Download Descarga el Manual de Expositor aquí

A continuación mencionamos algunos puntos,
fechas y horarios importantes a considerar
para su participación en el
Congreso Interamericano de Pediatría.
MONTAJE
24 de enero de 2012 a partir de las 00:01 hrs. a 7:00 hrs del 25 de enero de 2012.
DESMONTAJE
27 de enero de 2012 a partir de las 16:00 hrs a 24:00 hrs.
Acceso para montaje y desmontaje: Por la calle de Dakota (paralela a Insurgentes) entrada por
andenes, donde deberá registrar su vehículo ante el personal del World Trade Center y esperar a que
le den acceso a andenes.
NOTA IMPORTANTE:
El personal de seguridad del evento proporcionará sticker para el
personal de montaje, es muy importante portar el sticker durante
las maniobras de montaje.
ALTURA MÁXIMA PARA STANDS
Máximo 4 mts.
DÍAS DE EVENTO
25, 26 y 27 de Enero de 2012.
RECESOS
Ver Programa
ACCESO A EXPOSITORES PARA ABASTECIMIENTO DE STANDS
A partir de las 9:00 hrs. hasta antes de que inicie el primer receso durante todos los días del evento.
ENTREGA DE GAFETES PARA EXPOSITORES Martes 24 de Enero del 2012, a
partir de las 17:00 hrs y Miércoles 25 de Enero de 2012, a las 7:00 am en el módulo para expositores
ubicado en la zona de registro y/o contactar a Carlos Mena.
NOTA IMPORTANTE:
Se proporcionará el número de gafetes autorizado por stand. Una
vez entregados los gafetes, la persona responsable de los mismos
tendrá que coordinar la entrega a cada una de las personas de su
empresa que colaborarán en su stand a lo largo del evento.
NECESIDADES ELÉCTRICAS
Cada espacio comercial de 3x3 mts. cuenta con un contacto doble de 1000 watts, en caso de que
sus necesidades eléctricas sean distintas a las otorgadas por el comité organizador, requerir toma
adicional o luz nocturna para mantener producto refrigerado, enviar su solicitud (anexa en su manual
de expositor) con requerimientos eléctricos al correo [email protected] antes del 13 de enero
de 2012. Ver tabla de costos en su Manual de Expositor/Servicios Adicionales. El costo de las
necesidades eléctricas adicionales corre por cuenta del solicitante.
NOTA IMPORTANTE:
El cable que se utilice para la instalación eléctrica de su stand,
deberá ser forzosamente cable de uso rudo, el Comité Organizador
y el WTC se reservarán el derecho de impedir las actividades del
stand en caso de no cumplir con las normas eléctricas establecidas.
Estimado Expositor: Los espacios comerciales están delimitados y marcados únicamente
con cinta, NO cuentan con mamparas que los dividan, es responsabilidad del expositor y/o su
montador contar con los materiales necesarios para separar un espacio del otro. En caso de requerir
mamparas favor de enviar solicitud (anexa en su manual de expositor) al correo electrónico:
[email protected], antes del 13 de enero de 2012.
MANUAL DEL
EXPOSITOR
Le pedimos por favor tome en cuenta los siguientes puntos para un mejor desempeño de su marca
y para el evento en general:
oLeer el manual con detenimiento y tener presente los puntos importantes a seguir para que
su participación en el evento sea exitosa.
oPoner especial atención a la parte de Montaje y Desmontaje, ya que es importante seguir las
normas de Protección Civil.
oEnviar de regreso como FECHA LÍMITE VIERNES 13 DE ENERO 2012., el Formato de Montaje
con la información requerida y firmada.
o Cualquier pregunta, duda, comentario o aclaración, favor de enviar un correo a:
[email protected]
NOTA IMPORTANTE:
El acceso para montaje se efectuará a partir de las 00:01 hrs.
por la calle de Dakota S/N del WTC., donde deberá registrar su
vehículo ante el personal del World Trade Center y esperar a que
le den acceso a andenes.
MONTAJE
24 de enero de 2012 a partir de las 00:01 hrs. a 7:00 hrs del 25 de enero de 2012.
NOTA IMPORTANTE:
Los espacios comerciales están delimitados y marcados
únicamente con cinta, NO cuentan con mamparas que los dividan,
es responsabilidad del expositor y/o su montador contar con los
materiales necesarios para separar un espacio del otro. En caso de
requerir mamparas favor de enviar solicitud (anexa en su manual
de expositor) al correo electrónico [email protected] antes del
13 de enero de 2012. El costo por la renta de mamparas correrá
por cuenta del solicitante.
Ningún área del stand debe quedar al descubierto, es decir, las partes que
permanezcan visibles del stand deberán quedar perfectamente forradas y/o
cubiertas con tela o madera.
No está permitido el pegar, clavar, recargar o colgar objeto alguno sobre las
paredes, muros, componentes, estructura o mamparas que dividen los salones
del World Trade Center.
DESMONTAJE
27 de enero de 2012 a partir de las 16:00 hrs a 24:00 hrs.
NOTA IMPORTANTE:
Asegure con tiempo la presencia de su personal para desmontaje
y vehículos para esta maniobra. Por ningún motivo se podrá
desmontar antes de la fecha y horario indicados, así como tampoco
podrán permanecer el equipo y pertenencias del expositor en el
área de exposición o zona comercial después del desmontaje.
