Download Guía práctica de evaluación de proveedores en aspectos

PRESENTACIÓN
La presente guía propone la aplicación de un sistema integral y articulado de evaluación de prácticas
de RSE en la cadena de suministro con el fin de identificar, evaluar y calificar la gestión de los
proveedores que hacen parte de su estructura, estableciendo su alineación con la estrategia y
lineamientos sociales exigidos, que determinen su permanencia dentro de la organización.
La metodología utilizada permite identificar las mejores prácticas en Responsabilidad Social
Empresarial de cada proveedor involucrado dentro de la cadena de suministro, bien sea antiguo o
nuevo, permitiendo reconocer y promover los aspectos más importantes de cumplimiento y/o
fortalecer las deficiencias para lograr una mejora continua y un desarrollo progresivo. Gracias a la
aplicación de la herramienta se genera un mecanismo de control y consolidación de la cadena
productiva, originando alianzas estratégicas y sinérgicas entre la cadena de suministro y el proveedor,
obteniendo beneficios mutuos bajo un marco de actuación socialmente responsable que también
favorezca el medio ambiente y la sociedad en general.
De igual manera el modelo ofrece una visión integral de la gestión de cada empresa, involucrando la
identificación y evaluación de conceptos organizacionales básicos como son el gobierno corporativo,
el marco estratégico, estructura organizacional y operación; seguido de una evaluación del
desempeño social que abarca las 3 dimensiones principales de la RSE: económica, social y ambiental,
fundamentados en los conceptos establecidos por iniciativas internacionales tan importantes como
son el Pacto Global y el reporte de indicadores GRI, sumado a una Guía estandarizada como la ISO
26000.
Se destaca que el modelo de evaluación fue diseñado bajo un enfoque práctico y de verificación
concreta, permitiendo minimizar el tiempo de verificación y revisión in situ de manera que los costos
de auditoría sean menores y a su vez favorables para el proveedor y para la cadena.
Finalmente, se resalta que el sistema de evaluación planteado no solamente será aplicable a largas
cadenas de suministro, por el contrario su aplicación se hace extensiva a cualquier organización que
desee evaluar objetivamente su cumplimiento actual en prácticas de RSE, sirviendo como método de
autoevaluación. Es importante considerar que el éxito de la metodología partirá de su correcta
implementación sin omitir ninguno de los pasos básicos sugeridos, los cuales garantizan un proceso
adecuado de selección y/o evaluación de proveedores.
INTRODUCCIÓN
En los últimos años el concepto de Responsabilidad Social Empresarial (RSE) ha experimentado un
desarrollo acelerado y un creciente interés a nivel mundial, como consecuencia de la globalización,
aumento de los canales de comunicación, nuevas exigencias por parte de los consumidores,
preocupación global sobre el impacto ambiental y el agotamiento de los recursos. Así mismo, el
aumento de la producción de bienes y servicios en economías emergentes, ha ocasionado en un
momento dado, el aumento de la tasa de incumplimientos sobre el respeto de los derechos
laborales, ambientales y sociales.
A raíz de esta situación se empieza a demostrar que la aplicación de la RSE no se trata de una
cuestión meramente cosmética o una moda sino por el contrario evoluciona hasta convertirse en un
marco estratégico de actuación para las empresas que condicionara su competitividad y su futuro,
asegurando la sostenibilidad de la organización en el tiempo. En el momento que se incurra en una
actividad que vaya en contra de las buenas prácticas sociales, ambientales y laborales se originan
riesgos que afectan notablemente no solo a las organizaciones sino a la sociedad y el medio ambiente.
Las estadísticas demuestran que la violación de los principios de la RSE por parte de las empresas
genera un impacto considerable a nivel mundial. Las cifras señalan que las industrias generan la
mayor contaminación orgánica y más del 80% de residuos peligrosos, así mismo el trabajo forzoso
continúa aumentando y el trabajo infantil alcanza los 120 millones de niños, sumado a otros aspectos
que resultan desalentadores. Bajo este escenario de presión se confirma que las empresas deben
adquirir un compromiso individual y colectivo que favorezca el buen desempeño social y vaya acorde
con las expectativas globales.
En el sector empresarial se encuentran estructuras tan largas y complejas como las cadenas de
suministro, que constan de numerosas partes involucradas (proveedores, distribuidores, terceros etc.)
y requieren especial atención, ya que dentro de la operación puede existir una falta de control en
alguno de sus eslabones, permitiendo incumplimientos a nivel social, lo que ocasiona riesgos para la
organización relacionados con escándalos, mala reputación e imagen negativa en cuanto al
desempeño social de la compañía, sin mencionar los impactos externos que produce.
Buscando el objetivo de minimizar estos riesgos, las cadenas de suministro deben asegurar
que cada uno de sus factores constituyentes, adopten una posición responsable frente a la
sociedad y el medio ambiente. Para ello se deben encontrar mecanismos de verificación
adecuados basados en argumentos teóricos contundentes que aseguren un control sobre el
impacto generado por las acciones, decisiones y operación de cada proveedor
.
La presente Guía orienta al lector hacia la ejecución de este proceso de evaluación y control de
prácticas de RSE en proveedores de cadenas de suministro. El sistema propuesto busca que la
cadena de suministro principal pueda identificar y mejorar el conocimiento de cada
uno de sus proveedores nuevos y antiguos, en cuanto al avance, implementación y cumplimiento de
prácticas de Responsabilidad Social Empresarial, permitiendo determinar cuáles son importantes
para ser promovidas y reconocidas por la organización, y cuales deben fortalecerse o revisarse para
lograr una mejora continua.
Corresponde a una guía práctica y de fácil implementación, desarrollada bajo un concepto didáctico y
claro que permita la comprensión de todos los temas asociados a los fundamentos de la
Responsabilidad Social Empresarial. El sistema de evaluación se encuentra compuesto por seis fases a
ejecutar, apoyados en un instrumento efectivo e integral de auditoría que ofrezca una visión sobre el
desempeño social de los proveedores.
