Download Entrega modalidad canasta complementaria de alimentos

Código: PCD-PS-CA-618
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PROCEDIMIENTO DE ENTREGA
MODALIDAD CANASTA COMPLEMENTARIA DE
ALIMENTOS
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1. Objetivo del procedimiento
Prestar el servicio social con la modalidad de canasta complementaria de alimentos1, para garantizar el derecho a la alimentación en la
población más vulnerable en la ciudad de Bogotá.
2. Glosario:
Activación:“Es el procedimiento mediante el cual la Secretaría Distrital de Integración Social vincula al ciudadano o ciudadana en la
modalidad de Servicio Social. En este estado el ciudadano se encuentra en estado en atención.”2
1Secretaria
2Secretaria
Distrital de Integración Social. Criterios de identificación, priorización, restricciones por simultaneidad y egreso, para el acceso a los servicios sociales F-SG-02, 2015
Distrital de Integración Social. Criterios de identificación, priorización, restricciones por simultaneidad y egreso, para el acceso a los servicios sociales F-SG-02, 2015
(p.119)
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Afrodescendientes: “Son descendientes de múltiples generaciones y procesos de mestizaje de los antiguos esclavos africanos. El
término "afrodescendiente" denota a los descendientes de africanos que sobrevivieron a la trata esclavista en las Américas. Así
mismo busca abarcar a todos los pueblos. La población afrocolombiana o afrodescendiente se construye como un grupo étnico en
la medida en que autoreconozca su ascendencia negro-africana y reside en todo el territorio nacional, ya sea en las cabeceras o en
las áreas dispersas. Se concentra principalmente en las grandes ciudades del país y en sus áreas metropolitanas, en las dos costas
colombianas, en el valle geográfico del río Cauca y en el valle del Patía.” 3
Alimento:“Todo producto natural o artificial, elaborado o no, que ingerido aporta al organismo humano los nutrientes y la energía
necesarios para el desarrollo de los procesos biológicos. Quedan incluidas en la presente definición las bebidas no alcohólicas, y
aquellas sustancias con que se sazonan algunos comestibles y que se conocen con el nombre genérico de especia.”4
Alimento crudo: Alimento que no ha recibido ningún tipo de tratamiento o modificación. Ejemplo: Frutas, verduras, granos.
Alimento procesado: Alimento tratado o modificado mediante algún proceso físico o químico, con el fin de mejorar su
conservación, presentación o sus características organolépticas (sabor, aroma, textura, color, etc.). Ejemplo de alimentos
procesados: Leche en polvo, enlatados.
Cambio de estado: Proceso realizado por el Referente Local del proyecto o quien haga sus veces, el cual consiste en modificar la
“descripción administrativa del tipo de vinculación que el Ciudadano o Ciudadana tiene con las modalidades de Servicio social, los
estados posibles son: Identificado, inscrito, en atención, suspendido, atendido.”5
3
Secretaria Distrital de Integración Social. Criterios de identificación, priorización, restricciones por simultaneidad y egreso, para el acceso a los servicios sociales F-SG-02, 2015
(p.119)
4Secretaria Distrital de Integración Social. Procedimiento para la operación del servicio de alimentación en los servicios sociales PCD-GE-SA-236, 2010
5
Secretaria Distrital de Integración Social. Criterios de identificación, priorización, restricciones por simultaneidad y egreso, para el acceso a los servicios sociales F-SG-02, 2015 (p.
124)
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Canasta complementaria de alimentos:“Consiste en la entrega mensual de alimentos a grupos familiares residentes en territorios
o poblaciones con características diferenciales, en las submodalidades: indígenas, afro, rural y en zonas sin condiciones higiénico
sanitarias –SCHS, con un aporte nutricional entre el 35% al 40% del valor calórico total, de acuerdo a la recomendación diaria de
calorías y nutrientes para la población colombiana. Así mismo, se contempla realizar vigilancia y seguimiento nutricional y
promoción en estilos de vida saludable.”6
Canasta complementaria de alimentos complementaria de alimentos para familias Afro:“Dirigida a apoyar las necesidades
alimentarías de la población afrocolombiana que habitan en el distrito capital. La composición de esta canasta se diseña de acuerdo
con una dieta balanceada, manteniendo las tradiciones y costumbres propias de la etnia y consiste en la entrega a cada familia de
una canasta básica de alimentos que complemente los requerimientos de calorías, proteínas, vitamina a, calcio y hierro requerida
por dichas familias.”7
Canasta complementaria de alimentos para familias pertenecientes a Cabildos indígenas reconocidos: “Dirigida a apoyar
acciones afirmativas a través de la cobertura de las necesidades alimentarías de los grupos indígenas que habitan en el distrito
capital. La composición de esta canasta se diseña de acuerdo con una dieta balanceada, manteniendo las tradiciones y costumbres
propias de cada etnia y consiste en la entrega a cada familia de una canasta básica de alimentos que complemente los
requerimientos de calorías, proteínas, vitamina a, calcio y hierro requerida por dichas familias”.8
Canasta complementaria de alimentos para familias residentes en el área rural: “Permite atender a la población campesina que
se encuentra localizada en las zonas rurales de Bogotá, como son entre otras las de las localidades de Sumapaz, Usme, Suba,
Chapinero y Santa fe. Consiste en la entrega a cada familia de una canasta básica de alimentos que complemente los
requerimientos de calorías, proteínas, vitamina a, calcio y hierro requerida por dichas familias.”9
6Secretaria
Distrital de Integración Social. Criterios de identificación, priorización, restricciones por simultaneidad y egreso, para el acceso a los servicios sociales F-SG-02, 2015 (p.
