Download ese hospital regional de chiquinquira informe cuatrimestral de

ESE HOSPITAL REGIONAL DE CHIQUINQUIRA
INFORME CUATRIMESTRAL DE CONTROL INTERNO
INFORME EJECUTIVO.
ENERO A ABRIL DE 2014
LEY 1474 DE 2011
POR LA CUAL SE DICTAN NORMAS ORIENTADAS A FORTALECER LOS
MECANISMOS DE PREVENCION, INVESTIGACION Y SANCION DE ACTOS
DE CORRUPCION Y LA EFECTIVIDAD DEL CONTROL DE LA GESTION
PUBLICA.
El artículo 9 de la ley 1474 de 2011 “estatuto anticorrupción” y desde la fecha de
expedición, 12 de julio de 2011, establece la responsabilidad que tienen las
oficinas de control interno o quien haga sus veces de presentar cada cuatro
meses el informe que dé cuenta del estado del sistema de control interno de la
ESE HOSPITAL REGIONAL DE CHIQUINQUIRA.
Para dar cumplimiento con la norma, presento y publico en la página oficial de la
ESE HOSPITAL REGIONAL DE CHIQUINQUIRA el informe correspondiente al
cuatrimestre comprendido entre el 01 de enero y el 30 de abril de 2014.
El informe contiene, los avances del modelo estándar de control interno, las
dificultades con los lineamientos de los tres subsistemas, se describe la manera
como el HOSPITAL, ha implementado del sistema de control interno y se hacen
las recomendaciones pertinentes.
RESEÑA HISTORICA DE LA ENTIDAD.
La Empresa Social del Estado Hospital Regional de Chiquinquira inició actividades
en el año 2004 en el primer nivel de atención y posteriormente realizó la apertura
de servicios de segundo Nivel en Mayo del 2005, responsable de la atención
integral de los usuarios en sus sedes asistenciales ubicadas en el municipio de
Chiquinquira. En la red de Prestadores de Salud del Departamento de Boyacá es
cabecera de la Subred 2, Occidente, la cual está conformada por 17 municipios.
El objeto Social del Hospital es la prestación de servicios de salud, actividad
considerada en la Constitución Política como servicio público esencial a cargo del
Estado y componente vital del Sistema General de Seguridad Social Integral;
consecuentemente las funciones de la ESE comprenden la promoción, la atención
y la recuperación de la salud y la prevención, el tratamiento y rehabilitación, de la
enfermedad, la investigación científica y la extensión de sus servicios.
El Hospital propende porque los servicios que en él se ofrecen se realicen con
personal calificado, comprometido, idóneo, con vocación de servicio y atención a
la comunidad y con sólidos principios éticos; cumpliendo con las normas y
procedimientos técnicas y legales que regulan la atención en salud para con ello
ser la institución que nuestra comunidad del occidente de Boyacá necesita, en
condiciones de capacidad tecnológica y científica adecuadas, de suficiencia
patrimonial y financiera permanente y de capacidad técnico administrativa que
permita un sistema empresarial exitoso en permanente mejoramiento.
1.2 PLATAFORMA ESTRATEGICA (Misión, Visión, Objetivos Corporativos y
Valores).
1.2.1 Misión
Prestamos servicios de Salud Humanizados de Baja y Mediana Complejidad con
enfoque en los derecho de los Usuarios del Área de Influencia, Basado en el
modelo de Atención Primaria, con un equipo humano altamente comprometido y
motivado con sólidos principios éticos, cumpliendo con los estándares de Calidad,
la gestión del riesgo de la tecnología, del medio ambiente la formación del
Recurso Humano y la Investigación en Salud.
1.2.2 Visión
En el 2020 seremos un Hospital Universitario acreditado con excelencia,
reconocidos Nacional e Internacionalmente por nuestro modelo de Atención
Primaria, con enfoque de Derechos, por las Investigaciones Publicadas, el impacto
alcanzado en la Comunidad y la reducción de costos en Salud.
1.2.3 Principios

Calidad: Para la ESE Hospital Regional Chiquinquira, la calidad es la
base esencial de la prestación de servicios de salud desde la mejora
continua, por parte del personal que allí labora día a día, enfocada al
perfeccionamiento.

