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CODIGO: UNA-ARGI-INCA2016 Revisado 0 Trámite de incapacidades extendidas por la por: Caja Costarricense de Seguro Social Página: 1 de 5 Programa Desarrollo de Recursos Humanos Área de Administración de las Remuneraciones y Gestión de la Información Elaboró: Nombre del funcionario y cargo 1. Karen Zárate Trejos Profesional Asistencial en Desarrollo Humano 2. Sylvia Alpízar Castillo Técnico Especializado en Desarrollo Humano Revisó: Roger Varela Esquivel, Jefe, ARGI Aprobó: Gilbert Mora Ramírez, Director Firma Fecha 10/08/2016 08/08/2016 08/08/2016 CÓDIGO: UNA-ARGI-INCA2016 Revisado 0 Trámite de incapacidades extendidas por la por: Caja Costarricense de Seguro Social Página: 2 de 5 Programa Desarrollo de Recursos Humanos Área de Administración de las Remuneraciones y Gestión de la Información 1. Propósito Gestionar en forma efectiva y oportuna las incapacidades otorgadas por la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), por concepto de enfermedad o licencias por maternidad en el proceso de la planilla salarial de la Universidad Nacional, para propiciar una remuneración correcta de los subsidios institucionales por el periodo de la incapacidad a los funcionarios de la institución, así como también efectuar el correcto reporte de los salarios percibidos ante el Sistema Centralizado de Recaudación de la Caja, por el finiquito del convenio entre la CCSSUNA. 2. Alcance Producto del finiquito del convenio entre la CCSS-UNA se afecta directamente el pago de los subsidios de los funcionarios de la Universidad Nacional, esto por cuanto el subsidio correspondiente a la Caja, lo cancelará directamente a cada funcionario mediante la cuenta cliente registrada en dicha institución. 3. Marco Normativo Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social. Reglamento para el Otorgamiento de Licencias e Incapacidades a los Beneficiarios del Seguro de Salud (Aprobado por la Junta Directiva de la Caja Costarricense de Seguro Social, en el artículo 10º de la sesión 8712, celebrada el 24 de abril del año 2014. Publicado en la Gaceta Nº 102 del jueves 29 de mayo del 2014.) Reglamento del Seguro de Salud (Así reformado en el artículo 36º de la sesión número 8061 del 30 de mayo del año 2006) Instructivo Pago Prestaciones en Dinero (Este instructivo fue aprobado por la Gerencia de División Administrativa y contiene las modificaciones aprobadas mediante nota gda-165-07 del 23 de abril del 2007, así como las modificaciones aprobadas por la Junta Directiva en el articulo 10° de la sesión n°8712, celebrada el 24 de abril del año 2014) Instructivo: Beneficio para los responsables de pacientes en fase terminal. (Ley 7756 de 20 de marzo de 1998, reformada por Ley 8600, publicada en la Gaceta nº 192 de 05 de octubre del 2007) IV Convención Colectiva, Artículo 92 CÓDIGO: UNA-ARGI-INCA2016 Revisado 0 Trámite de incapacidades extendidas por la por: Caja Costarricense de Seguro Social Página: 3 de 5 Programa Desarrollo de Recursos Humanos Área de Administración de las Remuneraciones y Gestión de la Información 4. Descripción del procedimiento Secuencia de Etapas 1. Entregar la boleta de incapacidad tanto en el Centro de Salud de la CCSS como en la Unidad Ejecutora donde labora el funcionario. Actividades Responsable 1.1 Informar de manera inmediata a su Funcionarios que superior sobre el otorgamiento de la presenten incapacidad. incapacidades por enfermedad o licencias 1.2 Refrendar la boleta de color verde en por maternidad. el Centro de salud. 1.3 Entregar la boleta blanca en la unidad ejecutora donde labora. Para ello cuenta con tres días hábiles. 1.4 Llevar control de lo depositado por la CCSS y conciliarlo con el monto pagado por la UNA, en caso de presentarse diferencias en el salario total percibido. 1.5 Solicitar en caso de ser necesario al ARGI – PDRH la revisión de las diferencias sobre la totalidad de salario percibido, con base en el comprobante que emita la CCSS de lo pagado por subsidio por incapacidad o licencia, que se emite esa entidad un mes después. 