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ASIGNATURA:
TEMA:
OBJETIVO:
GRADO:
DOCENTE:
LOGROS:
COMPETENCIA:
INSTITUCION EDUCATIVA MANUELA BELTRAN
INFORMATICA
INTRODUCCIÓN A LAS BASES DE DATOS
Identificar los fundamentos del diseño de bases de datos en Access.
ONCE
JAVIER GUSTAVO VERA ALVAREZ
Identificar y aplicar los conceptos de Sistema de Información, base de datos relacional, tabla, variable de campo, tipo de datos.
diseñar bases de datos sencillas en Access.
CONCEPTOS:
SISTEMA DE INFORMACIÓN: Conjunto de recurso informáticos físicos (Hardware) y lógicos (Software) orientados al procesamiento de
información con un propósito definido.
Ej. Sistema de información bibliográfico.
PROPOSITO: Administrar el préstamo, circulación e inventario de material bibliográfico.
HARDWARE REQUERIDO:
Red de Computadores
Estaciones de trabajo
Impresora
Internet
SOFTWARE REQUERIDO:
Sistema operacional Windows XP o superior.
Programa de Administración bibliográfico
Información digitalizada
SISTEMA DE GESTIÓN: Son aquellos orientados a la consulta, actualización y procesamiento de grandes volúmenes de información.
BASES DE DATOS: Conjunto de tablas que componen un sistema de información y sus aplicaciones lógicas asociadas (índices o llaves primarias y
foráneas, integridad referencial, relaciones).
Ejemplo:
BASE DE DATOS: REGISTRO ACADÉMICO
TABLAS QUE LA COMPONEN: ESTUDIANTES, ASIGNATURAS, PROFESORES, CALIFICACIONES
BASE DE DATOS RELACIONAL: Es aquella en las que las tablas que la componen se relacionan entre si por campos comunes (ej. Código de
estudiante, cédula) y todos los campos de cada tabla poseen un mismo nivel dentro de su tabla.
TABLA: Conjunto de registros que conservan una estructura de variable de campo común y se identifican por un nombre específico ej. Tabla
Agenda, países, estudiantes.
REGISTRO DE DATOS: Es cada uno de los elementos que componen una tabla ej. En una tabla estudiantes cada registro de la misma
corresponde al formulario digital de cada alumno.
TABLA: ESTUDIANTES
CODIGO
NOMBRE
001
JUAN
002
VIVIANA
003
CARLOS
CURSO
1101
1004
1102
EDAD
17
16
19
SEXO
M
F
M
VARIABLES DE CAMPO: Elementos que constituyen la estructura de una tabla de datos. Se identifican con un nombre específico, poseen un tipo
de datos y tamaño determinado.
Ejemplo
TABLA: PAISES
VARIABLE DE CAMPO
CODIGO
NOMBRE PAIS
CAPITAL
TIPO DATOS
NUMERO
TEXTO
TEXTO
TAMAÑÓ
BYTE
50
50
TIPO DE DATOS:
Corresponde al genero de datos que se puede almacenar en una variable de campo determinada ej. TEXTO, NUMERO, LOGICO, FECHA,
OBJETO OLE,
Partes de una base de datos de Access
Tablas
Formularios
Informes
Consultas
Macros
Módulos
Tablas
Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como
consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre
almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos.
Para lograr la máxima flexibilidad para una base de datos, la información tiene que estar organizada en tablas, para que no haya redundancias. Por
ejemplo, si se almacena información sobre empleados, cada empleado se insertará una sola vez en una tabla que se configurará para contener
únicamente datos de los empleados. Los datos sobre productos se almacenarán en su propia tabla, y los datos sobre sucursales también tendrán
su tabla aparte. Este proceso se conoce como normalización.
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada información individual. Cada registro consta de campos (al
menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede trabajar con una tabla denominada "Empleados", en la que
cada registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de información diferente, como el
nombre, los apellidos, la dirección, o similares. Los campos se deben configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora,
numérico, o cualquier otro tipo.
Otra forma de describir registros y campos es imaginando un catálogo de fichas tradicional de una biblioteca. Cada ficha del armario corresponde a
un registro de la base de datos. Cada información contenida en una ficha (autor, título, etc.) corresponde a un campo de la base de datos.
