Download INTRANET SOCIAL Colaboración, Transparencia y

INTRANET SOCIAL
Colaboración, Transparencia y Comunicación
INTRANET SOCIAL. Colaboración, Transparencia y Comunicación
índice
1.0
INTERNET,
Motor de búsqueda de la nueva revolución social ......................... 5
2.0
3.0
Hacia dónde cambiar: EMPRESA 2.0 ....................................................... 8
¿Cómo cambiar de cara a nuestro público interno?
INTRANET SOCIAL ...............................................................................................11
3.1 INTRANET SOCIAL, como una palanca para la gestión del cambio cultural.................... 12
3.2 Pero, ¿DÓNDE ESTÁ EL ROI?............................................................................................................................ 15
3.3 ¿Cuáles son las barreras de la INTRANET SOCIAL?.......................................................................... 16
3.4 Implicaciones: ¿a qué me enfrento con una INTRANET SOCIAL?..............................................17
4.0
El proyecto de una INTRANET SOCIAL ..................................................19
4.1 Estrategia...................................................................................................................................................................... 19
4.2 Definición......................................................................................................................................................................20
4.3 Construcción..............................................................................................................................................................22
4.4 Lanzamiento..............................................................................................................................................................23
5.0
Conclusiones .........................................................................................................25
6.0
INTRANET SOCIAL: Tendencias .................................................................26
INTRANET SOCIAL. Colaboración, Transparencia y Comunicación
Introducción
Si Internet supuso un cambio muy importante a la hora
de compartir la información, la segunda generación de
Internet (el 2.0) ha supuesto un paso más allá. Con Internet llegó un nuevo canal de comunicación, y con el 2.0, un
nuevo modelo de comunicación en el que el flujo pasó de
ser unidireccional a multidireccional.
Este nuevo entorno ha provocado profundos cambios
sociales a nivel mundial, y es que las personas han visto modificarse sus objetivos, aspiraciones y maneras de
relacionarse. Y ese cambio cultural no sólo ha afectado
a la sociedad, sino también a las empresas y organizaciones. ¿Qué esperan las personas de las compañías, en este
contexto en el que vivimos? Pues que se adapten también
al cambio cultural.
Un hecho muy destacable es que este cambio no viene
decidido ni impuesto por parte de las organizaciones,
sino por las personas que forman parte de ellas. Y esta situación cada vez tiende a más, puesto que hay un número (cada vez más creciente) de personas que han nacido
en este entorno de colaboración, comunicación y transparencia, para los cuales no existe ni ha existido -porque
no han vivido- la etapa anterior. Este nuevo colectivo que,
poco a poco, va llegando a las empresas no es otro que
los millenials.
INTRANET SOCIAL
3
Colaboración, Transparencia y Comunicación
INTRANET SOCIAL. Colaboración, Transparencia y Comunicación
La máquina de vapor es a la
producción de las empresas, lo
que el nuevo entorno 2.0 es a la
comunicación en las organizaciones.
Algo básico para su supervivencia.
Las empresas han de afrontar este cambio cultural, sí,
pero han de hacerlo de manera que les rentabilice e impacte de manera positiva en sus cuentas de resultados.
Pero ¿cómo afrontar este nuevo cambio cultural? Las
compañías han de aprender a hacer las cosas de otras
maneras, adaptándose tanto al cliente interno como al
externo. En el caso del cliente externo, la opción está pasando por el uso del entorno digital para dar una imagen
de la compañía adaptada al cambio. En el caso del cliente
interno, una de las palancas que permiten materializar el
cambio cultural puede ser la intranet social.
Asumámoslo, aquellas empresas que se adapten a la
nueva cultura son las que mejor sobrevivirán en un mercado cada vez más complicado. Lo cierto es que muchas
de ellas parece que, de cara a sus clientes externos, sí
se van adaptando a buen ritmo; sin embargo, no han de
olvidar que su cliente interno está ahí, y espera el cambio.
Ya lo decía Cicerón, “la cara es el espejo del alma”. En
el caso de una organización, el alma son las personas.
Es muy difícil ejecutar un cambio real “de puertas hacia
fuera” si no se ha acometido previamente uno “de puertas para dentro”.
Guillermo Vallejo
Septiembre 2013
INTRANET SOCIAL
4
Colaboración, Transparencia y Comunicación
1.0 INTERNET, Motor de búsqueda de la nueva revolución social
El origen de este “nuevo” entorno viene provocado por
diversas causas:
INTERNET,
Motor de búsqueda de la
nueva revolución social
En primer lugar, las personas. Ya no necesitamos unirnos en masa para dar a conocer nuestro mensaje fuera
de nuestro círculo más personal, sino que la llegada del
entorno 2.0 ha creado, en cierta forma, un altavoz desde donde cualquier usuario puede, de un modo prácticamente natural, acceder y enviar información.
1.0
Además, se ha producido otro hecho muy peculiar, el
de “supersocialización”, es decir, invertimos de manera
recurrente más tiempo en interacciones sociales. A este
respecto, podemos añadir que, según el estudio realizado
por Ipsos Open Thinking Exchange (OTX), el tiempo medio de
permanencia en redes sociales es de 3,2 horas al día para usuarios entre 18 y 64 años.2
En el marco actual en el que vivimos, las empresas han
de mostrar una apertura cada vez mayor. Las redes sociales han puesto de manifiesto una realidad conocida por
todos: a los usuarios les gusta comunicarse. Internet ha
supuesto una revolución, y en todos los sentidos, tanto a
nivel personal como profesional. El paradigma de la comunicación ha cambiado, y hemos pasado de un modelo
unidireccional a uno multidireccional, en el que todos hablan, todos escuchan y, lo más importante, donde existe
capacidad de respuesta.
Gracias a nuestros smartphones y a los dispositivos existentes, el acceso a la información se ha vuelto más fácil e inmediato. El consumo de contenido en internet ha
aumentado. Según Nielsen3, cada vez se conectan más y más
personas a Internet y, cada vez, lo hacen por más tiempo.
Gracias a los dispositivos móviles, nos hemos vuelto también más proclives a apoyar cambios de manera personal
e individualizada, en lugar de en grupo o masa. Y otro
punto a destacar, relacionado con éste, es el mayor interés por la creación y por la innovación. Los datos de
NewsCred4 muestran el alcance de esta nueva situación:
27 millones de contenidos se comparten al día y 329 millones
de personas leen blogs cada mes.