La creación del modelo de evaluación parte de una revisión documental exhaustiva de diversas
fuentes bibliográficas con el fin de obtener un amplio conocimiento sobre los principales aspectos de
la RSE, para luego ser adaptado a las necesidades reales del sistema de evaluación propuesto.
Algunos documentos fundamentales que sirvieron de base para el desarrollo del instrumento de
evaluación son:





“Pacto Global” de Naciones Unidas.
“Guía para la elaboración de reportes de sostenibilidad” diseñada por el GRI (Global
Reporting Initiative).
“Guía ISO 26000” Guía de Responsabilidad Social
“Marco Metodológico EDA” de la Universidad Externado de Colombia.
“Instrumento primeros Pasos en RSE” de la Universidad Externado de Colombia.
ASPECTOS CLAVES A TENER EN CUENTA
1. Que es la RSE?
Desde la década de los noventas, organismos internacionales como el Consejo Empresarial Mundial
para el Desarrollo sostenible, CSR Europe, y otras organizaciones relacionadas han llevado a cabo
acciones que buscan popularizar el concepto de RSE, brindando aproximaciones hacia una definición
dentro de un marco de prácticas empresariales. Una de las definiciones más recientes con un criterio
estandarizado, es la relacionada dentro de la Guía ISO 26000 que expresa lo siguiente:
“Responsabilidad social de una organización ante los impactos que sus decisiones y actividades
ocasionan en la sociedad y el medio ambiente mediante un comportamiento ético y transparente que
contribuya al desarrollo sostenible incluyendo la salud y el bienestar de la sociedad, tome en
consideración las expectativas de sus partes interesadas… y este integrada en toda la organización y
se lleve a la práctica en sus relaciones” (GUIA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL: ISO 26000, 2010)
2. Porque es importante la aplicación de un
sistema de evaluación en
RSE?
Cualquier organización que desee incorporar los conceptos y prácticas de RSE dentro de su marco
estratégico y operación, debe conocer de antemano el estado de cumplimiento en aspectos sociales,
económicos y ambientales. Casos como el de largas cadenas de abastecimiento requieren de vital
atención, debido a la complejidad de su estructura que involucra múltiples componentes, a partir de
allí surge la necesidad de ejecutar un control integral sobre todos los eslabones de la cadena,
buscando una alineación entre la gestión de los proveedores y la estrategia global de la organización,
asegurando un desempeño social favorable.
Para realizar este proceso de verificación y control se requiere un sistema de evaluación integral que
abarque los principales aspectos promovidos por la RSE. Algunas iniciativas cuentan con mecanismos
de evaluación dentro de su metodología, no obstante en algunos casos no incorporan la totalidad de
factores relevantes para determinar un cumplimiento social, así mismo manejan un enfoque de
asesoría y acompañamiento más que una evaluación.
El modelo propuesto en la presente guía combina un contexto metodológico de selección y
evaluación de proveedores, junto con la aplicación de una herramienta de auditoría que
evalúa aspectos organizacionales fundamentales de gestión considerados como la base de la
implementación de la RSE, sumado a la evaluación de desempeño social que se sustenta en
los principales criterios establecidos por las
Iniciativas internacionales más importantes,
GRI, y la Guía estandarizada ISO 26000.
como son el Pacto Global, reporte de sostenibilidad
De esta manera se obtendrá un resultado real de la gestión social, ambiental y económica de cada
proveedor, asegurando una evaluación completa que determine un indicador de cumplimiento por
parte de cada organización.
Los beneficios y oportunidades que obtienen tanto la cadena de suministro como los proveedores son
los siguientes:
Para la cadena de suministro
Para el proveedor
• Identificar y evaluar el nivel de sus
proveedores
• Destacar las mejores prácticas y
asegurar una transferencia de
conocimiento
• Alinear a los proveedores con la
estrategia de la compañía
• Lograr un acercamiento de ambas
partes gracias a una cooperación
conjunta
• Creación
de
una
cultura
responsable
dentro
de
los
proveedores
• Adquirir conocimientos de los
principales conceptos de RSE
• Ajustar sus procesos y establecer
planes de mejora
• Obtener cumplimiento en RSE
demostrando un compromiso con
la sociedad.
• Asegurar su permanencia dentro
de la cadena de abastecimiento.C
EVALUACIÓN PASO A PASO
El contexto metodológico se basa en seis fases articuladas que permiten planificar, analizar, ejecutar
y caracterizar el escenario actual de gestión de RSE por parte de los proveedores. Igualmente se inicia
un proceso progresivo de mejora y apropiación de los elementos fundamentales de RSE que hacen
parte de la estrategia de la cadena de suministro.
Es importante aclarar que la metodología es aplicable tanto para proveedores nuevos que deseen
ingresar a la cadena, como proveedores que ya se encuentren operando y que no hayan participado
del proceso de evaluación de RSE.
Ciclo básico de selección y evaluación de proveedores
FASE I: Interés del Proveedor
RECURSOS/HERRAMIENTAS
Datos iniciales
Requisitos de evaluación
RESULTADOS
Información para base de datos
Formulario de requisitos iniciales
Documentos anexos requeridos
En la etapa inicial el proveedor que desea ingresar a la cadena de abastecimiento manifiesta su
interés y solicita información sobre los requisitos exigidos para hacer parte de la organización.
IMPORTANTE
Debe existir un área específica dentro de la cadena de suministro que se encargue de asegurar el
cumplimiento en RSE de los proveedores involucrados. El área definida será responsable de dirigir el
proceso de selección y evaluación cumpliendo la totalidad de los pasos sugeridos. Al final del proceso
realizará el análisis de resultados y procederá a tomar decisiones sobre el proveedor acorde con el
sistema de calificación y la metodología de mejora continua progresiva establecida, asegurando su
ejecución a cabalidad.
FASE II: Presentación de Documentos
RECURSOS/HERRAMIENTAS
Formulario diligenciado
Documentos anexos
RESULTADOS
Revisión y verificación de
documentos
Carpeta de información por cada
proveedor
Cualquier proveedor que desee ingresar a una cadena de suministro debe cumplir con ciertos
requisitos iniciales de operación, desempeño, gestión, aspectos legales y otros aspectos específicos
que pueden variar de acuerdo a la naturaleza de cada organización. A continuación se definen los
principales documentos a solicitar:

Información básica: Corresponde a un formulario estándar que ofrece una visión inicial de las
condiciones del proveedor y características particulares de su operación.