Igualdad: Todas las personas nacen iguales. Para la ESE, el trabajo y la
atención en salud desconocen credos, razas, géneros, clases o condiciones
económicas.

Moralidad: Seguir los lineamientos éticos del deber ser para que las
personas diferencien lo que está bien de lo que está mal en un contexto
específico. En este hospital, dichos lineamientos son los valores
institucionales que guían la conducta de los colaboradores y su compromiso
con los demás, en especial con los usuarios del servicio de la salud.

Efectividad: Haciendo las cosas con responsabilidad, capacidad y criterio
lógico lograremos un mejor resultado en la prestación del servicio,
optimizando los recursos humanos y físicos, con que cuenta la IPS.

Racionalidad: Más que un principio es un compromiso que tenemos el
equipo de trabajo de la ESE, con los factores y herramientas que nos
suministran; además del tiempo evitando trámites innecesarios para la
prestación del servicio.

Celeridad: Los colaboradores de la ESE se deben comprometer a realizar
la entrega de resultados de los procesos en el mínimo tiempo posible,
imperando siempre la satisfacción del cliente - usuario.

Imparcialidad: Se debe actuar de manera tal que se aseguren y
garanticen los derechos y deberes de todos los colaboradores y usuarios
sin ningún género de discriminación; brindando un tratamiento ecuánime,
sin perjuicio del derecho preferencial para el trámite de las peticiones de los
periodistas
y
de
la
información
requerida
por
los
funcionarios
jurisdiccionales en ejercicio de la acción de tutela y la acción de
cumplimiento.

Publicidad: La Empresa Social del Estado Hospital Regional
Chiquinquira dará a conocer sus decisiones y actividades, mediante las
comunicaciones, notificaciones o publicaciones que ordena la ley.

Valoración de costos ambientales: Todas las Actividades y decisiones
tomadas al interior de la IPS buscan la conservación del medio ambiente,
además de contribuir a la prevención y control de la exposición al riesgo
biológico el cual constituye un problema de salud pública de gran impacto
no solo para el paciente y el bienestar del trabajador de la institución sino
desde el punto de vista social y económico
1.2.4 Valores.

Honestidad: El personal de la ESE deberá actuar conforme a la verdad,
rectitud en el obrar, cumpliendo el rol asignado asumiéndolo con integridad,
pulcritud y transparencia en la manera de proceder tanto en lo laboral como
en lo personal siempre en la búsqueda del mejoramiento.

Compromiso: Seguir los ideales y políticas enmarcadas por la institución
no como una obligación, sino porque al ser parte de ella, debemos hacer
que estos parámetros ya establecidos conlleven a que nuestra entidad sea
cada vez mejor, dando cumplimiento a las necesidades inherentes al
servicio de salud.

Lealtad: Es el compromiso de defender las creencias personales e
institucionales; es defender y ser fiel con quien ha ayudado o ha brindado
algo bueno. La lealtad implica ser consecuente con las acciones cotidianas
que se realizan y que afectan el pensamiento personal, a los demás, y a la
ESE.

Respeto: Los colaboradores de la ESE deben mantener el buen trato
entre los compañeros y con los usuarios adoptando posiciones neutrales
con respecto a las convicciones de los demás en las relaciones dentro y
fuera de la IPS.

Responsabilidad: Es la conciencia que todos los colaboradores de la
ESE debemos reflejar en cuanto al cumplimiento de normas, compromisos
y labores asignadas de manera adecuada y oportuna, aceptando las
consecuencias que tiene todo lo que hacemos y dejamos de hacer sobre
nosotros mismos o sobre los demás.
Es dar cuenta de los actos así mismo y a los demás. Es cumplir con los
deberes asumidos con el hospital.

