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PROCESO: GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATO DE
SOLICITUD Y RECIBO A SATISFACCIÓN DE
REQUERIMIENTOS DE PARAMETRIZACION EN EL
SISTEMA DE INFORMACIÓN MISIONAL SIRBE
Código: I-AO-RS-030
Versión: Versión 1
Fecha: Septiembre, 2014
Página: 1 de 12
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATO DE
SOLICITUD Y RECIBO A SATISFACCIÓN DE
REQUERIMIENTOS DE PARAMETRIZACION EN EL SISTEMA
DE INFORMACIÓN MISIONAL SIRBE
SUBDIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN E INFORMACIÓN
DIRECCIÓN DE ANALISIS Y DISEÑO ESTRATÉGICO
SOFTWARE MISIONAL SIRBE
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
F-I-003
PROCESO: GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
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1. Objetivo.
Orientar y guiar a los referentes de proyecto, en el diligenciamiento del Formato de Solicitud y
Recibo a Satisfacción de Requerimientos de Parametrización en el Sistema de Información
Misional SIRBE, con el fin de ayudar a resolver las dudas que se presentan durante el ejercicio del
procedimiento gestión del conocimiento, del proceso de Gestión del conocimiento.
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2. Glosario.
Ficha SIRBE
Formato fuente de diligenciamiento de información de la SDIS. La ficha está
compuesta por varios grupos de preguntas, como son: Variables básicas, Variables
transversales, Variables de ubicación geográfica, que corresponden a la información
genérica aplicada para todos los proyectos y, las variables específicas por proyecto
modalidad.
Parametrización
Ordenar una serie de variables o parámetros que determinan en funcionamiento del
sistema, de acuerdo con la funcionalidad de cada proyecto y la normatividad vigente
para los servicios sociales (Resolución 1551 de 2007 o Documento de Criterios de
Identificación, Egreso, Priorización y Restricciones por Simultaneidad del Plan de
Desarrollo vigente).
Simultaneidad
Restricción de un participante en uno o más proyectos o servicios sociales por alguno
de los siguientes motivos: Presencia física, Normatividad o Recibir el mismo tipo de
servicio.
Variables Básicas
Son las variables con información general que determina las características de una
persona.
Variables
Transversales
Son las que dan cuenta de la atención con enfoque diferencial de los ciudadanos y
ciudadanas del Distrito Capital.
Variables de
Ubicación Geográfica
Son las que permiten la georreferenciación de la ubicación de la vivienda de los
participantes de los servicios sociales de la SDIS.
Variables Específicas
Son aquellas que identifican las características y condiciones de cada individuo que
corresponda para el acceso a un determinado servicio social.
Territorio
Está constituido como una matriz de relaciones dinámicas y complejas entre factores
físicos, sociales, económicos, ambientales, políticos y culturales, los cuales establecen
vínculos e interrelaciones de influencia, dependencia e interdependencia.
Criterios de
Identificación
Son los parámetros mediante los cuales la SDIS determina, con base en la lectura de
realidades, la inclusión de la población en las modalidades de servicios sociales a través
de los cuales se promueven, protegen y restablecen los derechos de los ciudadanos y
ciudadanas.
Criterios de
Priorización
Son los parámetros adicionales a los criterios de identificación, que permiten fijar un
orden de ingreso a los servicios, cuando la demanda ciudadana, supera la oferta
institucional.
Estado
Es la descripción administrativa del tipo de vinculación que el Ciudadano o la
Ciudadana tiene con las modalidades de servicio social, los estados posibles son:
Inscrito, En atención, Suspendido, Atendido.
Criterios de Egreso
Son los parámetros mediante los cuales la SDIS determina la salida de atención en la
modalidad de los servicios sociales a los ciudadanos y ciudadanas. En este estado el
ciudadano o la ciudadana se encuentran en estado “Atendido”.
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3. Desarrollo:
SIRBE: SISTEMA MISIONAL DE INFORMACIÓN
PARA EL REGISTRO DE BENEFICIARIOS
El presente manual de diligenciamiento del Formato de Solicitud y Recibo a Satisfacción de Requerimientos
de Parametrización en el sistema de información misional SIRBE, es el resultado del trabajo de
coordinación adelantado por la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico a través de la Subdirección de
Investigación e Información y de las Subdirecciones Técnicas de los proyectos sociales de la Secretaría
Distrital de Integración Social. Este trabajo se ha venido desarrollando desde el mes de junio de 2012,
durante el proceso de armonización misional, e integra los ajustes hechos al sistema misional SIRBE en la
definición y ajustes de las variables básicas, variables transversales, ubicación geográfica y grupo familiar.
