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Código: GF-P-07
PROCEDIMIENTO GESTIÓN
CONTABLE
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1. OBJETIVO
Entregar a la entidad información financiera confiable y fidedigna acorde con los principios de
contabilidad establecidos y la normatividad vigente, para la correcta toma de decisiones y el
cumplimiento de entrega de información a las instancias correspondientes.
2. ALCANCE
Inicia con la preparación de las condiciones en el aplicativo de acuerdo con las normas del plan
general de contabilidad pública y culmina con la aprobación y divulgación de los estados
financieros de la Orquesta Filarmonica de Bogotá.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Balance general: Es un estado contable básico que presenta en forma clasificada, resumida y
consistente, la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable
pública, expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de
sus bienes, derechos, obligaciones y la situación del patrimonio. Para efectos de su
elaboración, los activos y pasivos se clasifican en corriente y no corriente.
Causación: Principio de Contabilidad Pública según el cual los hechos financieros,
económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con
independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se
deriva de estos. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones, o
cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados del período.
Centro de costos: El aplicativo Datasixx trae una opción la cual permite definir en las cuentas
centros de costos para ser utilizados como divisiones o auxiliares dentro de las cuentas con el
fin de asociar conceptos según requerimientos, para el caso de la OFB se han definido en
cuentas de ingresos y gastos por cuales por ejemplo en servicios públicos se asocian por sede.
En el plan de cuentas se determina que cuentas manejan centros de costos y hay listado con
los mismos que se imprime por la opción 401 del aplicativo.
Contaduría General de la Nación CGN: La Contaduría General de la Nación es el organismo
técnico de regulación de la contabilidad para el sector público en el país, que en desarrollo del
mandato constitucional y legal es responsable de:
Determinar las políticas, principios y normas de contabilidad que deben regir en el país para el
sector público, uniformar, centralizar y consolidar la información contable, y elaborar el Balance
General Consolidado de la Nación.
Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental: Es un estado contable
básico que revela el resultado de la actividad financiera, económica, social y ambiental de la
entidad contable pública, con base en el flujo de recursos generados y consumidos en
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Leticia Velásquez
Profesional especializado contabilidad
Fecha: Septiembre de 2013
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Paola Ximena Fonseca Caro
Subdirectora Administrativa y Financiera
Fecha: Octubre 18 de 2013
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cumplimiento de las funciones de cometido estatal, expresado en términos monetarios, durante
un período determinado. Este estado se revela identificando las actividades ordinarias y las
partidas extraordinarias. Las actividades ordinarias se clasifican en operacionales y no
operacionales, y las partidas extraordinarias se consideran no operacionales.
Estado de cambios en el patrimonio: Es el estado contable básico que revela en forma
detallada y clasificada las variaciones de las cuentas del Patrimonio de la entidad contable
pública, de un período determinado a otro.
Libros de Contabilidad: Son estructuras que sistematizan de manera cronológica y nominativa
los datos obtenidos de las transacciones, hechos y operaciones que afectan la situación y la
actividad de las entidades contables públicas. Estos libros permiten la construcción de la
información contable pública y son la base para el control de los recursos, por lo cual se
constituyen en soporte documental. Los libros de contabilidad se clasifican en principales y
auxiliares.
Libros de Contabilidad Principales: Son el Diario y el Mayor, los cuales presentan en forma
resumida los registros de transacciones, hechos y operaciones. Tratándose de las entidades
societarias, el libro de socios o accionistas es un libro principal.
Libros de Contabilidad Auxiliares: Contienen los registros contables indispensables para el
control detallado de las transacciones y operaciones de la entidad contable pública, con base
en los comprobantes de contabilidad y los documentos soporte.
Notas a los estados financieros: Corresponden a las explicaciones de carácter general y
específico, que complementan los estados contables básicos y forman parte integral de los
mismos. Tienen por objeto revelar la información adicional necesaria sobre las transacciones,
hechos y operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales que sean materiales; la
desagregación de valores contables en términos de precios y cantidades, así como aspectos
que presentan dificultad para su medición monetaria que pueden evidenciarse en términos
cualitativos, o cuantitativos físicos, los cuales han afectado o pueden afectar la situación de la
entidad contable pública. Las notas a los estados contables básicos son de carácter general y
específico.
