Download procedimiento de asesoria y asistencia técnica a alcaldías

Código: PCD-PS-AL-564
PROCESO DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES
ETAPA PARA COORDINAR LA ATENCIÓN TRANSECTORIAL
PROCEDIMIENTO DE ASESORIA Y ASISTENCIA
TÉCNICA A ALCALDÍAS LOCALES PARA LA
FORMULACIÓN, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE
PROYECTOS DE INVERSIÓN SOCIAL LOCAL
Versión: 1
Fecha: 25-OCT-12
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1. Objetivo del procedimiento
Asesorar y asistir técnicamente a las Alcaldías Locales del D.C., con el fin de garantizar que los proyectos de inversión social local,
relacionados con las competencias de la SDIS, sean concordantes con los criterios técnicos y legales de formulación y viabilización de
proyectos.
2. Glosario
BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS LOCALES (BPP-L): Manual de procedimientos para la operación y administración del
banco de programas y proyectos de las Localidades.
DOCUMENTO TÉCNICO DE SOPORTE (DTS): El documento técnico soporte es el instrumento de formulación que debe tener,
como mínimo, la siguiente información: Identificación del proyecto, Clasificación, identificación del problema o necesidad, asociación
a los criterios de la SDIS, lectura de realidades, Selección de Beneficiarios, Objetivos, descripción del proyecto, prospectivas
financieras y de cobertura, indicadores de seguimiento y evaluación, resultados e impactos del proyecto y responsables del proyecto
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FICHA EBI-L: Ficha de Estadísticas Básicas de Inversión se define como una ficha esquemática que contiene la información básica
de un proyecto de inversión local.
FONDO DE DESARROLLO LOCAL – FDL: Cada localidad tiene un Fondo de Desarrollo Local constituido mediante el Acuerdo 6 de
1992, con el fin de recibir los recursos aportados a la localidad. La Tesorería Distrital maneja los recursos de las Localidades con
estricta sujeción a las decisiones que adopte la Junta Directiva del respectivo fondo. Estas decisiones son comunicadas a la
Tesorería Distrital por el Alcalde Local en su calidad de representante legal del Fondo.
LÍNEAS DE INVERSIÓN LOCALES: Las líneas de inversión local son la descripción del gasto de los Fondos de Desarrollo local,
que se constituyen en el marco de la política distrital, para fortalecer la capacidad de ejecución de las inversiones locales y evitar la
duplicidad con la inversión distrital. Por lo tanto constituyen una herramienta de carácter indicativo y general que señalan las
inversiones que pueden adelantar las localidades.
PLANES OPERATIVOS ANUALES DE INVERSIÓN – POAI: El Plan operativo anual de inversión es un componente del sistema
presupuestal que indica la inversión directa e indirecta y los proyectos a ejecutar, clasificados por sectores, organismos, entidades,
programas y regiones. Adicionalmente, define para cada proyecto las vigencias comprometidas especificando su valor y teniendo en
cuenta el origen de las fuentes de financiación y el destino de los recursos. Este plan se elabora tomando como bases los
estimativos fijados en el plan financiero y las cuotas preliminares de inversión. Los proyectos que aparezcan en el plan operativo
anual de inversión deberán estar registrados en el Banco de proyectos. En el Plan operativo se incluyen proyectos que vayan a ser
financiados con recursos programados, autorizados o legalizados.
PLAN DE DESARROLLO: Es el instrumento que establece los lineamientos de política asumidos por el Alcalde con la ciudadanía,
en concordancia con su Programa de Gobierno. En el Plan de Desarrollo se describen de manera clara y concreta los resultados que
se esperan obtener durante el período de gobierno de la Administración1.
1
DAPD. Manual del Plan de Desarrollo Distrital, Bogotá D.C., 2000
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PROYECTO: Es la unidad operacional que vincula recursos, actividades y componentes durante un período determinado y con una
ubicación definida para resolver problemas o necesidades de una población. Debe formar parte de un programa; los proyectos son
las unidades a través de las cuales se materializan y ejecutan los planes y programas2.