ENTREGA DE GAFETES PARA EXPOSITORES
Martes 24 de Enero del 2012, a
partir de las 17:00 hrs y Miércoles 25 de Enero de 2012, a las 7:00 am en el módulo para expositores
ubicado en la zona de registro y/o contactar a Carlos Mena.
NOTA IMPORTANTE:
Se proporcionará el número de gafetes autorizado por stand. Una
vez entregados los gafetes, la persona responsable de los mismos
tendrá que coordinar la entrega a cada uno de los integrantes de
su empresa que colaborarán en su stand a lo largo del evento.
El número de gafetes se proporciona en relación al tamaño del stad.
Stand
Stand
Stand
Stand
Stand
de
de
de
de
de
3 x 3 mts. = 4 gafetes
9 x 6 mts. = 10 gafetes
3 x 6 mts. = 6 gafetes
10 x 6 mts. = 12 gafetes
8 x 6 mts. = 8 gafetes
SERVICIOS ADICIONALES
Mamparas: $3,350.00 3x3 mts.
Tablón con paño: $850.00 Silla: $350.00
Mamparas: $5,500.00 6x3 mts.
Toma adicional de 3 x 30: $6,500
NOTA IMPORTANTE:
Los costos son más IVA por evento. Favor de enviar su solicitud
(anexa en su manual de expositor) con requerimientos al correo
electrónico [email protected] antes del 13 de enero de 2012.
ACCESO A EXPOSITORES PARA ABASTECIMIENTO DE STANDS
Todos los días del evento a partir de las 9:00 hrs. hasta antes de que inicie el primer receso.
MONTAJE Y DESMONTAJE
ACCIONES PREVENTIVAS
NOTA IMPORTANTE:
El control de los andenes de carga está sujeto a disponibilidad, para
lo cual se fija a todo expositor y/o montador un tiempo estimado
para permanecer en el área de andenes de acuerdo al volumen de
materiales a descargar, es importante mencionar que si el expositor
y/o montador incurre en no cumplir el tiempo establecido por el
personal de control vehicular, será acreedor a una penalización de
$50.00 pesos por cada 15 minutos de demora. El tiempo promedio
que se asigna a expositores y/o montadores es de 30 minutos.
1. Para el montaje de su stand es indispensable apegarse a la altura máxima permitida: máximo 4 mts.
Gla xo Smith Kline 1 y 2
PLANO COMERCIAL
AMEX
Senosiain
15
16
SANFER
17
18
19
SANFER
EDITORIAL ED. PRADO
NUTRICIÓN THERMOFOCUS OCÉANO
/CITIZEN
21
22
NIQUET
DULCES
SUEÑOS
SHIZEN
CARII
31 6x3
30 5x3
23
AMS
26
ORO 1
Mead Johnson
ISLA NESTLÉ
9x6
6x8
GRUPO DANONE
29
PLATA 2
6x3
PLATA 1
6x3
28 A
24-A 6x3
MSD
ENTRADA
6x3 FERRING
28 B PFIZER
6x3
24-B
6x3
rimsa
S. PROFR.
27 A
BRISTOL
MYERS
SQUIBB
PIGEON
6x3
ALPURA
AMS 30
Ameri ca n Express 13
Grupo Danone 31
Senosiain
Hospi tal Inf abtil
Sanfer
14
15
34
Thermofocus
2
GLAXOSMITHKLINE
3
Chu r ch
& Dwight
4
Pisa
5
6
7
EXPANSCIENCE
8
9
10
Medlight 34
16
Edi t orial
17
Edi t orial Océano
11
ASOCIACIONES MÉDICAS
18
Edi t orial Pr ado / Citizen
Niqu et 20
Dul ces Sueños
Shizen Carii
21
22
23
MSD 24-A
Rimsa 24-B
Brist
ol
de
Urk Améri ca 33
MEDLIGHT
27 B
28-B
Inst . de Bebidas y Sal ón 12
URK
ED.
ARDI
Pfizer
Ast r azene ca 29
Mead Johnson
1
6y7
Asoci ac iones Médica s 8, 9, 10 y 11
Sanfer Nutrición
35
25
Ferring 28-A
Expanscience Mustela
33
32
HIP
ast ra zene ca
Nestlé 26
Mediká ta l ogo 5
20
SALIDA DE EMERGENCIA
ENTRADA
INST.
DE BEBIDAS
14
SALIDA DE EMERGENCIA
13
Alpu ra 27-B
Pisa Far macéuti ca 4
SALÓN OLMECA 4
12
Pigeon 27-A
Chu rc h & Dwight 3
Myers Squibb 25
19
ardi
35
Pediatría 32
2. Es responsabilidad de la empresa encargada del montaje de su stand contar
con el equipo y materiales necesarios.
3. El expositor adquiere la responsabilidad por el buen manejo y cooperación
de su equipo y personal de montaje, respetando la integridad y estado de
los elementos estructurales y ornamentales del recinto WTC, paredes,
instalaciones, servicios, pintura y cualquier elemento parte del edificio sede,
así como los materiales y elementos correspondientes al servicio eléctrico y
el que en su caso sea instalado para su renta, respondiendo el expositor por
cualquier daño ocasionado a los mismos y debiendo pagar en efectivo, antes
del desmontaje, el monto calculado por el Comité Organizador y/o WTC, de
acuerdo a los daños ocasionados.
