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EMPRESA
Toda actividad económica organizada para la producción, transformación,
circulación o custodia de bienes, o para la prestación de servicios….
Alternativas para formalizar una actividad
comercial:
A.
Personas Naturales:
Persona natural es cualquier individuo de la raza humana, puede
comprometerse ante terceros, obtener créditos y ejecutar cualquier otra
actividad propia de los comerciantes, sin embargo debe tenerse en cuenta que
como persona natural compromete todo su patrimonio en sus actividades
comerciales.
B.
Personas Jurídicas:
La ley permite que por voluntad del ser humano se creen personas imaginarias
con capacidad de ejercer derechos, contraer obligaciones y de ser
representadas judicial y extrajudicialmente, para que ejerzan todas las
actividades propias de un comerciante; a esta ficción legal se le denomina
persona jurídica
SOCIEDADES
Son formadas por un contrato por el cual dos o más personas se obligan a hacer
un aporte en dinero, en trabajo u otros bienes con el fin de repartirse las utilidades
que genere el desarrollo de la empresa.
CLASES DE SOCIEDADES
Pueden clasificarse dependiendo de las características como el grado de
responsabilidad y la forma de participación:
En Colombia existen cinco clases de sociedades comerciales: colectiva, en comandita
(simple o por acciones), de responsabilidad limitada y anónima.
Generalmente la sociedad colectiva y la sociedad en comandita son utilizadas por
empresas familiares o pequeñas, la de responsabilidad limitada por empresas
pequeñas y medianas, y la sociedad anónima por empresas grandes.
SOCIEDAD COLECTIVA
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Por lo menos dos socios, no existe límite respecto al número máximo.
Los socios responden solidaria e ilimitadamente por las obligaciones de la
sociedad que no sean atendidas por ésta.
Los socios responden solidariamente por los impuestos de la sociedad a prorrata
de sus aportes en la misma.
La administración de la sociedad esta en manos de todos los socios quienes
pueden delegarla en otros socios o en terceros.
El representante legal de la sociedad es elegido por los socios, y es quien adelanta
todas las gestiones que comprenda el giro ordinario de los negocios.
Por ser una sociedad de personas, el aporte de capital no tiene mayor
trascendencia al momento de constitución de la sociedad.
SOCIEDAD EN COMANDITA
•
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La sociedad en comandita simple debe tener por lo menos un socio gestor y un
socio comanditario, los cuales no pueden exceder de 25.
La sociedad en comandita por acciones debe tener por lo menos un socio gestor y
cinco comanditarios y un máximo indeterminado.
El socio gestor responde solidaria e ilimitadamente por las obligaciones de la
sociedad, mientras que los socios comanditarios responden hasta por el monto de
sus aportes. En la sociedad en comandita por acciones, al contrario a lo que
sucede en las sociedades en comandita simple, los socios comanditarios no son
solidariamente responsables por los impuestos de la sociedad.
SOCIEDAD EN COMANDITA
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La administración de la sociedad se encuentra en cabeza de los socios gestores
quienes podrán ejercerla directamente o delegarla en terceros.
El capital deberá pagarse, en el caso de la sociedad en comandita simple, la
totalidad al momento de la constitución. La sociedad en comandita por acciones los
socios deben suscribir por lo menos el 50% del capital autorizado y pagar por lo
menos el 33% del capital suscrito. El capital restante deberá ser pagado dentro del
año siguiente a la fecha de constitución de la sociedad.
SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD
LIMITADA
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Deben constituirse con un mínimo de dos y un máximo de 25 socios.
Los socios responden por las obligaciones de la sociedad hasta por el monto de su
aporte.
En materia de impuestos y obligaciones laborales insolutas, los socios responden
solidariamente a prorrata de sus aportes y en proporción al periodo por el cual se
tuvo el aporte durante el año fiscal.
La dirección y administración de la sociedad está a cargo de la junta de socios, en
la cual cada socio tiene tantos votos como cuotas tiene en la sociedad. La junta de
socios puede delegar la administración de la sociedad en un gerente.