Notas a los estados financieros de carácter especifico: Tienen relación con las
particularidades sobre el manejo de la información contable, estructurada de acuerdo con el
Catálogo General de Cuentas, que por su materialidad deben revelarse de manera que
permitan obtener elementos sobre el tratamiento contable y los saldos de las clases, grupos,
cuentas y subcuentas, en los siguientes aspectos: Relativas a la consistencia y razonabilidad
de las cifras, Relativas a la valuación, Relativas a recursos restringidos y Relativas a
situaciones particulares de las clases, grupos, cuentas y subcuentas
Notas a los estados financieros de carácter general: Se refieren a las características,
políticas, prácticas contables de la entidad contable pública, así como a los aspectos que
afectan o pueden afectar la información contable, de modo que permiten revelar una visión
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global de la entidad contable pública y del proceso contable, tales como: 1) Naturaleza jurídica
y funciones de cometido estatal, 2) Políticas y prácticas contables, 3) Información referida al
proceso de agregación de la información contable pública, 4) Limitaciones y deficiencias
generales de tipo operativo o administrativo que inciden en el normal desarrollo del proceso
contable y/o afectan la consistencia y razonabilidad de las cifras y 5) Efectos y cambios
significativos en la información contable.
Operaciones Recíprocas: Los saldos de las transacciones económicas y financieras
realizadas con otras entidades públicas, las cuales están asociadas con activos, pasivos,
patrimonio, ingresos, gastos y costos, que son objeto de eliminación en el proceso de
consolidación
Plan General de Contabilidad Pública (PGCP): Contiene las pautas conceptuales que deben
observarse para la construcción del Sistema Nacional de Contabilidad Pública (SNCP), y está
integrado por el Marco Conceptual y la estructura y descripciones de las clases
Proceso Contable: Se define como un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el
reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras,
económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para
prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad contable pública en particular.
Para ello, el proceso contable captura datos de la realidad económica y jurídica de las
entidades contables públicas, los analiza metodológicamente, realiza procesos de medición de
las magnitudes de los recursos de que tratan los datos, los incorpora en su estructura de
clasificación cronológica y conceptual, los representa por medio de instrumentos como la
partida doble y la base del devengo o causación en su estructura de libros, y luego los agrega y
sintetiza convirtiéndolos en estados, informes y reportes contables que son útiles para el control
y la toma de decisiones sobre los recursos, por parte de diversos usuarios.
Entidad Contable Pública para efectos del SNCP(Sistema nacional de contabilidad
Publica): En Colombia, la entidad contable pública es la unidad mínima productora de
información que se caracteriza por ser una unidad jurídica y/o administrativa y/o económica,
que desarrolla funciones de cometido estatal y controla recursos públicos; la propiedad pública
o parte de ella le permite controlar o ejercer influencia importante; predomina la ausencia de
lucro y que, por estas características, debe realizar una gestión eficiente; sujeta a diversas
formas de control y a rendir cuentas sobre el uso de los recursos y el mantenimiento del
patrimonio público. En consecuencia, la entidad contable pública debe desarrollar el proceso
contable y producir estados, informes y reportes contables con base en las normas que expida
el Contador General de la Nación.
Registro Contable: Asiento o anotación contable que debe ser realizada para reconocer una
transacción contable o un hecho económico que afecte al ente público y atiende los principios
de causación y prudencia. Esta puede ser en el débito o en el crédito, cumpliendo el principio
de partida doble.
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Sistema CHIP: Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP), es un
sistema de información diseñado y desarrollado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público
– “programa FOSIT, para que con la adecuada reglamentación y estructura procedimental,
canalice la información financiera, económica y social de los entes públicos hacia los
organismos centrales y al público en general bajo la administración y responsabilidad de la
Contaduría General de la Nación”
DATASIXX: módulo de contabilidad. Aplicativo utilizado por la OFB para el registro de la
contabilidad
4. CONDICIONES GENERALES
Toda la actividad contable está regulada por el Régimen de Contabilidad Pública y por las
directrices de la Contaduría General de la Nación CGN.
La Orquesta Filarmónica de Bogotá, como entidad pública, debe generar los estados contables
definidos por la Contaduría General de la Nación y trasmitirlos a través del sistema chip, y el
validador de Secretaría de Hacienda, en las condiciones y fechas establecidas por ella.
La Entidad, garantizará la publicidad de la información contable para facilitar el control social.
El área contable de la Orquesta Filarmónica de Bogotá, debe garantizar que se envíen los
informes financieros y contables a la Contraloría Distrital, Dirección Distrital de Contabilidad y
la demás entidades según requerimientos.
El área contable de la Orquesta Filarmónica de Bogotá, tiene bajo su responsabilidad la
preparación y presentación de las declaraciones tributarias de impuestos nacionales y
distritales de acuerdo con la normatividad vigente.
El área contable de la Orquesta Filarmónica de Bogotá, debe realizar una revisión
constantemente de las normas que rigen sus procedimientos.