Las personas viven esta situación en su día a día. ¿Cómo
no van a quererla en su entorno laboral? Hoy en día, alguna compañías parece que se están dando cuenta de
la situación, pero ¿están haciendo algo al respecto? Sí,
de cara al cliente externo, parece que se han producido
avances, con el desarrollo de sites, la inclusión en buscadores, la presencia en redes sociales… pero, a nivel interno, es escaso el número de empresas que han iniciado el
cambio en sus organizaciones.1
1
En la segunda oleada del estudio de Nielsen, han participado 22 empresas frente a las 14 que lo hicieron en la primera oleada:
http://www.nngroup.com/articles/intranet-social-features/
2
“Las redes sociales siguen acaparando el tiempo de los usuarios conectados a internet”. PuroMarketing.com, 10/01/2013:
http://www.puromarketing.com/16/14922/redes-sociales-siguen-acaparando-tiempo-usuarios-conectados-internet.html#
3
The Nielsen Social Media Report 2012 en Español
http://www.slideshare.net/FranBarquilla/the-socialmediareport2012-15662792?from_search=1
4
“50 estadísticas para terminar de hincar el diente al marketing de contenidos”. MarketingDirecto.com, 19/06/2013
http://www.marketingdirecto.com/actualidad/checklists/50-estadisticas-para-terminar-de-hincar-el-diente-al-marketing-de-contenidos/
INTRANET SOCIAL
5
Colaboración, Transparencia y Comunicación
1.0 INTERNET, Motor de búsqueda de la nueva revolución social
Este último punto está muy relacionado también con la
desestructuración de la información: hasta hace unos
años, las personas acudíamos a las bibliotecas para poder
tener acceso a múltiples documento que, de otra manera, no hubieran sido accesibles. Este concepto ha cambiado. Cada vez la información está más digitalizada, lo que
permite que esté más alcance de los usuarios. Un claro
ejemplo de esta tendencia es el famoso Google Art Project5
que, tal y como se menciona en Wikipedia, ofrece un recorrido virtual de varios museos como Tate Britain de Londres, el
Museo Metropolitano de Arte de Nueva York, y la Galería Uffizi
de Florencia.6
En resumen, este cambio viene provocado por:
• Individuo como entidad natural.
• Inmediatez de acceso y consumo de contenido.
• Supersocialización: invertimos de manera recurrente
más tiempo en interacciones sociales.
• Movilización: somos más proclives a apoyar cambios.
• Redefinición del concepto de privacidad.
• Mejor concepto de jerarquía.
• Mayor interés por la creación e innovación (popularización).
Y unido a lo anterior, podemos encontrar ese cambio de
concepto en la propiedad de la información, en el sentido
de, cuando se comparte contenidos con un fin colaborativo, el usuario está abierto a la modificación de lo que
ha compartido, fomentando así un nuevo concepto: la
co-creación.
• Modelos de formación e información desestructurados.
• Cambio de conceptos en la propiedad de la información.
• Tiempo laboral y personal se mezclan.
• Mayor autonomía.
Este cambio cultural se ha producido de manera progresiva, y es que en las empresas están conviviendo tres generaciones diferentes de usuarios: los analógicos (generalmente, son las personas que llevan mayor tiempo en la
empresa, suelen ser los de edad más avanzada, y son más
reacios al entorno digital); Por otro lado, se encuentran
los adaptados (usuarios que, como bien indica el término,
pese a proceder de un entorno más tradicional, se han
ido adaptando al digital); Y, por último, los millenials7, los
más jóvenes de la empresa, que han nacido ya en plena
era digital y quienes no conciben el mundo sin internet.
Este último grupo, los millenials, se caracterizan además,
por compartir los momentos de su vida en las redes sociales (sin miedo al “qué dirán”) y no separan el tiempo dedicado a la vida laboral de la personal. Se sienten
más autónomos al estar permanentemente conectados
con el mundo gracias a dispositivos como smartphones
y tablets.
5
Google Art Project
http://www.google.com/culturalinstitute/project/art-project?hl=es
6
Google Art Project
http://es.wikipedia.org/wiki/Google_Art_Project
7
“All work and all play”. Box1824. 29/06/2012
http://www.youtube.com/watch?v=faYL6b4-vqQ#t=207
INTRANET SOCIAL
6
Colaboración, Transparencia y Comunicación
1.0 INTERNET, Motor de búsqueda de la nueva revolución social
El porqué de este nuevo entorno
• Globalización
• Movilización
• Nativos digitales
• Tiempo laboral y personal se mezclan
• Inmediatez de acceso y consumo de contenido
• Mayor autonomía.
• Supersocialización
Este entorno 2.0 cuenta con sus propios soportes, como son las Redes Sociales; foros y blogs, es decir, entornos participativos; la propia web 2.0 y, la Intranet social.
• Redes Sociales:
El surgimiento de las redes sociales lo ha cambiado todo. Los usuarios opinan y muestran su carácter más personal a
otros internautas y a las propias marcas. El público o la audiencia, en general, puede acudir a estas plataformas para
plantear sus dudas o reclamaciones, y espera una respuesta por parte de otros usuarios o empresas.
Los medios y redes sociales proporcionan múltiples oportunidades de innovar a nivel empresarial. Desde los test de
productos y conceptos hasta la escucha activa de incidencias, problemas o sugerencias.
• Soportes de participación:
Foros, blogs, herramientas para el trabajo cooperativo y en grupo: las wikis, donde cualquier usuario puede crear y
editar su contenido.
• Web 2.0.
Red donde los usuarios crean contenidos e interactúan, formando comunidades virtuales en entornos propietarios.
• Intranet Social
Facilita la comunicación entre todos los empleados, creando sentimiento de Pertenencia y Compromiso.
Diferencias entre la web 1.0 y la web 2.0.
Web 1.0
La Web 2.0
Sólo lectura
Aumenta el nivel de cercanía, relación y conversación
de la empresa con sus usuarios, clientes y prospects
El contenido de la página está limitado: Webmaster
Innova escuchando y haciendo partícipes a nuestros usuarios
Las empresas que utilizan la web 2.0 tienen mayor cuota de
mercado y unos márgenes más altos que la competencia.
Jacques Bushin y Michael Chui (McKinsey Global Institute)8
8
http://www.slideshare.net/raona/post-el-camino-a-una-intranet-social y The use of Web 2.0 in businesses, 13/12/2010.
http://www.mckinsey.com/insights/mgi/in_the_news/the_use_of_web_in_businesses
INTRANET SOCIAL
7
Colaboración, Transparencia y Comunicación
2.0 Hacia dónde cambiar: EMPRESA 2.0
Hacia dónde cambiar:
EMPRESA 2.0
Empresa 2.0 es la utilización
de plataformas de software
social emergente dentro de las
empresas, o entre empresas,
sus socios y clientes.
2.0
(Andrew McAfee, Universidad de Harvard)9
Esta revolución social de la que hablábamos hace unas
líneas, junto con la deslocalización del trabajo (es decir,
la idea –cada vez más extendida– de que el trabajo se
puede realizar a distancia) y el fácil acceso a la movilidad,
han puesto de manifiesto que las compañías han de evolucionar, adaptándose a las necesidades de su público, y
transformándose en organizaciones 2.0.
Sin los valores de transparencia, participación e inclusión,
cualquier iniciativa “social” está condenada al fracaso.
La Empresa 1.0 se caracteriza por ser una organización
jerárquica, donde existen roces entre los diferentes departamentos que la componen, debido en parte, a la burocracia y la rigidez con la que se trabaja. Se sigue una
política de actuación muy rígida, lo que, entre otras cosas, provoca que se necesite más tiempo para acceder a
los mercados.
Pero este cambio de mentalidad también está relacionado con el aumento de procesos automáticos entre empresas y, entre empresas y particulares; el concepto de
BYOD10 (Bring your Own Device), es decir, “trae tu propio
dispositivo”, que supone que los empleados llevan sus propios dispositivos a su lugar de trabajo para tener acceso
a recursos de la empresa (como emails, bases de datos,
datos y aplicaciones personales…).