Formularios
Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a
menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los
datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos
en las tablas.
Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los datos. Además, se les puede agregar elementos funcionales, como
botones de comando. Puede programar los botones para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o
realizar otras tareas diversas. Por ejemplo, podría crear un formulario denominado "Formulario de cliente" para trabajar con datos de clientes. El
formulario de cliente podría tener un botón para abrir un formulario de pedido en el que se pudiese escribir un pedido nuevo del cliente.
Los formularios también permiten controlar la manera en que otros usuarios interactúan con los datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear
un formulario que muestre únicamente ciertos campos y que permita la ejecución de determinadas operaciones solamente. Así, se favorece la
protección de los datos y se facilita la entrada correcta de datos.
Informes
Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta específica, como "¿Cuánto
dinero se ha facturado por cliente este año?" o "¿En qué ciudades están nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para presentar la
información de la mejor manera posible.
Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un
formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.
Consultas
Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más
común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas,
puede verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten
agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de registros para
formularios e informes.
Algunas consultas son "actualizables", lo que significa que es posible editar los datos de las tablas base mediante la hoja de datos de la consulta. Si
trabaja con una consulta actualizable, recuerde que los cambios se producen también en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.
Hay dos tipos básicos de consultas: las de selección y las de acción. Una consulta de selección simplemente recupera los datos y hace que estén
disponibles para su uso. Los resultados de la consulta pueden verse en la pantalla, imprimirse o copiarse al portapapeles. O se pueden utilizar
como origen de registros para un formulario o un informe.
Una consulta de acción, como su nombre indica, realiza una tarea con los datos. Las consultas de acción pueden servir para crear tablas nuevas,
agregar datos a tablas existentes, actualizar datos o eliminar datos.
Macros
Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de programación simplificado, que se puede utilizar para aumentar la funcionalidad
de la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar una macro a un botón de comando en un formulario, de modo que la macro se ejecute cuando se
haga clic en el botón. Las macros contienen acciones que realizan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos.
Casi todas las operaciones de bases de datos que normalmente se realizan manualmente se pueden automatizar mediante macros, ahorrando así
mucho tiempo.
Módulos
Los módulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Mientras que las macros en Access se
crean seleccionando acciones de una lista, los módulos se escriben en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones
(VBA) (Visual Basic para Aplicaciones (VBA): versión del lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones
basadas en Microsoft Windows y que se incluye en varios programas de Microsoft.). Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y
procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad. Un módulo puede ser de clase o estándar. Los módulos de clase se adjuntan a
formularios o informes, y normalmente contienen procedimientos específicos del formulario o el informe al que se adjuntan. Los módulos estándar
contienen procedimientos generales que no están asociados a ningún otro objeto. Los módulos estándar se enumeran en Módulos en el panel de
exploración, pero los módulos de clase no.
TIPOS DE DATOS EN ACCESS
Valor
Tipo de datos
Tamaño
Texto
(Predeterminado) Texto o combinaciones de texto y números, así como números que no
requieran cálculos, como los números de teléfono.
Hasta 255 caracteres o la longitud
que indique la propiedad Tamaño
del campo (el menor de los dos
valores). Microsoft Access no
reserva espacio para la parte que
no se utiliza de un campo de texto.
Memo
Texto extenso, o combinación extensa de texto y números.
Hasta 63.999 caracteres. Si el
campo se manipula a través de
DAO y sólo se va a almacenar en él
texto y números [no datos binarios],
el tamaño está limitado por el de la
base de datos.
Número
Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Para obtener más información sobre la
forma de establecer un tipo numérico específico, vea el tema de la propiedad Tamaño del
campo.
1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes si el valor
de la propiedad Tamaño del
campo es Id. de réplica).
Fecha/Hora
Valores de fecha y hora para los años del 100 al 9999.
8 bytes.
Moneda
Valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén
implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15
dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.
8 bytes.
Autonumérico
Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft
Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos
Autonumérico no se pueden actualizar. Si desea más información, vea el tema de la
propiedad Nuevos valores.
4 bytes (16 bytes si el valor de la
propiedad Tamaño del campo es
Id. la réplica).
Sí/No
Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso
o Activado/desactivado).
1 bit.