Los Principios de Contabilidad Pública son:
Gestión continuada: se presume que la actividad de la entidad contable publica, se lleva a
cabo por tiempo indefinido, conforme a la ley o acto de creación
Registro: los hechos financieros, cómicos, sociales y ambientales deben contabilizarse de
manera cronológica y conceptual observando la etapa de proceso contable relativa al
1
Las definciones contenidas en este procedimiento fueron extraidas del Plan General de la Contabilidad Pública, pág. Contaduría General de la Nación y Secretaría de
Hacienda
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reconocimiento con independencia de los niveles tecnológicos que cuenta la entidad contable
publica.
Devengo o causación: los hechos financieros, cómicos, sociales y ambientales deben
reconocerse en el momento que se sucede, con independencia en que ocurra la corriente del
efectivo o el equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se dara cuando ocurra los
derechos y obligaciones.
Asociación: el reconocimiento de los ingresos debe estar asociado con los gastos necesarios
para la ejecución de las funciones de su cometido estatal y con los gatos y/o gastos
relacionado con el consumo de recursos necesarios para producir tales ingresos.
Medición: hechos financieros, cómicos, sociales y ambientales deben reconocerse en función
de los eventos y transacciones que lo originan empleando técnicas cuantitativas o cualitativa,
los hechos susceptibles de ser cuantificados monetariamente se valuaran al costo histórico y
serán objeto de actualización.
Prudencia: en relación con los ingresos deben contabilizarse únicamente los realizados
durante el periodo contable y no los potenciales o sometidos a condición alguna y en cuanto
los gastos se deben registran los realizados en el periodo y los potenciales desde cuando se
tenga conocimiento.
Período contable: corresponde al tiempo máximo en que la entidad debe medir los resultados
de sus operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales y de patrimonio público
bajo su control, efectuando las operaciones contables, de ajuste y de cierre.
Revelación: los estados y reportes contables debe reflejar la situación financiera, económica,
social y ambiental de la entidad pública así como el resultado del desarrollo de sus funciones
del cometido estatal por medio de la información contenida en ellos.
No compensación: en ningún caso deben presentarse partidas netas como efecto de
compensar activos y pasivos del balance o ingresos y gastos y costos que integran la
actividad económica social y ambiental.
Hechos posteriores al cierre: la información conocida entre la fecha de cierre y la de emisión
o presentación de los Estados Contables, que suministre evidencia adicional sobre condiciones
existentes antes de la fecha de cierre, así como la indicada de hechos surgidos con
posterioridad, que por su materialidad impacten los estados contables deben ser registradas
en el periodo objeto de cierre o revelada por medio de notas a los Estados Contables
respectivamente.
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5. NORMATIVIDAD – REQUISITOS
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Ley, 819 de 2003
Ley 734, de 2012
Circular 26 de 2012
Decreto 101 de 2010
Decreto 111 de 1996
Resolución 1602 de 2001
Decreto, 714 de 1995
Acuerdo 20 de 1996
Decreto 410 de 1971
Resolución 354 de 2007
Resolución 660 de 2011
Resolución 1 de 2008
Resolución 13 de 2011
Circular 12 de 2011
Resolución 273 de 2011
Ley 1474 de 2011
Ley 873 de 2003
Resolución 15 de 2010
Circular 3 de 2010
Circular 12 de 2010
Directiva 1 de 1990
Circular de 2004
Carta Circular 65 de 2005
Resolución 354 de 2007
Resolución 355 de 2007
Resolución 356 de 2007
Resolución 357 de 2008
Resolución 397 de 2008
Circular 3 de 2010
Ley 1607 de 2012
Ley 1111 de 2006
Ley 1370 de 2009
Resolución 2031 de 2008
Ley 1430 de 2010
Ley 1493 de 2011
Ley 1450, de 2011
Decreto 3590 de 2011
Decreto 4907 de 2011
Resolución 12383 de 2011
Resolución 11963 de 2011
Resolución 11429 de 2011
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Resolución 99 de 2013
Decreto 19 de 2012
Ley 79 de 1993
Ley 80 de 2006
Decreto 4375 de 2006
Decreto 2434 de 2006
Decreto 2474 de 2008
Decreto 2473 de 2010
Ley 1150, de 2007
Decreto 61 de 2007
Resolución 1de 2001
Resolución 273 de 2011
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No
Documento o
Registro
Balance
Inicial,
Sistema Contable.
Puntos de
Control
Comparar saldos
finales
con
saldos iniciales.
Profesional
Especializado
– Contabilidad
Plan de cuentas
vigencia
Revisar
normatividad
vigente.
