Download Proyectos - Pontificia Universidad Javeriana

CURSO VIRTUAL GESTIÓN DE
PROYECTOS
FEDEOXY
PONTIFICIA UNIVERSIDAD
JAVERIANA
UNIDAD DE ESTUDIOS
SOLIDARIOS
NOVIEMBRE DE 2006
1
LA FORMULACIÓN DEL
PROYECTO
2
“... - Serías tan amable de decirme, por
favor, ¿qué camino debo tomar a partir
de aquí? - preguntó Alicia.
- Eso depende en gran medida de
adónde quieras llegar - dijo el Gato.
-Realmente no me importa adónde Respondió Alicia.
-Entonces no importa que camino tomes
....”
Tomado de Alicia en el país de las Maravillas
Etapa en la que se define la
idea del proyecto de acuerdo a
la necesidad u oportunidad
generadora del mismo y los
resultados esperados.
OPORTUNIDAD
1. BUSQUEDA DE
ALTERNATIVAS
METAS
APROVECHAR
FIJACIÓN DE
NECESIDAD
PARA
ALCANZARLAS
SATISFACER
2. SELECCION DE
LA MEJOR
IDEA
Se describe claramente el
problema, la oportunidad o la
necesidad que dio origen al
proyecto y se definen cuales son
los resultados (metas) que se
esperan con el proyecto.
Herramienta: Planeación por
escenarios
.
RESPONDE A
Una oportunidad percibida
Una necesidad percibida
La necesidad de
mejoramiento de un
producto o servicio
Idea
Problema
Una situación
en una
organización
¿Cuál es el resultado final esperado
del proyecto?
¿Cuál es el alcance del proyecto?
Entréguele al mejor tirador del mundo, el arma
más sofisticada, certera y precisa fabricada
hasta el momento, pero no le diga dónde está el
blanco.
¿Que ocurriría?
1. El tirador no acertaría ninguno de sus tiros.
Habrá desperdiciado su tiempo y su esfuerzo.
2. Usted perderá su inversión.
Cuando no se definen los
resultados que se esperan
obtener con el proyecto y/o
estos no son conocidos por
el equipo de trabajo del
proyecto, se llevará al
proyecto a un:
¡Fracaso muy bien administrado!
1. Considerar que la meta debe hacer que
el equipo se concentre en el resultado
esperado.
2. Propiciar compromiso y acuerdo
entorno a las metas del proyecto.
3. El usuario final debe participar en
el diseño de las metas.
Consensual
Específica
Realista
Medible
Marco de tiempo-costo
Específica: Debe ser lo suficientemente
clara como para que cualquier persona,
con un conocimiento básico pueda
entender qué es lo que se trata de hacer
en el proyecto
Medible: Se debe saber de manera
cuantitativa si se logró lo que se quería
hacer con el proyecto
Consensual: Esta debe ser el acuerdo de todo
el equipo que estará relacionado con el proyecto
Realista: Debe estar acorde con los
recursos, conocimientos y tiempos de
que se dispone.
Marco de tiempo-costo: Tiempo y
presupuesto invertido en el proyecto y
flexibilidad de los mismos
La necesidad del proyecto es un sistema
de información que permita sistematizar
el flujo de información de tal manera que
esta sea:
Esta meta es:
1.Confiable
2.Oportuna
3.Precisa
4.De fácil acceso
5.Actualizada
•Específica
si
no
•Medible
si
no
•Consensual
si
no
•Realista
si
no
•Marco c/t
si
no
Se buscan diferentes soluciones o
alternativas para producir los
resultados esperados.
Herramienta: Tormenta de Ideas,
Analogías, Sueños. .
De las ideas de proyectos se
toman las que cumplan las
expectativas de manera eficiente.
Herramienta: Diagrama de Ishikawa
.
Diagrama de Ishikawa
Materiales
Talento humano
Identificación
Almacenaje
Cualidad
Manutención
Motivación
Formación
Ausentismo
Experiencia
Máquinas
Capacidad
Edad
Número
Mantenimiento
Management
Presupuestos
Políticas
Financieras
Procesos
Moneda
Luz
Ruido
Org. espacial
Relaciones Int Ext
Luz Métodos
Ruido
Org. espacial
Relaciones Int Ext
Medio ambiente
Complejos
inadecuados
Vencidos
Instrucciones confusas
Problema
Después de seleccionado el
proyecto, se definen todos
los elementos que
intervendrán en él, los
recursos necesarios, las
actividades por realizar y las
variables con las que se va a
trabajar, para obtener
resultados
NIVELES DE PLANIFICACIÓN
Estratégico
Misión:
Razón de ser
Orientaciones
Valores
Políticas
Programático
Objetivos:
Tácticas
Programas
Servicios
Operativo
Metas:
Actividades
Acciones
20
Planificar es crear un puente entre la
situación actual y estados futuros deseados, a
través de la definición de objetivos
determinados y los medios necesarios para
alcanzar estos objetivos
Etapas de la
planificación:
1. Estudio de factibilidad
2. Plan de acción y
presupuesto
3. Plan de seguimiento,
control y evaluación
21
Lograr
Una organización lógica y
secuencial, de actividades,
personal y recursos, entre otros.
