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GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN Y LA GESTIÓN DEL TRABAJO PRO BONO 1 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. INDICE INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 5 TÉRMINOS ................................................................................................................................7 1. ENTENDIENDO EL CONTENIDO Y EL ALCANCE DEL PRO BONO....................................9 1.1. ¿Qué es pro bono? ....................................................................................................9 1.2. ¿Cuáles son las principales necesidades jurídicas de los clientes? ............................11 1.3. ¿Qué relación hay entre pro bono y la responsabilidad social de la abogacía? ......... 14 1.4. ¿Cómo conviven el pro bono y el sistema de asistencia jurídica gratuita? ................ 14 1.5. Respuestas a los miedos y a los recelos.................................................................... 15 2. CUESTIONES BÁSICAS .............................................................................................. 17 2.1. ¿Quién realiza pro bono? ......................................................................................... 17 2.2. ¿Por qué realizan actividad pro bono los abogados? ................................................ 17 2.3. ¿Qué implicaciones fiscales tiene? ........................................................................... 18 2.4. ¿Tengo alguna responsabilidad civil distinta?........................................................... 19 2.5. ¿Cómo identificar a los clientes y entrar en contacto con ellos? ............................... 19 2.6. ¿Qué tipo de información sobre los destinatarios puedo solicitar o revisar? ............ 20 2.7. Cómo se gestiona la relación con el cliente del trabajo pro bono? ........................... 21 3. RECOMENDACIONES PARA DESPACHOS DE ABOGADOS Y ASESORÍAS JURÍDICAS INTERNAS ............................................................................................................................... 23 3.1. ¿Cómo se benefician el despacho o la asesoría jurídica? ..........................................24 3.2. ¿Cómo coordinar el pro bono? ................................................................................ 25 3.2.1. Diagnóstico interno ................................................................................................. 25 3.2.2. Estructura ................................................................................................................ 25 3.2.3. Programa ................................................................................................................. 27 3.3. ¿Cómo se organiza y supervisa? ............................................................................... 28 3.4. ¿Cómo promocionarlo internamente? ..................................................................... 29 3.5. ¿Comunicar o no la actividad pro bono? .................................................................. 31 3.6. ¿Cómo evaluar y medir? .......................................................................................... 33 4. RECOMENDACIONES PARA ABOGADOS A TÍTULO PERSONAL ...................................33 5. FUTURO DEL PRO BONO .......................................................................................... 34 6. EN MENOS DE 10 PASOS… ....................................................................................... 36 6.1. PROGRAMA PRO BONO EN 9 PASOS ........................................................................ 36 6.2. ASUNTO PRO BONO EN 9 PASOS..............................................................................36 7. ANEXOS. .................................................................................................................. 36 7.1. Formatos y Modelos: ............................................................................................... 36 2 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. 7.1.1. CUESTIONARIO INTERNO ......................................................................................... 37 7.1.2. FICHA DE SOLICITUD DE ASESORAMIENTO PRO BONO ............................................. 38 7.1.3. FICHA DE APROBACIÓN ........................................................................................... 39 7.1.4. COMPROMISO DE COLABORACIÓN PRO BONO ........................................................ 40 3 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. 4 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. INTRODUCCIÓN La presente Guía forma parte de las iniciativas de promoción del trabajo pro bono que impulsa el Centro de Responsabilidad Social de la Abogacía (CRSA), desde su fundación en 2008 y cuyo aportación fundamental ha sido la creación del registro de asuntos pro bono. La misión de este documento es aportar respuestas e ideas a abogados y firmas a la hora de gestionar el asesoramiento gratuito en el contexto de su actividad profesional. Para ello se incluyen recomendaciones, buenas prácticas, reflexiones y herramientas que faciliten la puesta en marcha y el desarrollo del trabajo pro bono sin olvidar que se trata una actividad ilusionante e inspiradora que nos permite reducir las situaciones de injusticia social con un gesto tan sencillo como es el compartir nuestros conocimientos. El primer capítulo de la guía analiza el concepto y da respuesta a muchas de las confusiones y críticas que recibe el pro bono. El segundo capítulo, estructurado en forma de preguntas, responde a las cuestiones básicas y comunes que se plantean ya se trate de un despacho de abogados, una asesoría jurídica interna o un profesional independiente. Los siguientes dos capítulos desarrollan las recomendaciones específicas en el caso de una estructura – despacho o departamento legal – y de un abogado a título personal. El quinto capítulo expresa deseos sobre el futuro del pro bono en Madrid y el siguiente incluye un breve compendio de los pasos a seguir tanto para la implementación de un programa pro bono como de un proyecto pro bono individual. La guía se completa con una serie de anexos con formatos y modelos útiles y datos de contacto de instituciones relacionadas. Y ¿a quién va dirigida esta guía?. Sus destinatarios son: aquellos profesionales interesados en conocer pro bono y, quizás, iniciarse en este tipo de trabajo. los abogados que hayan comenzado a prestar servicios pro bono y quieran organizarse mejor. los responsables de coordinar y promover el pro bono dentro de un despacho o una asesoría jurídica interna. los estudiantes del grado en derecho quienes, antes de que se den cuenta, se habrán incorporado al ejercicio profesional. Pero ya pueden familiarizarse con el trabajo pro bono e, incluso, iniciar su colaboración con las instituciones que ya tengan programas en marcha. Y, en definitiva, a los curiosos. “El que hace pro bono, repite” ha sido una de las frases más repetidas durante las entrevistas realizadas. ¿Por qué no averiguarlo? 5 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. 6 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. GLOSARIO DE TÉRMINOS Acceso a la justicia. Se trata de una reivindicación en el discurso de los derechos humanos que supone la equiparación de las posibilidades de defensa de los derechos por medio de las herramientas jurídicas y procesales del Estado. Además del acceso a los tribunales, se incluye en el mismo la protección de intereses difusos (colectivos) y los medios de resolución alternativa de conflictos. Asistencia jurídica gratuita. De mano del discurso del acceso a la justicia, se trata de una prestación estatal que cubre los costes económicos de la litigación a aquellas personas que se entran económicamente excluidas del mercado de servicios jurídicos. Clearing House. Así se denominan a las instituciones no lucrativas que ofrecen servicios de intermediación entre abogados y personas o entidades necesitadas del asesoramiento. Filtran las solicitudes recibidas y las conectan con el abogado disponible más capaz para gestionarlas. Las clearing houses mantienen, por una parte, un registro de aquellos abogados interesados en participar en este programa y, por otra, acuerdos con diversas entidades sociales sin ánimo de lucro que persiguen fines de interés social y que requieren de la prestación de estos servicios pro bono. Clínica jurídica. Se trata de una actividad docente en la que se sitúa al alumno en una situación real, aunque controlada y supervisada, con el fin de formar al mismo en la materia jurídica al tiempo que se le muestra que su profesión como jurista es esencial para el acceso a la justicia de las personas socialmente excluidas. Entidad Social. Organizaciones que integran el Tercer Sector. Tienen diversas denominaciones y distintos tipos de personalidad jurídica y régimen legal. De esta forma, puede hablarse de ONGs, fundaciones, asociaciones, asociaciones de utilidad pública, agrupaciones vecinales. También se las puede denominar ENL (entidades no lucrativas). El funcionamiento de estas entidades es variable en función de su régimen legal, de su autonomía y sus estatutos. Los fines son diversos y no taxativos pero siempre reconocidamente sociales. A pesar de su carácter no lucrativo, tienen capacidad de gestión económica y laboral de forma que pueden componerse por profesionales y voluntarios, indistintamente. Exclusión social. Situación en la que se encuentran aquellas personas sin recursos políticos para la defensa y garantía de sus derechos más básicos. Estructuralmente, se encuentran al margen de la sociedad y se les impide participar plenamente debido a su pobreza, a la falta de competencias básicas y oportunidades, o por motivos de discriminación activa o pasiva. Tienen nulo acceso a los organismos de poder y decisión y, por ello, están indefensos y en una situación de vulnerabilidad. Interés público. Aunque se trata de un concepto muy amplio, podría seguirse de aquellos fines de carácter cívico, educativo, científico, cultural, deportivo, sanitario, de promoción de los 7 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. valores constitucionales, de promoción de los derechos humanos, de asistencia social, de cooperación para el desarrollo, de promoción de la mujer, de protección de la infancia, de fomento de la igualdad de oportunidades y de la tolerancia, de defensa del medio ambiente, de fomento de la economía social o de la investigación, de promoción del voluntariado social, de defensa de consumidores y usuarios, de promoción y atención a las personas en riesgo de exclusión por razones físicas, sociales, económicas o culturales, y cualesquiera otros de similar naturaleza. Metodología clínica jurídica. Se trata de los medios, dinámicas