El capital social debe ser pagado en su totalidad en el momento de constituir la
sociedad y debe estar dividido en cuotas de igual valor cada una.
La sociedad limitada tendrá Revisoría Fiscal, en caso de que así lo apruebe
cualquier número de socios excluidos de la administración que represente al
menos el veinte por ciento (20%) del capital.
SOCIEDAD ANONIMA
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Deben tener como mínimo cinco accionistas.
Los accionistas responden por las obligaciones de la sociedad hasta por el monto
de su aporte.
En el momento de la constitución de la sociedad los accionistas deben suscribir
por lo menos el 50% del capital autorizado y pagar por lo menos el 33% del capital
suscrito. El capital suscrito restante, deberá ser pagado dentro del año siguiente a
la fecha de constitución de la sociedad.
La dirección y administración de la sociedad está a cargo del representante legal,
la junta directiva y la Asamblea General de Accionistas.
El representante legal y sus suplentes son elegidos y removidos por la Junta
Directiva, a menos que en los estatutos esta facultad le haya sido asignada a la
Asamblea de Accionistas.
SOCIEDAD ANONIMA
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Ningún accionista puede ser propietario del 95% o más del total de las acciones en
que se divide el capital social.
La Junta Directiva está conformada por no menos de tres miembros y sus
respectivos suplentes, y sus facultades están establecidas en los estatutos
sociales.
La Asamblea de Accionistas está conformada por los accionistas reunidos con el
quórum determinado en los estatutos de la sociedad y se debe reunir por lo menos
una vez al año, en la fecha señalada en los estatutos o dentro de los tres meses
siguientes al vencimiento de cada ejercicio fiscal.
SOCIEDAD ANONIMA
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Las sociedades anónimas pueden obtener recursos de la emisión y colocación de
acciones ordinarias, acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto,
bonos ordinarios, o bonos obligatorios o facultativamente convertibles en acciones.
Las sociedades de responsabilidad limitada, en comandita por acciones y
anónima, deben constituir una reserva legal que debe alcanzar por lo menos el
50% del capital suscrito, constituida con el 10% de las utilidades líquidas de cada
ejercicio fiscal.
EMPRESA UNIPERSONAL
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Destinación de una parte de los activos de una persona natural o jurídica a la
realización de una o más actividades de carácter mercantil.
El constituyente de la empresa unipersonal responde hasta por el monto de su
aporte, salvo en el caso de las obligaciones tributarias de la empresa.
La administración de la empresa unipersonal esta a cargo del constituyente, quien
a su vez puede delegarla en un tercero.
EMPRESA UNIPERSONAL
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El aporte de capital deberá hacerse al momento de constitución de la empresa.
El titular de la empresa unipersonal no podrá contratar con ésta, ni con otras
empresas del mismo tipo de que él sea titular.
La empresa deberá adoptar cualquier tipo de sociedad comercial cuando llegue a
pertenecer a dos o más personas. Del mismo modo, las sociedades comerciales
que reduzcan su número de socios o accionistas a uno, podrán adoptar la figura de
empresa unipersonal.
En lo no previsto para las empresas unipersonales, se aplicarán las reglas
generales relativas a las sociedades comerciales y, en especial, las que regulan la
sociedad de responsabilidad Ltda.
TIPOS DE SOCIEDADES
Tipo Social
Sociedad Colectiva
Sociedad en Comandita Simple
Sociedad en Comandita por
Acciones
Sociedad Anónima
Sociedad de Responsabilidad
Limitada
Tipo de socios
Socios
Dos categorías:
1. Colectivos o gestores: Administran la
sociedad
2. Comanditarios: No intervienen en la
administración
Dos categorías:
1. Colectivos o gestores: Administran
la sociedad
2. Comanditarios: No intervienen en
la administración
Accionistas
Socios
Capital Social
El capital se divide en partes de interes cuyo valor puede
ser desigual.
Cada socio tiene un voto, sin importar el valor de su
participación.
El aumento o disminución del capital social requiere
reforma estatutaria.
