Download Vicepresidente de servicios financieros

Departamento: Oficina
Vigencia: 1/1/2016
comercial
Política: Política de facturación y cobros
Director de integridad de ingresos:
Número de póliza: BO-01
Vicepresidente de servicios financieros:
Director principal de cumplimiento:
Presidente, Junta de directores:
I.
Propósito:
A.
Esta política de facturación y cobro (la “Política”) aplica a cada hospital que sea propiedad,
alquilado u operado por Owensboro Health, Inc. (“OH”), servicios de proveedor One Health y Servicios
de salud en el hogar (Home Health). Esta política tiene por objetivo identificar las acciones que se
pueden tomar con respecto al cobro de los cargos por servicios proporcionados a los pacientes de OH.
Esta política también describe el proceso y los plazos que se utilizan en tomar estas acciones de cobro,
incluido el requisito de “esfuerzos razonables” que se deben tomar para determinar si una persona es
elegible para recibir Asistencia financiera antes de iniciar “Acciones de cobro extraordinarias”
(Extraordinary Collection Actions, ECA), tal como se define a continuación, bajo la Política de
Asistencia financiera (la Financial Assistance Policy, “FAP”). Esta Política tiene por objetivo cumplir
con los requisitos impuestos por la Sección 501(r) del Código de Impuestos Internos de 1986,
modificado (el “Código”) y los reglamentos relacionados.
B.
Esta Política será efectiva al momento de la aprobación por la Junta Directiva (la “ Junta”),
actuando en su capacidad como órgano rector de cada Hospital de OH. La Junta revisará esta política,
una vez por año, en nombre de cada uno de los hospitales de OH
II.
Definiciones:
A.
Cantidades generalmente facturadas (Amounts Generally Billed, AGB) tiene el mismo
significado que en la Política de Asistencia financiera (FAP).
B.
Período de solicitud es el período durante el cual OH debe aceptar y procesar una solicitud para
recibir asistencia financiera. El período de solicitud inicia en la fecha en que se proporciona la atención
y termina el día 240 después de que OH proporciona el primer estado de cuenta posterior al alta o al
final del período de notificación, lo que ocurra más tarde.
C.
Fecha límite de facturación es la fecha después de la cual OH puede iniciar una Acción de cobro
extraordinaria contra una persona responsable que no presentó una solicitud para recibir Asistencia
financiera, se determinó que no es elegible para recibir Asistencia financiera o se determinó que es
elegible para recibir Asistencia financiera, pero tiene un saldo pendiente después de la aplicación del
descuento disponible. La fecha límite de facturación será especificada en una notificación por escrito a
la persona responsable proporcionada por lo menos 30 días antes de dicha fecha límite, pero no antes del
último día del período de notificación.
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D.
Fecha límite de finalización es la fecha después de la cual OH puede iniciar o volver a una ECA
contra una persona responsable que presentó una solicitud de asistencia financiera incompleta si esa
persona no proporcionó la información que falta y/o la documentación necesaria para completar la
solicitud. La fecha límite de finalización será especificada en una notificación por escrito a la persona
responsable no antes de (1) 30 días después de que OH proporciona este aviso a la persona; o (2) el
último día del período de solicitud.
E.
Acción de recolección extraordinaria (Extraordinary Collection Action, ECA) significa cualquier
acción contra una persona relacionada con obtener el pago de una cuenta de pago automático que
requiere de un proceso judicial o legal (incluido el embargo del sueldo), que incluye información
adversa sobre la persona responsable de las agencias de informes crediticios del consumidor u oficinas
de crédito, venta de la deuda de la persona responsable a un tercero y/o posponer la atención. OH puede,
en cualquier momento, adjuntar retenciones al seguro (auto, responsabilidad, vida y salud) en relación
con su proceso de cobro, en la medida que exista un seguro de responsabilidad de terceros o presentar
reclamos en cualquier procedimiento de bancarrota, debido a que estas acciones legales no se consideran
ECA.
F.