y estrategias empleados para alcanzar los fines docentes de las clínicas jurídicas. Paralegal. Personas con formación jurídica con una función paralela a la del abogado en la prestación de los servicios jurídicos. Aunque no se postulan en juicio, sí pueden ofrecer asesoría jurídica a los clientes. Lo habitual es que sean estudiantes de Derecho o graduados en Derecho no ejercientes. Pro bono. De manera muy sucinta cabe definirlo como un servicio jurídico profesional (asesoría, litigación y formación) de calidad, voluntario, no remunerado y sin fines comerciales directos. Se trata de un servicio dirigido a un fin público, tanto a personas físicas (pro bono directo) como jurídicas, en este último caso, normalmente a entidades no lucrativas de acción social (pro bono indirecto). Responsabilidad Social Corporativa (RSC). Se trata del conjunto de obligaciones éticas y legales de empresas, corporaciones, administraciones públicas, entidades y demás personas jurídicas que se generan a raíz del impacto de sus actividades en la sociedad, especialmente en materia laboral, medioambiental y social. Esta responsabilidad se extiende al ámbito de los profesionales y, concretamente para esta guía, a la abogacía cuya especial posición en la sociedad le genera obligaciones específicas. Sociedad civil. Se trata del entramado de personas físicas y jurídicas en cuya formación, participación y gestión se excluye al gobierno, administraciones públicas o cualquier entidad pública. Tercer Sector. Esta denominación pretende diferenciar a un nutrido y heterogéneo grupo de organizaciones para diferenciarlas de las organizaciones públicas o gubernamentales y de las empresas privadas. Engloba a las entidades sin ánimo de lucro que integran y organizan los esfuerzos de la sociedad civil en la promoción y defensa de los derechos humanos, de la asistencia social e inclusión social, y otros fines cívicos, educativos, culturales, científicos, deportivos, sanitarios, laborales, de fortalecimiento institucional, de cooperación para el desarrollo, de promoción del voluntariado, de promoción de la acción social, de defensa del medio ambiente, y de fomento de la economía social, de promoción y atención a las personas en riesgo de exclusión por razones físicas, sociales o culturales, de promoción de los valores constitucionales y defensa de los principios democráticos, de fomento de la tolerancia, de desarrollo de la sociedad de la información, o de investigación científica y desarrollo tecnológico. 8 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. Vulnerabilidad. La vulnerabilidad supone la violación o posibilidad real de violación de los derechos humanos de las personas en situación de exclusión social y, por tanto, sin posibilidad de obtener reparación por los medios admitidos en Derecho. Se trata de una situación de desprotección e indefensión jurídica y política ocasionada por la incapacidad de las personas en situación de exclusión de acudir (por razones económicas o culturales) a los medios de heterocomposición de los conflictos organizados y ordenados por el Estado. 1. ENTENDIENDO EL CONTENIDO Y EL ALCANCE DEL PRO BONO 1.1. ¿Qué es pro bono? Definición. Pro Bono es la abreviación de la expresión latina “pro bono publico” que significa “por el bien público". Hay muchas definiciones del concepto, algunas con una visión estricta que sólo incluye asesoría jurídica, mientras que otras extienden la calificación a otros servicios que un abogado puede prestar en virtud de sus conocimientos y experiencia. En esta guía abogamos por un concepto extenso que va más allá de la asesoría. Entendemos el pro bono como la prestación de servicios jurídicos con las siguientes características: se presta por abogados de manera voluntaria y sin ánimo sin lucro, se destina a personas necesitadas, menos privilegiadas, en situación de marginalidad o vulnerabilidad social y a las entidades sociales sin fines de lucro, es gratuita para el destinatario, sin perjuicio de que de los gastos asociados se trasladen, en su caso, al beneficiario, y se presta con los máximos estándares de calidad profesional. ¿Qué no es pro bono?. En primer lugar, no es pro bono la actividad social propia de los colegios de abogados como son el Turno de Oficio (TO) y los Servicios de Orientación Jurídica (SOJ). Además no es trabajo pro bono y, no debe ser computado como tal, los servicios legales a favor de familiares y amigos – por el mero hecho de serlo -, los servicios incobrables e impagados, los favores a clientes actuales ni las primeras consultas gratuitas, en tanto que tengan un objetivo comercial. Tampoco es pro bono el trabajo de lobby con un fin lucrativo a medio o largo plazo. Respecto a las horas destinadas a promover el trabajo pro bono, entendemos que son horas de voluntariado pero no pro bono, en tanto que no implica la prestación de servicios jurídicos. 9 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. Tipo de servicios jurídicos pro bono. En la definición anterior hemos marcado los límites de los asuntos que califican como actividad pro bono. Ahora entraremos a analizarlos en detalle, proponiendo ejemplos de cada uno. La premisa es que los temas jurídicos que pueden encajar en pro bono son muy variados y revelan que hay un hueco para cada profesional según su experiencia, disponibilidad e intereses. Orientación. La resolución de dudas puntuales, breves y sencillas suponen el grueso del pro bono. Se trata de cuestiones de orden administrativo, laboral, civil… que una vez resueltas orientan a la Entidad Social y/o al particular sobre los pasos a tomar para hacer valer sus derechos o relacionarse con el orden legal. Son consultas que, en la mayoría de los casos, no conllevan una gran dedicación y generan un alto valor en el destinatario. En el caso que provengan de entidades sociales, y a fin de controlar el tiempo, se pueden gestionar a través de unos bonos de horas, es decir la asignación de un número específico de horas con carácter anual o mensual y que a medida que se utilizan se descuentan del total previsto. Asesoramiento y defensa. Es la dirección jurídica y, en su caso, la representación para la resolución de la problemática legal específica de una persona física o la propia de la Entidad Social. Respecto a este último destinatario puede incluir también actividades como apoyar a los abogados de la entidad en el diseño de estrategias jurídicas y elaborar documentos que les sean útiles para la prestación de servicios. En este sentido, las entidades sociales necesitan asesoría ante los frecuentes cambios de normativa. Por ejemplo, en el caso de un cambio, en materia de protección de datos, los abogados pueden ayudar a entender las novedades, actualizar los protocolos internos y la documentación y anticipar riesgos relacionados. Esta actividad, en apariencia, sencilla y fácil para los abogados es de gran utilidad para generar certidumbre y evitar problemas en el futuro – incluso, de carácter económico -. Además, en el caso que las entidades cuenten con abogados internos, les libera horas de trabajo para realizar apoyo jurídico a los beneficiarios de la organización. Participación en actividades por el interés general. Incluye la actividad de protección de los intereses "difusos", es decir aquellos intereses de grupos o colectivos que trascienden al individuo y que encuentran dificultades procesales para su amparo. Por un lado, incluye la actividad que mejora el sistema legal como la elaboración de informes jurídicos, la redacción de recomendaciones sobre disposiciones legales vigentes y el impulso de resoluciones judiciales o actuaciones administrativas. Este es un campo muy amplio en el que tienen cabida tanto abogados de firmas como de empresa, abogados ejercientes y no ejercientes. 10 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. Por otro, hay un supuesto especial de esta actividad que lo constituyen los denominados “litigios estratégicos” o "litigios de Derecho público”. En ellos, a partir de la defensa de un caso concreto se busca trascender el interés particular para reformar algún aspecto del Derecho público cuya configuración y diseño afecta a un buen número de gente. Aquí debemos recordar al desaparecido abogado Ignacio de la Mata en defensa de los derechos de los menores extranjeros. En varias actuaciones consiguió paralizar las repatriaciones de menores sin garantías y ello le llevó a obtener resoluciones favorables del Tribunal Constitucional a raíz de dos recursos de amparo - uno en nombre de un menor y otro en nombre de una asociación de defensa de la infancia – y con el visto bueno del Ministerio Fiscal y que desembocaron en modificaciones legales aprobadas en las Cortes Generales1 . Formación jurídica dirigida al personal de las entidades sociales con relación a sus propias necesidades, a los colectivos finales y/o a otros abogados que presten o vayan a prestar servicios gratuitos. Una capacitación en las responsabilidades legales de una entidad no lucrativa, un programa de información sobre violencia familiar y una sesión de formación a abogados que formarán parte de la red de voluntarios de una ENL dedicada al colectivo de presidiarios serían algunos ejemplos. Se trataría de educar como medio de prevenir conflictos y de formar a los colectivos para el correcto ejercicio de sus deberes y defensa de sus derechos. Este sería el supuesto de trabajo pro bono realizado por abogados que preparan e imparten la formación a voluntarios de una asociación encargados de atender telefónicamente las dudas de los colectivos en riesgo. La casuística es muy amplia y, además de la formación en aspectos sociales y psicológicos que reciban, se puede complementar con formación en el ejercicio de sus derechos, por ejemplo en materia de derecho penal y de familia. Al estar más capacitados, el asesoramiento telefónico será más certero y los beneficios más amplios. 