Download FACTURACION PARTE I

Manual de Usuario
Software CitiSalud
SOFTWARE INTEGRAL HOSPITALARIO
CITISALUD
INTRODUCCION
Este conjunto de programas es una herramienta informática que permite a su
empresa optimizar los procesos, logrando mejores tiempos de atención al usuario,
en los diferentes tipos de ingreso
(urgencias, consulta externa, ambulatorio y
hospitalización) capturando los datos de los Registros individuales de Prestación
de Servicios de Salud, a medida que se van prestando los servicios.
La interfaz gráfica hace que la operatividad del modulo sea fácil para los usuarios,
quienes de manera intuitiva pueden navegar por nuestras ventanas con el solo
conocimiento de Windows.
Permite establecer puntos de control y realizar
auditoría sobre el estado de cuenta de los servicios prestados a los pacientes en y
registrados en cualquier instante.
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Es de anotar que cada una de los procedimientos que se registren en el programa
son cargados a un centro de costos, lo cual garantiza la futura generación de
reportes por unidades funcionales o centros de costo por cada una de las
empresas con las cuales se tiene contrato. Este módulo tiene reportes estándar
y los nuevos reportes son creados por parte del administrador del sistema quien
cuenta con el apoyo de una potente herramienta desarrollada por nuestra empresa
con el objeto de lograr independencia entre las instituciones y nuestros
programadores en cuanto a la generación de reportes de interés institucional.
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MANUAL DE USUARIO MODULO FACTURACION
Debido a las características de la atención, en este manual se tendrá en cuenta
los siguientes cuatro tipos de atención:
 Urgencias: Son aquellos servicios prestados en el área de urgencias que aun
que el paciente queda en observación por un tiempo determinado no genera
estancia.
 Consulta externa: servicios de primer nivel prestados a pacientes que no
requieren estancia.
 Ambulatoria: servicios prestados de segundo nivel (cirugías) que no generan
estancia.
 Hospitalización: servicios prestados de cualquier nivel que generan estancia.
I.
EJECUCION DEL PROGRAMA
Antes de ejecutar el programa se debe solicitar al administrador del sistema una
cuenta de usuario. Para ejecutar el programa se debe dar doble clic a un icono en
el escritorio llamado citisalud, o buscar en el menú inicio el acceso directo que
está en la ubicación Inicio->Programas-> Citisalud->Citisalud
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Después de ejecutar la aplicación, aparece la ventana en donde cada usuario
debe ingresar el código y password asignados.
Requiere de mucha
responsabilidad el manejo de esta clave, por favor sea cuidadoso en cerrar el
programa siempre que se aleje de su sitio de trabajo.
Si desea cambiar el
password comuníquese con el administrador del sistema.
Una vez halla dado correctamente su clave de acceso visualizara la ventana
Citisalud que contiene el menú principal, el cual estudiaremos en el transcurso de
este manual.
II.
MENU PRINCIPAL
En esta ventana se muestra el menú horizontal con diferentes opciones que a su
vez se convierten en menús verticales.
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 Archivo: este menú contiene las siguientes funciones.
1. Editor de SQL: es una ayuda donde se digita sentencias SQL y verifica
la sintaxis también muestra el resultado de la consulta. Administrador.
2. Configuración: opción para configurar los perfiles de los usuarios y la
creación de los mismos. Administrador.
3. Cierres mensuales: se utiliza para realizar el cierre mensual de la caja
del usuario cuando no se tiene el módulo de tesorería.
4. Cambio de mes: cambia de mes al usuario que esta trabajando en el
modulo hacia delante y hacia atrás siempre y cuando los clientes que
tiene el modulo de contabilidad no hallan cerrado el mes contable.
5. Salir: Sale del modulo Facturación.
 Facturación: Son las opciones necesarias para facturar los servicios
prestados por los diferentes tipos de ingreso.
 Pacientes: En esta venta se crea y modifica los datos básicos del paciente. Al
digitar el numero de documento de identificación y verifica que el paciente no
existe, solicita la creación. En este formulario o ventana hay 2 tipos de casillas,
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las de digitación como “nombres” o las de selección como “sexo”,
desplazarse de una casilla a otra lo hacemos con la tecla TAB
para
y para
devolvernos lo hacemos con la combinación shift + TAB.
