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ANALISIS TECNICO DEL SISTEMA DE REGISTRO HOSPITALARIO DE CÁNCER EN ESSALUD 1. Nivel de acceso de usuarios Todos los usuarios con acceso a “Búsqueda de fichas” y “Formulario de ingreso”, tienen acceso a modificar el registro; el problema se presenta, cuando no solo tienen acceso a modificar la data ingresada correspondiente a su UOD TIPO 2, sino también a modificar los datos de otras UOD TIPO 2. Por ello se recomienda restringir los accesos a modificación e ingreso, solo a sus respectivas UOD TIPO 2. Perfil del Usuario Módulo Sub-modulo Administrador ManteniUsuarios miento Registro Ingreso / modificación Consulta Epidemiología Anatomía patológica Bandeja de fichas temporales Búsqueda de fichas Formulario de ingreso impresión Formulario en blanco Ingreso de ficha temporal de casos Consulta de fichas Exportación a Consultas excel y reportes Formato de 2. Normalización de base de datos Quiere decir que se ordena la información de tal manera, que se evita el mal uso del espacio en el disco duro, y el ingreso repetitivo de datos. Es decir, un paciente puede tener dos o más neoplasias, entonces, en la tabla PACIENTE, se ingresan datos del paciente, y en la tabla CANCER, se ingresa la información concerniente a los dos o más diagnósticos de cáncer, sin necesidad de repetir otra vez los datos del paciente. Del mismo modo ocurre con tratamientos, recurrencia y seguimiento, que se pueden realizar uno o más veces por cada diagnóstico de cáncer. UOD tipo 2 Centro Asistencial PACIENTE Condic. Asegurado N° de Registro Autogenerado N° de Historia Clínica Fecha de Admisión Condición del asegurado Apellido paterno Apellido materno Nombres Apellido de casada Sexo Tipo de documento de identidad Número de docum. de identidad Fecha de nacimiento Nacim- Dpto Nacim- Prov Nacim- Dist Domic-act-Dpto Domic-act-Prov Domic-act-Dist Domic-act-Direc Ref-nombre Ref-tipo-parentesco Ref-teléfono Ref-dirección Fecha de defunción Autopsia Fallecido por Lugar de deceso Distrito de fallecimiento CMP - Médico certifica defunción Ubigeo Defunción CANCER N° de Secuencia UOD Tipo 2 UOD Tipo 1 Red Oncológica Centro Asistencial Año de primera Atención por este Tumor Primario Clase de caso Estado civil Grado de Instrucción Edad Domic-hab-Dpto Domic-hab-Prov Domic-hab-Dist Domic-hab-Direc Tiempo de residencia Ocupación Ocup-tiempo Ocup-industria Habito-tabaco Habito-Alcohol Antec-cáncer Antec-pariente Antec-tipo-cáncer Tipo de profesional que refiere Tipo de referencia Tiempo enfermedad Diagnóstico clínico Datos Base de diagnóstico del Fecha de 1° diagnóstico Diagnóstico Lateralidad Estadío - Clínico TNM - Clínico: Tc Nc Mc Número de Patología Fecha Morfología Diagnóstico Topografía Anátomo Grado de diferenciación Patológico Estadío - Patológico TNM - Patológico: Tp Np Mp Descripción TRATAMIENTO QUIRÚRGICO Tipo cirugía Fecha Institución donde se realiza el tratamiento Órgano Tamaño del tumor Tipo de cirugía Completo (s/n Observaciones) OTROS TRATAMIENTOS Fecha Institución donde se realiza el tratamiento Etapa de tratamiento Tipo de tratamiento Completo (s/n Observaciones) RECURRENCIA Tipo tratamiento Tipo recurrencia Fecha de Recurrencia Tipo de Recurrencia Descripción SEGUIMIENTO Teléfono fijo Teléfono móvil Fecha de último control Estado vital del paciente Estado vital 3. Modificar variables NUMERO DE REGISTRO El registro de cáncer asigna un NUMERO DE REGISTRO a cada paciente. Si una persona presenta más de un tumor primario, se le asignará a cada tumor el mismo número de