1.2. ¿Cuáles son las principales necesidades jurídicas de los clientes? A continuación, enlazaremos los beneficiarios con la asistencia jurídica que demandan con mayor frecuencia. Está destinado a dos tipos de beneficiarios directos, si bien en países como el nuestro con cobertura amplia de asistencia jurídica gratuita, son las organizaciones no lucrativas el beneficiario más común: Personas físicas. Las personas físicas son beneficiarias de ese asesoramiento, generalmente a través de las entidades sociales. Sus demandas pueden ser desde dudas puntuales muy sencillas y rápidas de resolver como la interpretación de una notificación administrativa hasta el asesoramiento y representación en un proceso de 1 Más información en Fundación Raíces www.fundacionraices.org 11 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. defensa de derechos que requiera dedicación, tiempo y compromiso. Los asuntos se enmarcan principalmente en los siguientes ámbitos: penal, civil, contenciosoadministrativo, social y violencia de género. Colectivos en riesgo de exclusión. Colectivos vulnerables como, por ejemplo, minorías, inmigrantes, mayores, presidiarios o jóvenes en riesgo suele precisar de programas de formación jurídica básica de relevancia para cada uno de ellos. Conoce tus Leyes y Conoce tus Derechos son dos ejemplos de programas educativos que se imparten en la Comunidad de Madrid. Están dirigidos a dos colectivos muy concretos: el primero, se dirige a la población inmigrante y el segundo, a las personas mayores. Mencionar aquí que el concepto de colectivos vulnerables es muy flexible. La situación económica actual ha generado nuevos grupos como empleados de larga duración, jóvenes que no han tenido una primera oportunidad laboral y mayores con pensiones mínimas. Muchos de ellos valoran el autoempleo como una salida a su situación y la prestación de servicios gratuitos a estos nuevos emprendedores es necesaria y fácilmente canalizada por abogados especializados en derecho empresarial. Entidades sociales. Bajo esta denominación entra un gran número de personas jurídicas, siempre sin ánimo de lucro y con un fin de interés general y social: ENLs fundaciones, asociaciones, cooperativas sin ánimo de lucro… Muchos abogados encuentran ventajoso canalizar el trabajo pro bono a través de entidades sociales, en tanto que están en contacto con la realidad social, pueden servir de filtro de asuntos y aportan sus recursos administrativos y todo ello redunda en que se maximiza el tiempo del abogado voluntario. Estas entidades demandan una amplia variedad de servicios que van más allá de derivar asuntos jurídicos integrales propios o de beneficiarios. Precisan también: 12 Formación jurídica a sus profesionales. Los trabajadores de las entidades que tratan directamente con población vulnerable precisan conocer el marco jurídico, derecho y procedimientos que les afectan a fin de orientarles y, raramente, contarán con especialistas en plantilla. Entonces, son los abogados pro bono, quienes tras conocer bien las necesidades, preparan las sesiones y los materiales. A raíz de intervenciones similares se pueden generar listados de verificación y protocolos sencillos que aligerarán después la actuación legal en casos concretos. Apoyo jurídico puntual o continuado. Las consultas de las entidades también se refieren a su propia actividad y pueden ser cuestiones societarias, civiles, procesales, laborales, fiscales, administrativo, propiedad intelectual, protección de datos… En estos casos, muchos abogados encuentran útil ofrecer un número máximo de horas anuales para responder estas dudas puntuales. DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. Segundas opiniones. En muchas ocasiones, el abogado de una entidad social es un experto en el marco legal que afecta a sus beneficiarios pero surgen cuestiones en otras materias de las que se encargará pero precisa una supervisión especializada. Pongamos el ejemplo de una ONG que recibe un local para sus actividades y desconoce aspectos administrativos para su utilización. En este caso, el abogado pro bono realiza una labor de apoyo y acompañamiento. Colaboración in-house. Otro formato de colaboración es la involucración del abogado en el área de orientación jurídica de la Entidad Social como uno más del equipo, responsabilizándose, por ejemplo, de una franja horaria del servicio de asesoramiento jurídico directo a los beneficiarios. Esta fórmula requiere de un compromiso estable del abogado y de coordinación por parte de la entidad. En el caso de aquellas entidades sin servicio de asesoramiento jurídico a sus beneficiarios, sentarse hablar de esta forma de colaboración podría ser la semilla de un consultorio jurídico permanente. Análisis y dictámenes jurídicos. Los frecuentes cambios legislativos en las materias que afectan a los colectivos defendidos por las entidades provocan que les falte rapidez para adaptarse a ellos. En estos casos, la labor de abogados pro bono especializados que revisen las nuevas regulaciones y de manera, práctica y directa, emitan dictámenes sobre cómo afecta a su actividad son muy útiles. Este trabajo de investigación y análisis también puede plasmarse en prácticas guías que se pongan a disposición de todos los interesados y aumentar así el impacto positivo del tiempo destinado. Litigios estratégicos. Esta es, sin duda, una de las asignaturas pendientes del pro bono en nuestra Comunidad y sí serían los supuestos donde mejores resultados da la confianza y relación entre entidades y abogados. Para poder identificar los casos que sirvan como emblema del litigio es clave el rol de la ENL asesorada por el abogado pro bono. Se trate de procesos muy largos y costosos, pero la recompensa final es muy alta, en tanto que colectivos completos ven incrementada o repuesta su cobertura legal. En estos casos, podríamos añadir como beneficiarios indirectos del pro bono a los colectivos más débiles que se beneficiarían de la actividad en pro de la defensa y deberes como los litigios estratégicos y a la sociedad en general, por los efectos positivos de la actitud proactiva de la abogacía en los contenidos legislativos. Hay otras formas de colaborar que, sin ser estrictamente pro bono, tienen un valor añadido por la cualificación profesional del profesional implicado, como sería el rol de los abogados que ofrecen su tiempo como patrono o como secretario en los patronatos y en las asambleas. Son muchos los patronos que aceptan la designación sin ser conscientes que su participación es esencial para que la entidad desarrolle adecuadamente su actividad y redunde en la consecución de los objetivos. En este sentido, el patrono con formación jurídica puede plantearse cómo incrementar el 13 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. impacto de su presencia en el patronato con especial atención a los temas legales y a los de transparencia de la entidad. 1.3. ¿Qué relación hay entre pro bono y la responsabilidad social de la abogacía? El término Responsabilidad Social se ha trasladado a la abogacía como Responsabilidad Social de la Abogacía (en adelante, RSA) para incluir “el conjunto de obligaciones y compromisos legales y éticos, con los titulares de interés, derivados de los impactos que la existencia y actividad de los abogados producen en los ámbitos social, laboral, medioambiental y de los derechos humanos”2. En este marco conceptual, el Pro Bono es una de las manifestaciones de la RSA, junto a otros como la acción social, el voluntariado, el buen gobierno corporativo, las buenas prácticas en gestión de personas o la protección del medio ambiente. El pro bono no es, sin embargo, una actividad más de la RSA, es su alma. Solo exige hacer lo que sabemos hacer y así se ha realizado desde siempre. De hecho, muchos son los abogados que lo único que han hecho al surgir el concepto de “pro bono” ha sido ponerle nombre a algo que ya hacían. Podemos decir que el pro bono es inherente al abogado en tanto que se incrusta en el propio término “abogado” del latin ‘advocatus’, que significa “llamado en auxilio”. Y si recibimos una llamada de auxilio ¿qué nos pide el instinto?: responderla. 1.4. ¿Cómo conviven el pro bono y el sistema de asistencia jurídica gratuita? La asistencia jurídica gratuita es un gran adelanto de las sociedades desarrolladas, pero su cobertura no alcanza todas las situaciones ni personas que lo precisan. Es entonces, cuando el trabajo pro bono se convierte en un excelente complemento de aquel. Es el caso de los sistemas de asistencia gratuita disponibles en la Comunidad de Madrid como son el Turno de Oficio3 (TO) y el Servicio de Orientación Jurídica4 (SOJ), los cuales conviven y se complementan con la asesoría pro bono de los letrados. En ningún caso 2 MENÉNDEZ, Adolfo (Director) y TORRES-FERNÁNDEZ Juan José (Director). Deontología y práctica de la abogacía del siglo XXI. Cizur Menor, Navarra: Thomson-Aranzadi, 2008 3 El Turno de Oficio es el sistema a través del cual los Colegios proceden a designar abogado a quienes necesitan defensa jurídica, pero los servicios que son prestados por estos letrados sólo serán gratuitos, para quienes acrediten que carecen de recursos económicos. 4 Los Servicios de Orientación Jurídica atienden e informan al ciudadano sobre el ejercicio de sus derechos (defensa de sus derechos, tramitación de sus reclamaciones judiciales y obtención de asistencia jurídica gratuita). 14 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. compiten. Algunos ejemplos concretos de ese marco de convivencia son los siguientes comportamientos: Formación impartida por el Turno de Oficio. La experiencia de los abogados del turno en la protección a colectivos en riesgo como inmigrantes, discapacitados, mujeres víctimas de violencia o menores les ha permitido, con el apoyo del CRSA, sistematizar el trabajo y convertirlo en formación legal que se imparte tanto a las entidades sociales como a la red de abogados que voluntariamente les asisten. Es una formación muy útil para aquellos abogados que, por su exposición profesional a temas de derecho de la empresa, la necesitan. Detección de asuntos pro bono por parte de los abogados del Turno de Oficio. Muchos abogados del TO conocen bien las entidades sociales ya que sus clientes son personas en exclusión o riesgo de exclusión social que normalmente están vinculados a una Entidad Social, lo que conlleva que el abogado del TO esté también en contacto con estas entidades. Este vínculo les permite identificar asuntos, no cubiertos por el TO ni el SOJ, pero sí por la actividad pro bono de los abogados de la Comunidad. Identificación de asuntos candidatos a la asistencia jurídica gratuita por parte de los abogados pro bono. Esta sería la situación inversa a la anterior. Si un abogado pro bono recibe una solicitud de un cliente que por su situación personal es candidato a la asistencia gratuita y por tanto, recibiría ventajas como la asignación de un abogado, procurador de oficio y/o la exención de tasas, debemos comunicárselo y proporcionarle la información de contacto. Ello no obsta para que se pueda establecer una colaboración para cubrir los aspectos que el TO no alcanza. 