4. El expositor se hará responsable de los efectos derivados por cualquier accidente o descuido
causado por el personal de su empresa o sus proveedores, así como por los daños ocasionados a
terceros. Quedando libre de cualquier responsabilidad el Comité Organizador.
RESPONSABILIDAD SOBRE CARGA ELÉCTRICA
El expositor y la empresa convenida para el montaje de su stand, se comprometen a contratar por
adelantado los contactos eléctricos estándar o adicionales para el equilibrio en el consumo de corriente
de su stand. Asimismo el expositor asume el compromiso de que, al no hacer caso de esta obligación,
se hace responsable en caso de cortos circuitos, apagones, desfases de corriente y botes de pastilla
ocurridos en su stand, así como incendios en el cableado y tomas de donde se derive su toma o
daños al equipo y seguridad de otros stands vecinos al propio dependientes de la misma fuente de
alimentación proporcionada por WTC. El expositor asumirá los cargos que resultaren por los daños
ocasionados por cualquiera de los puntos antes mencionados.
POLÍTICAS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
Es muy importante que el prestador del servicio de montaje y/o expositor informe al Comité Organizador
si dentro de las actividades del stand está el dar algún tipo de alimento o bebida, ya que el costo
generado por el desplazamiento de alimentos y bebidas correrá a cargo del Expositor. Evítenos la
pena de hacerle el cargo de manera extemporánea.
NOTA IMPORTANTE:
Es INDISPENSABLE considerar las siguientes medidas para la entrega
de alimentos y bebidas para degustación dentro de su stand:
• 2 onzas (los vasos pueden ser de tamaño normal pero servidos 3/4)
• Botellas de agua: 300 ml.
• Alimentos: Porciones pequeñas (3x3cm)
NOTA IMPORTANTE:
La distribución de alimentos y bebidas fuera de estas medidas
causarán costo por desplazamiento. Favor de indicar el tipo de
alimentos que desea entregar en la zona comercial en el Formato
de Montaje anexo en su Manual de Expositor.
USO DE TABLONES Y SILLAS
Los espacios comerciales NO cuentan con tablones ni sillas. Los tablones y las sillas tienen un costo
adicional el cual correrá a cargo del expositor en cado de ser requeridos.
ESTACIONAMIENTO
La administración del estacionamiento no depende del CIEC ni del Comité Organizador, por lo que el
Expositor se deberá apegar a los lineamientos y políticas del mismo.
TARIFAS
$24.00 por hora de 1 a 4 hrs.
$110.00 de 4 a 12 hrs.
$160.00 de 12 a 24 hrs.
NOTA IMPORTANTE:
El estacionamiento es independiente al evento y al WTC por lo que
deberá ser responsabilidad del expositor el pago de este servicio.
QUEDA ESTRICTAMENTE PROHIBIDO
1. Pintar, clavar, atornillar, amarrar, rotular o pegar en forma definitiva objetos
sobre muros, columnas, pisos u otros elementos que intregran la estructura
del recinto sede WTC.
2. Construir stands superiores a 4 mts.
3. Armar el stand completo en sitio (el stand ya deberá venir listo sólo para ensamblarse).
4. Realizar trabajos de pintura en spray, brocha u otro sistema.
5. Los juegos de azahar, loterías, apuestas, así como los juegos en que intervengan tiros con
dardos, pirotecnia, municiones, canicas etc.
6. Cualquier tipo de actividad que pretenda enganchar visitantes con premios mediante pagos por
participación o cualquier otra actividad que resulte dudosa.
7. Iniciar el desmontaje del stand antes del día y horas programadas. La empresa que sea sorprendida
desmontando antes, se hará acreedora a las sanciones económicas (multa) que le imponga el
comité organizador.
8. Dejar pertenencias en el interior del edificio sede y/o sus instalaciones (WTC), ya que todo
material deberá ser desalojado a partir de las 16:00 hrs. Hasta las 24:00 hrs. del 27 de enero
de 2012.
9. La venta y consumo de bebidas alcohólicas dentro de los stands.
FORMATO DE MONTAJE
Llenar con letra de molde y enviar esta forma antes del 13 de enero del 2012
por correo electrónico a:
Lizbeth Angulo
[email protected]
Corporativo Cuatro F
Tel: 52 19 18 00 / 52 19 18 01
Representante del laboratorio y/o responsable del stand o isla durante el evento:
Empresa:
Contacto:
Teléfono celular:
Cargo:
Firma:
Responsable de montaje y desmontaje de stand o isla:
Empresa:
Contacto:
Teléfono celular:
Cargo:
Firma:
Favor de anotar el número de su espacio comercial (isla o stand):
Tipo de stand: Display propio ( )
Altura de stand: ___________
Tablón: SI ( ) NO ( )
Araña ( )
Custom ( )
Otro:
Necesidades eléctricas
adicionales o carga nocturna
Especifique:
_________________
SI ( ) NO ( )
_________________
Sillas: SI ( ) NO ( )
Distribución de alimentos y/o bebidas
SI ( ) NO ( )
Especifique:___________________________
______________________________________
Igualmente me comprometo a hacer extensivo el Manual de Expositor a los proveedores contratados por
mi empresa para el montaje y funcionamiento de mi stand durante el evento, así como al personal que
laborará en mi stand, con el compromiso tanto de proveedores como del personal de mi stand de respetar
los horarios establecidos del evento.
