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OFICINA DE CALIDAD Y SEGURIDAD DEL PACIENTE
PROCESO DE APERTURA DE FICHAS CLINICAS
CON FOLIO UNICO POR PACIENTE
Elaborado por:
Revisado por:
Autorizado por:
Marcos Ramírez Soto
Jefe proyecto unidad de
Calidad
Fecha
15 / 03 / 2013
Fecha
00 / 00 / 2013
Fecha
00 / 00 / 2013
1
OFICINA DE CALIDAD Y SEGURIDAD DEL PACIENTE
Registros
Código
98
Edición
PRIMERA
Fecha
15 / 03 / 2013
Páginas
02 de 09
Vigencia
3 AÑOS
PROCESO DE APERTURA DE FICHAS CLINICAS CON FOLIO UNICO POR PACIENTE
INDICE
 OBJETIVO ……………………………………….……………………………………………………
03
 ALCANCE ………………………………………………………………….……………………….…. 03
 RESPONSABLE DE LA EJECUCÓN……………………………………………….…………..
03
 DEFINICIONES ………………………………………………………………………………………. 04
 DESARROLLO ……………………………………………………………………………………….… 05
 PROCEDIMIENTO GENERAL…………………………………………………………………….. 06
 DISTRIBUCION……………………………....……………………………………………………….. 06
 RESPONSABILIDAD DEL ENCARGADO …………………………………………………….. 06
 FLUJOGRAMA …………………………………………………………………………….…………… 07
 EVALUACION …………………………………………………………………………….……………. 08
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Registros
Código
98
Edición
PRIMERA
Fecha
15 / 03 / 2013
Páginas
03 de 09
Vigencia
3 AÑOS
PROCESO DE APERTURA DE FICHAS CLINICAS CON FOLIO UNICO POR PACIENTE
1. OBJETIVO
El objetivo principal del proceso de apertura de fichas clínicas con folio único por paciente,
pretende resguardar que todos los pacientes que ingresen a atención a la institución, sean estos
posicionados en términos de gravedad en sus diferentes segmentaciones, posean una ficha
clínica única y nominal, con la asignación propia de un folio o numeración que no pueda ser
reutilizada ni asignada a otro paciente. Este proceso resguarda lo descrito con el fin de no
equivocar en primera instancia la identificación de los pacientes o los tratamientos que se le
aplican, sean estos por diagnóstico, tratamientos, altas, etc.
2. ALCANCE
Se ha establecido y normado que el alcance del proceso de apertura de fichas clínicas con folio
único por paciente, abarcara a todas las áreas o unidades clínicas que procedan con la atención
de pacientes. En cada oportunidad que un paciente haga ingreso a atención, sin importar el
grado de urgencia que requiera su atención, deberá poseer una ficha clínica con la asignación de
un folio único, lo que permitirá a los tratantes en primera instancia identificar al paciente y en
segundo orden el asignar los tratamientos o evaluaciones con la certeza de conocer un historial
de los tratamientos asignados y por consiguiente una atención correcta y de calidad.
3. RESPONSABLE DE LA EJECUCION
Unidad de Admisión
 Solicitar al paciente que ingresa, identificación para preparar ficha clínica única.
 Asignar ficha clínica con folio único, asegurando que la numeración no se repita.
 Hacer envío de la ficha clínica a la unidad clínica que así lo requiera por atención del paciente.
Unidad Clínica
 Recibir a los pacientes que han sido derivados a su unidad, certificando la existencia de una ficha
clínica.
 Solicitar a admisión la generación de una ficha clínica con asignación de folio único, en caso de
que el paciente no la posea.
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4. DEFINICIONES
Ficha clínica
Documento privado de tipo universal donde se debe quedar perfectamente registrada
toda actuación profesional que el equipo de salud brindo al paciente.
Unidad clínica
Corresponde a la denominación general que se le entrega a las diferentes áreas de
atención directa o indirecta con las que cuenta el paciente en un establecimiento.
Unidad de Admisión
Departamento perteneciente a la institución de salud que tiene como rol fundamental el
recepcionar y controlar el ingreso administrativo de los pacientes que requieren una
atención de especialidad sea esta ambulatoria o cerrada a la unidades clínicas, asignando
una ficha de identificación y folio único para cada paciente.
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5. DESARROLLO
El desarrollo del proceso de apertura de fichas clínicas con folio único por paciente, está
realizado con un énfasis en la necesidad de lograr la identificación en primera instancia del
paciente que es atendido en las diferentes unidades clínicas de la institución como también de
cada uno de los análisis, evaluaciones, tratamientos y altas que se le realizan al paciente.
Cuando el paciente se presenta en la unidad de admisión, lo primero que se define es determinar
si el paciente requiere de una atención de urgencia e inmediata (casos que puedan ser ocasión
de un riesgo vital). En caso que se determine que debe pasar directamente a la unidad clínica de
atención, esta unidad lo recibirá y le entregara la atención necesaria para su estabilización si así
lo requiere, posterior a esto se cerciorara de que el paciente tiene ficha clínica en la institución.
En caso que se determine que no cuenta con la asignación de una ficha y de un folio único, se
deberá solicitar a la unidad de admisión, a través de vía presencial o telefónica de la necesidad
de aperturar lo requerido.
En aquellos casos en los cuales el paciente no tenga la necesidad de tratamiento de urgencia
inmediata, el paciente pasara por admisión e informara s cuenta con ficha clínica en la
institución. Si cuenta con ella, pasara a atención o a sala de espera según corresponda.