1.5. Respuestas a los miedos y a los recelos Los miedos cumplen un rol positivo y otro negativo. Por un lado, nos plantean retos, nos lleva a superarnos y mejorar y son fundamentales para la supervivencia a todos los niveles. Por otro lado, el miedo paraliza, favorece la aparición de excusas y la pervivencia de una actitud conformista. . A lo largo de estos años, en los que el Pro Bono ha salido de la clandestinidad para darse a conocer poco a poco y han surgido críticas y recelos, unas veces por desconocimiento y otras por un uso equivocado o perverso del mismo. Enfrentémoslos. “El pro bono es una herramienta de marketing de las firmas y de marca personal de los profesionales”. Es cierto que la vinculación de los abogados, firmas y empresas con una causa social se puede utilizar como herramienta de reputación y de hecho en en Marketing esta actividad se denomina Marketing 15 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. con Causa. Pero también es cierto que su impacto es y sigue siendo altamente positivo, independientemente de la publicidad que se genere. En el caso del pro bono esta crítica pone el foco en la motivación interna de las personas que lo realizan y lo retira del efecto final que es que personas o entidades sin posibilidad económica para optar a un asesoramiento o defensa jurídicos pueden recibirlo. Por otra parte, como veremos más adelante, la comunicación externa no puede ser una excusa para generar trabajo comercial y sí para promover la realización del trabajo pro bono y que más profesionales se sumen a realizarlo. “El pro bono roba clientes a compañeros que se dedican profesionalmente a asesorar a ONG y fundaciones”. Esta crítica pone de relieve la posible competencia que los servicios pro bono generan a abogados que cobran por sus servicios a las organizaciones sociales. De hecho, en ocasiones, abogados han descartado prestar servicios gratuitos por esta razón. Es una apreciación que dejamos al ámbito personal de cada abogado, ya que por otro lado, se puede argumentar que las ENL pueden trasladar el ahorro en asesoramiento legal para dotar de más recursos económicos al desarrollo de sus actividades sociales. Además, hay una gran cantidad de asuntos que si no fueran realizados pro bono, la Entidad no valoría la contratación jurídica externa. “Mi experiencia profesional no puede ser útil para colectivos desfavorecidos”. Esta reflexión parte de una actitud responsable de muchos abogados, que al estar especializados en el ámbito de la abogacía de los negocios consideran que su experiencia y conocimiento pueden ser muy lejanos para asuntos de mayor calado social. No obstante, partiendo de que el asunto elegido entra en el ámbito de especialidad del abogado, la distancia suele estar con el tipo de beneficiarios y provocado por el desconocimiento del tercer sector y de las entidades relacionadas. Tomarse tiempo para acercarse a las desigualdades e injusticias sociales es un primer paso necesario para prestarles un servicio realmente eficaz. Para ello, recomendamos ir de la mano de las entidades sociales que colaborarán en la identificación del ámbito de trabajo más adecuado para cada uno. 16 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. 2. CUESTIONES BÁSICAS 2.1. ¿Quién realiza pro bono? Los abogados. Cualquier abogado puede realizar trabajo pro bono. Puede ser ejercientes y no ejercientes, senior y juniors, trabajadores por cuenta propia y aquellos incorporados a estructuras de firmas o de empresas. En tanto quieran destinar parte de su tiempo y experiencia desinteresadamente, encontrarán su hueco. Ahora bien, no podemos olvidar que los abogados contarán con ayuda para prestar sus servicios: el personal de apoyo que participará prestando sus conocimientos administrativos y los estudiantes de derecho, bajo la supervisión adecuada de sus facultades y abogados colaboradores. Su función es primordial, aportando mucho tiempo y conocimiento de gran utilidad social, por tanto debemos considerar su aportación al evaluar el impacto del trabajo pro bono pero en sentido estricto no lo realizan. Además, la comunidad jurídica es muy amplia y su aportación muy enriquecedora para el pro bono, incluyendo el rol de notarios, procuradores, académicos y funcionarios públicos en la administración de justicia. A modo de ejemplo, destaquemos la labor de la fundación del Consejo General del Notariado para impulsar reformas legislativas que mejoren el marco normativo que regula el estatus jurídico de menores, personas con discapacidad y personas de la tercera edad y la colaboración entre los Jueces de Menores y los programas de entidades sociales para recuperar a los adolescentes que comienzan sus escarceos con la delincuencia. 2.2. ¿Por qué realizan actividad pro bono los abogados? Al hablar con los profesionales que realizan esta labor gratuita reconocemos que las razones para realizarla son numerosas. En muchos casos, es el culmen de una trayectoria solidaria que iniciaron como voluntarios o cooperantes. Pero en otras muchas, es el primer acercamiento proactivo para resolver los grandes problemas sociales. Hemos diferenciado tres grupos que siguen la conocida clasificación de las motivaciones del Profesor Pérez López5: Motivación trascendente. La motivación está en los beneficios que otras personas reciben por nuestro trabajo. Se percibe cuando los profesionales dicen que hacer pro bono les permite “ayudar a los más desfavorecidos”, “cambiar vidas”, “resolver injusticias” o, simplemente, “acompañar en la impotencia”. Dentro de este grupo, estarían también aquellos profesionales que sienten que hacen pro 5 FERREIRO, Pablo y ALCÁZAR, Manuel. Gobierno de personas en la empresa. PAD-Universidad de Piura, Lima. 2001 17 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. bono simple y llanamente porque es lo que deben hacer, sienten que es lo correcto. En todos estos casos, las consecuencias para uno mismo llegan en forma de crecimiento personal, alegría y, consecuencia natural de las anteriores, liderazgo. Motivación intrínseca. La realización de la propia tarea es la fuente de inspiración para el trabajo. Así el pro bono permite desarrollar nuevas habilidades al exponerse a un cliente muy distinto al comercial, a una realidad social chocante, al capacitarse para prestar servicios en nuevos ámbitos y el ser parte de un equipo que puede llegar a promover cambios legislativos muy relevantes. Placer, aprendizaje y crecimiento personal son las recompensas más íntimas de los abogados movilizados por la motivación intrínseca. Motivación extrínseca. En estos casos, se prima el propio interés y la motivación proviene de los efectos externos, por ejemplo el reconocimiento social o dentro de la organización. Podríamos decir que en estos casos se sirve para ganar y, quien solo se mueve por este motivo, puede abandonar el trabajo si no le conduce a donde desea. Entender las motivaciones dominantes será muy útil sobre todo dentro de las organizaciones que promuevan el pro bono entre sus profesionales. 2.3. ¿Qué implicaciones fiscales tiene? No hay beneficios fiscales. En primer lugar, no existen beneficios fiscales en tanto que la regulación vigente no incluye como donación la prestación de servicios profesionales. Este cambio normativo sería deseable para incentivar el trabajo pro bono. 6 No devenga IVA. Esta cuestión ha generado confusión e interpretaciones, si bien quedó finalmente resuelta tras la emisión de la consulta vinculante de la Dirección General de Tributos (DGT), de 21 de octubre de 2009. En síntesis, la DGT, en aplicación de la jurisprudencia del actual Tribunal de Justicia de la Unión Europea afirma que para las operaciones que se realizan a título gratuito, su gravamen sólo ha de producirse en los supuestos de incumplimiento de principio de neutralidad del impuesto. Por consiguiente, es necesario valorar la finalidad de las operaciones para determinar la procedencia del gravamen ya que la normativa comunitaria solo somete a tributación las operaciones gratuitas cuando se efectúan para fines ajenos a la empresa y necesidades privadas y en los casos que nos afectan, la DGT entienden que la provisión del servicio sí sirve a los fines de la empresa. 6 Para ampliar esta información, ver las Consultas Vinculantes de la DGT V 1481 – 05, de 15 de julio de 2005 y V1403-07, de 28 de junio de 2007. 18 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. Otra consulta vinculante de la DGT de fecha posterior, 26 de noviembre de 2009 explicita que los servicios pro bono prestados por despachos de abogados no devengan Impuesto sobre el Valor Añadido “siempre que dichos servicios se puedan considerar vinculados a la actividad principal de ejercicio de la abogacía del abogado o de la sociedad profesional a la que éste se encuentre vinculado”. Gastos deducibles. Finalmente, y en el ámbito de la imposición directa, los gastos incurridos en la prestación de la asistencia gratuita podrán tener la consideración de deducibles en el Impuesto sobre Sociedades o en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, siempre que se realicen para fines de interés general, según dispone el artículo 26 de la Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo. 7 2.4. ¿Tengo alguna responsabilidad civil distinta? Respecto a los despachos, recomendamos revisar la póliza de responsabilidad civil profesional que, a priori, cubrirá el trabajo pro bono con las mismas condiciones que al resto de clientes. En el caso de abogados no integrados en un despacho, estarán cubiertos por la póliza vinculada a su estatus de colegiado como abogado ejerciente en el ICAM, ya que la póliza no contempla la exclusión específica para actuaciones profesionales pro bono. No obstante, para facilitar la tramitación de cualquier siniestro es aconsejable que las servicios pro bono sean documentados mediante hoja de encargo profesional, que será la acreditación de si el trabajo se desarrolló o no dentro del encargo. Ahora bien, lo más inteligente para no incurrir en responsabilidades y resultados no deseados es derivar a otros profesionales los asuntos que excedan nuestra especialización. 2.5. ¿Cómo identificar a los clientes y entrar en contacto con ellos? Es más fácil acceder a entidades sociales que a los beneficiarios finales. Esta identificación y toma de contacto puede venir propiciada a través de: Servicio de intermediación. Los servicios de intermediación, las clearinghouses, y las plataformas del tercer sector son fuentes de asuntos que filtran clientes y materias y los cruzan con la experiencia y disponibilidad de los abogados inscritos en ellas. Para ello, es necesario que nos tomemos el tiempo de conocerlos y que nos conozcan y ser transparentes respecto a los asuntos que podemos asumir. 7 Para ampliar esta información, ver la Consulta Vinculante de la DGT V0185-04, de 13 de octubre de 2004. 