Download anexo 1: formato documentacion de procesos y procedimientos

OFICINA DE CALIDAD Y
SEGURIDAD DEL PACIENTE
AREA DE SALUD
ANEXO 1: FORMATO
DOCUMENTACION DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO: OCSP-0003
VERSION 01-2012
VIGENCIA: Diciembre 2017
PAGINA 1 de 9
La calidad comienza y
termina en nuestra
propia conciencia
ANEXO 1: FORMATO
DOCUMENTACION DE
PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
28 DE DICIEMBRE 2012
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
NOMBRE DANIELA ARREDONDO A.
MARCELA SIERRA ISAMI
CARGO OCSP
NOMBRE MARCELA SIERRA I.
NOMBRE
GUSTAVO MORTARA P.
CARGO
CARGO
GERENTE GENERAL
FECHA
FECHA
FECHA
DICIEMBRE 2012
DICIEMBRE 2012
OFICINA DE CALIDAD Y
SEGURIDAD DEL PACIENTE
AREA DE SALUD
ANEXO 1: FORMATO
DOCUMENTACION DE
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
I.
CODIGO: OCSP-0003
VERSION 01-2012
VIGENCIA: Diciembre 2017
PAGINA 2 de 9
La calidad comienza y
termina en nuestra
propia conciencia
GENERALIDADES
Para dar estructura al contenido de los procesos y procedimientos documentados se
recomienda seguir el siguiente formato:
Portada
Índice
Introducción
Objetivos
Alcance
Referencias
Responsables
Definiciones
Descripción o Desarrollo
Flujograma
Control
Distribución
Registros
Anexos
El formato de documentos se regirá por las siguientes normativas de diseño:
1. Colores: Los títulos de las tablas deberán rellenarse y bordearse según describe
diseño adjunto:
2. Fuentes: Se utilizará letra Bookman Old Style. Para los títulos tamaño 10 en
negrita y para los textos tamaño 11 , con interlineado en doble espacio.
3. Tamaño: Tanto para el diseño digital como físico de los documentos se utilizará
papel tamaño carta.
OFICINA DE CALIDAD Y
SEGURIDAD DEL PACIENTE
AREA DE SALUD
ANEXO 1: FORMATO
DOCUMENTACION DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO: OCSP-0003
VERSION 01-2012
VIGENCIA Diciembre 2017
PAGINA 3 de 9
La calidad comienza y
termina en nuestra
propia conciencia
II. DEFINICION DE CONCEPTOS
Portada
Deberá contemplar:
i. Logotipo de la Cormuval dispuesto en el ángulo superior izquierdo de la lámina
para documentos corporativos y en caso de los Centros de Salud se utilizará el
logotipo representativo de éste.
ii.
En la parte central superior anotar la denominación del área mayor de la cual
depende la unidad administrativa que elabora el documento.
iii.
En la parte central de la hoja se señalará el título del documento.
iv.
Se incluirá además en la parte central Código, Versión, Vigencia y página del
documento.
v.
En la parte superior izquierda se incluirá el logo y slogan institucional de la
Oficina de Calidad y Seguridad del Paciente.
Respecto al diseño general de la portada ésta deberá seguir el siguiente formato:
OFICINA DE CALIDAD Y
SEGURIDAD DEL PACIENTE
AREA DE SALUD
CODIGO: OCSP-0003
VERSION 01-2012
ANEXO 1: FORMATO
DOCUMENTACION DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
VIGENCIA Diciembre 2017
PAGINA 4 de 9
La calidad comienza y
termina en nuestra
propia conciencia
Ejemplo del detalle de la lámina identificatoria :
vi.
vii.
En la parte central de la portada se deberá escribir en
mayúsculas la denominación del documento en letras
mayúsculas, seguido de la fecha de emisión.
Como pie de página se debe agregar una lámina de firmas que
señale la elaboración, revisión y aprobación del documento e
indique el cargo de los responsables la fecha de ejecución de
cada acto administrativo. La portada debe ser firmada por los
responsables señalados.
Ejemplo del detalle de la lámina de firmas:
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
NOMBRE DANIELA ARREDONDO A.
NOMBRE MARCELA SIERRA I.
NOMBRE
GUSTAVO MORTARA P.
CARGO
OCSP
CARGO COORDINACION OCSP
CARGO
GERENTE GENERAL
FECHA
DICIEMBRE 2012
FECHA DICIEMBRE 2012
FECHA
DICIEMBRE 2012
Este recuadro se situará al pie de todas las hojas del documento. Se
compone de los siguientes apartados:
a) Elaboró: persona que haya elaborado el documento.
b) Revisó: persona responsable del área, jefe de unidad o departamento,
subdirector o director.
c) Autorizó: persona que aprueba y autoriza el documento, y podrá ser el Director
de Centro de Salud, Área de Salud o Gerente, según corresponda.
OFICINA DE CALIDAD Y
SEGURIDAD DEL PACIENTE
AREA DE SALUD
ANEXO 1: FORMATO
