paq)
Precios de cada uno de los paquetes
Descuento total
Descuento total otorgado por el proveedor.
13.12.1.2 En espera de aprobación
Cuando a la orden se le han ingresado los productos que se solicitaran se debe de cambiar el estado a 'En
espera de aprobación'. Esto facilitara a las personas que aprueban las ordenes, ya que podrán hacer la
búsqueda en el sistema solo de las ordenes que esperan aprobación. Una vez acá el pedido no se puede modificar sin regresar al estado de construcción.
13.12.1.3 Aprobación
Una vez creado se puede aprobar. Una vez aprobado, no se puede modificar sin regresar primero al estado
de construcción. Para poder aprobar una orden de compra es necesario tener un derecho especial. Contacte
al administrador del sistema para consultar sobre este derecho.
Cuando una orden de compra esta aprobada es porque ya sera enviada al proveedor, por lo que la
cantidades y el precio unitario estarán basado en la cantidad del empaque no a las unidades que se
ingresaron
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Manual del usuario 13.12.1.4 Envío
Una vez aprobado se puede enviar. Se cambia el estado a enviado una vez que el pedido ha sido enviado al
proveedor. Una vez enviado, no se puede modificar sin regresar primero al estado de construcción.
Al igual que cuando se aprobó la cantidad y el precio unitario se basa en el empaque no en la cantidad de
unidades por empaque.
13.12.1.5 Recepción
Cuando se recibe el pedido, se cambia el estado a recepcionado. A este momento se le asigna un ID de
ingreso a bodega al pedido, y hay que mencionar para cada articulo su fecha de vencimiento, la cantidad
recibido, el precio total del proveedor y el descuento.
Si hay un mismo articulo con varias fechas de vencimiento, hay que agregar nuevas existencias (del
mismo) lo que creará varias líneas de un mismo producto para mencionar la fecha y la cantidad de cada
uno.
Si el articulo no se vence, utiliza la fecha del 01/01/2999 como fecha de vencimiento.
Una vez las modificaciones hechas en la tabla, hay que presionar el botón ‘Ejecutar modificaciones en
pantalla’, lo que pondrá al día los campos calculados de la tabla. Luego hay que guardar las modificaciones
en la base de datos con el botón de modificación (
).
Se debe de ingresar el numero de factura del proveedor y el tipo de moneda si fue en dolares o en córdobas,
esto por motivos contables.
En este estado los precios y cantidades vuelven a estar basados en las unidades en cada empaque no en los
empaques.
A partir de esta pantalla se mencionan los usuarios que crearon, aprobaron, enviaron y recepcionaron la
orden de compra.
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Manual del usuario 13.12.1.6 Finalización
Una vez todas las existencias puestas al día y guardadas, usted puede finalizar el orden de compra
presionando la marca verde (
). Antes de finalizar, hay que mencionar el numero de la factura de proveedor. Una vez finalizado, se
agregarán las existencias y se calculará el nuevo costo promedio.
Si se requiere hacer una devolución al proveedor desde este estado, hacer click en el botón (ver 13.24 Devolución de mercancía al proveedor). Se puede subir la factura escaneada, como comprobante y también poner una descripción de la misma. Una vez finalizado, ya no se puede modificar más el orden.
13.12.1.7Cancelar
En cualquier momento usted puede mandar una orden no finalizada a cancelar. Una vez cancelada, se
puede recuperar iniciando de nuevo de desde el estado de construcción.
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Manual del usuario 13.12.2 Factura del proveedor
Es posible también guardar una copia de la factura emitida por el proveedor, por cuestiones de respaldo.
Esto se hace en la parte de abajo de su pantalla. Se debe indicar la ruta del archivo a subir y una
descripción, por razón de rendimiento se aconseja no utilizar imágenes demasiado pesadas.
Para subir un documento basta con arrastrarlo al área ploma y el automáticamente lo subirá
13.12.3 Ordenes de Compra automáticas
Si existen algunos productos en la 'Orden de Compra' que no son llevados por el proveedor en el momento
de entrega, se creara automáticamente una nueva orden de compra. En el estado de 'Enviado'.
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Manual del usuario 13.13Búsqueda de orden de compra
Permite buscar una orden de compra. Por cualquiera de los filtros de la pantalla.
13.14Pedidos a bodega y traslado de productos
Esta pantalla permite pedir productos a la bodega. Se maneja como una compra. Se adjuntan los artículos
a enviar(deben de tener existencia mayor a 0 y no debe de haber duplicados en el pedido), se pone en
espera de aprobación, se aprueba(derecho especial para esta opción), se prepara, se recibe, y se finaliza. Una vez preparado, los productos se encuentran en una oficina especial que se llama 'Transit'. Si la
cantidad marcada por el que recibe no corresponde con lo que fue preparado, se quedara un saldo diferente
de cero en 'Transit', lo que se deberá investigar.
Una vez el pedido a bodega puesto 'En preparación', si otro usuario lo abre recibirá un aviso de que otro
usuario ya lo está preparando, con el fin de evitar interferencias y preparaciones duplicadas.
Cuando un pedido a bodega se finaliza con la cantidad de productos inferior a lo solicitado se puede
generar un pedido automáticamente en el estado 'Aprobado'.
13.15Búsqueda de pedido a bodega
Permite buscar un pedido a bodega.
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Manual del usuario 13.16 Modificación de pedido a bodega
Podemos editar un pedido a bodega siempre y cuando no este en estado finalizado. Cuando este finalizado
si se permite duplicar pedidos, este tendrá los mismo datos del pedido original. Para aprobar un pedido a
bodega es necesario tener un derecho especial llamado “Puede aprobar pedidos a bodega y traslados internos”.
Si necesita este derecho hable con el administrador del sistema acerca de este derecho.
Si el pedido a bodega es realizado por una oficina de gastos (por ejemplo: informática) este pedido puede
ser devuelto por medio del botón
Como las oficinas de gastos no manejan existencias la devolución se hará mediante un pedido interno
(traslado).Si un pedido a oficina de gastos fue devuelto no se puede devolver de nuevo.
Cuando un pedido a bodega no se finalizo con todos los artículos que se solicitaron, se puede generar un
nuevo pedido a bodega en estado 13.17Traslado de productos
Esta pantalla permite trasladar fácilmente productos entre dos oficinas, como entre dos farmacias. Se
maneja como una compra. Se adjuntan los artículos a enviar con numero de existencia mayor a cero, se
aprueba, se envía, se recibe, y se finaliza. Para aprobar los traslados entre oficinas es necesario un derecho especial llamado “ Puede aprobar pedidos a
bodega y traslados internos”. Si necesita este, solicitelo al administrador del sistema
Una vez enviados, los productos se encuentran en una oficina especial que se llama 'Transit'. Si la
cantidad marcada por el que recibe no corresponde con lo que fue enviado, se quedara un saldo diferente
de cero en 'Transit', lo que se deberá investigar.
13.18Búsqueda de traslado
Permite buscar traslado. Es igual a la búsqueda de pedido a bodega.
13.19Venta de mercancías
Para vender productos, hay que seleccionar un paciente o una empresa primero. Si se trata de un
paciente, se puede mencionar si la venta se hace bajo el convenio (si el tiene) o como privado.
Una vez el paciente / empresa seleccionado, se puede seleccionar los productos a vender. Se seleccionan
por su código de barra o su ID. Si el ID / código de barra existe, se adjuntan todas las diferentes
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Manual del usuario existencias (por fecha de vencimiento) de este productos. No se puede generar una venta con existencia en
el producto en cero. Al lado del nombre del producto se menciona la fecha de vencimiento y las existencias disponibles. Si la
fecha de vencimiento está en el pasado, la línea tendrá un fondo rojo y no se podrá seleccionar la
existencia. Se puede borrar la entrada vencida para una mejor claridad del pedido en pantalla. Luego hay que marcar cuanto existencia de cada fecha de vencimiento se venden, y eventualmente el
descuento que se otorga al cliente. Los que salen con 0 (cero) en cantidad no saldrán en la factura. Si quieren eliminar algo de la lista (para una mejor vista de lo que realmente se va a pedir), se puede
marca ­1 (menos uno) como cantidad, lo que hará que se borra el articulo en el pedido.
Una vez el orden completo, y antes de finalizarlo, se puede mencionar el médico que receto la orden, con
fines de estadísticas.