 Una determinación clara y
precisa de responsabilidades y
plazos.
 Ubicar criterios sobre las
mejores metodologías para la
acción.
 Coherencia en las acciones.
Evitar
 La desorganización en la
ejecución.
 El desperdicio de tiempo y
dinero.
La superposición de roles y
funciones.
 La improvisación que puede
llevar al fracaso.
 El activismo improductivo.
Bases firmes para el
seguimiento y la evaluación.
 Contradicciones internas.
 Eficiencia y eficacia.
Evaluaciones subjetivas.
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Planeación debe ser
• Clara y comprensible.
• Precisa.
• Coherente.
• Participativa.
• Viable.
• Verificable.
• Flexible.
Beneficios de la planeación
• Definir el camino a seguir en forma clara y realista.
• Establecer las bases para un trabajo en común de todos los
participantes vinculados al proyecto.
• Determinar con anterioridad, los puntos de referencia para la
evaluación.
• Orientar a todas las partes involucradas en el proyecto y coordinar
sus acciones.
• Comunicar a otros los objetivos que se buscan.
• Posibilitar el manejo racional de los recursos.
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PLANEACIÓN DE PROYECTOS SOCIALES
Existen varios métodos y técnicas
Método ZOPP
(Planificación de proyectos orientada a objetivos)
• Es un método que posibilita la participación de los
diversos grupos involucrados.
• Permite transparencia en los análisis y la toma de
decisiones.
• Busca el consenso.
• Presenta un Marco Lógico y coherente que permite la
claridad sobre los aspectos esenciales de la planeación.
• Es flexible en el empleo y la aplicación de los
instrumentos.
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¿Qué es el
ZOPP?
Planificación de proyectos
orientada a objetivos.
Conjunto de herramientas
y procedimientos para la
planificación de proyectos.
Conjunto de definiciones
precisas.
• Parte integral de la gestión
del ciclo de un proyecto.
¿Qué no es el
ZOPP?
Un taller de
planificación, de varios
días seguidos.
Una receta de pasos
para ser aplicados en
cualquier proceso de
planificación.
El solo hecho de utilizar
tarjetas de color, tableros
25
o paneles.
Momentos de la Planeación (ZOPP)
1. Análisis de la situación en la que se inserta el
proyecto.
-
Análisis
Análisis
Análisis
Análisis
de
de
de
de
la participación o de lo involucrados.
problemas.
objetivos.
alternativas
2. Elaboración de la matriz de planificación del
proyecto.
-
Objetivos
Supuestos
Indicadores
Medios de verificación.
26
3.
La planeación operativa de un
proyecto:
se entran a especificar los
aspectos que permiten llevar el proyeto a
la práctica
Plan Operativo: Plan que detalla las
actividades del proyecto delimitando
claramente el tiempo, los responsables, los
recursos necesarios (humanos, equipos y
materiales) y los costos.
27
Matriz que posibilita la estructuración sistemática y coherente de los diversos
componentes de un proyecto.
Es un punto de llegada de la concertación entre actores para la formulación del
proyecto y refleja los acuerdos (objetivos y estrategias)
Es el resumen, en una página, del diseño del proyecto.
28
Marco Lógico
Descripción
Indicadores
Lógica de la
intervención. Los
enunciados de lo
que se pretende
Mediciones
previstas
Fuentes de
verificación
Dónde conseguir
la información
para las
mediciones
Supuestos
Condiciones del
entorno por fuera
del proyecto que
se tendrán en
cuenta
Finalidad
Objetivo
Productos
Actividades
Insumos: descripción global de los
recursos que demandará el proyecto:
humanos, físicos y financieros
(subcontrataciones, viajes y viáticos)
Doble lógica: vertical y horizontal
PROYECTO BRITÁNICO
PARA EL FORTALECIMIENTO
DE LAS ONG
EN EL SECTOR
AGROPECUARIO
COLOMBIANO
29
PROYECTO BRITÁNICO
PARA EL FORTALECIMIENTO
DE LAS ONG
EN EL SECTOR
AGROPECUARIO
COLOMBIANO
… Lógica
Vertical
Finalidad
Objetivo General
Meta
Objetivo
Propósito
Productos
Resultados
Actividades
Para qué
Estado general al cual
contribuirá el proyecto
Qué
Aquello que se espera
conseguir como efecto
directo del proyecto
Cómo
Lo que el proyecto se
compromete a
suministrar o a alistar
Con qué
Los pasos que hay
que dar para generar
los productos
30
… Indicadores
Funciones
Características
Componentes
• Explicitar
• Verificar
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Central
Plausible
Objetivo
Independiente
Económico
¿Quién?
¿Dónde?