 Documento: Número de identificación del paciente.
 Tipo: Tipo de documento de identificación del paciente, cedula de
ciudadania, tarjeta de identidad entre otros.
 Nombres: Nombres del paciente, primer nombre y segundo nombre.
 Apellidos: Apellidos del paciente, primer apellido y segundo apellido.
 Historia: consecutivo interno de identificación del paciente en la
mayoria de los casos es el mismo número ingresado en documento.
 Carnet: número de carnet de afiliación.
 Sexo: sexo del paciente.
 Estado civil: estado civil del paciente soltero, casado entre otros.
 Dirección: dirección de recidencia del paciente.
 Telefono: Numero telefonico del paciente.
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 Estado: estado del paciente en el modulo activo e inactivo.
 Estrato: clasificación de rangos según entidad salud.
 G. Aten. Especial: información de grupos poblacionales especiales.
 Tipo Usuario: regimen de afiliación del paciente según entidad de
salud. Contributivo, particular, subsidiado entre otros.
 Tipo de afiliado: tipo de afilición del paciente a la entidad de salud.
Cotizante, beneficiario.
 E-Mail: dirección de correo electronico del paciente.
 Departamento: departamento de residencia del paciente.
 Municipio o Cuidad: municipio o cuidad de recidencia del paciente.
 Barrio: barrio de residencia del paciente.
 Zona Resid: zona de residencia del paciente. Urbana, Rural.
 Ocupación: ocupación que desempeña el paciente.
 Grupo Sanguineo: grupo sanguineo al que pertence el paciente.
 Factor RH: clasificación del grupo sanguineo. Positivo o Negativo.
 F. Hora de Nacimiento: fecha y hora de nacimiento del paciente, se
debe digitar según formato dd/mm/aaaa y la hora hh:mm.
 Edad: edad del paciente, campo calculado automaticamente.
 F. Afiliación: fecha de afiliación del paciente a la entidad de salud.
 Semanas cotizadas: semanas de cotización del paciente en las
entidades de salu, campo calculado automaticamente.
 IPS Primaria: donde se le preta el servicio primario al paciente según
la entidad de salud.
Lo anterior son los datos basicos del paciente, ahora se debe relacionar el
paciente con la empresa de salud a la cual se encuentre afiliado y esta a su ves
relacionarlo con los servicios a prestar que se encuentran dentro del contrato.
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Primero se debe seleccionar la empresa en el cuadro de selección, seguida del
contrato o convenio, luego se da clic al botón adicionar para que descienda a la
malla de empresa.
Si hay algún error en la asignación de empresa, damos clic al botón eliminar para
quitarlas de la malla de empresas.
Al digitar el numero de identificación del paciente y presionar Enter el sistema
valida si el paciente ya se encuentra en la Base de Datos, en caso negativo,
despliega la siguiente ventana.
Si la repuesta es afirmativa presenta el formulario paciente en blanco listo para
diligenciar los campos descritos anteriormente. En caso que el paciente exista
muestra los datos registrados.
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Para guardar la información del formulario paciente se debe escoger el botón
guardar.
Si desea buscar los datos de un paciente el formulario tiene la opción de
búsqueda.
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La consulta se puede hacer por varias condiciones, como los primeros dígitos del
documento, los primeros caracteres del nombre o del apellido.
También permite realizar búsqueda en bases externas para entidades que
manejan capitación, para ello se utiliza la opción de base de datos que solicita las
mismas condiciones de búsqueda que la opción anterior.
Después de encontrar el paciente se da doble clic en el registro y sube la
información al formulario paciente.
El formulario paciente tiene un menú de acceso rápido a las actividades más
comunes que se realizan después de crear un paciente.
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Llevar a facturación: toma la información del paciente y la carga en la malla de
facturación dejando listo para digitar los servicios a cobrar, esta opción es utilizada
en consulta externa.
Llevar a Admisión Urgencias: carga los datos necesarios del paciente en el
formulario de admisión de urgencias para agilizar el diligenciamiento de la
información restante.
