Download MOF UGC 2008 - hospital san jose

MANUAL
DE
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
DE LA UNIDAD DE GESTION DE CALIDAD
<HOSPITAL SAN JOSÉ –CALLAO>
LIMA, MARZO 2008
INDICE
INTRODUCCIÓN
MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES
BASE LEGAL ...........................................................................................................
ESTRUCTURA ORGANICA, ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL.
DE LA UNIDAD DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ......................................................
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
DE LA UNIDAD DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ......................................................
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESPECIFICAS A NIVELES DE CARGOS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
DEL SUPERVISOR DE PROGRAMA SECTORIAL
DE LA ENFERMERA I
DEL ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO I
DEL TÉCNICO ADMINISTRATIVO IV
SECRETRARIA
VOLUNTARIADO
PAG.
INTRODUCCION
El Manual de Organización y Funciones – MOF, constituye una de las herramientas con que cuentan las organizaciones, para facilitar el desarrollo de sus funciones
administrativas, asistenciales u operativas; constituyendo un instrumento de comunicación, por lo que es fundamental su existencia.
El MOF, también es un documento técnico - normativo de gestión institucional, que contiene la descripción de la UGC ,funciones generales de la estructura así como
las funciones especificas del personal que labora en esta unidad además se consigna los niveles de autoridad, responsabilidad y dependencia de sus integrantes de
acuerdo al cuadro de asignación del personal.
Es también un documento que permite proponer estrategias acciones para mejorar la calidad de atención que brinda el HSJ. y permitir una mayor satisfacción de los
usuarios externos como internos.
El presente manual está sujeto a modificaciones progresivas tendientes a mejorar cada día el adecuado funcionamiento de esta unidad.
La UGC es una unidad dependiente de la dirección ejecutiva del HSJ –CALLAO y su proyección es que cada uno de los trabajadores se vayan involucrando en estas
estrategias para mejoras. Por lo tanto el esfuerzo va creciendo a medida que más personal involucrado tengamos , es así que nuestra unidad a pesar de solo contar con 04
cargos aprobados según cuadro de asignación de personal se viene trabajando con mayor numero de talento humano , por lo que adjuntaremos también las funciones que
se vienen desarrollando el personal integrado en esta unidad y como tal, reside en la necesidad indispensable de armonizar voluntades, esfuerzos y capacidades para
realizar con eficacia, eficiencia y efectividad, las tareas que son propicias de la unidad orgánica y en plena concordancia con los objetivos, políticas y metas del Hospital y el
Ministerio de Salud, actualmente vigentes.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
MISION Somos un hospital del Sector Salud que brinda atenciones preventivo-promocionales, recuperativo y de rehabilitación a las personas, la familia y la población
en un ambiente saludable contribuyendo al desarrollo sostenido del País”.
VISION Ser una organización del Sector Salud exitosa y competitiva en los próximos 5 años que contribuya a tener una población sana con fácil acceso al
establecimiento con servicios eficientes y equitativos, con personal comprometido en una cultura organizacional de excelencia y calidad”.
ALCANCE
El presente Manual de Organización y Funciones, es de aplicación obligatoria a todo el personal que labora en la Unidad de Gestión de Calidad .
BASE LEGAL
Decreto Legislativo Nº 584 “Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Salud”.
Decreto Supremo Nº 002-92-SA “Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Salud”.
Resolución Ministerial Nº 805-93-SA/DM “Reglamento de Organización y Funciones de las Direcciones Sub. – Regionales de Salud de Lima y Callao.
Resolución Jefatural N° 095-95-INAP/DNR, aprueban Directiva para la formulación y elaboración del Manual de Organización y Funciones en las Dependencias de la
Administración Pública.
Decreto Supremo N° 005-90-SA “Reglamento General de Hospitales del Sector Salud”.
Resolución Directoral N° 048-2002-HASJ-C/D “Implementar de la Unidad de Gestión de la Calidad” que modifica la R.D. N° 057-2001-HASJ-C/D.