registro. Este debe constar de 10 dígitos, los primeros cuatro dígitos especifican el año en que el paciente contacta con la institución reportante por primera vez para su diagnóstico y/o tratamiento de cáncer, los seis últimos corresponden al orden numérico correlativo generado al momento del ingreso al sistema de base de datos. El “Número de registro” identifica al paciente, incluso cuando existen varios tumores primarios. Use el mismo número de acceso para todos los tumores primarios subsecuentes. Se permite la falta de continuidad del NUMERO DE REGISTRO. Cuando un caso se elimina de la base de datos, no debe reutilizarse el número para otro caso. Ello evitara que dos casos tengan el mismo número de registro. REFERIDO DE (PROCEDENCIA) Se debe consignar la Red Asistencial la cual está funcionando como Institución que reporta el caso a la UOD TIPO 1. El término “referido de”, debe ser cambiado por RED ASISTENCIAL. La FECHA DE ADMISIÓN para este aplicativo está definida como la primera vez que el paciente ingresa a la Institución reportante con diagnóstico de cáncer (confirmado o presuntivo), sea por diagnóstico inicial o para completar evaluación y/o tratamiento. Primero, el término FECHA DE ADMISIÓN, genera confusión, porque en la HISTORIA CLINICA, está definido como fecha en que el paciente ingresa por primera vez a la Institución diagnosticado por cualquier enfermedad, no necesariamente CÁNCER. Segundo, asumiendo que no haya confusión. Tomar esta fecha para calcular la edad del paciente al momento del diagnóstico de cáncer, no necesariamente sería la certera. Pues, repito, no necesariamente el paciente es diagnosticado de cáncer por primera vez en esta Institución, pueden haberlo hecho en otra, y esa es la fecha que realmente interesa (FECHA DE PRIMER DIAGNÓSTICO o DIAGNÓSTICO INICIAL). Si queremos saber la carga que la Institución reportante tiene sobre pacientes atendidos por cáncer ya sea para el diagnóstico y/o tratamiento, en un año determinado, se hace uso del campo: AÑO DE PRIMERA ATENCIÓN POR ESTE TUMOR PRIMARIO 4. Adicionar variables IDENTIFICACIÓN DEL PACIENTE UOD TIPO 1 Se debe consignar la UOD TIPO 1 a la cual se ha reportado el caso o puede darse el caso que ella misma lo capte. NUMERO DE SECUENCIA Representa el orden de diagnóstico de todos los tumores malignos durante el tiempo de vida del paciente. El número de secuencia consta de 2 dígitos. Se toma en cuenta la ocurrencia de los tumores primarios, independientes, excepto el cáncer de células escamosas y basales de la piel (C44-) que no satisfacen los requisitos de histología y estadío que la Comisión establece. AÑO DE PRIMERA ATENCIÓN POR ESTE TUMOR PRIMARIO Es el año en que el paciente es visto por primera vez en la institución reportante para el diagnóstico y/o tratamiento de su cáncer desde la fecha de inicio del Registro. Este código se relaciona sólo con un tumor primario. El registro de acceso identifica todos los tumores primarios tratados o atendidos en la institución reportante durante un año dado. DATOS PERSONALES APELLIDO DE CASADA Porque ello genera confusión al ser ingresado en el mismo campo de APELLIDO MATERNO. Se han detectado casos que se registran repetidas veces, porque la paciente no especifica su apellido materno y si el apellido de casada, en una institución. Mientras que en otra institución hace lo contrario. DOMICILIO HABITUAL Este indicará los factores ambientales que puedan haber intervenido para la presencia de cáncer en el paciente, se registra el domicilio donde haya vivido más tiempo el