Acepto los costos que se generen por la contratación de adicionales y extras que solicito para mi stand.
__________________________________
Nombre, Fecha y Firma
NOTA IMPORTANTE:
Por medio del presente formato, me manifiesto enterado
del contenido del Manual de Expositor
del CONGRESO INTERAMERICANO DE PEDIATRÍA.
SEGURIDAD
ACCIONES PREVENTIVAS DEL COMITÉ ORGANIZADOR
1. El Comité Organizador ubicará a PERSONAL DE SEGURIDAD en pasillos, accesos y áreas comunes. Este
cubrirá turnos durante el montaje, los días del evento y hasta la hora y fecha asignada como final del
desmontaje.
2. Para ingresar a montaje, los EXPOSITORES, sin excepción deberán identificarse con credencial oficial
con fotografía, así como el personal de montaje (display, equipo, decoración etc.), entregándosele a
cada persona un sticker de montaje, el cual deberán portar de manera visible durante las maniobras
de montaje, entregando el sticker a la salida para recuperar su credencial.
3. Es INDISPENSABLE inventariar los equipos y objetos pesados de valor al accesar y salir del recinto sede
WTC, con el personal de seguridad contratada para el evento.
4. El único acceso por donde se efectuarán maniobras de montaje, será por la calle de DAKOTA S/N
(paralela a Insurgentes), queda estrictamente prohibido el ingreso de materiales para stand o equipos
pesados por áreas comunes del recinto sede WTC.
5. Concluido el montaje, no se permitirá por ningún motivo el ingreso o retiro de materiales del expositor,
la salida de los mismos está contemplada únicamente para el día del desmontaje, prevenga el armado
completo de su stand y los artículos y papelería que manejará con tiempo para evitar desabasto.
ACCIONES PREVENTIVAS DEL EXPOSITOR:
DURANTE EL MONTAJE NO ESTÁ PERMITIDO EL INGRESO DE LAP-TOPS O CUALQUIER
EQUIPO ELECTRÓNICO PORTÁTIL. Estos equipos podrán ingresar el primer día del
evento (25 DE ENERO, a partir de las 9:00 hrs) Deberá registrarlos con los
elementos de seguridad del evento, así como exigir se le coloque el candado de
seguridad.
1. NO descuide sus aparatos o pertenencias durante el montaje, desmontaje y el evento.
2. NO deje al azar la ubicación de sus pertenencias.
3. Asegure sus materiales dejándolos fuera del alcance y de la vista de terceros, procure llevar entre su
mobiliario, aditamentos con gavetas bajo llave y séllelas.
4. NO permita a personas ajenas a su stand o empresa el uso o manipulación de sus aparatos, igualmente
efectúe una copia de seguridad de los archivos, programas y bases de datos residentes en el equipo que
usará en el evento.
5. Retire de la zona comercial sus materiales electrónicos portátiles durante la noche, (Lap-tops, proyectores, impresoras, etc.) o asegúrese de que queden debidamente resguardados.
6. NO Ingrese ni extraiga materiales durante los recesos, ni en horario abierto al público bajo ninguna
circunstancia. El reabastecimiento de stands se podrá realizar durante los días de evento a partir de las 9:00
hrs. y hasta 15 minutos antes del inicio del primer receso.
7. NO deje sobre mesas, sillas, escritorios, etc. celulares, lap-tops, lectores de DVD, proyectores, etc.
Siempre manténgalos bajo vigilancia.
8. EXIJA al personal que laborará en su stand, adoptar una actitud preventiva y DESIGNE a un RESPONSABLE
de su stand y equipo. SE RECOMIENDA AL RESPONSABLE del stand y equipo, presentarse diariamente en su
stand por lo menos 30 minutos antes de abrir la zona comercial y permanecer por lo menos 15 minutos
después del cierre verificando haber sellado muy bien su stand.
9. CONTRATE un SEGURO contra pérdida o daño sobre sus materiales de valor. Es recomendable adquirir
éste seguro con una cobertura que los ampare desde la salida de su oficina o empresa, hasta su regreso
a ella. Si va a llevar demasiado equipo de cómputo, o electrónico, le sugerimos contratar un elemento de
seguridad fijo, en su stand.
TODAS ESTAS MEDIDAS SON DE CARÁCTER PREVENTIVO, NO SIENDO RESPONSABILIDAD DEL COMITÉ
ORGANIZADOR SER UN DEPOSITARIO DE CUALQUIER TIPO DE BIENES PROPIEDAD DEL EXPOSITOR, MOTIVO
POR EL CUAL, EN CASO DE PÉRDIDA, DAÑO O ROBO, EL EXPOSITOR DESLINDA DE CUALQUIER COMPROMISO
AL COMITÉ ORGANIZADOR, NO PUDIENDO EXIGIR NINGÚN REEMBOLSO O PAGO POR ESTE CONCEPTO.
