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ALCALDIA DE POPAYÁN P-GF-CONT-10 REPORTE DE LOS ESTADOS CONTABLES Y OTROS INFORMES FINANCIEROS Versión: 02 Página 1 de 3 1.- OBJETIVO: Consolidar la información financiera a nivel nacional y generar los archivos que contienen la información contable del Municipio de Popayán, para la respectiva consolidación y envío a la Contaduría General de la Nación y otros entes de control de manera confiable, oportuna y completa. 2.- ALCANCE Inicia con el cierre del periodo y su revisión y finaliza con el certificado que sale del sistema CHIP de recibido de la información. 3.- DEFINICIONES Chip. Es un Sistema de información que permite definir, capturar, consolidar y difundir información cuantitativa y cualitativa, producida por entidades públicas y otros proveedores de información, con destino al gobierno central, organismos de control y ciudadanía en general, para el apoyo en la toma de decisiones en materia de política macroeconómica, fiscal, así como la definición, ejecución y administración de planes de gobierno Fpl: sistema de información financiero, que facilita la programación, administración y control de las operaciones Financieras integradas de Presupuesto, tesorería y contabilidad. Estados Financieros: también denominados estados contables, informes financieros o cuentas anuales, son informes que utilizan las instituciones para reportar la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o período determinado. Movimiento contable: Es un movimiento donde la entrada debe corresponder a la salida, es lo que se llama partida doble. 4.- ASPECTOS GENERALES - - Este procedimiento se aplica para la elaboración, clasificación de la información financiera del Municipio de Popayán y sus entidades agregadas. La información que debe reportar la oficina de Contabilidad a las entidades contables públicas corresponde a las siguientes Categorías: Información Financiera, Económica, Social y Ambiental en las Categorías Información Contable Pública y Notas Generales; Dicha información sólo será reportada a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP) según el Artículo 2 de la Resolución 248 de 2007 (CGN). Elaboró: Sandra Balcázar Cargo: Profesional Universitario Revisó: Sandra Balcázar Cargo: Profesional Universitario Aprobó: José Vicente Galvis Cargo: Secretario de Fecha: Nov. 17 de 2009 Fecha:17-NOV-2009 Fecha: ALCALDIA DE POPAYÁN P-GF-CONT-10 REPORTE DE LOS ESTADOS CONTABLES Y OTROS INFORMES FINANCIEROS Versión: 02 Página 1 de 3 USUARIOS DE LA INFORMACION CONTABLE: INTERNOS: Dirección Financiera, entidades de control a nivel municipal. (Contraloría, Personería, Control Interno, Tesorería) EXTERNOS: La Contaduría General de la Nación - CGN: Que es la entidad encargada de administrar el sistema de información CHIP y como tal es el centro de gestión del CHIP. ENTIDADES ESTRATÉGICAS: Quienes definen los requerimientos de información necesaria para la toma de decisiones de política macroeconómica, financiera y fiscal. Un ejemplo de ellas son: Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el Departamento Nacional de Planeación-DNP, el Banco de la República, el Departamento Administrativo Nacional de Estadística-DANE y la Contraloría General de la República-CGR. LA COMUNIDAD EN GENERAL: Que tendrán acceso a información relacionada con las finanzas del Estado, para poder ejercer su derecho de veeduría ciudadana o el de contribuyente. PROVEEDOR: Sistema contable Finanzas Plus, bases de datos de predial, industria y comercio, Secretaria de Transito, Contraloría Municipal, Personería Municipal, Consejo Municipal, entidades educativas, software AIS. NORMATIVIDAD - DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Estatuto Tributario 2. Circulares Externas de la C.G.N. [www.contaduria.gov.co] 3. Cartas Circulares de la C.G.N [www.contaduria.gov.co] 4. Instructivos de la C.G.N [www.contaduria.gov.co] 5. Resoluciones de la C.G.N [www.contaduria.gov.co] 6. Plan General de la Contabilidad Pública [www.contaduria.gov.co] PERIODICIDAD a) Según la Resolución 375 de 2007 las entidades contables públicas incluidas en el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública, reportarán la información financiera, económica, social y ambiental de manera trimestral de acuerdo con las siguientes fechas de corte y presentación: b) FECHA DE CORTE 31 DE MARZO 30 DE JUNIO 30 DE SEPTIEMBRE 30 DE ABRIL 31 DE JULIO 31 DE OCTUBRE FECHA LIMITE DE PRESENTACIÓN 31 DE DICIEMBRE 15 DE FEBRERO DEL AÑO SIGUIENTE AL DEL PERÍODO CONTABLE b) Los formularios CGN2005NE 003 _NOTAS DE CARÁCTER ESPECÍFICO y CGN2005NG_003_NOTAS DE CARACTER GENERAL, sólo serán reportados para la fecha de corte del 31 de diciembre. ALCALDIA DE POPAYÁN P-GF-CONT-10 REPORTE DE LOS ESTADOS CONTABLES Y OTROS INFORMES FINANCIEROS Versión: 02 Página 1 de 3 Los formatos son generados por el chip, el cual es actualizado trimestralmente y tiene cambios de acuerdo a las solicitudes de las entidades usuarias de la información. El CHIP valida la información, si está cumple los requisitos de forma y de fondo permite que la información sea cargada en línea a la base de datos de CGN. 5.- PROCEDIMIENTO No. 1 ACTIVIDAD Generar archivo Plano DESCRIPCION RESPONSABLE Después de efectuado el procedimiento de consolidación y cierre de información contable se genera en el FPL, con la opción de UPRO 33 una Profesional información consolidada Especializado de saldos y movimientos contables de cuentas cero, de resultado y de balance. En línea con CGN, se valida el archivo plano 2 3 Validarlo en el CHIP Se envía Cuando no presenta errores el sistema valida la información y permite subirlo a la plataforma nacional. REGISTRO Balance de Prueba formato CGN Profesional Especializado Profesional Especializado Certificación de envío 6. Anexos. N/A 7. CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha de aprobación Descripción del cambio 01 17/11/2009 02 18/02/2016 Creación de documento Actualización de la codificación del documento, conforme al subproceso al que pertenece. Proviene del P-GF-133-10