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ELABORACIÓN DE ACTAS Y
RENOVACIÓN DE ENTIDADES SIN
ÁNIMO DE LUCRO – ESALES -
ABC - ESAL
ASOCIACIONES, CORPORACIONES,
FUNDACIONES Y ENTIDADES DEL
SECTOR DE LA ECONOMÍA
SOLIDARIA.
ABC - ESAL
NORMATIVIDAD: Asociaciones, Corporaciones, Fundaciones
Constitución de 1991, artículos 26, 38 y 39.
Código Civil, artículos 633 a 652.
Decreto 1529 de 1990.
Decreto 2150 de 1995.
Decreto 0427 de 1996.
Código de Comercio: Régimen de Sociedades,
requisitos formales para la elaboración de actas.
Concordancia con el artículo 42, Decreto 2150/95
Circular Externa 4 del 3 de septiembre de 2007. SIC
ABC - ESAL
REQUISITOS GENERALES DEL ACTA
Número del acta.
Nombre de la entidad.
Órgano que se reúne
Naturaleza de
extraordinaria).
la
reunión
(si
es
ordinaria
o
Fecha, hora y lugar.
Datos de convocatoria: Forma o medio utilizado,
antelación y órgano que convoca. (según estatutos)
Verificación del quórum de conformidad con los
estatutos
ABC - ESAL
REQUISITOS GENERALES DEL ACTA
Decisiones
adoptadas
con
su
correspondiente
aprobación. Si se trata de nombramientos deberán coincidir
en su conformación y procedimiento de elección con lo
estipulado en los estatutos, y si se trata de reformas la
relación de artículos modificados con su respectivo texto
deberá ser aprobada por el órgano reunido y contenida en el
acta
REQUISITOS GENERALES DEL ACTA
Aprobación del acta, ya sea por el órgano que se reúne o
por la comisión designada para El efecto.
Firmas de quienes actuaron como presidente y secretario de
la reunión.
Aprobación de las actas
Aprobación en la misma reunión o
sistema general: ocurre cuando
terminada la reunión del órgano
colegiado, se elabora inmediatamente
el documento para que sea el mismo
órgano social el que imparta la
aprobación correspondiente. Dicha
constancia deberá quedar consignada
en el acta de que se trate.
Aprobación en reunión posterior:
ocurre cuando el órgano colegiado
reunido, defiere en el tiempo la
aprobación del acta de que se trate
para ser abordada en una reunión
posterior. En este caso la
aprobación del acta anterior deberá
adoptarse como una decisión social
y documentarse en el cuerpo de la
nueva acta.
Aprobación de las actas
Aprobación mediante delegados: Ocurre cuando el órgano
colegiado, defiere en una comisión o comité la aprobación final del
acta.
Dicha delegación debe entenderse hecha en cada una de las
personas que conforman la comisión, de suerte que para la
aprobación del acta de que se trate, se requerirá de la anuencia de
todos los designados (Oficio 220-49438 del 21 de agosto de 1998.
Supersociedades).
“En consecuencia, las firmas de todos los comisionados deben
constar en el acta en señal de que su contenido es fiel relación
escrita de lo sucedido en la respectiva sesión” (Oficio 220-80762.
Ibídem).
Copias de actas
Fotocopia “autenticada” del
acta original, directamente
tomada del Libro de Actas de
la compañía (siempre que el
mismo se encuentre
registrado).
Copia del acta original, suscrita
(o con constancia de firmado) por
el presidente y secretario de la
reunión y autorizada por el
secretario o por algún
representante legal de la
sociedad.
Copia extractada (resumida) del acta,
suscrita (o con constancia de
firmado) por el presidente y secretario
de la reunión y autorizada por el
secretario o por algún representante
legal de la sociedad.
Indivisibilidad de los Requisitos Formales del Acta
Según se desprende del régimen legal de las Actas (Arts. 189 y
431 C. de Co; Art. 131 Dcto 2649 de 1993; Circular Externa D-001
de 1991 Supersociedades), todos los elementos formales que
hacen parte integrante de las mismas deben quedar insertos
dentro del acta original y de sus copias, debido a que esas
formalidades inciden directamente en el valor probatorio del
documento.