Una vez todas las existencias puestas al día según la venta, usted puede finalizar la venta presionando la
marca verde (
). A este momento las existencias se pondrán al día según lo vendido y la venta estará
lista para facturar.
Se puede vaciar el orden presionando sobre la doble flecha .
Se puede imprimir el pedido como una pro forma presionando sobre la impresora (
).
El número de artículos que se pueden pedir depende del número de líneas de la factura. En caso de
alcanzar el máximo de líneas, hará que partir el pedido en dos.
Es posible mencionar la fecha real de venta(INSS o privado), que será utilizada para generar el reporte
mensual de remedios para el INSS, en caso que la venta ocurrió en el pasado (sistema no disponible,...) . En caso de pedido INSS, hay que mencionar primero el médico, ya que ciertos artículos solo están
autorizados por ciertas especialidades. Si el paciente no fue admisionado el día del despacho, manda una
alerta.
Para ciertos artículos hay que mencionar al número de días que cubre el tratamiento. Si según el sistema
el paciente tiene todavía para más de 3 días de tratamiento, se genera una alerta.
Si se trata de un pedido INSS y que el paciente no ha sido admisionado este día, ni está hospitalizado, se
genera una alerta, y luego se puede sacar un reporte por médico de las recetas aparentemente no ligadas a
consulta.
Es posible importar una receta hecha en ClinSis con solo mencionar el ID de la receta.
Los despachos (INSS o privado) generarán la emisión de un ticket con lo que fue despachado.
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Manual del usuario Al hacer un despacho en farmacia, si a nivel de la oficina esta definido el nivel mínimo para el articulo o
articulo comercial, si se despacha una cantidad mas alta a la que esta definida este dará una alerta donde
indica el producto con baja existencia.
13.20Devolución de mercancías por el cliente
Si por alguna razón el cliente devuelve la mercancía se tiene que registrar la devolución. Si ya se emitió la factura hay que mencionar el número de la factura. Si no se ha emitido la factura
todavía, se tiene que mencionar el número de la venta. Luego aparecerán todos los productos de la compra
y se puede mencionar cuales fueron devueltos. Si se facturo, se emitirá una nota de crédito. Si ya se hizo una requisa, esto generará una requisa con monto negativo.
Si no se ha facturado ni pagado, se anulará solamente la venta.
13.21 Despachos previos
Este reporte permite de ver las ventas previas ligadas al paciente corriente, ya que fueran facturadas a su
nombre, a nombre de un convenio, o que sean en espera de facturación No se toman aquí en cuentas las
devoluciones hechas por el cliente. Se menciona para cada articulo si se encuentra en una factura o no.
© Cedric Simon, 2005­2017
Versión 9.5
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Manual del usuario 13.22Despachos por médico
Permite buscar los artículos despachados prescrito por un cierto médico entre 2 fechas.
13.23Descartar de existencias
Se pueden descartar mercancías (tirarlas a la basura) usando la opción ‘Descartar productos’ en el menú
izquierdo.
Eso permite descartar mercancía vencida o dañada, por ejemplo:
Descartar mercancía se maneja como una venta, con la diferencia de que no se crea factura, pero se
recuerda a nivel contable como una pérdida. Para realizar un descarto de productos se tiene que indicar
una razón por la cual se descartan estos productos.
© Cedric Simon, 2005­2017
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Manual del usuario 13.24Devolución de mercancía al proveedor
Se pueden devolver mercancías al proveedor usando la opción ‘Crear devolución al proveedor’ en el menú
izquierdo. La devolución de mercancía se maneja como una compra, con la diferencia de que solo existen 4 estados:
en construcción, aprobado, finalizado, y cancelado.
Para finalizar una devolución se tiene que mencionar la razón de la devolución, y escoger la moneda de la
factura, sino no permitirá llegar a este estado(finalizado).
El costo usado es el último costo real registrado, o si no hay, el costo promedio corriente del articulo.
Una vez finalizado, se modifica el inventario.
13.25Pedidos a bodega con envío incompleto Este reporte muestra los artículos que se pidieron a la bodega y que se enviaron con una cantidad menor a
la pedida. Sirve para detectar las existencias agotadas.
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Manual del usuario 13.26Existencias al ultimo día del mes
Este reporte da el estado de las existencias el último día de un mes pasado. El reporte se corre el primero de cada mes a la 1 de la mañana, o la primera vez que alguien se conecta al
módulo de farmacia en caso que la copia programada falló.
En caso de selección del mes corriente, se puede refrescar los datos usando el botón ‘Refrescar datos’ para
tener la situación hasta el momento del ultimo refresco de datos.
Líneas que merecen un vistazo mas detallado salen con fondo de color. Puede ser por un posible costo muy
alto en comparación con el promedio, un nivel de existencias muy alto, o para alertar sobre modificaciones
manuales del inventario o de material descartado.
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Manual del usuario 14Módulo de facturación
14.1Reglas generales
En el módulo de facturación existen algunas reglas generales:
1. Una vez creada la factura (y un número de factura asignado), no se puede borrar. Se puede anular
si no fue impresa o si se anula el mismo día que fue creada, pero es imposible borrarla o recuperar
el número para otra factura.
2. La numeración de las facturas usa rangos diferentes si se trata de factura de contado o de crédito
3. Mientras no se ha impreso la factura, se pueden cambiar los descuentos, adjuntar artículos,
modificar forma y plazo de pago. Una vez impresa, solo el plazo de pago se pueden cambiar (para
facturas de crédito).
4. Una vez impreso el original, se pueden imprimir más tarde copias de la factura, pero aparecerá
mencionado en la factura que es una copia (aparecerá ‘COPIA’ impreso claramente).
5. Los precios en dólares se cambian a córdobas al tipo de cambio de la fecha de creación de la
factura. Luego solo se maneja en córdobas.
14.2Estado de cuenta
Esta pantalla le da un estado de cuenta del paciente o de la empresa.
Una vez seleccionado un cliente, se mira su estado de cuenta. En el que aparecen siete pestañas de trabajo
a la hora de facturar. Por defecto aparece marcada pedidos o ventas en espera de facturación (a pagar al
contado o en banco), seguido de otras pestañas: facturas creadas (impresas o no) pendientes, las requisas
pendientes así como notas de crédito pendientes, las facturas canceladas, requisas canceladas y las notas
de crédito rembolsadas. Para ver el detalle de cada una de las pestañas hacer clic sobre la pestaña del
cuadro correspondiente.
Del estado de cuenta se puede modificar de un solo la fecha de pago de todas las facturas pendientes.
También se puede crear una factura con las ventas en espera (ver punto más adelante).
Administradores de facturación pueden borrar ventas en espera de factura clasificada por el tipo de
servicio y sitio que se facturó. Para borrar una venta en espera de factura, tienen que mencionar la razón
del borrado. Estás ventas quedaran escondidas en el sistema, pero no se borrarán físicamente del sistema
y se pueden consultar en un reporte de ventas anuladas.
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Manual del usuario Con el icono de la impresora puede mandar a imprimir el estado de cuenta, al ir seleccionando lo que se
desea facturar se va agregando al cuadro rosado que indica el total de lo que el cliente se va a llevar o
facturar.
14.3 Creación y edición de facturas. Usted puede crear una factura de desde cero (para cobrar servicios / artículos no relacionados a ClinSis),
o seleccionando ventas en espera de factura.
Para poder crear una factura, un paciente o una empresa debe ser primero elegido.
El número de líneas de la factura está limitado. Una vez el máximo de líneas alcanzado no se puede
agregar más líneas. 14.3.1
Creación de desde cero
En el menú de facturación, utilizando el botón ‘Crear factura’, usted puede crear una factura vacía y
adjuntarle lo que usted quiere. A notar que esta factura no será ligada a ningún otro modulo de ClinSis,
menos la caja y la contabilidad.
Hay que mencionar la cantidad de artículos, el concepto (la descripción), el subtotal (= precio unitario x
ctd), y el descuento total para este articulo. Después de cada articulo, empuje el botón ‘Adjuntar’ para que
se adjunte a la factura. Una vez adjuntado, no se puede modificar pero se puede borrar mientras la factura
no ha sido impresa.
El descuento se puede mencionar en córdobas (numero) o en porcentaje del subtotal (numero + el siglo ‘%’).
