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 Sistema – Gestión de Accesos y Usuarios
Desde esta opción, podremos controlar los permisos de los usuarios que entran en
Novaclinic Evo, pudiendo crear más usuarios o inactivando aquellos que ya no
usemos.
Accederemos desde la pestaña superior “Sistema Æ Gestión de Accesos y
Usuarios”.
Se abrirá automáticamente la ventana donde tendremos en la parte Izquierda los
Grupos de Usuarios (Arriba) y los Usuarios de cada Grupo (Abajo) y en la parte
derecha toda la parametrización de los permisos.
Los permisos en Novaclinic Evo se relacionan con el Grupo, no con el usuario, por lo
tanto, todos los usuarios de un mismo grupo heredan los permisos asignados a ese
grupo.
Para la creación de un grupo, marcaremos la ventana de “Grupos” y
seleccionaremos en la parte superior la opción “Añadir”. Se abrirá una ventana donde
colocaremos el nombre del grupo, una vez colocado aceptaremos el cambio y ya
tendremos el grupo guardado.
Para crear dentro del grupo creado un usuario, seleccionaremos primero dicho
grupo, después, marcaremos la ventana de “Usuarios del Grupo” y seguidamente la
opción en la parte superior “Añadir” e introduciremos en la ventana el usuario con el
que accederá a Novaclinic Evo y la contraseña correspondiente.
Seleccionamos haciendo
clic con el mouse en la
ventana de los usuarios
En la Ventana del Usuario colocaremos obligatoriamente el usuario y contraseña.
También podremos colocar si queremos los apellidos, nombre, correo electrónico, NIF,
teléfono, e incluso fecha de caducidad de la contraseña del usuario.
Si el usuario también es un colaborador de la clínica que tenemos introducido
previamente en Novaclinic Evo, podremos asociarle el Colaborador al Usuario, así,
cada vez que entre en el programa con este usuario y realice algún acto médico
aparecerá automáticamente el colaborador en la entrada medica asignada al paciente.
Incluso se puede configurar el usuario para que solo vea aquellos pacientes que en
su filiación tengan marcado dicho colaborador como colaborador responsable, así,
cada usuario solo podrá ver sus pacientes y no podrá acceder a los pacientes de otro
colaborador responsable.
Una vez que tenemos los Grupos/Usuarios creados, empezaremos a configurar los
permisos del programa.
Recordemos que estos permisos se efectúan al grupo, no a los usuarios, por lo tanto
seleccionamos el grupo donde queremos aplicar los permisos y nos vamos a la opción
de la derecha.
Encontraremos 3 pestañas: Permisos Novaclinic, Accesos Novaclinic y Permisos
Books Agenda.
Permisos Novaclinic
Aquí podremos configurar el nivel de permisos hacia las áreas correspondientes,
donde encontramos las siguientes opciones:
Acceso a otras notas de Filiación (poder acceder al apartado “otras notas” del paciente
situado en la parte superior del programa)
Anular Tratamientos, Cobros o Anticipos (poder anular dichas opciones situadas en el
circuito de cobros del historial del paciente)
Gestión de Pagos (acceder a los pagos desde la flecha ubicada en el apartado “RECFAC” del paciente)
Historial – Anotaciones (las anotaciones realizadas en el historial del paciente desde la
flecha de “Añadir”)
Historial – Pagos o Abonos (los anticipos realizados desde la flecha del botón “Añadir”
desde el historial)
Historial – Entradas Médicas (nivel de permisos para acceder a los tratamientos
introducidos en el paciente desde el historial)
Imágenes Gesimag (poder acceder a las imágenes del paciente desde el apartado
*Gesimag que existe en el historial del paciente)
*:Gesimag es un software que no se proporciona con Novaclinic en su instalación estándar
Los permisos del grupo “Menú Accesorios” simplemente son para poder tener acceso o no a las
diferentes áreas que en él se describen
Agenda
Arqueo de Caja
Calculadora (aplicación incorporada en Windows)
Consentimientos Informados (Solo válido en caso de tener también el software de
Gestión de Clínica Dental “Gesden”)
Consulting (Aplicación de estudios comparativos entre años por gráficas)
Dentyred (tarifas del módulo de Dentyred)
Editor de Textos
Estudio de fin de Día
Etiquetas
Listín Telefónico
De igual manera que en el bloque anterior, los permisos del apartado “Menú Administración” son para
poder acceder con los permisos asignados a las opciones del apartado “Administración” de Novaclinic
Evo
Movimientos de Almacén