ASIMISMO: DEBERÁ COOPERAR CON EL PERSONAL DE SEGURIDAD DEL EVENTO QUIENES LLEVARÁN UN
CONTROL DE EQUIPOS MEDIANTE UN INVENTARIO (EQUIPO DE CÓMPUTO, LECTORES DE DVD, PLASMAS,
PROYECTORES, ETC.) PARA TENER UN MEJOR CONTROL Y VIGILANCIA DEL EQUIPO QUE SE INTRODUZCA O
RETIRE DE LA ZONA COMERCIAL.
REGLAMENTO EXPOSITORES
Esta Guía indica las políticas y lineamientos Mínimos necesarios aplicables en
lo referente a construcción y distribución de Stands, áreas adicionales, espacios
comerciales y Servicios en las instalaciones del Centro Internacional de Exposiciones
y Convenciones WTC México.
DESCRIPCIÓN DE ESPACIOS
a) Planta Baja
Servicio Médico
Andenes (por atrás de los salones)
b) Segundo Nivel
Salón MEXICA Zona expo
Salones de convenciones: Olmeca I, II y III y Mixteca
Sección II: Lineamientos y Normas del WTC
HORAS HÁBILES
Para la realización de todo tipo de evento, usted deberá aceptar y respetar las fechas y horarios convenidas
y establecidas
MONTAJE Y DESMONTAJE
DÍAS DE MONTAJE Y DESMONTAJE
Para el montaje y desmontaje de su evento, usted deberá aceptar las fechas y horarios convenidas y
establecidas.
¤ Recuerde que no podrán modificarse los horarios y fechas convenidas, cualquier modificación en éstos,
sufrirá cargos adicionales conforme los lineamientos del CIEC.
¤ Únicamente se permitirá el ingreso en las fechas y horarios que señale el contrato correspondiente, el
número de vehículos y los andenes que podrán utilizar para maniobras definidos por WTC antes del
inicio del evento.
¤ Cualquier daño que sea causado durante el montaje, desmontaje o celebración del evento, será
sancionado y cuantificado por WTC y el importe de estos, deberán ser cubiertos por el expositor al
término del evento, en base a los precios establecidos por WTC.
¤ Así mismo el Comité Organizados y WTC no se hace responsable por robo total o parcial de objetos
en el interior ni fuera de los vehículos estacionados en el patio de maniobras, ni por daños causados a
estos por motivos de coalición, incendio, fenómenos naturales, terremoto, huracanes o cualquier otra
causa o hecho de naturaleza análoga.
¤ El movimiento de materiales, mercancías, maquinarias o cualquier otro producto deberá hacerse con las
debidas precauciones para evitar daños al piso por uso de rodillos, tubos, tortugas o roles.
Toda maquinaria y/o equipos pesados deberán estar apoyados sobre cojinetes de
hule o algún otro material similar que amortigüe y proteja el piso, distribuyendo
la carga con tarimas, a fin de evitar concentraciones que excedan la capacidad
de carga del piso de acuerdo a:
¤
¤
¤
¤
¤
ÁREA
Salón Mexica (Zona expo)
5 de Altura
CAPACIDAD DE CARGA
500 kg. x m2 6 m
El uso de equipo para manejo de carga llámese montacargas, grúas o patines hidráulicos podrá accesar al
área de andenes única y exclusivamente una hora antes de comenzar el montaje/desmontaje y el primer
día de evento una vez que haya dado inicio el mismo. Todo equipo que permanezca fuera de los días aquí
estipulados tendrá que sujetarse al cargo que WTC determine por uso de espacio no autorizado.
El Expositor se compromete a usar única y exclusivamente el área de andenes para toda labor de montaje
y desmontaje. Por lo que queda estrictamente prohibido el uso de otras áreas y accesos para este fin tales
como escaleras eléctricas, elevadores área Lobby, Acceso Principal (puertas de cristal de Filadelfia y Dakota.)
Queda estrictamente prohibido cruzar los pasillos con cables eléctricos o instalaciones que ofrezcan peligro,
tanto al público visitante como al propio inmueble.
Por ningún motivo el ancho de los pasillos dentro del área de exhibición será menor de 2.40 metros de
ancho, en la inteligencia de que una vez establecidos estos y autorizados en el plano de distribución de
stands deberán mantenerse libres de obstáculos y/o instalaciones adicionales en toda su longitud y ancho.
Dentro de las instalaciones del CIEC no está permitido realizar trabajos de herrería, usar cierras, pistolas de
aire, etc, así como utilizar productos que afecten al medio ambiente.
Los tiempos de montaje no están destinados a la construcción integral de los stands y/o aquellos elementos
de decoración en las instalaciones, por lo tanto las adecuaciones en el montaje se limitarán a detalles de
ajuste en el armado y ensamble de los mismos.
El Expositor se obliga a retirar todo tipo de materiales, marcas o residuos dejados en el piso por materiales
usados para el montaje de espacios de la exhibición o con algún otro propósito. Si fuera necesario el uso
de líquidos, estos no deberán dejar huella alguna.
Está prohibido aplicar o poner pegamentos o cualquier otro material directamente sobre el piso, paredes,
columnas, puertas de emergencia, señalamiento o cristales que formen parte del inmueble.