En cambio, la Empresa 2.0 se caracteriza por ser una organización más plana, donde la comunicación fluye de
una manera mucho más ágil, ya que es compartida en todas las direcciones. La flexibilidad y la transparencia son
otras de sus características más representativas, muy relacionadas con unas políticas de actuación más sencillas
que facilitan el acceso a mercado en ciclos más cortos.
Brevemente, podríamos decir que las Empresas 2.0 se caracterizan por ser innovadoras, abiertas y transparentes,
colaborativas, que organizan el conocimiento, donde el
liderazgo se encuentra distribuido y no en la figura de
una única persona o cúpula directiva, y donde todos los
empleados pueden comunicar y promocionar la marca, la
empresa, los productos y servicios, etc. Otra de las principales características es que, en ellas, se comparte el desarrollo de un producto.
La innovación continua a la que estamos expuestos (rodeados de productos con versiones “beta”), la globalización de los mercados y el hecho de que el empleado pase
a ser prescriptor de la marca, son algunas de las otras
causas de este nuevo concepto de organización.
Este cambio de mentalidad que ha supuesto el Entorno
2.0 se hace aún más evidente si hablamos de la Empresa
2.0, aunque hemos de decir que la definición original se
ha quedado obsoleta dado que la Empresa 2.0 es algo
más que un software… es COLABORACIÓN.
9
Empresa 2.0 http://es.wikipedia.org/wiki/Empresa_2.0
10
“Consumerization, BYOD and MDM: What you need to know”. ZDNet. 01/02/2013
http://www.zdnet.com/consumerization-byod-and-mdm-what-you-need-to-know-7000010205/
INTRANET SOCIAL
8
Colaboración, Transparencia y Comunicación
2.0 Hacia dónde cambiar: EMPRESA 2.0
Diferencias entre la Empresa 1.0 y la Empresa 2.0.
Empresa 1.0
Empresa 2.0
Organización Jerárquica
Organización Plana
Fricción entre Departamentos
Facilidad de Flujo Organizacional
Burocracia
Agilidad
Rigidez
Flexibilidad
Tecnología en IT sin Control del Usuario
Tecnología manejada por los Usuarios
Diseños Top-Down (de Arriba a Abajo)
Diseños Bottom-Up (de Abajo a Arriba)
Localización Centralizada
Localización Distribuida
Equipos Centrales
Equipos Globales
Restricciones y Fronteras cerradas
Fronteras Abiertas, posibilidades
Secretismo de la información
Transparencia
Sistemas de información estructurados
Sistemas de información emergentes
Políticas demasiado complejas
Políticas simples
Estándares cerrados y propietarios
Estándares abiertos
Actividades Calendarizadas
Actividades Bajo Demanda
Ciclos largos para llegar al mercado
Ciclos Cortos para llegar al mercado
Por todo ello, la empresa 2.0 ofrece ciertas bondades
frente al modelo anterior. Estas ventajas se pueden diferenciar en varios grupos, ya que afectan –en mayor o menor medida– a diferentes departamentos. A continuación,
se muestra cómo impacta esta nueva “herramienta”:
INTRANET SOCIAL
9
Colaboración, Transparencia y Comunicación
2.0 Hacia dónde cambiar: EMPRESA 2.0
¿Cuáles son los principales cambios a
nivel de RRHH?
¿Cuáles son los principales cambios a
nivel de Comunicación?
• Las estructuras jerárquicas se rompen y pasan a formarse comunidades.
• La comunicación es mucho más transparente, ya que
se comparte y fluye por toda la organización en todas las direcciones. Esta fluidez hace que el control
del mensaje deje de estar totalmente en manos de
la compañía. Es necesario hablar con el equipo, pero
también escucharlo.
• Se crean entornos de trabajo colaborativos y abiertos
donde se hagan operativas todas las capacidades de
la organización y de sus personas.
• Los empleados se vuelven más participativos y colaboradores.
• Aumentan considerablemente las ideas innovadoras y
creativas, algo que se consigue gracias a un correcto
funcionamiento de las comunidades virtuales.
¿Cuáles son los principales cambios
a nivel de Operaciones y Negocio?
• El hecho de que los empleados se sientan escuchados
dentro de la organización y de que puedan participar
activamente en los procesos más relevantes, facilita
el que se genere un ambiente de trabajo donde los
colaboradores se sientan más fidelizados.
• Los distintos departamentos de la compañía dejan de
ser unidades estancas y se convierten en áreas que
interactúan entre sí y trabajan conjuntamente para la
consecución de los objetivos de la compañía.
• Detecta las ideas de mejora o las oportunidades de
negocio que pueden surgir de cualquiera de los miembros de la organización o de actores externos. Permite
descubrir información.
• Los empleados adoptan el sentimiento de pertenencia
a una organización y ésta pasa de considerar a sus
colaboradores como “recursos” para denominarlos
“personas”.
• Desarrolla entornos de innovación abiertos, más rápidos y creativos que los convencionales basados en
departamentos de I+D cerrados.
• Permite a los directivos tener una visión más realista
de las bondades y fallos de su empresa.
• La gestión se vuelve más ágil dentro de la organización.
Algunas bondades de la Empresa 2.0
• Profesionales más participativos, colaboradores y autónomos.
• Comunicación más transparente.
• Aumenta las ideas innovadoras y creativas. Potencia la innovación.
• Facilita la gestión de la organización.
INTRANET SOCIAL
10
Colaboración, Transparencia y Comunicación
3.0 ¿Cómo cambiar de cara a nuestro público interno?: INTRANET SOCIAL
¿Cómo cambiar de cara a
nuestro público interno?
INTRANET SOCIAL
3.0
La aparición de Internet ha cambiado la forma en la que
entendemos nuestro mundo. La comunicación ha sufrido
una revolución y un cambio de paradigma: Los usuarios
pueden conversar, buscar información, trabajar a distancia, mantener reuniones… sin necesidad de estar en la
misma sala. La comunicación ha cambiado, los usuarios
lo saben, las empresas se están esforzando para adaptarse a este nuevo canal.
Las primeras soluciones de software de intranet eran
simplemente páginas web estáticas que permitían a los
empleados acceder a la información en un lugar central,
usando nada más que un navegador web. Según se afirma desde ReadWrite12, “una encuesta realizada por Forrester Research en 2009 muestra que sólo el 43% de los
empleados de la empresa accede a la intranet cada día.
Peor aún, el 35% de ellos ni siquiera utiliza su intranet
una vez al mes”.
Pero aún queda por hacer. La intranet social es, entre otras
cosas, una palanca para la Gestión del cambio cultural.
¿Cuál ha sido la evolución de la intranet?11
• Versión 1.0: página de bienvenida (un mensaje
de bienvenida y un número de teléfono).
• Versión 1.1: Anuncios (comunicaciones simples).
• Versión 1.2: Boletín Empresarial (noticias
estructuradas y gestión limitada de documentos).
• Versión 1.3: Help Desk (transacciones simples,
como el directorio de empleados).
• Versión 1.4: Tienda Corporativa (operaciones
más complejas, como gestión de RRHH).
• Versión 1.5: El Portal (autorización, autenticación,
la aplicación y la integración de bases de datos).