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Manual del usuario Antes de crear la factura hay que elegir el tipo de pago: de contado o de crédito (y asimilados), ya que cada
tipo de pago tiene su rango de numero de factura. Los otros tipos de pago que de contado son para el uso
interno y se tratan como si fueran de crédito.
El tipo de pago ‘regalado’ solo se puede elegir antes de mandar a imprimir la factura.
14.3.1.1 Plan de contingencia:
En caso de que se tuvo que utilizar el plan de contingencia por no disponibilidad del sistema, se puede
ingresar la factura hecha manualmente hacia el sistema.
Para eso se tiene que marcar la casilla ‘Ingreso de factura manual numero’ y mencionar el numero de la
factura manual. En caso de factura manual se puede cambiar la fecha de la factura si cae dentro de un
mes contable abierto y esta en el pasado.
Nota: el subtotal debe ser el divisible por la cantidad y dar un precio unitario en córdobas y centavos. Por
ejemplo 3 unidades y un subtotal de 10.00 córdobas no es posible. Lo mismo aplica al IVA. El IVA también
no puede ser más del 15% del subtotal menos el descuento.
14.3.2
Creación desde el estado de cuenta
Cuando existen facturas en espera, se pueden cancelar en caja como venta al contado, o se pueden meter
en una factura. Varias ventas pueden así estar metidas en una sola factura.
Si el precio de un articulo/servicio era dolarizado, se podrá al día el precio en córdobas al tipo de cambio
del día de creación de la factura.
Si se agrupe por paciente, el detalle de cada paciente aparecerá en la factura. Si se agrupe por tipo, se
agruparán los artículos por tipo y la lista de pacientes afectados aparecerá en la nota de la factura. Hay
tres botones: crear factura de contado, borrar ventas, y crear factura de crédito.
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Manual del usuario Una vez creada, se maneja como una factura creada desde cero. Se pueden agregar otros cobros a la
factura y / o mencionar la factura original manual (en caso de use del plan de contingencia). El número
total de la factura puede ser limitado por el diseño en caso de uso de una factura preimpresa.
El descuento de cada articulo / servicio se puede modificar aquí, mencionando el monto (ejemplo: 10.05) o
el porcentaje (ejemplo: 5%) en la columna ‘Descuento’ en la línea correspondiente al articulo.
El número de líneas de la factura está limitado, y eso limita en número de ventas que se pueden agregar.
Desde una factura se pueden agregar una o varios depósitos, estos se verán reflejados en la factura como
deducibles.
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Manual del usuario 14.4Pago de factura desde un pago en banco
Para realizar una cancelación de una factura es necesario escoger la factura a abonar o cancelar. Luego
rellenar el formulario, los datos que en esta ventana se piden son los que aparecen en el comprobante
(nota de crédito banco o minuta de deposito). Una vez rellenado se presiona el botón pagar factura
seleccionada.
14.5Anular el pago en bancos Se puede anular solo si el mes contable esta aun abierto. Debemos de buscar la factura a la que se le
realizo el abono (ver Buscar una factura) luego dar click en el botón ver pagos ahí abrirá una ventana en la
que se mostrara el detalle de los pagos realizados a esa factura; ahí damos click en el botón.
Cuando se anula un pago en banco de la factura seleccionada también se borran los pagos efectuados con
esté a otras facturas.
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Manual del usuario 14.6Anulación de factura
Una factura solo se puede anular el mismo día que fue impresa.
Solo usuarios con derecho a anular facturas podrán hacer el procedimiento.
Para anular una factura, solo cambia la forma de pago a "Anulada" y hace clic en el botón de guardar. Se
le pedirá una razón de anulación, que se registra con fines de auditoria.
Al anular una factura, el saldo de esta se vuelve a cero y en contabilidad también se anulara dicha factura.
Al anular la factura desde farmacia no se hace la devolución de la mercancía pero permite la devolución
sin nota de crédito.
Si la factura ya fue cancelada en caja, se puede anular en Factura y automáticamente se anula el recibo,
pero si contiene más de un recibo se deberá primero anular los recibos de caja antes de anular la factura.
Es posible "desanular" la factura el mismo día que fue impresa. En este caso, el saldo regresará al 100 %
del total de la factura, sin importar si ya hubo abonos anteriores a la factura. Y los servicios
pertenecientes a esta factura vuelven a estado “pendiente de facturación”. Si en la configuración del
sistema esta activo el modulo de contabilidad no es posible “desanular” la factura.
14.7Impresión de facturas
Las facturas se pueden imprimir de desde la pantalla de edición de factura. Tendrá que mencionar el
número preimpreso de la factura antes de mandarla a imprimir.
Una vez impresa la factura será finalizada y ya no se podrá cambiar nada menos la forma (con ciertas
restricciones) y el plazo de pago.
Hay que confirmar la impresión exitosa de la factura porque luego se imprimirá ‘COPIA’ si probas de
imprimir otra vez la copia. Una vez que se cierra la ventana, se supone que la impresión fue exitosa. En
caso que fallo la impresión no cierre la ventana y clic en el botón ‘Impresión fallada’.
En caso de que la impresión falló y se daño el preimpreso (que ya no puede utilizar), hay que :
1. Hacer clic en 'Impresión exitosa'
2. Volver a entrar en la factura
3. Hacer clic en en botón 'Reimprimir original'
4. Mencionar el nuevo número de preimpreso, y la razón de la reimpresión.
Desde el menú detalles de la factura se puede crear una nota de crédito (ver crear nota de crédito).
Cuando se imprime la factura se hará mención del usuario que imprime la factura, mostrando la primer
inicial de su nombre y apellido. En la factura también mostrará la leyenda del resultado ( 12:00­3:00 ).
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Manual del usuario Desde el detalle de una factura se puede mencionar un número Nit, el número nit que se muestra en el
detalle de la factura sera el que se obtiene ya sea a nivel del paciente o el que esta mediante la empresa.
Nota: No se permite reimprimir el original si la factura ya fue abonada o cancelada.
14.8Creación y edición de una requisa.
Una requisa se puede crear desde el estado de cuenta o desde cero. Para crearla desde cero basta con hacer
click en el menú izquierdo: Creación de una requisa. Si se crea desde el estado de cuenta es necesario
seleccionar las ventas que se desean incluir en esta.
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Manual del usuario Se lleva el mismo proceso que la facturación. Cuando se ha devuelto medicamentos que ya fueron requisados, Se genera una requisa con monto
negativo. Esta hará referencia a la requisa original en la nota(en la nota de la nueva requisa) Es posible anular una requisa completamente desde el detalle de esta, con el botón: luego se
tiene que poner una razón. Los servicios pertenecientes a esta requisa vuelven a estado “pendiente de
facturación”.
Una vez que se anule es posible desanular una requisa. También se puede descartar y reactivar un preimpreso. (ver 14.9 Descartar y reactivar una factura
preimpresa).
Nota: No se permite imprimir o reimprimir factura en preimpreso si ya fue anulada.
14.9Descartar y reactivar una factura preimpresa
Permite anular un numero de factura preimpreso, escogiendo la serie de este, el numero ha descartar y un
motivo para el descarto.
Para reactivar un preimpreso solo es necesario buscar el numero en la lista y pulsar reactivar. Solo es
posible reactivarlo el mismo día que fue descartado.
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Manual del usuario Cuando un rango de preimpreso esta próximo a agotarse se mandara un correo electrónico a contabilidad
avisando el estado y advirtiendo que existen rangos con pocos preimpresos.
14.10Notas de crédito
Para crear notas de crédito, selecciona el cliente, clic en ‘Crear nota de crédito’, y menciona los conceptos,
crédito que se necesitan. Se pueden agregar varias lineas.
Luego se puede mencionar una nota libre, y guarda la nota de crédito presionando el botón ‘Crear’, y luego
la puedes imprimir.
En caso de nota de crédito por devolución de mercancía, la nota de crédito será preparada por el sistema
utilizando el precio (y el costo) al cual se vendió la mercancía.
14.10.1 Anulación de nota de crédito
Una nota de crédito se puede anular solamente el mismo día de que se ha creado. Hay que mencionar una
razón para la anulación de la nota de crédito.
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Manual del usuario 14.10.2 Definir limite de crédito a nivel de paciente
Se puede definir a nivel de los detalles del paciente un limite de credito, avisa del limite disponible o si ya
se alcanzó, impide crear pedidos de laboratorio/fisio/farmacia si el limite de crédito se ha excedido.