Respeto por el paciente y humanización: Es la Acción y efecto de
fomentar que las personas hagan el bien. La sensibilización social,
mentalización e información al paciente, pretenden la aceptación de todos
los grupos sociales, por parte del prestador de servicios de salud. Esta
aceptación humaniza a la sociedad en general.
El usuario es una persona con mayor vulnerabilidad por su enfermedad
requiriendo del mejor trato posible.

Tolerancia: El personal de la IPS brindará la comprensión y el
entendimiento necesario de las razones expuestas por los demás
ofreciendo el apoyo y consideración oportuna, dando la expresión más
clara del respeto por sus ideas y comportamientos; por extensión moderna,
la actitud de un individuo frente a lo es diferente de sus valores.
Es la noción que define el grado de aceptación de los colaboradores de la
IPS a un elemento contrario a una regla moral, civil o física. Generalmente,
define la capacidad de un individuo de aceptar una cosa y respetar las
conductas con la que no se está de acuerdo. Y por extensión moderna, la
actitud de un individuo frente a lo que es diferente de sus valores.

Perfeccionamiento y progreso constante: Es la búsqueda constante de
un nivel más en el perfeccionamiento personal y organizacional en la labor
u obligación contraída por los colaboradores de la ESE, manifestado de
manera continua en las actividades diarias a ejecutar.

Laboriosidad: La laboriosidad significa hacer con cuidado y esmero las
tareas, labores y deberes que son propios de nuestras circunstancias.
También implica el ayudar a quienes nos rodean en el trabajo, incluso
durante nuestro tiempo de descanso. Trabajar es solo el primer paso,
hacerlo bien y con cuidado en los pequeños detalles es cuando se convierte
en un valor.

Humildad: El personal de la ESE tendrá en cuenta actuar con sencillez y
respeto para asumir actitudes frente a las personas que soliciten nuestra
colaboración y apoyo en la prestación del servicio y con nuestros
compañeros de trabajo.

Solidaridad: Se concibe a la Institución como un todo en el que sus
instancias se integran en un propósito común para beneficio de nuestros
usuarios, en apoyo a la misión institucional, reflejada en los servicios que se
brindan a los diferentes clientes ya que ellos son los generadores de la
prestación del servicio.
1.2.5 Objetivos Organizacionales

Proyección social de La Empresa Social del Estado Hospital Regional de
Chiquinquira.

Prestación de servicios médicos y hospitalarios de calidad a toda la
comunidad.

Identidad y pertenencia de los trabajadores frente al quehacer propio del
Hospital.

Funcionar en equilibrio financiero e independiente, con una rentabilidad
social y económica.

Posicionarnos en el marco de trabajo en equipo en función de nuestros
usuarios
con
intervención
integral
apoyándonos
en
el
trabajo
interdisciplinario.

Ser líderes en la investigación médica en el departamento de Boyacá.

Brindar servicios con alta calidad humana para erradicar la enfermedad.
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO
El subsistema de control estratégico se desarrolla, dando cumplimiento a los
estándares e indicadores definidos en la resolución 0743 de 2013, componentes
fundamentales del plan de gestión de la gerencia por el periodo comprendido del
año 2012 – 2015 el cual surtió los trámites correspondientes establecidos en la
resolución antes mencionada por la junta directiva.
Los indicadores dividen en tres aéreas estratégicas las cuales se relaciona a
continuación:
1.- Dirección y Gerencia con un peso en la gestión de un 20%
2.- Financiera y Administrativa con peso en la gestión del 40%
3.- Gestión Clínica y Asistencial con peso en la gestión 40%.

La Gerencia a previsto las estrategias que le garanticen alcanzar las
metas establecidas por los estándares para cada año, para lograr este
propósito la

oficina de calidad ha diseñado el plan de auditorías PAMEC el cual
permite ir
controlando
los avances en el plan de gestión y el plan
operativo anual.

La evaluación de la vigencia 2013 se llevo a cabo mediante la realización
del comité de sostenibilidad financiera y contable donde se comprobó que
se había logrado metas de ejecución del 94%.