2.1 Incluir de forma inmediata en el módulo de incapacidades del sistema NX, la boleta de incapacidad únicamente de los casos por enfermedad o licencia por maternidad. 2. Digitar la boleta de incapacidad en el sistema NX 2.2 Gestionar acción de personal, tipo de movimiento ausencia, opción “cuido fase terminal”, para las boletas de incapacidad que extienda la CCSS, para el cuido de paciente en fase terminal. El monto de subsidio que corresponde a éste tipo de incapacidad lo asume en su totalidad la CCSS. Profesional Asistencial o Ejecutivo en Servicios Administrativos de Unidades Ejecutoras CÓDIGO: UNA-ARGI-INCA2016 Revisado 0 Trámite de incapacidades extendidas por la por: Caja Costarricense de Seguro Social Página: 4 de 5 Programa Desarrollo de Recursos Humanos Área de Administración de las Remuneraciones y Gestión de la Información 3. Remitir la boleta de incapacidad al Archivo Especializado de Recursos Humanos 3.1 Trasladar las boletas de incapacidad o licencias por maternidad al Archivo Especializado del Programa Desarrollo Recursos Humanos, mediante lista de remisión para tal fin. Profesional Asistencial o Ejecutivo en Servicios Administrativos de Unidades Ejecutora 4.1 Ejecutar el proceso de aplicación de Técnico Especializado 4. Ejecutar el proceso de subsidios en la planilla salarial de fin de en Desarrollo Humano aplicación de subsidios mes y emitir el reporte correspondiente a ARGI - PDRH en la planilla de salario las incapacidades y subsidios de fin de mes. generados. 5. Verificar los salarios y deducciones de los funcionarios, planilla fin de mes. 5.1 Revisar el monto de salario a percibir Técnico Especializado de los días laborados, y del subsidio en Desarrollo Humano UNA por los días de incapacidad en la ARGI - PDRH planilla de fin de mes el cual corresponde al 40% o 50% por incapacidad por enfermedad o licencia maternidad respectivamente del salario mensual del funcionario, incluyendo los tres primeros días que no reconoce la CCSS. En el caso de incapacidades parciales, las deducciones de ley y voluntarias se harán por orden de prioridad. Las primeras se aplicarán sobre el salario de los días laborados y las últimas sobre el monto total que remunera la UNA. En incapacidades de todo un mes no se podrán aplicar las deducciones de Ley debido a que lo percibido no se considera salario sino subsidio (a excepción de las licencias por maternidad). Por otra parte, las deducciones voluntarias se aplicarán al monto total que reconoce la UNA, los compromisos con las entidades deductoras quedan bajo responsabilidad CÓDIGO: UNA-ARGI-INCA2016 Revisado 0 Trámite de incapacidades extendidas por la por: Caja Costarricense de Seguro Social Página: 5 de 5 Programa Desarrollo de Recursos Humanos Área de Administración de las Remuneraciones y Gestión de la Información del funcionario. Lo mismo aplica para las deducciones por pensión alimenticia y embargos. Las incapacidades por enfermedad y licencias por maternidad no afectan el cálculo de aguinaldo, salario escolar o cesantía, ya que se calculan con base en el salario total del mes no afectado por incapacidad. 5.2 Verificar en la planilla de fin de mes las deducciones de Ley y las voluntarias, conforme al salario percibido por los días laborados y el salario total que remunera la UNA respectivamente. 5.3 Analizar las solicitudes presentadas por los funcionarios de revisión de las diferencias sobre la totalidad de salario percibido e informar según corresponda (en este caso se excluyen de solicitud de revisión de salario por licencias por cuido de paciente en fase terminal). 6. Enviar las boletas de 6.1 Remitir boleta de pago de fin de mes Centro de Gestión pago de fin de mes. al correo institucional de cada Informática funcionario, donde se muestra el detalle del salario y subsidios cancelados por la institución, así como el monto aproximado que asume la CCSS. 7. Ejecutar pago de 7.1 Reconocer el 60% o 50% por Funcionarios de la subsidio por parte de la incapacidad por enfermedad o licencia CCSS CCSS maternidad, respectivamente, del salario promedio calculado sobre los tres últimos salarios no afectados por incapacidad. 