Solicite a su proveedor el diligenciamiento del formulario adjunto que incluye la información general
requerida. Igualmente solicitar que se adjunten los documentos Anexos mencionados.
FORMATO DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Fecha:
1. DATOS GENERALES
Nombre del proveedor
Dirección
Ciudad /País
Nombre del contacto/ Función
Tel / celular / fax / email
Otras fabricas o plantas
Numero de empleados
Actividad Económica
Productos
Edad de la empresa
Principales clientes
2. DATOS DE OPERACIÓN
Capacidad de producción
Miníma
Dpto.investigación y desarrollo
Si
No
Certificaciones de calidad
Si
No
Cuales?
Mercadeo propio
Si
No
Cuales?
Distribución Logística
Nacional
Bogota
Antioquia
Eje Cafetero
Transporte
Iniciativa RSE/Reportes
Máxima
Cali
Costa
Santander
Propio
Tercerizado
Si
No
3. DOCUMENTOS ANEXOS
Certificado Camara y Comercio
RUT
Política de RSE firmada
ESPACIO RESERVADO PARA LA ORGANIZACIÓN
CARGO
FECHA
FIRMA
APROBACIÓN
SI
NO

Política de RSE firmada: Corresponde a un documento de compromiso que menciona los
requisitos establecidos para la evaluación de desempeño en RSE por parte de la organización. La
política define el marco metodológico de referencia, condiciones de programación de la auditoría
y los soportes documentales requeridos.
Informe a su proveedor sobre la importancia de leer completamente la política de RSE y comprender
las exigencias allí contempladas.
Sumado a estos documentos se evaluaran otros aspectos específicos establecidos por cada
organización, los cuales se han definido previamente en la etapa de estrategia de la
metodología EDA.
ANEXO D. POLITICA DE RSE PARA PROVEEDORES
1
1. Marco metodológico de evaluación- Principales Ejes
2
2. Aspectos Generales evaluados en cada item *
2.1 Gobierno Corporativo: Evalua aspectos de estructura de organos de gobierno, cumplimiento de
normas y principios legales. Determina si existen valores corporativos que guien el actuar y la toma de
decisiones en la organización, evaluando los impactos generados. Mecanismos de prevención existentes
para conflictos de interes y comunicación oportuna a las partes interesadas.
2.2 Estrategia: Determina si el proveedor cuenta con una plataforma estrátegica compuesta de misión,
visión, políticas y objetivos estrátegicos, con un enfoque social y ambiental.
2.3 Estructura y Operación: Evalua la incorporación de un proceso PHVA(Planear, Hacer, Verificar y
Actuar) dentro de la operación productiva. Determina asignación de responsables, procesos de formación,
ejecución, monitoreo y control de actividades. Con un enfoque hacia los grupos de interés.
2.4 Resultados: Evalua el desempeño del proveedor dentro de una dimensión económica, ambiental y
social. Los aspectos evaluados corresponden a desarrollo económico, cuidado integral del medio ambiente,
condiciones laborales, respeto a los derechos humanos, políticas de transparencia y anticorrupción,
relación con la comunidad y relación con los consumidores en cuanto a oferta de bienes y servicios.
* La evaluación se basa en: los Principios del Pacto Mundial, Indicadores GRI y la Guía ISO 26000.
3. Programación de auditoría
De acuerdo al proceso de selección del proveedor, se determinará la ejecución de la auditoría. Esta se
realizará sin previo aviso.
4. Soportes Documentales Requeridos *
Para el día de la auditoría se debe contar con los siguientes documentos para su verificación.
- Estrategia de la empresa (misión, visión, políticas, valores,estrategia, objetivos, organigrama)
-Estructura de Gobierno Corporativo/ Código de Conducta
-Certificaciones de calidad y /o programas de seguridad industrial y/o ambientales
-Reglamento Interno de Trabajo/Plan de formación y capacitación/Política de selección
-Cuadros de gestión y consumo de recursos/ Informes sobre desarrollo sostenible
-Listado de grupos de interés
*Corresponde a una guía de documentación, dentro de la auditoría se podrán requerir otros documentos.
FIRMA DEL PROVEEDOR
Cuando el proveedor entregue la documentación completa requerida, el área responsable designada
dentro de la cadena de suministro, debe realizar un análisis preliminar del formulario, determinando
si las condiciones de proceso, operación y gestión mencionadas, se encuentran acordes con las
exigencias y necesidades de la organización. Por otra parte, el área encargada también realizará un
control exhaustivo de los documentos anexos solicitados junto con la verificación de la política de RSE
firmada.
Partiendo del análisis general de documentación e información, sumado a la evaluación del riesgo del
sector y otras variables específicas de cada organización que ya se contemplaron en la primera fase
de la metodología EDA, se establecerá la pertinencia de programar y/o ejecuta la auditoría.
IMPORTANTE
Si se decide no continuar con el proceso, se debe informar previamente al proveedor, y explicar las
causas de la decisión tomada. Por el contrario si el proveedor es pre aprobado para la ejecución de la
auditoría, se procederá a cumplir los pasos restantes de la metodología.
FASE III: Programación de auditoría
RECURSOS/HERRAMIENTAS
RESULTADOS
Carpeta de información del
proveedor
Toma de decisión sobre la
ejecución de la auditoría
Cronograma de auditorías
Programación de auditoría
Se establece el tiempo requerido de auditoría de acuerdo al tamaño de la empresa, definiendo fecha
y hora de ejecución sin previo aviso.
La cadena de suministro definirá si ejecuta la auditoría o contrata el proceso con una firma auditora
tercerizada. Se tienen en cuenta las condiciones básicas deseables que debe cumplir la firma
auditoria para asumir esta operación:
1.
2.
3.
Capacidad de respuesta y de programación de auditorías en el menor tiempo posible
Auditores capacitados. Incluye formación en procesos de auditoría y amplio conocimiento en
aspectos de RSE.
Entrega de informes finales en el tiempo establecido.
