Download instructivo para el préstamo de espacios - SDIS

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PROCESO DE PRESTACION DE LOS SERVICIOS SOCIALES
ETAPA PARA PRESTAR SERVICIOS SOCIALES INTEGRALES
A LC A LD ÍA MAYO R
D E B O G O TÁ D .C .
Secretaría
Integración Social
INSTRUCTIVO PARA EL PRÉSTAMO DE ESPACIOS
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1. Objetivo del instructivo
Atender las solicitudes de préstamo de espacios ubicados en los Centros de Desarrollo Comunitario
2. Glosario:
CDC: Los Centros de Desarrollo Comunitario son espacios públicos participativos de integración comunitaria que históricamente se han
orientado hacia la promoción de procesos formativos, culturales, productivos, deportivos, recreativos y comunitarios, fortaleciendo el
desarrollo social integral
Ciudadanía: Hombres y mujeres, conjunto de titularidades reconocidas jurídicamente en razón de su pertenencia al Estado
Colombiano. Conjunto de prácticas que desarrolla libremente el-la ciudadano-a en el ámbito público, con el fin de participar activamente
en la colectivización de conocimientos, informaciones, necesidades, intereses y propuestas que afectan el destino de la sociedad y el
suyo propio, a través de mecanismos y formas de organización construidas para tal fin, en el marco del bien común, la ley y el derecho.
Ciudadano-a: Persona que por su pertenencia al Estado Colombiano, es sujeto de derechos y responsable del cumplimiento de
deberes, enmarcados en la Constitución Política y la legislación nacional.
Gestión Social Integral: La Gestión Social Integral, es el direccionamiento político que hace la administración Distrital entorno a la
gestión de la política social, dando un nuevo impacto a la relación entre los ciudadanos y las ciudadanas y el Estado. Se sustenta en el
reconocimiento de la diversidad, la complejidad y en la participación como eje transformador, desde el enfoque de derechos1,
permitiendo la construcción de respuestas integrales en torno a lo público, como aquello que es de interés para todos y todas.
Servicios: Para los CDC son aquellos servicios de formación y capacitación que se ofrecen y que responden básicamente a la
demanda de los mismos por la comunidad usuaria.
Servidor-a Público-a: Funcionario-a del Estado, cuya labor es servir mediante sus funciones a la ciudadanía en el ejercicio de sus
derechos.
1
Que son los derechos? Son las garantías que todas las personas tenemos por el solo hecho de ser seres humanos, independiente del status, el sexo, la raza o la
nacionalidad para el disfrute de una vida digna.
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Sistema de información para registro de beneficiarios SDIS-SIRBE: El SIRBE es un sistema de información con estructura
cliente/servidor-(a) (sistema en red), cuya base de datos está centralizada tanto en los Subdirecciones Locales como en las demás
Unidades operativas que el Comité directivo determine.
Subdirección para la Gestión Integral Local: instancia dependiente de la Dirección Territorial que tiene como función la aplicación de
políticas en el ámbito local, adelanta los estudios, diagnósticos, caracterizaciones e investigaciones en los diferentes contextos del
territorio local, gerencia los servicios y la inversión social en la localidad, participa en la formulación de políticas de integración social y
en la implementación del Sistema Integral de Protección y Seguridad Social del Distrito a nivel local, coordina las actividades de
inversión de los Fondos de Desarrollo Local y Subdirecciones Locales para la Integración Social en la formulación de los proyectos de
inversión con recursos locales y orienta a los Fondos de Desarrollo Local en la formulación de los planes de desarrollo social local, y en
la formulación de los planes operativos anuales de inversiones, en concordancia con los planes de desarrollo Distrital y las políticas
emanadas de la Secretaría
Subdirecciones Locales para la Integración Social: Son las instancias de coordinación administrativa y operativa de la Secretaría
Distrital de Integración Social ubicadas en 16 de las 20 localidades de Bogotá Distrito Capital, que organizan, gestionan y supervisan la
adecuada y eficaz ejecución de proyectos y prestación de servicios sociales que desarrollan las unidades operativas adscritas y aquellos
que se ejecutan en asocio con operadores privados.
3. Condiciones generales
Misión de la Secretaria Distrital de Integración Social: Liderar el diseño, la implementación, el seguimiento y la evaluación de políticas
públicas, dirigidas a mejorar las condiciones de calidad de vida de los ciudadanos y ciudadanas de Bogotá, a través de la gestión social
integral que permita desde los territorios vivir una ciudad de derechos.
Visión de la Secretaria Distrital de Integración Social: En el 2018 será reconocida Internacional, Nacional, Distrital y Localmente como la
entidad rectora de la Política Social del Distrito Capital, en el marco del Estado Social de Derecho.
a. La Resolución 0900 de Julio 8 de 2005, establece los lineamientos para el funcionamiento y operación de los Centros de Desarrollo
Comunitario de la Secretaria De Integracion Social y ajustes en aspectos referidos a los lineamientos técnicos y a la contratación que se
deriva para el funcionamiento y operación de los mismos.
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b. La infraestructura de los Centros de Desarrollo Comunitario es apropiada para desarrollar los objetivos que la SDIS y una de las
estrategias es facilitar las instalaciones a otras entidades de tipo público o privado que desarrollen actividades en pro de las metas que
tiene la entidad.
c. Se facilitarán aquellos espacios que en su momento no estén siendo programados para ser utilizados por las entidades operadoras
de los servicios que desarrollan los programas de formación o capacitación. Las instalaciones del CDC no serán prestadas para
favorecer actos de carácter político, religioso o familiar.
d. Dependiendo la infraestructura de los CDC, éstos cuentan con:








Teatro.
Auditorio/Salón múltiple.
Salones o aulas.
Salón de audiovisuales.
Piscina.
Coliseo/Estadio.
Canchas/Pistas/Zona verde/Patio.
Otros de acuerdo con la infraestructura del CDC.
e. El acceso a los espacios de los CDC se podrá hacer con retribución y sin retribución de la siguiente manera:
Con retribución de acuerdo a tarifas establecidas en comité técnico:
 Entidades públicas o privadas que deseen desarrollar prácticas en beneficio de la comunidad de la localidad, las cuales podrán
ser personas naturales o jurídicas.

Entidades que establezcan convenios con la SDIS y los cuales dentro de su presupuesto tengan asignados recursos para ello.

Entidades contratadas para los servicios de la SDIS, o también llamados operadores.

La solicitud de préstamo del espacio deben presentarla con diez (10) días de antelación preferiblemente
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Sin retribución
 Para servicios de la SDIS, que sea solicitada por servidores(as) y no por entidades contratadas.
 Entidades del Distrito que los requieran para eventos de interés para la comunidad
 La solicitud de préstamo del espacio deben presentarla con ocho (8) días de antelación preferiblemente
 Cuando la solicitud de préstamo de espacio se hace para actividades en convenio con la SDIS, se solicitará copia del contrato y
de la asignación presupuestal o en su defecto solicitud con el aval del interventor del contrato.
f. La solicitud de préstamo debe contener como mínimo la siguiente información requerida, a fin de facilitar el préstamo y el control sobre
lo facilitado:
 Identificación de quien está solicitando las instalaciones.
 Tipo de actividad.
 Numero de personas.
 Fecha de realización.
 Hora entrada y salida.
 Espacio requerido y
 Nombre del responsable
El tipo de recursos técnicos (audio, video, muebles, etc.) que necesite.
g. En la respuesta a la solicitud de préstamo de espacios, se le debe indicar tarifa y requisitos que deberán adjuntar , con ocho (8) días
de antelación para la aprobación del mismo. Los requisitos que debe adjuntar son:
 Plan de contingencia (Decreto 043 de 2006)
 Acta de compromiso
 Consignación en original y copia.
h. Debe verificarse que el valor consignado corresponda con el tiempo solicitado.
i. Si se trata de una actividad que implica la participación de más de cien (100) personas la presentación del plan de contingencias es
obligatoria. El plan de contingencias debe estar ajustado a los requerimientos del Comité Local de Emergencias.
j. La formalización del préstamo debe hacerse de forma personal y no telefónicamente o por otros medios. Asimismo a los usuarios o
usuarias debe recordárseles el carácter público que tienen estos espacios y su correspondiente cuidado.
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k. Duración del préstamo

Conocer con la debida anterioridad la programación de los espacios para el desarrollo de las actividades de otras áreas SDIS;
es fundamental para facilitar el préstamo de las instalaciones. La anticipación de la solicitud de préstamo de instalaciones busca
facilitar la programación de dichos préstamos y garantizar su disponibilidad.