Actas Adicionales o Aclaratorias – dos Hipótesis Previstas
en el Inc. 2º del Artículo 131 del Decreto 2649 de 1993.
“Cuando inadvertidamente en las actas se omitan
datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren
actuado como presidente y secretario pueden asentar
actas adicionales para suplir tales omisiones”.
“Pero cuando se trate de aclarar o hacer
constar decisiones de los órganos, el acta
adicional debe ser aprobada por el respectivo
órgano o por las personas que éste hubiere
designado para el efecto”
SISTEMA PREVENTIVO DE FRAUDES - SIPREF
Según lo establecido por la Circular Externa 005 del 30
de mayo de 2014, es un sistema de políticas
procedimientos, mecanismos y actuaciones pedagógicas
mediante los cuales las cámaras de comercio validan la
identidad de todas las personas que presentan peticiones
registrales, y envían alertas por medios electrónicos que
posibilitan a los titulares de la información de los
registros públicos la adopción de medidas tempranas
para proteger su información registral.
SISTEMA PREVENTIVO DE FRAUDES - SIPREF
En atención a lo establecido por el SIPREF, debe tenerse en cuenta:
Es obligatorio que las personas que presenten peticiones de registro en las taquillas de la
Cámara exhiban su cédula de ciudadanía (amarilla con holograma)
Es obligatorio que en los actos de nombramiento de administradores y revisores fiscales se
deje constancia del número de cédula del designado y la fecha de expedición de la misma.
Las entidades inscritas que no han renovado o solicitado inscripciones en los últimos tres (3)
años, adquieren la condición de inactivas, y sólo podrán presentar peticiones de registro en
forma presencial. La CCMA validará que el solicitante sea el representante legal,
administrador o revisor fiscal inscrito en el caso de las personas jurídicas.
La Cámara se abstendrá de recibir, tramitar o registrar actos o documentos cuando existan
inconsistencias en la identificación del peticionario o cuando no se cumplan los presupuestos
del SIPREF.
IMPUESTO DE REGISTRO
• El recaudo del impuesto de carácter
departamental está sujeto a las disposiciones de
la Gobernación correspondiente (Ley 223 de 1995
y Decreto reglamentario 650 de 1996). Una vez
realice el pago de dicho tributo, presente los
documentos en las taquillas de la Cámara de
Comercio competente para registrar el acto o
documento sujeto a control de legalidad.
IMPUESTO DE REGISTRO
• No existe el “impuesto de registro mercantil”.
Existe el impuesto de registro, que por Ley le
genera ingresos a las gobernaciones, y se
aplica a muchos actos, entre ellos, a actos
relacionados con el registro a cargo de las
Cámara de Comercio.
IMPUESTO DE REGISTRO
Fundamentos normativos
Ley 223 de 1995
Decreto 650 de 1996
Ley 1607 de 2012
IMPORTANCIA DEL IMPUESTO
Es presupuesto indispensable para acceder al registro, anexar la
constancia de pago del impuesto de registro por los actos y
documentos sujetos a inscripción.
De no presentarse impuesto la Cámara de Comercio tendrá que:
Proceder a realizar REGISTROS
PARCIALES de los actos que
cumplen los requisitos de ley y
tienen acreditado el impuesto
ABSTENERSE DE REGISTRAR los
actos de los cuales no se
acredite el impuesto.
RADICACIÓN ANTES DE LA FECHA LÍMITE DE REGISTRO
El ingreso del documento por las taquillas de la Cámara debe efectuarse
en el rango de fecha límite para registro, transcurrida esa fecha habrá lugar
a pago de intereses moratorios, por tanto, no será posible el ingreso sin la
constancia de pago de la mora.
El recibo donde conste el pago de la mora deberá estar también en el rango
de fecha límite para registro.
IDENTIFICACIÓN Y RAZÓN SOCIAL DEL BENEFICIARIO DEL
IMPUESTO
Se verificará que los datos del impuesto correspondan al
beneficiario o sujeto pasivo del impuesto.