Movimientos bancarios de Clínica (movimientos realizados con las cuentas
bancarias de Clínica)
Cuentas Bancarias de Clínica (bancos con los que trabaja la clínica)
Oficinas bancarias de clientes (mantenimiento de las oficinas bancarias de las
cuentas de los clientes)
Comprobantes
Cuotas Planes Económicos (gestión global de las cuotas de todos los planes
económicos)
Asistente de Facturación y Liquidación (para facturar y liquidar los tratamientos de
mutuas)
Documentos Administrativos a Mutuas
Facturas
Gastos
Generar documentos (posibilidad de acceder a la generación de los documentos
administrativos de los pacientes)
Libro de Talones
Nota de Tratamiento
Presupuestos
Envíos a Externos
Proveedores (Proveedores de Material del centro)
Recibos
Registro de Apuntes
Registro de Bienes de Inversión
Gestión de Pedidos (para gestionar los pedidos de almacén)
Catalogo de Productos
Centros Externos (acceder a la información de los centros externos con los que
trabaja el centro médico)
Referidores
Aquí obtendremos el acceso a los diferentes tipos de listados que ofrece el apartado “Informes” de
Novaclinic Evo
Personalizaciones (posibilidad de acceder a las fichas personalizadas en caso de
tenerlas instaladas en Novaclinic Evo)
Cartas (emitir cartas al paciente, creadas desde el “Editor de Textos”)
Documentos Administrativos (acceder a los documentos administrativos del
paciente dentro del apartado “Paciente Æ Documentos Administrativos”)
Documentos del Paciente (opción situada en la filiación del paciente, para guardar
documentos externos que el paciente nos entregue, por ejemplo)
Hoja de Evolución
Filiación
Gesimag (acceso al software *Gesimag)
Historial
Imágenes Externas
Macros (creación de accesos rápidos para acciones más comunes en el historial del
paciente)
Ortodoncia (pluggin de ficha personalizada de ortodoncia avanzada, valido en caso
de tener el software de Gestión de Clínica Dental “Gesden”)
Periodontograma (válido en caso de tener el software de Gestión de Clínica Dental
“Gesden”)
Plan Económico
Odontograma (válido en caso de tener el software de Gestión de Clínica Dental
“Gesden”)
Ortodoncia (ficha básica de ortodoncia, válida en caso de tener el software de
Gestión de Clínica Dental “Gesden”)
Presupuestos
Recalls
*: Gesimag es un producto no suministrado con la instalación estándar de Novaclinic
Actualizar Entradas Médicas (disponible desde el menú de Gestión de Tratamientos)
Gestión de Precios
Gestión de Accesos y Usuarios (poder entrar en la configuración que estamos
mostrando y así, poder modificar o cambiar usuarios, permisos, contraseñas, etc.)
Actualizar Núm. Documentos (actualizar la referencia de los números de
documentos en las Entradas Médicas)
Cambiar Contraseña de Usuario
Configuración de aplicaciones externas
Definir Macros
Desinstalar fichas externas (gestión de las fichas personalizadas)
Diseñar informes (permite modificar o crear plantillas de los informes o listados
creados en Novaclinic Evo)
Formas de Pago
Gestión de Monedas
Gestión de tablas
Gestión de Emisores
Gestión de Clientes
Gestión de Fichas personalizadas
Gestión de Mutuas
Gestión de Tratamientos
Gestión de Informes (permite la posibilidad de acceder a la predeterminación de las
plantillas creadas en Novaclinic Evo para los distintos usuarios)
Importar/Exportar tarifas
Instalar ficha personalizada
Instalar nuevo Pluggin
Gestión de presencia
Recalcular saldos
Sistema de tarificación
Tarifas privadas
Gestión de colaboradores (controla el acceso al área de mantenimiento de los
colaboradores)
Gestión ttos. de tarifas (opción para crear una tarifa copiándola de otra existente)
Actualizar Fichas Externas
Gestión de Avisos (controla la posibilidad de crear avisos dentro de la Agenda)
Lista de Espera
Listado de Pacientes (acceso al listado de pacientes en Agenda)
Dentro de cada apartado observamos que disponemos de 5 casillas para marcar que
son:
-
Visualizar (poder visualizar el campo al que hace referencia el permiso)
Imprimir (imprimir los datos de dicho campo)
Modificar (permiso para modificar datos de ese campo)
Añadir (añadir datos de ese campo)
Eliminar (poder eliminar datos de ese campo)
Para poder asignar el permiso a un área en concreto lo realizaremos de dicha
manera:
1. Seleccionamos el campo o área al cual queremos cambiar el permiso,
marcando previamente el grupo al que queremos aplicar estas restricciones.