Oficina de Planeamiento
Estratégico
Dirección Ejecutiva
Órgano de Control
Institucional
Oficina
de
Unidad de Epidemiología
y Saneamiento Ambiental
Administración
Unidad de
Unidad de
Logística
Personal
Unidad de
Estadística e
Informática
Departamento
de Medicina
Departamento
de Cirugía
Departamento
de Pediatría
Unidad de Servicios
Generales y
Mantenimiento
Unidad de
Economía
Unidad de Apoyo
a la Docencia e
Investigación
Unidad de Gestión
de la Calidad
Unidad
de
Seguros
Departamento de
Enfermería
Departamento
de Gineco- Obstetricia
Departamento de
Patología Clínica y
Anatomía
Patológica
Servicio de
Medicina
Interna
Servicio
de Cirugía
General
Servicio
de
Pediatría
Servicio
de
Ginecología
Servicio de
Medicina Física y
Rehabilitación
Servicio de
Enfermería
Preventivo
Promocional
Servicio de
Patología
Clínica
Servicio de
Medicina
Especializada
Servicio
de Cirugía
Especializada
Servicio
de Neonatología
Servicio
de
Obstetricia
Servicio de
Emergencia y
Cuidados Crísticos
Servicio de
Enfermería en
Consulta Externa
Servicio de
Anatomía
Patológica
Servicio
de
Obstetrices
Servicio de
Anestesiología y
Centro Quirúrgico
Servicio de
Enfermería en
Centro Quirúrgico
Servicio de
Banco de
Sangre
Servicio
de
Odontoestomatología
Servicio de
Enfermería en
Emergencia
Servicio de
Enfermería en
Hospitalización
Departamento
de Diagnóstico
por Imágenes
Departamento
de Apoyo al
Tratamiento
Servicio
de Rayos X
Servicio de
Nutrición
Dietética
Servicio de
Ecografía
Servicio
Social
Servicio de
Psicología
Servicio de
Farmacia
ÓRGANO
DE ASESORAMIENTO
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
DE LA UNIDAD DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
2008
DIRECCIÓN EJECUTIVA
HOSPITAL SAN JOSÉCALLAO
UNIDAD
DE
GESTIÓN DE LA CALIDAD
7
ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD DE GESTION DE LA CALIDAD
DIRECTOR EJECUTIVO
JEFE DE UNIDAD
GESTION DE LA CALIDAD
ENFERMERA III
(2(2))ºº
(2222 I
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
(2)
TÉCNICO SANITARIO II
SECRETARIA III
8
DESCRIPCIÓN DE
FUNCIONES
A. FUNCIONES DE LOS CARGOS O
PUESTOS DE TRABAJO
9
1
DEL SUPERVISOR DE PROGRAMA SECTORIAL I.
ANEXO 10
Ficha de Descripción del Cargo o Puesto de Trabajo
UNIDAD ORGÁNICA: (1) UNIDAD DE GESTION DE CALIDAD
CARGO CLASIFICADO: (2) SUPERVISOR
Nº DE
(3) 1
CODIGO
CARGOS
DE PROGRAMA SECTORIAL I
CORRELATIVO : (4) 053
CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: (5)
1. FUNCION BASICA (6)
Formular estrategias que contribuyan a la mejora de la Calidad de Atención. Evaluar
permanentemente los procesos y mejoras de la atención al usuario. Evaluar los indicadores
y proponer acciones para el mantenimiento de éstos, dentro de los estándares. Monitorear
los Comités de Quejas, Auditoria y Auto evaluación.
2. RELACIONES DEL CARGO (7)
Relaciones internas :
JEFATURAS DE LOS DEPARTAMENTOS, SERVICIOS, AREAS ASISTENCIALES Y ADMINISTRATIVAS
JEFE DE UNIDAD
JEFATURAS DE AREA
RELACIONES EXTERNAS :
DISA, OFICINA DE CALIDAD DEL MINSA,
Y OTRAS .
3. ATRIBUCIONES DEL CARGO (8)
REPRESENTACIÓN TÉCNICA EN CALIDAD DEL EQUIPO DE GESTION DEL
HOSPITAL SAN JOSE.
AUTORIZACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS O TÉCNICOS DE SUPERVISIÓN.
4. FUNCIONES ESPECÍFICAS (9)
• Formular y Preparar el Plan Operativo de la Unidad de Gestión de Calidad.
• Ejecutar el Plan Operativo de la Unidad de Gestión de Calidad.
• Coordinar con la Dirección Ejecutiva asuntos relacionados con el mejoramiento
continuo de la Calidad.
• Participar en la Evaluación y Programación de Indicadores de Gestión.
• Programar cursos de Adiestramiento y Capacitación en Gestión de la Calidad.