Objeto OLE
Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de
Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios) vinculado (vínculo OLE y DDE:
conexión entre un objeto OLE y su servidor OLE o entre un documento origen de
intercambio dinámico de datos (DDE) y un documento destino.) o incrustado (incrustar:
insertar una copia de un objeto OLE de otra aplicación. El origen del objeto, denominado
servidor OLE, puede ser cualquier aplicación que admita incrustación y vinculación de
objetos. Los cambios realizados en un objeto incrustado no se reflejan en el objeto original.)
en una tabla de Microsoft Access.
Hasta 1 gigabyte (limitado por el
espacio disponible en disco)
Hipervínculo
Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección
de hipervínculo (dirección de hipervínculo: ruta de un destino que puede ser un objeto, un
documento o una página Web. Una dirección de hipervínculo puede ser una dirección URL
(dirección de un sitio de Internet o una intranet) o una ruta UNC de red (dirección de un
archivo en una red de área local).). Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres
partes:
texto: el texto que aparece en un campo o control.
dirección: ruta de acceso a un archivo (ruta UNC (convención de nomenclatura universal
(UNC): convención de nomenclatura para archivos que proporciona un sentido de ubicación
de un archivo independiente del equipo. En vez de especificar una ruta de acceso y una letra
de unidad, un nombre UNC utiliza la sintaxis \\servidor\recurso_compartido\ruta_acceso
\nombre_archivo.)) o página (dirección URL (Localizador de recursos uniforme (URL):
dirección que especifica un protocolo (como HTTP o FTP) y la ubicación de un objeto,
documento, página World Wide Web u otro destino en Internet o una intranet, por ejemplo:
http://www.microsoft.com/.)).
subdirección: posición dentro del archivo o página.
información en pantalla: el texto que aparece como información sobre herramientas.
Cada una de las tres partes del tipo
de datos hipervínculo
Tipo de datos
Tamaño de almacenamiento
Intervalo
CATEGORIA ENTEROS
Byte
1 byte
0 a 255
Entero
2 bytes
-32,768 a 32,767
entero largo
4 bytes
-2,147,483,648 a 2,147,483,647
CATEGORIA NÚMEROS CON
PUNTO FLOTANTE O PARTE
ENTERA Y FRACCIONARIA
Simple
(coma flotante/ precisión simple)
4 bytes
-3,402823E38 a –1,401298E-45 para valores negativos; 1,401298E45 a 3,402823E38 para valores positivos
Doble
(coma flotante/ precisión doble)
8 bytes
-1.79769313486231E308
a
-4,94065645841247E-324
para
valores
negativos;
4,94065645841247E-324 a 1,79769313486232E308 para valores
positivos
Decimal
14 bytes
+/-79.228.162.514.264.337.593.543.950.335
sin
punto
decimal;
+/-7,9228162514264337593543950335 con 28 posiciones a la
derecha del signo
ACTIVIDAD:
En grupos de trabajo contestar las siguientes preguntas y entrega informe/práctica al docente:
1. Que elementos componen un Sistema de Información.
2. Que diferencia hay entre base de datos, tabla y registro.
3. Que elementos básicos se requieren para definir una variable de campo
4. Enuncie las tablas que podría contener una base de una biblioteca.
5. En Access que tipos de dato enteros hay.
6. En Access que tipos de datos NÚMERICOS no enteros hay.
7. Elabore una tabla comparativa entre los tipos de dato TEXTO, MEMO, BYTE, ENTERO, ENTERO LARGO, SIMPLE, DOUBLE, DECIMAL
DE ACUERDO AL EJEM PLO:
TIPO DE DATOS
ENTERO
8.
VALORES QUE ACEPTA
Números sin parte fraccionaria
o enteros positivos y negativos
VALOR MINIMO
-32,768
Elabore la siguiente AGENDA DE AMIGOS EN ACCESS
TABLA AMIGOS
CAMPO
CODIGO
NOMBRE
EDAD
SEXO
ESTATURA
TIENE PAREJA
CAPITAL
TELEFONO
AFICIONES
NACIO
AGREGE 20 REGISTROS.
TIPO DE DATOS
NUMERO
TEXTO
NUMERO
TEXTO
NUEMRO
SI/NO
NUMERO
TEXTO
MEMO
FECHA
TAMAÑO
BYTE
40
BYTE
1
DECIMAL
ENTERO LARGO
50
VALOR MÁXIMO
32,767