El capital se divide en cuotas de igual
valor que confieren un voto cada una.
Se integra con los aportes de capital de
los socios comanditarios colectivos.
El aumento o disminución del capital
social requiere reforma estatutaria.
El capital se divide en acciones de
igual valor.
Este se integra con los aportes de
capital de los socios comanditarios y
colectivos.
El aumento de capital autorizado
requiere reforma estatutaria.
El capital se divide en acciones
de igual valor.
Las acciones en circulación
corresponden al capital pagado
por los accionistas.
Se pueden emitir acciones
privilegiadas, acciones de goce
o industria, acciones con
dividendo preferencial y sin
derecho a voto y bonos
obligatoriamente convertibles en
acciones.
El capital se divide en cuotas
de igual valor.
El aumento o disminución del
capital social requiere reforma
estatutaria.
Mínimo dos socios
No hay limite máximo
Mínimo un socio gestor y máximo 25
socios comanditarios
Mínimo un socio gestor y 5
comanditarios.
No hay limite máximo
Mínimo 5 accionistas.
No hay limite máximo
Mínimo 2 socios y máximo 25
Responsabilida
d de los socios
Solidaria e ilimitada
Socios gestores:
Solidaria e ilimitada.
Socios Comanditarios: hasta el monto de
sus aportes salvo excepciones por
obligaciones tributarias y laborales.
Socios gestores:
Solidaria e ilimitada.
Socios Comanditarios: hasta el
monto de sus aportes.
Hasta el monto de sus aportes.
Hasta el monto de sus
aportes salvo excepciones por
obligaciones tributarias y
laborales.
Órganos
Sociales
Junta de Socios
Representante Legal
Junta de Socios
Representante Legal
Asamblea de Asociados
Representante Legal
Asamblea General de
Accionistas.
Junta Directiva
Representante Legal
Junta de Socios
Representante Legal
Requiere autorización expresa de los consocios
Requiere reforma estatutaria
Los socios comanditarios pueden ceder
sus cuotas agotando el derecho de
preferencia salvo estipulación en contrario
establecida en los estatutos sociales.
Los socios gestores requieren
autorización expresa de los demás
comanditarios.
La cesión requiere reforma estatutaria
Las acciones son libremente
negociables salvo que se pacte
derecho de preferencia en los
estatutos sociales
La cesión de acciones no requiere
reforma estatutaria.
Las acciones son libremente
negociables salvo que se pacte
derecho de preferencia.
La cesión de acciones no
requiere reforma estatutaria.
Existe derecho de preferencia
para la cesión de cuotas de
participación
La cesión de cuotas requiere
reforma estatutaria
En la escritura de constitución de la sociedad los socios
se obligan a hacer un aporte.
Pagan la totalidad del capital en el
momento de constitución de la sociedad.
Suscriben el 50% del capital
autorizado y pagan la tercera parte
del capital suscrito.
Suscriben el 50% del capital
autorizado y pagan la tercera
parte del capital suscrito.
Pagan la totalidad del capital
en el momento de la
constitución de la sociedad.
No requiere salvo las excepciones de ley.
No requiere salvo las excepciones de ley.
Requiere
Requiere
No requiere salvo las
excepciones de ley.
Número de
socios o
accionistas
Cesión de
Participaciones
Sociales
Pago de
Capital
Revisor Fiscal
PASOS GENERALES PARA LA
CONSTITUCIÓN DE SOCIEDADES
1. Decisión de que tipo de forma societaria se
usará y definir los estatutos de la sociedad
que va a ser constituida
ESCRITURA DE CONSTITUCION
La escritura pública de constitución de la sociedad o sucursal deberá suscribirse ante
un notario público y deberán comprender, entre otros, lo siguiente:
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•
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Nombre y domicilio de los accionistas o socios.
Clase de sociedad que se constituye y su nombre.
Domicilio de la sociedad y de las sucursales si hubiere.
Objeto social.
Capital de la sociedad y valor nominal de las acciones/cuotas.
Nombre del representante legal de la sociedad y su suplente, incluyendo sus
atribuciones y limitaciones.