DOCUMENTACION DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO: OCSP-0003
VERSION 01-2012
VIGENCIA Diciembre 2017
PAGINA 5 de 9
La calidad comienza y
termina en nuestra
propia conciencia
Índice : autoexplicativo
Introducción: Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el contenido del
documento de su utilidad y de los fines y propósitos que se pretenden cumplir a través
de él. En este apartado se señalará en forma clara y concisa, los antecedentes
principales de la unidad responsable, sus características, ámbito de acción y
adscripción, sin profundizar en ellos. Así mismo se describirá la forma en que se
encuentra estructurado el documento con el propósito de lograr una mejor y mayor
comprensión del mismo.
Objetivos: Se debe describir de manera clara el Por qué y el qué del documento Utilizar
verbo en infinitivo). Debe ser entendible por todos los involucrados que manejan el
documento. Se debe definir el propósito final que se persigue con la implantación del
instrumento. La formulación del objetivo debe ser breve, clara y precisa, evitar el uso de
adjetivos calificativos, así como subrayar conceptos.
Alcance: Corresponde al campo de aplicación del proceso o procedimiento. Se debe
indicar tanto las áreas clínicas como administrativa donde el documento debe ser
aplicado. Es decir, a quiénes afecta o qué limites e influencia
presenta. Deben
señalarse sus excepciones, si corresponde. Debe ser entendible por todos los
involucrados que manejan el documento.
OFICINA DE CALIDAD Y
SEGURIDAD DEL PACIENTE
AREA DE SALUD
ANEXO 1: FORMATO
DOCUMENTACION DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO: OCSP-0003
VERSION 01-2012
VIGENCIA Diciembre 2017
propia conciencia
PAGINA 6 de 9
Referencias: Se refiere a toda la documentación que fue consultada para la elaboración
del documento. Se deben incluir documentos que se deben usar durante la ejecución de
los pasos. Todos estos documentos deberán anotarse cronológicamente, de acuerdo al
orden jerárquico que se describe a continuación:
A. Constitución Política de Chile
B. Leyes, Códigos
C. Reglamentos
D. Decretos
E. Acuerdos
F. Circulares y/u Oficios
G. Documentos Normativos-Administrativos (manuales, guías o catálogos)
H. Otras disposiciones (se anotarán los documentos que por su naturaleza no
pueden ser incluidos en la clasificación anterior).
Responsables: Debe indicarse los integrantes del equipo de salud que tiene la
responsabilidad de ejecutar las actividades descritas en el documento.
Definiciones: En caso de ser necesario, se presentarán los significados de términos
utilizados que tengan un carácter técnico o bien sean relevantes para quien elabora el
documento. El glosario, presentado por orden alfabético, proporciona elementos para
una adecuada comprensión del mismo, facilitando su consulta.
OFICINA DE CALIDAD Y
SEGURIDAD DEL PACIENTE
AREA DE SALUD
ANEXO 1: FORMATO
DOCUMENTACION DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO: OCSP-0003
VERSION 01-2012
VIGENCIA Diciembre 2017
La calidad comienza y
termina en nuestra
PAGINA 7 de 9
propia conciencia
Descripción o Desarrollo: Es la narración cronológica y secuencial de cada una de las
actividades que deberán agruparse en etapas, y que hay que realizar dentro de un
procedimiento, explicando quién, qué, cómo, dónde y cuándo se hace, a través de la
narrativa de las etapas que constituyen las diferentes fases del procedimiento.
En esta sección debe dejarse registrado las actividades que componen el proceso o
procedimiento. El autor podrá realizar una descripción narrativa donde detalle la
relación de cada paso del proceso. Debe explicarse cómo se realiza el procedimiento,
paso a paso, nombrando los documentos utilizados para cada actividad a efectuar.
Si se facilita la redacción y ordenamiento se podrá definir etapas del proceso y éstas
subdividirse en actividades específicas.
Además se puede contemplar la elaboración de una tabla donde especifique: número
correlativo, etapa, actividad, tiempo estimado, responsable y plazo.
NUMERO
ETAPA
ACTIVIDADES
TIEMPO
RESPONSABLE
PLAZO
ESTIMADO
1
1.1
1.2
2
2.1
2.2
Los diferentes ítems serán utilizados de acuerdo a las características del proceso,
pudiendo eliminarse si correspondiere.
Sugerencias para describir actividades:

