Download VALIDACIÓN DE DATOS PARA RESTRINGIR INFORMACIÓN

¿ Qué es la validación de datos ?
La validación de datos es una herramienta de Microsoft Excel que permite
controlar el tipo de datos o los valores que se pueden escribir en una celda.
Esta validación se puede configurar para evitar que se escriba información
incorrecta.
¿ Cuándo puedes usar la validación de datos ?
 Cuando deseas restringir los datos a elementos predefinidos de una lista.
 Si quieres que se ingresen únicamente números, fechas u horas
especificas.
 Cuando quieres limitar la cantidad de texto que hay en una celda.
Los tipos de validaciones que se pueden agregar en una celda son:
Número entero
Decimales
Listas
Fecha
Hora
Longitud de caracteres
Personalizada
PARA APLICAR UNA VALIDACIÓN PARA LA LONGITUD DE CARACTERES
1. Selecciona la celda donde se va a condicionar el número de caracteres
especifico.
2. Activa la ficha datos y ubica el grupo Herramientas de datos
3. Da clic en el comando Validación de Datos
4. En el cuadro de dialogo Validación de Datos, categoría permitir «seleccione la
opción longitud de texto y configura las siguientes opciones
5. Esto significa que en la celda se podrán agregar como máximo 30 caracteres
Otro de los elementos que se puede utilizar son los mensajes de validaciones,
mismos que se encuentran en las fichas consecutivas de la ventana.
MENSAJES DE ENTRADA
Este mensaje se utiliza
para proporcionar
información a las personas ANTES de que se
ingrese la información en la celdas, estos se
visualizan en una cuadro amarillo al seleccionar la
celda o colocar el cursor en esta.
PARA APLICAR MENSAJES DE ENTRADA A LAS
VALIDACIONES
1. Activa la ficha Mensaje de entrada.
2. Anota los datos que deseas que aparezcan
3. Da clic en el Botón aceptar
MENSAJES DE ERROR
Los mensajes de error sirven para avisarle al usuario cuando ha ingresado
información incorrecta y que de esta manera pueda corregirla
PARA APLICAR MENSAJES DE ERROR A LAS
VALIDACIONES
1. Activa la ficha Mensaje de error.
2. Anota los datos que deseas que aparezcan
3. Da clic en el Botón aceptar
PARA APLICAR UNA VALIDACIÓN DE LISTA
1. Comenzando en una celda, escribe la lista
2. Selecciona la celda donde se desea poner la lista y activa el comando validación
de datos.
3. En la sección de permitir elige la opción lista.
4. Da clic en el Botón de selección para seleccionar el rango correspondiente
5. Da clic en Botón aceptar y la celda con la lista mostrara una flecha
desplegable para la selección de opciones
6. Para que la lista de origen no se muestre, selecciona el rango que la contine
y establece el color de fuente blanco.
PARA APLICAR UNA VALIDACIÓN DE NÚMERO
1. Selecciona la celda donde deseas colocar la validación y activa el comando Validación
de datos.
2. Permite únicamente los Números enteros.
3. En la sección de datos establece el criterio «menor que 100»
4. Pulsa el Botón aceptar.
¿ QUÉ ES UNA FORMULA ?
Una fórmula es una operación que se utiliza para realizar cálculos o
procesamiento de valores y que nos arroja un resultado mostrando en la
celda en que se introdujo la fórmula.
También se puede decir que las fórmulas son una igualdad dentro de
celdas.
Una fórmula de Excel contiene los siguientes elementos:
Signo
igual
Referencias
o valores
Operadores
OPERADORES ARITMÉTICOS
• Son utilizados para realizar operaciones matemáticas básicas como suma,
resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos.
OPERADORES DE COMPARACIÓN
• Con estos se pueden comparar dos valores. Cuando se comparan los valores
utilizando estos operadores, es un valor lógico: VERDADERO O FALSO.