Se ha realizado actividades de Bienestar laboral, que buscan la
participación del personal y mejorar el clima organizacional en la entidad,
como actividades importantes que se deben resaltar el día de la mujer y el
día del hombre. También se celebran los cumpleaños de los trabajadores
como una forma de estimular el sentido de pertenencia hacia la
organización. Se llevó a cabo una jornada de cartelización al personal
vinculado a la Entidad.

En cumplimiento del Estatuto Anticorrupción, la ESE Hospital regional de
Chiquinquira, ha publicado en su página WEB, los siguientes informes:
Estados Financieros del cierre de la vigencia fiscal 2013, Informe de
ejecución presupuestal mensual 2014, Cumplimiento del plan de
mejoramiento trimestral 2013, Plan de compras 2014
DIFICULTADES.

En el hospital no existe la oficina de planeación por tal razón
seguimiento a los
el
planes y programas se dificulta, lo mismo que los
informes externos no se les tiene el debido control.

El mapa de riesgo
de la organización se debe actualizar partiendo de la
identificación del riesgo, con cada uno de los líderes de los procesos, y
ajustado al Decreto 2641 del 17 de Diciembre de 2012, además de deben
desarrollar todas las caracterizaciones, del mapa de procesos.

Se debe definir una nueva estrategia
para la construcción del plan
anticorrupción y de atención al ciudadano, en el que se debe incorporar la
descripción de riesgos de corrupción y acciones para la administración del
riesgo, por tal motivo se debe estructurar un nuevo cronograma de trabajo
que permita desarrollar dicha estrategia.