• Establecer sistemas y métodos para la recolección, consolidación y presentación de
datos.
• Participar en trabajos de investigación dirigidos por Organismos de Salud Locales o
Nacionales.
• Elaborar informes de investigación relacionados con la Calidad de la atención.
• Informar a la Dirección Ejecutiva sobre las actividades desarrolladas y sobre los
factores críticos identificados.
• Monitoreo y Supervisión de Indicadores de calidad de las diferentes áreas.
• Presentar estrategias para la mejora continua de la calidad.
• Participar en la Evaluación y Programación de actividades de Salud.
• Fomentar y Promover la investigación científica relacionadas con GESTIÓN DE
CALIDAD.
• Supervisar los procesos de Auto evaluación y Auditorias Médicas.
• Formular Procesos de Mejoramiento continuo.
5. REQUISITOS MINIMOS (10)
Educación:
•Educación Superior Universitaria.
•Capacitación Básica en Administración y en Sistemas de Calidad.
Experiencia:
•01 año de experiencia en Dirección Supervisión y Organización de Personal.
•años de experiencia en temas de calidad
•05 años de experiencia en el Ejercicio Profesional.
•Capacidades, habilidades y actitudes
•Capacidad de análisis, síntesis, expresión y de dirección.
• Capacidades para liderar el logro de los objetivos institucionales y lograr
• Cooperación y motivación del personal. Vocación de Servicio y Atención al usuario.
10
2. DE LA ENFERMERA III.
ANEXO 10
Ficha de Descripción del Cargo o Puesto de Trabajo
UNIDAD ORGÁNICA: (1) UNIDAD DE GESTION DE CALIDAD
Nº DE
(1)
CARGO CLASIFICADO: (2) ENFERMERA III
CARGOS
CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: (5) P5-50-325-3
CODIGO
CORRELATIVO : (4) 054
1. FUNCION BASICA (6)
Formular estrategias que contribuyan al aseguramiento y garantía de la calidad. Así como ejecutar y monitorear
las actividades que forman parte de dichas estrategias. Recepcionar las quejas y reclamos de los pacientes y
solucionarlos según el nivel de competencia
2. RELACIONES DEL CARGO (7)
Relaciones internas :
- JEFATURAS DE LOS DEPARTAMENTOS, SERVICIOS, AREAS ASISTENCIALES Y ADMINISTRATIVAS
- JEFE DE UNIDAD
- JEFATURAS DE AREA
- ANFITRIONAS
Relaciones externas :
- DISA CALLAO ,OFICINA DE CALIDAD DEL MINSA
3. ATRIBUCIONES DEL CARGO (8)
DE CONTROL
DE SUPERVISIÓN
4. FUNCIONES ESPECÍFICAS (9)
•
Ejecutar el Plan Operativo de la Unidad de Gestión de Calidad.
•
Coordinar con la Dirección Ejecutiva asuntos relacionados con la Garantía de la Calidad.
•
Participar en la Evaluación y Programación de Indicadores de Gestión.
•
Programar cursos de Capacitación en Gestión de Calidad.
•
Participar en los trabajos de investigación dirigidos por la Dirección del Hospital y/o la Unid. G. C..
•
Elaborar informes relacionados con la Gestión de la Calidad.
•
Informar a la Dirección sobre las actividades desarrolladas.
•
Monitoreo y Supervisión de Indicadores de calidad de las diferentes áreas.
•
Cumplir con las demás funciones que le asigne el Jefe de la Unidad.
4.1 Monitorear los comités de Quejas, Auditorias Médicas y Ética Hospitalaria.
5. REQUISITOS MINIMOS (10)
Educación:
SUPERIOR UNIVERSITARIA
LIC. EN ENFERMERÍA
Experiencia :
02 Años en Administración.
05 Años de ejercicio profesional
Capacidades, habilidades y actitudes: CAPACIDAD DE ANÁLISIS, EXPRESIÓN, REDACCIÓN, SÍNTESIS Y
DE DIRECCIÓN. Habilidad para lograr cooperación y lograr objetivos institucionales. Vocación de Servicio.