Por defecto el límite de credito es cero eso quiere decir que no tiene limite. Hay un reporte en los reportes
de facturacion que se llama “Pacientes con crédito excedido” basado es esta opcion de definir límite de
crédito a nivel de paciente.
14.10.3 Plan de contingencia:
En caso de que se tuvo que utilizar el plan de contingencia por indisponibilidad del sistema, se puede
ingresar la nota de crédito hecha manualmente hacia el sistema. Para eso se tiene que marcar la casilla
‘Ingreso de nota de crédito manual numero’ y mencionar el numero de la nota de crédito manual. En caso
de nota de crédito manual se puede cambiar la fecha de la nota de crédito si cae dentro de un mes contable
abierto y esta en el pasado.
14.11Buscar una nota de crédito
Para buscar notas de crédito, se busca filtrando por número (exacto), por expediente, por fecha de
nacimiento, y / o por los filtros preparados.
Para crear una nota de crédito es necesario escoger una sucursal y agregar los créditos que se desean.
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Manual del usuario 14.12Buscar una factura
Para buscar factura, se busca filtrando por número (exacto), por expediente, por fecha de nacimiento,
número INSS, nombre corto de empresa, y / o por los filtros preparados.
14.13Buscar una empresa
Para buscar factura, se busca filtrando por nombre corto o completo de empresa, y / o filtrando las
empresas por convenio, proveedor o productor.
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Manual del usuario 14.14Crear / modificar una empresa
Las empresas pueden ser convenio, proveedores, productores, o simplemente clientes.
14.14.1 Detalles de la empresa
Campo
No RUC
No Registro
Nombre abreviado
Nombre completo
Domicilio
Ciudad
Teléfono
Celular
Fax
Email
Detalle
Número RUC de la empresa
Número de registro.
Nombre corto de la empresa.
Nombre completo de la empresa. Se utiliza para los papeles impresos.
Domicilio de la empresa. Existen 3 líneas para guardar el domicilio.
Ciudad de la empresa
Teléfono de la empresa
Celular de la empresa
Fax de la empresa
Email del contacto en la empresa. Se permite mencionar varios emails, separados
por una coma.
Plazo de pago por defecto de las facturas
de Persona de contacto en la empresa
Plazo de pago
Nombre
Contacto
Cargo de Contacto
Telef. de Contacto
Convenio
Puesto que desempeña el contacto en la empres
Teléfono si es una empresa nacional.
Marca la casilla si se trata de un convenio o asimilado (seguro, empresa...). Hay
que mencionar cual porcentaje este convenio paga por defecto. Si el porcentaje es
de 100%, no se generará ningún cargo al cliente. Si se menciona menos de 100 %,
se podrá facturar a nombre de la empresa, o a nombre del cliente.
Es ilimitado para Sin importar las pruebas, perfiles, fisio,servicios que tenga autorizado la
labo/fisio
empresa(convenio), al tener marcada esta opción se le podrá hacer cualquier tipo
de pedido.
Proveedor
Marca la casilla si este empresa es un proveedor
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Manual del usuario Nacional
Afecta inventario
Marca la casilla si este empresa es un proveedor nacional (y no extranjero)
Marca la casilla si este empresa es un proveedor que genera compras/ventas que
afectan al inventario
Productor
Marca la casilla si este empresa es un productor
Con Fondo de color Asigna a que solo la empresa podrá imprimir los resultados una vez completos y
firmados.
Descuento por Descuento por defecto que se otorga a la empresa
defecto
Retención IR
Indicar el porcentaje de retención IR que se aplicara a esta empresa Bajo vigilancia
Permite poner en estado restringida a la empresa, al estar la empresa restringida
impide que a esta se le puedan generar pedidos.
Campo para mostrar una alerta a nivel de convenio, visible al hacer pedidos,
Alerta
consultas, farmacia (Pacientes ligados al convenio), también la alerta se muestra a
nivel de ordenes de compra al seleccionar el proveedor.
Otorgar
Para una empresa (convenio), se puede definir si en las etiquetas de pedidos
Usuario/Pin para llevaría USUARIO/PIN.
esta empresa.
Cuenta Contable
Permitir ligar una cuenta contable definida en la contabilidad con la empresa
indicada.
Precios de convenio Permite ligar los precios especiales a los precios de otro convenio.
Nota
Nota general sobre la empresa.
14.14.2 Validación de empresa.
Si la opción de validación está encendida a nivel del sistema, se requiere una validación si se le cambió el
valor de uno o varios de estos campos Retención IR, Número Ruc,moneda de facturación, plazo de pago,
Nombre abreviado( completo), etc.
Una empresa ya sea como convenio(ligado a un paciente) o proveedor ( inventario),que este pendiente de
validación, es una empresa a la cual no se permite que se le cargue ningún tipo de pedido, ya sea de
laboratorio, fisiológico, servicios, consultas, farmacia, Hospitalización. Pero permite seguir facturando
servicios ya pedidos y recibir pagos.
14.14.3 Perfiles Autorizados por convenios Esta opción es para poder agregar todos los servicios a un convenio de una sola vez, se encuentra en
modulo de factura en opción de convenios.
Aparece una casilla donde se despliega las empresas o compañías con convenios y abajo una casilla con dos
botones nuevos de agregar todos los servicios y también de borrar todos los servicios.
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Manual del usuario 14.15 Descuentos por sucursal por día.
Aquí se puede permitir un descuento, seleccionando sucursal, día, se especifica también la razón del
descuento, el porcentaje del descuento a dar, y guardar para que se pueda aplicar, esto aplica para los
nuevos pedidos de laboratorio y fisiológicos o servicios.
14.16Tipos de cambio
Aquí se pueden cambiar los tipos de cambio que serán utilizados por el sistema.
14.17Servicios
14.17.1 Servicios pedidos por el cliente
Lista los servicios que ha pedido el cliente privado. Si estos no se han facturado estos se puede eliminar.
Si el servicio ya fue facturado pero se quiere anular completamente el pedido, primeramente se tendría
que anular la factura, al ser anulada la factura, esta regresara al estado”En espera de facturación”, pero
para tirar a la basura el pedido se tendrá que hacer desde “ Servicios pedidos por el cliente.
14.18Ver recibo caja
Permite ver el detalle de un recibo de caja ingresando el número del recibo.
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Manual del usuario 14.19Ver venta de contado
Permite ver el detalle de una venta de contado ingresando el número de la venta, muestra el número de
factura y si fue facturado o no.
14.20Resumen de facturación
Esta página le da un estado de su facturación en concepto de facturas no impresas, de ventas al contado
no facturadas, y de facturas vencidas (en mora),.
No incluye pedidos INSS, y esta limitado a los últimos 120 días.
14.21Lista de precios
Es la lista de los precios en el sistema para las pruebas de laboratorio, los perfiles de prueba, y los
exámenes fisiológicos. Sirve para revisar todos los precios de un solo.
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Manual del usuario 15Módulo de caja
15.1Apertura de caja
Para poder utilizar la caja, debe tener una caja abierta. Cada usuario con derecho a caja puede abrir su caja. Para abrirla el tiene que mencionar el sitio en el cual
el se encuentra, el saldo de apertura en córdobas, en dólares,,cheque en córdobas y cheque en dólares..
Una vez abierta, se utilizara esta caja a través de las diferentes sesiones del usuario, hasta que el cierre la
caja.
15.2Estado de cuenta y pagos
Una vez un cliente seleccionado, se puede ver su estado de cuenta en caja. Es parecido al estado de cuenta
del modulo de facturación a la diferencia que no aparecen las facturas no impresas y las facturas en espera
aparecen como venta al contado solo si se trata de un paciente privado (no una empresa).
Desde aquí se puede genera una factura con las ventas pendientes de facturar, y se puede eventualmente
agregar a la factura ventas pendientes de pago de otro(s) cliente(s).
Para pagar o abonar una factura, solo marca la casilla correspondiente. Las ventas al contado no se
pueden abonar, solo cancelar completamente.
Si en su estado de cuenta tiene saldo positivo generado por un deposito, puede seleccionarlos para pagar la
factura.
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Manual del usuario Un vez las facturas seleccionadas, clic en ‘Pagar facturas seleccionadas’ y llegaras a la pantalla de
‘Operación de caja’ para registrar el detalle del pago.
