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Protocolo de Organización de la Auditoría de Registros.
PROTOCOLO DE ORGANIZACIÓN DE
AUDITORÍA DE REGISTROS
Contactos :
Ángel Ruiz Téllez
[email protected]
CYMAP SL
Rambla Nova 2-4, 3º 1ª
Mollet del Vallès
08100 Barcelona.
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Protocolo de Organización de la Auditoría de Registros.
SECCIÓN
DESCARGA
ÁREA
TAREA
Identificar los
FILTRO DE
DATOS PARA LA cupos que NO
deben Descargarse
DESCARGA
ACCIÓN
COMENTARIO
COMPROBAR EN
El responsable de Registros
identifica las modificaciones
habidas en la base de datos
por la creación o eliminación
de nuevos cupos.
En ocasiones los centros crean cupos que
sirven para colgar de ellos nuevos pacientes
no adscritos a los médicos del centro, o cupos
que van a servir para colgar pacientes de
especialistas , etc
La comprobación de la
ausencia del cupo no deseado
o de la presencia del nuevo
cupo la tendremos en:
Configuración /
Organización sanitaria
El responsable de registros debe advertir al
responsable informático de la existencia de
un nuevo cupo que no debe cargarse, para
que lo active en la DESCARGA.
Identificar los
Pacientes
“Docentes” que NO
deben Descargarse
DESPLAZADOS FUNCIONALIDA
D DE MANEJO
DEL PACIENTE
DESPLAZADO
Comportamiento
de registro de
información con los
“Desplazados”
…/…Continuación
FUNCIONALIDA
D DE MANEJO
DEL PACIENTE
DESPLAZADO
Acción preventiva
de “Depuración”
de base de datos de
pacientes
Igualmente si se creara un nuevo CUPO,
debe darse de alta en GERENCIA y Exportar
la configuración al centro, para que pueda
reconocerse por el ISIS del centro.
El responsable de registros
Los pacientes docentes o comodín se crean
debe controlar en el centro la continuamente en los centros , como
creación de nuevos pacientes necesidad de colchón o de funcionalidad.
comodín ( por ej. el”
Para que éstos no alteren los datos de los
paciente pendiente”) o
pacientes y los cálculos, debe informarse a
pacientes docentes para
los responsables informáticos para
informar al responsable
programar su no extracción , en la
informático de ISIS , para que DESCARGA periódica.
lo introduzca y no se cargue.
Sugerencia: Todo desplazado La práctica habitual de crear un cupo para la
que accede al centro, de una atención de los desplazados hace que se
forma consensuada , se
pierda toda la información de denominadores
adscribe a un cupo oficial. Lo en los cupos, mientras no desaparece, a nivel
que permite asegurar la
oficial la de los consumos ( farmacia, Rx,
identificación de la carga de interconsultas, etc).
pacientes reales.
Recomendación para la
eliminación de pacientes no
atendidos durante largo
tiempo.
Se sugiere que , se realice una acción
periódica , de acuerdo con los
administrativos, haciendo un indicador o una
consulta mensual de la relación de pacientes
con la Fecha de la última visita < 2 o 3 años.
Pudiendo , con este listado, pasar a
históricos a los pacientes deseados.
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Protocolo de Organización de la Auditoría de Registros.
SECCIÓN
ISIS Log
ÁREA
DATOS
TAREA
Carga de datos
ACCIÓN
COMENTARIO
COMPROBAR EN
Comprobación de la
presencia de la carpeta
correspondiente al periodo
del mes pasado.
Abriendo ISIS Log se muestran las carpetas
existentes. Cada nuevo periodo debe mostrar
la carpeta correspondiente.
En ISIS Log
Eliminación de las
carpetas previas
Borrar carpetas, en
C:\ISIS\LOG las carpetas de
periodos antiguas
Como cada mes se carga un nuevo ISIS Log , En ISIS Log
pueden eliminarse los anteriores a dos meses,
para ganar espacio en disco
Análisis de
MAESTROS
Revisión de la existencia de
errores en maestros.