Asistencia financiera son los servicios gratuitos o con descuentos proporcionados a personas
responsables que se determinó que es elegible para dichos descuentos en la FAP.
G.
Política de Asistencia financiera (FAP) es la política de asistencia financiera de Owensboro
Health, número de póliza: BO-02, que incluye los criterios de elegibilidad, la base para calcular los
cargos, el método para la aplicación de la política, las medidas para divulgar la política y exponer el
Programa de Asistencia financiera disponible para los pacientes que cumplen con ciertos lineamientos
de ingresos.
H.
Hospital se refiere a cada centro hospitalario autorizado por el estado, de propiedad o alquilado
por OH, incluidos Owensboro Health Regional Hospital y Owensboro Health Muhlenberg Community
Hospital, y cada hospital que sea operado por OH en los que la Junta de directores de OH tiene autoridad
gobernante sobre las operaciones de dicho hospital.
I.
Período de notificación es el período durante el cual OH debe notificar a una persona acerca de
que su FAP realizó “esfuerzos razonables”, como se define a continuación, para determinar si la
persona es elegible para recibir Asistencia financiera. El período de notificación comienza el primer día
en que se proporciona atención a la persona y finaliza el día 120 después de que OH proporciona a la
persona con el primer estado de cuenta después del alta para la atención recibida. Debe haber sesenta
(60) días entre la primera y última notificación durante el período de notificación. No se iniciará ECA
durante este período.
J.
Cuenta del paciente es un estado de cuenta para las cuentas de pago automático de los hospitales
de OH, médicos y servicios de salud en el hogar.
K.
Resumen en lenguaje sencillo es un resumen en lenguaje sencillo específico de cada Hospital que
notifica a una persona que OH ofrece asistencia en el Programa de Asistencia financiera. El Resumen
en lenguaje simple se adjunta en el Anexo C de la FAP.
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L.
PFS significa Servicios financieros para pacientes, la unidad de funcionamiento de OH
responsable de la facturación y cobros de las cuentas de pago automático por los servicios del Hospital o
clínica.
M.
Período de restricción es el período de tiempo durante el cuales no se inician ECA. El período
de restricción finaliza el día 120 después de la fecha del primer estado de cuenta.
N.
Persona responsable significa el paciente y cualquier otra persona que tiene la responsabilidad
financiera de una cuenta de pago automático. Puede haber más de una persona responsable.
O.
Cuenta de pago automático significa la parte de la cuenta del paciente de la que es la persona
responsable del paciente o de otra persona responsable, el neto de la aplicación de los pagos hechos por
cualquier seguro de atención médica disponible u otro tercero pagador (incluidos copagos, coaseguro y
deducibles), y neto de cualquier reducción o cancelación realizada a la cuenta de dicho paciente después
de la solicitud del Programa de Asistencia financiera, según sea aplicable.
III.
Póliza:
A.
De acuerdo con los términos de esta política, OH puede tomar acciones legales, lo que incluye
ECA, para obtener el pago por los servicios médicos proporcionados.
B.
OH no participará en ECA, directa o indirectamente, antes de realizar “esfuerzos razonables”
como se define en la Sección 501(r) del Código y los reglamentos correspondientes para determinar si
una persona responsable es elegible para recibir Asistencia financiera. OH no llevará a cabo ECA
durante el Período de restricción. Las decisiones para iniciar las ECA deben ser aprobadas por el
Director de integridad de ingresos o el Vicepresidente de servicios financieros.
C.
Se les entregará a todos los pacientes copias del Resumen en lenguaje sencillo y una solicitud
para recibir Asistencia financiera antes de ser dados de alta del hospital.
D.
Avisos del Período de notificación. Durante el período de notificación, se enviarán por
correo al menos tres estados de cuenta del paciente por separado (por lo general los días 30, 60 y 90)
para el cobro de cuentas de pago automático, a la última dirección conocida de cada persona responsable
antes del final del Período de notificación. No se requerirá que OH envíe estados de cuenta del paciente
adicionales por correo después de que una persona responsable presente una solicitud completa para
recibir Asistencia financiera.