POLÍTICA PÚBLICA SOCIAL: Son instrumentos de orden político que contribuyen a la materialización de una ciudad que reconoce
y garantiza los derechos de sus ciudadanos-as de manera justa y equitativa3
ORIENTACIÓN TÉCNICA: Información precisa y oportuna técnica, operativa y de normatividad frente a los criterios técnicos y legales de
formulación y viabilización de proyectos de la SDIS, para la formulación de los proyectos locales, los servicios sociales y temas de
interés para las alcaldías locales y operadores.
3. Condiciones generales
a. Al establecerse, ajustarse o actualizarse los contenidos de los criterios técnicos y legales de formulación y viabilización de
proyectos, deberán ser socializados con los subdirectores locales, sus equipos y con las respectivas alcaldías locales, asegurando
así que la asesoría técnica será acorde con las directrices institucionales vigentes. Son referencia jurídica del procedimiento:
Decreto Distrital 101 del 11 de marzo de 2010.
Acuerdo 6 de 1992
Directiva CONFIS 005 de 2012
Resolución 516 de 2010
b. En este procedimiento, la Subdirección para la Gestión Integral Local, tiene la responsabilidad de asistir a la Subdirección Local en
todas las gestiones que esta requiera ante el nivel central.
2
Universidad Nacional de Colombia. Sistema Banco de Proyectos. Bogotá D.C., 2002
3 SDIS 2011. “Las políticas publicas en Bogota: derechos, ciudadanía y construcción de lo publico”
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4. Relación con otros procedimientos y procesos
Lecturas de
realidades
Proceso de
Construcción e
Implementación
de Políticas
Sociales
Alcaldías Locales
Políticas
públicas
formuladas
Proyectos de
inversión social
local
ASESORIA Y
ASISTENCIA
TÉCNICA A
ALCALDÍAS
LOCALES PARA LA
FORMULACIÓN,
EJECUCIÓN Y
SEGUIMIENTO DE
PROYECTOS DE
INVERSIÓN SOCIAL
LOCAL
Proceso de
Construcción e
Implementación
de Políticas
Sociales
Proyectos locales
técnicamente
viables
Alcaldías Locales
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5. Diagrama de flujo del procedimiento
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6. Aclaración de las actividades
Actividad 1. Presentar un documento de recomendaciones de política pública social: La Subdirección local como secretaria técnica del
CLOPS deberá consolidar anualmente, por tarde el mes de mayo, un documento que recoja la lectura de realidades que le permita a los
FDL la formulación de los proyectos y que estos le apunten a lo que se requiere desde los territorios por los/as ciudadanos/as.
Actividad 2. Construir, ajustar y/o armonizar los criterios técnicos y legales de formulación y viabilización de proyectos para la
formulación y viabilización de proyectos de inversión a cargo de los FDL: Las Subdirecciones técnicas de la SDIS, construirán,
ajustaran y /o armonizaran los criterios técnicos y legales de formulación y viabilización de proyectos, de acuerdo a las líneas de
inversión de los FDL, que le permita a los FDL formular los proyectos de forma clara y respondiendo a las realidades territoriales y que
permitan la viabilización acorde a los criterios técnicos y legales de formulación y viabilización de proyectos dados por la SDIS.
Actividad 3. Realizar reunión con la Alcaldía Local para definir los proyectos de inversión social local que serán asesorados por la SDIS.
La Subdirección local realizará una reunión con la Alcaldía Local con el fin de establecer los proyectos a los que se les brindará asesoría
y asistencia técnica teniendo en cuenta el Plan de Desarrollo Local y los criterios técnicos y legales de formulación y viabilización de
proyectos de la SDIS.