19 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. Proyectos abiertos – Hay fundaciones, asociaciones y firmas jurídicas que ofrecen programas abiertos a abogados que se incorporan así a iniciativas estructuradas y con un compromiso a medio y largo plazo. Relaciones personales. Una red de contactos informada de nuestros objetivos pro bono será una fuente de asuntos segura y de confianza. Nos sorprenderemos de la cantidad de trabajadores vinculados de alguna manera con entidades sociales o directamente con causas y beneficiarios elegibles para pro bono. Utiliza para ello los medios de comunicación directos, desde el sondeo inicial hasta un email a todos ellos informándoles de nuestra intención y solicitando su colaboración. Contactar con entidades sociales. Es relativamente fácil acceder a las ENLs. El acercamiento puede ser directo, a través de un email o una llamada de teléfono. Respecto a quién dirigirse, puede hacerse al menos a tres cargos: responsable jurídico, coordinador o presidente. No obstante, es recomendable que el primer contacto sea más informal como puede ser la asistencia a algún evento dirigido al tercer sector que nos permitirá conocer su ámbito de trabajo y escuchar a sus representantes. También son organizaciones muy abiertas a participar en convocatorias y mesas redondas, por ejemplo para reflexionar conjuntamente sobre las lagunas que la asistencia jurídica gratuita puede cubrir y, a partir de ahí, identificar espacios de colaboración. Más adelante, trataremos un tema importante que es conocer a la entidad con la que colaboraríamos antes de empezar la relación. Medios de comunicación. También podemos conocer situaciones concretas que podemos defender a través de los medios de comunicación. Entonces, ponerse en contacto con los afectados y ofrecer la colaboración es la manera de empezar a provocar los cambios deseados. Este sería el caso de un abogado que lee una situación de injusticia y localiza, a través de los redactores de la noticia, al ciudadano en situación de vulnerabilidad para obtener más información sobre el tema y, en su caso, ofrecerle sus servicios para asesorarle o defenderle. Website. Otra fuente de asuntos es que nos contacte directamente la entidad o beneficiario. Para ello, tenemos que dar a conocer la existencia del servicio y la página web es la herramienta más eficaz. Es recomendable especificar quiénes y qué tipo de asuntos son el foco del asesoramiento gratuito para filtrar las solicitudes. 2.6. ¿Qué tipo de información sobre los destinatarios puedo solicitar o revisar? Es importante plantearse si la persona o Entidad Social que solicita nuestra ayuda está realmente en una situación de necesidad. Para ello, recomendamos solicitar o consultar 20 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. todos o algunos de la siguiente información respecto a ellos antes de tomar una decisión sobre aceptarlos o rechazarlos como cliente. En el caso de Entidades Sociales, sería conveniente: Confirmar que cuenta con la inscripción en el registro correspondiente. Confirmar que incluye en sus normas estatutarias la atención a personas en situación de desigualdad, riesgo de exclusión social, fomento de la educación y la cultura, protección del medio ambiente o cualquier otro fin que suponga un beneficio para la sociedad. Solicitar o acceder a su última información financiera. Revisar sus proyectos actuales, los miembros del patronato o del equipo de trabajo. La web suele ser la mejor fuente de información. Averiguar si cuenta o no con los medios para pagar asesoría jurídica. Comprobar si existe un potencial conflicto de interés con nosotros y/o nuestro entorno profesional. Comprobar si se encuentra inmersa en algún procedimiento judicial. En el caso de las personas físicas, se puede solicitar: la información financiera, laboral y antecedentes penales, y un detallado resumen vital y de red de apoyo familiar. También es recomendable averiguar si ha recibido servicios pro bono de otro abogado con anterioridad, a fin de contactarle y obtener más información respecto al asesoramiento recibido y, por supuesto, determinar si la situación personal y el asunto consultado son susceptibles de ser elegibles para la asistencia jurídica gratuita, a fin de derivarle con la mayor prontitud. 2.7. ¿Cómo se gestiona la relación con el cliente del trabajo pro bono? Hemos explicado anteriormente que el cliente pro bono es igual a cualquier otro excepto en que no abona una factura, pero podemos ser más rigurosos. En la mayoría de los casos, hay más diferencias de las que ser conscientes para evitar malentendidos que deriven en un tiempo y un trabajo que no llegue a buen puerto. Apuntamos varios consejos prácticos: Lleva un control individualizado de cada expediente pro bono. También es práctico asignarles unos primeros números identificativos de que es trabajo gratuito para facilitar su orden y localización. Acepta asuntos que puedas gestionar con soltura por tu formación específica o por tu experiencia. Si no eres especialista la mejor manera de ayudar es dirigiéndole al abogado idóneo. 21 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. Sé transparente y explica con claridad el contenido de trabajo que realizarás – dónde empieza y dónde acaba-, las implicaciones, los plazos y los gastos que conllevará. A este último respecto, generalmente sólo el tiempo del profesional es gratuito. En la práctica, suele asumir también los pequeños gastos generados, como los gastos de bolsillo y traslada al cliente los generados por terceros. No obstante, algunas firmas y departamentos cuentan con presupuesto para abonar estos últimos en caso de personas físicas y se deciden caso por caso. También, se pueden generar acuerdos con el resto de proveedores relacionados, como procuradores o notarios, a fin de que también donen su tiempo. En cualquiera de los supuestos, explica al principio de la relación, a cuáles tendrá que hacer frente y su monto aproximado. Identifica las necesidades y priorízalas. Esto es relevante cuando se trata de una entidad social. Son tantas las cuestiones a resolver que una mirada experta que las organice, agrupe y priorice es clave para determinar el ámbito de trabajo y gestionar las cargas de trabajo. Por ello, es recomendable firmar propuestas de trabajo que identifiquen qué se hará en cada momento. En el caso de entidades sociales que pidan asesoría en cuestiones no previstas inicialmente, no tengas reparos en explicarle que es una nueva solicitud que seguirá los cauces de aceptación iniciales. Adapta tu comunicación en forma y fondo al destinatario con un lenguaje cercano. Asigna y explica quiénes serán los responsables de la comunicación y los canales que utilizarás. Ten en cuenta, que el inmediato acceso que tenemos al email o al teléfono puede ser una realidad muy lejana para el cliente. Confirma la mejor manera para contactarle. También el transporte puede ser demasiado gravoso para ellos. Valora trasladarte tú o abonarle el pasaje. Ayúdales – y ayúdate a la vez - a organizar su información proporcionándoles listados de verificación de documentación claros. Y en el caso más probable en que tu beneficiario sea una entidad social, además: Conóceles. Puedes acudir a los lugares en que desarrolle su actividad para tomar contacto con una realidad que puede ser desconocida y que puede ayudar a clarificar las prioridades de asesoramiento jurídico. ENL y abogados no siempre hablan el mismo idioma y es preferible destinar tiempo a conocerse bien para evitar futuros malentendidos o trabajo en vano. Recaba su opinión con frecuencia para asegurar que el trabajo es lo que realmente necesitan y por supuesto dales tu opinión también sobre qué pueden hacer los trabajadores de la entidad para agilizar la asesoría. 22 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. Pregunta si trabajan con otros abogados. No sería la primera vez que dos o más profesionales colaboran con la misma entidad sin saberlo. Se pueden generar sinergias y coordinación para ser más eficientes. Genera contactos informales con los profesionales que estén en el terreno. Mantener una relación cercana, intentando que se virtualice excesivamente será clave para que el asesoramiento tenga efecto y para ayudarles a identificar sus prioridades legales. Convierte el asesoramiento recurrente en modelos, formatos, protocolos de trabajo, listados de verificación y documentos con respuestas estándar a preguntas frecuentes. Haz equipo con los trabajadores de la entidad y comparte con ellos el conocimiento explicado en el punto anterior. Serán el mejor filtro de asuntos, clientes y documentación y facilitarán tu trabajo, maximizando el tiempo que les dediques. Además, estarás colaborando a que mejoren su forma de trabajar. Identifica nuevas necesidades jurídicas y trasládaselas. En esta misma línea, ayúdales a priorizar los problemas para que el asesoramiento sea muy eficaz y tu trabajo tenga un alto componente práctico. Apóyate en aquellos compañeros que ya tengan una relación con la Entidad para que te acompañen al principio y faciliten tu conocimiento de su forma de trabajar y peculiaridades. 3. RECOMENDACIONES PARA DESPACHOS DE ABOGADOS Y ASESORÍAS JURÍDICAS INTERNAS La práctica pro bono puede estar impulsada y coordinada dentro de la estructura de una firma y de una asesoría jurídica de una empresa o asociación. Las ventajas de este impulso interno son muchas por la multiplicidad de recursos que se ponen al servicio del fin social y los beneficios para los impulsores son mayores de los imaginados. Pero dos serían los pilares: la cultura pro bono se induce desde la cúspide de la jerarquía y existe un compromiso a largo plazo. Intentar apoyar el programa pro bono sobre pilares distintos puede conducir a un mal uso de los medios y a cierto desencanto que termine por minar la motivación y el proyecto. La prestación de servicios jurídicos gratuitos de manera continuada y comprometida, requiere la organización interna para que se utilicen los recursos necesarios y se genere una serie de procedimientos que permitan combinarlo con la actividad lucrativa del ejercicio de la profesión. 