Llevar a Admisión Ambulatoria: carga los datos necesarios del paciente en el
formulario de admisión ambulatoria para agilizar el diligenciamiento de la
información restante.
Llevar a Admisión de Hospitalización: carga los datos necesarios del paciente
en el formulario de admisión de hospitalización para agilizar el diligenciamiento de
la información restante.
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Llevar Asig. Cargue Proced. Hosp: carga los datos necesarios del paciente en el
formulario de asignación de procedimientos a pacientes hospitalizados para
agilizar el diligenciamiento de la información restante.
Llevar Asig. Cargue Proced. Urg: carga los datos necesarios del paciente en el
formulario de asignación de procedimientos a pacientes de urgencias para agilizar
el diligenciamiento de la información restante.
 Actualización documento de pacientes: cuando se desea cambiar el numero
de identificación de un paciente.
Después de digitar documento anterior y nuevo el programa muestra una ventana
de alerta confirmando si se desea cambiar el documento del paciente.
Esta
opción solo estará disponible para los usuarios de nivel 5 asignados por el
administrador del sistema.
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 Ubicación de paciente: consulta el historial del paciente, tipo de ingreso,
ubicación, cantidades de ingresos y estado del ingreso.
 Presupuesto: por medio de este formulario se realiza citizaciones de servicios
a clientes que lo solicitan, es más utilizado en clientes particulares.
 Facturación: es el formulario donde se ingresan los servicios a cobrar de los
ingresos de consulta externa, tambien se observan los servicios cargados al
paciente desde los diferentes áreas y por tipo de ingreso, esto permite una
auditoria de los que se va a cobrar al paciente y generar la factura.
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En la figura anterior se puede observar la información general del paciente, el tipo
de admisión y el sevicio que se va a cobrar con sus correspondientes valores.
Para guardar la información se realiza con CTRL+F3 , para guardar imprimir con
F3 o con el clic sobre la opcíon del menú.
Las actividades anteriores son las correspondientes a la opertavidad del área de
consulta externa, la transición a los otros tipos de ingreso ocurre cuando se
genera las diferentes admisiones.
 Hospitalzación: menu desplegable que permite cargar los servicios prestados
a los pacientes hospitalizados y ambulatorios.
 Admisión Paciente: en este formulario se da ingreso al paciente a la
institución por ingreso hospitalización.
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Se muestra la información general del paciente, la via de ingreso, profesional que
autoriza el ingreso del paciente y motivo de ingreso.
La pestaña de ubicación diagnostico, si deiligencia con la información del pabellón,
sección y cama en la cual se ubica el paciente, tambien se registra el diagnostico
de ingreso.
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En la pestaña Acudiente observación se diligencia la información del acompañante
del paciente y la observación que tiene la admisión si la hay.
 Admisión ambulatoria: por esta ventana se ingresa los pacientes que se les
prestará servicios ambulatorios.
Como se puede observar es parecida a la ventana de ingreso de pacientes
hospitalizados, la diferencia es que en este formulario la pestaña de ubicación
ingreso no muestra la parte de ubicación, en cambio aparece un objeto nuevo con
la figura de una camilla en la parte derecha, este comando permite cambiar de tipo
de ingreso, de ambulatorio a hospitalizado.
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 Admisión de urgencias: se diligencia cuando el paciente ingresa por el área
de urgencias.
Se puede visualizar los datos generales del paciente también los datos de la
atención, causa externa, observación, triage y diagnostico de ingreso que se
puede digitar directamente o presionando F1 puede obtener ayuda para
seleccionar el Diagnóstico. Es necesario revisar la fecha y hora del ingreso al
servicio de Urgencias. Finalmente hay que grabar la admisión con la opción del
menú archivo -> Guardar o con la combinación CTRL + F3.
En la pestaña acompañante Accidente de transito, se registran los datos del
acompañante del paciente e información básica del accidente.
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Nota aclaratoria: un paciente solo puede tener una admisión activa a la vez;
por
ejemplo un paciente que ingrese por Urgencias no puede ser admitido a
Hospitalización sin antes haber sido facturada la admisión de Urgencias; a menos
que la admisión de Urgencias pase a Hospitalización por medio del icono que se
encuentra en la parte superior derecha.
