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PÓLIZA Y PROCEDIMIENTO
TÍTULO:
Póliza de facturación y cobros
NÚMERO DE PÓLIZA:
CHS-RMC-08
DEPARTAMENTO RESPONSABLE:
Administración de Ingresos
Revenue Management Center
NIVEL DE LA PÓLIZA:
Sistema
PREPARADO POR:
APROBADO POR:
Jo Ann Ormond, directora principal de
Servicios Financieros del Paciente
Lisa Cilano, VP de finanzas
NÚM. DE PÁGINA
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FECHA DE
EFECTIVIDAD:
Este documento no tiene la intención de crear, ni es para ser interpretada para constituir un contrato entre CHS y ninguno de
sus asociados para el empleo o la prestación de cualquier beneficio. Esta póliza reemplaza cualquier póliza anterior a esta de
cualquiera de las organizaciones de CHS y cualesquier descripciones de estas pólizas s en cualquier manual de tal
organización. El personal que no cumpla con esta póliza pueden estar sujetos a acción disciplinaria lo que incluye hasta su
despido.
PROPÓSITO:
El objetivo de esta póliza es para proveer directrices claras y coherentes para el desempeño de las funciones
de facturación y cobros de una manera que promueva el cumplimiento, la satisfacción del paciente, y la
eficiencia. Mediante el uso de los estados de cuenta, la correspondencia escrita, y las llamadas telefónicas,
Catholic Health System se esforzará diligentemente para informar a los pacientes sus responsabilidades
financieras y las opciones de asistencia financiera disponibles, así como de darle seguimiento al paciente
referente a las cuentas pendientes. Además, esta póliza requiere que Catholic Health System haga esfuerzos
razonables para determinar si el paciente es elegible para obtener asistencia financiera conforme a la Póliza de
Asistencia Financiera del Catholic Health. Catholic Health no se involucra en acciones de cobro extraordinarias
para obtener el pago.
APLICA A:
Esta póliza aplica a todos los ministerios y servicios de Catholic Health.
PÓLIZA:
Después que nuestros pacientes hayan recibido los servicios, es la póliza de Catholic Health facturar a los
pacientes y pagadores pertinentes de forma exacta y a tiempo. Durante este proceso de facturación y cobro, el
personal le proporcionará un servicio de calidad y un seguimiento oportuno, y todas las cuentas pendientes
serán tratadas de acuerdo con la regla final 501 (r) del departamento de Recaudación y el Servicio de Impuestos
Internos (IRS), y bajo la autoridad de la Ley de Atención Médica Asequible.
PROCEDIMIENTO:
I.
Pasos de facturación
A. Facturación a seguros médicos
1. Por todo paciente asegurado, se facturarán a tiempo los servicios a los pagadores identificados
cuando se registraron y en los procesos de liquidación posteriores.
2. Si un reclamo es denegado (o no está procesado) por un pagador debido a un error nuestro,
Catholic Health no le cobrará al paciente ninguna cantidad que exceda lo que el paciente
hubiera debido si el pagador hubiera pagado el reclamo.
3. Si se rechaza un reclamo (o no se procesa) por un pagador debido a factores del pagador fuera
del control de nuestra organización, el personal hará un seguimiento con el paciente en la
medida adecuada, así como a los departamentos clínicos o a los pagadores para facilitar
resolver el reclamo. Si no se llega a una resolución del reclamo después de seguimientos de
esfuerzo razonables, se le podrá facturar al paciente por los servicios prestados.
B. Pasos para la facturación a pacientes
1. Después de que los reclamos se hayan procesado de parte de los pagadores, a los pacientes
se les facturará por lo que les toque pagar, incluyendo los copagos, los coaseguros u otros
servicios no cubiertos según determinado por sus pagadores.
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Póliza de facturación y cobros
NÚM. DE PÓLIZA :
CHS-RMC-08
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2. A todos los pacientes se les cobrará a tiempo y recibirán estados de cuenta detallados.
Además, los pacientes podrán recibir facturas detalladas cuando las soliciten en cualquier
momento.
3. A todos los pacientes que se les cobre tendrán la oportunidad de comunicarse con Catholic
Health (CH) sobre la Asistencia Financiera de sus cuentas. El departamento de Asistencia
Financiera pudiera aplicar la Póliza de Asistencia Médica del Catholic Health (vea CHS-RMC03), los arreglos de pago específicos efectuados en colaboración con los asesores financieros
del CH u otros programas aplicables.
4. Mediante el uso de formularios, cartas y llamadas telefónicas (en circunstancias que apliquen),
se harán esfuerzos para resolver saldos pendientes. Si no se resuelven por estos procesos, los
saldos pendientes podrán ser enviados a una agencia de cobros cuando:
 haya base razonable para creer que el paciente debe la deuda.
 todos los pagadores hayan sido facturados y los saldos restantes sean la
responsabilidad del paciente.
 No se enviarán las cuentas a una agencia de cobros cuando hay pendiente una
adjudicación por el pagador, si se deniega debido a un error interno de facturación, si la
cuenta está pendiente para una revisión de la Asistencia Financiera, o si el paciente ha
disputado la factura.