Para el desarrollo de su misión la Entidad cuenta con el sistema misional SIRBE, única fuente de
información de la Secretaría Distrital de Integración Social, de acuerdo con la resolución 1551 del 28 de
diciembre de 2007.
El sistema misional SIRBE cuenta con una base de datos centralizada ubicada físicamente en el Centro de
Cómputo de la Subdirección de Investigación e Información. La información es capturada a través de 42
puntos remotos interconectados con el nivel central; proveniente de las Subdirecciones Locales para la
Integración Social, los Centros de Desarrollo Social, las Comisarías de Familia y demás sedes que operan
remotamente con el nivel central de la SDIS.
PARA EL MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DEL SIRBE EXISTEN CUATRO NIVELES DE OPERACIÓN:
Las responsabilidades por el nivel de operación, se definen de la siguiente forma:
 Administrador del Sistema de Información o usuario central:
En cabeza del coordinador de la Subdirección de investigación e información, que responde por:







Funcionamiento del sistema
Modificaciones que afecten todo el sistema
Seguridad informática
Guarda y custodia de la información
Registro y parametrización de los proyectos.
Creación de usuarios
Apoyo técnico a los demás niveles.
 Administrador Local:
Función a cargo de los Subdirectores Locales, Coordinadores de Proyectos, o Coordinadores de
Centros de Desarrollo, es responsable por:
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 La calidad
 La veracidad y confiabilidad del diligenciamiento de la ficha SIRBE y toda la información de los
participantes
 La actualización oportuna de las actuaciones
 La supervisión de la información
 La utilización de la información
 El cumplimiento de perfiles para contratar digitadores
 Operador Local:
Servidor-a público-a o contratista, es responsable por:




Digitación información que alimenta el sistema
Digitación e inclusión de novedades
Generación de informes solicitados por los operadores locales
Obtención periódica de back up
 Usuario de Consulta:
Servidor-a público-a o contratista que en desarrollo del objeto misional de la entidad tiene acceso a
los sistemas de información únicamente para su consulta.
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LA FICHA SIRBE
La ficha SIRBE es un documento público, de carácter reservado, que contiene información confidencial del
participante y su familia y que aporta entre otros, elementos para focalizar, seleccionar y priorizar su
atención.
No se autoriza difundir ni entregar la ficha SIRBE, en cumplimiento del derecho a la intimidad, consagrado
en el artículo 15 de la Constitución Política, la Sentencia T-729 de 2002, y las demás normas que regulen
la materia. Así mismo, por su característica de confiabilidad, su archivo, conservación y custodia, será
responsabilidad de los Subdirectores Locales.
En caso de duda sobre la confidencialidad en el suministro de la información, el funcionario respectivo
elevará solicitud de concepto a la Oficina Asesora Jurídica, quien determinará la existencia o no de reserva
legal sobre la información solicitada.
Luego del diligenciamiento de la ficha SIRBE, comienza el proceso de registro en el sistema misional; esta
información es utilizada a nivel de tablas de uso común, interactuando con los otros sistemas de
información de la Secretaría, como la Mapoteca, la cual permite la consulta y visualización de áreas
geográficas, georreferenciación de direcciones, construcción e impresión de mapas, establecer ruteo para
trabajo de campo y obtener ubicación espacial de servicios y de usuarios.
En consecuencia de lo anterior, las modificaciones a que tuviere lugar la ficha SIRBE, están enmarcadas en
el procedimiento de Diseño de Instrumentos de Recolección Primaria del proceso de Gestión del
Conocimiento; actividad 6: Diseñar o actualizar el instrumento de recolección: en esta actividad debe
diseñarse o modificarse el instrumento, su instructivo de diligenciamiento y de crítica. Así mismo
conllevara la modificación de la parametrización en el sistema de información misional SIRBE.
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INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE SOLICITUD DE MODIFICACIÓN DE FICHA SIRBE
Y REQUERIMIENTOS DE PARAMETRIZACIÓN EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN MISIONAL SIRBE
SECCIONES DEL FORMATO
ENCABEZADO
Nombre
Descripción
Logo de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
Nombre de la
entidad
SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
Proceso
Gestión del Conocimiento
Procedimiento
Gestión del Conocimiento
Nombre de la
ficha
FORMATO DE SOLICITUD Y RECIBO A SATISFACCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE
PARAMETRIZACIÓN EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN MISIONAL SIRBE
Logo de la Familia SIRBE
Código
La codificación corresponde a un consecutivo asignado por el equipo de Calidad de la
Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización de la Dirección de Análisis y Diseño
Estratégico. El código correspondiente al presente formato es: F-AO-RS-030
Versión
El número de la versión hace parte de la codificación de la ficha e informa el consecutivo
de la versión.