BASE GRAVABLE.
RENOVACIÓN

LA RENOVACIÓN DE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO
ESTÁ REGULADA EN EL ARTÍCULO 166 DEL DECRETO 19 DE 2012.

ES LA OPORTUNIDAD QUE TIENEN LOS COMERCIANTES E INSCRITOS EN EL RUES DE ACTUALIZAR
O MODIFICAR SU INFORMACIÓN Y SER VISIBLES FRENTE A LA COMUNIDAD EMPRESARIAL Y
SOCIAL.

EL DEBER DE RENOVAR ANUALMENTE SE EXTIENDE, NO SOLO A LA MATRÍCULA MERCANTIL, SINO
TAMBIÉN A LA INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO EMPRESARIAL Y SOCIAL RUES, A PARTIR DEL
AÑO 2013.
ABC - ESAL
Renovación del Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro
Según lo establecido en el artículo 166 del Decreto 019 de 2012, a partir de este
año, todas las entidades inscritas en el registro de Entidades sin Ánimo de Lucro
deberán renovar su inscripción y actualizar su información cada año.
La renovación de la inscripción en el Registro de Entidades sin Ánimo de
Lucro es muy importante para que las entidades que ejercen su actividad a
cabalidad, sigan haciéndolo de manera formal y mantengan su información
vigente.
La renovación del Registro de las Entidades sin Ánimo de Lucro Extranjeras,
Cooperativas y Precooperativas de Trabajo Asociado y de las Veedurías sin
personería jurídica no tiene costo, pero hay que realizarlo.
Hacer el trámite es muy sencillo, solo debe acercarse a las sedes de la
Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia y allí recibirá la orientación
necesaria.
RENOVACIÓN
¿Quién debe adelantar el proceso de renovar?: La
obligación de renovar la mercantil o la inscripción en el
RUES se radica en cabeza del titular registral, esto es, el
comerciante persona natural o el representante legal de
la persona jurídica.
RENOVACIÓN
• ¿Un tercero puede renovar? La obligación
de renovar la mercantil o la inscripción en el
RUES es única y exclusiva del titular registral.
Lo anterior toda vez que la renovación
obedece a la oportunidad de actualizar,
cambiar, mutar o modificar datos atinentes a
la matrícula o la inscripción en el RUES.
RENOVACIÓN
• Cómo se obtiene el valor de la
renovación? Esta obligación se liquida con
fundamento en el valor de los activos
declarados por el titular registral en el
formulario y se le aplican las tarifas fijadas por
el gobierno nacional para cada año que se
pretenda renovar.
Aspectos de la renovación
¿Cada cuánto debo renovar? La obligación de renovar la
inscripción en el RUES, tiene lugar una sola vez cada año
y debe adelantarse en el periodo comprendido entre el
primero (1) de enero y el treinta y uno (31) de marzo del año
correspondiente.
¿Cuándo se entiende renovado? La obligación de renovar
la matrícula mercantil o la inscripción en RUES se
entiende cumplida una vez se radique el formulario suscrito
por el titular registral y se cancele la tarifa correspondiente
a dicha renovación.
Aspectos de la renovación
Beneficios de la renovación:
Con la renovación se hace pública la calidad del inscrito en el
RUES, se goza de beneficios diseñados para quienes se
encuentren formalizados.
Capacitaciones gratuitas durante todo el año.
Descuentos en los Servicios Empresariales de la Cámara.
Acceso sin costo al servicio Herramientas Empresariales.
Posibilidad de acceder a servicios especializados de
fortalecimiento para el negocio.
 Facilita el acceso al créditos.




Aspectos de la renovación
Registro Único Empresarial y Social –RUES, es una
plataforma
de información unificada, administrado por las
Cámaras de Comercio. Su objeto principal es mantener
actualizado el registro y garantizar la eficacia del mismo.
El organismo que ejerce inspección, vigilancia y control de las
cámaras de comercio (Superintendencia de Industria y Comercio)
establecerá los formatos, información requerida y procedimiento
para inscripción y renovación de sus integrantes.