Profesional
especializadoContabilidad
Tabla
documentos
verificar
numeraciónPuede
venir
consecutivo
años anteriores
o se inicializa en
1
Actividad
Descripción
Responsable
1
Pasar a saldos
iniciales
del
período contable
El periodo contable inicia,
con el traslado de los
saldos del año anterior al
sistema,
previamente
realizado cierre; Se inicia
las cuentas de resultado (
ingresos y gastos) se abre
el directorio de la vigencia
correspondiente, donde se
asegura que los libros y
demás
reportes
correspondan a vigencia
actual.
Profesional
especializado
- Contabilidad
2
Revisar y ajustar
plan de cuentas
Se revisa el plan de
cuentas a utilizar en la
vigencia,
(cuentas
auxiliares de ingresos,
gastos y costos, centros
de costos y demás
condiciones para registro).
3
Elaborar tabla de
documentos
Los documentos soportes
de
transacciones
se
deben clasificar por tipo
de documento, dándole un
código en el sistema,
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No
Actividad
Descripción
Responsable
4
Causar
obligaciones
e
ingresos propios
y nómina
Se reciben las cuentas
para pago, facturas de
venta de Tesorería y
nomina, se les asigna la
imputación contable con
su número consecutivo en
el aplicativo opción 421
Datasixx
Profesional
especializado
de
contabilidad –
Técnico
de
Contabilidad
5
Registrar órdenes
de pago, ingresos
propios
y
movimientos de
almacén.
Se reciben las órdenes
de pago, comprobantes
de ingreso, facturas de
venta, notas de tesorería,
y
transferencias
Secretaría de Hacienda,
nómina movimientos de
almacén, los cuales se
registran uno a uno en el
aplicativo, por la opción
421 Datasixx
Profesional
especializado
- Contabilidad
Conciliar con las
áreas
de
tesorería,
almacén
y
presupuesto
Antes de efectuar el cierre
mensual se concilian los
saldos de las cuentas
correspondientes con las
áreas
de
tesorería
(Efectivo,
bancos,
acreedores,
ingresos),
almacén
(Inventarios,
Propiedad planta y equipo,
diferidos) y presupuesto
(Compromisos, giros e
ingresos)
Profesional
especializado
- Contabilidad
Conciliar
con
Entidades
públicas con las
que se hayan
realizado
transacciones.
Se concilian con la
Secretaría de Hacienda
Distrital los movimientos y
saldos por cuenta única e
ingresos; con FONCEP
los aportes, traslados,
pagos
de
cesantías,
saldos Fiducia y gasto por
comisiones,
previa
Profesional
especializado
- Contabilidad
6
7
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Profesional especializado contabilidad
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Documento o
Registro
Documento
soporte con el
sello
de
causación.
Puntos de
Control
Revisar
la
razonabilidad de
la
imputación
contable.
Registros
comprobantes
ordenes de
Pago,
Se verifica que
estén
previamente
numerados, que
existe
claridad
en
los
conceptos
y
veracidad en los
descuentos
tributarios
correspondientes
y
Revisar
la
razonabilidad de
la
imputación
contable
Técnico
de
Contabilidad
Conciliaciones de
almacén,
presupuesto
y
tesorería.
Técnico
de
Contabilidad
Conciliaciones
Secretaría
de
hacienda, Foncep
Técnico
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No
Actividad
Descripción
Responsable
Documento o
Registro
Puntos de
Control
entrega del insumo por
parte de los responsables.
8
Realizar
mensual
cierre
Una vez verificados y
conciliados los saldos en
el aplicativo Datasixx se
realiza cierre del mes
activo, para abrir un nuevo
mes opción 002.
Profesional
especializado
de
contabilidad
9
Iniciar
contable
mes
El proceso sigue para el
mes que se inicia con los
saldos que el aplicativo
trae en sus cuentas por
centros de costos y
terceros.
Profesional
especializado
- Contabilidad
10
Registrar
transacciones
mes actual
Y
se
sigue
el
procedimiento
descrito
para el registro de las
diferentes transacciones
realizados por la OFB en
el mes actual
Profesional
especializado
- Contabilidad
Verificar
la
razonabilidad de
los saldos.
Comprobantes de
contabilidad
Técnico
de
Contabilidad
11
12
Preparar
informes
trimestrales a las
instancias
correspondientes.
Validar y enviar
información
trimestral a la
SHD
Con
la
información
contable conciliada se
procede a transcribirla a
una matriz en Excel,
enviada previamente por
SHD. Para el cuarto
trimestre
se
deben
preparar las notas a los
estados financieros.