Fecha
La fecha corresponde a la de expedición de la versión.
Página
Hace referencia al número de la página y la cantidad total de páginas.
Fecha de
diligenciamiento
Este campo se debe llenar con la fecha en que se diligencia la ficha. El formato de fecha
es DD/MM/AAAA.
Numero de Ficha
 Cuatro (4) dígitos para escribir el año o vigencia de la ficha.
 Tres (3) dígitos para escribir el código del proyecto.
 Cuatro (4) dígitos para escribir el consecutivo que le corresponde a cada ficha.
SECCIONES DE ESTA FICHA
NOMBRE DE LA SECCION
HOJA Nº
Nº DE PREGUNTAS
Modificación parametrización Sistema de Información Misional SIRBE
1
5
Observaciones
1
1
Contratos
2
12
Viabilización
2
5
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PREGUNTAS DEL INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATO DE SOLICITUD Y RECIBO A SATISFACCIÓN
DE REQUERIMIENTOS DE PARAMETRIZACION EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN MISIONAL SIRBE
MODIFICACIÓN PARAMETRIZACIÓN SISTEMA DE INFORMACIÓN MISIONAL SIRBE:
Escriba todos los datos con letra legible, sin tachones ni enmendaduras.
1. Proyecto que solicita la modificación
Marque el proyecto correspondiente que solicite la modificación, de acuerdo a las siguientes opciones:
NOMBRE
Proyecto 721
Proyecto 730
Proyecto 735
Proyecto 738
Proyecto 741
Proyecto 742
Proyecto 743
Proyecto 749
Proyecto 753
Proyecto 760
Proyecto 764
DESCRIPCIÓN
Atención Integral para personas con discapacidad, familias y cuidadores: Cerrando Brechas.
Alimentando capacidades: Desarrollo de habilidades y apoyo alimentario para superar
condiciones de vulnerabilidad.
Desarrollo Integral de la primera infancia en Bogotá D.C.
Atención y acciones humanitarias para emergencias de origen social y natural.
Relaciones libres de violencias para y con las familias de Bogotá D.C.
Atención Integral para Personas Mayores: Disminuyendo la discriminación y la segregación.
Generación de capacidades para el desarrollo de personas en prostitución o habitantes de
calle.
Promoción del ejercicio y goce de los derechos de personas LGBT.
Fortalecimiento de la gestión local para el desarrollo humano en Bogotá D.C.
Protección Integral y desarrollo de capacidades de Niños, Niñas y Adolescentes.
Jóvenes activando su ciudadanía.
2. Nombre de la modalidad a la que se le solicita la modificación:
Escriba puntualmente el nombre de la modalidad correspondiente a la que le solicita la modificación.
3. Tipo de modificación o parametrización:
Marque la opción correspondiente a la cual se le desea hacer la modificación o parametrización, de
acuerdo a las siguientes opciones:
NOMBRE
Variables Especificas
DESCRIPCIÓN
Conjunto de variables asociadas a un proyecto/modalidad, estas contienen
la información que habla del estado actual o condiciones de una persona,
para analizar su ingreso al proyecto.
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NOMBRE
Estados y/o motivos de estado
Criterios de elegibilidad
Contratos y/o beneficios
Cursos
Nutrición
Unidades operativas
Otra
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DESCRIPCIÓN
Es la descripción administrativa del tipo de vinculación que el Ciudadano o
Ciudadana tiene con las modalidades de Servicio Social, los estados
posibles son: Identificado, Inscrito, En Atención, Suspendido, Atendido,
Etc.
Son los parámetros mediante los cuales la Secretaría Distrital de
Integración Social determina, con base en la lectura de realidades, la
inclusión de la población en las modalidades de servicios sociales a través
de los cuales se promueven, protegen y restablecen los derechos de los
ciudadanos y ciudadanas.
Es el tipo de contrato y cuáles son los beneficios que trae el mismo.
Actividades que se realizan a un grupo de personas, con el fin de aprender
una habilidad básica, ocupacional o de desarrollo humano e inclusión o
componente social dentro de los programas establecidos por la SDIS.
Es la Captura de Peso, Talla y fecha de toma de datos de una persona en
un Proyecto - Modalidad o Servicio para el cálculo del diagnóstico
nutricional.
Lugares donde se presta el servicio ofrecido por un Proyecto – Modalidad
– Submodalidad.
