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GUIA NUEVAS FUNCIONALIDADES V 4.4
Índice
Automatización del proceso de cálculo de recibos para que se ejecute hasta la emisión del
soporte magnético ........................................................................................................................ 2
Añadida la posibilidad de asignar cuentas contables de gastos como contrapartidas a cada
cuenta de proveedor (acreedor) para desglosar los importes al introducir una factura recibida.
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El pago de las facturas recibidas, ahora se puede contabilizar en una fecha diferente al de
introducción de la factura, al disponer de un nuevo campo de fecha de contabilización. .......... 6
Añadido asistente para facilitar la creación del asiento de apertura para el módulo de
propiedad horizontal. .................................................................................................................... 7
Modificado en la agenda el acceso a las entidades cuando la entidad activa es la del
administrador. ............................................................................................................................. 13
Mejorada la pantalla de selección de tablas para la búsqueda de e-mails para poder utilizar
filtros. .......................................................................................................................................... 14
Mejorada la pantalla de liquidación del menú horizontal para hacerla más accesible. ............. 15
Informes nuevos y actualizados .................................................................................................. 16
Añadida capacidad en la pantalla de División Horizontal para que se muestre la cuenta
bancaria predeterminada de un propietario cuando este se selecciona al añadir una finca. .... 19
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*Las capturas de pantallas tienen únicamente un carácter orientativo, sus datos pueden no
corresponderse exactamente con el enunciado.
Automatización del proceso de cálculo de recibos para que se
ejecute hasta la emisión del soporte magnético.
Hasta ahora, para realizar el cálculo de recibos al completo había que pasar por numerosas
pantallas en las cuales se solicitaba mucha información, dicho proceso sigue existiendo para
situaciones especiales, pero la rutina mensual la hemos automatizado hasta la generación del
soporte de la manera siguiente:
Si no tildamos alguna de las casillas RD y RE estaremos utilizando la forma en que hasta
ahora se calculaban los recibos:
Ahora bien, si tildamos alguna o las dos casillas se activarán el resto de campos y estaremos
diciéndole al programa que dé como cobrados los recibos en la fecha de la casilla “Datos para
el asiento de cobro” (por defecto estará seleccionado recibos domiciliados), en el campo
“Concepto” si ponemos una descripción, será esta la que saldrá en el asiento, sino aparecerá la
predeterminada por el programa. En la casilla “Cuenta de cargo” si la dejamos en blanco,
utilizará la predeterminada de banco, en “fecha de cargo” pondremos la fecha de cargo en
banco y por último en “Carpeta de destino” la ruta donde queremos generar el fichero o
ficheros del soporte magnético de las comunidad/es.
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En la figura anterior, tal y como se muestra, realizaría exactamente lo mismo que todo el
conjunto de procesos que anteriormente realizábamos manualmente, hay que tener en cuenta
que si previamente hemos cobrado en la comunidad/es recibos de meses anteriores de banco,
y como fecha de “asiento” utilizamos la misma, dichos recibos se añadirán al soporte .
Al realizar el proceso completo saldrá un listado de incidencias si hubiese alguna.
Destacar, que se podrá realizar el proceso completo para varias entidades y subentidades a la
vez, en caso de que se detecte un error nos informará en cual entidad y fase se ha detectado el
error y se informará sobre cómo proceder ante dicho error, pero en ningún caso afectará al
proceso del resto de entidades y subentidades.
También se observará que en el caso de utilizar diskettes ya no sale la información sobre su
etiquetado, tanto en este proceso global como en el proceso individual .
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Añadida la posibilidad de asignar cuentas contables de gastos
como contrapartidas a cada cuenta de proveedor (acreedor) para
desglosar los importes al introducir una factura recibida.
Hasta ahora, en las propiedades de las cuentas contables acreedoras (proveedores), se podía
especificar una cuenta de gastos.
Cuando se contabilizaba una factura recibida se mostraba la cuenta de gastos con la
posibilidad de modificarla.
En la nueva versión, la funcionalidad de la cuenta acreedora (proveedores) ha sido aumentada
de forma considerable.
Al entrar en las propiedades de la cuenta, se observa que hay una nueva pestaña con el
nombre de “Contrapartidas”, aquí veremos una tabla sobre la que podemos dar de alta las
cuentas de gastos con sus diferentes tipos de IVA para poder dividir el total de la factura.
En dicha pestaña, indicaremos como se tiene que desglosar el total de la factura entre las
diferentes cuentas contables (contrapartidas), por importe o por porcentaje. Por ejemplo: en
una comunidad la distribución del total de las compras de combustible son el 70% para
calefacción y el 30% para agua caliente, en la opción “Desglosar la cuenta por…”
seleccionaríamos “porcentaje” y en la columna “Porcentaje” pondríamos para la cuenta
350101, el 70% y para la cuenta 330301 el 30%.
Se ha habilitado una columna llamada “Cta. IVA” que tiene como objeto la posibilidad de
desglosar en cuenta contable diferente a la de Honorarios de Administración, el IVA soportado
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de la comunidad por este concepto y de esta manera ver en los informes contables los
honorarios que de verdad percibe el administrador. La cuenta contable de “IVA NO
DEDUCIBLE” es la 420799; se puede dar de alta tantas cuentas se necesiten desde la 4207991
en adelante; estas cuentas son específicas para esta circunstancia.