11
“The Rise of Intranet 2.0: The Social Intranet”.CMSWire.com, 21/04/2010
http://www.cmswire.com/cms/enterprise-20/the-rise-of-intranet-20-the-social-intranet-007290.php
12
“Infographics: Why Your Company’s Intranet is Failing”. Readwrite.com 26/09/2011
http://readwrite.com/2011/09/26/why-your-companys-intranet-is#feed=/search?keyword=social+intranet&awesm=~ohCctTGLfHwt39
INTRANET SOCIAL
11
Colaboración, Transparencia y Comunicación
3.0 ¿Cómo cambiar de cara a nuestro público interno?: INTRANET SOCIAL
3.1 INTRANET SOCIAL,
como una palanca
para la gestión del cambio cultural
La clave de una Intranet Social no son
sólo los contenidos y las herramientas,
sino también la interacción y las
conexiones entre empleados.
(Interactiva Septiembre 2011, Guillermo Vallejo)
¿Cuáles son los puntos clave en
una Intranet Social? Las personas
(usuarios), los procesos a seguir,
y la tecnología a utilizar.
La intranet social requiere de una amplia participación o,
al menos, oportunidades de participación, para la mayoría o todos los empleados que tienen acceso a intranet. La
Intranet Social requiere de medios sociales: blogs, wikis,
comentarios de los usuarios...
El principal “ingrediente” de una intranet social es, por
supuesto, las personas: tanto directivos y ejecutivos,
como empleados de otros rangos que utilizan las redes
sociales para comunicarse y colaborar entre sí. Pero, una
intranet social, ha de permitir el acceso a estas herramientas a la mayoría de los empleados. Existen estudios
que aseguran que los dos tercios de las organizaciones
con herramientas sociales en su intranet permiten a todos los empleados el acceso a ellos. Esto significa que una
gran parte de la población de empleados no tiene acceso
a las herramientas de medios sociales y están perdiendo
la oportunidad de ayudar a crear una intranet social.
La intranet social no incluye:
• Todas las herramientas social media (dos o tres es
suficiente).
• La participación de todos los empleados (pero estará
abierta a la mayoría de los empleados).
La intranet es un entorno estático, donde no existe la colaboración ya que está centrada únicamente en una de las
partes: la empresa. Sólo existe una única voz, que es la de
la compañía que, a través de los departamentos de Comunicación o de Recursos humanos, da a conocer la información de manera muy escueta y/o sesgada a los empleados.
Pero el hecho de dar a los empleados libre acceso de
herramientas en la Intranet Social no está exento de
riesgos. ¿Cómo rebajar este riesgo? Para evitar sorpresa, hay que ser precavidos, planificar y definir el modelo
de gobierno más adecuado. Para ello, se ha de trabajar
en las normas y políticas de usos antes de implementar
estas herramientas y de dar a los empleados un acceso
completo.
La mayoría de las empresas que cuentan con un intranet,
se caracterizan por tener una de estas características. Los
motivos son muy variados y abarcan desde el desconocimiento de otras herramientas, hasta el temor a dar “voz”
a los empleados, o el “miedo” a desperdiciar los recursos
invertidos, es decir, las empresas que ya cuentan con una
intranet, han invertido recursos, tiempo, esfuerzos y dinero
en una herramienta que ahora, parece resultar obsoleta….
Hay que dar respuesta a la pregunta, ¿cuál es la herramienta más eficaz y duradera en la que invertir?
INTRANET SOCIAL
12
Colaboración, Transparencia y Comunicación
3.0 ¿Cómo cambiar de cara a nuestro público interno?: INTRANET SOCIAL
A grandes rasgos, podemos decir que la Intranet se
caracteriza por ser un:
sean los protagonistas. En una intranet social, además
de informar, se da feedback y se motiva a la acción, se
orienta a la colaboración y a la participación, y en ella,
tiene más importancia el vídeo y la imagen que los bloques infinitos de texto.
• Entorno transaccional y estático que muestra una fotografía única para todos los empleados.
• Entorno poco colaborativo, y centrado únicamente en
la organización.
La intranet social es la puerta que el empleado tiene
abierta para exponer sus comentarios, opiniones, así
como para encontrar información de su propio interés,
como pueden ser sus aplicaciones de Recursos Humanos
(nómina, plan de formación, etc).
• Analizando nuestra Intranet probablemente veamos
reflejada la estructura de la compañía.
• Tiene una estructura vertical top-down, donde los contenidos se dirigen, desde la Dirección (vía Comunicación / RRHH, etc.) hacia los trabajadores.
Cada vez son más las empresas que están apostando por
herramientas acordes a este cambio de paradigma y lo
muestran fomentando una mayor transparencia y colaboración, es decir, con Intranets 2.0.
• Empresas “con solera”, normalmente grandes, cuyos integrantes aún no se sienten preparados para el
cambio cultural. Suelen disponer ya de una intranet
en la que han invertido muchos recursos, dinero, tiempo y esfuerzo.
A grandes rasgos, podemos decir que la Intranet Social
se caracteriza por:
• Apertura, solidaridad, colaboración, innovación y productividad.
Mientras tanto, las empresas que cuentan con una Intranet
Social, se caracterizan por tener una herramienta que
permite que el entorno esté personalizado y sea dinámico, en el que cada individuo viva una experiencia de usuario única. Esta herramienta supone una solución centrada
en la persona, y no en la empresa, y partiendo de la base
de que todos los empleados tienen acceso a esta intranet
colaborativa, los contenidos se dirigen a toda la empresa,
ya sea a la base como a los altos mandos.
• Es una solución centrada en la persona.
• El emisor es cualquier persona de la empresa, que
aporta comentarios u opiniones.
• Contenidos dirigidos tanto a trabajadores como a altos mandos.
• Es la puerta de entrada a las aportaciones de los trabajadores de la empresa.
Los contenidos de esta Intranet están centrados en las
personas y se tienen en cuenta las experiencias de las
personas y sus equipos, de ahí que los colaboradores
• Empresas, normalmente también grandes, que se dan
cuenta de las ventajas de este cambio cultural.
Diferencias entre la INTRANET y la INTRANET SOCIAL
Intranet
Intranet Social
Entorno transaccional y estático
Entorno personalizado, dinámico
Apenas existe la colaboración
Apertura, colaboración, innovación
Centrada en la organización
Centrada en la persona, en el usuario
El emisor es la voz de la empresa
El emisor es cualquier persona de la empresa
Contenidos dirigidos a los trabajadores
Contenidos dirigidos a toda la empresa
Es la puerta de acceso de los empleados
a las aplicaciones de la empresa
Es la puerta de entrada a las aportaciones
de los trabajadores de la empresa
INTRANET SOCIAL
13
Colaboración, Transparencia y Comunicación
3.0 ¿Cómo cambiar de cara a nuestro público interno?: INTRANET SOCIAL
Entonces, ¿qué es una Intranet Social?
Y, ¿qué servicios ofrece la Intranet Social?
• Es un modelo de contribución abierta, donde todos
los empleados y trabajadores de la empresa, pueden
aportar contenidos. Para ello es esencial que, independientemente de su rango o puesto, todos puedan
publicar sin tener que pasar por un proceso de aprobación engorroso.
CONVERSACIÓN
BLOGS
FOROS
• Es un entorno donde comentar amigablemente. Si
tiene una intranet social, es para que los empleados
puedan compartir sus conocimientos y opiniones,
¿no? Fomente los comentarios y discusión para conseguir un ambiente abierto.
