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Trámite de incapacidades extendidas por la
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Caja Costarricense de Seguro Social
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Programa Desarrollo de Recursos Humanos
Área de Administración de las Remuneraciones
y Gestión de la Información
Elaboró:
Nombre del
funcionario y
cargo
1. Karen Zárate Trejos
Profesional Asistencial en
Desarrollo Humano
2. Sylvia Alpízar Castillo
Técnico Especializado en
Desarrollo Humano
Revisó:
Roger Varela Esquivel,
Jefe, ARGI
Aprobó:
Gilbert Mora Ramírez,
Director
Firma
Fecha
10/08/2016
08/08/2016
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1. Propósito
Gestionar en forma efectiva y oportuna las incapacidades otorgadas por la Caja Costarricense
de Seguro Social (CCSS), por concepto de enfermedad o licencias por maternidad en el
proceso de la planilla salarial de la Universidad Nacional, para propiciar una remuneración
correcta de los subsidios institucionales por el periodo de la incapacidad a los funcionarios de
la institución, así como también efectuar el correcto reporte de los salarios percibidos ante el
Sistema Centralizado de Recaudación de la Caja, por el finiquito del convenio entre la CCSSUNA.
2. Alcance
Producto del finiquito del convenio entre la CCSS-UNA se afecta directamente el pago de los
subsidios de los funcionarios de la Universidad Nacional, esto por cuanto el subsidio
correspondiente a la Caja, lo cancelará directamente a cada funcionario mediante la cuenta
cliente registrada en dicha institución.
3. Marco Normativo






Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social.
Reglamento para el Otorgamiento de Licencias e Incapacidades a los Beneficiarios
del Seguro de Salud (Aprobado por la Junta Directiva de la Caja Costarricense de
Seguro Social, en el artículo 10º de la sesión 8712, celebrada el 24 de abril del año
2014. Publicado en la Gaceta Nº 102 del jueves 29 de mayo del 2014.)
Reglamento del Seguro de Salud (Así reformado en el artículo 36º de la sesión
número 8061 del 30 de mayo del año 2006)
Instructivo Pago Prestaciones en Dinero (Este instructivo fue aprobado por la
Gerencia de División Administrativa y contiene las modificaciones aprobadas
mediante nota gda-165-07 del 23 de abril del 2007, así como las modificaciones
aprobadas por la Junta Directiva en el articulo 10° de la sesión n°8712, celebrada
el 24 de abril del año 2014)
Instructivo: Beneficio para los responsables de pacientes en fase terminal. (Ley
7756 de 20 de marzo de 1998, reformada por Ley 8600, publicada en la Gaceta nº
192 de 05 de octubre del 2007)
IV Convención Colectiva, Artículo 92
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4. Descripción del procedimiento
Secuencia de Etapas
1. Entregar la boleta de
incapacidad tanto en el
Centro de Salud de la
CCSS como en la Unidad
Ejecutora donde labora el
funcionario.
Actividades
Responsable
1.1 Informar de manera inmediata a su Funcionarios que
superior sobre el otorgamiento de la presenten
incapacidad.
incapacidades por
enfermedad o licencias
1.2 Refrendar la boleta de color verde en
por maternidad.
el Centro de salud.
1.3 Entregar la boleta blanca en la
unidad ejecutora donde labora. Para ello
cuenta con tres días hábiles.
1.4 Llevar control de lo depositado por la
CCSS y conciliarlo con el monto pagado
por la UNA, en caso de presentarse
diferencias en el salario total percibido.
1.5 Solicitar en caso de ser necesario al
ARGI – PDRH la revisión de las
diferencias sobre la totalidad de salario
percibido, con base en el comprobante
que emita la CCSS de lo pagado por
subsidio por incapacidad o licencia, que
se emite esa entidad un mes después.
2.1 Incluir de forma inmediata en el
módulo de incapacidades del sistema
NX, la boleta de incapacidad únicamente
de los casos por enfermedad o licencia
por maternidad.
2. Digitar la boleta de
incapacidad en el
sistema NX
2.2 Gestionar acción de personal, tipo de
movimiento ausencia, opción “cuido
fase terminal”, para las boletas de
incapacidad que extienda la CCSS, para
el cuido de paciente en fase terminal. El
monto de subsidio que corresponde a
éste tipo de incapacidad lo asume en su
totalidad la CCSS.
Profesional Asistencial o
Ejecutivo en Servicios
Administrativos de
Unidades Ejecutoras
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3. Remitir la boleta de
incapacidad al Archivo
Especializado
de
Recursos Humanos
3.1 Trasladar las boletas de incapacidad
o licencias por maternidad al Archivo
Especializado del Programa Desarrollo
Recursos Humanos, mediante lista de
remisión para tal fin.
Profesional Asistencial o
Ejecutivo en Servicios
Administrativos de
Unidades Ejecutora
4.1 Ejecutar el proceso de aplicación de Técnico Especializado
4. Ejecutar el proceso de
subsidios en la planilla salarial de fin de en Desarrollo Humano
aplicación de subsidios
mes y emitir el reporte correspondiente a ARGI - PDRH
en la planilla de salario
las
incapacidades
y
subsidios
de fin de mes.
generados.
5. Verificar los salarios
y deducciones de los
funcionarios, planilla fin
de mes.
5.1 Revisar el monto de salario a percibir Técnico Especializado
de los días laborados, y del subsidio en Desarrollo Humano
UNA por los días de incapacidad en la ARGI - PDRH
planilla de fin de mes el cual
corresponde al 40% o 50% por
incapacidad por enfermedad o licencia
maternidad respectivamente del salario
mensual del funcionario, incluyendo los
tres primeros días que no reconoce la
CCSS. En el caso de incapacidades
parciales, las deducciones de ley y
voluntarias se harán por orden de
prioridad. Las primeras se aplicarán
sobre el salario de los días laborados y
las últimas sobre el monto total que
remunera la UNA. En incapacidades de
todo un mes no se podrán aplicar las
deducciones de Ley debido a que lo
percibido no se considera salario sino
subsidio (a excepción de las licencias
por maternidad). Por otra parte, las
deducciones voluntarias se aplicarán al
monto total que reconoce la UNA, los
compromisos
con
las
entidades
deductoras quedan bajo responsabilidad
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del funcionario. Lo mismo aplica para las
deducciones por pensión alimenticia y
embargos. Las incapacidades por
enfermedad y licencias por maternidad
no afectan el cálculo de aguinaldo,
salario escolar o cesantía, ya que se
calculan con base en el salario total del
mes no afectado por incapacidad.
5.2 Verificar en la planilla de fin de mes
las deducciones de Ley y las voluntarias,
conforme al salario percibido por los días
laborados y el salario total que remunera
la UNA respectivamente.
5.3 Analizar las solicitudes presentadas
por los funcionarios de revisión de las
diferencias sobre la totalidad de salario
percibido e informar según corresponda
(en este caso se excluyen de solicitud de
revisión de salario por licencias por cuido
de paciente en fase terminal).
6. Enviar las boletas de 6.1 Remitir boleta de pago de fin de mes Centro de Gestión
pago de fin de mes.
al
correo
institucional
de
cada Informática
funcionario, donde se muestra el detalle
del salario y subsidios cancelados por la
institución,
así
como
el
monto
aproximado que asume la CCSS.
7. Ejecutar pago de 7.1 Reconocer el 60% o 50% por Funcionarios de la
subsidio por parte de la incapacidad por enfermedad o licencia CCSS
CCSS
maternidad, respectivamente, del salario
promedio calculado sobre los tres
últimos salarios no afectados por
incapacidad.
7.2 Depositar en la cuenta cliente
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reportada ante la CCSS, el monto
correspondiente
al
subsidio
de
incapacidad por enfermedad o licencia
por maternidad (siempre y cuando sea
refrendada).
7.3 Pagar el subsidio por incapacidad de
manera semanal.
5. Documentos de referencia