Para los casos en los cuales el paciente no posea ficha clínica, admisión se encargara de generar
la ficha clínica correspondiente, solicitando una serie de antecedentes y siguiendo pasos
definidos tales como los siguientes:




Solicitar Cedula de identidad al paciente.
Ingresar todos los datos requeridos por sistema o formulario, según lo indica protocolo.
Asignar un folio único a la ficha del paciente.
Poner a disponibilidad de la unidad clínica tratante la ficha clínica.
Este último procedimiento deberá ser replicado en aquellos casos en los cuales los pacientes
pasaron directamente a atención de urgencia o especialidad, y de los cuales la unidad tratante
determino que no existía ficha clínica del paciente en la institución. La unidad de admisión
deberá gestionar la creación de esta a petición de la unidad tratante.
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6. PROCEDIMIENTO GENERAL
El proceso de apertura de fichas clínicas con folio único por paciente se encargara de ordenar y
discriminar por parte de la unidad de admisión, los requerimientos inmediatos respecto a la
creación de la ficha clínica del paciente antes de que estos pasen a atención. Priorizando la
urgencia de la atención, determinara en conjunto a esta acción la existencia de una ficha clínica
del paciente en la institución. En los casos en los cuales no exista información del paciente, sean
estos de cualquier índole o grado de urgencia, y ya sea antes o posterior a la estabilización de las
urgencias cuando así se defina, deberán crearse las respectivas fichas clínicas con la asignación de
un folio único para la identificación del paciente y la identificación de sus diagnósticos,
tratamientos y altas según corresponda.
7. DISTRIBUCION





Dirección médica
Dirección general
Oficina de calidad y seguridad del paciente
Unidad de Admisión
Unidades clínicas tratantes
8. RESPONSABILIDAD DEL ENCARGADO
Sera responsable de ejecutar y llevar a cabo cada una de las etapas descritas en el siguiente
manual, la unidad de admisión, puesto que el ente interno e institucional encargado de contar
con la información precisa, completa y oportuna acerca de los ingresos de pacientes con cualquier
grado de urgencia o requerimiento de atención a las unidades clínicas será admisión. Dentro de
sus responsabilidades en cuanto a la generación de las fichas clínicas, el ingresar la información
correcta y requerida en forma completa sea esta a través de un sistema informático o a través del
llenado de un formulario manual, recaerá d igual forma en la unidad de admisión. Dentro de sus
primordiales labores descritas en este proceso se encuentran el asignar un folio único a los
pacientes que reciben tratamiento en la institución.
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Proceso de apertura de Fichas Clínicas con folio único por paciente
Paciente
Unidad de Admisión
Unidad Clínica
Paciente requiere
atención médica
Necesita
atención
inmediata?
SI
NO
Es ingresado
directamente a
Unidad Clínica
Recibe al paciente y
lo identifica (CI)
Informa si posee
Ficha Clínica en la
Institución
Revisa si tiene Ficha
Clínica en la
Institución
SOLICITUD
FICHA
CLINICA
Posee ficha
clinica?
NO
Si no posee ficha
clínica, solicita su
apertura a Admisión
con su identificación
Solicita al paciente
su identificación (CI)
PACIENTE
SI
Pasa a atención o a
espera según
corresponda
Ingresa todos los
datos requeridos (por
sistema o formulario)
según lo indica el
protocolo
ASIGNA
FOLIO
Asigna folio único a
ficha clínica
Envía ficha clínica a
la Unidad Clínica que
corresponda
AM6CO1CA1PR1
FICHA
CLINICA
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Denominación del
Indicador
Total
de
pacientes
ingresados a las unidades
de atención clínica
Objetivo
Resguardar que cada paciente tenga una ficha clínica única
Descripción
La aplicación del proceso, ha sido diseñada bajo la necesidad de resguardar que cada
uno de los pacientes que han ingresado a la institución, sin importar cuál sea el grado
de atención que requieran, deberán poseer una ficha clínica institucional, la cual
deberá poseer un folio único por paciente y que además permitirá tener conocimiento
en primera instancia respecto a la identificación del paciente y de cada una de las
prestaciones que se le han realizado al mismo, las que pueden ser diagnósticos,
exámenes, tratamientos específicos o altas.
Excepciones
En el desarrollo de este proceso no se representa bajo ninguna circunstancia una
excepción. La aplicación que se ha definido y ha sido diseñada con la intención de que
todas aquellas unidades clínicas que reciben y tratan pacientes, manejen disponga de
las fichas clínicas de cada uno de sus pacientes. En los casos que estos no cuenten con
ellas, las unidades clínicas deberán exigir la apertura de ficha y folio a admisión.
Rango de
desempeño
Rango máximo = 100 %
Responsable
Unidad de admisión.
Excelente: 100 %
Rango mínimo = 100 %
Valores de
análisis
Fuente de datos
N° de folios asignados
Frecuencia
Se deberá ejecutar y revisar
diariamente y sobre todos los
ingresos de pacientes que se han
realizado.
Niveles de aplicación
La totalidad de las unidades
clínicas que realicen
atención de pacientes, en
conjunto con admisión y
todos sus profesionales, los
que deberán velar por el
cumplimiento en la creación
de fichas y asignación de
folios.
Usuarios
Directores médicos
Deficiente: Menos de 100 %
Dirección general
Oficina de calidad y seguridad del paciente
Unidad de Admisión
Unidades clínicas tratantes
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CORRECCIONES N°
FECHA
DESCRIPCION DE LA MODIFICACION
PUBLICADO EN
N° DE DOCUMENTO
-
01 / 03 / 2013
Se genera flujo para protocolo
Resguardo propio
Sin numeración
15 / 03 / 2013
Se genera manual de proceso
Resguardo propio
Sin numeración
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