paciente, en los últimos años. Este dato no es modificable. El DOMICILIO ACTUAL, sin embargo, se registra especialmente para realizar seguimiento al paciente, y por lo tanto es modificable. TIEMPO DE RESIDENCIA Que nos indicara cuanto tiempo vivió en el domicilio habitual. Tiempo de exposición, tal vez, a un factor ambiental. ESTADO CIVIL en el momento del diagnóstico de cada tumor primario. No actualizable Puede ser un factor de riesgo para el Cáncer de cérvix. ANTECEDENTES ANTECEDENTES GINECOLÒGICOS o Edad de la 1° relación sexual o Número de compañeros sexuales o Número de embarazos o Número de abortos o Número de nacimientos vivos HÁBITOS o Tabaco o Alcohol ANTECEDENTES FAMILIARES DE CÁNCER Se debe registrar si tuvo o no antecedentes de cáncer en su familia. PARENTESCO Se debe registrar el tipo de parentesco (con relación al paciente) del familiar que padece o padeció de cáncer.. TIPO DE CÁNCER Se debe registrar el tipo de cáncer que padeció el pariente del paciente, según la CIE-10. DIAGNÓSTICO ANÁTOMO PATOLÓGICO ESTADÍO PATOLÓGICO TRATAMIENTO (QUIRÚRGICO, FARMACOLÓGICO Y OTROS) INSTITUCIÓN DONDE SE REALIZA EL TRATAMIENTO (para todos los tratamientos) Para poder identificar que hospital inició el tratamiento, en caso que el paciente se halla atendido en varias instituciones. COMPLETO (S/N) (para todos los tratamientos) Se indica si completo o no el tratamiento quirúrgico. FECHA DE TRATAMIENTOS Recopilar las fechas de cada modalidad de tratamiento permite conocer la secuencia de tratamientos múltiples y evaluar los intervalos de tiempo (del diagnóstico al tratamiento y de éste a la recurrencia) TAMAÑO DEL TUMOR Se registra la mayor dimensión o el diámetro del tumor primario, debe registrarse en milímetros. RECURRENCIA FECHA DE RECURRENCIA TIPO DE RECURRENCIA TRATAMIENTO DE RECURRENCIA FECHA DE TRATAMIENTO POR RECURRENCIA DEFUNCIÓN AUTÓPSIA (se realizó o no) FALLECIDO POR CANCER O NO DISTRITO DE FALLECIMIENTO 5. Consistencia de variables Las siguientes son variables que están relacionadas mutuamente. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. ↔ Sexo ↔ CIE-O-3 (Topografía) ↔ CIE-O-3 (Topografía) ↔ CIE-O-3 (Morfología) ↔ CIE-O-3 (Morfología) ↔ CIE-O-3 (Morfología) ↔ Fecha de 1° diagnostico ↔ Fecha de 1° diagnostico ↔ Fecha de 1° diagnostico ↔ Fecha de defunción ↔ Edad ↔ Edad ↔ Edad ↔ Estadío ↔ UOD TIPO 2 ↔ UOD TIPO 1 ↔ Red Oncológica ↔ Usuario de una UOD TIPO 2 ↔ Sexo CIE-O-3 (Topografía) CIE-O-3 (Morfología) CIE-O-3 (Morfología) Lateralidad Base de diagnóstico CIE-O-3 (Comportamiento) CIE-O-3 (Grado de diferenciación) Fecha de nacimiento Fecha de defunción Fecha de último contacto Fecha de último contacto Fecha de 1° diagnostico y nacimiento CIE-O-3 (Topografía) CIE-O-3 (Morfología) TNM UOD TIPO 1 Red Oncológica Centro Asistencial UOD TIPO 2 6. Otras observaciones No hay manera de eliminar un registro, por último, ni para marcarlo como no incluible; porque un numero de registro de un caso eliminado no debe ser reutilizado para ingresar otros caso, pues ello generará confusiones. Si se ingresan datos solo en la pantalla de la ficha principal, se cumple con lo requerido y se graba, entonces recién se genera el caso en la base de datos. Pero pide seguir ingresando datos, si no lo queremos hacer, salimos haciendo uso del comando SALIR. Lo mismo pasa con las siguientes pantallas, que para grabar pide lo mínimo indispensable, sino no graba, pero podemos salir haciendo uso del comando SALIR. El problema se presenta cuando por equivocación se ingresa una fecha la cual no corresponde y