Costos de auditoría, contemplando traslados y viáticos requeridos.
4. Trayectoria en el mercado
FASE IV: Ejecución de Auditoría
RECURSOS/HERRAMIENTAS
RESULTADOS
Formato de lista de chequeo
Lista de chequeo diligenciada
Auditor capacitado
Soportes documentales
Fotografías soporte
En esta fase se realiza la evaluación integral del proveedor basados en la lista de chequeo diseñada,
identificando fortalezas y aspectos por mejorar.
A continuación se presentan cada una de las etapas que se deben tener en cuenta para asegurar la
correcta ejecución de la auditoría:
1. Reunión de Apertura: Se procede a confirmar y validar los datos iniciales de la fábrica,
comparando la información suministrada inicialmente. La reunión de apertura tendrá como fin, el
informar a la dirección de la empresa y/o responsables de atender la auditoría, el contenido de la
evaluación y la metodología a utilizar, aclarando cada una de las condiciones. El proveedor debe
asegurar que la auditoría sea atendida por la persona idónea.
2. Visita in situ: Se realiza un recorrido por todas las instalaciones de la planta de proceso, guiado
por los encargados de la empresa, esta observación permite evaluar el entorno real de trabajo y
prácticas laborales. Dentro de la visita procurar interactuar con los trabajadores y el personal para
conocer más de cerca la situación o algún aspecto que deba ser ampliado. La toma de fotografías
se considera fundamental como evidencia clara de los hallazgos Ej. Seguridad industrial,
condiciones de trabajo etc.
3. Control de documentos: Posterior a la visita, se solicitaran los documentos requeridos por la
lista de chequeo o aquellos que sirvan como evidencia a las observaciones obtenidas en el
recorrido. Los documentos y registros proporcionan evidencia objetiva del cumplimiento o no
de los requisitos exigidos.
4. Reunión final: Es importante coordinar una sesión final con la dirección de la fábrica (o los
mismos que asistieron a la reunión de apertura), con el fin de dar a conocer los principales
hallazgos y acordar un Plan de Acción Correctiva. Esta etapa permite adicionalmente aclarar
dudas y escuchar activamente al proveedor sobre su percepción de los hallazgos, brindando un
espacio de discusión y acuerdo.
Si existen graves inconsistencias o anomalías observadas o reveladas durante las entrevistas debe
realizarse una investigación más exhaustiva por medio de entrevistas individuales adicionales y
revisión de registros y otros documentos, con el fin de recopilar evidencias objetivas de no
conformidades.
5. Informe final y reporte de calificación: Es necesario analizar y verificar la información
obtenida dentro del proceso de auditoría, por tanto las conclusiones, calificación y decisión
final se entregaran 3 días (sugerido) después de haber realizado la auditoría.
IMPORTANTE: Dentro de la visita in situ se evidencia principalmente las condiciones
de los trabajadores. Para evaluar el desempeño de la organización con respecto a los
stakeholders restantes como son: proveedores, comunidad, clientes entre otros, se
contempla dentro del instrumento de evaluación criterios claros de verificación de
procesos y operación socialmente responsable enfocada hacia estos grupos de interés;
la evidencia documental soportará esta información, pero se recomienda consultar a
muestras aleatorias para verificar la validez de la misma.
FASE V: Calificación final
RECURSOS/HERRAMIENTAS
RESULTADOS
Lista de chequeo diligenciada
junto con soportes y
evidencias fotográficas
Informe final
De acuerdo a los hallazgos y evidencias encontradas se emite una calificación y se verifican los
principales hallazgos, oportunidades de mejora y sugerencias para el proveedor.
La calificación de cada ítem se basa en los siguientes criterios:
Nivel de
Cumplimiento
Práctica destacada
Cumple
Cumple Parcialmente
No Cumple
No Aplica

Puntaje obtenido
3 Puntos
2 Puntos
1 Punto
0 Puntos
N/A
PRÁCTICA DESTACADA: Se han llevado a cabo procesos de innovación y mejora continua dentro de
los aspectos evaluados. Condiciones de trabajo excelentemente favorables que superen los
requisitos establecidos. Se consideran mejores prácticas, dignas de replicar y comunicar.

CUMPLE: El ítem evaluado se cumple a cabalidad. Se evidencia una implementación adecuada de
las prácticas mencionadas. Adicionalmente se cuenta con soportes documentales que confirman
su aplicación. Se observan resultados conformes a su ejecución y procesos de verificación y
mejora continua relacionados.

CUMPLE PARCIALMENTE: La organización ha iniciado un proceso de aplicación y cuentan con el
conocimiento necesario para realizarlo. No cuentan con soportes documentales o evidencias
claras del hallazgo. No se han iniciado actividades mejora.

NO CUMPLE: La organización no ha realizado gestión conforme a lo exigido en el ítem evaluado.
Se evidencian violaciones sistemáticas. No se encuentran los documentos y registros requeridos,
no existe mecanismo de comprobación o evidencia.
Al final se obtendrá la calificación global de la gestión social, ambiental y económica del proveedor
evaluado.
Siendo conscientes que la implementación de prácticas de RSE resulta compleja y toma un tiempo
considerable, la metodología de evaluación propuesta busca generar un desarrollo gradual de los
proveedores otorgando plazos justos de mejora y aplicación de los conceptos de Responsabilidad
Social Empresarial exigidos por la organización o cadena de suministro.
Por tanto los criterios de calificación final varían año por año (durante un periodo de 3 años)
hasta obtener el puntaje final esperado. La tabla adjunta muestra las condiciones de calificación y
los tiempos de validación definidos.