CHAT
• Es una herramienta de información de y entre
empleados. Muchas personas usan intranets sociales para conocer más acerca de sus compañeros de
trabajo, ya que permite conocer los perfiles de los
diferentes empleados, cuáles son sus funciones en la
compañía, su experiencia, etc. Y donde los empleados
pueden votar o compartir el contenido.
CONEXIÓN
MICROBLOGS
PERFILES DE EMPLEADOS
CONTACTOS
CONEXIÓN DE PERSONAS
• Es una herramienta que permite crear o adaptar
procesos para una mejor gestión e integración de las
tareas diarias de los diferentes departamentos. Por
ejemplo, permite determinar los roles y funciones de
los distintos players como diferenciar el papel entre
los administradores y los editores de contenido.
CONTENIDO
COMPARTIR
GESTIONAR
• Es una herramienta que permite medir, asimismo,
valorar la gestión de las actividades relacionadas con
la intranet (por ejemplo, si se están haciendo bien las
tareas relacionadas con ésta).
ETIQUETAR
VALORAR
MARCADORES SOCIALES
• El mapa de procesos es un inventario gráfico o diagrama de valor que ayuda a posicionar las distintas actividades de la intranet. El mdoelo te facilita la gestión
para la evolución.
COLABORACIÓN
Una intranet social es, por tanto, una herramienta corporativa y operativa, centrada en el usuario, usable, móvil y
accesible.
WIKIS
ESPACIOS DE TRABAJO
APOYO A LOS PROYECTOS Y PROCESOS
INNOVACIÓN/GENERACIÓN IDEAS
CALENDARIOS Y EVENTOS
INTRANET SOCIAL
14
Colaboración, Transparencia y Comunicación
3.0 ¿Cómo cambiar de cara a nuestro público interno?: INTRANET SOCIAL
3.2 Pero, ¿DÓNDE ESTÁ EL ROI?
Es probable que todo lo que ha ido leyendo hasta ahora le parezca interesante, pero es muy posible que esté
pensando, “¿me compensa esta inversión? “. Ha llegado
el momento de hablar del ROI, es decir, del retorno de
la inversión o, en otras palabras, cómo analizar el rendimiento desde el punto de vista financiero.
• Mejora la comunicación interna.
• Aumenta la participación e interacción.
• Aprendizaje y desarrollo más efectivo.
• Conocimiento
La intranet social facilita tanto la búsqueda de la información relevante para el usuario, así como el acceso a
una comunicación más flexible.
La Intranet Social posee grandes ventajas para la empresa, ventajas que se pueden clasificar en varios bloques:
• Acceso más fácil a las capacidades de la organización y experiencia.
• Productividad y Eficiencia:
En este primer bloque, podemos decir que los empleados que disponen de una intranet social, muestran un
aumento en su productividad, puesto que la gestión
de su trabajo y proyectos se desarrolla de una manera
más eficiente, como por ejemplo, la reducción del número de emails al emplear otro tipo de herramientas
más rápidas (por ejemplo, chats). Además, al existir
estas herramientas colaborativas, se puede fomentar
el trabajo en equipos virtuales, lo que a su vez, mejora
el ambiente de trabajo de los equipos.
• Acceso a información más relevante.
• Comunicación más flexible y con mayor capacidad de adaptación.
• Búsqueda mejorada.
• Reputación
Y, por último, la reputación de la empresa mejora, ya
que, una empresa más abierta y transparente tiene un
atractivo mucho mayor, tanto para los empleados que
trabajan en ella, como para los aspirantes a un puesto
en la misma. Esta “satisfacción” entre los empleados
se da a conocer de forma natural también “fuera de
las fronteras” de la empresa, con lo que aumenta la
visibilidad en el mercado.
A modo de resumen:
• Aumento de productividad.
• Innovación más rápida y Desarrollo de producto.
• Gestión del proyecto más eficiente.
La intranet social puede ayudar a su empresa a mejorar la motivación de los empleados, al fomentar un
sentimiento de pertenencia a la organización. Un empleado motivado es un empleado que desarrolla su
día a día con más ilusión y, por ende, es más productivo y tiene una visión más favorable hacia la colaboración con el resto de la Empresa. Pero, a nivel más
tangible, podemos decir que aumenta la gestión del
conocimiento y, por ende, la información fluye más fácilmente y se recibe con mayor transparencia.
• Reducción del volumen de emails.
• Mejora de equipo y trabajo en equipos virtuales.
• Compromiso de los empleados
Una empresa que se preocupa por ser más transparente y por fomentar la participación entre sus empleados, también recibe de éstos un mayor compromiso, puesto que los empleados / colaboradores se
sienten más valorados, y motivados ya que tienen
un canal a través del cual manifestar sus opiniones.
Este tipo de intranet favorece la participación y la interacción entre empleados, fomentando –a su vez– el
aprendizaje y el desarrollo personal.
Para Intranet Connections13, el ROI que aporta una intranet social es muy positivo porque reduce el tiempo
que se emplea en la gestión documental y hace que
los documentos estén más fácilmente accesibles. Además, ayuda a construir el sentimiento de comunidad y
de cultura corporativa y facilita la colaboración entre
los empleados.
El compromiso de los empleados mejora puesto que:
• Se da mayor importancia a las opiniones de los
empleados.
13
INTRANET SOCIAL
15
Intranet Connections Intranet 2.0 Software: White Paper
Colaboración, Transparencia y Comunicación
3.0 ¿Cómo cambiar de cara a nuestro público interno?: INTRANET SOCIAL
Ventajas de la INTRANET SOCIAL:
• Mejora de la Productividad y Eficiencia
• Aumento del compromiso de los empleados hacia la empresa
• Aumenta el conocimiento de cara a los empleados
• Mejora de la Reputación
• Empresa más atractiva a la hora de Emplear
• Mejora la reputación de la firma
• Aumenta la visibilidad en el mercado
3.3 ¿Cuáles son las barreras de la INTRANET SOCIAL?
La barrera más importante para implementar estas soluciones sociales es la cultura organizacional.
Los altos niveles de competencia, la internacionalización
económica y la aparición de nuevas tecnologías son algunos de los factores que han facilitado el cambio en las
empresas. Cada día, éstas se enfrentan a nuevos retos
(aparición de nuevos competidores en el mercado, el surgimiento de nuevas tecnologías y, en un enfoque más de
INTRANET SOCIAL
gestión de personal, dificultad para retener el talento y
habilidad para motivar a sus recursos humanos).
La cultura organizacional es ese conjunto de valores,
creencias, costumbres, etc. que guían el comportamiento
de los individuos dentro de la organización.
16
Colaboración, Transparencia y Comunicación
3.0 ¿Cómo cambiar de cara a nuestro público interno?: INTRANET SOCIAL
3.4 Implicaciones: ¿a qué me enfrento con una INTRANET SOCIAL?
La intranet social supone enfrentarse a:
• Un cambio cultural y a la Gestión de ese cambio.
• Nuevos modelos de trabajo y de gobierno.
• Al propio proceso de construcción.
3.4.1 Cambio Cultural:
La gestión del cambio no consiste en implantar nuevos
modelos de gestión, sino en aprovechar los cambios del
entorno empresarial. Las compañías que quieran evolucionar hacia esta fase (la de la colaboración), han de
ser flexibles, pero también lo han de ser sus directivos
quienes han de ser capaces de adelantarse a los cambios y situarse en una posición de vanguardia.