graban, es imposible borrar ese dato y queda grabado así no corresponda. No hay opción a borrar una vez que se graba la información, pero sí, se puede modificar. Otro dato que no se puede borrar son los obtenidos por ventanas desplegables, donde no hay opción a quedar vacío. Ejemplo: se puede borrar Reg. Anat. Patológico, Morfología, Topografía, Procedimiento, Tp, Np, Mp y Descripción, más no Fecha (mínimo indispensable para grabar datos en esta pantalla) y Grado de diferenciación (cuyo dato se obtiene de una ventana desplegable, la cual en un principio indica “SELECCIONA”, pero una vez que se eligió una opción es imposible retornar a “SELECCIONA”). En la pantalla: “FICHA DE MORTALIDAD POR CANCER”, en el campo DATOS ADICIONALES, se ingresan: Antecedentes Personales de Cáncer, Antecedentes Familiares de Cáncer, Antecedentes Fisiológicos, e Historial clínico antiguo. 1° En caso que el paciente no haya fallecido, ese campo no es accesible. 2° Se debe generar campos para ingresar ésta información, pues, es necesaria. Ejemplo: Factores de Riesgo para las principales neoplasias. Se repiten los campos Fecha de muerte y Causa de muerte, en las pantallas de “Seguimiento Oncológico Médico” y “Ficha de Mortalidad por Cáncer” En el diccionario de la CIE-10 para DIAGNOSTICO CLINICO, al hacer la búsqueda para el término “CUERPO” parte del resultado obtenido presenta signos incomprensibles. Tiempo de Enfermedad: ¿es en días?. Basados en la “Ficha del Sistema de Registro de Cáncer” establecido en el documento “Sistema de Registro Hospitalario de Cáncer en EsSalud”, se registra en días, meses y años. Al hacer modificaciones en varias presentaciones de pantalla, al momento de grabar, ocurrió que se grabó el mismo registro una segunda vez, obteniendo dos registros idénticos con el mismo número de registro. Debe realizarse consistencia de fechas. Datos que faltan incluir en la salida de Reporte del Aplicativo Faltan de 1º pantalla UOD Tipo 2 Condición del asegurado Ocupación anterior (asumiendo que la que se informa es la actual) Tiempo de años en ocupación actual Tiempo de años en ocupación anterior Tipo de industria Tipo de profesional que refiere Faltan de 2º pantalla Fecha de ap Procedimiento para obtención de muestra Tp Np Mp Faltan de 3º pantalla Fecha de cirugía Intención de cirugía Organo Tipo de cirugía Faltan de 4º pantalla Etapa de tratamiento Faltan de 6º pantalla Causa de defunción D Causa de defunción E Causa de defunción F Apellidos y nombres de médico que certifica la muerte Falta incluir en la salida de Registros de la “Bandeja de Fichas Temporales” el código del Centro Asistencial. 7. Para el registro de casos en ficha Varias variables se deben registrar como código y no con la descripción completa, ejemplo: Referido de (procedencia), Centro Asistencial, Tipo de documento de identidad, Tipo de parentesco, etc. Para ello debe hacerse uso del diccionario de datos 8. Elaboración de Reportes: Se podrán elaborar reportes a 2 niveles: A nivel Registro Hospitalario de Cáncer: Por cada Hospital con atención Oncológica Los cuadros a presentar serían los siguientes: o Casos de Cáncer por grupo de Edad según Localización – Ambos sexos, Hombres, Mujeres. o Casos de Cáncer por Sexo según grupo de Edad. o Número de Casos y Frecuencia relativa porcentual de cáncer según Localización y Sexo. Y los gráficos, serían: o Casos de Cáncer por Sexo según grupo de Edad. o Porcentaje de Casos de Cáncer según Morfología - Ambos sexos, Hombres, Mujeres. o Casos de Cáncer In Situ según Localización – Ambos