La redacción debe ser en forma clara y sencilla.

No deben incluir dos etapas o actividades diferentes en una misma descripción.

Las etapas se describen en forma secuencial deben describirse utilizando
sustantivos como (Autorización, verificación, etc.)

Toda actividad debe iniciarse con un verbo en tiempo presente del indicativo, en
tercera persona del singular, ejemplo; elabora, envía etc.
OFICINA DE CALIDAD Y
SEGURIDAD DEL PACIENTE
AREA DE SALUD
ANEXO 1: FORMATO
DOCUMENTACION DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO: OCSP-0003
VERSION 01-2012
VIGENCIA Diciembre 2017
PAGINA 8 de 9
La calidad comienza y
termina en nuestra
propia conciencia
Flujograma: Debe representarse, de manera gráfica,
la secuencia cómo serán
ejecutadas las distintas actividades y los registros que deben elaborarse para ello.
FORMA
NOMBRE
DESCRIPCION
Inicio- Fin
Indica el inicio o el final de un proceso
Actividad
Representa la actividad de un proceso
Decisión
Documento
Conector dentro de la
misma página
Conector de una página con
otra
Indica el punto del proceso en que debe
tomarse una decisión. Generalmente dos
líneas salen de este símbolo
Representa una actividad que se registra en
un documento.
Une una parte del proceso con otra sin
usar una línea
Une parte del proceso de una página con
otra.
Control: Corresponde a la metodología de monitoreo y seguimiento del procedimiento.
Para ello deben elaborarse indicadores que den cuenta del cumplimiento de los
objetivos planteados. Se recomienda el uso de la siguiente tabla de indicadores:
Sistema de Monitoreo
Definición del Indicador
Tipo de Indicador
Fórmula
Estándar
Criterios
Periodicidad
Responsable
Aclaraciones y/o excepciones
OFICINA DE CALIDAD Y
SEGURIDAD DEL PACIENTE
AREA DE SALUD
ANEXO 1: FORMATO
DOCUMENTACION DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
CODIGO: OCSP-0003
VERSION 01-2012
VIGENCIA
PAGINA 9 de 9
Distribución: Debe señalarse las áreas clínicas y/o administrativas que dispondrán de
una copia de la documentación generada, así como también deberá enviarse una copia
al comité de calidad del establecimiento.
Registros: Corresponde al sistema de registro utilizado para registrar el procedimiento
elaborados.
Dan evidencia de la ejecución las actividades. Se deben describir los
formatos describiendo brevemente su aplicación, interpretación y uso:
Anexos: Documentos que nos sirven como complemento para la aplicación del
procedimiento, y que se utilizan o generan durante las actividades del procedimiento.