55)
7Secretaria Distrital de Integración Social.Iinstructivo de diligenciamiento ficha SIRBE I-AO-RS-029, 2015 (p. 8)
8Secretaria Distrital de Integración Social.instructivo de diligenciamiento ficha SIRBE I-AO-RS-029, 2015 (p. 8)
9Secretaria Distrital de Integración Social. Instructivo de diligenciamiento ficha SIRBE I-AO-RS-029, 2015 (p. 7)
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Canasta complementaria de alimentos para familias que habitan en zonas que no reúnen las condiciones higiénicosanitarias –SCHS: “Permite atender a las familias ubicadas en zonas geográficas con inexistencia o bajo nivel de calidad de la
infraestructura sanitaria necesaria aumentando así las condiciones de insalubridad y pobreza, por tanto el riesgo de contaminación y
efectos nocivos sobre los alimentos. Es la entrega a cada familia de una canasta básica de alimentos que complemente los
requerimientos de calorías, proteínas, vitamina a, calcio y hierro requerida por dichas familias.”10
Reunión de Seguimiento: Mesas de trabajo en la cual se realiza seguimiento de las actividades establecidas para la modalidad de
Canasta Complementarias de Alimentos, para cada uno de los componentes determinados.
Equipo Técnico S.GIL: Equipo responsable de la modalidad complementaria de alimentos, de la Subdirección para la Gestión
Integral Local.
Estado: Descripción administrativa del tipo de vinculación que el Ciudadano o Ciudadana tiene con las modalidades de Servicio
social, los estados posibles son: Identificado, inscrito, en atención, suspendido, atendido.”11
En atención: Es el estado del ciudadano o ciudadana en el sistema misional SIRBE, mediante el cual la Secretaría Distrital de
Integración Social vincula al ciudadano o ciudadana, en la modalidad del Servicio Social.
Ficha SIRBE: Documento público, de carácter reservado, que contiene información confidencial del participante y su familia y que
aporta entre otros, elementos para focalizar, seleccionar y priorizar su atención.”12
Identificación:Es el primer paso para la realización de derechos reconociendo las necesidades, expectativas, condiciones y
situaciones de las personas, familias y comunidades en el territorio; mediante el registro y sistematización de los datos en los
instrumentos definidos”.13 (Los ciudadanos y ciudadanas que se encuentran en este estado están identificados).
10Secretaria
11Secretaria
Distrital de Integración Social. Instructivo de diligenciamiento ficha SIRBE I-AO-RS-029, 2015 (p. 7)
Distrital de Integración Social. Criterios de identificación, priorización, restricciones por simultaneidad y egreso, para el acceso a los servicios sociales F-SG-02, 2015 (p.
124)
12Secretaria Distrital de Integración Social. Instructivo de diligenciamiento ficha SIRBE - Cabezote SDISI-AO-RS-001, 2014 (p. 6)
13Secretaria Distrital de Integración Social.Procedimiento general de identificación de población PCD-PS-ID-558, 2015.
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Ingreso: Es la etapa inicial del procedimiento de acceso a las modalidades de los servicios sociales en donde se identifica al
ciudadano o ciudadana y se inscribe previo cumplimiento de criterios.”14
Referente Local: Profesional del equipo del proyecto o quien haga sus veces, que realiza la asesoría, acompañamiento y apoyo en
la localidad a la modalidad de canastas.