• Las culturas no son fáciles de modificar y quizás se conviertan en la fuente principal de resistencia al cambio.
Una cultura organizacional ineficaz es la que socializa
con rigidez a los empleados en la vieja cultura.
• Algunas organizaciones desean mantener el statu quo,
ya que el cambio exige capital, tiempo y gente capacitada, y no están dispuestas a afrontar este esfuerzo.
• Algunos grupos dentro de la organización cuentan con
ciertas bases de poder e influencias que se han ido adquiriendo con el paso del tiempo. Ante una situación
de cambio, dichos grupos se sienten amenazados.
La gestión del cambio consiste
en aprovechar los cambios del
entorno empresarial.
• Costumbres, valores y formas de pensar.
Pero, ¿cómo convencer a los usuarios de ese cambio? Si
seguimos las premisas de Kotter14 , existen ocho pasos:
La realidad es que muchas organizaciones aún se resisten al cambio, y esto obstaculiza la adaptación y el
progreso. La resistencia al cambio puede manifestarse de diversas maneras y en distintos niveles de análisis, tanto individual, grupal u organizacional.
1. Crear sentido de urgencia, es decir, ayudar a los demás a ver la necesidad del cambio y que se convenzan
de la importancia de actuar de inmediato.
2. Formar una poderosa coalición, reuniendo un grupo
con poder suficiente para dirigir el esfuerzo de cambio
y alentar al grupo a trabajar en equipo.
Cuando el empleado y usuario se ve sometido a nuevas acciones sin haber sido informado ni consultado,
puede sentirse manipulado y, por ende, afrontará este
proceso del cambio con una actitud muy negativa. La
confusión, la crítica inmediata, el sabotaje o el silencio
son algunas de las manifestaciones más habituales de
este rechazo.
3. Crear una visión para el cambio y desarrollar estrategias para el logro de esa visión.
4. Comunicar la visión, hemos de asegurarnos de que el
mayor número posible de usuarios entiende y acepta
la nueva visión y la estrategia.
5. Eliminar los obstáculos. ¿Hay alguien que se resista
al cambio? ¿Existen procesos o estructuras que están
en el camino? Ponga en marcha la estructura para el
cambio y compruebe constantemente las barreras
que existan.
Pero, ¿Por qué se producen estas resistencias?
Si la empresa tiene una estructura demasiado rígida,
aumenta la probabilidad de que las nuevas ideas se
eliminen porque amenazan el statu quo.
14
The 8-Step Process for Leading Change http://www.kotterinternational.com/our-principles/changesteps
INTRANET SOCIAL
17
Colaboración, Transparencia y Comunicación
3.0 ¿Cómo cambiar de cara a nuestro público interno?: INTRANET SOCIAL
6. Asegurar triunfos a corto plazo. Nada motiva más que
el éxito. Cree metas a corto plazo y no sólo un objetivo
a largo plazo. Analice cuidadosamente los pros y contras de cada proyecto y reconozca el esfuerzo de las
personas que le ayudan a alcanzar los objetivos.
Es esencial el trabajo duro para que una organización
cambie con éxito. Cuando se realiza un plan cuidadosamente y se construyen unas bases sólidas, el cambio será mucho más fácil, y casi con total seguridad,
se podrán mejorar las posibilidades de éxito. Por el
contrario, cuando la impaciencia nos “ataca” y esperamos resultados demasiado pronto, es más probable
que fracase.
7. Construir sobre el cambio. Muchos proyectos fallan
porque se declara la victoria demasiado pronto. El
cambio real sucede muy profundamente y hay que
“regarlo” para que “crezca”.
El reto está ahí, ahora sólo falta “aceptar el desafío”.
También es importante que los líderes de su empresa sigan apoyando el cambio. Esto incluye el personal
existente y los nuevos líderes que vayan sumando.
8. Asentar el cambio. Para lograr que cualquier cambio
se asiente, éste debe formar parte del núcleo de la
organización.
3.4.2 Nuevos modelos de trabajo
y de Gobierno:
Kotter sugiere que, para que el
cambio ocurra con éxito, el 75% de los
directivos y gerentes de la compañía
deben “comprar” el cambio.
El gran dilema, en este apartado, es decidir a quién le
corresponde el gobierno de la intranet, una tarea particularmente complicada, ya que pueden intervenir en
el mismo diferentes áreas de una misma empresa.
Pero, ¿a qué nos referimos cuando hablamos del Gobierno en la intranet social? Hablamos de la propiedad de la intranet, de su modelo de gestión y de su
estructura, algo que incluye: quién es el equipo que
la gestiona; cuáles son los roles y responsabilidades
del equipo, y cuál es el proceso de toma de decisiones.
Puntos clave en este proceso del cambio:
8. ANCLAR EL CAMBIO EN LA CULTURA
7. CONSTRUIR SOBRE EL CAMBIO
En las empresas medianas-grandes, el modelo de
gobierno más habitual pasa por la colaboración, de
forma que en él se tenga en cuenta a representantes
de los departamentos de Comunicación, de Recursos
Humanos, Operaciones, IT, Negocio.15
6. TRIUNFOS A CORTO PLAZO
5. ELIMINAR OBSTÁCULOS
4. COMUNICAR LA VISIÓN
Normalmente, este modelo tiene éxito cuando está liderado por uno o dos de los máximos ejecutivos de la
compañía (habitualmente, Comunicación o Recursos
Humanos). El comité más habitual de la intranet se
encuentra formado por unas seis o diez personas (de
IT, RRHH y Comunicación) y suele estar centrado en:
3. VISIÓN PARA EL CAMBIO
2. PODEROSA COALICIÓN
• Determinar cuál es la visión del proyecto.
1. SENTIDO DE URGENCIA
• Determinar cuáles son los objetivos.
• Establecer las políticas de uso.
• Solucionar problemas y resolver conflictos.
15
http://www.prescientdigital.com/articles/governance/intranet-governance-ownership-management-policy
INTRANET SOCIAL
18
Colaboración, Transparencia y Comunicación
4.0 El proyecto de una INTRANET SOCIAL
Ahora bien, ¿cómo afrontar el proyecto de una Intranet
Social? Existen cuatro fases muy evidentes:
El proyecto de una
INTRANET SOCIAL
4.0
Fase 1
Estrategia
Fase 2
Definición
Fase 3
Construcción
Fase 4
Lanzamiento
4.1 Estrategia
Una intranet social es el fruto de una intensa reflexión
acerca de las necesidades y objetivos de una empresa. Pero
esta decisión ha de formar parte de una estrategia global.
Una vez que ha decidido embarcarse en un proyecto de
Intranet Social, es momento de confiar en expertos. Elizabeth Lupfer afirma que “si usted gasta 3 millones de
dólares en la creación de una intranet social que incrementa la eficiencia y la productividad en un 30% en su
organización, su retorno (ROI) está cerca de 10 millones
de dólares”.16
La estrategia se basa, en una primera parte, en el análisis. El primer paso es, a nivel interno, detectar cuál es la
situación actual del cliente, sus objetivos y necesidades y
a dónde quiere llegar en un futuro. Este primer estudio resulta muy útil cuando se comienza la fase de Construcción.