ESCRITURA DE CONSTITUCION
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Nombre de los miembros de la junta directiva (al menos tres) y sus suplentes,
incluyendo sus obligaciones.
Nombre del revisor fiscal y un suplente. La ley autoriza que se nombre a una firma
auditora la cual deberá designar a la persona que ejercerá como revisor fiscal y su
suplente.
Término de duración de la sociedad y las causales de disolución anticipada de la
misma.
La época y forma de convocar y constituir la asamblea o junta de socios en
sesiones ordinarias o extraordinarias, así como la manera de deliberar y decidir
sobre los asuntos de su competencia.
Las fechas en que se deben preparar los estados financieros.
La forma en que se deben distribuir los beneficios sociales con indicación de las
reservas que deben hacerse.
La forma de hacer la liquidación de la sociedad, una vez disuelta.
La forma en que los asociados y los administradores sociales, resolverán sus
eventuales diferencias.
2. Elevar y/o protocolizar en escritura pública
•
La firma de la escritura pública de constitución genera el pago de derechos
notariales que oscilan entre 2.7 y 3.0 por mil del valor del capital asignado.
•
En el caso de constitución de una empresa unipersonal no se requiere de
escritura pública, basta con un documento privado salvo que los activos que se
destinen a la empresa sean bienes que requieran de escritura pública. El
documento privado deberá contener:
–
Nombre y domicilio del empresario.
–
Denominación o razón social de la empresa.
–
Domicilio de la empresa.
–
Objeto social.
–
Capital de la empresa y estimación de valor de los bienes aportados.
–
Número de cuotas de igual valor en que se dividirá la empresa.
–
Forma de administración y el nombre, documento de identidad y facultades
del administrador.
–
Término de duración de la sociedad y las causales de disolución anticipada
de la misma.
3. Obtener las cartas de aceptación de los
cargos de la sociedad
Deberán obtenerse cartas de aceptación al cargo de las personas nombradas en los
estatutos de la compañía, como es el caso del representante legal y su suplente, los
miembros principales y suplentes de la junta directiva y el revisor fiscal y su
suplente, cuando haya lugar a cada nombramiento. Dichas cartas deben incluir el
nombre completo de la persona que acepta el cargo, el cargo, el documento y
número de identificación de la persona y su firma.
4. Efectuar el registro mercantil y obtener el NIT
•
•
•
•
La escritura pública de constitución, las cartas de aceptación y el formulario
adicional para fines tributarios (RUT y RIT si es el caso) diligenciado, indicando los
impuestos a los que la compañía estará sujeta, deberán inscribirse en la Cámara de
Comercio del domicilio de la compañía. Para ello debe diligenciarse el formulario de
matrícula mercantil y el formulario adicional para información tributaria que provee la
Cámara. Dicha entidad expedirá un certificado de existencia y representación legal
de la compañía.
La inscripción en la Cámara, está sujeta al pago del impuesto de registro,
equivalente al 0.7% del monto del capital de la compañía. Dicha inscripción debe
renovarse anualmente ante la misma entidad, tramite cuyo valor depende del monto
de los activos de la compañía.
Una vez constituida, en los dos días siguientes, la Cámara otorga a la compañía el
Número de Identificación Tributaria -NIT-.
El registro tiene carácter de obligatorio y el retardo lleva consigo sanciones.
Concluidos los pasos anteriores la compañía se encuentra constituida, existe ante
terceras personas y puede iniciar sus operaciones.
5. Registrar los libros de la compañía en la
Cámara de Comercio
•
Toda sociedad deberá tener libros corporativos y de contabilidad (libro de
registro de accionistas, libro de actas de la asamblea general de accionistas o
de la junta de socios, libro de actas de la junta directiva, libro diario, mayor, de
balance y de inventarios). Las sucursales y las empresas unipersonales sólo
requieren de los libros de contabilidad.
Dichos libros tendrán que inscribirse en la Cámara de Comercio del domicilio de
la compañía.