11
3. DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO I
Ficha de Descripción del Cargo o Puesto de Trabajo
UNIDAD ORGÁNICA: (1) UNIDAD DE GESTION DE CALIDAD
CARGO CLASIFICADO: (2)
ASISTENTE
Nº DE
(2)
CODIGO
CARGOS
ADMINISTRATIVO I
CORRELATIVO : (4)
055-056
CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: P1-05-066-1
1. FUNCION BASICA (6)
Formular estrategias que contribuyan al mejoramiento de la Calidad de Atención. Desarrollar Proyectos de Mejoramiento
de Procesos, así como investigaciones relacionadas a la calidad de atención. Realizar una evaluación permanente de
los procesos de atención al usuario, evaluando los indicadores y proponiendo acciones para el mantenimiento de éstos,
dentro de los estándares. Recepcionar quejas y/o reclamos de los pacientes y solucionarlos, según el nivel de
competencia.
2. RELACIONES DEL CARGO (7)
Relaciones internas :
- JEFATURAS DE LOS DEPARTAMENTOS, SERVICIOS, AREAS ASISTENCIALES Y ADMINISTRATIVAS
- JEFE DE UNIDAD
- IMAGEN INSTITUCIONAL
Relaciones externas :
- OFICINA DE CALIDAD DEL MINSA
3. ATRIBUCIONES DEL CARGO (8)
De control y De supervisión.
4. FUNCIONES ESPECÍFICAS (9)
4.1 Elaborar propuestas de mejoramiento continuo para las diferentes áreas.
4.2 Desarrollar la medición de la satisfacción del usuario, tiempos de espera.
4.3 Apoyar el monitoreo y evaluación de indicadores.
4.4 Apoyar en la capacitación y sensibilización en calidad.
4.5 Elaborar y promover medios de información al usuario interno y externo, informar y coordinar con las jefaturas
sobre reuniones de trabajo organizar la información de la unidad.
4.6 Coordinar con imagen institucional acciones de información y comunicación al paciente.
4.7 Coordinar con imagen institucional para sensibilizar a los usuarios sobre las acciones de medición y resultados de
las encuestas realizadas.
4.8 Coordinar con las anfitrionas sobre las actividades de información que realizan.
4.9 Desarrollar formatos para mejorar la comunicación con el paciente.
4.10 Participar y colaborar en la elaboración de planes operativos y estratégicos de la unidad y del hospital.
4.11 Desarrollar y mantener un sistema de información de la unidad.
4.12 Asistir técnicamente en el fortalecimiento de los sistemas de quejas y escucha a los usuarios.
4.13 Desarrollar, proponer y participar en la ejecución de trabajos de investigación sobre calidad de servicios de salud
en el Hospital San José.
5. REQUISITOS MINIMOS (10)
Educación: SUPERIOR UNIVERSITARIA
PROFESIONAL CON CONOCIMIENTO DE SISTEMAS O ESTADÍSTICO
Experiencia :
02 AÑOS DE EXPERIENCIA EN SUPERVISIÓN, ORGANIZACIÓN, PROGRAMACIÓN Y
PLANEAMIENTO
02 AÑOS DE EXPERIENCIA EN ANÁLISIS DE DATOS E INFORMACIÓN
Capacidades, habilidades y actitudes: Capacidad de análisis, expresión, redacción, síntesis, de dirección,
programación, planificación, coordinación técnica y de organización.
Conocimiento de idioma inglés intermedio.
Habilidad para lograr cooperación y lograr objetivos institucionales. Vocación de Servicio
12
4.- DEL TECNICO ADMINISTRATIVO I
ANEXO 10
Ficha de Descripción del Cargo o Puesto de Trabajo
UNIDAD ORGÁNICA: (1) UNIDAD DE GESTION DE CALIDAD
CARGO CLASIFICADO: (2) TÉCNICO ADMINISTRATIVO II
CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: (5) t4-05-675-3
Nº DE
CARGOS
(1)
CODIGO
CORRELATIVO : (4) 057
1. FUNCION BASICA (6)
Brindar información que permita orientar al usuario externo y contribuir que su estancia en el HOSPITAL SAN
JOSE sea satisfactoria en cuanto al componente de calidad humana y de Información.
2. RELACIONES DEL CARGO (7)
Relaciones internas :
- JEFATURAS DE LOS DEPARTAMENTOS, SERVICIOS, AREAS ASISTENCIALES Y ADMINISTRATIVAS
- JEFE DE UNIDAD
- JEFE DE ÁREA
Relaciones externas :
3. ATRIBUCIONES DEL CARGO (8)
4. FUNCIONES ESPECÍFICAS (9)
Información, Orientación y guía sobre los servicios que brinda el hospital.
Entrega y orientación de las solicitudes de documentos que emite el HOSPITAL SAN JOSE.
Informe de precios a los pacientes, turno de los médicos que están atendiendo.
Informe de fechas de realización de campañas de salud.
Guiar a los miembros de empresas que solicitan certificados (pescadores, marinos mercantes, portuarios, otras empresas e
instituciones.
- Recepción de Quejas y reclamos de los pacientes y solución de éstos en la medida que es posible.
- Brindar información que genera y administrativa la Unidad de Imagen Institucional y otras áreas del HOSPITAL SAN JOSE.
-
5. REQUISITOS MINIMOS (10)
Educación :
Superior NO universitaria
Experiencia
:
Trato con el público
Capacidades, habilidades y actitudes: Capacidad de expresión, coordinación técnica y organización
13
Anexo Nº 10
5.-DE LA SECRETARIA I
Ficha de Descripción del Cargo o Puesto de Trabajo
UNIDAD ORGÁNICA: (1) UNIDAD GESTION DE CALIDAD
CARGO CLASIFICADO: (2) SECRETARIA I
Nº DE
CARGOS
1
CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: (5)
CODIGO
CORRELATIVO : (4) 062
1. FUNCION BASICA (6)
Ejecutar y coordinar actividades completas de apoyo secretarial a la UNIDAD DE GESTION DE CALIDAD
2. RELACIONES DEL CARGO (7)
Relaciones internas :
UNIDAD GESTION DE CALIDAD ,secretariado de los diferentes jefaturas dl hsj.
Relaciones externas :
3. ATRIBUCIONES DEL CARGO (8)
4. FUNCIONES ESPECÍFICAS (9)
Velar y apoyar por el cumplimiento de la funciones de la oficina: Recepcionar, clasificar, registrar, distribuir y
archivar la documentación de la oficina.
Tomar dictado y redactar documentos de acuerdo a instrucciones especificas.
Efectuar el seguimiento de las acciones o documentos tramitados hasta la consecución de los mismos.
Efectuar llamadas telefónicas, concertar citas. y controlar el buen uso del mismo
Velar por la seguridad y conservación de documentos.
Mantener la existencia de útiles de oficina y encargar de su distribución. preparar los informes de situación y.
Orientar al público sobre consultas de informes y gestiones a realizar en la oficina
5. REQUISITOS MINIMOS (10)
Educación
Estudios de Secretariado.
Experiencia en labores de secretariado.
Capacidades, habilidades y actitudes
Deberá contar con capacidad de análisis, habilidades secretariales y administrativas.
C onocimiento de computo
14
6.- DE LAS ANFITRIONAS
VOLUNTARIADO (PROMOTORAS DEL BUEN TRATO )
1.- FUNCION BASICA (6)
La persona voluntaria consciente y libremente decide incorporar a su vida la misión de servir a los demás,
para lo cual organiza su tiempo y se compromete a cumplir puntualmente con un horario para no generar
desorden ni atraso en la atención al paciente.
2.- RELACIONES DEL CARGO
Relaciones internas :
UNIDAD GESTION DE CALIDAD
Relaciones externas :
3.- ATRIBUCIONES DEL CARGO
4.- RELACIONES DEL CARGO
Relaciones internas:
UNIDAD GESTION DE CALIDAD
Relaciones externas :
5.- ATRIBUCIONES DEL CARGO
6.- FUNCIONES ESPECÍFICAS
•
•
•
•
INFORMAR
ORIENTAR:
GUIAR
BRINDAR APOYO EMOCIONAL MORAL Y ESPIRITUAL AL SUARIO YAL FAMILIAR:
7.- REQUISITOS MINIMOS (10)
PERSONAL MAYORES DE 18 AÑOS
CON VOUNTAD DE SERVIR AL PROJIMO VOLUNTARIAMENTE SIN PAGO ALGUNO.
15
ORGANIGRAMA FUNCIONAL E LA UNIDAD DE GESTIÓN DE LA CALIDAD JEFATURA DE LA UNIDAD DE GESTIÓN DE LA CALIDAD •
•
Área de Garantía de la Calidad. Área de Información para la Calidad ORGANIGRAMA FUNCIONAL E LA UNIDAD DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 16
AREA DE
GARANTIA DE LA
CALIDAD-HSJ