Actividad 4. Socializar los criterios técnicos y legales de formulación y viabilización de proyectos y lecturas de realidades locales: La
Subdirección para la Gestión Integral Local realizará una reunión con la dirección de asuntos locales y Alcaldías Locales en la cual se
darán a conocer y se hará entrega de los criterios técnicos y legales de formulación y viabilización de proyectos definidos para brindarles
asesoría y asistencia técnica.
Actividad 5. Brindar asistencia técnica para la formulación de los proyectos de inversión social local con cargo a los presupuestos FDL:
La asistencia técnica que presta la SDIS tiene como fin propender porque los proyectos de inversión social local formulados sean
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acordes con los criterios técnicos y legales de formulación y viabilización de proyectos.
Actividad 6. Realizar la revisión técnica de los proyectos formulados con cargo a los FDL bajo la línea técnica de las SDIS: La revisión
técnica consiste en verificar la consistencia de los proyectos de inversión social local con los criterios técnicos y legales de formulación y
viabilización de proyectos.
Actividad 7. Asesorar a las alcaldías locales en las modificaciones al proyecto formulado: En caso de que los proyectos no se
encuentren acorde con los aspectos mencionados en la actividad anterior, la SDIS debe orientar a las Alcaldías Locales en los ajustes
que se deben realizar con el fin de que los proyectos sean acordes con los criterios técnicos y legales de formulación y viabilización de
proyectos.
Actividad 8. Emitir concepto técnico a los proyectos formulados que tengan que ver con los criterios técnicos y legales de formulación y
viabilización de proyectos 4 En el marco de la metodología para la formulación de proyectos, la emisión del concepto técnico se llevará a
cabo para todos los proyectos que tengan que ver con los criterios técnicos y legales de formulación y viabilización de proyectos SDIS y
se emite por una única vez. El insumo para dicha emisión será la elaboración del documento técnico de soporte (DTS), previa
verificación, que implicará (considerando el Decreto 101 de 20I0) revisar la formulación del proyecto y/o su componente en coherencia
con los criterios técnicos y legales de formulación y viabilización de proyectos de la SDIS.
En la formulación de los proyectos de inversión local, documentos técnicos de soporte –DTS-, debe quedar explicito las prioridades del
Plan de Desarrollo Distrital.
Actividad 9. Apoyar a las alcaldías locales en la formulación de anexos técnicos de los proyectos formulados: El apoyo en la elaboración
4
Para la elaboración de este concepto se consultó “Circular 004 de 2010 SDP” y “Documento CONFIS 2012-Líneas de inversión
FDL”
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de los anexos técnicos de los componentes y/ o proyectos formulados bajo los criterios técnicos y legales de formulación y viabilización
de proyectos SDIS implicará la asesoría para el desarrollo a profundidad de aspectos como: justificación, objeto, condiciones y
características técnicas, lo anterior en coherencia con el Documento Técnico de Soporte (DTS) y por tanto con los criterios técnicos y
legales de formulación y viabilización de proyectos de la SDIS. Este apoyo no incluye el desarrollo de los componentes jurídico y
financiero.
Actividad 10. Reunión de articulación o empalme de las instancias, para el seguimiento a la ejecución del proyecto:
Con el fin de llevar a cabalidad la ejecución del proyecto en relación con los criterios técnicos y legales de formulación y viabilización de
proyectos, se requiere que el referente asignado por el Subdirector-a local, aclare dichos criterios mediante reunión con los actores que
intervienen: Alcaldía local –persona delegada-, contratista y supervisor/interventor, con todos los documentos que se requieran del
proyecto. La reunión debe hacerse antes de iniciar la ejecución del proyecto para garantizar la articulación o empalme de las partes
interesadas, previa convocatoria de la Subdirección Local para la Integración Social.
En esta actividad, la Subdirección para la Gestión Integral Local tiene la responsabilidad de asistir a la Subdirección Local en todas las
gestiones que se requieran ante el nivel central.