Ningún Stand o material promocional podrá bloquear:
¤
¤
¤
¤
¤
¤
¤
hidrantes
válvulas contra incendio
salidas de emergencia
cuartos de telefonía IDF S
cuartos de control eléctrico
servicio médico
concesiones de BYE
No está permitido a los expositores colgar o sujetar objeto alguno de la soportería
de las instalaciones de CIEC, amarrar de las columnas, clavar, atornillar, perforar,
ni pegar nada sobre pisos, plafones, columnas, que formen parte del CIEC WTC.
Es responsabilidad exclusiva del organizador el estricto cumplimiento de este
reglamento, por lo que el incumplimiento del mismo originará la prohibición total
de las maniobras de carga y descarga del evento.
Si el montaje o realización de la exposición no resultara ser de las características bajo las cuales fue aceptado
por WTC, esto último se reserva el derecho a cancelar el mismo.
MERCANCÍAS
El CIEC no cuenta con bodegas para almacenamiento, en caso de olvidar productos, materiales, mercancías
o similares después de concluir el período de renta de las instalaciones, se les aplicará un cargo por
concepto de almacenaje sin que ello represente para WTC alguna responsabilidad de los bienes olvidados,
lo anterior se aplica como una medida precautoria por los daños y perjuicios que en un momento se pueden
originar.
Cargo adicional por artículos o materiales olvidados en el CIEC-WTC
ANDEN DE CARGA Y DESCARGA
¤
¤
¤
¤
¤
¤
¤
¤
¤
De 0 a 100 kg. $ 1, 995.00
101 a 500 kg. $ 2,885.00
501 kg. a 1 tonelada $ 4,635.00
Más de 1 tonelada $ 7,840.00
Interior de Salones
Hasta 100 kg. $ 2,300.00
100 a 500 kg. $ 3,430.00
500 kg. A 1 tonelada $ 5,675.00
Más de una tonelada $ 9,835.00
EXPLANADA FILADELFIA / DAKOTA
¤ Vehículo hasta 3 1/2 toneladas $ 7,195.00
¤ Vehículo de 3 1/2 hasta 7 toneladas $ 11,115.00
Por ningún motivo WTC se hará responsable por robos, pérdidas, objetos olvidados, abandonados o
extraviados en las áreas definidas.
El Expositor se compromete a entregar las instalaciones en las condiciones que le fueron entregadas, en
caso de olvidar o abandonar equipos, materiales, mercancías, etc. Dentro del salón después de concluido el
período contratado para el desmontaje, el organizador acepta ser el único responsable directo para cubrir
los gastos que resulten por desalojo, almacenamiento, daños y perjuicios de los mismos.
En caso de que los productos, materiales u objetos que requieran de equipo
especializado (montacargas) para su traslado fuera de los salones de exposición se
aplicará un cargo adicional al organizador por dicho concepto, ya que los precios
aquí enlistados contemplan única y exclusivamente la penalización por el abandono
de mercancías en los salones de exposición fuera de horarios y tiempos contratados.
Cualquier importe generado por concepto de recepción extraordinaria de mercancías
deberá ser previamente liquidado en la caja de las oficinas del CIEC WTC para recibir
autorización de salida.
¤
¤
¤
¤
Precios en pesos no incluyen el 16% de IVA.
Precios vigentes para el año 2011.
Precios por día.
Sujetos a cambio sin previo aviso.
SEGURIDAD
Seguridad Institucional de las Instalaciones CIEC-WTC El Servicio de Seguridad Institucional de las
instalaciones del CIEC-WTC, contempla el control y resguardo de los accesos generales y puntos específicos
del edificio, que por su importancia así lo requiere, este servicio no se responsabiliza de la seguridad de
las áreas contratadas por el organizador para llevar acabo su evento y/o exposición. Se ha contratado una
empresa de seguridad específica para el Congreso, por lo que el área de convenciones Olmeca I, II y III así
como el Mexica estarán resguardados por el mismo.
REGLAMENTO PARA USO DE ANDENES DE CARGA Y DESCARGA
La zona de andenes no es estacionamiento, ni área de almacenaje, es una zona exclusiva para la carga y
descarga de vehículos con materiales de exposición o decoración de las mismas.
¤ El acceso a la zona de andenes es por la calle de Dakota s/n, casi esquina con Filadelfia.
¤ El vehículo deberá esperar turno en orden y silencio, la fila de acceso a andenes o en el patio de
espera, esquina Dakota y Arizona, (en cualquier caso el personal de control asignará zona y turno).
¤ No se permiten dobles o triples filas en las calles ni obstaculizar entradas a casas o edificios vecinos al
WTC, de lo contrario serán removidos los vehículos con grúas sin responsabilidad alguna para el CIEC
y no se permitirá el acceso al recinto a la empresa que no cumpla lo anterior.
¤ Procesos de descarga: Una vez que el vehículo haya cumplido con los puntos anteriores deberá
ubicarse en el andén indicado por el personal de control quien le dará un volante para el control de
tiempo de descarga el cual firmará el responsable de la unidad para descargar sus equipos a pie de
andén.
¤ Sólo se permite un vehículo por empresa a la vez.