Se puede paga con córdobas, dólares, por tarjeta en córdobas, por cheque en córdobas, o por cheque en
dólares.
Para pagos por tarjeta, se necesita registrar el numero de la transacción electrónica.
Para pagos por cheque se necesita registrar el numero del cheque.
Para pagos en banco, deberían de registrar los detalles del pago en el campo de nota/concepto.
No se admite devolución sobre cheque ni sobre pagos por tarjetas.
La serie y el número del recibo de caja pre­impreso se pondrán automáticamente.
La nota interna no será impresa y solo será visible por administradores del sistema.
Pago con retención IR en base al 2% calcula el monto total de la factura.
Una vez el pago recibido, clic en ‘Finalizar la transacción’, lo que guardara el pago en el sistema. 15.3Registrar un deposito
Se puede registrar un deposito que estará disponible al pagar una factura.
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Manual del usuario 15.4Envío de fondos
Con el objetivo de reducir el encaje, se pueden mandar fondos desde caja.
Hay que mencionar el detalle del envío y guardarlo usando el botón 'Enviar fondos'. Al guardar se
mandará a imprimir un resumen del envío de fondos.
Se permite mencionar una nota en el envío de fondo para documentarlo.
15.5Cierre de caja
Para cerrar la caja hay que confirmar que los saldos mencionados en la pantalla de cierre de caja
corresponden con el contenido de su caja. Para agilizar las investigaciones en caso de diferencia, un resumen de transacciones pagados con otro
medio que con sencillo en córdobas están listadas. Para una lista completa de las transacciones, clic en
‘Ver histórico de la caja corriente’.
Al cerrar la caja, también se puede ingresar el detalle de sencillo (cantidad en dolares y en córdobas) luego
si esta todo correcto empuje el botón ‘Es correcto. Cerrar la caja’. Si la caja se deja abierta y al cerrar sesión en el sistema esta tiene algún tipo de movimiento y permanece
abierta mas de un dia, al volver a ingresar al sistema se generara una alerta para q se cierre esta caja.
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Manual del usuario 15.6Descartar y reactivar un recibo pre­impreso
Permite anular un numero de factura preimpreso, escogiendo la serie de este, el numero ha descartar y un
motivo para el descarto.
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Manual del usuario Para reactivar un preimpreso solo es necesario buscar el numero en la lista y pulsar reactivar. Solo es
posible reactivarlo el mismo día que fue descartado.
Cuando un rango de preimpreso esta próximo a agotarse se mandara un correo electrónico a contabilidad
avisando el estado y advirtiendo que existen rangos con pocos preimpresos.
15.7Buscar recibo de caja
Permite buscar recibos de caja por el numero de cheque o el numero de transacción.
15.8Ver recibo caja
Permite ver el detalle de un recibo de caja ingresando la serie y el número preimpreso del recibo.
15.9Ver venta de contado
Permite ver el detalle de una venta de contado ingresando el número de la venta.
15.10Movimientos de caja
Permite ver el resumen de los movimientos de caja (apertura, envíos de fondos, cierre) entre 2 fechas.
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Manual del usuario 16Módulo de RR.HH
16.1Buscar un empleado
Para buscar un empleado, se busca filtrando por ID, fecha de nacimiento, o nombre y / o apellido.
16.2Detalle un empleado
Una vez el empleado seleccionado, se vea su resumen de datos.
El detalle enseña los datos generales, los datos de familia, y los contratos. De aquí se puede llamar a la
modificación de datos básicos, de familia, o de contrato (botón modificar en cada parte de reporte), ver el
histórico de cambios, imprimir la tarjeta del empleado (con foto y código de barra), o llamar a la página de
ingreso de vacaciones o subsidio
Desde el botón es posible agregar el empleado a una planilla diaria.(ver planilla diaria 16.14)
16.3Crear una carta
Permite crear una carta al empleado corriente desde una plantilla predefinida.
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Manual del usuario 16.4Crear / Modificar datos básicos
No tener sexo predefinido , obliga a escoger uno para guardar 16.4.1
Detalles del empleado
Campo
No de identificación Titulo
Código MINSA
Primer nombre Segundo nombre Primer apellido Segundo apellido Fecha de nacimiento
Sexo Lugar
nacimiento
Domicilio Ciudad Teléfono Celular Teléfono alt. Detalle
Número de identificación (cédula) del empleado
Titulo de la persona (Sra, Dr, ...)
Para los que firman reportes de laboratorio: su código MINSA
Primer nombre del empleado
Segundo nombre del empleado
Primer apellido del empleado
Segundo apellido del empleado
Fecha de nacimiento del empleado. Si el empleado no la conoce, preguntarle su
edad y calcular la fecha utilizando el primero de enero del año de nacimiento.
Ejemplo, si en 2006 el dice tener 36 años, se le asignará la fecha de 01/01/1970
Sexo del empleado
de Lugar de nacimiento del empleado
Domicilio del empleado. Existen 3 líneas para guardar el domicilio.
Ciudad del empleado
Teléfono del empleado
Celular del empleado
Teléfono alt. (otro) del empleado
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Manual del usuario No INSS Sitio Departamento Función Extensión tel Es médico
Número INSS del empleado
Sitio de ubicación por defecto del empleado
Departamento de trabajo del empleado
Función de trabajo del empleado
Extensión de teléfono del puesto de trabajo del empleado
Si el empleado es médico, ligarlo con el médico que existe en ClinSis (o crearlo)
para que el pueda crear recetas para un paciente en ClinSis, y sus horarios de
consulta se ligan con sus vacaciones.
Activo Si el empleado está actualmente empleado por la empresa. Al inactivar un
empleado,. Se le inactiva la cuenta de acceso a ClinSis al mismo tiempo.
Acceso a ClinSis Si el empleado tiene acceso a ClinSis
Paciente
Permite ligar con un paciente existente en ClinSis, con el mismo numero de cedula
definido.
Cuenta bancaria
Permite indicar el número de cuenta bancaria del empleado en la que puede
pagarse su salario.
Nombre de la Nombre de la cuenta en donde se cargara depósitos.
cuenta
Banco
Nombre del banco, en donde se le pagara al empleado.
Cuenta Contable
Permite ligar una cuenta contable definida en la contabilidad con el empleado
indicado.
Nota Nota general sobre el empleado
16.5Crear / Modificar el contrato
Un empleado puede tener varios contratos, actuales y / o pasados. Los datos de contrato sirven para
preparar la nómina. Así si se le va a cambiar el salario u otro aventaje al empleado, no haga el cambio
demasiado temprano (para no ser tomado en cuenta en nóminas anteriores al cambio efectivo) ni
demasiado tarde (cambio no tomado en cuenta en la nómina).
Abajo de los detalles de los recibos de pago están disponibles.
Existen 5 botones para ver el detalle del contrato, modificación, registro de vacaciones, registro de
subsidios, nómina y para ver el histórico.
16.5.1
Detalles del contrato
Campo Detalle
Título del contrato Título del contrato. Importante para diferenciar los contratos entre ellos, si a caso el
empleado tiene varios.
Tipo de contrato Ilimitado o tiempo limitado
Fecha de inicio Fecha de inicio del contrato
Fecha de fin Fecha de fin del contrato, en caso de contrato por tiempo limitado
Tipo de pago Quincenal Salario Salario, siempre MENSUAL, y unidad monetaria del salario
Horario Horas por semana y días por semana. Nómina
En cual nómina se encuentra este contrato
Saldo
de Indica la cantidad de horas de vacaciones(a un lado muestra la conversión en días)
Vacaciones
que el empleado tiene acumuladas, cada vez que se finaliza una nomina se agrega a
este campo 10 horas(1.25 dias)
Abonos
Otros montos fijos que se abonarán en la nómina de manera automática. Los abonos
quincenales
son siempre en la misma moneda que el salario.
Retenciones
Otros montos fijos que se deducirán en la nómina de manera automática, con la
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Manual del usuario quincenales
fecha de la última nómina en al cual se debe retener. Las retenciones son siempre en
la misma moneda que el salario, menos la pensión alimenticia que está siempre en
córdobas.
Ver comprobantes Botón para ver el histórico de todos los pagos de nómina, vacaciones y subsidio de
este empleado.