sexos, Hombres, Mujeres. o Distribución de Neoplasias Malignas Accesibles vs. Inaccesibles. o Localización de Cáncer más frecuentes por Sexo. o Gráfico para cada una de las principales neoplasias según: Casos de Cáncer según grupos quinquenales de Edad y Sexo. o Porcentaje de Casos de Cáncer en Niños según Sexo. A nivel Registro Poblacional de Cáncer de EsSalud: Por cada Red Oncológica y el Total Nacional a nivel de EsSalud Los cuadros a presentar serían los siguientes: o Tasas de Incidencia por grupos de Edad según Localización – Ambos sexos, Hombres, Mujeres. o Ranking de Tasas de Incidencia según Localización – Ambos sexos, Hombres, Mujeres. o Comparativo de Tasas de Incidencia por Año – Ambos sexos, Hombres, Mujeres. o Tasas de Incidencia de Cáncer en Niños – Ambos sexos, Hombres, Mujeres. o Comparativo de Tasas de Incidencia según Localización por Red Oncológica – Ambos sexos, Hombres, Mujeres. o Indicadores de Calidad de la información – Ambos sexos, Hombres, Mujeres. % de casos cuya edad es desconocida. % de casos obtenidos solo a partir del certificado de defunción. % de casos con verificación histológica. Razón mortalidad-incidencia. o Tasas de Mortalidad. por grupo de Edad según Localización – Ambos sexos, Hombres, Mujeres. o Ranking de Tasas de Mortalidad según Localización – Ambos sexos, Hombres, Mujeres. o Comparativo de Tasas de Mortalidad por Año – Ambos sexos, Hombres, Mujeres. o Tasas de Mortalidad de Cáncer en Niños – Ambos sexos, Hombres, Mujeres. o Comparativo de Tasas de Mortalidad según Localización por Red Oncológica – Ambos sexos, Hombres, Mujeres. Y los gráficos, serían: o Principales Neoplasias Malignas (Incidencia y Mortalidad) – Ambos sexos, Hombres, Mujeres. o Distribución de Incidencia – Ambos sexos, Hombres, Mujeres. o Incidencia y Mortalidad – Todas las Localizaciones, para: Ambos sexos, Hombres, Mujeres. o Incidencia de los Tumores Malignos más frecuentes – Hombres, Mujeres. o Curvas de Incidencia para Hombres y Mujeres. (Un gráfico por cada Localización) o Riesgo Acumulado de Desarrollar algún tipo de Cáncer – Hombres, Mujeres. o Riesgo Acumulado de Desarrollar algún tipo de Cáncer (Un gráfico por cada Localización) o Mortalidad de los Tumores Malignos más Frecuentes – Hombres, Mujeres. o Curvas de Mortalidad para Hombres y Mujeres. (Un gráfico por cada Localización). o Cáncer Invasor e In Situ – Todas las Localizaciones. o Carcinoma In Situ comparativo por Años – Todas las Localizaciones. El total de casos ingresados hasta el 16/06/2009 Casos UOD TIPO 2 H. N. EDGARDO REBAGLIATI MARTINS H. N. GUILLERMO ALMENARA IRIGOYEN H. IV. ALBERTO SABOGAL H. N. ALMANZOR AGUINAGA ASENJO H. IV VICTOR LAZARTE ECHEGARAY H. N. CARLOS ALBERTO SEGUIN ESCOBEDO H. N. SUR ESTE H. IV HUANCAYO Total 08/05/2009 22/05/2009 16/06/2009 129 1 130 250 75 325 419 271 27 45 762 Total 798 0 0 0 0 347 27 45 1217 ANEXO ANEXO N° 1 PROPUESTA DE MANUAL DE FUNCIONAMIENTO ACTUAL Arquitectura Software para la Ejecución Es el módulo principal de la aplicación. El Gestor dispone de seis módulos. 