¤ Una vez que haya terminado de descargar el vehículo, deberá de retirarse de
la zona de andenes, hasta entonces se podrá ingresar los materiales al salón
o stand correspondiente.
¤ Procesos de carga: Para cargar los vehículos se deberá primero desmontar
los salones y/o stands y transportar todos los materiales o equipos al andén
indicado por el personal de control.
¤ Una vez realizado lo anterior se dará una mica con un número, la cual será
su pase de acceso al vehículo a la zona de carga para cargar todo el material.
¤ Los amarres, enlonados y arreglos del equipo o del camión deberán de realizarse fuera del edificio.
¤ Generales: Si el personal del vehículo no se encuentra realizando maniobras o bien abandona el
vehículo, perderá su turno y deberá esperar de nuevo fuera del edificio.
¤ El tiempo máximo de maniobras es de 30 minutos, después de este tiempo se sancionará sin excepción
con una multa de $ 50.00 por cada 15 minutos o fracción.
¤ El CIEC no es responsable en ningún caso de cualquier robo o daño a vehículos, materiales o equipos
de cualquier tipo.
MONTACARGAS
No se permite la introducción de vehículos como montacargas, patines y plataformas en ninguna zona
alfombrada en las instalaciones del CIEC. Los montacargas autorizados por WTC para la carga y descarga
de materiales deberán contar con: llantas neumáticas, motores en buenas condiciones de funcionamiento,
que no tiren aceite o algún otro líquido y deberán ser eléctricos o de combustión de gas.
No está permitido al ORGANIZADOR ni a los expositores, colgar o sujetar objeto alguno de la estructura del
techo, ni amarrar de las columnas, clavar, atornillar, perforar ni pegar nada sobre pisos, muros, cristales,
plafones, columnas u otras instalaciones que formen parte del CIEC (Por favor remítase a la Política de
Letreros.)
MANTAS Y LETREROS
Todos los letreros deberán ser aprobados por la Gerencia de Operaciones y Mantenimiento del CIEC. Todo
artículo promocional, patrocinios o materiales con fines publicitarios (mantas, banners, lonas, tapetes,
adheribles o similares) que se instalen fuera del área contratada por el organizador (áreas comunes) tendrán
un costo adicional por servicio de renta de espacio publicitario. Todos los letreros que se cuelguen para el
evento deberán ser retirados (totalmente incluyendo hilos, cables, etc.) en la fecha que se tiene como límite
para hacer entrega de instalaciones conforme su contrato, de lo contrario se aplicará a él organizador un
cargo adicional por el retiro de estos.
Los excedentes del colgante del evento como, hilos, rafias, cables, etc. tendrán un cargo, dispuesto por
WTC.
SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
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Escalera Telescópica (mecánica, renta)
Plataforma Eléctrica
Alimentador Adicional de 30 amp.
Barra Multicontactos
Conexión de Alimentador Adicional 3x100amp. 220v.
Conexión de Alimentador Adicional 3x150amp. 220v.
Conexión de Alimentador Adicional 3x225amp. 220v.
Conexión de Alimentador Adicional 3x100amp. 440v.
Extensión uso Rudo 3x30
Instalación Eléctrica
Retiro y Apagado de Luminarias DM-4 150w (Olmecas).
Retiro y Apagado de Luminaria Aditivos Met. 400 y 250w (Mexica y Mayas)
Limpieza de Stands M2 por día
Alquiler de astas por evento
Seguridad, turno de 12hrs. por Elemento PBI
Derecho de Instalación de Antena
Alquiler de espacios Publicitarios
POLÍTICAS PARA FUMADORES
Debido a la diversidad de materiales, productos, equipos, etc. que se involucran tanto las instalaciones
del CIEC como en el montaje/evento/desmontaje, queda estrictamente prohibido fumar dentro de las
instalaciones del CIEC-WTC en general.
ÁREAS DE ACCESO RESTRINGIDO
Por seguridad y control, existen zonas o áreas a las cuales está restringido el acceso, mismas que se
encuentran debidamente señalizadas y a las cuales sólo puede ingresar personal técnico calificado del CIEC,
por lo que agradeceremos que el acceso quede libre y se respeten al máximo estas disposiciones.
REGLAMENTO DE OPERACIÓN DE ELEVADORES Y ESCALERAS ELÉCTRICAS
El buen funcionamiento y el servicio continuo de las operaciones de los equipos tales como elevadores de
pasajeros, de discapacitados, elevadores de carga y escaleras eléctricas, depende del uso adecuado que se
le dé a estos.
Por lo anterior se requiere contar con el apoyo del organizador para hacer cumplir el presente reglamento,
recomendando incluir este en el manual del expositor, con la finalidad que tanto expositores como
contratistas en general conozcan los lineamientos y condiciones para hacer uso adecuado de los equipos
anteriormente mencionados.
ELEVADORES DE PASAJEROS
1. No exceder las capacidades de carga de cada uno de los equipos, en base a
sus especificaciones (1,150 kg. y/o 16 pasajeros – altura 2.75 mts. ancho 1.30
mts. largo 2.05 mts.)
2. Queda prohibido abordar los elevadores con cualquier tipo de equipo de
manejo de carga (plataformas, patines, diablos, etc....)