23 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. Hay cuestiones comunes a abogados individuales, de empresa y a despachos profesionales que se tratarán al principio. Después, se hará referencia a las peculiaridades de cada situación. En este apartado, desgranaremos paso a paso las decisiones a tomar 3.1. ¿Cómo se benefician el despacho o la asesoría jurídica? Son muchos los beneficios que reciben las estructuras que facilitan el asesoramiento desinteresado y que justifican con creces la inversión en horas que se hace. Se atraen y se retienen perfiles de abogados con dichas inquietudes. Esto es especialmente importante para perfiles profesionales con motivación trascendente, explicada anteriormente. Es muy importante que la “promesa” sea real, es decir que una vez incorporados cuenten con tiempo en su horario laboral y facilidades para realizar trabajo pro bono. Los profesionales adquieren nuevas competencias y habilidades, tanto técnicas como sociales y/o las practican, ganando en experiencia y conocimientos. Este es un beneficio de gran valor para el despacho y para el resto de sus clientes. Se genera contacto y alineamiento con los clientes sensibilizados. Son muchas las ocasiones en que son los clientes quienes quieren saber. Ya sean los clientes de una empresa o los propios de un despacho, nos sorprenderíamos del interés por saber y participar en iniciativas sociales de sus proveedores. Hay un campo, prácticamente inexplorado en nuestra Comunidad, de trabajo pro bono conjunto entre abogados de despacho y de asesoría jurídica. No sólo beneficiaría a la sociedad por la suma de habilidades y perspectivas, también favorecería las relaciones entre ellos que seguro redundaría positivamente en su relación profesional. Aporta credibilidad. Las webs corporativas están inundadas de buenos propósitos de influencia social positiva. El pro bono permite convertir esas promesas en realidad y, por tanto, dotar de credibilidad a las firmas y compañías. Mejora el clima laboral e incrementa el orgullo de pertenencia. Internamente, el impulso corporativo de actividades pro bono y la creación de equipos de profesionales para ofrecerlos, influirá en un mejor ambiente de trabajo y en los niveles de satisfacción y vinculación. Genera una red solidaria de contactos. En la medida que los proyectos pro bono se abran a la red de contactos de la organización como clientes, proveedores, antiguos trabajadores o profesionales de despachos amigos, se estará generando una conexión emocional, difícil de romper y base de las anheladas relaciones a 24 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. largo plazo. No podemos obviar que el Tercer Sector se ha convertido en una parte muy importante de la sociedad en Madrid. Mejora la percepción de la abogacía por parte de la Sociedad. La función de los abogados se ven frecuentemente empañada por una percepción negativa de sus motivaciones para prestar los mejores servicios. La realización abierta y sin complejos del trabajo pro bono contribuiría, sin duda, a dar a conocer la cara más solidaria – y desconocida – de los letrados. 3.2. ¿Cómo coordinar el pro bono? Al tomar la decisión de gestionar el trabajo pro bono, proponemos dar respuesta a tres preguntas: 1. ¿Hemos identificado el interés y capacidades de los posibles voluntarios? 2. ¿Qué estructura estable vamos a asignar para gestionarlo? 3. ¿Contamos con una política aprobada por la dirección? 3.2.1. Diagnóstico interno Partiendo de que el pro bono se alimenta principalmente de la aportación voluntaria de los abogados de la firma o del departamento jurídico, una de las primeras acciones sería hacer un sondeo que sirva de medida del interés y capacidades internos. El medio para realizarlo dependerá de la estructura pero, en cualquier caso, ha de contar con el apoyo de la dirección. Será muy importante que se transmita, desde el principio, que se busca conocer la voluntad e intereses del equipo y que no se trata de una imposición, a fin de que las respuestas sean honestas. En los Anexos, incluimos un modelo de cuestionario. 3.2.2. Estructura La estructura interna ha de facilitar la rapidez en la toma de decisiones, el alineamiento con la cultura de la firma o de la empresa y supervise su correcto avance. Así, la experiencia, principalmente anglosajona, aconseja contar con una doble figura que sería: a) responsable o comité y b) coordinador. Sería este segundo rol sobre el que recaería la responsabilidad de la implementación y del día a día. Los otros roles dotan de autoridad y resuelven conflictos o darán visibilidad exterior. 25 El Comité Pro Bono y/o el Responsable Pro Bono. Pueden existir los dos o uno de ellos. Dependerá del tamaño de la firma, oficinas o departamentos que tenga. Su mera existencia ya dota de autoridad el proyecto pro bono y transmite el compromiso de la sociatura o de la dirección con el mismo. DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. En el caso del Comité puede estar formado por socios o directores que representen a los distintos departamentos u oficinas. También es conveniente, incluir abogados más jóvenes en él. El Responsable Pro Bono suele ser un cargo no remunerado por lo que hay que ser estratégicos en la selección y testar su carga de trabajo para que no pase a ser una actividad de tercer nivel. Además, el perfil requiere a un profesional de la organización, con peso en ella para agilizar la toma de decisiones, con alta motivación intrínseca Las funciones de estas estructuras serán todas o algunas de las siguientes: Aprobar el programa pro bono. Vigilar la reputación de la organización que puede verse afectada por ciertos asuntos o colectivos. Velar por el buen uso de los recursos y seguimiento de procesos. Definir el presupuesto económico. Fijar objetivos anuales de trabajo e implicación. Revisar las solicitudes recibidas. Incentivar la participación de los profesionales. Asignar equipos a asuntos concretos. Evaluar periódicamente el desarrollo de la política pro bono. El Coordinador Pro Bono. Es un puesto de gestión que ha de recaer en un profesional resolutivo, motivado y comunicativo. Ha de tener línea directa con el Comité y/o Responsable y ser otra de sus vías de comunicación con los abogados participantes en el programa. Entre sus funciones podrían estar: Ser el primer punto de contacto para los posibles destinatarios y para los abogados interesados. Velar por el buen uso de los recursos y seguimiento de procesos. Dar a conocer la existencia del programa interna y externamente. Identificar a profesionales interesados y mantener una interlocución con ellos. Identificar clientes. Filtrar aquellos asuntos y clientes que no encajen. Para ello, se puede solicitar o consultar distinta información sobre los posibles beneficiarios, que incluimos en la siguiente pregunta. Agilizar el proceso interno: aceptación o no del asunto, asignación de abogado y de recursos 26 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. Seguimiento de asuntos Asegurarse de la calidad del servicio y de que los profesionales asignados con los adecuados. Identificar otros abogados o entidades a quien remitir asuntos Evaluar las relaciones con las entidades sociales que puede desembocar en la identificación de entidades prioritarias. Estar al día de nuevos interlocutores, como las incipientes clínicas jurídicas, y contactarlas. También de cambios sociales que generan nuevas necesidades que pueden surgir, ejemplo los emprendedores en la situación de crisis actual que se ven beneficiados. Identificar fuentes de generación de asuntos. Reconocer áreas de mejora, convertirlas en propuestas para su aprobación por Comité y/o Responsable. Maximizar el esfuerzo y compartirlo. Por ejemplo, convertir preguntas recurrentes en una guía o documento y distribuirlo Realizar evaluaciones periódicas, tanto cualitativas como cuantitativas. 3.2.3. Programa Es muy recomendable, destinar un tiempo a pensar y plasmar por escrito la política pro bono en un documento escrito, que aquí denominaremos Programa. Antes, hacer un diagnóstico inicial para identificar desde trabajo pro bono que ya realizan los abogados – nos sorprenderemos -, interés en realizar: colectivos, áreas; e ideas sobre su implementación. Lo alineará con la cultura, la clientela, la normativa interna y la especialización decelerará su implementación y reducirá la incertidumbre. Entre los contenidos a consensuar estarían: 27 Definir qué tipo de pro bono se hará tanto a nivel de destinatarios como de asuntos. Diseñar qué tipo de clientes aceptaremos. Por ejemplo, si estamos especializados en protección de datos podemos seleccionar entidades sociales que trabajen con enfermos en Madrid por la especial protección de los datos sanitarios. Aprobar los criterios de aceptación de clientes y casos. Permitirá establecer filtros a las solicitudes de ayuda y reducir los riesgos reputacionales. Identificar momentos del año con picos y valles para ajustar la oferta de horas pro bono y gestionar bien las expectativas de los beneficiarios Identificar a los abogados a asignar a los asuntos pro bono. A este respecto: o En algunos casos, por la especialidad del asunto, será fácil identificar al abogado más idóneo y se le puede contactar directamente para recabar su interés. o En la mayoría de las consultas y asuntos, se puede comunicar la oportunidad a todos los abogados. En estos casos, intranet y el DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. email corporativo son los medios más eficaces. Se recomienda circular una breve descripción del trabajo solicitado, el tipo de cliente, la carga de trabajo prevista y la fecha prevista de inicio. Otra opción, sobre todo para despachos pequeños, es incorporar los asuntos pro bono a la reunión de reparto de asuntos. o En el caso de que fueran varios los letrados interesados en un asunto concreto, se pueden utilizar distintos criterios de asignación como la especialización o experiencia, el haber tenido un contacto anterior con el mismo cliente, ser el primero en solicitarlo, carga de trabajo actual u horas pro bono realizadas en el año. Una buena práctica sería diseñar y alimentar un documento con los campos necesarios para identificar rápidamente a los abogados más idóneos para cada asunto. Diseñar los protocolos de gestión del trabajo. Determinar los criterios y documentación para seleccionar las entidades con las cuáles trabajar. Definir los medios y criterios a seguir en materia de comunicación externa. Tener objetivos de métricas a alcanzar para poder asignar con antelación los recursos necesarios y liberar a los abogados de trabajo facturable. Diseñar las líneas de comunicación interna y los canales a utilizar. Una vez aprobado el Programa, comunicar internamente su existencia y distribuir el programa a los interesados serían las siguientes acciones. 3.3. ¿Cómo se organiza y supervisa? Tomando como premisa que se ha de gestionar igual que otro cliente del despacho, sí hay una serie de recomendaciones o buenas prácticas que pueden incorporarse a la gestión de los asuntos. 1º. Solicitud. Una vez recibida confirma la recepción, solicita la información necesaria para filtrar cliente y asunto e informalede los plazos máximos de respuesta. 2º. Aceptación o rechazo. Tras realizar los controles estándar – conflicto de interés, conflicto deontológico, blanqueo de capitales – y los propios para el trabajo probono – características del asunto y perfil del solicitante – daremos una respuesta. En caso de decidir no aceptar el asunto propuesto, son prácticas recomendables informar inmediatamente al solicitante junto con la razón de la no aceptación y, si es posible, proponer otro abogado o firma que pueda hacerse cargo. En caso de aceptación de un asunto, es práctica deseable enviar una propuesta de servicios con ámbito de trabajo, tiempos medios, personas de contacto y previsión de gastos. 28 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. Los tiempos de respuesta se acelerarán si se crean formatos y se utilizan los medios electrónicos. 