16.6 Registro de vacaciones
Para registrar vacaciones, desde el detalle del empleado, clic en el icono( )en el cuadro del contrato
corriente. Se debe de ingresar un rango de fechas en las que el empleado tomara vacaciones indicando si sera el día
entero, medio día o si serán minutos, se puede indicar que si estas vacaciones ya fueron contabilizadas en
la nomina anterior para que en la próxima nomina no se contabilice. Se puede indicar si en el rango de
fechas se contara los feriados y los fines de semana.
Para quitar un día, haga clic el botón borrar.
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Manual del usuario 16.7Registro de subsidios
Para registrar los subsidios, desde el detalle del empleado, clic en la cruz
roja en el cuadro del
contrato corriente. Luego inserta la fecha o el rango de fecha de vacaciones a adjuntar. Si cuando se
ingresa el subsidio al empleado ya se ha inicializado la nomina se debe marcar la casilla 'incluir en
nomina' para que este subsidio sea contabilizado en la planilla actual, después de agregar esto se debe de
modificar en la nomina manualmente los días que se ingresaron. Para quitar un día, presiona el botón
borrar.
16.8Crear / Modificar los datos familiares
Aquí se pueden recordar los familiares a cargo del empleado.
16.9Insertar / Borrar un archivo adjuntado
Aquí se pueden guardar archivos binarios del empleado. Pueden ser archivo de texto, hojas de cálculo,
imágenes, sonidos…Todo archivo importante para el archivo del empleado se puede guardar aquí. Estará
disponible de cualquiera parte conectada al sistema.
Para subir un documento basta con arrastrarlo al área ploma y el automáticamente lo subirá.
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Manual del usuario 16.10Modificar la foto
Aquí se puede guardar o poner al día la foto del empleado. La foto está utilizada en la tarjeta del
empleado.
16.11Resumen de vacaciones
Le da un resumen del saldo de vacaciones de cada empleado.
16.12Resumen de subsidios
Le da un total de días de subsidios por cada empleado.
16.13Nómina
Permite manejar las nominas.
Las nóminas se hacen al 15 y al último día del mes, mas el 10 de diciembre la nómina del aguinaldo, y el
10 de enero y el 10 de julio las de vacaciones. Las planillas sin INSS no hay INATEC ni provisiones.
El calculo del IR ha sido actualizado para que cumpla con la nueva ley que entro en vigencia en enero
2013.
El botón permite inicializar la nómina. Si ya fue inicializada, se reinicializara, y se perderán todos los
cambios hechos en dicha nómina anteriormente.
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Manual del usuario El botón
permite agregar a la nómina los empleados que no estaban definidos al momento de
inicializar
la nómina, y quitar los que ya no deberían estar en la nómina (contrato finalizado). No
afecta los otros registros.
El
botón
permite firmar la nomina. Se requiere una unica firma digitales de para el cierre
de nómina. El
usuario solo puede firmar una vez la nomina
El botón permite finalizar la nómina, este aparecerá una vez haya sido firmada (la nomina). Una vez
validada no se puede modificar ningún registro de la planilla.
En cada fila existe un botón en la columna de la moneda, para poner la línea corriente con fondo
amarillo. Esto facilita el ingreso de un registro de la nómina.
Con un clic en la zona verde (ingresos) o roja (Retenciones) permite reducir/expender las columnas de
ingresos/retenciones.
Este icono avisa que el contrato no cubre el mes completo y el usuario debe validar el monto del
INSS y ajustarlo si necesario, dado que en Nicaragua el INSS se cobra por semanas y no por días.
La casilla en la última columna (finalizado) permite marcar un registro como
Los registros finalizado tienen fondo verde, los otros en fondo rosado.
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finalizado. Pagina 165 / 189
Manual del usuario Los botones de la última línea el ultimo (la impresora con papel) imprime los recibos de todos los
empleados de la nómina corriente. La imagen de la impresora con un colador permite de imprimir todas las colillas de pago de los empleados
mostrados en la pantalla (aplicando el filtro corriente).
Una vez finalizada no se podrá cambiar más la nómina, se registran los movimientos contables y se
permiten imprimir las colillas; aparecerá un nuevo botón que permite imprimir la nómina para el INSS
(resumen de ingresos de los empleados).
A partir de 2013, el año fiscal comenzara el primero de enero(igual que año calendario).Nomina formato
compacto
Muestra la misma nomina que el punto anterior con la diferencia que por cada empleado se muestra mas
de una linea, lo que permite ver mas datos del contrato, ademas de los ingresos y retenciones aparecen en
otra linea. Permitiendo de esta manera que la nomina a la hora que sea impresa se pueda leer fácilmente.
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Manual del usuario 16.14Nómina diaria
Esta nomina son las usadas cuando se le quieren hacer un pago fuera de la quincena INSS a los
empleados que han sido agregados. Los ingresos pagados a dicho empleado afectaran el cobro del IR en la
nomina INSS.
Con respecto al proceso para ingreso de datos, esta es igual que una nomina quincenal y no requiere el
proceso de firmas para finalizarlas.
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Manual del usuario 17Módulo de contabilidad
17.1Registros contables del cliente
Permite visualizar en forma tabular los registros contables relacionados al paciente/paciente
genérico/empresa/empleado corriente, entre dos fechas. En la contabilidad la precisión es de 4 dígitos.
Con un clic sobre un registro se abre el detalle de la transacción contable.
17.2Ingreso y detalle de una transacción
Permite ingresar y modificar transacciones del diario. Solo transacciones cuadradas se pueden guardar.
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Manual del usuario Para las cuentas de gasto, ingreso, y resultado, se requiere mencionar el centro y sub centro de costo.
Campo Fecha
contable
Fecha de
documento
Monto total Detalle
Fecha de la transacción
Fecha en la que se genera el documento
Monto total de la transacción. Si el monto es en dólares, marca la casilla y luego el monto
en dólares, se calculará el monto en córdobas automáticamente.
Concepto Concepto del registro contable
Comprobante Tipo de comprobante: nota de débito, nota de crédito, nota de crédito banco, nota de
débito banco, minuta de retiro, minuta de deposito, cheque en córdobas, cheque en
dólares, saldo inicial del mes. Desde acá se puede ver los comprobantes de las
transacciones.
Numero del Numero del comprobante
comprobante
Validar
Cuando esta validado no se puede modificar, se tiene que quitar el check para poder
modificar. Los registros validados aparecen en el diario tabular con fondo verde.
Asentar
Permite asentar el registro contable.
Nota
Nota sobre la transacción, para uso interno
Cuenta Numero de cuenta contable que se va a utilizar, para escoger una cuenta se puede buscar
por el numero de cuenta o por parte del nombre de ella. O desde el botón a la par, que
abre una ventana en la que puede seleccionar del listado de cuentas.
Debe Monto a registrar en la cuenta como debe
Haber Monto a registrar en la cuenta como haber
Centro de Centro de costo que aplica para este registro
costo
Subcentro de Subcentro de costo que aplica para este registro
costo
En caso de un cheque permite escoger una cuenta bancaria y a
nombre de quien se emitira el cheque. Una vez el registro
guardado aparecen dos botones nuevos: imprimir el cheque(debe
estar validada la transaccion) y anular el cheque(se genera una
transaccion inversa). La numeración de los cheques sera
automática. El monto de este cheque vendra desde una cuenta
cheque.
17.3Diario tabular
Permite visualizar el diario en forma tabular. Se requiere seleccionar la fecha de inicio y la fecha de fin. Además se permite filtrar por tipo de
comprobante, número de comprobante, macro comprobante, centro y subcentro de costo.
Si hay muchos registros se extenderán sobre varias páginas. © Cedric Simon, 2005­2017
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Manual del usuario Para evitar problemas de rendimiento del sistema, tratan siempre de filtrar al máximo los
registro. No tiene sentido tratar de visualizar el diario con centenas de registros, y podría
provocar lentitud del sistema.
Los registros que no están cuadrados (error de configuración de alguna entrada automáticamente), la línea
aparecerá en rojo. Si se emitió una factura con líneas insertadas manualmente, para estas entradas se recordará un monto
de 1 centavo de Córdoba en la cuenta de activos ‘Diversos’. De igual manera, cuando el sistema no encuentra la cuentas a utilizar para un cierto servicio, el utilizará
la cuenta de activo 'Diversos'.