Un proyecto de estas características es ambicioso y requiere de su tiempo –según afirma Nielsen17, entre tres y
cinco años– y de recursos, tanto económicos como organizativos (personas).
En el caso del análisis externo, se estudian hacia dónde
van las tendencias existentes en el momento y las venideras (para que la solución aportada no se quede obsoleta), y a partir de ahí, detectar cuáles son las mejores
prácticas posibles, verificando siempre cuáles son las que
mejor satisfacen las necesidades de los clientes. Al igual
que en el anterior análisis, las conclusiones de este apartado serán muy útiles para otra de las fases del proyecto:
lanzamiento, la fase final.
¿Qué metodología utilizar?
El éxito pasar definir muy bien la estrategia y para ello,
necesaria la metodología más adecuada. En este caso, se
utilizará SCRUM ya que evita la –en ocasiones, excesiva–
gestión documental y facilita el comienzo del trabajo
prácticamente desde el primer momento, lo que hace
que el cliente pueda ir viendo la evolución del proyecto
desde el inicio, así como que se implique más en el mismo
y que su aprendizaje sea mayor.
16
En esta primera fase se dan respuesta a un gran número de preguntas: ¿Qué se está contando actualmente?
¿Suscita interés ese contenido? ¿Existe un modelo de gobierno específico?, y, en caso de que ya exista, ¿cuál es
ese modelo de gobierno? ¿Cuáles son las métricas que
nos llevarán a conseguir nuestros objetivos? Todas estas
cuestiones son de vital importancia a la hora de trazar
una estrategia global sobre la que sustentar el proyecto
de la Intranet Social.
Creating a Social Intranet where Employees can Learn,
Plan and Do. www.thesocialworkplace.com, 13/03/2011
http://www.thesocialworkplace.com/2011/03/creating-a-social-intranet-where-employees-can-learn-plan-and-do/
17
Intranet Social Features. Nielsen Norman Group 02/03/2013 http://www.nngroup.com/articles/intranet-social-features/
INTRANET SOCIAL
19
Colaboración, Transparencia y Comunicación
4.0 El proyecto de una INTRANET SOCIAL
En resumen,
en esta primera fase,
se responde al QUÉ.
BENCHMARK
ESTUDIO
INTERNO
ANÁLISIS
CONTENIDOS
ESTUDIO
MODELO
GOBIERNO
ANÁLISIS
SERVICIOS
PLAN
EVOLUTIVO
MÉTRICAS
DEFINICIÓN
PLAN GESTIÓN
CAMBIO
DEFINICIÓN
PROCESOS
4.2 Definición
Una vez que ya está aprobada la estrategia, es necesario
definir el alcance de dicho proyecto y de, en cierta forma,
“aterrizar” y “hacer tangibles” todos estos conceptos. Se
detallarán, por tanto, los siguientes aspectos:
Para afrontar con éxito este paso, es necesario establecer unas guías editoriales y de contenidos. Es esencial
evitar la duplicidad de las noticias y permitir que fluya el proceso de creación de contenido. El contenido no
puede ser estático, sino que ha de evolucionar y sufrir
modificaciones.
• Definición de la experiencia de usuario. El público de
esta herramienta son los propios empleados de la
compañía, las personas que forman parte del equipo.
Se ha de determinar cuál va a ser la cascada de información más apropiada, centrándose en el usuario.
• Definición de los metadatos: métricas, buscadores y
perfilado.
• Definición de la línea de Arte, lo que supone elaborar
unas plantillas donde, entre otros elementos, aparezca el nombre elegido para esa intranet, los colores que
se van a utilizar, el grado de identidad que tendrá, etc.
• Definición detallada del modelo de gobierno: Se han
de determinar los procesos, equipos, guías, políticas
que se van a seguir en la intranet (¿modelo centralizado o descentralizado?) Y, en función, de las necesidades del cliente, se optará por uno u otro.
• Definición del plan de gestión del cambio, es decir, detallar qué pasos se van a dar a lo largo de este proceso.
• Definición de la tecnología: Una vez que se han marcado unos objetivos, se ha de seleccionar qué tecnología es la que mejor cubre las expectativas así como
determinar qué tecnología se va a utilizar. Después de
estudiar las aplicaciones y la infraestructura existentes en la empresa (tanto a nivel de software, como de
hardware o, incluso, de comunicación), se definirán
las necesidades de la compañía.
• Definición de los contenidos: ¿qué formatos existen y
cuáles serán los más útiles? ¿Quiénes son los propietarios de esa información?, en el sentido de ¿quién es
la fuente o el origen de ese contenido?
INTRANET SOCIAL
20
Colaboración, Transparencia y Comunicación
4.0 El proyecto de una INTRANET SOCIAL
En esta segunda fase se da respuesta al CÓMO, dando forma a las ideas surgidas en la fase anterior. En ella intervienen
los departamentos de UX, Diseño, Front, Proyectos, Infraestructura, Mantenimiento, Contenidos… quienes definirán y
concretarán las acciones aportadas en la primera fase.
DEFINICIÓN
DE LA EXPERIENCIA
DE USUARIO
01
DISEÑO DE LA
LÍNEA GRÁFICA
TECNOLOGÍA
ARQUITECTURA DE
LA INFORMACIÓN
DEFINICIÓN PLAN
GESTIÓN CAMBIO
01 ESTUDIO INTERNO
APPS EXISTENTES
02 WIREFRAMES
02
DEFINICIÓN MODELO
INTEGRACIÓN
DEFINICIÓN
03 INFRAESTRUCTURAS
NECESARIAS
MODELO DE
CONTENIDOS
MODELO DETALLADO
DE GOBIERNO
MODELO DE
METADATOS
01
TIPOLOGÍA
01 MÉTRICAS
02
IDENTIFICACIÓN
02 BÚSQUEDAS
03
ELABORACIÓN
DEL PLAN DE
CONTENIDOS
INTRANET SOCIAL
21
ELABORACIÓN
DEL PLAN DE
MANTENIMIENTO
Colaboración, Transparencia y Comunicación
4.0 El proyecto de una INTRANET SOCIAL
4.3 Construcción:
Las empresas que apuesten por la intranet social han de hacer una apuesta muy importante a nivel tecnológico, y valorar, entre las diferentes propuestas del mercado, cuál es la que se ajusta a sus necesidades en función de sus intereses.
DESPLIEGUE DE
INFRAESTRUCTURAS
PLAN DE
ESTABILIZACIÓN
Y CONSTRUCCIÓN
IMPLANTACIÓN
DEL MODELO
DE GOBIERNO
PLAN
DE GESTIÓN
DEL CAMBIO
VALIDACIÓN
CON
USUARIOS
01
IMPLANTACIÓN
DE HERRAMIENTAS
01
PLAN DE
FORMACIÓN
02
DESARROLLO
FRONT
02
PLAN DE
LIDERAZGO
03
PLAN DE
COMUNICACIÓN
DESARROLLO E
03 IMPLANTACIÓN
DE APLICACIONES
04
CREACIÓN Y CARGA
DE CONTENIDOS
Es necesario un equipo de construcción formado
por especialistas en:
FRONT
TECNOLOGÍA
CALIDAD
EQUIPO
INTEGRACIÓN
CONTENIDO
INFRAESTRUCTURAS
INTRANET SOCIAL
22
Colaboración, Transparencia y Comunicación
4.0 El proyecto de una INTRANET SOCIAL
Paralelamente a este equipo de construcción,
se han de trabajar otros elementos:
VALIDACIÓN
CON
USUARIOS
PLAN
GESTIÓN DEL
CAMBIO
IMPLANTACIÓN
DEL GOBIERNO
4.4 Lanzamiento
Y para poder avanzar en este proyecto y hacerlo de forma exitosa, se han de efectuar diversos planes: en primer lugar, el
de Gestión del Cambio, así como el de Establecimiento y Evolución. Recordemos que esta herramienta es un “ente vivo”.