PERIODO
PRIMER
AÑO
CRITERIO
PUNTAJE
APROBADO
30-100%
CONDICIONAL DE
APROBACION
16-29%
NO APROBADO
0-15%
APROBADO
50-100%
SEGUNDO CONDICIONAL DE
AÑO
APROBACION
TERCER
AÑO
20-49%
NO APROBADO
0-19%
APROBADO
70-100%
CONDICIONAL DE
APROBACION
40- 69%
NO APROBADO
0-39%
AUTORIZACIÓN PARA SER PRÓXIMA AUDITORÍA
PROVEEDOR
VALIDACIÓN
Autorizado
Autorizado pero con
verificación de plan de
mejora
No Autorizado
Autorizado
Autorizado pero con
verificación de plan de
mejora
No Autorizado
Autorizado
Autorizado pero con
verificación de plan de
mejora
No Autorizado
12 meses
6 meses
No Autorizado
12 meses
6 meses
No Autorizado
12 meses
6 meses
No Autorizado
Aquellos proveedores que después de haber participado en todo el proceso y al final del tercer año
sigan presentando un concepto condicional, podrán ser considerados NO APTOS y serán eliminados
de la lista de proveedores de la organización y/o cadena de suministro.
FASE VI: Decisión final
RECURSOS/HERRAMIENTAS
Calificación final e Informe
RESULTADOS
Aceptación o Rechazo del proveedor
Documento de plan de mejora
El proveedor conocerá a través del informe final los principales hallazgos y evidencias encontradas
dentro de la auditoría con su respectiva calificación. Igualmente el resumen de resultados destaca las
principales fortalezas y las debilidades, así como recomendaciones y sugerencias que pueden ser
aplicadas por la organización para mejorar su calificación.
La lista de chequeo diligenciada será entregada al proveedor para que conozca en detalle cada uno de
los hallazgos. Se aclara que dentro del documento final entregado al proveedor se manejara el
principio de confidencialidad, por tanto no se incluirán percepciones de trabajadores o resultados de
entrevistas individuales realizadas.
El informe final determina si el proveedor es aceptado, rechazado o queda en un concepto
condicional con plan de mejora. Se comunica al proveedor la decisión final tomada por la cadena de
acuerdo a los resultados obtenidos. El informe se muestra a continuación:
La lista de chequeo diligenciada será entregada al proveedor para que conozca en detalle cada uno de
los hallazgos. Se aclara que dentro del documento final entregado al proveedor se manejara el
principio de confidencialidad, por tanto no se incluirán percepciones de trabajadores o resultados de
entrevistas individuales realizadas.
A partir de la información obtenida del documento final de auditoría y el consolidado, el proveedor
debe diseñar un plan de mejora que permita corregir las No Conformidades encontradas. El formato a
utilizar se adjunta a continuación.
ITEM
DETALLE DE LOS PLANES DE ACCION
ESPACIO PARA SER DILIGENCIADO POR EL PROVEEDOR
PUNTAJE
PLAZO MÁXIMO DE
NO CONFORMIDAD
ACCIONES DE MEJORA
RESPONSABLES
OBTENIDO
EJECUCIÓN
ESPACIO PARA SER DILIGENCIADO POR EL AUDITOR
FECHA DE
% DE CUMPLIMIENTO OBSERVACIONES
VERIFICACION
El plan de mejora será verificado en la siguiente visita, de acuerdo a los tiempos establecidos. El
avance presentado por el proveedor será consignado dentro del formato, definiendo los porcentajes
de cumplimiento alcanzados.
Dando cumplimiento a los criterios de evaluación y a las condiciones iniciales establecidas, se
determinará la permanencia de los proveedores al tercer año de haber cumplido el proceso de
auditoría.
HERRAMIENTA DE AUDITORÍA
Contexto Metodológico
El enfoque de la evaluación toma como base el núcleo administrativo de la organización,
involucrando la estrategia corporativa, las prácticas de buen gobierno y la estructura definida por
medio de la gestión por procesos establecida en la Norma ISO 9001:2000; Como marco de acción de
la organización se encuentran los desempeños ambientales, sociales y económicos referenciados
dentro de las iniciativas internacionales de RSE.
En la figura se aprecia los principales ejes establecidos para el modelo de evaluación.
Social
Estrategia
Estructura
Gobierno
Criterios de RSE evaluados
La evaluación final y determinante para confirmar el cumplimiento del proveedor de los
criterios de RSE establecidos, se desarrolla con base en: los aspectos fundamentales
mencionados por la Guía ISO 26000, integrados a los principios de actuación definidos por el
Pacto Global y los indicadores de medición establecidos por el reporte GRI.
Establece los deberes de la organización de difundir información local
y se asegura un impacto positivo en la economía local, ayudando a
potencializar la productividad dentro de la comunidad en la que
opera.
Las decisiones y actividades de las organizaciones tienen un impacto
para el medio ambiente, asociados al uso eficiente de los recursos,
generación de contaminantes, preservación de hábitats y
biodiversidad. La responsabilidad ambiental es una condición para la
supervivencia de los seres humanos y la sostenibilidad mundial.
Hace referencia a las políticas y prácticas relacionadas con el trabajo
que se lleva a cabo dentro de la organización. El trabajo enriquecedor
y productivo constituye un elemento esencial en el desarrollo
humano.
Considerados los derechos esenciales de todos los seres humanos,
que deben ser respetados a cabalidad; incluyen los derechos civiles,
políticos, económicos, sociales y culturales del individuo. El estado y
las organizaciones tienen el deber y la responsabilidad de respetar los
derechos humanos fundamentales.
Debe existir una relación entre la organización y las comunidades en
las que operan. Esta relación se basa en una participación activa de la
comunidad, que contribuya a su desarrollo y progreso.
La organización debe implementar prácticas anticorrupción,
antisoborno y competencia justa dentro de su actuar.
Las organizaciones son responsables con sus consumidores de ofrecer
productos que garanticen su salud y seguridad, con información
completa, sin inducir al engaño, resolución de quejas y reclamos y
tratamiento de sus necesidades de manera adecuada.
INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN
ANEXO C. FORMATO DE EVALUACIÓN E INSPECCIÓN DE PRÁCTICAS DE RSE
INFORMACIÓN GENERAL
Nombre de la
empresa:
Actividad de la
empresa:
Dirección / Ciudad:
Teléfono:
e - mail Empresa:
Persona que recibe la
auditoría
Teléfono
Nombre del auditor
Telefono
Productos fabricados:
Tipo de Inspección
Fecha:
Hora
Final:
Hora Inicial:
E-mail
E-mail
Codificación
Seguimiento
Documentos Normativos usados para la
CONVENCIONES
Cumple Parcialmente (1 No Cumple (
Práctica destacada
NA: No
Puntaje Obtenido (PO)
Cumple (2 Puntos)
Punto)
(3 Puntos)
0 Puntos)
aplica
CUADRO CALIFICACION Y CODIGO DE COLORES
APROBADO
30% A 100 %
CONDICIONAL DE APROBACIÓN
16% A 29%
0% A 15%
NO APROBADO
INFORME DE AUDITORÍA
1. GOBIERNO CORPORATIVO
HALLAZGOS/EVIDENCIAS/
PUNTAJE
ASPECTO A EVALUAR
OBSERVACIONES
OBTENIDO
No. Empleados:
1.1. Cuenta con mecanismo para identificar y dar cumplimiento a las leyes y regulaciones aplicables
1.2. Cuenta con órganos de gobierno y control formalmente constituidos y que operan en la
actualidad
1.3. Cuentan con políticas para evitar cualquier tipo de discriminación en la constitución de sus
órganos de gobierno
1.4. Se han identificado, definido y se declara expresamente los principios y valores que la rigen
1.5. Cuenta con mecanismos para promover los principios y valores entre su personal y demás
relacionados
1.6. Cuenta con mecanismos para evaluar y controlar el respeto por los principios y valores de la
organización
1.7. Las estructuras de gobierno informan sobre composición, participantes y mecanismos de
comunicación
1.8. Los órganos de gobierno cuentan con políticas que promueven el reconocimiento, evaluación y
satisfacción de las opiniones y expectativas de los diferentes grupos de interés
1.9. Los órganos cuentan con mecanismos formales para promover como parte de sus procesos de
toma de decisiones el uso regulado y eficiente de los recursos naturales, financieros y humanos
1.10. Se cuenta con mecanismos para asegurar que la toma de decisiones tienen en cuenta las
expectativas validas de los grupos de interés
1.11. Las decisiones tomadas se registran y comunican a todos los niveles
1.12. La información sobre el impacto de las decisiones y actividades en el medio ambiente y la
sociedad son validadas por un tercero independiente
1.13. La información sobre el origen y manejo de los recursos financieros es validada por un tercero
independiente
1.14. La información de la empresa esta fácilmente disponible, accesible y entendible para todos los
grupos relacionados
1.15. Se rinde cuentas con respecto a sus acciones y decisiones de manera periódica a todas sus
partes interesadas (sociedad, medio ambiente, economía)
1.16. Se cuentan con mecanismos para la prevención y resolución de conflictos de interés
1.17. Se cuenta con mecanismo para comunicar los errores, fallas o inconvenientes presentados
debido a sus decisiones y actuaciones a todas sus partes interesadas
1.18. Se cuentan con mecanismos de revisión y evaluación periódica de los órganos de gobierno de la
organización
Puntaje Máximo a
Obtener
54 Calificación Obtenida
0 % Capitulo
0%
2. ESTRATEGIA
PUNTAJE
OBTENIDO
ASPECTO A EVALUAR
HALLAZGOS/EVIDENCIAS/
OBSERVACIONES
2.1. Cuenta con una plataforma estratégica formal que incluya misión, visión, políticas y objetivos
estratégicos
2.2. La misión y la visión de la empresa incluyen un compromiso explicito con el desarrollo sostenible
2.3. La misión y la visión de la empresa incluyen un compromiso explicito con los diferentes grupos de
interés
2.4. Cuenta con políticas para la identificación de grupos de interés
2.5. Cuenta con políticas para evaluar e identificar sus impactos económicos, sociales y ambientales
2.6. Los objetivos estratégicos también incluyen metas sociales y ambientales
2.7. Se ha vinculado a iniciativas o programas que promueven la responsabilidad social
2.8. Se identifican y comunican a todos los niveles el compromiso social y ambiental de cada uno de
los procesos de la organización
2.9. Se han creado incentivos económicos y no económicos asociados al desempeño social y
ambiental de la organización
Puntaje Máximo a
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27 Calificación Obtenida
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0%
3. ESTRUCTURA Y OPERACIÓN
PUNTAJE
OBTENIDO
ASPECTO A EVALUAR
HALLAZGOS/EVIDENCIAS/
OBSERVACIONES
3.1. Se cuenta con metas sociales y ambientales para los principales procesos y actividades criticas de
la organización
3.2. Se han designado responsables para el cumplimiento de las metas sociales y ambientales
3.3. Se cuenta con mecanismo de formación y entrenamiento para el adecuado desempeño social y
ambiental en los principales procesos y actividades críicas
3.4. Se cuenta con metas sociales y ambientales para socios de negocio (proveedores, distribuidores,
alianzas estratégicas, representantes de ventas, etc.)
3.5. Cuenta con mecanismos para asegurar que las actividades se desarrollen de acuerdo con las
directrices establecidas
3.6. Cuenta con mecanismos para recolectar, analizar y monitorear el desempeño de las actividades
frente a los objetivos y metas planteadas
3.7. Cuenta con mecanismos para evaluar e identificar oportunidades de mejora frente a los grupos
de interés
3.8. Informa periódicamente a todos sus grupos de interés sobre los países donde opera, los
productos y marcas que maneja, y los desempeños económicos y financieros de su operación
3.9. Informa periódicamente a todos sus grupos de interés sobre su desempeño económico, ambienta
y social
3.10. Se encuentra vinculado a alguna iniciativa de comunicación y reporte
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30 Calificación Obtenida
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0%
4. DESEMPEÑO ECONÓMICO
PUNTAJE
OBTENIDO
ASPECTO A EVALUAR
HALLAZGOS/EVIDENCIAS/
OBSERVACIONES
4.1. Se favorece la compra a proveedores locales y se fortalece el desarrollo de los mismos
4.2. Existen mecanismos para asegurar compras a proveedores locales basado en precios, plazos de
pago y entrega justos. Se garantizan contratos estables.
