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POE Desarrollo de reuniones del CBIUP UP/CBIUP/GEN/004 UNIVERSIDAD DE PANAMÁ COMITÉ DE BIOÉTICA DE INVESTIGACIÓN (CBI-­‐UP) PROCEDIMIENTO ESTÁNDAR UP/CBIUP/GEN/004 Título del documento: Procedimiento para el Desarrollo de Reuniones del Comité de Bioética de la Investigación de la Universidad de Panamá -­‐ CBIUP Versión: 1 Fecha de elaboración: Marzo 2015 Fecha de entrada en vigencia: PROCESO DE APROBACIÓN: Observación: Adaptación de los POEs facilitados por el Comité de Bioética de la Investigación del Instituto Conmemorativo Gorgas de Estudios de la Salud Adaptado por: Firma Fecha Posición Claude Vergès Presidenta CBIUP Argentina Ying Secretaria CBIUP Magaly de Chial Miembro CBIUP Noemi Farinoni Miembro CBIUP Nacari Jaramillo Miembro CBIUP Esmeralda de Troitiño Miembro CBIUP Aprobado por el CBIUP en pleno. Fecha: 15 de Mayo 2015 Aprobado por Fecha Historial Versión original 15 de Mayo 2015 Programado para revisión Mayo 2018 Versión 1, 15 de mayo de 2015 Página 1/3 POE Desarrollo de reuniones del CBIUP UP/CBIUP/GEN/004 1. Propósito: El propósito de este procedimiento operativo estándar es documentar las operaciones que se realizan desde que se convoca a las reuniones que realiza el CBIUP hasta la confección del Acta de las reuniones. 2. Alcance: •
Comité de Bioética de la Investigación de la Universidad de Panamá, CBIUP 1. Dirigido a: •
Todos los miembros del CBIUP •
Secretaria(0) Técnica(o) del CBIUP •
Universidad de Panamá 2. POEs relacionados: •
UP/CBIUP/GEN/000, UP/CBIUP/GEN/001, UP/CBIUP/GEN/004 •
UP/CBIUP/EV/001, UP/CBIUP/EV/002, UP/CBIUP/EV/003, UP/CBIUP/EV/004, UP/CBIUP/EV/005 •
UP/CBIUP/SV/001 •
UP/CBIUP/ARH/001 5. Procedimiento: 5.1 .Elaboración del cronograma de reuniones: En el mes de diciembre del año en curos, el/la presidente del CBIUP elabora un cronograma de reuniones para el año entrante con periodos intermedios de quince (15) días calendario, para ser consultado en el Pleno. Luego de aprobación el cronograma se publica en la página web del CBIUP. 5.2. Asignación de Protocolos: 5.2.1. Toda documentación sometida al CBIUP es revisada por el/la Presidente del CBIUP y posteriormente el/la Secretario(a) Técnico(a), según instrucciones del/la Presidente, asigna como revisores a uno o dos miembros del CBIUP. 5.2.2. El/la Secretaria(o) Técnica(o) elabora la nota de asignación de documento (ANEXO UP/CBIUP/GEN/004.1) con la cual se remite los documentos pertinentes y es entregado al/la revisor(a) por medio de mensajería institucional. 5.3. Convocatoria: 5.3.1. La convocatoria es por correo electrónico, llamadas telefónicas, por escrito, con base al calendario establecido para cada año. En el caso de una convocatoria extraordinaria, la comunicación a los/las miembros del CBIUP podrá ser telefónica. 5.3.2. A todos/as los/las miembros del CBIUP, se les envía un recordatorio de la reunión con veinticuatro (24) horas de anticipación por medio de correo electrónico en el cual se especifica fecha, hora y lugar (ANEXO UP/CBIUP/GEN/004.2), y además se adjunta la Ayuda Memoria de la reunión anterior (ANEXO UP/CBIUP/GEN/004.3) y el cuadro de eventos Adversos actualizado (ANEXO UP/CBIUP/SV/001.2). Versión 1, 15 de mayo de 2015 Página 2/3 POE Desarrollo de reuniones del CBIUP UP/CBIUP/GEN/004 5.3.3. Todos/as los/las miembros deben confirmar su asistencia en respuesta al correo electrónico o llamada telefónica. 5.3.4. Las reuniones extraordinarias son convocadas por el/la presidente al final de una reunión ordinaria o cuarenta y ocho (48) horas antes cuando haya algún asunto, que por su importancia o urgencia, deba ser discutido sin demora o cuando la carga de trabajo lo amerite. 5.4. Desarrollo de la reunión 5.4.1. El primer llamado a quorum se realizará a las 11.10 am, el segundo llamado a las 11.20 am, de no completarse el quorum a las 11.30 am con el tercer llamado, no se sesionará en este día por falta de quorum, y quedará consignado de esta forma en las actas del CBIUP. Se trasladará la agenda de ese día para la próxima reunión. 5.4.2. La reunión iniciará con la verificación previa del quorum reglamentario de la mitad más uno (1) para la validez de las reuniones y decisiones, con lo cual se proceda a la firma de la lista de asistencia a la reunión (ANEXO UP/CBIUP/GEN/004.4). 5.4.3. Ningún quorum consistirá en la participación exclusiva de los miembros de una misma profesión 0 de un mismo y único género. El quorum incluirá al menos un(a) miembro cuya área primaria de experiencia sea un área no científica. 5.4.4. Quorum extraordinario: en caso de que no sea posible completar el quorum ordinario mencionado en el punto 5.4.2., debido a que los miembros faltantes para completar el quorum pertenecen al equipo de investigación del protocolo revisado, se podrá sesionar con la mitad de los/las miembros del CBIUP, siempre que, uno de los miembros no pertenezca al área del protocolo. En el caso del quorum extraordinario, las decisiones deberán ser por unanimidad. 5.4.5. En caso de que más de la mitad de los miembros del CBIUP participen en el protocolo a evaluar, el mismo no podrá ser revisado por el CBIUP y deberá ser enviado a otro comité de bioética de investigación para esta evaluación. 5.4.6. La figura del quorum extraordinario solo podrá ser utilizada para evaluar un protocolo en el caso expuesto en el punto 5.4.4. 6. Abreviaciones UP = Universidad de Panamá CBI = Comité de Bioética de Investigación POE = Procedimiento Operativo Estándar GEN = General EV = Evaluación SV = Seguridad y Vigilancia ARH = Administrativos y Recursos Humanos 7. Anexos Anexo UP/CBIUP/GEN/005.1 Modelo de carta de asignación de documento Anexo UP/CBIUP/GEN/005.2 Modelo de recordatorio de reuniones Anexo UP/CBIUP/GEN/005.3 Modelo de ayuda de memoria Anexo UP/CBIUP/GEN/005.4 Modelo de lista de asistencia a la reunión Anexo UP/CBIUP/GEN/005.5 Modelo de agenda de reunión Versión 1, 15 de mayo de 2015 Página 3/3