1. Módulo de Mantenimiento En él se activa la ventana desplegable correspondiente a los USUARIOS. Desde este modulo se agrega, elimina o modifica, información de los usuarios que tienen acceso al Aplicativo. El único con acceso a este nivel es el ADMNISTRADOR. Los datos que se ingresan son: Código de usuario, Apellidos, Nombres, Correo, Perfil, Red, Centro Asistencial y Estado. Es necesario ingresar toda la información, de lo contrario no acepta generar un nuevo usuario. El PERFIL de usuario se clasifica de la siguiente manera. Administrador Ingreso / Modificación Consulta Epidemiología Anatomía patológica Los accesos de cada uno de ellos son los siguientes: Perfil del Usuario Módulo Sub-modulo Administrador ManteniUsuarios miento Registro Ingreso / modificación Consulta Epidemiología Anatomía patológica Bandeja de fichas temporales Búsqueda de fichas Formulario de ingreso impresión Formulario en blanco Ingreso de ficha temporal de casos Consulta de fichas Exportación a Consultas excel y reportes Formato de El ESTADO de usuario se clasifica de la siguiente manera. Activo: Tiene acceso al Aplicativo. Inactivo No tiene acceso al Aplicativo. 2. Módulo de Registro o Bandeja de Fichas Temporales: Muestra los registros ingresados como casos probables de cáncer; y nos permite un acceso directo a cada caso. o Ingreso de Fichas Temporales: Lugar donde se registran los casos probables de cáncer. Los datos a ingresar corresponden a Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombres, DNI, Fecha de nacimiento y Sexo. Esto deslinda con los datos obtenidos de la Ficha de Notificación; que registra Apellidos, Nombres, Autogenerado, Tumor primario, Fecha de referencia y Fecha de consulta. o Búsqueda de Fichas: La búsqueda se puede realizar por N° de Registro, DNI, Apellido paterno, N° de Historia Clínica o Rango de Fechas de Admisión; a su vez se selecciona que Pantalla quiere visualizar para hacer la consulta o modificación debida. Esta búsqueda se realiza para los casos probables así como los definitivos con diagnóstico de cáncer. Una vez listado el o los casos solicitados, se puede acceder directamente a cualquiera de ellos para realizar la revisión necesaria. o Formulario de Ingreso: Presenta seis pantallas para el ingreso de la información, denominadas de la siguiente manera: Ficha Principal, Diagnóstico Anátomo Patológico, Tratamiento Quirúrgico, Tratamiento Farmacológico y otros tratamientos, Seguimiento Oncológico Médico y Ficha de Mortalidad por Cáncer. La data debe ingresarse con letras mayúsculas, porque los pedidos de búsqueda, consultas, exportación e impresión, tienen que ser exactamente igual a lo ingresado; y con ello se evita cualquier confusión. Ficha Principal Diagnóstico Anátomo Patológico Tratamiento Quirúrgico Tratamiento Farmacológico y otros tratamientos Seguimiento Oncológico Médico Ficha de Mortalidad por Cáncer 3. Módulo de Consultas y Reportes o Consulta de Fichas por Referencia: Se puede ver un grupo de casos solicitados por alguna de las variables siguientes: Referido de, UOD Tipo 2, Clase de caso, y Por rango de fechas de admisión; sin tener acceso directo para consultar caso por caso. Ejemplo: UOD Tipo 2: H. N. E. Rebagliati o Exportación a Excel: Se puede exportar solicitando los casos de acuerdo a cualquiera de los siguientes requerimientos: Referido de, UOD Tipo 2, Clase de caso, y Por rango de fechas de admisión. Una vez que se presiona el botón BUSCAR, solicita si Ud. desea abrir o guardar el archivo, o en tal caso cancelar la operación. El archivo guardado en excel contiene todas las variables para los registros solicitados. o Formato de Impresión: Al acceder al Formato de Impresión, una nueva ventana se presenta. La cual solicita hacer búsqueda de casos por las siguientes variables: N° de Registro, DNI, Apellido paterno, N° de Historia Clínica o Rango de Fechas de Admisión. Una vez listado los casos solicitados, se puede acceder a cualquiera de ellos para imprimir su información. Ejemplo: solicitamos los apellidados: ALTAMIRANO Las siguientes son las páginas de impresión.