Modificar o anular una admisión. Es posible que sea necesario cambiar los datos
ingresados en alguna admisión, en este caso se ingresa por la opción del menú
archivo->consulta de la correspondiente ventana de admisión.
El campo búsqueda es para definir el tipo de búsqueda y se digita el criterio,
luego clic en la opción buscar y finalmente cuando se encuentre la admisión
deseada y con clic derecho muestra el menú desplegable,
en el cual se puede
modificar algún dato de la admisión se hace con ver documento, si lo que se
quiere es anular del todo una admisión se hace por la opción anular documento.
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III.
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CARGUE DE SERVICIOS
Esta parte es muy importante por que es donde se cargan los servicios que se van
a cobrar y que se le realizaron al paciente.
En términos generales hay que considerar 3 divisiones de los servicios: Cirugías,
medicamentos y procedimientos. De acuerdo al tipo de atención la opción de
asignación de procedimientos se ejecuta de la siguiente forma desde el menú.
Consulta Externa: Facturación -> Facturación.
El registro de los servicios prestados en consulta de externa se realiza
directamente en la malla de facturación. Digitando el código del procedimiento y si
no se conoce se puede consultar con la ayuda F1. Después de cargado el
procedimiento con el valor se guarda y genera factura con F3, CTRL + F3 guarda
e imprime o utilizando el menú guardar.
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Hospitalización y Ambulatoria: Hospitalizaciones -> Asignación de procedimientos.
Urgencias: Urgencias-> Asignación de procedimientos.
Al digitar el documento de identificación valida que el paciente tiene admisión
activa, si no la tiene muestra el mensaje “El paciente no esta admitido en la
institución”, si encuentra admisión muestra la ventana flotante con las empresas
que están asociadas al paciente, “se debe tener especial cuidado en esta opción”,
por que los procedimientos que se digiten quedan cargados a la empresa
escogida.
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Después de escoger la empresa que listo para el registro de los servicios
realizados al paciente, pero antes se debe llenar los campos solicitados como:
 U. Funcional: es de donde solicitan el servicio.
 Prof. Solicita: Profesional de la salud que solicita el servicio.
 Procedimiento: código del servicio (procedimiento) prestado, si no se sabe el
código se puede consultar presionando la tecla F1 para llegar a la ventana
ayuda de procedimientos en donde se escribe el criterio o los criterios de
búsqueda usando área, código, o descripción de la siguiente forma: si se
desea buscar un procedimiento llamado cuadro hemático, se escribe en la
casilla descripción la frase “cuadro hema”, en caso que la búsqueda no sea
exitosa es posible que la descripción empiece por otra frase, en ese caso se
escribe ”%cuadro hematico”, para que busque todas las descripciones que
incluyen la frase “cuadro hemático” en cualquier parte ya sea al inicio, en el
medio o al final. Otra opción de búsqueda es por el área, estas áreas están
clasificadas según Manual de Procedimientos definido por el Ministerio
(Mapipos), aunque la clasificación empleada es de total autonomía de la EPS.
Después de visualizar el resultado de la búsqueda, clic sobre el procedimiento
deseado o con barra espaciadora.
Para el caso de Consulta Externa,
el
procedimiento desciende a la malla de facturación y los RIPS de ese
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procedimiento se diligencian cuando se guarda la factura; en Hospitalizaciones y
Urgencias el procedimiento desciende a la correspondiente carpeta de acuerdo al
tipo de RIP que maneja y permite cargar la información
de atención
inmediatamente.
Una vez el procedimiento es clasificado en alguna de las carpetas se debe llenar
los RIPS correspondientes. De acuerdo al tipo de RIP los datos que se ingresan
son distintos. En todos los casos podemos digitar directamente el código de cada
Item o pedir ayuda con F1.