5. Si un paciente se opone a una cuenta o solicita documentación referente a la factura, Catholic
Health proveerá una respuesta al paciente en un periodo de tiempo razonable. La cuenta no se
enviará a una agencia de cobros hasta que se le envíe la respuesta por escrito al paciente.
6. El Catholic Health seguirá colaborando con los pacientes, incluso después de que las cuentas
se refieran a la agencia de cobros en un esfuerzo por resolver los saldos, al aceptar el recibo de
información de seguro médico adicional si no se había recibido al principio, o para facilitar
cualquier otra transferencia de información relevante a una agencia de cobros en un esfuerzo
para saldar la cuenta.
II.
Pasos para cobrar
En conformidad con las leyes del Estado de Nueva York y las federales, y conforme a las disposiciones
de la presente facturación y póliza de cobros, Catholic Health participa en actividades para cobrar
saldos pendientes de los pacientes.
1. El hospital Catholic Health enviará facturas, cartas de cobros y llamadas telefónicas las cuales
constituyen un esfuerzo genuino.
2. A discreción de Catholic Health el saldo pendiente podrá ser referido a una agencia de cobros.
Catholic Health mantendrá la administración de cualquier deuda referida a las agencias de
colección, y las cuentas del paciente serán enviadas a cobranzas solo bajo las siguientes
salvedades:
a. Si hay base razonable para creer que el paciente debe la deuda.
b. Todos los terceros han sido debidamente facturados y la deuda remanente la debe el paciente.
Catholic Health no le cobrará a un paciente si hay un saldo que el seguro médico esté obligado
a pagar.
c. Catholic Health no enviará las cuentas a colecciones mientras haya un reclamo pendiente a
pagar, sin embargo, Catholic Health pudiera clasificar ciertos reclamos como “denegado” si tales
reclamos están bajo “pendiente” por un periodo de tiempo irrazonable pese a los esfuerzos para
facilitar una resolución..
3. Los saldos que estén confirmados bajo bancarrota serán anulados y categorizados con un código
de bancarrota específico.
4. Toda acción para cobrar será consistente con los intentos y esfuerzos para cobrar del Medicare y
los que no son del Medicare los cuales se deben continuar por al menos 120 días desde la primera
factura enviada por correo a un beneficiario (al paciente o al garante).
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III.
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CHS-RMC-08
Esfuerzos razonables
1. Catholic Health hace todo esfuerzo posible para cobrar las porciones que le toca pagar el paciente
dentro de 120 días a partir de la determinación que es la responsabilidad del paciente. Las cuentas
identificadas como dudosas o incobrables serán dadas de baja directamente por pago moroso y
será enviada a una agencia de cobros.
2. Si después de hacer esfuerzos razonables para cobrar una factura la deuda permanece sin pagar
por 120 días desde el envío de la primera factura, la cuenta se considera incobrable, será dada de
baja por estado moroso y será enviada a una agencia de cobros.
IV.
Asistencia financiera
1. Los pacientes sin recursos para pagar, quienes han pasado por el proceso de consejería
financiera y califiquen para la Póliza de Asistencia Médica del Catholic Health (vea CHS-RMC03), se les concederá estar bajo el sistema de caridad (o beneficencia).
2. La Póliza de Asistencia Médica del Catholic Health está disponible sin costo alguno y en
cualquiera de las instalaciones, o al comunicarse con Servicio al Cliente al (716) 601-3600.
También puede obtener una copia yendo a www.chsbuffalo.org, o pida una copia por correo a
Catholic Health System, Revenue Management Center 144 Genesee Street, Buffalo, NY 14201.
3. Los individuos con preguntas sobre la Póliza de Asistencia Médica del Catholic Health pueden
comunicarse con la oficina de servicio al cliente, ya sea por teléfono al (716) 601-3600, o en
persona a Catholic Health System, Revenue Management Center 144 Genesee Street, Buffalo,
NY 14203.
V.
1)
Definiciones
Esfuerzos razonables para cobrar quiere decir que los intentos del proveedor para cobrar el
deducible, los copagos y los montos de coaseguros tienen que ser los mismos para todos los
pagadores. Tienen que incluir el envío de una factura el día de darle de alta, o poco después, a
la persona responsable de pagar por los servicios al paciente.
2)
Poco después es definido por el NAS Provider Audit and Reimbursement Department al ser de
90 días. Si el proveedor no le factura al beneficiario dentro de un periodo de 90 días, la deuda
morosa pudiera ser desestimada a menos que hayan causas legítimas por las cuales la factura
no se le haya enviado al paciente, tales como por razones de Pagador Secundario del
Medicare.
3)
Los deducibles y coaseguros son las cifras pagaderas por el garante por los servicios prestados
sin incluir los que son de parte de los médicos, anestesiólogos u otros servicios profesionales.
Estos servicios se facturan por separado.
FECHA DE ORIGEN:
REEMPLAZA (Si es aplicable): NA
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REPASADO:
REVISADO:
REFERENCIAS:
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