2. Una vez marcado, seleccionamos las opciones que queremos dejar en las
casillas de marcado situadas a la derecha de la pantalla en “Sistema Æ
Gestión de Accesos y Usuarios”.
También disponemos, justo debajo de esta opción, de las casillas de “marcar
todo” o “desmarcar todo” para hacerlo más rápido en caso que queramos
marcar o desmarcar todas las opciones del permiso.
3. Una vez seleccionado el nivel que queremos aplicar de acceso a este área,
seleccionamos la opción “Cambiar” para aplicar las casillas
marcadas/desmarcadas al permiso correspondiente.
El área que hemos marcado quedará de la siguiente manera:
En este caso, solo tenemos permiso dentro del área “Administración Æ
Facturas” de poder visualizar e imprimir, es decir, sólo podremos visualizar las
facturas e imprimirlas, pero no podremos añadir, ni modificar ni eliminar una
factura.
4. Una vez configurado el acceso, seleccionamos la pestaña superior “Aceptar”,
que aparecerá activada en el momento que hagamos algún cambio en los
permisos, así, se quedará guardada esta configuración.
No es necesario ir campo por campo marcando o desmarcando el nivel de
permisos que queremos aplicar, podremos seleccionar varios campos si
mantenemos la tecla del teclado “Control” y vamos haciendo clic con el mouse
en las áreas requeridas, así, aplicaríamos en estas áreas los permisos
seleccionados en las casillas de la parte derecha.
A A partir de este momento, si quisiéramos acceder a algunas de las áreas en las
cuales tenemos restringido el acceso o la acción a realizar, aparecerá una
ventana indicándonos que no disponemos de permisos para acceder a dicha
área.
Accesos Novaclinic
En el apartado Accesos, dispondremos de más permisos del software de
Novaclinic, en este caso simplemente se trata de poder acceder o no a las
áreas descritas a continuación:
Acceso a Datos de Facturación (permisos para poder visualizar la parte
económica y de facturación del paciente)
Acceso a datos críticos de Filiación (permiso para visualizar los datos
críticos, es decir, dirección, teléfonos, NIF, datos de los clientes asociados,
etc.)
Abonar Documentos (permite la opción de poder abonar facturas o recibos)
Administrador de presupuestos (el grupo que tenga este permiso habilitado
tendrá la opción de poder aceptar presupuestos caducados)
Forzar Datos por defecto (los usuarios dentro del grupo que tengan esta
opción marcada visualizarán por defecto el emisor marcado en la
configuración, series, etc.)