Aviso de contenido. Todos los estados de cuenta del paciente incluirán:
1. Un resumen preciso de los servicios proporcionados por el hospital, médicos y servicios de
salud en el hogar cubiertos en el estado de cuenta;
2. Los cargos por dichos servicios;
3. La cantidad necesaria para recibir pagos por la persona responsable (o, si dicho monto no se
conoce, estimaciones de buena fe de dicho monto a partir de la fecha de la declaración
inicial); y
4. Un aviso por escrito visible que le informe a la persona responsable acerca de la
disponibilidad de Asistencia financiera, que incluya un número de teléfono de la oficina o
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departamento que puede proporcionar información acerca de la FAP y del proceso de
solicitud de la FAP y el sitio web de donde se pueden obtener copias de la FAP, el formulario
de solicitud de FAP y del Resumen en lenguaje sencillo.
Antes de participar, o reasumir, cualquiera de las ECA descritas en esta política, cada Hospital de OH
emitirá una notificación por escrito a la última dirección conocida de cada persona responsable que (i)
describa las actividades de cobro específicas que se tiene la intención de iniciar (o reasumir); (ii)
proporcionar un plazo después del cual dicha acción se inicia (o reanuda); y (iii) incluir una copia del
Resumen en lenguaje sencillo (la “Notificación de inicio de ECA”). El Hospital también hará un
esfuerzo razonable por vía oral para notificar a la persona responsable sobre la FAP y la forma en que él
o ella puede obtener ayuda con el proceso de solicitud. El Hospital no puede iniciar actividades de
cobro antes de los 30 días a partir de la fecha en que se emite la notificación del inicio de la ECA, ya sea
por correo o correo electrónico.
Nota: Se proporcionará una declaración detallada de los cargos del hospital a la persona responsable
cuando se solicite al PFS.
E.
Planes de pago. OH ofrece planes de pago libre de interés para las personas
responsables de los montos que sean personalmente responsables de pagar, después de aplicar cualquier
reembolso del seguro o descuentos bajo esta Política. Para ser elegible para participar en los planes de
pago de OH, el saldo pendiente de la persona responsable debe ser de un mínimo de $25 por mes y/o
pagado en 36 meses libres de interés. Ejemplo: saldo pendiente de pago automático en la cuenta o grupo
de cuentas de un total de $1,000. El pago mínimo mensual de $27.78 sería para cumplir con los criterios
de ser más de $25 al mes y pagado dentro de los 36 meses.
F.
Descuento por pago inmediato. OH ofrece un descuento por pago inmediato del 10 % en el
primer estado de cuenta de una persona responsable si la cuenta se paga por completo dentro de los 30
días calendario posteriores a la fecha de envío del estado de cuenta. OH proporciona un período de
gracia de dos a cinco días, según las circunstancias. El pago debe acreditarse a la cuenta de la persona
responsable o enviarse con sello postal a OH dentro de treinta y dos días. En la ausencia de un sello
postal, se utilizarán treinta y cinco días suponiendo un retraso de cinco días por correo. No se
considerará ningún otro porcentaje y no se ofrecerá ningún otro descuento por la Política fuera del
descuento de pago automático. La única excepción a esta sección de la Política sería si la persona
responsable calificara para otro tipo de ayuda.
G.
Descuento por pago automático. Para recibir el descuento, la persona responsable no debe
tener cobertura de seguro médico (sin incluir las políticas de indemnización) y podría tener que buscar
programas existentes, como Medicaid o Asistencia financiera, según lo requiera la PFS. Se deducirá un
descuento de pago automático de 10 % del total de los cargos de la cuenta cuando OH produce la
factura. Si la persona responsable no califica para estos programas, recibirá un descuento adicional del
25 % del total de los cargos. Las personas responsables pueden ser elegibles para el descuento por pago
inmediato del 10 % de OH si sus cuentas no son de pago automático o está dentro de los siguientes 30
días después de la declaración inicial. Para el saldo restante, se le permitirá a la persona responsable
establecer un plan de pago. Una vez aprobado para el descuento:
1. El supervisor de la Oficina de negocios tendrá en cuenta la fecha de aprobación en las notas
de la cuenta.