Seguridad Alimentaria y nutricional: Disponibilidad suficiente y estable de alimentos, el acceso y el consumo oportuno y
permanente de los mismos en cantidad, calidad e inocuidad por parte de todas las personas, bajo condiciones que permitan su
adecuada utilización biológica, para llevar una vida saludable y activa.”.15
Priorización: Es la etapa del procedimiento mediante el cual la Secretaria Distrital de Integración social aplica los criterios de
priorización para la activación en los cupos disponibles.16“
Punto de entrega: Punto geográfico establecido por las Subdirecciones Locales para la Integración Social –SLIS, donde se realiza
la entrega de canasta complementaria de alimentos, el cual es definido teniendo en cuenta la ubicación de la mayoría de familias.
SIRBE: Sigla –Sistema misional de información para el registro de beneficiarios -, es la herramienta oficial y única fuente para
almacenar, administrar y registrar información misional, desde las Subdirecciones Locales para la Integración Social –SLIS y demás
unidades operativas de la SDIS.
14Secretaria
Distrital de Integración Social. Criterios de identificación, priorización, restricciones por simultaneidad y egreso, para el acceso a los servicios sociales F-SG-02, 2015 (p.
125)
CONPES social 113. Política Nacional de seguridad alimentaria seguridad alimentaria y Nutricional. Bogotá, 31 de marzo de 2008 citado en Secretaria Distrital de
Integración Social. Criterios de identificación, priorización, restricciones por simultaneidad y egreso, para el acceso a los servicios sociales F-SG-02, 2015 (p. 128)
16Secretaria Distrital de Integración Social. Criterios de identificación, priorización, restricciones por simultaneidad y egreso, para el acceso a los servicios sociales F-SG-02, 2015 (p.
127)
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Vulnerabilidad social: Es la mayor exposición a daños que tiene una persona o familia para enfrentar y superar eventos o hechos
determinados que disminuyen su capacidad de respuesta dejándolos en una situación de debilidad manifiesta.”17
3. Condiciones generales

Las canastas complementarias de alimentos son entregadas por el operador en las veinte (20) localidades de la ciudad de
Bogotá.

Las sub modalidades de las canasta complementaria de alimentos son las siguientes18:




CANASTA COMPLEMENTARIA DE ALIMENTOS PARA POBLACIÓN UBICADA EN ZONAS SIN CONDICIONES HIGIÉNICO
SANITARIAS -SCHS-.
CANASTA COMPLEMENTARIA DE ALIMENTOS PARA FAMILIAS UBICADAS EN ZONA RURAL.
CANASTA COMPLEMENTARIA DE ALIMENTOS PARA FAMILIAS AFRO.
CANASTA COMPLEMENTARIA DE ALIMENTOS PARA CABILDOS INDÍGENAS.

Éstas sub modalidades se subdividen en tipos de acuerdo al número de personas que componen el núcleo familiar así:




Tipo A: canasta complementaria de alimentos dirigida a familias con 2 a 3 integrantes.
Tipo B: canasta complementaria de alimentos dirigida a familias con 4 a 6 integrantes.
Tipo C: canasta complementaria de alimentos dirigida a familias con 7 a 9 integrantes.
Tipo D: canasta complementaria de alimentos dirigida a familias con 10 a 12 integrantes.
17Secretaria
Distrital de Integración Social. Criterios de identificación, priorización, restricciones por simultaneidad y egreso, para el acceso a los servicios sociales F-SG-02, 2015
(p.130)
18Secretaria Distrital de Integración Social.Instructivo de diligenciamiento ficha SIRBE I-AO-RS-029, 2015 (p. 7)
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4. Relación con otros procedimientos y procesos.
Procedimiento
Ingresos a Servicios
Sociales
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Proceso prestación de
Servicios Sociales.
Activación en servicios
sociales
Proceso gestión del
conocimiento
Base de datos de
participantes en estado
en atención y/o
inscritos de la
modalidad.
Procedimiento de
entrega de la
modalidad
Canasta
complementaria
de alimentos.
Ciudadanía
con
derechos reconocidos,
garantizados,
protegidos
y
restablecidos.
Canasta
complementaria
de alimentos,
entregada y
relacionada
Procedimiento general
de seguimiento y
control al cumplimiento
de criterios del Proceso
prestación de Servicios
Sociales.
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5. Diagrama de flujo del procedimiento
SUBDIRECCIÓN LOCAL PARA LA
INTEGRACIÓN SOCIAL
INICIO
ACTIVOS DE INFORMACIÓN
1-2. Identifique un punto preliminar de entrega
de canasta complementaria de alimentos
(Referente Local)
¿Hay más de 17 familias?