Si no aparece en el listado de Proyecto – Modalidad – Submodalidad.
4. Descripción de la modificación:
Escriba con letra clara y legible la descripción que presenta el proyecto que sustenta la modificación solicitada.
5. Anexos:
Escriba con letra clara y legible los anexos que hace a este formato.
OBSERVACIONES
Escriba con letra clara y legible las observaciones que tenga con relación a la modificación solicitada.
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CONTRATOS
Escriba todos los datos con letra legible, sin tachones ni enmendaduras.
1. Detalle del Contrato
Escriba todos los datos con letra legible, sin tachones ni enmendaduras.
NOMBRE
Tipo de Servicio
Contrato de Suministros N°
Celebrado con
Fecha de iniciación
Proyecto modalidad del beneficio
Valor total contrato inicial
Adición y/o prorroga
Clase de Beneficio
Tipo de Beneficio
Subtipo de Beneficio
Valor de Beneficio
DESCRIPCIÓN
Hace referencia al servicio social el cual es responsable de la entrega
de beneficios.
Es el contrato que se suscribe para la adquisición de elementos de aseo
personal, ropa y calzado, el cual es entregado a las personas y familias
en Emergencia Social.
El representante legal mediante contrato de prestación de servicios
conforme a lo establecido en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y
decreto 0734 de 2012.
Hace referencia a la fecha del acta de inicio del contrato.
Hace referencia al Proyecto – Modalidad o Servicio del cual depende
la entrega de beneficios.
Hace referencia al valor total que está plasmado en el contrato que es
celebrado y de conformidad con el resultado de la negociación
económica de la oferta acordada. Vale la pena aclarar que si un
contrato tiene un modificación: adición, este valor se debe sumar al
valor del contrato original.
Hace referencia a la o las modificaciones en valor (adición) y el plazo
(prorroga), pactado dentro de un mismo contrato y que deben quedar
estipuladas en la minuta de modificación del contrato.
Definir qué clase de beneficio se va a parametrizar (ALOJAMIENTO,
VESTUARIO, BIENES, SUMINISTROS ETC.)
Definir qué tipo de beneficio se va a parametrizar (ALOJAMIENTO,
VESTUARIO, BIENES, SUMINISTROS ETC.)
Definir qué Subtipo de beneficio se va a parametrizar (ADULTOS
MAYORES, NIÑOS DE 0 A 5 AÑOS, ETC)
Hace referencia al valor en números y en pesos del producto.
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2. Detalle del Contrato
Diligencie este punto si en la misma solicitud necesita o se requiere parametrizar otro contrato. Escriba
todos los datos con letra legible, sin tachones ni enmendaduras.
VIABILIZACIÓN
Del correcto diligenciamiento de esta sección depende que las modificaciones solicitadas se lleven a cabo.
Esta incluye la fecha, el nombre, el cargo y la firma de los servidores públicos o las servidoras públicas que
intervienen en la oficialización del documento.
En esta sección deben intervenir los siguientes actores:
 El Gerente de Proyecto: Es quien solicita la modificación y que se encuentra en cabeza del
Subdirector o la Subdirectora del proyecto.
 El Coordinador de Proyecto: Este cargo es asignado por el Subdirector o la Subdirectora del
proyecto.
 La Subdirección de Diseño Evaluación y Sistematización, este actor corresponde al analista del
proyecto al cual se le solicita la modificación.
 La Subdirección de Investigación e Información, que es la encargada de consolidar en los sistemas
de información de la entidad las modificaciones aprobadas.
 Recibo a Satisfacción: El Gerente de Proyecto es el encargado o puede asignar a una persona para
dar el visto bueno o el recibo a satisfacción.
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4. Observaciones
La Subdirección de Investigación e Información de la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico,
genera el presente instructivo para la orientación en el diligenciamiento Formato de Solicitud y
Recibo a Satisfacción de Requerimientos de Parametrización en el Sistema de Información Misional
SIRBE.
5. Administración del instructivo
La Subdirección de Investigación e Información de la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, es
la dependencia emisora del presente instructivo y es responsable de que el mismo se mantenga
actualizado, identificado correctamente aplicado y en conocimiento de la DADE cada vez que
cambie su versión oficial.
ELABORO
REVISO
APROBO
NOMBRE
David Leonardo Calao Porras
Patricia Casas
Virginia Alemán Casas
Carlos Vladimir Cobo Ramírez
CARGO
Contratistas Subdirección de Investigación
e Información
Subdirector de la Subdirección de
Investigación e Información
Director de la Dirección de Análisis y
Diseño Estratégico
F-I-003