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2. Cuentas futuras pueden tener el descuento de pago automático hasta seis meses desde la fecha
de solicitud de Asistencia financiera original.
H.
Elegibilidad presunta. Si el paciente o la persona responsable tiene una determinación de
elegibilidad de FAP dentro de los seis (6) meses previo a la cuenta corriente/fecha del servicio en
cuestión y dicha determinación proporciona un descuento del 100 %, PFS puede presuntamente confiar
en su determinación previa para volver a ofrecer un descuento del 100 %. Si la determinación de
elegibilidad de la FAP previa proporcionaba un descuento menor al 100 %, PFS les enviará un aviso al
paciente o a la persona responsable para notificar a él o a ella el presunto descuento ofrecido, la base de
dicha determinación y un plazo razonable de (es decir, por lo menos treinta [30] días o el último día del
período de solicitud, lo que sea más tarde) por medio del cual la persona responsable debe completar una
solicitud de FAP si él o ella desea solicitar un descuento más generoso. Si el paciente o la persona
responsable eligieron renunciar al seguro de intercambio debido a la accesibilidad financiera, PFS
solicitará a la persona responsable que llene una solicitud de FAP. Si los gastos prohíben que el
solicitante sea capaz de obtener un seguro asequible, o si la prima anual está sobre el 9.5 % del ingreso
bruto, entonces el solicitante se puede considerar para recibir asistencia financiera.
I.
Esfuerzos razonables . Se pueden iniciar ECA solo en las siguientes circunstancias:
1. Fracaso en la solicitud . Si todas las personas responsables fracasan en la solicitud para
recibir Asistencia financiera bajo la FAP por la fecha límite de facturación y la o las personas
responsables recibieron el aviso por escrito de 30 días que se describe en la Sección III.D
anterior, entonces OH puede iniciar ECA.
2. Descuento menor del 100 %. Si todas las personas responsables solicitan Asistencia
financiera, y PFS definitivamente determina que las personas responsables no son elegibles
para un descuento del 100 %, entonces OH puede iniciar el ECA para cobrar el saldo restante
una vez que la
persona responsable recibió el aviso por escrito de 30 días que se describe en la Sección III.D
anterior.
3. Solicitudes incompletas. Si una persona responsable presenta una solicitud incompleta para
recibir Asistencia financiera durante el período de solicitud, OH:
a. Suspenderá cualquier actividad de recaudación, llevada a cabo contra la persona; y
b. Proporcionará a la persona una lista de la falta de información o documentación y le
dará 30 días para proporcionar la información que falta. La notificación con relación
a la falta de información incluirá información de contacto para el personal de PFS
que ayudará a la persona a llenar su solicitud.
c. Si la persona responsable no proporciona la información que falta dentro de este
período de 30 días, el Hospital puede comenzar (o retomar) ECA, suponiendo que
proporcionó el aviso de inicio de ECA descrito anteriormente.
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d. Si la persona responsable completa la solicitud para recibir Asistencia financiera
antes de la fecha de finalización, PFS hará una determinación de elegibilidad según
se establece en la Sección 4 a continuación.
4. Solicitudes completas. Si una persona responsable presenta una solicitud completa para
recibir Asistencia financiera durante el período de solicitud, PFS revisará la solicitud y
realizará y documentará su determinación de elegibilidad de manera oportuna.
a. No elegible para recibir Asistencia financiera. Si PFS determina que la persona
responsable no es elegible para cualquier tipo de Asistencia financiera, OH puede
iniciar ECA después de proporcionar una notificación a la persona responsable de la
determinación de la FAP y la base para dicha determinación.
b. Elegible para recibir Asistencia financiera. Si PFS determina que la persona
responsable es elegible para recibir Asistencia financiera, entonces OH hará lo
siguiente:
a. Enviará una notificación por escrito a la persona responsable de la
determinación de la asistencia, y
b. Si el descuento es menor al 100 %, OH:
i. Proporcionará a la persona responsable un estado de cuenta que
muestra la cantidad pendiente, cómo se determinó la cantidad y que
describa cómo la persona puede obtener más información acerca de
cómo el Hospital calcula el AGB;
ii. Reembolsará a la persona responsable si él o ella previamente pagó
una cantidad a OH superior a lo que él o ella es personalmente
responsable de pagar; y
iii. Tomará todas las medidas razonables para revertir cualquier ECA que
se tome contra la persona responsable en la medida de lo posible.