Cuando la comunidad solicita las instalaciones sin la debida anticipación, debe tenerse en cuenta la disponibilidad de espacios
que no se encuentren programados y cuya prestación y/o alquiler pueda darse.

Las instalaciones serán prestadas por un término de tiempo prudente, es decir, que no impida el desarrollo de la programación
de las demás actividades del CDC y que posibilite el desarrollo de las actividades programadas por el-a solicitante. Es decir, las
instalaciones se prestan por el tiempo que queda estipulado en la solicitud, (incluyendo tiempos de montaje, ensayos, entrega,
etc).

En el evento en el que la ciudadanía exceda el tiempo de préstamo previsto, o que incurra en comportamientos inadecuados de
acuerdo con el manual de convivencia, el-la coordinador-a debe tomar nota e informar al Comité Técnico en cuyas reuniones se
deben definir las sanciones a que haya lugar.
l. Controles.

El préstamo de las instalaciones es responsabilidad del-a coordinador-a del CDC. El o la única funcionario-a autorizado para prestar
las instalaciones del CDC es el-la coordinador-a del mismo. En ausencia del-a coordinador-a del CDC, el Subdirector-(a) Local
designará el-la funcionario-a que debe asumir la responsabilidad sobre el préstamo de instalaciones.

El ente responsable de definir las tarifas de alquiler de instalaciones es el Comité Técnico.

Fines de semana, días festivos y en horario nocturno, el-la coordinador-a del CDC designa al personal responsable de la entrega y
recibo de los espacios y elementos de acuerdo con la programación y previa verificación del estado en el que se entregan y
devuelven los mismos.
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
Este instructivo es supervisado por el-la Coordinador-a del CDC y sus acciones son supervisadas desde la Subdirección Local para
la Integración Social. El reporte de préstamo de instalaciones que se contempla en el SIRBE, es responsabilidad del Coordinador-a
del CDC. En este instructivo se presenta el informe mensual sobre el número de instalaciones prestadas y el número de personas
atendidas.

Debe verificarse que la actividad a desarrollarse cumpla con el objeto y requisitos inicialmente planteados. Esta verificación se lleva
a cabo a través del plan de contingencias en donde se encuentra la descripción del evento.

