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Colegio Universitario de Cartago
PA-FIN-07 Procedimiento para la presentación
de planillas a otros entes
Página 3
Versión 01
1. OBJETIVOS Y ALCANCE
Objetivo:
Cumplir con la presentación de planillas de salarios ante Caja Costarricense de
Seguro Social, Instituto Nacional Seguros y la Junta de Pensiones y Jubilaciones del
Magisterio Nacional.
Alcance:
Aplica para la presentación de nominas de los salarios devengados por cada uno de
los colaboradores de la institución, ante los entes de seguridad y protección social.
2. REFERENCIAS Y DEFINICIONES
Referencias.
PA-FIN-06 Procedimiento para el Pago de Planilla
Definiciones:
Nómina salarial: Informe elaborado por la Jefatura para determinar el salario
mensual devengado por cada uno de los colaboradores de la institución.
CCSS: Caja Costarricense de Seguro Social
INS: Instituto Nacional de Seguros
JUPEMA: Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional
3. RESPONSABILIDADES
_________________________________________________
Queda prohibida la reproducción o transmisión total o parcial del "Sistema de Gestión de Calidad"
bajo cualquier forma: electrónica, mecánica, almacenamiento en algún sistema de recuperación de información
o grabado sin consentimiento de la Unidad de Gestión Organizacional.
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Es responsabilidad del Asistente (Encargado de Planilla) elaborar y presentar los
reportes de nomina mensual a la CCSS, INS y a la JUPEMA, utilizando los medios
suministrados por cada entidad.
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.
El proceso de elaboración y presentación de planilla abarca los siguientes aspectos:
Recepción de nómina salarial
La nómina salarial que remite la Jefatura del Departamento Financiero contiene la
siguiente información:
1 Nombre del colaborador
2 Número de cédula del colaborador
3 Salario bruto devengado
Acceso a las plantillas electrónicas.
Se deberá ingresar la información de los salarios devengados por cada colaborador en los
medios que las instituciones estimen convenientes, tomando en consideración que las
mismas aportan los sistemas y plantillas necesarias para presentar la información de
conformidad con los plazos mencionados a continuación:
Caja Costarricense de Seguro Social: los primeros cuatro días hábiles de cada mes.
Instituto Nacional de Seguros: los primeros diez días naturales de cada mes.
Junta de Pensiones: los primeros diez días naturales de cada mes.
_________________________________________________
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5. Elaboración de planillas
Con base al informe de nómina elaborado en el departamento, se procede a ingresar a
los distintos módulos de información suministrados por la CCSS, INS y la JUPEMA:
1- Se ingresa a los sistemas con una clave de identificación
2- Se ingresa a cada una de las distintas aplicaciones
3- Se procede a realizar los cambios de salarios
4- Si existen inclusiones o exclusiones, se debe reportar cada movimiento
5- Otros cambios podrán realizarse desde las diferentes aplicaciones tales como;
jornada laboral, incapacidades, pensión, ocupación, tipo de seguro, permisos y
reingresos.
6. Generación de planillas
Una vez realizados todos los cambios del mes correspondiente, se procede a cerrar la
planilla para su respectiva presentación.
7. Presentación de Planillas
Una vez hecho el cierre de la planilla, la presentación se realiza por medio de internet
en los enlaces de las páginas indicadas tanto por la CCSS, INS y en la dirección de correo
electrónica autorizada por la Junta de Pensiones.
8. Generación Comprobante de presentación
Una vez procesada la información por medio de los sistemas anteriores y envío por
correo las distintas aplicaciones, estos módulos permiten generar el comprobante de
remisión de nominas.
Para el caso de la JUPEMA, el comprobante de remisión es entregado cuando se realiza
el pago de los aportes obreros patronales.
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CONTROL DE CAMBIOS.
Versión
Fecha de
Descripción del cambio (para mayor detalle ver la solicitud
Revisión
correspondiente)
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