J.
Cualquier persona responsable, o representante del mismo, que se comunica con PFS para
obtener información acerca de cualquier tipo de Asistencia financiera posible, se le proporcionará con la
información solicitada.
K.
Acciones de cobro extraordinarias. Después de que el inicio de las ECA está permitido bajo la
Sección III.I anterior, el Hospital tiene el derecho a comenzar ECA directamente o trabajar con una
Agencia de cobros tercera. El Hospital comenzará las acciones de cobro contra las personas que se
determine que no son elegibles para recibir asistencia, personas determinadas elegibles para recibir
descuento pero no atención gratuita, o las personas que no cooperan con el Hospital y que no estén
haciendo los pagos de acuerdo con los planes de pago establecidos.
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1.
Si Medicaid u otro tipo de financiamiento gubernamental no está disponible, o no se
hacen los arreglos del plan de pago con la persona responsable, OH puede considerar que sus
cuentas son incobrables y remitirla a una agencia externa de cobro para los esfuerzos de
procesamiento y el cobro.
2.
Una vez que se derive la cuenta de la persona responsable a una agencia de cobros, la
agencia está autorizada a comunicarse con la persona para establecer un plan de pago.
3.
Las agencias también estarán autorizadas para informar el estado negativo de la deuda a
las agencias de créditos.
4.
El Hospital o las agencias externas de cobro estarán autorizados para promover litigios.
Por ejemplo, OH, o su agencia externa, se reserva el derecho a embargar los salarios de una
persona responsable. OH puede, en cualquier momento, adjuntar retenciones al seguro (auto,
responsabilidad, vida y salud) en relación con su proceso de cobro, en la medida que exista un
seguro de responsabilidad de terceros o presentar reclamos en cualquier procedimiento de
bancarrota, debido a que estas acciones legales no se consideran ECA. No se presentará ningún
otro fallo o privilegio personal.
M.
Ampliamente disponible. Esta Política estará disponible en el sitio web de OH en
www.owensborohealth.org. Además, cualquier miembro del público puede obtener copias gratuitas de
esta Política a solicitud en la Oficina comercial o llamando al 270-685-7500. Las copias también están
disponibles en la Oficina de admisión de cada hospital PFS.
N.
Vinculación de terceros. Si OH refiere las deudas de las personas responsables a un tercero
durante el período de solicitud, el acuerdo por escrito con dicha persona debe obliga a tal parte a:
1. Abstenerse de participar en ECA hasta la fecha límite de facturación;
2. Suspender cualquier ECA si la persona presenta una solicitud de FAP durante el Período de
solicitud
3. Si se determina que la persona responsable es elegible para recibir Asistencia financiera,
asegurar que la persona no paga y no está obligada a pagar más de lo necesario, y para revertir
cualquier ECA previamente tomada.
O.
Estatuto de limitaciones. OH intentará cobrar y aceptar los pagos de cualquier cuenta del
paciente después que regrese como incobrable hasta por 5 años.
P.
Acuerdos. Cualquier acuerdo proveniente de abogados, fuera de las agencias, o personas
responsables, será dirigido al gerente de la oficina de negocios o superior para su aprobación.
Q.Testamentario. Si la persona responsable tiene saldos pendientes, esas cuentas se enviarán a la
Agencia de deuda incobrable y codificada como “Verificar sucesión”. Si la agencia encuentra un
sucesor se presentará una prueba de reclamo. En el caso de que no se encuentre, sucesor será devuelta a
OH como incobrable.
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