OPERADORES DE CONCATENACIÓN DE TEXTO
• El signo (&) se utiliza para unir o concatenar una o varias cadenas de texto
con el fin de generar un solo elemento.
OPERADORES DE REFERENCIA
• Estos operadores te servirán cuando deseas realizar operaciones con
diferentes rangos de celda.
PRIORIDAD DE LOS OPERADORES
1. Porcentaje
2. Multiplicación y división
3. Suma y resta
4. Concatenación
5. comparación
En este formato se deberán incluir formulas para sumar, promediar, restar y porcentaje
PARA AGREGAR UNA FORMULA QUE SUME DATOS
1. Selecciona la celda L10
2. Escribe el signo igual (=) que es con el que se indica el inicio de la formula
3. Escribe la primera celda que vas a sumar, posteriormente el operador mas ( + ) y
así consecutivamente hasta digitar todas las celdas. El resultado es el siguiente:
PARA AGREGAR UNA FORMULA QUE OBTENGA EL PROMEDIO
La formula para determinar el promedio es:
1. Selecciona la celda M10
2. Escribe el signo igual ( = ) para iniciar la formula
3. Selecciona la celda que contiene la suma, anota el operador de división ( / ) y
anota el numero de materias que se promediaran.
PARA AGREGAR UNA FORMULA QUE DETERMINE EL PROMEDIO FINAL
1. Selecciona la celda P10
2. Escribe la formula que corresponde al promedio final
¿ QUÉ ES UNA FUNCIÓN ?
Una función es una fórmula predefinida que realiza cálculos haciendo uso de valores
específicos en un orden determinado.
La ventaja de utilizar funciones es que no tienes que indicar mediante operadores lo
que se tiene que realizar ya que la función tiene estas operaciones asignadas.
Signo
igual
Nombre de
la función
Argumentos
Las categorías incluidas en la biblioteca de funciones de Excel para el manejo de estas
son las siguientes:
Financieras
Lógicas
Texto
Fecha y hora
Búsqueda y referencia
Matemáticas y Trigonométricas
Nombre
Acción que realiza
Suma
Suma los valores contenidos en el rango de celdas establecido
Promedio
Determina el promedio de las celdas que cumplan con una
condición
Max
Devuelve el valor máximo de una lista de valores contenidos
en un rango
Min
Devuelve el valor mínimo de una lista de valores contenidos
en un rango
Hoy
Muestra en la celda insertada la fecha actual con el formato
de fecha
Contar
Cuenta el numero de celdas de un rango que contiene datos
Contar.si
Cuenta las celdas que se encuentran dentro de un rango y que
cumplen con una condición establecida
Buscar
Busca valores de un rango ya sea dentro de una fila o una
columna
Producto
Multiplica todos lo valores especificados como argumentos
PARA INSERTAR LA FUNCIÓN PRODUCTO EN EL INVENTARIO
1. Selecciona la celda J9 ya que en esta se debe
insertar la fámula producto
2. Activa la ficha formulas y ubica el grupo de
biblioteca de funciones
3. Da clic en el botón insertar función
4. En el cuadro de dialogo insertar función,
escribe la palabra producto
5. Selecciona la función de la lista inferior y da
clic en aceptar
6. Establece los argumentos de la función
FUNCIÓN QUE DETERMINA EL TOTAL DE GANANCIAS
 En la celda K36 inserta la función SUMA para determinar el total de las
ganancias con los siguientes criterios.
FUNCIÓN PARA CONOCER EL NUMERO DE PRODUCTOS EN PAPELERIA
 En la celda K37 inserta la función CONTAR para determinar el numero de
productos que ofrece la papelería, con los siguientes criterios
FUNCIÓN PARA DETERMINAR LA CANTIDAD MAXIMA DE GANANCIA
 En la celda K40 inserta la función MAX para determinar la cantidad máxima
que se puede obtener como ganancia