Limitar acceso a Gestión Económica RESTRICTIVO (con este permiso
habilitado, sólo podremos ver la hoja de cobros del día de hoy sin posibilidad
de cambiar las fechas y únicamente del colaborador que tengamos asignado
en el usuario de Novaclinic Evo)
Permitir modificar Detalle del Documento (marcando esta opción podremos
modificar los detalles de los documentos administrativos que creemos)
Limitar Acceso a Colaboradores RESTRICTIVO (en los listados e informes no se
podrá elegir el colaborador a consultar, únicamente nos aparecerá el que
tenemos asignado por defecto en el usuario)
Mostrar detalles de Pagos en el Historial (permite visualizar en el historial del
paciente el detalle de los pagos de cada entrada médica)
Mostrar información económica de Mutuas (habilitando este permiso,
tendremos opción a poder visualizar tanto el precio de los tratamientos de
mutua como los saldos de la mutua en la ficha del paciente)
No modificar entrada médica de otra fecha RESTRICTIVO (marcando este
permiso no podremos modificar cualquier entrada médica creada en otra fecha
que no sea la de hoy)
Entrada médica solo modificable por el usuario RESTRICTIVO (si habilitamos
esta opción, las entradas médicas creadas por un usuario en concreto de
Novaclinic Evo sólo podrán ser modificadas o manipuladas por ese mismo
usuario)
No modificar entrada médica si está pagada RESTRICTIVO (seleccionando esta
casilla, podremos modificar o eliminar entradas médicas hasta el momento que
se realice el pago, en cuanto quede la entrada médica pagada no habría
posibilidad de eliminar o modificar la entrada médica)
Administración Academico (opción para versión académica de Novaclinic
Evo)
Administrador de CENTRO
Administrador de GRUPO
Configurar Vistas (tener acceso o no a la configuración de las vistas de los
libros de facturación, presupuestos, recibos, etc.)
Administrador “Súper Usuario” (Si esta opción está marcada, no serán
válidos los cambios realizados en “SistemaÆConfiguraciónÆConfiguración”
donde encontramos el “Historial Médico (2)”, aquí obtendremos una serie de
opciones que podremos editar siempre y cuando tengamos habilitado este
permiso)
Enviar SMS (si disponemos del modulo de mensajería de SMS podremos
acceder a los envíos de los mensajes a través de Novaclinic Evo)
Suite Gestión Económica (permite acceder al módulo de gestión económica
y/o facturación automática si disponemos de dichos módulos instalados en
Novaclinic Evo)
Teclado Virtual (teclado Virtual incorporado en Windows)
Actualizar Gestión de Tablas
Bloquear/Desbloquear Usuario (posibilidad de bloquear desde
“SistemaÆCambiar usuario” el programa de Novaclinic Evo, o bien con la
combinación de teclas “CONTROL+U”)
Borrar histórico de contraseñas
Configuración (acceso a la configuración del programa)
Difundir Mensaje
Modificar plantillas (permiso para poder modificar las plantillas creadas en el
Editor de Textos)
Regenerar códigos
Actualizar Informes
Regenerar Gestión de Tablas (Recuperación de la configuración inicial del
formulario de Gestión de Tablas)
Regenerar Todo
Borrar Citas (si deshabilitamos esta opción no podremos borrar las citas de las
agendas)
Configuración Agenda (posibilidad de entrar en la configuración de la Agenda
de Novaclinic Evo)
Eliminar Bloqueos (estando marcada esta opción podremos eliminar los
bloqueos de las horas en la Agenda)
El comportamiento para poder marcar o desmarcar las opciones de estos
permisos es similar a la opción de “Permisos de Novaclinic”, seleccionamos el
Grupo al que queremos aplicar las restricciones, marcamos el área del permiso
y a la derecha marcamos o desmarcamos la casilla de “Marcado”.
Seleccionamos la opción “Cambiar” y “Aceptar” en la parte superior, para
guardar el cambio.
Ejemplo:
1.
2.
3.
4.
Permisos Book Agenda
Desde esta opción, podremos configurar los permisos efectivos de los usuarios del
grupo seleccionado sobre los book de la agenda que estén creados
En esta ocasión, lo único que tenemos que hacer es seleccionar el book o los book
correspondientes de la Agenda y en la parte derecha marcar el nivel de permiso que
queramos aplicar
-
Visualizar (visualizar el book)
Imprimir (imprimir el book de la Agenda)
Modificar (modificar book)
Añadir cita (dentro de ese book)
Anular cita
Borrar cita
Configurar
Bloquear
Una vez marcado, seleccionamos la opción “Cambiar” y aceptamos para guardar los
cambios realizados en la configuración de los book de la agenda.
Si quisiéramos, por ejemplo, que cada doctor sólo tenga permiso para visualizar su
propia agenda, únicamente primero tendríamos que crear un Grupo de usuario por
cada doctor, e incluir como usuario el doctor dentro de ese grupo, ya que los permisos
al aplicarse por grupos, seleccionaríamos únicamente permiso para el book del doctor
en el grupo del doctor.