Hay que revisar los registros contables que contienen la cuenta 'Diversos', y entonces estas líneas
aparecerán en color magenta en el diario tabular.
Un registro se puede editar con un clic.
Abajo del diario aparece la balanza de los movimientos del periodo seleccionado, para una vista directa de
si sale cuadrado o no.
17.4Descartar y Reactivar un Cheque
Permite desactivar el numero de cheque próximo de la cuenta seleccionada. También permite reactivarlo
el mismo día que
se desactivo.
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Manual del usuario 17.5Auxiliar de cuenta
Permite ver el auxiliar de una cuenta. Hay que mencionar la cuenta, el mes de inicio, y el mes de fin.
17.6Estado de cuenta auxiliar
Este reporte nos da un resumen por cliente/empresa/empleado para una cuenta entre dos fechas.
17.7Cerrar mes contable
Permite cerrar el mes contable anterior. Para poder cerrar el mes, no pueden quedar facturas ni notas de crédito creadas en este mes pendiente de
impresión. Se deben imprimir o anular para poder finalizar el mes.
También todas las transacción del mes deben cuadrar.
Una vez cerrado el mes contable, no se permite registrar transacciones con fechas en un mes cerrado.
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Manual del usuario 17.8Balanza de comprobación
17.9Balanza general
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Manual del usuario 17.10Estado de resultado
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Manual del usuario 18 Modulo de Calidad
18.1Control de Calidad
El Control de Calidad en el laboratorio clínico es un sistema diseñado para incrementar la probabilidad de
que cada resultado reportado por el laboratorio sea válido y pueda ser utilizado con confianza por el
médico para tomar una decisión diagnóstica o terapéutica. En Clinsis este módulo tiene como objetivo proporcionar una herramienta de control interno para el
laboratorio, registrando incidencias y visualizando controles de calidad enviados por los equipos mediante
interface LIS y con esos datos se puedan crear gráficos de Levey­Jennings.
18.1.1
Ver controles
Opciones para filtrar por Equipo, nombre de la prueba (Según el equipo), rangos de fecha, tipo de registro,
rangos de valores y opción para ver solo el gráfico.
Al hacer Clic en buscar, se mostrarán los resultados de la búsqueda según los filtros utilizados, Clinsis
calsifica el control según método propio, pero si alguno no está clasificado a como debería usted puede
cambiarlo y decir si el tipo de control es bajo,normal,alto o desconocido.
Una vez se hizo la consulta de los controles a verificar mas abajo en esa misma página se muestran los
gráficos (Levey­Jennings) según los resultados de controles obtenidos en la búsqueda. Se muestran 4
gráficos 1 para cada tipo de control, para los registros arriba mostrados los gráficos son los siguientes:
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Manual del usuario Pueden darse casos donde el control que corren en el equipo sale mal ya sea porque se acaba el control
cuando lo están corriendo o por error del usuario del equipo, ese control también se transmite a Clinsis y
aunque en el equipo lo marquen como nulo o lo eliminen, en Clinsis es un dato y siempre se va a graficar,
en dicho caso se puede clasificar como “desconocido” y asi ya no saldrá dentro del gráfico normal, bajo o
alto. Al modificarlo cambia a color verde.
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Manual del usuario Otro posible escenario es poder clasificar controles por lote, lo que se hace es hacer la busqueda y se puede
utilizar el filtro “Rango de Valores” y según el rango clasificar ese grupo como bajo, normal, alto o
desconocido. También es posible mencionar una nota para cada control, útil para cuando cambian de
Control (Lote) y asi generar el reporte de ese control en adelante o hacia atrás.
A nivel de Laboratorio: se permite definir el valor de la desviacion estándar del control a nivel de la
prueba. Si está en cero, se calcula la desviación estándar en base a los datos de control utilizados.
Es importante mencionar que una vez puesto estos valores, siempre va agarrar este a nivel de los gráficos
ya que queda registrado por eso es muy importante cambiar estos valores antes de que se cambie un lote
de control para que los gráficos de los nuevos controles vengan con estos nuevos valores.
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Manual del usuario 18.1.2
Nuevo Control Manual
Hace posible el ingreso de controles manualmente en Clinsis, se registra el equipo, tipo de medición, fecha,
nombre de la prueba, tipo de control, resultado, nombre del control, y otros datos adicionales pero no
exigidos, útil cuando un equipo pierde comunicación con Clinsis por alguna razón y no envió los controles
correspondientes, o cuando un equipo no está interfazado se pueden ingresar sus controles desde esta
opción para despues ser visualizados desde la opción “Ver controles”.
18.1.3
Equipos manuales
Opción para registrar un equipo que no está interfazado con Clinsis o que no envía controles, para ser
utilizado en las opciones ver controles y nuevo control manual.
18.2Incidencias
18.2.1
Buscar incidencias
Se pueden buscar las incidencias registradas utilizando los diferentes filtros en la opción de búsqueda.
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Manual del usuario 18.2.2
Nueva Incidencia
Se pueden registrar incidencias ocurridas en el laboratorio o empresa, tales como que se rompió un tubo
con una muestra, que se acabó el reactivo antes de tiempo, que el técnico se pinchó con una aguja,
incidencias que son necesario registrar para mejorar, para supervisiones etc. En base a las incidencias hay
un reporte en el módulo de estadísticas. Para modificar o agregar valores en tipo de incidencia o subfase
ponerse en contacto con el soporte técnico de Clinsis.
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Manual del usuario 19 Estadísticas
19.1Nota General
El uso de los reporte se debe hacer con cuidado, ya que algunos reportes piden muchos recursos para estar
generado, lo que puede afectar el rendimiento del sistema. Todos los reportes se pueden mandar a imprimir.
Si en los reportes detallados donde se muestran resultados de labo, fisio, hospit, emerg; un paciente posee
una un nivel de confidencialidad mayor al que el usuario actual tiene permitido este registro no sera
visible y se contabilizara en los detalles. Para generar estos reportes se recomienda que sea un usuario
que pueda ver todos los niveles de confidencialidad.
Al hacer clic en el menú izquierdo (azul) se despliega en la pantalla central el listado de los reportes disponible con una explicación para cada reporte.
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Manual del usuario 20 Preguntas frecuentes
•
¿Por qué no puedo imprimir?
Por lo general cuando se manda a imprimir (examen, pedido, factura,...) se abre una nueva ventana con la
vista de impresión. Si no ha modificado los parámetros de base de su navegador, para permitir 'ventanas
emergentes', no podrá imprimir ya que no se abrirá la ventana con la vista de impresión. SOLUCIÓN:
permitir las ventanas emergentes a como mencionado en el punto "2.3: Parametros del cliente" de este
manual.
•
¿Por qué no se puedo seleccionar el valor en la lista dinámica?
Si trata de seleccionar un valor en la lista dinámica utilizando el teclado y el valor seleccionado no se
mueve, de ser porque el puntero del ratón apunta en este valor en la lista. Mueve el ratón fuera de la área
de la lista o usa el ratón para seleccionar el valor deseado.. •
¿Por qué no se mira el rango de valores normales en el reporte?
Hay dos posibilidades: o no hay valores normales definidas para esta pruebe (como por ejemplo en caso de
resultado de texto), o los rangos definidos no cubren la edad y el sexo del paciente. Hay que mandar a verificar los rangos de alerta de la prueba, notificando que la edad de fin del rango NO
esta incluido en el rango, así que la edad de fin de un rango debe corresponder con la edad de inicio del
rango siguiente.

¿Por qué siempre manda a imprimir en formato A4 en vez de carta?
A veces Firefox se configura con tamaño A4 por defecto, dependiendo de su configuración local.
Para corregir esto, ver la configuración de Firefox en el punto 2.3 de este manual del usuario.

¿Porque no puedo seleccionar una fecha para una consulta?
Si no se puede seleccionar una fecha para una consulta, es que no existe horario de consulta para este día.
Los horarios de consulta se definen al nivel de cada médico. Hay que tomar en cuenta también que no se
permiten crear citas los días feriados o durante las vacaciones (definidas en el sistema) del médico.

¿Cómo anular pedido de laboratorio y fisiologico?
Para realizar esta acción debe tener el derecho de labo: 'Puede tirar ordenes a la basura' y en fisio: Puede
tirar protocolo a la basura.