3. En el caso de que el organizador esté interesado en la instalación de etiquetas con marcas, logos,
patrocinios, etc. estas se podrán instalar únicamente en las puertas exteriores de los elevadores (con
vista hacia los lobbies) cubriendo el organizador el importe por elevador de $ 8,270.00 pesos (+16%
de I.V.A.). La medida de la puerta es de 2.10 m X 1.08 m. Es responsabilidad del organizador retirar
las etiquetas una vez concluido el evento, de lo contrario se aplicará al organizador el cargo de $
1,380.00 pesos (+16% de I.V.A.)
ELEVADOR DE DISCAPACITADOS
1. No exceder la capacidad de carga en base a su especificación (900 kg.)
2. Es para uso exclusivo de discapacitados y no se tendrá preferencia con ningún tipo de persona para
su servicio personal (nota no. 2).
3. Queda prohibido abordar el elevador con cualquier tipo de equipo de manejo de carga (plataformas,
patines, diablos, etc....)
ELEVADORES DE CARGA
Por su Seguridad Cumpla las siguientes Indicaciones:
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Es responsabilidad del CIEC el activar el monta coches antes de iniciar actividades.
Abrir las dos puertas del monta coches manualmente.
Proceder a cargar / descargar los materiales al monta coches.
Programar el monta coches a su nivel de destino.
Verificar que por ningún motivo permanezca persona alguna al termino de las labores de carga /
descarga de materiales dentro del monta coches antes de proceder al cierre de las dos puertas del
mismo.
¤ De permanecer las puertas del monta coches abiertas por ningún motivo se trasladará el monta
coches al nivel llamado.
ESCALERAS ELÉCTRICAS
1) El CIEC se reserva el derecho de direccionar las escaleras según los requerimientos de los distintos
eventos.
2) Queda estrictamente prohibido realizar maniobras de ascenso y/o descenso de materiales y/o equipo.
MANTENIMIENTO
Servicio de Limpieza Individual de Stands
Este es un servicio adicional del CIEC el cual se cobrará por cada stand de la siguiente
manera:
Limpieza individual a Stands $ 23.10 por m2 por día.
El servicio de limpieza individual de stands se realizará siempre y cuando se encuentre
un responsable del stand y sólo contempla la limpieza de piso o alfombra según sea
el caso, no incluye la limpieza de equipos, displays, estantería, etc.
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Estos precios no incluyen el 16% de I.V.A.
Precios vigentes para el año 2012.
Precios sujetos a cambio sin previo aviso.
Estos correrán a cargo de Expositor y se realizarán al WTC directamente.
WTC, ofrece sólo la seguridad institucional en las áreas comunes y perimetrales como, estacionamiento,
plazas, patios, vestíbulos, oficinas administrativas y patio de maniobras del
CIEC.
A través de nuestro Departamento de Servicios Técnicos usted puede alquilar servicios de plomería,
incluyendo instalación y traslado de líneas de agua, drenaje y aire comprimido, al lugar deseado, de
ser posible. También ofrecemos todos los servicios hidráulicos, de ventilación y aspirado. (Sujetos a
disponibilidad). Por cuestiones de seguridad nuestros electricistas siguen estrictamente el Código de
Electricidad del CIEC. El CIEC es responsable de todos los servicios de telecomunicaciones. Para cualquier
aclaración favor comunicarse a Telecomunicaciones del CIEC, al 9000-9000.
REGISTROS DE SERVICIOS
Las instalaciones del CIEC-WTC cuentan con registros a nivel de piso para proveer distintos servicios
exclusivos como son:
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Distribución de energía eléctrica
Servicio de aire comprimido
Servicio telefónico
Servicio de agua y drenaje
LINEAMIENTOS ELÉCTRICOS.
La instalación eléctrica la hará cada expositor, se entregará su stand con un contacto
doble. En caso de solicitar una carga diferente a 30 AMP, la toma eléctrica extra corre
a cargo del Expositor.
1. Todo cableado a ras de piso, debe ser con cable de uso rudo calibre Núm. 12.
2. Los contactos deberán ser dúplex polarizados, y deberán ser protegidos con
caja tipo chalupa y/o tipo condulet FS.
3. Las protecciones termomagnéticas o fusibles deberán ser de menor capacidad a las proporcionadas
por el CIEC-WTC, teniendo como mínima 30 amperes y como máxima 60 amperes.
4. Todo cableado que tenga que cruzar los pasillos por alguna necesidad, deberá protegerse con alfombra
y cinta de tráfico para evitar accidentes.
5. Toda instalación para alumbrado fluorescente debe ser adecuada sin cables soldados o amarres, por
lo que se sugiere traer lámparas habilitadas o canaletas con sus respectivas bases.
6. No están permitidos por cuestión de seguridad, los amarres o empalmes directamente a clavijas, así
como conexiones de cables directamente a contactos.
7. El cable utilizado deberá ser del calibre adecuado a la capacidad instalada de su equipo.
8. Todas las áreas de cuartos eléctricos no deberán ser obstruidos con mamparas o materiales de ninguna
especie, y deberán quedar libres en todo momento para acceso a tableros de alumbrado y contactos.
9. No están permitidos los amarres a nivel de piso por lugares de tráfico como son pasillos, accesos a
stands y áreas de riesgo o que puedan generar algún corto circuito.