Profesional
especializado
- Contabilidad
Cuando se tiene la
información en la matriz,
para validar la información
en SHD se debe filtrar,
quitar formulas, líneas
colores, firmas, dejando
en el libro de la matriz tres
hojas que corresponden a
saldos y movimientos,
operaciones reciprocas y
operaciones
reciprocas
con
el
Distrito,
Profesional
especializado
- Contabilidad
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Leticia Velásquez
Profesional especializado contabilidad
Fecha: Octubre de 2013
Matriz
pública
medio magnético
Técnico
de
Contabilidad
Matriz
pública
medio
magnético/soporte
de envío a SHD
Se debe validar
la
información
hasta que salga
con éxito.
Técnico
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Subdirectora Administrativa y Financiera
Fecha: Octubre 18 de 2013
Código: GF-P-07
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No
Actividad
Descripción
Responsable
Documento o
Registro
Puntos de
Control
Matriz
pública
medio
magnético/soporte
de
envío
a
Contaduría
General de la
Republica
Se debe validar,
la
información
hasta que salga
con éxito.
posteriormente se ingresa
a
http://extranet.shd.gov.co/,
y Bogotá consolida dos
validadores contables, se
importan
la
matriz
previamente depurada y
se valida y se envían.
13
Validar y enviar
información
trimestral a la
CGN
(Sistema
Chip)
14
Validar y enviar
información
Anual
a la
Contraloría
Distrital y enviarlo
al Sistema Sivicof
Cuando se tiene la
información en la matriz,
para validar la información
en el sistema Chip se
debe
filtrar,
quitar
formulas, líneas colores,
firmas,
columnas
de
descripción de cuenta,
cambiar
los
códigos
contables
al
formato
solicitado por la CGN,
generar desde el chip
interno el protocolo de
importación
para
el
encabezado de cada libro,
se crea un libro para
saldos y movimientos
nombrado CGN-2005-001
y otro para operaciones
reciprocas
nombrado
CGN-2005-002, luego se
convierten
a
archivo
plano, posteriormente se
ingresa al sistema CHIP
interno se importan los
archivos planos. Para el
cuarto trimestre se deben
preparar las Notas a los
Estados Financieros.
Profesional
especializado
de
contabilidad
Con base a la matriz de
la Secretaría de Hacienda,
se lista y se transcribe a
los formatos específico
CBN 009- AL CBN11 y
CBN NOTAS. Para el
cuarto trimestre se deben
preparar las Notas a los
Estados Financieros.
Profesional
especializado
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Fecha: Octubre de 2013
Técnico
de
Contabilidad
Se debe validar,
la
información
hasta que salga
con éxito.
Técnico
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Documento o
Registro
No
Actividad
Descripción
Responsable
15
Imprimir
y
entregar
para
aval
de
subdirección
administrativa y
Financiera y la
Dirección
General.
Posteriormente al envío a
la SHD y a la Contaduría
General de la Nación, se
procede a imprimir los
estados financieros, para
el aval de la Subdirección
Administrativa
y
Financiera
y
de
la
Dirección General.
Dirección
General
Subdirección
Administrativa
y Financiera
Profesional
Especializado
de
Contabilidad
Estados
financieros
suscritos por las
partes.( Contador,
Subdirección
Administrativa
y
Financiera y el
Director General.)
16
Enviar y publicar
Estados
Financieros
Los estados financieros
validados y suscritos son
entregados a la Secretaría
de Hacienda en medio
físico y magnético, y se
envía correo electrónico a
la. Oficina Asesora de
Comunicaciones
para
publicación
en
las
carteleras de la Orquesta
y en la página web.
Profesional
especializado
- Contabilidad
Estados
financieros
publicados.
17
Preparar
presentación
estados
financieros
al
comité SIG y
Junta directiva
Con base en los estados
financieros anuales se
prepara una presentación
con
análisis
de las
principales cuentas, el
comparativo de ingresos,
y
demás
hechos
relevantes,
esta
presentación se hace
primero al comité SIG y
luego a la Junta directiva
dentro del primer trimestre
de cada vigencia.
Profesional
especializado
- Contabilidad
Presentación
Estados
financieros
Comité SIG
y
Junta
Directiva
OFB
Puntos de
Control
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Anexo 1. Control de Cambios
Versión
Fecha Aprobación
Naturaleza del Cambio
1
Diciembre de 2010
Se ajustan las actividades del procedimiento.
2
Diciembre de 2011
Ajuste a las actividades del procedimiento y condiciones generales
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4
Marzo de 2012
Octubre de 2013
Ajuste de las actividades del procedimiento.
Ajuste de las actividades del procedimiento y responsables, inclusión
de puntos de control
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