En laboratorio debe entrar en la edición de la orden y marcar la opción 'Tirar a la basura', aparecerá una
alerta indicando que esta acción no se puede deshacer y que se debe informar de dicha cancelación al
departamento de facturación. Una vez aceptado este mensaje deberá guardar el protocolo.
En fisiológico debe entrar en la edición del estudio y dar clic en el botón de 'Tirar a la basura', aparecerá
una alerta indicando que esta acción no se puede deshacer y que se debe informar de dicha cancelación al
departamento de facturación. Una vez aceptado el mensaje, tendrá que introducir el motivo por el que
anula este protocolo.
Si el pedido ya fue facturado deberá anular la factura correspondiente. Ver pregunta siguiente

¿Cómo anular una factura?
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Manual del usuario Si la factura no ha sido pagada deberá entrar al detalle de la factura, seleccionar la forma de pago:
'Anulada', dar clic en el botón 'Modificar', aparecerá un botón en el que deberá confirmar que quiere
anular la factura y luego indicar la razón de la anulación. Si la factura no fue hecha manualmente los
ítem que pertenecían a ésta volverán a estar en estado: 'En espera de facturación'
Si la factura ya fue pagada deberá primero anular los recibos de caja. Ver pregunta siguiente.

¿Cómo anular una recibo de caja?
Para anular un recibo de caja deberá entrar al detalle del recibo, (Ya sea buscándolo desde el modulo de
factura. O desde el botón 'Ver pagos' que se encuentra en cada una de las facturas pagadas). Deberá hacer
clic en el botón 'Anular el recibo', confirmar que si realmente lo desea anular, e ingresar una razón de
anulación.
Las facturas que fueron pagadas con el recibo anulada volverán a estar con estado 'Debe'.

¿Por qué no puedo anular una factura?
Existen varias razones:
1. La factura ya fue pagada.
2. Fue impresa en un día anterior (en ClinSis no se permite anular una factura impresa en días anteriores
al actual. Se tendrá que hacer una nota de débito.
3. Porque el mes contable ya fue cerrado. (Aplica si se tiene activo el modulo de contabilidad). Se tendrá
que hacer una nota de débito.

¿Por qué no puedo anular un recibo de caja?
Existen varias razones:
1. El recibo fue emitido por una caja que no es la mía.
2. La caja ya fue cerrada. Se tendré que hacer una nota de débito.

¿Qué pasa si tiro a la basura un pedido de labo o fisio sin antes haber
anulado la factura?
Si no se anulo la factura primero, en el momento que se vaya a anular se volverán a crear los ítem pedidos
en el modulo de facturación en estado 'En Espera de Facturación.

¿Cómo hacer cuando un médico dejó dar consultas y lo remplaza otro?
Se deberá crear primero el nuevo médico, luego definir el horario que atenderá. Luego se tendrá
que mover todas las consultas del médico a reemplazar por el nuevo medico en la opción 'Mover
consultas de un médico para otro'. Importante NO se debe renombrar el médicos existente, ya que
esto modificaría todas consultas pasadas.

¿Cómo hacer si al abrir un archivo Excel dice que este archivo esta
corrupto?
Si al abrir un archivo se le presenta el inconveniente de que le dice que esta corrupto, o
simplemente no le genera ningún tipo de información al exportar a Excel.
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Manual del usuario Este problema surge para las nuevas actualizaciones de Excel, el cual trae integradas nuevas reglas que
no permite que se generen ciertas informaciones.
A continuación se le explicara como dar solución a este problema:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Seleccionar opción de archivo.
Opciones.
Centro de confianza.
Configurar centro de confianza.
Vista protegida.
Desmarcar la opción ”Habilitar la vista protegida para los archivos procedentes de internet”.
Al hacer estos procedimientos, listo el problema estará resuelto y al momento de volver a querer exportar
la información a Excel se le abrirá sin problemas.
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Manual del usuario 21 Mensajes de errores
No se espera que encontraras ningún error porque el sistema ha sido validado, pero en
informática nada es imposible, y el programa es tan grande que es imposible probar todas las
posibilidades del sistema.
Si le llega una error, no es su culpa. El sistema no debería permitir que usted ingresa un dato que genera
un error. Pero podría ser une problema de configuración del sistema, y por eso es importante notificarlo.
Además si usted tiene el error, probablemente que otros la van a tener luego también. Más temprano se
reporta, más temprano se arreglará
Para poder entender e investigar errores, es importante poder identificarlas. Varias errores tienen fuentes
conocidas y se pueden evitar o corregir fácilmente.
21.1Tipos de errores
Las errores pueden salir bajo varias formas.
21.1.1
Pagina de error ‘estándar’:
Contiene dos informaciones importantes: la pagina donde ocurrió el error y el texto de el error.
Si le ocurre un tal error contacta el administrador del sistema. Normalmente este tipo de error genera un
registro en una tabla de errores para que el administrador pueda conocer el detalle de la error.
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Manual del usuario 21.1.2
Pagina de aplicación con error : Contiene el texto del error a dentro de la página ‘normal’.
Si le ocurre un tal error contacta el administrador del sistema. Normalmente este tipo de error genera un
registro en una tabla de errores para que el administrador pueda conocer el detalle de la error.
Texto del error
21.1.3
Pagina de error de servidor
Contiene el texto del error.
Si le ocurre un tal error reporte de inmediato al administrador del sistema. Ese tipo es una error grave del
sistema. Puede ser que el sistema no sea listo, o haga arrancado mal.
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Manual del usuario 21.2Errores conocidas
21.2.1
java.sql.SQLException: Result consisted of more than one row
Texto completo del error:
java.sql.SQLException: Result consisted of more than one row
Origen del error:
Este error ocurre cuando existen dos valores y se espera solo una. Es un error de configuración del
sistema. Por ejemplo, en el modulo de laboratorio, uno o varios rangos de alertas duplicados. Es decir que
para una prueba existe por una cierta combinación de edad y sexo dos entradas rangos de alerta definidas.
El sistema necesita un rango único.
Es un error de diseño de prueba. Refierela al responsable de laboratorio.
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Manual del usuario Resolución:
Hay que revisar los rangos de referencia de la última prueba presente en el reporte, antes que ocurre el
error. En el caso aquí arriba seria el Hematocrito.
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Manual del usuario 22Configuración de Firefox
22.1Margenes o encabezamiento/pie de página incorrectas
Los margenes así como los encabezamiento y pie de página se definen a nivel del navegador (Firefox), el en
menú de 'Archivo', opción 'Configurar página'.
Aconsejo la configuración mostrada arriba, pero cada hospital podrá definir la según sus reglas, y si por
ejemplo ocupan papel membretado o no, o el tipo de impresora en uso (tamaño carta, impresora de caja,...).
Algunas versiones de Firefox permiten definir estos parámetros por impresora (si hay varias impresoras
conectadas al PC).
Si a caso las márgenes tienen por defecto un valor superior a 1, podría ser que su computadora era
instalada con una configuración europea (española) cuando se instaló Firefox. Esto significa que la configuración de su navegador no están como las por defecto para Nicaragua. Las
unidades de medidas estarán diferente, y el formato de página por defecto podría ser A4 en vez de Carta,
dando problemas al imprimir. Para cambiar el formato de página, marca "about:config" en la barra de domicilio, ponga ‘printer’ en la
barra del filtro y cambia el valor de "printer.su_impresora.printer_page_size" hacía " 453050426", el valor
de "printer.su_impresora.printer_page_width" hacía " 8.50", el valor de
"printer.su_impresora.printer_page_height" hacía " 11.00"., el valor de
"printer.su_impresora.printer_page_size_unit" hacía " 0 " .
22.2Evitar que Firefox bloquee las ventanas emergentes
Si firefox envía cualquiera de estos mensajes:
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Manual del usuario Se deberá realizar este proceso para que no vuelvan aparecer dichos mensajes
1. En la barra de direcciones escribir: about:config luego dar enter
2. En el mensaje de Configuración Avanzada, hacer clic en el botón 'Seré cuidadoso, ¡lo prometo!
3. En cualquier parte del listado hacer clic derecho, en el menú escoger la opción Nuevo>Entero
4. En la nueva ventana poner dom.successive_dialog_time_limit y luego aceptar
5. En el siguiente mensaje ingresar 0 y luego aceptar
© Cedric Simon, 2005­2017
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Manual del usuario © Cedric Simon, 2005­2017
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