4.3. Existen políticas de contratación de personal local y se fomenta su preparación y desarrollo
4.4. Se promueven programas y alianzas con los miembros de la comunidad para mejorar la
productividad y estimular el espíritu emprendedor
4.5. Cumple con obligaciones tributarias y pago de impuestos requeridos
4.6. Se realizan acciones para evaluar y difundir los impactos económicos directos e indirectos de su
operación. Existen mediciones periódicas.
4.7. Conoce y difunde entre sus grupos de interés los resultados financieros y económicos de su
operación
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21 Calificación Obtenida
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5. DESEMPEÑO AMBIENTAL
PUNTAJE
OBTENIDO
ASPECTO A EVALUAR
HALLAZGOS/EVIDENCIAS/
OBSERVACIONES
5.1. Se ejecutan acciones para mejorar la extracción y reducir las materias primas y materiales
utilizados en la fabricación de los productos/servicios
5.2. Se ejecutan acciones para el cuidado de la fuente, manejo y reducción de energía utilizada
5.3. Se ejecutan acciones para el cuidado de la fuente, el manejo , reducción y reciclaje del agua
utilizada
5.4. Se complementan o se reemplazan recursos no renovables con fuentes alternativas y sostenibles
de bajo impacto
5.5. Se ejecutan acciones para conocer, proteger y mitigar los impactos sobre la biodiversidad
5.6. Se llevan a cabo iniciativas que fomenten la generación de valor para la organización con base en
la reducción del impacto ambiental
5.7. Se ejecutan acciones para la medición, manejo y mitigación de las emisiones de gases de efecto
invernadero (GEI), sustancias destructoras de la capa de ozono y otras emisiones significativas
5.8. Se llevan a cabo acciones para la medición, manejo y la reducción de residuos y vertimientos
5.9. Se ejecutan acciones para controlar y reducir los riesgos asociados al uso y desecho de materiales
tóxicos
5.10. Se cuenta con mecanismos de prevención y minimización de impactos por ruido,olor, luz,
vibraciones y contaminación del suelo en el lugar en que opera
5.11. Se ejecutan acciones para identificar, prevenir riesgos ambientales y controlar accidentes
relacionados. Se asegura una mejora continua en la operación
5.12. Existen planes de inversión y desarrollo de tecnologías para reducir el impacto ambiental de su
operación y promover una producción mas limpia
5.13. Cuenta con mecanismos que aseguren el cumplimiento de la legislación ambiental, asumiendo
sus responsabilidades por los impactos derivados de la operación
5.14. Se generan iniciativas para la identificación y mitigación de impactos de los productos y/o
servicios en su ciclo de vida
5.15. Se llevan a cabo acciones para el manejo y la mitigación del impacto ambiental derivado del
transporte de productos, otros bienes y materiales utilizados para las actividades de la organización
5.16. Se da preferencia al uso de productos y servicios de proveedores que demuestran compromiso
con el cuidado del medio ambiente
Puntaje Máximo a
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48 Calificación Obtenida
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6. DESEMPEÑO SOCIAL LABORAL
PUNTAJE
OBTENIDO
ASPECTO A EVALUAR
HALLAZGOS/EVIDENCIAS/
OBSERVACIONES
6.1. Se toman acciones para selección y vinculación del personal acorde con las exigencias legales,
evitando situaciones de discriminación
6.2. Existen iniciativas de generación de empleo y de inclusión laboral
6.3. Se asegura el cumplimiento de las condiciones de trabajo exigidas legalmente que incluyan
salario adecuado, jornada laboral, pago de horas extras, vacaciones, licencias de maternidad y
6.4. Cuentan con mecanismos para informar y participar al personal sobre cualquier cambio que los
puedan afectar
6.5. Se evita el empleo masivo de personal temporal
6.6. Se protege la privacidad y los datos personales de los trabajadores
6.7. Cuenta con mecanismos que eviten situaciones de hostigamiento en el lugar de trabajo a nivel
físico, verbal, sexual, psicológico y/o amenazas
6.8. Se llevan a cabo estrategias para garantizar la salud y la seguridad de los trabajadores,
contemplando la implementación de programas de salud ocupacional y seguridad industrial
(elementos de protección, riesgos profesionales, comité paritario etc)
6.9. Se cuenta con mecanismos para asegurar la diversidad e igual de oportunidades de los
trabajadores
6.10. Se ejecutan acciones de promoción, formación y capacitación de los trabajadores
6.11. Se cuenta con políticas de apoyo para el los trabajadores despedidos como programas de
reubicación, emprendimiento, y formación laboral
Puntaje Máximo a
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33 Calificación Obtenida
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0%
7. DESEMPEÑO SOCIAL DERECHOS HUMANOS
PUNTAJE
OBTENIDO
ASPECTO A EVALUAR
HALLAZGOS/EVIDENCIAS/
OBSERVACIONES
7.1. Cuenta con una política de respeto a los derechos humanos y mecanismos de evaluación y
control
7.2. Se implementan programas de formación para empleados sobre los aspectos de derechos
humanos relevantes para sus actividades
7.3. Existen mecanismos para realizar inversiones, alianzas y asociaciones con base en el respeto de
los derechos humanos
7.4. Se llevan a cabo procedimientos de selección y contratación de proveedores, contratistas o
distribuidores con base en el respeto de los derechos humanos
7.5. Existen canales de comunicación eficientes que permitan identificar, investigar y dar solución a
riesgos o violaciones relacionados con los derechos humanos
7.6. Cuenta con mecanismos claros para la toma de medidas disciplinarias internas (proceso
adecuado, audiencia justa y castigos)
7.7. Existen políticas para asegurar que se ejerza el derecho a la libertad de asociación por parte de
los empleados
7.8. Cuenta con mecanismos que impiden el trabajo infantil o trabajo forzado en las operaciones de la
empresa
7.9. Cuenta con mecanismos para evitar la discriminación en cualquier de sus formas (genero, raza,
religión etc)
7.10. Cuentan con mecanismos para evitar el desplazamiento o complicidad en desplazar personal
de sus propias tierras
7.11. Existen programas de formación en el respeto a los derechos humanos para el personal de
