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CURSO VIRTUAL GESTIÓN DE PROYECTOS FEDEOXY PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA UNIDAD DE ESTUDIOS SOLIDARIOS NOVIEMBRE DE 2006 1 LA FORMULACIÓN DEL PROYECTO 2 “... - Serías tan amable de decirme, por favor, ¿qué camino debo tomar a partir de aquí? - preguntó Alicia. - Eso depende en gran medida de adónde quieras llegar - dijo el Gato. -Realmente no me importa adónde Respondió Alicia. -Entonces no importa que camino tomes ....” Tomado de Alicia en el país de las Maravillas Etapa en la que se define la idea del proyecto de acuerdo a la necesidad u oportunidad generadora del mismo y los resultados esperados. OPORTUNIDAD 1. BUSQUEDA DE ALTERNATIVAS METAS APROVECHAR FIJACIÓN DE NECESIDAD PARA ALCANZARLAS SATISFACER 2. SELECCION DE LA MEJOR IDEA Se describe claramente el problema, la oportunidad o la necesidad que dio origen al proyecto y se definen cuales son los resultados (metas) que se esperan con el proyecto. Herramienta: Planeación por escenarios . RESPONDE A Una oportunidad percibida Una necesidad percibida La necesidad de mejoramiento de un producto o servicio Idea Problema Una situación en una organización ¿Cuál es el resultado final esperado del proyecto? ¿Cuál es el alcance del proyecto? Entréguele al mejor tirador del mundo, el arma más sofisticada, certera y precisa fabricada hasta el momento, pero no le diga dónde está el blanco. ¿Que ocurriría? 1. El tirador no acertaría ninguno de sus tiros. Habrá desperdiciado su tiempo y su esfuerzo. 2. Usted perderá su inversión. Cuando no se definen los resultados que se esperan obtener con el proyecto y/o estos no son conocidos por el equipo de trabajo del proyecto, se llevará al proyecto a un: ¡Fracaso muy bien administrado! 1. Considerar que la meta debe hacer que el equipo se concentre en el resultado esperado. 2. Propiciar compromiso y acuerdo entorno a las metas del proyecto. 3. El usuario final debe participar en el diseño de las metas. Consensual Específica Realista Medible Marco de tiempo-costo Específica: Debe ser lo suficientemente clara como para que cualquier persona, con un conocimiento básico pueda entender qué es lo que se trata de hacer en el proyecto Medible: Se debe saber de manera cuantitativa si se logró lo que se quería hacer con el proyecto Consensual: Esta debe ser el acuerdo de todo el equipo que estará relacionado con el proyecto Realista: Debe estar acorde con los recursos, conocimientos y tiempos de que se dispone. Marco de tiempo-costo: Tiempo y presupuesto invertido en el proyecto y flexibilidad de los mismos La necesidad del proyecto es un sistema de información que permita sistematizar el flujo de información de tal manera que esta sea: Esta meta es: 1.Confiable 2.Oportuna 3.Precisa 4.De fácil acceso 5.Actualizada •Específica si no •Medible si no •Consensual si no •Realista si no •Marco c/t si no Se buscan diferentes soluciones o alternativas para producir los resultados esperados. Herramienta: Tormenta de Ideas, Analogías, Sueños. . De las ideas de proyectos se toman las que cumplan las expectativas de manera eficiente. Herramienta: Diagrama de Ishikawa . Diagrama de Ishikawa Materiales Talento humano Identificación Almacenaje Cualidad Manutención Motivación Formación Ausentismo Experiencia Máquinas Capacidad Edad Número Mantenimiento Management Presupuestos Políticas Financieras Procesos Moneda Luz Ruido Org. espacial Relaciones Int Ext Luz Métodos Ruido Org. espacial Relaciones Int Ext Medio ambiente Complejos inadecuados Vencidos Instrucciones confusas Problema Después de seleccionado el proyecto, se definen todos los elementos que intervendrán en él, los recursos necesarios, las actividades por realizar y las variables con las que se va a trabajar, para obtener resultados NIVELES DE PLANIFICACIÓN Estratégico Misión: Razón de ser Orientaciones Valores Políticas Programático Objetivos: Tácticas Programas Servicios Operativo Metas: Actividades Acciones 20 Planificar es crear un puente entre la situación actual y estados futuros deseados, a través de la definición de objetivos determinados y los medios necesarios para alcanzar estos objetivos Etapas de la planificación: 1. Estudio de factibilidad 2. Plan de acción y presupuesto 3. Plan de seguimiento, control y evaluación 21 Lograr Una organización lógica y secuencial, de actividades, personal y recursos, entre otros. Una determinación clara y precisa de responsabilidades y plazos. Ubicar criterios sobre las mejores metodologías para la acción. Coherencia en las acciones. Evitar La desorganización en la ejecución. El desperdicio de tiempo y dinero. La superposición de roles y funciones. La improvisación que puede llevar al fracaso. El activismo improductivo. Bases firmes para el seguimiento y la evaluación. Contradicciones internas. Eficiencia y eficacia. Evaluaciones subjetivas. 