Aspectos de la renovación
Quiénes integran el RUES y deben renovar:
*Registro Mercantil y el Registro Único de Proponentes.
*Entidades sin Ánimo de Lucro, Decreto 2150 de 1995.
*Vendedores de juegos de suerte y azar, Ley 643 de 2001.
*Veedurías ciudadanas , Ley 850 de 2003.
*Registro Nacional de Turismo, Ley 1101 de 2006.
*Registro de apoderados judiciales de Entidades
Extranjeras de Derecho Privado sin
Ánimo de Lucro, Decreto 2893 de 2011.
* Registro de la economía solidaria, Ley 454 de 1998.
Aspectos de la renovación
Entidades sin Ánimo de Lucro que deben adelantar la renovación con tarifa en
cero pesos:
REGISTRO
TRÁMITE
ENTIDAD
Ley
¿QUÉ DEFINE LA LEY?
ESALES ONG
extranjeras
Apoderados judiciales
Artículo 166 Decreto 19 de 2012. Las cámaras de comercio no
en Colombia de Esales Decreto 2893 de podrán cobrar derechos de inscripción y renovación sobre los
Inscripción,
renovación de extranjeras con negocios 2011; Decreto Ley registros que se le trasladan en virtud del presente decreto y
la inscripción
permanentes en el 19 de 2012
que a la vigencia del mismo no los causan. "No hay tarifa en la
territorio nacional
inscripción ni la renovación".
ESALES veedurías
ciudadanas sin
personería jurídica
Artículo 166 Decreto 19 de 2012. Las cámaras de comercio no
Decreto Ley 2150
podrán cobrar derechos de inscripción y renovación sobre los
Inscripción,
Veedurías y redes de de 1995; Ley 850
novación de la
registros que se le trasladan en virtud del presente decreto y
veedurías sin personería de 2003; Decreto
inscripción
que a la vigencia del mismo no los causan. "Renuevan sin
Ley 19 de 2012
tarifa" (no tienen patrimonio).
ECONOMÍA
SOLIDARIA 1
Decreto Ley 2150
Cooperativas de Trabajo
de 1995; Ley 79 de
Inscripción,
Asociado
(CTA)
y
renovación de
1988; Ley 454 de
Precooperativas
de
la inscripción
1998; Decreto Ley
Trabajo Asociado (PCTA)
19 de 2012
Artículo 166 Decreto 19 de 2012. Las cámaras de comercio no
podrán cobrar derechos de inscripción y renovación sobre los
registros que se le trasladan en virtud del presente decreto y
que a la vigencia del mismo no los causan. Renuevan sin
tarifa.
Aspectos de la renovación
Entidades que deben adelantar la renovación con tarifa de acuerdo a los activos
declarados.
ESALES |
Inscripción,
Corporaciones,
renovación de la
fundaciones
inscripción
asociaciones,
Cooperativas,
precooperativas,
fondos de empleados, asociaciones
Inscripción,
mutuales, instituciones auxiliares
ECONOMÍA
renovación de la del
cooperativismo,
empresas
SOLIDARIA 2
inscripción
comunitarias, empresas de servicios
en las formas de administración
cooperativa.
Decreto Ley 2150 de
1995; Ley 850 de 2003;
Decreto Ley 19 de 2012
Decreto Ley 2150 de
1995; Ley 79 de 1988;
Ley 454 de 1998;
Decreto Ley 19 de 2012
Artículo 42 Decreto Ley 2150 de
1995: los actos de las entidades sin
ánimo de lucro se inscribirán en los
mismos términos, tarifas y
condiciones previstos para el
Registro Mercantil. Renuevan con
tarifa.
Artículo 42 Decreto Ley 2150 de
1995: los actos de las entidades sin
ánimo de lucro se inscribirán en los
mismos términos, tarifas y
condiciones previstos para el
Registro Mercantil. Renuevan con
tarifa.
ABC - ESAL
GRACIAS
Av. Oriental 52-82. Piso 3.
Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia