Download procedimiento para la elaboración y presentación

Rama Judicial del Poder Público
Consejo Superior de la Judicatura
Sala Administrativa
SIGC
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN
OBJETIVO
LA
D
1.
A
DE ESTADOS CONTABLES
Presentar información contable oportuna, atendiendo los principios y normas expedidas por la Contaduría General
de la Nación.
2.
ALCANCE
3.
RO
Desde la verificación de la razonabilidad de las cifras incluidas en SIIF, por parte de los responsables de la
contabilidad en las subunidades hasta la publicación de los Estados Contables en la página web de la Rama
Judicial.
RESPONSABLE
Director Ejecutivo de Administración judicial, Director de la Unidad de Presupuesto
4.
DEFINICIONES
NT
SIIF: El Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación es un sistema que coordina, integra, centraliza y
estandariza la gestión financiera pública nacional, con el fin de propiciar una mayor eficiencia y seguridad en el uso
de los recursos del Presupuesto General de la Nación y de brindar información oportuna y confiable. (Art. 2 Decreto
2674 de 2012). Su uso es obligatorio para la Rama Judicial.
CO
CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN: Unidad Administrativa Especial, adscrita al Ministerio de Hacienda y
Crédito Público, con personería jurídica, autonomía presupuestal técnica administrativa y regímenes especiales en
materia de administración de personal, a cargo del Contador General de la Nación. Sus objetivos son llevar la
Contabilidad de la Nación, uniformar, centralizar y consolidar la Contabilidad Pública, elaborar el Balance General
de la Nación y determinar las normas contables que deben regir el país, conforme a la ley.
PI
A
CHIP: El Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP), es un sistema de información
diseñado y desarrollado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, para que con la adecuada reglamentación
y estructura procedimental, canalice la información financiera, económica y social de los entes públicos hacia los
organismos centrales y al público en general bajo la administración y responsabilidad de la Contaduría General de
la Nación.
CO
ESTADOS CONTABLES BÁSICOS: Constituyen las salidas de información del Sistema Nacional de Contabilidad
Pública, de conformidad con las necesidades generales de los usuarios, y presentan la estructura de los activos,
pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos, y cuentas de orden de una Entidad Contable Pública, a una fecha
determinada o durante un periodo, según el estado contable que se trate, con el fin de proporcionar información
sobre la situación financiera, económica, social y ambiental, los resultados de la actividad y la generación de los
flujos de recursos. Los estados contables básicos deben presentarse en forma comparativa con los del periodo
contable inmediatamente anterior.
Los estados contables básicos son: el Balance General, el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y
Ambiental, el Estado de Cambios en el Patrimonio. Las Notas a los Estados Contables Básicos forman parte
integral de los mismos.
CERTIFICACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES: Escrito suscrito por el representante legal y el responsable de
la contabilidad Indicando que los saldos fueron tomados fielmente de los libros de contabilidad, que la contabilidad
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SIGC
se elaboró conforme a los principios, normas técnicas y procedimientos de contabilidad pública, y que la
información revelada refleja de forma fidedigna la situación financiera, económica y social de la entidad.
LA
D
A
NOTAS DE CARÁCTER GENERAL: Permiten conocer situaciones que caracterizan particularmente la entidad y
realidades de su proceso, en donde se informa: Naturaleza jurídica y funciones de cometido estatal, políticas y
prácticas contables, limitaciones y deficiencias generales de tipo operativo o administrativo que tienen impacto
contable, efectos y cambios significativos en la información contable.
NOTAS DE CARÁCTER ESPECÍFICO: Se refiere a situaciones particulares sobre la información contable,
estructuradas de acuerdo al catálogo general de cuentas y que por su materialidad deben mostrar información
adicional cualitativa y cuantitativa, como valor agregado, la cual sirve para interpretar las cifras de los estados
contables, por cuanto no solamente las amplían sino que incorporan análisis específicos, en determinadas cuentas,
considerando entre otros aspectos: Consistencia y razonabilidad de cifras, valuación, recursos restringidos,
situaciones particulares de cada cuenta y hechos posteriores al cierre.
Ver Listado Maestro de Documentos Externos y Normatividad
6.
PASO
ACTIVIDADES
NT
NORMATIVIDAD
RO
5.
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Verificar la
Consistencia y
Razonabilidad de
las cifras incluidas
en SIIF
Monitorear de manera permanente la información
registrada en SIIF, correspondiente a
todas
subunidades que identifican los Consejos
Seccionales, Tribunales y Juzgados, Dirección
Ejecutiva de Administración Judicial y las Altas
Cortes, para verificar que no existan saldos
contrarios a su naturaleza, cuentas no autorizadas
para la Rama Judicial, saldos no razonables, y que
se hayan incluido toda los hechos económicos que
afecten la situación económica de la entidad,
ordenando los ajustes correspondientes.
2
PI
A
CO
1
Director Administrativo
División de Contabilidad
El perfil Consolidador, ingresa a SIIF, Módulo
CON, y clasifica corriente y no corriente de todas
las cuentas de Balance General y de Resultados,
conforme a lo dispuesto en el Régimen de
Contabilidad Pública
Profesional Universitario
División de Contabilidad
Generar reporte
CGN2005.001
SALDOS Y
MOVIMIENTOS
El perfil Consolidador, ingresa a SIIF, Módulo
CON, generando en Excel la consulta denominada
Reporte CGN2005.001 Saldos y Movimientos y
lo aproxima a unidades de mil, convirtiéndolo luego
a archivo plano, conforme a los
instructivos
publicados en la página www.chip.gov.co
Profesional Universitario
División de Contabilidad
Generar reporte
CGN2005.002
El perfil Consolidador, ingresa a SIIF, Módulo
CON, generando en Excel la consulta denominada
Profesional Universitario
CO
Distribución
Porción Corriente
y No Corriente
3
4
RESPONSABLE
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5
Elaborar Notas a
los Estados
Contables de
Carácter
Específico
El perfil Consolidador, ingresa a SIIF, Módulo
CON, generando en Excel la consulta denominada
Reporte
Notas
de
Carácter
Específico
diligenciando la información relevante conforme a
lo establecido en el régimen de contabilidad
pública y convirtiendo luego a archivo plano,
conforme a los instructivos publicados en la
página www.chip.gov.co
7
Ingresar a la página www.chip.gov.co, con el
usuario ENT012400000 y clave asignada Al
Consejo Superior de la Judicatura, link
Sistemas/Descargar Software/actualización del
aplicativo.