Sí: pase a actividad 1A
No: pase a actividad 1H
1A. Autorice la creación del punto
(Subdirector-a Local)
SUBPROCESO 1
1A. Correo electrónico
Solicite el punto de canastas aplicando el
procedimiento de creación o modificación de
unidades operativas PCD-AO-CU-610 y pase
a la actividad 1H
1D. Autorice el reubicar, trasladarse, cambio o
cancelación del punto (Subdirector-a Local) y
pase al subproceso 2
1D. Formato de Memorando F-ME-001
diligenciado
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1H. Determine si se desea cambiar o quitar el
punto de entrega (Subdirector-a Local)
¿Se desea cambiar o quitar el punto de
entrega?
Sí: pase a la actividad 1D
No: pase al subproceso 1
SUBPROCESO 2
Registre las fichas SIRBE aplicando el
procedimiento de recolección y digitación
PCD-DO-RS-081-B (subproceso) del proceso
de gestión del conocimiento y pase a la
actividad 3
SUBDIRECCIÓN PARA LA GESTIÓN
INTEGRAL LOCAL
3. Verifique el número de canastas (Equipo
Técnico S.GIL)
¿Concuerda el número de canastas?
Sí: pase a actividad 4
No: pase a actividad 3A
3A. Envíe correo electrónico (Equipo Técnico
S.GIL)
3A. Correo Electrónico.
3B. Realice las correcciones necesarias al
número de canastas (Referente Local) y
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vuelva al subproceso 2
4. Proyecte la programación de canastas
(Equipo Técnico S.GIL)
4. Correo electrónico con formato de
“Programación Canasta Complementaria de
Alimentos”diligenciado de manera preliminar y
anexo.
5. Correo Electrónico.
5A. Informe las fechas límites de cierre de
novedades (Equipo Técnico S.GIL)
5A. Correo electrónico
5. Solicite la logística que se requiera
(Referente Local)
6. Reporte las novedades (Referente Local)
Punto de control
7. Elabore la programación definitiva de
canastas (Equipo Técnico S.GIL)
8. Genere los listados (Equipo Técnico S.GIL)
9. Recoja los listados de canastas (Referente
Local)
9A. Convoque a los participantes (Referente
Local)
6. Correo Electrónico.
7. Correo electrónico con formato de
“Programación Canasta Complementaria de
Alimentos “diligenciado de manera definitiva y
anexo.
8.1. Listas de entrega de Canastas
complementaria de alimentos “Relación de
Entrega de Canasta”.
8.2. Listados alfabéticos
8.3. Correo electrónico informando fechas y
horarios para el retiro de los documentos
8A. Formato de Entrega de Listados de
Canastas diligenciado.
¿Llegan los participantes en atención?
Sí: pase a actividad 10
No: pase a actividad 11
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10. Entregue canastas y pase a actividad 13
(Referente Local)
11. Convoque a los no asistentes en atención
(Referente Local)
10.1. Listas de entrega de canastas “Relación
de entrega de canastas” firmada
10.2. Formato “Autorización Entrega de la
Canasta Complementaria de Alimentos a
Participantes en Atención”diligenciado
10.3. Acta de entrega
11. Listado Alfabético.
¿Reclaman la canasta?
Sí: pase a actividad 10
No: pase a actividad 12
12. Llame a los participantes inscritos
(Referente Local)
12. Listado Alfabético con las gestiones
adelantadas.
¿Reclaman la canasta?
Sí pase a actividad 10
No: pase a actividad 12A
12A. Regrese canastas al operador (Referente
Local)y pase a actividad 13
13. Verifique cantidades de canastas
entregadas (Referente Local)
14. Devuelva los listados de canastas
¿Se perdieron?
Sí: pase a actividad 14A
13. Archivo en Excel.
14.1. Comunicación radicada con los
siguientes anexos:
14.2. Listado de canastas complementaria de
alimentos “relaciones de canastas” con firmas
14.3.Copia de actas
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14.4. Copia de autorizaciones.
No: pase a actividad 15
14A. Coloque e informe el denuncio de la
pérdida (Referente Local)
14B. Convoque reunión (Referente Local)
14A. Denuncia
15. Realice reunión de seguimiento (Equipo
Técnico S.GIL)
14B. Acta
15. Formato Acta de reunión de seguimiento
F-AR-003 diligenciado.
¿Concuerdan las cantidades de canastas?
Sí: pase a la actividad 15C
No: pase a la actividad 15A
15A. Solicite la información (Equipo Técnico
S.GIL)
15B. Busque la información solicitada y
envíela (Referente Local)
15C. Consolide la información en acta de la
reunión de seguimiento (Equipo Técnico
S.GIL)
16. Sistematice la información (Equipo Técnico
S.GIL)
SII (SUBDIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN E
INFORMACIÓN)
16A. Envíe archivo magnético
15A. Correo electrónico.
15B. Correo electrónico con información
solicitada
15C. Formato Acta de reunión de seguimiento
F-AR-003 diligenciado.