Las acciones pasan por identificar los errores En ISIS Log , todas las tablas
y subsanarlos con borrado de las
de maestros deben estar en
duplicaciones, en ocasiones desde consultas
azul
en el Gestor de Base de datos ( SQL Server,
Oracle, Informix…)
Medida preventiva
MAESTROS
Puesta en marcha de sistema
de responsables de tablas
maestras para que nadie más
cree nuevos códigos
Los responsables de MAESTROS deben
comprobar la integridad de las tablas de
maestros , poniendo los mecanismos
suficientes para evitar el que otros , que los
responsables, puedan alterar tales tablas.
Análisis de
PACIENTES
Revisión de la existencia de
errores de pacientes
Parte de las correcciones puede hacerse
automáticamente por sentencias SQL por
informáticos . Hay que considerar que antes
de borrar , se hace preciso actualizarlos
registros grabados en códigos erróneos a los
correctos
Medida preventiva
PACIENTES
Poner en marcha medidas de
evitación de gradado de
pacientes con datos
incompletos
Poner en marcha medidas preventivas para
que NO PUEDAN volver a grabarse
pacientes sin datos . Sugerencia crear un
paciente llamado PENDIENTE, que se cita
como tal en la agenda del profesional , y en
observaciones se añade el nombre. El
profesional obliga al paciente a que pase por
el Área Administrativa
En ISIS Log , todas las tablas
de Pacientes deben estar en
azul
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Protocolo de Organización de la Auditoría de Registros.
SECCIÓN
CIRCUITO DE
INFORMACIÓN
ÁREA
…./… Cont.
DATOS
TAREA
Análisis de
EPISODIOS
Carga del periodo
Tareas del
mensual
Circuito de
información.
Centro y Gerencia
ACCIÓN
COMENTARIO
COMPROBAR EN
Revisión de todos los errores
de las tablas de EPISODIOS
Parte de las correcciones puede hacerse
automáticamente por sentencias SQL por
informáticos .
Hay que considerar que no se podrá solo
borrar el código erróneo sin antes haber
actualizado la información por sentencias
SQL en las bases de datos , por medio de los
informáticos.
Establecer el sencillo mecanismo de un
responsable para valorar el cumplimiento del
circuito de datos evita olvidos , de manera
mensual
En ISIS Log , todas las tablas
de Episodios deben estar en
azul
Revisión de la realización de
la Carga mensual de datos
Medias y medianas
Revisión de la llegada
correcta de las medias y
medianas desde Gerencia
IDEM de manera mensual
Percentiles
Revisión de la llegada
correcta de las medias y
medianas desde Gerencia
IDEM de manera mensual
Modulación
Revisión de la correcta
realización de las
Modulaciones
IDEM de manera mensual
Podremos comprobarla
existencia de nuevos datos en
Explotación de la
información / Análisis
Epidemiológico /
Información cuantitativa /
Por periodo o por periodo
cupo
Podremos comprobarla
existencia de nuevos datos en
Explotación de la
información / Análisis
Epidemiológico /
Información cuantitativa /
Por periodo o por periodo
cupo , Comprobarlo al pulsar
“ x 1000 h. pond” , y pulsar
el botón emergente “Media”s
Podremos comprobarla
existencia de nuevos datos en
Cuadro de mandos /
Perspectiva epidemiológico
financiera / Producto
sanitario
Podremos comprobarla
existencia de nuevos datos en
Explotación de la
información /Análisis
epidemiológico / Episodios
Modulados / datos
cuantitativos / por periodo
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Protocolo de Organización de la Auditoría de Registros.
SECCIÓN
ÁREA
TAREA
Cálculo de
…./…. Cont.
Indicadores
Tareas del
Circuito de
información.