3º. Asignación de abogado(s). Esta decisión puede tomarse en paralelo a la anterior, especialmente en asuntos de envergadura que precisen mucha especialización o recursos. En ocasiones, el Coordinador, el Comité o el Responsable tendrán alguien en mente como idóneo. No obstante, es recomendable valorar ofrecer el asunto a todos los profesionales, utilizando los canales internos de comunicación (intranet, email). 4º. Apertura del expediente. Seguir los criterios estandarizados. Además, aunque no sea práctica establecida, la contabilización de horas es recomendable a fin de llevar control. 5º. Gestión de la relación. Aplican los mismos consejos explicados en el capítulo anterior. 6º. Seguimiento del asunto, como el resto de los temas. 7º. Cierre. Es recomendable dar seguimiento a los efectos positivos - o negativos – del asunto para las personas y organizaciones afectadas. Esta información será de relevancia para las evaluaciones del trabajo y para su promoción interna. 3.4. ¿Cómo promocionarlo internamente? Las recomendaciones para difundir y promover internamente la participación de los abogados pasan por trasmitir la práctica, implicar al equipo, acercarles a la realidad social, facilitarles combinarlo con su trabajo remunerado y agradeciéndole su participación. Algunos consejos y buenas prácticas se incluyen a continuación: Trasmite|Implica 29 Comunica a todos los miembros de la organización el contenido del trabajo pro bono. Invita a todo el equipo a proponer entidades sociales que conozcan como posibles beneficiarios. Es esencial que haya socios y/o directores participando en el programa porque dan fe de la implicación de la organización. Explica la actividad en los materiales de bienvenida. Informa del trabajo pro bono que se realiza. Las herramientas de comunicación interna como intranet, boletín interno son la opción. Haz reuniones con grupos de participantes y recopila sus ideas y recomendaciones DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. Acerca Invita a las entidades sociales colaboradoras a hacer una presentación de su actividad. Organiza “visitas de campo” a los centros de las ENL con las que colaboras y conoce a los beneficiarios indirectos del pro bono, es decir a las personas que atienden en la entidad. Comunica los casos de éxito. Los salvapantallas de los profesionales son una buena plataforma. Haz entrevistas internas a abogados participantes y publícalas en la intranet o en el boletín. Fomenta la impartición de sesiones internas en las que abogados con experiencia pro bono expliquen mejores prácticas más allá de los aspectos técnicos: realidad social que se encuentra, relación con los beneficiarios… Utiliza la intranet como un medio de comunicación directo, por ejemplo, incorporando un botón muy descriptivo del estilo “Quiero ayudar” que al pinchar en él se genere una llamada o un email al Coordinador. Mencionar las acciones pro bono en las reuniones internas. Explicar al equipo de apoyo administrativo las implicaciones extraordinarias que tiene su trabajo cuando tratan asuntos pro bono. Facilita Liberar de trabajo remunerado o descontar las horas pro bono de las facturables. Asigna recursos económicos. Ofrecer abiertamente las oportunidades de pro bono para que cualquier profesional se pueda unir. Intranet y email corporativo son las herramientas más prácticas. Agradece Nombra “embajadores pro bono” a quienes estén más involucrados y entusiasmados y quieran ser punto de contacto en su departamento u oficina. Transmite las felicitaciones recibidas al equipo de trabajo. Premia a los abogados más destacados, por ejemplo, con la asistencia a un congreso internacional pro bono. Recordemos aquí una de las características propias del Pro bono, su voluntariedad. A fin de preservarla, una buena práctica será no contabilizarla ni de manera positiva ni negativa en el desempeño del abogado integrado en una firma o en una empresa. En caso contrario, la competitividad o el interés por preservar el puesto, lo podría pervertir y dominarían las motivaciones extrínsecas explicadas anteriormente. 30 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. 3.5. ¿Comunicar o no la actividad pro bono? Esta es una pregunta incómoda para muchos. Nos encontramos con intereses encontrados y recelos. Entendemos que cada organización y cada abogado tiene en sus manos la decisión de dar o no visibilidad exterior al trabajo pro bono que realiza. Eso sí, es ineludible que los candidatos y los clientes son, en muchas ocasiones, quienes preguntan por el pro bono u otras actividades de responsabilidad social. Así, parece que la comunicación está fuera de duda y la siguiente pregunta sería si se debe adoptar una postura activa o reactiva. Partiendo de las premisas que la comunicación externa del pro bono no puede tener como objetivos la publicidad corporativa ni la generación de asuntos lucrativos, que la no comunicación no ha de significar oscurantismo y que el principio deontológico de confidencialidad aplica, hemos listado los argumentos que apoyan cada una de las opciones. SÍ, porque se ayuda a difundir las buenas acciones que puede provocar un efecto dominó de comportamientos positivos. contribuye a mejorar la percepción social de la función de los abogados. atrae talento concienciado. da visibilidad a la labor de las entidades sociales. reporta un retorno reputacional. en el caso del litigio estratégico, ayudará a generar opinión. NO, porque se puede desvirtuar la motivación desinteresada y confundir al público. se limitan los riesgos reputacionales por vinculación de la imagen del Despacho a la de la Entidad Social.. No obstante, se tome la decisión que se tome respecto a la comunicación externa, hay una regla de oro: se comunican resultados, no intenciones. Respecto a los canales para producir la comunicación externa, son varios. Los más habituales son: Website. Suele ser la pestaña de responsabilidad social corporativa la que incluye también la labor pro bono. Aquí es importante recoger la información de las personas responsables para agilizar los contactos. Materiales corporativos. Se puede incorporar la comunicación de asesoría gratuita a los materiales de la firma o empresa, desde folletos a presentaciones individualizadas. Boletines y revistas. Las comunicaciones a clientes como boletines y revistas pueden recoger las iniciativas pro bono de la firma o empresa y ayudar a su difusión. 31 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. Medios de comunicación. La reciente realización de eventos y congresos relacionados con pro bono han despertado el interés de los medios interesados por recoger artículos o experiencias prácticas pro bono. Es importante, remitir a las Entidades Sociales con que colaboremos para que se beneficien de esa notoriedad para dar a conocer su labor y sus proyectos. Redes sociales. La nueva comunicación a través de redes sociales permite llegar a personas interesados en colaborar o difundir el trabajo pro bono. De nuevo, aprovechemos esta labor de promoción para incorporar las redes de las ENL y servir de nexos de contacto entre ellas y nuestra propia red de seguidores para potenciar su efecto. Respecto a la utilización de blogs, valoremos si es preciso crear el nuestro o sumar nuestros post a blogs en marcha. 32 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. 3.6. ¿Cómo evaluar y medir? El uso de métricas es muy deseable para poder valorar la aportación, contabilizar algunos datos y compararlos con datos históricos. Información cuantitativa: Número de horas Número de abogados implicados Número de asuntos Porcentaje de asuntos satisfactorios Número de beneficiarios y entidades Costes generados Coste de las horas donadas Grado de satisfacción de los abogados Grado de satisfacción de los clientes Información cualitativa: Situaciones positivas generadas Impresiones de los abogados participantes Comentarios de los clientes Una vez contemos con la información se debe compartir internamente y valorar la comunicación externa a través de una Memoria Anual Pro Bono que puede compartirse con los grupos de interés identificados – empleados, ENL, clientes, proveedores, ICAM, universidades … - y con medios de comunicación. 4. RECOMENDACIONES PARA ABOGADOS A TÍTULO PERSONAL Para aquellos profesionales que quieran colaborar altruistamente pueden hacerlo de manera independiente o colaborando con entidades sociales, incluso con iniciativas abiertas de firmas grandes de abogados. Sin perjuicio de que encuentren en las respuestas del capítulo anterior indicaciones para su proceder, hemos incluido aquí algunos consejos: Antes Planifica y decide qué asuntos y colectivos son los más adecuados. Concéntrate en pocos clientes. Si son entidades sociales, es preferible esforzarse en generar relaciones a largo plazo para que tu apoyo de más valor. Puedes conocerles a ellos y a sus necesidades reales realizando al principio un trabajo sencillo como revisar su documentación legal y archivársela y examinar sus procedimientos y formatos pero de gran valor para ellos. 33 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. Conoce las opciones que ofrece el incorporarte a proyectos en marcha como el de la Centro de Responsabilidad Social de la Abogacía, el de las facultades con las clínicas jurídicas y otras entidades. Infórmate sobre los servicios jurídicos de las ENL y sus redes de abogados voluntarios. Sé realista y prudente. Valora los recursos materiales y el tiempo del que dispones. Valora carga de trabajo antes de aceptar un asunto. Identifica compañeros interesados para poder derivarles y/o compartir asuntos. Durante Contabiliza las horas que dedicas Termina lo que empieces Después Alimenta las bases de datos con experiencia, doctrina, jurisprudencia. Destina tiempo a generar un menú de asuntos que pueden elegir los beneficiarios. Genera formatos útiles y compártelos con tus clientes. 5. FUTURO DEL PRO BONO ¿Cuál será el futuro del Pro bono en nuestra Comunidad?. La falta de datos concretos dificulta la realización de previsiones, pero sí podemos expresar nuestros deseos en este apartado. Lo asumiremos como un compromiso de la profesión. Se trata de un concepto amplio de abogado que no deja de serlo cuando cuelga la toga o sale de la oficina. Es el denominado citizen lawyer en la tradición anglosajona, consciente de sus habilidades y preparación para fortalecer una sociedad más justa. Será parte inalienable del rol del abogado el asesorar y defender a los grupos más vulnerables de esa sociedad. Además, en el caso de estructuras como despachos y asesorías jurídicas se crearan estructuras estables que lo gestionen y se promoverá su ejercicio. Esto permitirá la firma de Pactos y Declaraciones conjuntas. Seremos más solidarios. Siempre es el momento correcto para colaborar y solidarizarse con los demás. Sin embargo, hoy es uno de los más necesarios. Los últimos datos señalan que la pobreza se extiende en la Comunidad de Madrid, multiplicando los grupos vulnerables, elevando la tasa de desempleo, el número de familias en riesgo de exclusión y de menores de 18 años en riesgo de pobreza. Surgirán más intermediarios y facilitadores. Al igual que ha sucedido en las jurisdicciones de América Latina, surgirán más facilitadores de la actividad pro bono. Ello incrementará el impacto positivo y generará una oleada de colaboraciones que se extenderá desde las escuelas de derecho hasta los abogados retirados. 