16. Archivo en Excel.
16A. Correo electrónico con archivo magnético
anexo.
SUBDIRECCIÓN PARA LA GESTIÓN
INTEGRAL LOCAL
16B. Reciba archivo de confirmación (Equipo
Técnico S.GIL) y pase simultáneamente a las
actividades 17 y 18
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SUBPROCESO 3
Archive los documentos aplicando el
lineamiento de organización de archivos
institucionales L-BS-003
(subproceso) del proceso de gestión de bienes
y servicios
FIN
17-18. Controle las cantidades de canastas
entregadas (Referente Local)
19. Realice los traslados respectivos
(Referente Local)
17-18. Formato de Seguimiento a las Entregas
de Canastas Complementarias de Alimentos
diligenciado
19. Correo electrónico con ficha SIRBE y
documentos de la familia escaneados
FIN
6. Aclaración de las Actividades.
Actividad 1-2 Identificación de un punto preliminar para la entrega de canasta complementaria de alimentos: La
Subdirección Local de Integración Social – SLIS, para determinar la creación de un punto nuevo de entrega de canasta
complementaria de alimentos, deberá identificar las familias que se encuentran en inseguridad alimentaria y que cumplen con
los criterios de identificación del servicio social. El número mínimo de familias requeridas para la creación del punto es de
diecisiete (17), este número se determinó teniendo en cuenta el histórico de entregas de canasta complementaria de alimentos
por punto.
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Actividad 1D. Autorice el reubicar, trasladarse, cambio o cancelación del punto:Cuando se requiere reubicar, trasladar o
cancelar el punto de entrega de la canasta complementaria de alimentos, el/la Subdirector/a Local deberá realizar la solicitud
por memorando a la Subdirección para la Gestión Integral Local – SGIL, el cual debe incluir la debida justificación de la
reubicación, traslado o cancelación.
En relación con el punto de entrega - submodalidad SCHS, es necesario que la Subdirección Local de Integración Social –
SLIS, establezca los límites geográficos o linderos de la zona.
Subproceso 2 Registro de las fichas SIRBE: El/La referente local del proyecto y/o referente SIRBE, deberán registrar todas
las fichas SIRBE de las familias que deben ser incluidas en el punto creado en el sistema de información misional SIRBE, en
la sub modalidad de canasta complementaria de alimentos correspondiente. Es importante que tenga presente la cobertura
establecida en el punto, manteniendo el mínimo de familias y sin exceder los recursos disponibles.
Actividad 3. Verificación número de canasta complementaria de alimentos: El equipo técnico responsable de la
modalidad canasta complementaria de alimentos, de la Subdirección para la Gestión Integral Local – SGIL, verifica que la
cantidad de familias correspondan al número determinado de canasta complementaria de alimentos que se encuentran a
disposición. En aquellos casos en que la información ingresada al sistema no concuerden con los cupos autorizados, se
enviará un correo al Subdirector(a) local (actividad 3A) con copia al Referente Local o el que haga sus veces, sobre la
necesidad de modificar el número de cupos de canasta complementaria de alimentos.
Actividad 4 Proyección de la programación: El equipo de canasta complementaria de alimentos de la Subdirección para la
Gestión Integral Local – SGIL, elabora una proyección de la programación; la cual debe enviarse al operador para que
conozca las cantidades de canasta complementaria de alimentos por tipo, fechas de entrega y puntos de entrega, con el fin de
que se adelante la planeación del suministro y entrega de alimentos.
Actividad 5 Solicitud de logística: El Referente Local a través de correo electrónico, deberá solicitar de manera mensual al
equipo de canasta complementaria de alimentos, la logística necesaria como mesas, sillas y/o carpas que se requieran para el
suministro del apoyo alimentario.
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Actividad 6 Reporte de novedades: El equipo de canastas de la Subdirección para la Gestión Integral Local – SGIL
informará mensualmente mediante correo electrónico, las fechas límites de cierre de novedades (actividad 5A), para lo cual el
Referente Local debe realizar los cambios de estado necesarios teniendo en cuenta las actuaciones en el sistema SIRBE dos
(2) días hábiles después de la entrega y hasta la fecha y hora límite establecida por la SGIL.
Para el caso de la Canasta complementaria de alimentos indígenas, las actuaciones en el SIRBE deben realizarse hasta tres
(3) días hábiles antes de la entrega.
Para realizar el cierre de novedades, el Referente Local deberá realizar seguimiento al resultado de la entrega de la canasta
complementaria de alimentos.