Boleta de incapacidad

Reporte de inclusión de la incapacidad del sistema.

Reporte de aplicación de incapacidades en la planilla salarial de fin de mes.

Boleta de pago
6. Glosario de términos
SUBSIDIO:


Suma de dinero que se paga al asegurado directo activo por motivo de incapacidad o de
licencia (Así reformado en el artículo 36º de la sesión número 8061 del 30 de mayo del
año 2006, Reglamento del Seguro de Salud).
El subsidio es la suma de dinero que se paga al asegurado(a), activo(a), durante los
periodos de incapacidad por enfermedad, riesgo de trabajo, accidente de tránsito, fase
terminal o de licencia por maternidad, producto de un acto médico y tiene el propósito
de suministrar un ingreso económico que permita cubrir las necesidades básicas del
trabajador, siempre y cuando cumpla con los requisitos de cotización que establece la
normativa vigente. (Artículo 2 del Reglamento para el Otorgamiento de Incapacidades a
los Beneficiarios del Seguro de Salud)
INCAPACIDAD:

Período de reposo ordenado por los médicos u odontólogos de la Caja o médicos
autorizados por ésta, al asegurado directo activo que no esté en posibilidad de trabajar
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por pérdida temporal de las facultades o aptitudes para el desempeño de las labores
habituales u otras compatibles con ésta.
El documento respectivo justifica la inasistencia del asegurado a su trabajo, a la vez lo
habilita para el cobro de subsidios; su contenido se presume verdadero "iuris tantum"
(Así reformado en el artículo 36º de la sesión número 8061 del 30 de mayo del año
2006, Reglamento del Seguro de Salud).
INCAPACIDAD POR ENFERMEDAD:

Período de reposo ordenado por los médicos u odontólogos de la Caja o médicos
autorizados por ésta, al asegurado directo activo que no esté en posibilidad de trabajar,
por pérdida temporal de las facultades o aptitudes para el desempeño de las labores
habituales u otras compatibles con ésta, con el fin de propiciar la recuperación de la
salud, mediante el reposo del asegurado (a) activo (a) y su reincorporación al trabajo
(Artículo 2 del Reglamento para el Otorgamiento de Incapacidades a los Beneficiarios
del Seguro de Salud)
LICENCIA POR MATERNIDAD:


Período obligado de reposo establecido por ley, para las trabajadoras aseguradas
activas embarazadas, con motivo del parto. Se divide en licencia pre parto y licencia pos
parto dependiendo de si se refiere al período anterior o posterior al alumbramiento.
Se incluye en este concepto el período que fuere otorgado con motivo de aborto
después de las 16 (dieciséis) semanas de gestación (Así reformado en el artículo 36º de
la sesión número 8061 del 30 de mayo del año 2006, Reglamento del Seguro de Salud).
Es el período obligatorio de reposo establecido por ley, de 4 meses, al que tiene
derecho la trabajadora en estado de embarazo, de un mes antes del parto y tres meses
después del nacimiento del o la bebé. (Artículo 2 del Reglamento para el Otorgamiento
de Incapacidades a los Beneficiarios del Seguro de Salud)
7. Cambios a esta versión
Número de Revisión
Fecha de Actualización
Descripción del cambio