34 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. Se generarán más colaboraciones. Veremos un incremento de relaciones entre clínicas legales y abogados, sean o no antiguos alumnos; fundaciones de despachos y abogados externos, equipos pro bono formados por abogados in-house y de firmas y equipos multidisciplinares – abogados, notarios, registradores…-,. Estas colaboraciones permitirían una reacción rápida en casos de catástrofes de gran impacto social como sucedió en febrero 2010 cuando tras el terrible terremoto que azotó Chile y en sólo tres días, un grupo de abogados de distintos estudios elaboraron un dossier de 200 páginas cubriendo un amplísimo espectro de temas legales relacionados con el desastre8. Se incrementarán las actividades de divulgación y sensibilización sobre el trabajo pro bono. En este aspecto, los espacios creados en las universidades para la promoción de la solidaridad entre los abogados del futuro, son muy útiles y necesarios para informar de los requisitos, procedimientos y límites en los que se pueden mover cuando se inicien en el ejercicio de la abogacía y quieran incorporarse también en su vertiente más solidaria. Surgirán más clínicas legales integradas en las facultades de derecho como la primera experiencia de muchos futuros abogados y que, en muchos casos, trasladarán a las firmas y equipos a los que se incorporen y creen. Las facultades irán, incluso, más allá promocionando el concepto de abogados ciudadano solidario en sus temarios con carácter transversal al grado y acercando la ética a todos los momentos del ejercicio de la profesión. Habrá más transparencia. Actualmente, los datos que se manejan no reflejan la realidad del pro bono. La falta de métricas internas se traslada a un desconocimiento de la realidad. En los próximos años, esperamos ver surgir Observatorios que recopilen y publiquen información actualizada y compartan buenas prácticas. En resumen, el efecto positivo del pro bono se multiplicará y la faceta solidaria de la abogacía tendrá naturalmente su reconocimiento social. 8 MIATELLO, María de la Paz y SALORIO, Soledad. Seminario Internacional “Profesión Legal & Pro Bono”: Apuntes de dos Coordinadoras. Revista del Colegio de Abogados de Buenos Aires. 2011Disponible en Web:<http://www.colabogados.org.ar/larevista/articulo.php?origen&id=129&idrevista=13> [Consulta: 20 de febrero de 2014] 35 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. 6. EN MENOS DE 10 PASOS… Implantar un programa y gestionar un asunto pro bono es mucho más fácil de lo que podemos creer. Veamos dos estructuras claras, directas y exitosas. 6.1. PROGRAMA PRO BONO EN 9 PASOS 1. Designar un Responsable Pro Bono. 2. Realizar un diagnóstico interno para identificar colectivos y asuntos de interés para los abogados. 3. Consensuar un protocolo o guía de trabajo. 4. Iniciar contactos e identificar asuntos concretos. 5. Comunicar a toda la firma la existencia del programa y los medios de colaboración. 6. GESTIÓN DE LOS ASUNTOS PROBONO 7. Proceso vivo: supervisión, gestión de la satisfacción, comunicación y reconocimiento internos, identificar nuevas oportunidades… 8. Anualmente recopilar información objetiva y subjetiva sobre el programa. 9. Promoción del pro bono. 6.2. ASUNTO PRO BONO EN 9 PASOS A continuación, aportamos un ejemplo de cómo gestionar un asunto pro bono. 1. Semanalmente, el Responsable revisa y filtra las solicitudes de casos pro bono 2. El Responsable envía una comunicación por e-mail y a la intranet con un breve resumen de los casos a todos los profesionales pidiendo voluntarios interesados. 3. El abogado interesado contacta al Responsable. 4. Se contacta al solicitante confirmando la aceptación de su caso y se coordina una primera reunión en la sede de la entidad social. 5. A la reunión asisten el cliente probono, el abogado que tomará el caso y el Responsable Pro bono. 6. Se firma un acuerdo de compromiso. 7. A partir de ahora, se presta la misma dedicación que un cliente normal. 8. Se registra la actividad realizada tanto con criterios cuantitativos como cualitativos. 9. El Responsable informa del resultado del asunto y felicita al equipo. 7. ANEXOS. 7.1. Formatos y Modelos: 36 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. 7.1.1. CUESTIONARIO INTERNO Nombre: 1. ¿Realizas o has realizado trabajo pro bono? Sí No 2. ¿Estarías interesado en realizar trabajo pro bono? Sí No 3. ¿Te gustaría que te informáramos sobre oportunidades de realizar asuntos pro bono? Sí No 4. Si estás interesado, ¿Qué tipo de asuntos te gustaría realizar? (señalar todos aquellos) Asesoramiento Formación Elaboración de guías jurídicas Litigios Otras (especificar) ____________ 5. ¿Con qué colectivos/causas te gustaría colaborar? En caso de ser más de uno, priorizar: Inmigración Infancia Jóvenes en riesgo de exclusión Drogodependientes Cooperación al Desarrollo Mujer Discapacidad Reclusos |Ex penados Personas mayores Medio ambiente Otros (especificar) ____________ 6. ¿Colaboras o has colaborado con alguna ONG? Sí (ampliar la información) ______________________________________________ No 7. Comentarios adicionales: 37 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. 7.1.2. FICHA DE SOLICITUD DE ASESORAMIENTO PRO BONO Introduzca los siguientes datos para solicitar asesoramiento Pro bono. Datos de la Entidad: Nombre de la entidad: C.I.F.: Representante legal: Forma jurídica: Año constitución: Fines de la entidad: Beneficiarios: Inmigración Infancia Mujer Jóvenes en riesgo de exclusión Drogodependientes Cooperación al Desarrollo Discapacidad Reclusos |Ex penados Personas mayores Medio ambiente Datos de la Persona de Contacto: Nombre y apellidos: Cargo: Teléfono fijo: Email: Teléfono móvil: Datos de la Solicitud de Ayuda Pro Bono: Describa Nombre y apellidos: Cargo: 38 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. 7.1.3. FICHA DE APROBACIÓN Nombre Cliente Pro Bono: Nombre Persona de Contacto: Nombre Contrapartes: Resultado Conflicto de Interés: Descripción del Asunto: Fecha Solicitud: Fecha Aprobación: Número Expediente: Abogado Responsable: Descripción de Servicios: Horas estimadas: Presupuesto estimado: Comentarios adicionales: 39 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. 7.1.4. COMPROMISO DE COLABORACIÓN PRO BONO Madrid, a [ ] de [ ] de [ ] Estimado [Nombre del cliente]: Por medio de la presente carta, le confirmamos que hemos aceptado prestar en su favor los servicios pro bono en relación con [descripción del asunto pro bono] con el alcance, características y condiciones que, a continuación, se detallan: 1. Ámbito de trabajo Nuestros servicios consistirán en [descripción detallada de los servicios pro bono]. En el caso de que se requieran servicios adicionales, ya se deba a un cambio de circunstancias o a que usted los demande, estaremos encantados de valorar la posibilidad de continuar la relación. En dicho caso, se firmará una nueva carta de compromiso. Advertencias: [El cliente tiene la posibilidad de ser condenado en costas.] [El ejercicio de la acción puede ser infructuoso.] El Letrado se encuentra sujeto a las normas sobre prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo establecidas en la Ley 10/2010 y que el encargo encomendado está o puede estar fuera del ámbito de secreto profesional y que por tanto, en caso de que las autoridades financieras requieran información sobre los datos obtenidos del cliente o el encargo efectuado, se está obligado a facilitarlo. El cliente autoriza a entregar copia de la documentación facilitada para cumplimentar el expediente a otros terceros intervinientes o necesarios para la realización del encargo. 2. Honorarios y suplidos Los servicios legales recogidos en el apartado anterior se prestarán de forma gratuita. Ello implica que no se cobrarán honorarios de los profesionales ni gastos rutinarios de oficina, tales como fotocopias, teléfono o correo. [OPCIÓN 1. También abonaremos, sin derecho a reembolso, todos los demás costes y gastos razonables y usuales que se ocasionen en conexión con la prestación de nuestros servicios. Dichos costes y gastos incluyen aquellos derivados de la obtención de copias autorizadas o autenticadas de documentos, solicitud de certificados, presentación de documentos, comunicaciones con las administraciones públicas y recursos administrativos, reclamaciones y demandas judiciales, gastos de notario y registrador, traducciones, informes técnicos y gastos de viajes.] 40 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO 1ª GUÍA PROBONO – MADRID. [OPCIÓN 2. Sin perjuicio de lo anterior, usted será responsable y deberá pagar otros costes y gastos que se ocasionen en conexión con la prestación de nuestros servicios. Dichos costes y gastos incluyen, en todo caso, aquellos derivados de la obtención de copias autorizadas o autenticadas de documentos, solicitud de certificados, presentación de documentos, comunicaciones con las administraciones públicas y recursos administrativos, reclamaciones y demandas judiciales, gastos de notario y registrador, traducciones, informes técnicos y gastos de viajes.] [Abonaremos dichos costes y gastos y, después, le solicitará el correspondiente reembolso. / Se le informará oportunamente de los conceptos antes mencionados antes de incurrir en cualquiera de ellos, para que manifieste su conformidad y nos haga llegar de forma anticipada las sumas necesarias.] 3. Protección de Datos El cliente autoriza expresamente [al Letrado/a la Firma] a la inclusión en sus ficheros y tratamiento de todos los datos de carácter personal que le fueran facilitados para el mantenimiento de la futura relación contractual, la elaboración de estudios estadísticos y el envío de información comercial. Dichos datos permanecerán en dichos ficheros y estarán sujetos, mediante solicitud escrita del interesado, a los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición de acuerdo con la legislación vigente. Si está de acuerdo con el contenido de esta carta y, en concreto, con el alcance, características y condiciones de los servicios que detalla, le rogamos que nos devuelva una copia firmada tan pronto como le sea posible. Atentamente, [Nombre Letrado |Firma de abogados] Conforme, [Nombre Cliente] 41 DOCUMENTO DE TRABAJO. NO PERMITIDA SU DISTRIBUCIÓN SIN CONSENTIMIENTO EXPLICITO