Actividad 7 Elaboración definitiva programación: El equipo de canasta complementaria de alimentos de la Subdirección
para la Gestión Integral Local – SGIL, elabora la programación definitiva en cada uno de los puntos de entrega teniendo en
cuenta la submodalidad (Afro, Rural, SCHS, indígena) y tipos de canasta complementaria de alimentos (A, B, C, D); éstas
deben ser enviadas por correo electrónico al operador, Subdirectores Locales, Referentes Locales, Interventoría y/o
Supervisión (si aplica); con mínimo una semana de antelación a la primera fecha de entrega incluyendo la logística solicitada.
Para la submodalidad de canasta complementaria de alimentos Indígena, las fechas de entrega las elabora cada uno de los
cabildos e informa a las Subdirecciones para la Gestión Integral Local – SGIL y Local de Integración Social – SLIS.
Para la elaboración de la programación de canasta complementaria de alimentos debe usarse el formato de “Programación
Canasta Complementaria de Alimentos”.
Actividad 8 Generación de Listados: El equipo de canasta complementaria de alimentos de la Subdirección para la Gestión
Integral Local – SGIL debe generar:


Los listados de los grupos familiares que se encuentran en estado (En Atención e inscritos), para la toma de firma de
recibo de la canasta complementaria de alimentos, el cual genera el aplicativo SIRBE denominado Relación de Entrega
de Canastas.
Listados alfabéticos como apoyo logístico, los cuales facilitan la entrega de la canasta complementaria de alimentos.
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Secretaría
Integración Social
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PROCEDIMIENTO DE ENTREGA
MODALIDAD CANASTA COMPLEMENTARIA DE
ALIMENTOS
Así mismo, el equipo de canastas informará a los Referentes Locales o su delegado a través de correo electrónico, las fechas
y horarios para el retiro de los listados de firmas y alfabéticos.
Una vez el Referente Local o su delegado recoja los listados (actividad 9), deberá revisar y verificar que corresponden a su
localidad, a la modalidad y al número de canastas del respectivo punto de entrega, para luego diligenciar y firmar el Formato
de entrega de los listados.
Actividad 9A. Convocatoria Participantes: Los y las Referentes Locales deben realizar la convocatoria a las familias
participantes en estado en atención (activos) por turnos aproximadamente de hasta cincuenta (50) familias por hora, utilizando
diferentes canales de comunicación (perifoneo, llamadas, carteleras, líderes comunitarios, emisoras comunitarias, entre otros)
con el fin de garantizar la asistencia del 100% de las familias en atención a la entrega.
Actividad 10 Entrega de la canasta complementaria de alimentos: El o la Referente Local o representante de la Secretaria
Distrital de Integración Social -SDIS, el operador, la Interventoría y/o Supervisión (si aplica), asisten al punto de encuentro y
punto de entrega, con el fin de identificar el equipo de trabajo de la jornada.
El operador debe organizar la logística en el punto de entrega de las canastas complementarias de alimentos y la ubicación de
los vehículos con las canastas, en coordinación con el Referente del proyecto o quien haga sus veces. Igualmente deberá
tomar las firmas en los listados en donde se relacionan las personas que pueden reclamarla.
Es importante que el o la Referente Local o representante de la SDIS dé la bienvenida al grupo de participantes, e informe en
un tiempo no superior a cinco minutos, que quien realiza la entrega de las canasta complementaria de alimentos es la
Alcaldía Mayor de Bogotá, en cabeza de la Secretaria Distrital de Integración Social –SDIS, además de la información
que considere relevante, así como la revisión de los productos al momento de recibirlo, ayudas de otras instituciones
nacionales y/o distritales, entre otras.
Los participantes deberán presentar el documento de identificación original o contraseña, de la persona que se encuentra
dentro del núcleo familiar. Una vez se le entregue la canasta complementaria de alimentos al participante, este deberá firmar
el listado, en donde certifica la recepción del beneficio alimentario.
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El operador es el primer responsable de la entrega operativa de la canasta complementaria de alimentos y la toma de firmas
del participante en atención e inscritos. Las firmas deben ser tomadas en esfero color negro, de manera legible, donde el
participante coloque firma por cada canasta que reciba la familia.
La entrega de la canasta complementaria de alimentos, podrá realizarse a personas mayores de catorce (14) años en
adelante que hacen parte del núcleo familiar y que aparecen en el listado de entrega presentando la tarjeta de identidad o
contraseña; de ninguna manera se entregará a personas que no se encuentren relacionadas en los listados. Así mismo no se
podrán realizar entregas de canastas de tipos diferentes a la que corresponde la familia.
Para aquellos casos donde la persona no sabe firmar o presenta una limitación que impide la firma, en la columna donde
va la firma debe colocarse la huella del participante y en la columna de observaciones la frase “No sabe firmar” o “No puede
firmar” según el caso. Ésta situación debe quedar registrada en el acta de entrega.