CO
Transmitir
información
Categoría
Contable Pública
a través del CHIP
9
Elaborar Estados
Contables
Básicos
División de Contabilidad
Director Administrativo
División de Contabilidad
Director Administrativo
División de Contabilidad
Director Administrativo
División de Contabilidad
Una vez se haya actualizado la versión, ingresar al
Chip local, y hacer actualización de los formularios,
correspondientes a la categoría y periodo a
reportar, aplicando los instructivos publicados por
la Contaduría General de la Nación en la página
del Chip.
PI
A
Actualizar versión
y actualizar
formularios en el
CHIP LOCAL
RO
Elaborar Notas a
los Estados
Contables de
Carácter General
El perfil Consolidador, ingresa a SIIF, Módulo
CON, generando en Excel la consulta denominada
Reporte Notas de Carácter General diligenciando
la información relevante conforme a lo establecido
en el régimen de contabilidad pública y
convirtiendo luego a archivo plano, conforme a los
instructivos
publicados
en
la
página
www.chip.gov.co
6
8
Reporte CGN2005.002 Operaciones Reciprocas
lo aproxima a unidades de mil, convirtiéndolo luego
a archivo plano, conforme a los
instructivos
publicados en la página www.chip.gov.co
RESPONSABLE
LA
D
OPERACIONES
RECÍPROCAS
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
A
ACTIVIDAD
NT
PASO
ACTIVIDADES
CO
6.
SIGC
Importar y validar en el Chip local la información
correspondiente a la categoría Contable Pública,
dando aplicación a los instructivos publicados en la
página www.chip.gov.co.
Elaborar, conforme a lo previsto en el Capítulo II
Procedimiento
para
la
estructuración
y
presentación de Estados Contables Básicos, de la
Sección II Procedimientos Relativos a los estados,
informes y reportes contables del Régimen de
Contabilidad Pública, los Estados Contables
Director Administrativo
División de Contabilidad
Director Administrativo
División de Contabilidad
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ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Básicos y suscribirlos
10
Actualizar el
Anexo de
Anticipos
Verificar y actualizar el anexo de anticipos
generado en el trimestre anterior, confrontándolo
con los saldos al final del periodo objeto de
reporte, de las cuentas 1420 AVANCES Y
ANTICIPOS ENTREGADOS, los movimientos del
respectivo periodo y los anexos reportados por
cada Dirección Seccional
Suscribir Estados
Contables
Básicos y Anexos
13
14
RO
Verificar, aprobar y suscribir
Financieros, sus notas y anexos.
los
Estados
Los estados Contables Básicos certificados, junto
con la declaración de la certificación y demás
anexos se publicarán en un lugar visible y público
de la Dirección Ejecutiva de Administración
Judicial, para lo cual se remitirán a la Unidad
Administrativa
solicitando
lo
pertinente,
acompañado del Acta de Publicación
PI
A
Publicar Estados
Contables
Básicos y anexos
en sitio visible y
público
NT
12
CO
11
LA
D
Actualizar el
Anexo de
Inmuebles
Consolidado al
nivel nacional
Verificar y actualizar el anexo de inmuebles
generado en el trimestre anterior, confrontándolo
con los saldos al final del periodo objeto de
reporte, de las cuentas 1605 TERRENOS, 1615
CONSTRUCCIONES
EN
CURSO,
1640
EDIFICACIONES, los movimientos del respectivo
periodo y los anexos reportados por cada
Dirección Seccional
RESPONSABLE
A
6.
SIGC
CO
Publicar Estados
Contables en
página web
Escanear en PDF los Estados Contables, sus
notas y anexos e Ingresar a la página web
www.ramajudicial.gov.co y publicarlos, aplicando el
instructivo definido por el CENDOJ para tal fin,
imprimiendo el soporte correspondiente
Profesional Universitario
División de Contabilidad
Profesional Universitario
División de Contabilidad
Director Ejecutivo de
Administración Judicial y
Director Administrativo
División de Contabilidad
Director Unidad de
Presupuesto
Profesional Universitario
División de Contabilidad
7. REGISTROS
NOMBRE
Estados
financieros
RESPONSABLE
DE
DILIGENCIARLO
Director
Administrativo
LUGAR DE
ARCHIVO
Archivo de gestión
CRITERIO
DE
ARCHIVO
Cronológico
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSI
CIÓN
Ver TRD
Ver TRD
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7. REGISTROS
División
Contabilidad
CRITERIO
DE
ARCHIVO
LUGAR DE
ARCHIVO
de
8. ANEXOS
9. CONTROL DE CAMBIOS
DISPOSI
CIÓN
CO
PI
A
CO
NT
RO
No aplica
Se modifica con el propósito de fortalecer el proceso
TIEMPO DE
RETENCIÓN
A
Básicos,
sus
notas y anexos
RESPONSABLE
DE
DILIGENCIARLO
LA
D
NOMBRE
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