EJECUCIÓN
PLAN DE
GOBIERNO
EJECUCIÓN
PLAN DE
ESTABILIZACIÓN
INTRANET SOCIAL
EJECUCIÓN
PLAN GESTIÓN
CAMBIO
23
PUESTA EN
PRODUCCIÓN
Colaboración, Transparencia y Comunicación
4.0 El proyecto de una INTRANET SOCIAL
Pero ¿cuáles son los errores a evitar a la hora de comenzar con un proyecto de Intranet Social?
Estamos antes un proyecto de gran envergadura para la empresa y, por tanto, no podemos permitirnos caer
en algunos errores que, a priori, parecen muy evidentes pero que, a la hora de llevarlo a la práctica, se dan
con cierta frecuencia:
• No involucrar a la Dirección General ni a los líderes
de departamentos: Si la cúpula directiva de la empresa no se implica en este proyecto, éste perderá a sus
máximos prescriptores: aquellos que, con su ejemplo,
harán que el resto de empleados empiece a aceptar
este cambio y lo asuma con plena naturalidad. Al igual
que con Dirección General, hemos de tener de “nuestro lado” a los líderes de los departamentos quienes,
nos ayudarán en esta tarea de promover el uso de
nuestra nueva herramienta.
INTRANET SOCIAL
• Olvidar que, el liderazgo de la intranet y la selección
NO son proyectos exclusivos de IT. IT es un departamento muy importante, pero está al mismo nivel que
el resto de departamentos implicados. Una de las ventajas de la intranet social es que “democratiza” los
departamentos, de forma que todos tienen el mismo
peso y valor, cada uno a su debido momento.
• Parálisis por el análisis. Si ya se ha iniciado una inversión en esta herramienta, no puede quedar en el olvido. Se ha de fijar un plan real para su ejecución, y en
el que se marcarán los hitos necesarios pero siempre,
desde un punto de vista objetivo. Esto no quiere decir que no haya que analizar qué ocurre con la nueva
herramienta, pero lo que se ha de evitar es que, por
analizar demasiado, el proyecto no avance.
• Del gran proyecto, todos a la vez. Sí, este proyecto
atañe a toda la empresa, pero se ha de ir con cuidado. Si todos, en un principios, “adoptan” con mucha
fuerza este proyecto y esa “ilusión” se va diluyendo
poco a poco, todo el esfuerzo realizado habrá sido
en vano. El extremo opuesto también es negativo: si
se exigen demasiados requerimientos a la intranet
y existe una preocupación excesiva por el diseño, el
proyecto puede quedar “enquistado” y no avanzar a
un ritmo normal.
• La intranet es un ente que hemos de mantener entre
todos, lo que quiere decir que es un tarea que atañe
a toda la organización y que, por tanto, ha de evolucionar con la empresa. No tiene sentido iniciar un
proyecto hacia la colaboración y la transparencia si,
finalmente, quedara como algo estático y rígido.
INTRANET SOCIAL
24
Colaboración, Transparencia y Comunicación
5.0 Conclusiones:
Conclusiones:
5.0
A comienzos de 2013, ya vimos publicado en Forbes18
que, “de acuerdo con un estudio reciente llamado State
of Social Technology and Talent Management, encargado
por SilkRoad, el 75 por ciento de los líderes en recursos
humanos y gestión del talento creen que sus compañías
están detrás de la curva respecto a la tecnología, tanto
interna como externa de redes sociales”.
La intranet es un lugar ideal para hacer el contenido más
inteligente, puesto que sabiendo desde dónde se conectan las personas y cuáles son los contenidos que más les
interesan, podemos aumentar nuestro alcance.
¿Hacia dónde apunta el futuro
de las intranets?
• El entorno 2.0 supone un cambio cultural hacia la era
de la colaboración.
Que cada empleado/usuario, cuando abra la página de
inicio de la intranet, vea el contenido que es relevante
para él /ella, según las interacciones que haga con la intranet.
• Este cambio se apoya en las redes sociales, la web 2.0,
los soportes de colaboración y la intranet social, entre
otras.
• La intranet social fomenta la participación y el compromiso de los empleados con la empresa.
• La satisfacción de los empleados en el trabajo es un
41% mayor.
• La comunicación ya no es unidireccional, sino que sigue muchas y variadas direcciones.
• Los usuarios pasan de ser simplemente receptores, a
difundir y emitir contenidos.
• Trabajar con herramientas para la colaboración incrementa el éxito en innovación un 28% respecto a trabajar sin ellas.
18
2013: The Year Of Social HR. Forbes, 03/01/2013 http://www.forbes.com/sites/jeannemeister/2013/01/03/2013-the-year-of-social-hr/
INTRANET SOCIAL
25
Colaboración, Transparencia y Comunicación
6.0 INTRANET SOCIAL: Tendencias
INTRANET SOCIAL:
Tendencias
6.0
A continuación, encontrará algunas de las principales
tendencias en la Intranet Social19
Según ITSM Review:
• El 62% de los usuarios de las intranets sociales proceden de empresas. Un 10%, de instituciones educativas y otro 10%, de proveedores relacionados con la
sanidad.
• Es cierto, el escepticismo acerca de la intranet social
aún existe. El 87% de los usuarios de la intranet social apoyan esta iniciativa, les gusta la idea de tenerla
y consideran que aumentará la productividad de los
empleados. Por el contrario, tan sólo un 13% prefiere
el concepto de la clásica intranet, considerando que
las características sociales no aportan valor.
• Hoy en día, el mundo es móvil. Desde enero de 2013, el
18% de los usuarios de Bitrix24 acceden a sus portales
corporativos desde smartphones y tablets, no desde
PCs.
• La intranet social está cambiando los patrones de
trabajo. El 60% de los usuarios de Bitrix24 acceden
al portal corporativo al menos una vez durante el fin
de semana, mientras que un 12% acceden a su portal
en Navidad.
• Los países emergentes están a la última. Según el país
de origen, los usuarios de las intranets sociales proceden de EEUU, Rusia, India, Brasil, Reino Unido, Filipinas, Alemania, China, Indonesia, y Canadá.
19
Top 10 Social Intranet Trends, 16/03/ 2013 http://www.theitsmreview.com/2013/03/top-10-social-intranet-trends/
INTRANET SOCIAL
26
Colaboración, Transparencia y Comunicación
Adesis Netlife
Proción 7, Edificio América II, portal 3, Bajo G
28023 La Florida - MADRID
Tel. (+34) 917 102 423
Fax. (+34) 913 728 311
www.adesis.com
LIBRO BLANCO
Elaborado por Adesis Netlife.
Edición: Septiembre 2013.