Al igual que hasta ahora, al dar de alta una factura recibida se dará la posibilidad de modificar
las contrapartidas, aunque en este caso, al ser más completo, podremos añadir y borrar
contrapartidas, así como añadir una descripción según interese para esa factura recibida.
Si en las propiedades de la cuenta se ha elegido desglose por porcentaje lo normal es que las
contrapartidas cuadren con el total de la factura, en caso de haber seleccionado importe, es
probable que se tengan que hacer cambios para conseguir cuadrar las contrapartidas con el
total de la factura.
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El pago de las facturas recibidas, ahora se puede contabilizar en
una fecha diferente al de introducción de la factura, al disponer
de un nuevo campo de fecha de contabilización.
En esta nueva versión se ha añadido un campo, referente a la fecha de contabilización, lo que
permite generar el asiento de cobro en la fecha que se considere oportuna sin pasar por pagos
como hasta ahora (aunque el proceso anterior sigue existiendo para casos especiales). Tanto la
cuenta contable de banco como la fecha contable son obligatorias para realizar el asiento de
cobro.
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Añadido asistente para facilitar la creación del asiento de
apertura para el módulo de propiedad horizontal.
Se añade un asistente de ayuda para la generación del asiento de apertura inicial (el que hay
que hacer, al comienzo del ejercicio, cuando nos llega una comunidad que no es de nueva
construcción, es decir con historia contable anterior).
El asistente consta de las siguientes pantallas:
1. Información sobre el proceso, indicando aspectos relevantes sobre el mismo.
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2. Selección de la entidad y subentidad de trabajo así como la fecha contable y concepto
del asiento. (Todos los campos que son accesibles son modificables en su descripción).
3. Listado de deudores de la entidad con sus saldos deudores ya calculados en caso de
existir.
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4. Listado de acreedores de la entidad e introducción de saldos.
5. Listado de cuentas referentes a la tesorería e introducción de saldos.
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6. Listado de organismos públicos e introducción de saldos.
7. Listado de fondos de reserva e introducción de saldos, a excepción del fondo de
reserva voluntario, que será calculado de forma automática más adelante.
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8. Listado de cuentas contables no incluidas en las pantallas anteriores e introducción de
saldos.
9. Cuadre, de forma automática, contra el fondo de reserva voluntario.
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Una vez cumplimentadas las pantallas y aceptado el mensaje del cuadre automático ya
quedaría generado el asiento de apertura inicial.
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Modificado en la agenda el acceso a las entidades cuando la
entidad activa es la del administrador.
Al gestionar una agenda de una comunidad o empresa era necesario seleccionarla
previamente para poder hacerlo, ahora si la entidad activa es la del administrador se nos
permitirá, en la pantalla de la agenda, el poder consultar anotaciones de cualquier entidad sin
tener que seleccionarla previamente.
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Mejorada la pantalla de selección de tablas para la búsqueda de
e-mails para poder utilizar filtros.
A la hora de seleccionar las tablas sobre las que se van a buscar direcciones de e-mail,
ahora es posible aplicar un filtro de búsqueda. Por ahora solo es aplicable a la tabla de
Propietarios de P. H. y el filtro que se puede aplicar es según el tipo de correspondencia que
desea el propietario (Opción nueva que se configura en la ventana de propietarios).
Si se elige esta opción en el propietario, estaremos determinando que en Horizontal,
Correspondencia, Etiquetas y Circulares a propietarios, este propietario/s no saldrá, mientras
en Facturación, Clientes, Etiquetas y Circulares sí.
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Mejorada la pantalla de liquidación del menú horizontal para
hacerla más accesible.
Se ha mejorado la configuración inicial de la pantalla de liquidación reubicando algunas
opciones y estableciendo por defecto los procesos más habituales a realizar, de tal forma que
sea más fácil obtener la información necesaria.
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Informes nuevos y actualizados
Nuevo informe de Desviaciones presupuestarias en orientación vertical.
Nuevo informe de Liquidación en orientación vertical.
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Nuevo informe de Reparto de Gastos de estilo Individual.
Modificado el informe de Justificación de Saldos para que se agrupen los propietarios
deudores en una sola línea.
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Modificado el informe de control presupuestario para que en todos las desviaciones
por capítulos tengan su total por capítulos y global.
Nuevo informe de Ingresos y Gastos para el módulo de Vertical.
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Añadida capacidad en la pantalla de División Horizontal para que
se muestre la cuenta bancaria predeterminada de un propietario
cuando este se selecciona al añadir una finca.
En el momento de introducir una finca y si el propietario no existe, podemos incluir
una cuenta bancaria, esta se guardará como predeterminada, de tal forma que cuando
volvamos a seleccionar el mismo propietario dicha cuenta se mostrará automáticamente.
En el caso de que la cuenta sea otra que la destinada a esa finca, introduciremos sus
datos como siempre y también se guardará como cuenta del propietario. Todas estas cuentas
se podrán consultar en la pestaña de bancos en la pantalla de Propietarios.
El botón “Buscar Cuentas” realiza una búsqueda de cuentas en la división horizontal para
asociarlas a cada propietario y así que el usuario no tenga que introducirlas manualmente
cuando ya se encuentran en el programa en cada una de las fincas.
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