Se debe establecer un mecanismo de registro de eventos de riesgo, para
luego se incorporen al mapa de riesgos.
SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE GESTION.
Se evidencia
la existencia de registros de control, en las diferentes
dependencias, responsables del manejo contable y financiero, se manejan los
siguientes registros.
Al hacer la verificación se pretende constatar la conformidad o no conformidad de
los registros, los cuales se relacionan a continuación.
Documento
TIPO DE SOLICITUD
Conciliación contable presupuestal
Codificación
Conciliación Bancaria
Codificación
y
actualización
Acta de liquidación bilateral y de mutuo acuerdo
codificación
Formato de inventario único
Actualización
y
codificación
Guía para la organización y administración de archivo
Actualización
Procedimiento de pagos
Codificación
actualización
contratación
Codificación
Invitación publica
Codificación
Selección abreviada ( Menor cuantía)
Codificación
Lista de chequeo – expediente único de contratos
Codificación
Acta de inicio
Codificación
Acta de terminación
Codificación
Certificado de idoneidad
Codificación
Cesión de contrato
Codificación
Acta de liquidación bilateral y de mutuo acuerdo
Codificación
Estudio previo para la Adquisición de bienes y servicios
Codificación
Estudios
previos
para
la
prestación
de
servicios Codificación
profesionales
Ficha técnica de adquisición de bienes y servicios de Codificación
característica Técnica uniformes y de común utilización
Solicitud de cotización
Diseño y codificación
Informe de actividades
Diseño y codificación
Recibo de satisfacción
Diseño y codificación
y
Los procesos de contratación que efectuados por hospital se publican en página
WEB, para que sean de conocimiento público y garanticen transparencia en la
convocatoria.
Para la gestión documental la dependencia tiene desarrollados todos los procesos
y procedimientos; los controles para préstamos de documentos a cliente externo
e interno se ejercen mediante el registro en libros y adicional se llevan registros
en computador en archivos Excel y con varias copias de seguridad.
Además se llevan de acuerdo a la normatividad vigente las tablas de retención
documental.
DIFICULTADES
Es importante resaltar que a pesar de la implementación de un nuevo sistema de
información, la gestión financiera y contable opera de acuerdo a las normas
vigentes, no sin antes sugeriré para en el corto plazo se unifiquen los sistema de
información, para que gestión sea con mayor exactitud y seguridad.
Se recomienda para que la gerencia
avance en la sistematización de manejo y
administración del archivo de historias clínicas y el central del hospital y se dote
con equipos nuevos.
Todos los registros se deben codificar y revisar si necesitan actualización.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION
En cumplimiento de los informes requeridos por los diferentes entes de control, del
cierre de la vigencia fiscal se presentaron los siguientes informes: Informe
Cuatrimestral de los meses de Septiembre a Diciembre de 2013, Informe Ejecutivo
Anual sobre el avance del sistema de Control Interno de la ESE HOSPITAL
REGIONAL DE CHIQUINQUIRA de la vigencia 2013, Informe de Control Interno
Contable de la vigencia 2013, Cuenta e Informe Anual Consolidado SIRECI de la
vigencia 2013.
Se efectuó auditoria a la caja menor del hospital.
DIFICULTADES
En este subsistema no se presentaron dificultades
ESTADO GENERAL DE CONTROL INTERNO
El resultado de la evaluación por parte de la función pública originado en el
informe del estado actual del control interno presentado por la ESE Hospital
Regional de Chiquinquira en el mes febrero, mostro un desempeño 78.65% del
modelo estándar de control interno, con los siguientes resultados en cada uno de
los componentes:
RESULTADO DE CALIFICACION DEL ESTADO ACTUAL DEL MECI DE ACUERDO A LOS
PARAMETROS DEL DAFP.
Factor
Puntaje
Nivel
Entorno del control
3.43
Intermedio
Información y comunicación
4.89
Avanzado
Actividades de control
4.21
Satisfactorio
Administración del riesgo
3.32
Intermedio
Seguimiento
4.88
Avanzado
INDICADOR DE MADUREZ DEL
78.65
Satisfactorio
MECI
Fuente: Datos de la evaluación estado actual MECI DAFP
SIGNIFICADO DE LA FASE EN LA QUE SE ENCUEBTRA EL MECI EN LA
ESE.
FASE SATISFACTORIO:
El modelo de control interno se cumple, se toman acciones derivadas del
seguimiento y análisis de dato. Existen tendencias a mantener la mejora en
los procesos. La entidad ha identificado el riesgo para la mayoría de sus
procesos, pero no hace una adecuada administración del riesgo.
La organización ha dado cumplimiento a la presentación de los
distintos
informes a los entes de de control.
La Gerencia de la ESE, ha dispuesto de un ambiente propicio para el
ejercicio y desarrollo de las labores de control y seguimiento que realiza la
Oficina de Control Interno.
RECOMENDACIONES
Es de imperiosa necesidad desarrollar la reforma organizacional, dando especial
énfasis en la creación de la oficina de planeación, oficina de talento humano, y
una mejor organización de la oficina de información e informática.
Según lo previsto en el Decreto 1227 de 2005,
crear la planta de personal
temporal de conformidad con el artículo primero de ley 909 de 2004.
Establecer el cronograma para la actualización de la matriz de riesgos de la
entidad, desarrollando
las caracterizaciones de todos procesos de la Entidad e
incluir los riesgos y controles de fraude y anticorrupción.
Evaluar y actualizar los criterios para la calificación de los riesgos teniendo en
cuenta la normatividad aplicable (Decreto 2641 de 2012).
Establecer planes de mejoramiento, de acuerdo con las auditorias programadas
por la oficina de Control Interno, buscando la mejora continua en los procesos y la
eliminación de los riesgos de la entidad.
Hacer seguimiento al Plan de Gestión y Plan Operativo Anual, con corte a 15 de
Junio de 2014, con el fin de evaluar el cumplimiento y tomar las acciones
requeridas para garantizar la consecución de los objetivos propuestos.
Realizar el comité de control Interno, como mínima una vez cada dos meses, para
evaluar el avance de los planes y programas y la evolución de estado del control
interno.
Efectuar los trámites para el licenciamiento del swaffer que se usa en la institución.
ISAAC CABREJO VILLAMIL
Asesor control interno
Hospital Regional de Chiquinquira