Actividad 11. Solicitud de orientación técnica por parte de las alcaldías. Las alcaldías locales pueden solicitar a las SLIS orientaciones
técnicas durante el proceso de ejecución, para esto debe requerirlo por un medio de verificable (oficio escrito -correo electrónico).
Actividad 12. Gestión y orientación técnica a alcaldías locales: Las SLIS en coordinación con la Subdirección para la Gestión Integral
Local deben brindar las orientaciones técnicas que se refieran a los criterios técnicos y legales de formulación y viabilización de
proyectos.
Actividad 16. Reunión de cierre de proyecto: Esta reunión se realizará una vez haya concluido la ejecución del proyecto y tiene como
objetivo conocer los logros, las dificultades y las observaciones que se obtuvieron en el desarrollo del mismo. Deberán participar la
Alcaldía Local, el supervisor o interventor y la SLIS.
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8. Emitir concepto técnico a
los proyectos formulados
que tengan que ver con los
criterios técnicos y legales
de formulación y
viabilización de proyectos
de la SDIS
Concepto técnico firmado por el
subdirector – a local
Concordancia
La revisión debe dar cuenta de la
concordancia o no del proyecto con los
criterios técnicos y legales de
formulación y viabilización de proyectos
CORRECTIVA
Oportunidad:
La construcción, ajuste o armonización
de los criterios, se deberán entregar en
el plazo que defina el decreto 101/10
para la formulación de proyectos de
inversión social local.
TRATAMIENTO
PREVENTIVA
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
Comunicación
El concepto debe ser comunicado a la
Alcaldía Local, con copia al Director
Territorial de la SDIS
CORRECTIVA
7. Posibles productos o servicios no conformes
PRODUCTO O
ACTIVIDAD
SERVICIO
2. Construir, ajustar y/o
armonizar los criterios
técnicos y legales de
criterios técnicos y legales de
formulación y viabilización
formulación y viabilización de
de proyectos para la
proyectos
formulación de proyectos de
inversión a cargo de los
FDL
6. Realizar la revisión
Proyecto revisado de acuerdo a los
técnica de los proyectos
criterios técnicos y legales de
formulación y viabilización de
formulados con cargo a los
FDL bajo la línea técnica de proyectos y con las sugerencias para
las SDIS
la Alcaldía Local
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REGISTRO
El - La Líder-esa del
proceso prestación de
los servicios sociales
enviará comunicación a
la Subdirección técnica
respectiva para que se
envíe la información de
manera oportuna.
Repetir la de revisión
técnica
Realizar
comunicación
pendiente
Instrumento para
medir el nivel de
implementación
del
procedimiento
F-IMPRO
la
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10. Reunión de articulación
o empalme de las
instancias, para el
seguimiento a la ejecución
del proyecto.
NOMBRE
CARGO
PRODUCTO O
SERVICIO
Acta de articulación para el
seguimiento en la ejecución
ELABORO
Equipo gestoras-es locales – Equipo
Lucero Molina, Mónica Díaz
Sandra Ávila P
Equipo técnico SUB GIL / Equipo SIG
D.T
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
Oportunidad
La reunión debe hacerse antes de
iniciar la ejecución del proyecto para
garantizar la articulación o empalme de
las partes interesadas
TRATAMIENTO
PREVENTIVA
ACTIVIDAD
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REGISTRO
El – gestor-a Local
realizará comunicación
a la Alcaldía Local con
el fin de convocar
oportunamente
la
reunión.
REVISO
Instrumento para
medir el nivel de
implementación
del
procedimiento
F-IMPRO
APROBO
Luis Pinzón
Juan de Dios
Graciano
Omar de Jesus Isaza
Gómez
Jarlin Sulelly Diaz Gómez
Gestor
Proceso Prestación de los
Servicios Sociales
Coordinador
Fortalecimiento Subdirección para la
Gestión integral Local
Subdirector para la Gestión
integral Local
Directora Territorial
(Lideresa del Proceso de Prestación de
los Servicios Sociales)
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