7.2 Depositar en la cuenta cliente CÓDIGO: UNA-ARGI-INCA2016 Revisado 0 Trámite de incapacidades extendidas por la por: Caja Costarricense de Seguro Social Página: 6 de 5 Programa Desarrollo de Recursos Humanos Área de Administración de las Remuneraciones y Gestión de la Información reportada ante la CCSS, el monto correspondiente al subsidio de incapacidad por enfermedad o licencia por maternidad (siempre y cuando sea refrendada). 7.3 Pagar el subsidio por incapacidad de manera semanal. 5. Documentos de referencia Boleta de incapacidad Reporte de inclusión de la incapacidad del sistema. Reporte de aplicación de incapacidades en la planilla salarial de fin de mes. Boleta de pago 6. Glosario de términos SUBSIDIO: Suma de dinero que se paga al asegurado directo activo por motivo de incapacidad o de licencia (Así reformado en el artículo 36º de la sesión número 8061 del 30 de mayo del año 2006, Reglamento del Seguro de Salud). El subsidio es la suma de dinero que se paga al asegurado(a), activo(a), durante los periodos de incapacidad por enfermedad, riesgo de trabajo, accidente de tránsito, fase terminal o de licencia por maternidad, producto de un acto médico y tiene el propósito de suministrar un ingreso económico que permita cubrir las necesidades básicas del trabajador, siempre y cuando cumpla con los requisitos de cotización que establece la normativa vigente. (Artículo 2 del Reglamento para el Otorgamiento de Incapacidades a los Beneficiarios del Seguro de Salud) INCAPACIDAD: Período de reposo ordenado por los médicos u odontólogos de la Caja o médicos autorizados por ésta, al asegurado directo activo que no esté en posibilidad de trabajar CÓDIGO: UNA-ARGI-INCA2016 Revisado 0 Trámite de incapacidades extendidas por la por: Caja Costarricense de Seguro Social Página: 7 de 5 Programa Desarrollo de Recursos Humanos Área de Administración de las Remuneraciones y Gestión de la Información por pérdida temporal de las facultades o aptitudes para el desempeño de las labores habituales u otras compatibles con ésta. El documento respectivo justifica la inasistencia del asegurado a su trabajo, a la vez lo habilita para el cobro de subsidios; su contenido se presume verdadero "iuris tantum" (Así reformado en el artículo 36º de la sesión número 8061 del 30 de mayo del año 2006, Reglamento del Seguro de Salud). INCAPACIDAD POR ENFERMEDAD: Período de reposo ordenado por los médicos u odontólogos de la Caja o médicos autorizados por ésta, al asegurado directo activo que no esté en posibilidad de trabajar, por pérdida temporal de las facultades o aptitudes para el desempeño de las labores habituales u otras compatibles con ésta, con el fin de propiciar la recuperación de la salud, mediante el reposo del asegurado (a) activo (a) y su reincorporación al trabajo (Artículo 2 del Reglamento para el Otorgamiento de Incapacidades a los Beneficiarios del Seguro de Salud) LICENCIA POR MATERNIDAD: Período obligado de reposo establecido por ley, para las trabajadoras aseguradas activas embarazadas, con motivo del parto. Se divide en licencia pre parto y licencia pos parto dependiendo de si se refiere al período anterior o posterior al alumbramiento. Se incluye en este concepto el período que fuere otorgado con motivo de aborto después de las 16 (dieciséis) semanas de gestación (Así reformado en el artículo 36º de la sesión número 8061 del 30 de mayo del año 2006, Reglamento del Seguro de Salud). Es el período obligatorio de reposo establecido por ley, de 4 meses, al que tiene derecho la trabajadora en estado de embarazo, de un mes antes del parto y tres meses después del nacimiento del o la bebé. (Artículo 2 del Reglamento para el Otorgamiento de Incapacidades a los Beneficiarios del Seguro de Salud) 7. Cambios a esta versión Número de Revisión Fecha de Actualización Descripción del cambio