seguridad , brindando directrices de actuación en concordancia
7.12. Se realizan procesos de evaluación que determinen si se están respetando los derechos
humanos en sus decisiones, publicidad y productos y/o servicios y actuaciones en general
Puntaje Máximo a
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36 Calificación Obtenida
0 % Capitulo
0%
8. DESEMPEÑO SOCIAL COMUNIDAD
PUNTAJE
OBTENIDO
ASPECTO A EVALUAR
HALLAZGOS/EVIDENCIAS/
OBSERVACIONES
8.1. Realiza acciones que fomentan la generación de relaciones constructivas con las comunidades de
área de influencia o comunidades con algún tipo de vinculación, evaluando el impacto de sus
operaciones
8.2. Realiza acciones que fomentan las relaciones colaborativas y transparentes con los gobiernos
locales, regionales o nacionales
8.3. Cuenta con mecanismos para promover el acceso a educación, servicios sociales e infraestructura
a las comunidades de área de influencia o con algún tipo de relación
8.4. Existen políticas de apoyo a las comunidades de área de influencia o con algún tipo de relación,
en actividades de promoción y prevención de salud y/o acceso a educación, transferencia y
desarrollos tecnológicos
8.5. Cuenta con mecanismos para respetar las tradiciones, cultura y tejido social de las comunidades
de área de influencia o comunidades con cualquier tipo de relación
8.6. Cuenta con mecanismos para respetar y desarrollar fuentes alternativas de ingresos a las
comunidades de área de influencia
8.7. Se busca identificar las necesidades, priorizar y asignar recursos para la realización de proyectos
sociales en acuerdo con la comunidad
8.8.Se establecen proyectos de inversión que promuevan las tradiciones, cultura y valores sociales de
las comunidades
Puntaje Máximo a
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24 Calificación Obtenida
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9. DESEMPEÑO SOCIAL ANTICORRUPCION
PUNTAJE
OBTENIDO
ASPECTO A EVALUAR
HALLAZGOS/EVIDENCIAS/
OBSERVACIONES
9.1. Cuenta con políticas para evitar el soborno y la corrupción en cualquiera de sus formas
9.2. Existen programas de capacitación para los empleados en procedimientos anticorrupción,
directrices de operación y sanciones
9.3. Cuenta con canales de comunicación adecuados para identificar y corregir riesgos y situaciones
de corrupción
9.4. Se ejecutan acciones para asegurar la transparencia en los tramites, donaciones, patrocinios,
regalos y gastos de representación
9.5. Cuenta con mecanismos para asegurar la transparencia en las contribuciones políticas y
actividades de lobby
9.6. Cuenta con mecanismos para realizar inversiones, alianzas y asociaciones con base en políticas
anticorrupción
9.7. Cuenta con mecanismos de selección y contratación de contratistas, proveedores o distribuidores
con base en políticas anticorrupción
9.8. Se establecen estrategias para evitar prácticas monopolísticas y desleales con la competencia
(carteles, dumping etc)
9.9.Se ejecutan acciones para proteger y respetar los derechos de propiedad intelectual y/o física
Puntaje Máximo a
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27 Calificación Obtenida
0 % Capitulo
0%
10. DESEMPEÑO SOCIAL PRODUCTOS Y SERVICIOS
PUNTAJE
ASPECTO A EVALUAR
OBTENIDO
HALLAZGOS/EVIDENCIAS/
OBSERVACIONES
10.1. Existen mecanismos que garanticen la oferta de productos seguros para la salud de los clientes,
usuarios y /o consumidores
10.2. Existen procedimientos de retiro de productos del mercado que pueden generar daño o peligro
para la salud de clientes, consumidores y/o usuarios
10.3. Se llevan a cabo procesos para evaluación de riesgos de los productos, garantizando la
seguridad en el diseño y componentes utilizados, libre de materiales tóxicos y eficientes en el uso
10.4. Se cuenta con procesos de comunicación de cualquier riesgo asociado a la utilización,
manipulación de los productos y/o servicios ofrecidos, para los clientes, usuarios y/o consumidores
10.5. Cuenta con mecanismos para el manejo y difusión de información completa, precisa y
comprensible respecto a los sellos, etiquetas y comunicación de las principales características de los
productos y/o servicios ofrecidos
10.6. Cuenta con mecanismos para asegurar la veracidad, transparencia de las actividades de
mercadeo, la publicidad y las comunicaciones en cuanto a: precios, características, cantidades,
terminos, condiciones y entregas
10.7. Cuenta con mecanismos para asegurar la trasmisión de valores constructivos para la sociedad
en las comunicaciones y las acciones de mercadeo, promover campañas sociales y de inclusión,
evitando el uso de imágenes que promuevan la discriminación y estereotipos
10.8. Se toman acciones para asegurar la promesa de venta, la adecuada respuesta a las quejas y
reclamos y el servicio postventa para los clientes, usuarios y/o consumidores teniendo en cuenta las
expectativas de los mismos
10.9. Cuenta con mecanismos para identificar, medir la satisfacción de los clientes usuario y/o
consumidores y corregir fallas
10.10. Existen procesos para asegurar que los contratos sean claros, legibles y compresibles,
incluyendo información pertinente y suficiente
10.11. Cuenta con mecanismos para garantizar el respecto a la privacidad de la información
confidencial de los clientes, usuarios, y/o consumidores
10.12. Se han desarrollado estrategias para asegurar el acceso permanente a los servicios esenciales
con calidad, equidad y rápida respuesta a fallas
10.13. Se ejecutan acciones para capacitar a los consumidores sobre el uso, medidas de seguridad,
peligros e impactos de los productos y/o servicios ofrecidos
10.14. Se cuenta con mecanismos para incluir en el diseño, materiales y suministros de los productos
y/o servicios criterios que permitan el reciclaje, la reutilización, la reducción, la recuperación o el
rechazo
10.15.Existen acciones para informar y educar a los consumidores sobre el impacto de su consumo y
las medidas para reducirlo
Puntaje Máximo a
Obtener
45 Calificación Obtenida
PUNTAJE ÓPTIMO TOTAL:
PUNTAJE OBTENIDO EN LA AUDITORÍA
0%
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345 PORCENTAJE TOTAL DE CALIFICACIÓN:
-
CONCEPTO FINAL
0,00%
APROBADO