Las autorizaciones podrán usarse solo en casos fortuitos o de extrema necesidad, para lo cual la persona que requiere la
autorización deberá acercarse directamente a la SLIS y diligenciar el “Formato Autorización Entrega de la Canasta
Complementaria de Alimentos a Participantes en Atención”,y presentarla el día de la entrega con copia del documento de
identificación del participante y presentando documento de identificación original de quien reclama la canasta.
En el acta levantada el día de la entrega deberán relacionarse los datos de las personas participante y autorizado. Las
autorizaciones originales deberán archivarse con las actas en la Subdirección Local de Integración Social – SLIS y enviar una
copia a la SGIL con los listados.
Es importante mencionar que:
 Únicamente podrá autorizarse personas mayores de catorce (14) años.
 Esta autorización es VÁLIDA ÚNICAMENTE, con la presentación de copia del documento de identificación del participante,
documento de identificación original de quien reclama la canasta y el motivo de autorización que será revisado por el
Referente Local.
 Esta autorización NO ES PERMANENTE, por lo tanto dos (2) autorizaciones consecutivas, generan seguimiento y aplicación
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de los criterios de egreso.
Actividad 11 Convocatoria de los no asistentes en atención: El o la Referente Local deberá identificar los - as
participantes En Atención que no reclamaron la canasta complementaria de alimentos para convocarlos nuevamente el mismo
día de entrega colocando una hora límite para su asistencia, de lo contrario si no logra ubicarlos deberá llamar nuevamente
para citarlos al día siguiente hábil teniendo en cuenta los horarios establecidos; si no reclama la canasta complementaria de
alimentos ésta debe ser retirada por el operador (actividad 12A), previo intento de entrega a participantes inscritos (actividad
12) y reprogramarse de acuerdo a lo establecido.
Del soporte de gestión adelantada de las llamadas telefónicas a los participantes en atención, se dejara constancia en el
listado alfabético.
Actividad 12 Convocatoria de los Inscritos: El Referente Local del proyecto, convoca a los participantes en estado inscrito
solo en aquellos casos en que los participantes en estado En Atención, no asistan a la entrega de las canasta complementaria
de alimentos en las fechas y horas establecidas.
Para la entrega de la canastas complementarias de alimentos a familias en estado inscrito, se aplicarán los criterios del
Servicio Social vigentes. El Referente Local del proyecto, deberá llevar el orden de entrega mensual, de manera que exista
rotación, hasta el momento que sea posible la activación de la familia.
En los casos donde el número de canasta complementaria de alimentos no entregadas a familias activas es inferior al número
de familias inscritas, no se entregarán a familias en estado inscrito el mismo día de la entrega, este debe realizarse al día
siguiente hábil en los horarios.
El porcentaje de entrega de canasta complementaria de alimentos a familias inscritas no deberá superar el quince (15)% del
total de familias del punto.Del soporte de gestión adelantada de las llamadas telefónicas a los participantes inscritos con sus
resultados, se dejara constancia en el listado alfabético.
Agotado el anterior trámite si no es posible la entrega de la totalidad de las canastas complementarias de alimentos, éstas
serán regresadas al operador.
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Actividad 13 Verificación de cantidades: Una vez terminada la entrega, la Interventoría y/o Supervisión (si aplica) y el
operador, realizarán el conteo de las firmas de las canastas complementarias de alimentos entregadas y devueltas al
proveedor, colocando una línea horizontal en las casillas de aquellas familias que no fueron a retirar la canasta
complementaria de alimentos y verificando en vehículo que el número de canasta complementaria de alimentos devueltas
correspondan al número de familias reflejadas en el listado.
Debe colocarse en la casilla al final del listado, el número de canastas complementarias de alimentos entregadas por tipo y
total, además de colocar nombres, apellidos, firma, cargo y nombre del operador al final del listado.
Los listados originales deben ser entregados por el operador al Referente Local o su delegado, una vez termina la entrega de
las canastas.
Actividad 14 Devolución de los listados: El o la Referente Local del proyecto, debe dejar copia física o escaneada en la
Subdirección Local -SLIS de los listados de entrega de la canasta complementaria de alimentos en atención e inscritos, copias
de acta de entrega.
Deben entregarse los listados originales, copia de las actas por parte y/o Interventoría y/o supervisión (si aplica) y copia de las
autorizaciones de entrega del mes, radicados con comunicación escrita al equipo de canasta complementaria de alimentos de
la SGIL, relacionando el número de hojas en estado En Atención e Inscritos. La entrega de éstos listados, no debe superar los
dos (2) días hábiles siguientes a la entrega total de las canastas.
