Download PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD

Rama Judicial del Poder Público
Consejo Superior de la Judicatura
Sala Administrativa
SIGC
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y CONSOLIDACIÓN ESTADOS
FINANCIEROS
1. OBJETIVO
Presentar información contable confiable para la toma de decisiones de la Alta Dirección, atendiendo los
principios y normas que orientan la contabilidad pública, de tal forma que los estados financieros revelen la
realidad económica, social y ambiental de la Rama Judicial.
2. ALCANCE
Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y Direcciones Seccionales de Administración
3. RESPONSABLE
Director de la Unidad de Presupuesto
Director Administrativo División de Contabilidad
4. DEFINICIONES
SIIF : Sistema Integrado de Información Financiera .
SAFHIRO: Sistema de Información Administrativo, Financiero y de Recursos Humanos
CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN: es una institución que en desarrollo del mandato constitucional es
responsable de determinar las políticas, principios y normas de contabilidad que deben regir en el sector
público colombiano. Centralizar y consolidar la información contable. Elaborar el Balance General de la Nación
CHIP: Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública – CHIP- Es un sistema de
información que captura, valida, transmite y publica información de las entidades públicas colombianas.
5. NORMATIVIDAD




Ley 298 de 1996
Resolución 4444 de 1995
Circulares Contaduría General de la Nación
Régimen de Contabilidad Pública
6. ACTIVIDADES
PASO
1
ACTIVIDAD
Causar las
operaciones del giro
normal de la Entidad
en el sistema
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
El sistema contiene una parametrización de las
operaciones administrativas financieras y de recursos
humanos, inherentes al objeto social las cuales se
causan de manera automática. Para esta labor se
deben registrar las Cuentas por cobrar (ingresos y
recaudo –MHCP-, avances y anticipos, reintegros o
recuperación de cuentas por cobrar.). las Cuentas por
pagar (adquisición de bienes y servicios, acreedores
varios, impuestos, obligaciones laborales, de seguridad
social y prestaciones sociales.). De igual formar se
incorporan los Inventario y/o Bienes muebles e
RESPONSABLE
Asistente
Administrativo
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6. ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Inmuebles (entradas de almacén y propiedad, planta y
equipo).
2
3
4
Causar los
movimientos contables
de las transacciones
no parametrizadas en
el sistema
Generar balance de
prueba en el sistema
SIIF
Consolidar los
estados financieros
5
Preparar los estados
financieros
6
Transmitir los estados
financieros.
7
Informar a los Entes de
Control
A partir de los soportes suministrados por los procesos
de Gestión Humana, de Adquisición de bienes y
servicios y Asistencia Legal, se analiza la información,
para registrar la causación de los hechos económicos.
Profesional
Universitario
Generar el balance de prueba por unidad ejecutora y
seccional, para analizar la información contable.
Profesional
Universitario
Consolidar trimestralmente la información en el Sistema
SIIF, para el cierre periódico que realiza el Ministerio de
Hacienda y Crédito Público
Generar el Balance General, trasladándolo al catálogo
de cuentas previsto para tal fin (CGN2005001), en el
que se establecen todas las cuentas (de resultado, de
Planeación y presupuesto), con las respectivas notas a
los estados financieros y anexos (Balance general
expresado en cuentas auxiliares, Estado de resultados
en cuentas mayores, estado de resultados en cuentas
auxiliares y cuentas reciprocas y variación patrimonial).
Finalmente Analizar el balance de comprobación.
Realizar el proceso de validación del balance de
comprobación a través del Chip y convertir el mismo a
un archivo plano y en forma simultanea enviar vía Web
a la Contaduría, el catalogo de cuentas y las cuentas
reciprocas.
Enviar los estados financieros físicos a los entes de
control (Senado, Contraloría General de la Nación,
Auditoría Interna y División de Planeación).
Profesional
Universitario
Profesional
Universitario
Profesional
Universitario
7. REGISTROS
CODIGO
NOMBRE
Estados
financieros
consolidados
RESPONSABLE
DE
DILIGENCIARLO
LUGAR DE
ARCHIVO
Director
Archivo
Administrativo
gestión
División
de
Contabilidad
CRITERIO
DE
ARCHIVO
de Cronológico
TIEMPO DE
RETENCIÓN
Ver TRD
DISPO
SICIÓN
Ver
TRD
7. ANEXOS
No aplica
8. CONTROL DE CAMBIOS
No aplica para esta versión.
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