22 Planeación debe ser • Clara y comprensible. • Precisa. • Coherente. • Participativa. • Viable. • Verificable. • Flexible. Beneficios de la planeación • Definir el camino a seguir en forma clara y realista. • Establecer las bases para un trabajo en común de todos los participantes vinculados al proyecto. • Determinar con anterioridad, los puntos de referencia para la evaluación. • Orientar a todas las partes involucradas en el proyecto y coordinar sus acciones. • Comunicar a otros los objetivos que se buscan. • Posibilitar el manejo racional de los recursos. 23 PLANEACIÓN DE PROYECTOS SOCIALES Existen varios métodos y técnicas Método ZOPP (Planificación de proyectos orientada a objetivos) • Es un método que posibilita la participación de los diversos grupos involucrados. • Permite transparencia en los análisis y la toma de decisiones. • Busca el consenso. • Presenta un Marco Lógico y coherente que permite la claridad sobre los aspectos esenciales de la planeación. • Es flexible en el empleo y la aplicación de los instrumentos. 24 ¿Qué es el ZOPP? Planificación de proyectos orientada a objetivos. Conjunto de herramientas y procedimientos para la planificación de proyectos. Conjunto de definiciones precisas. • Parte integral de la gestión del ciclo de un proyecto. ¿Qué no es el ZOPP? Un taller de planificación, de varios días seguidos. Una receta de pasos para ser aplicados en cualquier proceso de planificación. El solo hecho de utilizar tarjetas de color, tableros 25 o paneles. Momentos de la Planeación (ZOPP) 1. Análisis de la situación en la que se inserta el proyecto. - Análisis Análisis Análisis Análisis de de de de la participación o de lo involucrados. problemas. objetivos. alternativas 2. Elaboración de la matriz de planificación del proyecto. - Objetivos Supuestos Indicadores Medios de verificación. 26 3. La planeación operativa de un proyecto: se entran a especificar los aspectos que permiten llevar el proyeto a la práctica Plan Operativo: Plan que detalla las actividades del proyecto delimitando claramente el tiempo, los responsables, los recursos necesarios (humanos, equipos y materiales) y los costos. 27 Matriz que posibilita la estructuración sistemática y coherente de los diversos componentes de un proyecto. Es un punto de llegada de la concertación entre actores para la formulación del proyecto y refleja los acuerdos (objetivos y estrategias) Es el resumen, en una página, del diseño del proyecto. 28 Marco Lógico Descripción Indicadores Lógica de la intervención. Los enunciados de lo que se pretende Mediciones previstas Fuentes de verificación Dónde conseguir la información para las mediciones Supuestos Condiciones del entorno por fuera del proyecto que se tendrán en cuenta Finalidad Objetivo Productos Actividades Insumos: descripción global de los recursos que demandará el proyecto: humanos, físicos y financieros (subcontrataciones, viajes y viáticos) Doble lógica: vertical y horizontal PROYECTO BRITÁNICO PARA EL FORTALECIMIENTO DE LAS ONG EN EL SECTOR AGROPECUARIO COLOMBIANO 29 PROYECTO BRITÁNICO PARA EL FORTALECIMIENTO DE LAS ONG EN EL SECTOR AGROPECUARIO COLOMBIANO … Lógica Vertical Finalidad Objetivo General Meta Objetivo Propósito Productos Resultados Actividades Para qué Estado general al cual contribuirá el proyecto Qué Aquello que se espera conseguir como efecto directo del proyecto Cómo Lo que el proyecto se compromete a suministrar o a alistar Con qué Los pasos que hay que dar para generar los productos 30 … Indicadores Funciones Características Componentes • Explicitar • Verificar • • • • • • • • • • • Central Plausible Objetivo Independiente Económico ¿Quién? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Qué? De qué manera? ¿Cuánto? 31 … Lógica Horizontal Descripción Indicadores Fuentes de verificación Supuestos Finalidad Objetivo Productos Actividades 32 Progreso y desenlace lógico de las relaciones de causaefecto generadas entre los recursos invertidos, las actividades realizadas y los cambios observados Es una herramienta útil para la identificación de todos los insumos que requiere el proyecto (INPUTS), las tareas que se deben realizar en él (medios) y los resultados esperados a corto (OUTPUT), mediano (EFECTOS) y largo (IMPACTOS) plazo. INPUT (materiales) Tiempo Dinero RRHH Tecnología Insumos ACTIVIDADES (medios) + Concebidas y planificadas a fin de alcanzar los resultados = OUTPUT (qué) EFECTOS (qué) IMPACTOS (por qué) Cambios que se producen a corto plazo Cambios que se producen a mediano plazo Cambios que se producen a largo plazo A nivel de los individuos A nivel de las organizaciones Atribuibles a la realización de las actividades Atribuibles a la realización del output A nivel de las organizaciones sociedades/países Atribuibles a la realización del output y efectos Este es un instrumento de resumen de los aspectos fundamentales de la formulación del proyecto, es usado al inicio del proyecto para precisar los elementos y al final del estudio de preinversión para asegurar la coherencia. INPUT: Contribución humana, organizacional, o material, directa o indirecta disponible para la realización del proyecto. ACTIVIDADES: Gestión, coordinación, concepción, realización, ayuda técnica, y formación organizadas y ejecutadas por el personal asignado a un proyecto. RESULTADOS DE UN PROYECTOS: Cambios perceptibles y/o medibles atribuidos a la realización del proyecto. Output: Resultados inmediatos que se derivan de la puesta en marcha del proyecto. Efectos: Cambios a mediano plazo. Ellos son la consecuencia de la realización y de la implementación de los outputs. Impactos: Cambios a largo plazo que se derivan de la realización de los output y de los efectos de un proyecto. INDICADORES DE RENDIMIENTO: Medidas cuantitativas o cualitativas de los input, output, efectos y del impacto de un proyecto, que sirven para evaluar los progresos realizados hacia el alcance de los resultados esperados. CUADRO DE SEGUIMIENTO DEL RENDIMIENTO: Determina, a priori, la manera como será medido el grado de alcance de los resultados, en el curso y al final del proyecto. Lo componen los Indicadores y los Medios de Verificación. Título del Proyecto: __________________________ __________________________ _______________________ SUMARIO NARRATIVO (Cadena de resultados) Impactos Efectos Output del Proyecto Actividades Input CUADRO LÓGICO Sumario del proyecto Indicadores Duración: Del ___________ al ___________ Presupuesto $_________________ Fecha de Preparación _________ Medios de verificación Presupuestos críticos (Factores de riesgo) EFICACIA Fuentes de Cuadro de Medición Información Seguimiento del Cualitativa Rendimiento del Riesgo CADENA DE RESULTADOS EFICIENCIA RECURSOS EFICIENCIA PROCESO PRODUCTO PRODUCTIVIDAD EFECTIVIDAD CLIENTE EFICACIA DIMENSION DEL PROYECTO INDICADOR METAS EFICIENCIA EFICACIA EFECTIVIDAD IMPACTO NBI después del programa PARTE GENERAL DEL PLAN NACIONAL DE DESARROLLO REDUCCION DE LA POBREZA NBI antes del programa PROGRAMA SUBPROGRAMA PROYECTO Gasto subprograma Promedio escolaridad antes del programa Gasto subprograma No. De personas que permanece por lo menos 2 años en el programa Promedio escolaridad Promedio escolaridad después del programa Aumento en la escolaridad de 6.9 años No de personas que ingresan al programa Gasto subprograma Población que accede al siguiente nivel de educación media despues del programa Población que accede al siguiente nivel Población que accede al siguiente nivel de educación media antes del programa AUMENTA R EL NIVEL BASICO ESCOLARIDAD DE 5.5 A 6.9 AÑOS MEJORAR LA CALIDAD DE LA EDUCACION BASICA $ Inversión Docentes capacitados No. De docentes capacitados Docentes proyectados MEJORAR LOS RECURSOS DOCENTES Es el resumen del proyecto, en ella se condensa la información extractada en los formatos anteriores, de tal manera que cualquier interesado pueda ver los aspectos más relevantes.