6. Abrir una cuenta bancaria
Toda compañía deberá abrir una cuenta a su nombre en la entidad bancaria de
su elección, en la cual, entre otros, se hará el depósito del capital por parte de
los inversionistas.
OTROS TRAMITES
De funcionamiento
Son trámites de carácter operativo
• Solicitud de concepto de uso ante las curadurías urbanas
• Concepto de sanidad,
• De bomberos
• De derechos de autor.
OTROS TRAMITES
Laborales
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•
•
Una vez se ha decidido que forma laboral se adoptará se deben llevar a cabo
algunos o todos los registros que ordena la ley laboral
ARP
EPS
Fondos de cesantías y de pensiones
Cajas de compensación
Ministerio de trabajo
DIRECCION Y ADMINISTRACION DE LA
EMPRESA
Los órganos de dirección más característicos en el ejercicio comercial son los de
las Sociedades Anónima y Limitada, sin embargo, dependiendo del tipo de
sociedad pueden variar o simplemente prescindir de uno o varios de estos
organismos, estos son:
•
•
•
•
Junta de socios
Junta Directiva
Gerente
Revisoría Fiscal
JUNTA DE SOCIOS
FUNCIONES:
1. Estudiar y aprobar las reformas de los estatutos;
2. Examinar, aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio y las cuentas que
deban rendir los administradores;
3. Disponer de las utilidades sociales conforme al contrato y a las leyes;
JUNTA DE SOCIOS
4. Hacer las elecciones que corresponda, según los estatutos o las leyes, fijar las
asignaciones de las personas así elegidas y removerlas libremente;
5. Considerar los informes de los administradores o del representante legal sobre el
estado de los negocios sociales, y el informe del revisor fiscal, en su caso;
6. Adoptar, en general, todas las medidas que reclamen el cumplimiento de los
estatutos y el interés común de los asociados;
7. Constituir las reservas ocasionales, y
8. Las demás que les señalen los estatutos o las leyes.
REUNIONES
•
Ordinarias: Una vez al año, por lo menos
•
Extraordinarias: Cuando sean convocados.
ACTAS
•
Numeradas cronológicamente y en forma continua
•
Encabezado
1. Ciudad donde se efectúa la reunión.
2. Hora.
3. Fecha de la sesión.
4. Fecha en que ella se convocó.
5. Indicación de quién hizo la citación y la calidad en que la efectuó.
6. Medio utilizado para convocarla.
7. Lugar donde se llevó a cabo la reunión.
8. Nombre de la sociedad.
9. Lista de socios o accionistas que asistieron o que se hicieron representar, con
indicación del número de cuotas o acciones de cada uno de ellos.
ADMINISTRACION DE LA SOCIEDAD
•
•
Representante legal
Miembros de juntas o consejos directivos
La representación de la sociedad y la administración de sus bienes y negocios se
ajustarán a las estipulaciones del contrato social, conforme al régimen de cada tipo
de sociedad.
DEBERES DE LOS
ADMINISTRADORES
Obrar de buena fe, con lealtad y diligencia en interés de la sociedad y de sus
asociados.
1. Realizar los esfuerzos conducentes al adecuado desarrollo del objeto social.
2. Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias.
DEBERES DE LOS
ADMINISTRADORES
3. Velar por que se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a
la revisoría fiscal.
4. Guardar y proteger la reserva comercial e industrial de la sociedad.
5. Abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada.
6. Dar un trato equitativo a todos los socios y respetar el ejercicio del derecho de
inspección de todos ellos.
7. Abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de
terceros, en actividades que impliquen competencia con la sociedad o en actos
respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo autorización expresa de
la junta de socios o asamblea general de accionistas.
DISTRIBUCIÓN DE UTILIDADES
Se hace en proporción a la parte pagada del valor nominal de las acciones, cuotas
o partes de interés de cada asociado.
•
No podrán distribuirse si no se hallan justificadas por balances
•
Tampoco podrán distribuirse utilidades mientras no se hayan enjugado las pérdidas
de ejercicios anteriores que afecten el capital.