RIP de Consulta: Esta comprendido por los siguientes Items:
o Tipo de consulta: Definidos por los CUPS
o Especialidades: De acuerdo a las especialidades de las consultas definidas
por el ministerio
o Tipos de discapacidad
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o Grado de Discapacidad: Leve, moderada, severa, sin especificar.
o D. Incap: se digita el número de días de incapacidad que genera esa
consulta.
o Conductas
En cada una de las conductas se debe marcar con una “x” en caso de que
aplique,
prescripción de medicamentos,
diagnósticos,
orden
de
procedimientos
orden de procedimientos
terapéuticos,
remisión,
ínterconsulta por otro especialista, orden de hospitalización, se requiere
consulta de control.
o Diagnostico: maneja 4 dígitos de acuerdo a la codificación internacional de
enfermedades, si no se conoce el código, se busca con la tecla F1 que
despliega la ventana de ayuda de diagnósticos.
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o Tipo de diagnóstico: Confirmado nuevo, confirmado repetido, impresión
diagnóstica.
RIP de Procedimientos: Este RIP aplica para procedimientos tales como cirugías,
terapias y otros.
o Tipo de procedimiento: Detección temprana, diagnóstico,
protección
específica, terapéutico.
o Persona que atiende: Es obligatorio para procedimientos obstétricos como
partos y legrados.
Contempla las siguientes opciones: Auxiliar de
enfermería, enfermera, médico especialista, médico general, otro.
o Diagnósticos: exige diagnóstico previo y posterior, la forma de registrarlo
es la misma que el RIP de consulta.
RIP de Laboratorio: aplica para los procedimientos de tipo diagnóstico como son
laboratorio, imaginología, patología. Este RIP, exige además profesional que
solicita y profesional que realiza el procedimiento diagnóstico.
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Una vez se ha cargado la información de los procedimientos,
procedemos a
guardar con la opción del menú Archivo -> Guardar o con la combinación CTRL +
F3. Retomando la división de los servicios de la cual se hablo al inicio de este
capitulo, sigue el cargue de Cirugías y el cargue de medicamentos.
Cargue de Cirugías:
Cada cirugía o acto Quirúrgico puede contener varios
procedimientos, a su vez cada uno de ellos maneja información adicional como
vía de acceso,
si es bilateral o si es incruento,
y los especialistas que
intervinieron.
Ejemplo. El paciente Juan prueba ha sido Hospitalizado y necesitó una cirugía,
en dicha cirugía se le practicaron los siguientes procedimientos: Drenaje y curetaje
de Tibia, Fasciotomía de Tibia,
Reducción abierta fractura tibia, Drenaje de
Rotula, Artrotomia Rodilla. En este caso hay involucradas 2 vías de acceso y fue
el mismo cirujano el que realizó todos los procedimientos, además los 3 primeros
procedimientos fueron bilaterales.
Una vez cargados los procedimientos a la malla se guarda con la combinación ctrl.
+ F3, o con la opción del menú Archivo -> Guardar.
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Como podemos ver a los procedimientos que fueron bilaterales se les ha colocado
una X. Como existe más de una via se da clic en Definición Vías.
Con la combinación ALT + 1 o ALT +2 o ALT + n o dando clic a la izquierda de via
1 o 2, se puede seleccionar la via a la cual se va a llevar cada una de las cirugías
del listado, luego seleccionando cada una de las cirugías de la vía 1 y damos la
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tecla Insert para hacer descender cada uno de los procedimientos, luego cambia
de vía y hace el mismo procedimiento.
Cuando la clasificación de vías es la correcta se da aceptar y el sistema da la
opción de elegir por cada una de las cirugías los Items a facturar.
En el listado anterior se puede seleccionar o aceptar los Items discriminados de
cada cirugía, en este caso no se tiene en cuenta el especialista debido a que el
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cirujano factura directamente sus honorarios a la EPS sin que la IPS se los detalle
en la factura, para guardar la cirugía se da clic en aceptar.
Cargue de medicamentos: Esta opción es tomada como un caso particular
puesto que depende si la IPS adquirió el módulo de suministros o no, en caso tal
que lo halla adquirido, desde módulo de facturación se hace la solicitud como un
procedimiento cualquiera y en el módulo de suministros se descarga el
medicamento e inmediatamente se descarga del inventario; o despachar desde
suministros sin necesidad de hacer solicitud en facturación. Si la IPS no adquirió
suministros no hay la posibilidad de descargar del Inventario y tampoco valida si
hay existencias,
de todas formas se puede cargar los medicamentos por
asignación de procedimientos sin ningún problema.
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