En caso fortuito de pérdida de los listados originales de manera total o parcial, el Referente Local del proyecto debe colocar la
denuncia ante la autoridad competente (actividad 14A) e informar a el/la Subdirector/a Local, Subdirector/a para la Gestión
Integral Local –SGIL, Coordinación del proyecto y equipo de canasta complementaria de alimentos, con el fin de convocarlos a
una reunión donde se explique la situación presentada (actividad 14B), se adjunte la denuncia, copia del acta de Interventoría
y/o Supervisión (si aplica) y se levante acta con asistencia, la cual será el soporte de la entrega de las canastas.
Actividad 15 Reunión de Seguimiento: Previo al inicio de la Reunión de Seguimiento, debe adelantarse la verificación de las
cantidades de canasta complementaria de alimentos programadas, entregadas y devueltas al operador, por submodalidad,
tipo y localidad, con los asistentes a la reunión de seguimiento.
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Las reuniones de seguimiento para las submodalidades SCHS, RURAL Y AFRO, se realizarán en nivel central con la
frecuencia y participantes estipulados.
En el caso de los Cabildos Indígenas, los lugares y fechas de las reuniones de seguimiento, se coordinarán con los Referentes
Locales del proyecto, con la participación de las personas señaladas.
Actividad 16 Sistematización de la información: El equipo de canasta complementaria de alimentos de la SGIL, debe
consolidar la información una a una de las familias que recibieron canasta, así como aquellas que no la recibieron en archivo
de Excel y enviarla en los tiempos establecidos, en medio magnético a la SII para la generación de meta del mes.
Subproceso 3 Archivo: El equipo de canasta complementaria de alimentos, deberá organizar y entregar las carpetas que
contienen los listados, actas de entregas, formato de entrega de listados y copia de las autorizaciones del mes por localidad al
archivo de Gestión Documental de la Dirección Territorial, cumpliendo con lo establecido en la normatividad general de archivo
y tabla de retención documental de la SGIL y el lineamiento de organización de archivos institucionales L-BS-003(subproceso)
del proceso de gestión de bienes y servicios.
De igual manera, las SLIS deben velar por la organización y mantenimiento de su archivo documental y hacer entrega de los
documentos relacionados con la modalidad.
Actividad 17-18 Control de cantidades: El Referente Local del proyecto, deberá llevar el control de canastas
complementarias de alimentos entregadas, programadas, devueltas por modalidad, punto y localidad en el formato
“Seguimiento a las entregas de canasta complementaria de alimentos”, de manera mensual teniendo en cuenta los listados de
entregas.
Actividad 19 Traslados: En caso de presentarse familias que deban trasladarse a otra localidad, el Subdirector/a Local
respectivo donde se localiza la familia deberá enviar un correo a la Subdirección Local donde se trasladará la familia,
informando la situación y adjuntando copia de la ficha SIRBE y documentos de la familia.
La SLIS receptora, deberá adelantar el nuevo diligenciamiento de la ficha SIRBE y visita domiciliaria en caso de ser necesario,
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aplicando el procedimiento de recolección y digitación PCD-DO-RS-081-B; con el objeto de revisar la atención de suministro
alimentario al que aplique.
7. Posibles productos y/o servicios no conformes
ACTIVIDAD
Actividad 7
Elaboración
definitiva
programación
NOMBRE
PRODUCTO O
SERVICIO
Correo electrónico
con formato de
“Programación
Canasta
Complementaria de
Alimentos”
diligenciado de
manera definitiva y
anexo
ELABORO
Andrea del Pilar Junguito España
Olga Lucía Gómez Corredor
Joan Manuel Ladino Rojas.
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
CORRECCIÓN
REGISTRO
Oportunidad: correo enviado con
mínimo una semana de antelación a la
primera fecha de entrega
Preventivo: recordatorios
semanales previos en el
calendario del correo
institucional, para cada uno de
los integrantes del Equipo
Técnico S.GIL
Formato para
medir la
implementación
del
procedimiento
F-IM-PRO
REVISO
Carlos E. Toledo
Maza
APROBO
Adriana Inés Piraquive Bautista
Virginia Alemán
María Antonia Velasco
Guerrero
Subdirectora para la Gestión Integral Local
Subdirectora de
Investigación e
Información
Lideresa del Proceso
Prestación de los Servicios
Sociales - Directora
Territorial
María Adela Mena Bejarano.
CARGO
Equipo modalidad Canasta
Complementaria de Alimentos– SGIL
Equipo SIG- Dirección Territorial.
Coordinador
proyecto 730
F-EP-4