¿Cuándo?
¿Qué?
De qué manera?
¿Cuánto?
31
… Lógica Horizontal
Descripción
Indicadores
Fuentes de
verificación
Supuestos
Finalidad
Objetivo
Productos
Actividades
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Progreso y desenlace lógico
de las relaciones de causaefecto generadas entre los
recursos invertidos, las
actividades realizadas y los
cambios observados
Es una herramienta útil para la identificación de todos
los insumos que requiere el proyecto (INPUTS), las
tareas que se deben realizar en él (medios) y los
resultados esperados a corto (OUTPUT), mediano
(EFECTOS) y largo (IMPACTOS) plazo.
INPUT
(materiales)
Tiempo
Dinero
RRHH
Tecnología
Insumos
ACTIVIDADES
(medios)
+
Concebidas y
planificadas a fin
de alcanzar los
resultados
=
OUTPUT
(qué)
EFECTOS
(qué)
IMPACTOS
(por qué)
Cambios que se
producen a corto
plazo
Cambios que se
producen a mediano
plazo
Cambios que se
producen a largo
plazo
A nivel de los
individuos
A nivel de las
organizaciones
Atribuibles a la
realización de las
actividades
Atribuibles a la
realización del
output
A nivel de las
organizaciones
sociedades/países
Atribuibles a la
realización del
output y efectos
Este es un instrumento de
resumen de los aspectos
fundamentales de la formulación
del proyecto, es usado al inicio
del proyecto para precisar los
elementos y al final del estudio
de preinversión para asegurar la
coherencia.
INPUT: Contribución humana, organizacional, o
material, directa o indirecta disponible para la
realización del proyecto.
ACTIVIDADES: Gestión, coordinación, concepción,
realización, ayuda técnica, y formación organizadas
y ejecutadas por el personal asignado a un
proyecto.
RESULTADOS DE UN PROYECTOS: Cambios
perceptibles y/o medibles atribuidos a la realización
del proyecto.
Output: Resultados inmediatos que se derivan de la
puesta en marcha del proyecto.
Efectos: Cambios a mediano plazo. Ellos son la
consecuencia de la realización y de la implementación
de los outputs.
Impactos: Cambios a largo plazo que se derivan de la
realización de los output y de los efectos de un
proyecto.
INDICADORES DE RENDIMIENTO: Medidas
cuantitativas o cualitativas de los input, output,
efectos y del impacto de un proyecto, que sirven
para evaluar los progresos realizados hacia el
alcance de los resultados esperados.
CUADRO DE SEGUIMIENTO DEL RENDIMIENTO:
Determina, a priori, la manera como será medido el
grado de alcance de los resultados, en el curso y al
final del proyecto. Lo componen los Indicadores y
los Medios de Verificación.
Título del Proyecto:
__________________________
__________________________
_______________________
SUMARIO
NARRATIVO
(Cadena de
resultados)
Impactos
Efectos
Output del Proyecto
Actividades
Input
CUADRO LÓGICO
Sumario del proyecto
Indicadores
Duración:
Del ___________ al ___________
Presupuesto $_________________
Fecha de Preparación _________
Medios de
verificación
Presupuestos
críticos
(Factores de riesgo)
EFICACIA
Fuentes de
Cuadro de
Medición
Información
Seguimiento del
Cualitativa
Rendimiento
del Riesgo
CADENA DE
RESULTADOS
EFICIENCIA
RECURSOS
EFICIENCIA
PROCESO
PRODUCTO
PRODUCTIVIDAD
EFECTIVIDAD
CLIENTE
EFICACIA
DIMENSION
DEL
PROYECTO
INDICADOR
METAS
EFICIENCIA
EFICACIA
EFECTIVIDAD
IMPACTO
NBI después del programa
PARTE GENERAL DEL
PLAN NACIONAL DE
DESARROLLO
REDUCCION DE LA
POBREZA
NBI antes del programa
PROGRAMA
SUBPROGRAMA
PROYECTO
Gasto subprograma
Promedio escolaridad antes
del programa
Gasto subprograma
No. De personas que permanece por
lo menos 2 años en el programa
Promedio escolaridad
Promedio escolaridad
después del programa
Aumento en la escolaridad
de 6.9 años
No de personas que ingresan al
programa
Gasto subprograma
Población que accede al siguiente
nivel de educación media despues
del programa
Población que accede al
siguiente nivel
Población que accede al siguiente
nivel de educación media antes del
programa
AUMENTA R EL NIVEL
BASICO ESCOLARIDAD DE
5.5 A 6.9 AÑOS
MEJORAR LA CALIDAD DE
LA EDUCACION BASICA
$ Inversión
Docentes capacitados
No. De docentes capacitados
Docentes proyectados
MEJORAR LOS RECURSOS
DOCENTES
Es el resumen del proyecto,
en ella se condensa la
información extractada en los
formatos anteriores, de tal
manera que cualquier
interesado pueda ver los
aspectos más relevantes.