Si al recibir los espacios y recursos el personal de vigilancia encuentra que se produjeron daños y/o pérdidas de los elementos o
espacios prestados estos serán reportados al-a Coordinador-a del CDC y/o a las autoridades pertinentes.
4. Relación con otros instructivos
Instructivo de
promoción y
divulgación
Solicitudes
de espacio
ubicados en
los CDC
Préstamo de
Espacios
Desarrollo
de
actividades
en los CDC
SDIS
Entidades del
Orden Distrital
Particulares
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5. Actividades
1. ASIGNACIÓN DE ESPACIOS CON RETRIBUCIÓN
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
1
Presentar solicitud por escrito ante el Coordinador
del CDC,:
2.
Verificar quien hace la solicitud
DEPENDENCI
RESPONSABLE
REGISTRO
CDC
Interesado
Formato de solicitud
CDC
Coordinador CDC
Formato de solicitud
CDC
Coordinador-a CDC
Formato de solicitud
CDC
Coordinador-a CDC
Sistema
SÍ: Pasa actividad 7
NO: Pasa Actividad 5
Comunicar al solicitante la imposibilidad de préstamo
del espacio
Informar al solicitante de las fechas disponibles para
el préstamo
CDC
Coordinador –a CDC
CDC
Coordinador-a CDC
Asignar de manera provisional en la programación
de la base de datos.
CDC
Coordinador-a CDC
¿La solicitud es de la SDIS o una entidad distrital?
3.
4
5
6
7
NO: Pasa actividad 4
SI: Pasa Actividad 1 de asignación de espacios para
servicios de la SDIS y/o otras entidades distritales
Verificar la disponibilidad del espacio solicitado
¿El espacio esta disponible?
Base de datos
programación de
préstamo de espacios
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Dar respuesta a la solicitud del interesado
8
CDC
Coordinador-a CDC
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Formato de respuesta
Formato de plan de
contingencia
Formato acta de
compromiso
Recibir y verificar los documentos del solicitante.
Coordinador-a CDC
Formato de respuesta
Formato de plan de
contingencia
Formato acta de
compromiso
CDC
Coordinador-a CDC
Formato de respuesta
Formato de plan de
contingencia
Formato acta de
compromiso
CDC
Coordinador-a CDC
Recibo de consignación y
recibo de caja
¿El solicitante cumple los requisitos?
9
CDC
NO. Pasa actividad 8
Sí: Pasa a la actividad No.10
10
11
12
13
12
13
Asignar el espacio en la base de datos de la
programación.
Remitir original del recibo de consignación a la
Entidad Contratada, para expedición de recibo de
caja.
Remitir al servicio de vigilancia la programación y
formato de control de entrega de espacios y
verificación de número de participantes, para el
control de ingreso al espacio.
CDC
Coordinador-a CDC
Entregar formato de control de préstamo de espacios
y verificación de participantes al responsable del
espacio.
CDC
Guarda de vigilancia
Diligenciar formato de préstamo de espacio.
CDC
Entregar formato de préstamo de espacios a
vigilancia
CDC
Responsable del espacio
y/o los capacitadores
Responsable del espacio
y/o los capacitadores
Formato programación
Formato entrega de
espacios y verificación de
participantes
Formato programación
Formato entrega de
espacios y verificación
de participantes
Formato de préstamo de
espacios.
Formato de préstamo de
espacios.
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Entregar formato diligenciado a la oficina de
Coordinación.
Realización de la actividad.
Consolidar mensualmente el préstamo de espacios
para reporte al SIRBE.
CDC
CDC
CDC
Guarda de vigilancia
Interesado
Formato de préstamo de
espacios.
Coordinador-a CDC
Formato SIRBE
2. ASIGNACIÓN DE ESPACIOS PARA SERVICIOS DE LA SDIS Y/O ENTIDADES DISTRITALES SIN RETRIBUCIÓN
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Presentar la solicitud
Realizar estudio de la solicitud
Realizar la verificación de la disponibilidad
del espacio en la base de datos.
Solicitar a los responsables de servicios el
Plan de contingencia.
(Decreto 043 de 2006)
Entregar el acta de compromiso firmada.
Realizar la asignación correspondiente en la
programación.
Remitir al servicio de vigilancia la
programación y formato de control de
entrega de espacios y verificación de
número de participantes, para el control de
ingreso al espacio.
Entregar formato de control de préstamo de
espacios y verificación de participantes al
responsable del espacio.
Diligenciar formato de préstamo de espacio
y entrega a vigilancia.
Entregar formato diligenciado a la oficina de
Coordinación.
DEPENDENCIA
CDC
CDC
CDC
FUNCIONARIO
Enlace del servicio solicitante
Coordinador-a CDC
Coordinador-a CDC
REGISTRO
Formato interno de solicitud
CDC
Coordinador-a CDC
Formato plan de contingencia
CDC
CDC
USURIO-A
Coordinador-a CDC
Acta de compromiso
Programación
CDC
Coordinador-a CDC
Formato programación
Formato entrega de espacios y
verificación de participantes
CDC
Guarda de vigilancia
Formato programación
Formato entrega de espacios y
verificación
De participantes
CDC
Responsable del espacio y/o
los capacitadores
Formato de préstamo de espacios.
CDC
Guarda de vigilancia
Formato de préstamo de espacios.
Programación
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Realización de la actividad.
Consolidar mensualmente
el préstamo de espacios para reporte al
SIRBE.
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Interesado
CDC
Coordinador-a CDC
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Formato SIRBE
ELABORO
REVISO
APROBO
NOMBRE
Sandra Patricia Galeano Mendivelso
Farley Rojas Joven
Jefrey Alfonso Prada Diaz
CARGO
Asesor Universitario ESAP
Subdirector para la Gestión Integral Local
Director territorial