Centro y Gerencia
CONFIGURACIÓN Valores De Precios Ajuste Anual
ANUAL DE
de Costo Variable
VALORES
DETECCIÓN DE
ERRORES
SISTEMÁTICOS
Análisis de
Descriptores de
uso frecuente en
SQL
Análisis de
coherencia de la
codificación
Análisis de errores
Análisis de
incongruencias por sistemáticos en la
codificación.
alta elevación de
Tasas de Oferta ,
muy por encima
del 100%
ACCIÓN
Revisión de la correcta
realización de los cálculos de
los Indicadores
COMENTARIO
IDEM de manera mensual
La Gerencia podrá actualizar Estos precios podrán ajustarse año tras año.,
año tras año el valor de los
pero se guardarán los anteriores.
Precios de Costo Variable del
menú configuración.
Tras ello la Gerencia debe exportar esos
valores a los centros y los centros
importarlos .
Revisión de los Códigos
Si en el SQL creamos unas cuantas preguntas
CIAPs más frecuentes, CAV,
Neumonía , ASMA,
Hiperlipemia , para observar
la forma de codificación.
COMPROBAR EN
Podremos comprobarla
existencia de nuevos datos en
Explotación de la
información /Análisis
epidemiológico / Indicadores
Epidemiológicos / Evolución
por Periodo
Podrá comprobarse su
actualización en :
Configuración ISIS / Precios
de Costo Variable .
En SQL Libre se crean
preguntas con Selección de
Episodios , y filtro en
Episodios, y cargando el
campo “Identificador
CIAP”·se iguala al código
deseado y se ejecuta la
sentencia, en modo “detalle”
, posteriormente
“Agrupando” posicionado en
la columna “Precisión
diagnóstica”. Y ordenando
para ver las tendencias de
corrección o no de
descriptores.
Ordenar de más a menos , por Aunque cuando se trabaja en tamaños
Podemos observar tales
la columna de Tasas de
pequeños las tasas pueden ser muy grandes
diferencias en :
Oferta, lo que mostrará las
con pequeñas variaciones, es posible,
Explotación de la
tasas más elevadas.
también, observar errores de concepto o
información /Análisis
codificación. Se recomienda , en esas tasas ir epidemiológico / Episodios
a Análisis de precisión clinica, modular ese
Modulados / Tasas del
EpiMod y revisar uno a uno los pacientes con producto Sanitario
el check de Tablas del centro. , una vez
dentro del paciente , de la lista de modulados
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Protocolo de Organización de la Auditoría de Registros.
SECCIÓN
ÁREA
Análisis de errores
en la ubicación de
la información de
episodios.
TAREA
Errores en el
empleo del
Episodio
“Actividades
Preventivas”
ACCIÓN
COMENTARIO
Comprobación de los errores
de colocación de información
de los episodios , en el de
Actividades Preventivas.
La forma de comprobar los errores , es
localizando cada uno de los apuntes de cada
una de las columnas:
Interconsultas, recetas, Rx,…., entrar en
“Detalle” y exportar a Excel la relacion de
errores y pacientes.
Ir al programa de Historia clínica y corregir
uno a uno de los pacientes.
COMPROBAR EN
Comprobarlo en :
Explotación de la
información / Análisis
Epidemiológico /
Información cuantitativa /
Datos cuantitativos / Por
periodo CIAP Cupo.
Seleccionando el CIAP ‘000
PREVENCIÓN’
El objetivo es que mes a mes esto disminuya.
Criterios de
Adecuación
Diagnóstico
Terapéutica :
CIAP- ATC
Incongruencias en
relaciones ATC CIAP
Su control , la propia gráfica de valores
mensuales .
Comprobación de idoneidad
Se trata de revisar la coherencia diagnóstico
de adecuación diag- terap por terapéutica, que pudiera estar alterada por
la congruencia de grupos
error de codificación, lo más probable o por
ATC y CIAPs
error de concepto.
En cualquier caso interesante su revisión.
Comprobación en:
Explotación de la
información / Consumos /
Farmacia / cualquiera de
ellos