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FEMINDE
Fondo de Empleados del
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo,
y Entidades Oficiales del Orden Nacional
REGLAMENTO
COMITE DE
CONTROL SOCIAL
BOGOTA, D.C. OCTUBRE DE 2005
FEMINDE
Fondo de Empleados del
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo,
y Entidades Oficiales del Orden Nacional
EL COMITE DE CONTROL SOCIAL
Del Fondo de Empleados del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo,
Y Entidades Oficiales del Orden Nacional
en uso de sus atribuciones otorgadas por la Ley y el Estatuto,
CONSIDERANDO
1.
Que de acuerdo Artículo 42 del Decreto Ley 1481/89 y la Ley 454/98, artículo 71, las personas
jurídicas de carácter solidario están sometidas al Control Social interno de sus miembros.
2.
Que a través del Comité de Control Social, que es un mecanismo de autocontrol, se debe desarrollar
una supervigilancia al funcionamiento de Feminde, con fundamento en criterios de investigación y
valoración.
3.
Que de conformidad con la legislación vigente, el Comité de Control Social de Feminde debe
adoptar su propio reglamento.
R E S U E L V E
ARTICULO 1.
CREACION Y ADOPCION DE UN REGLAMENTO.
De conformidad con el numeral 22 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998, y el Estatuto del Fondo, se adopta el
presente reglamento para el funcionamiento del Comité de Control Social del Fondo de Empleados del
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y Entidades Oficiales del Orden Nacional “FEMINDE.
ARTICULO 2. DEFINICION
De conformidad con el Artículo 63 del Estatuto del Fondo, FEMINDE tendrá un Comité de Control Social,
integrado por asociados hábiles en número de tres (3) principales con sus respectivos suplentes personales.
Serán elegidos para un período de un (1) año y responderán ante ella por el cumplimiento de sus funciones.
El Control Social, es el derecho que les asiste a los Asociados de FEMINDE a vigilar que se cumpla el
objeto social para el que fue creado el Fondo.
El Comité de Control Social, debe tener en cuenta la calidad del control, es decir, que el control ejercido es
eminentemente INTERNO, que no puede invadir los terrenos del Revisor Fiscal, quien ejerce el control
EXTERNO y menos aún caer en la coadministración, al entrar en los terrenos de la administración, la que
corresponde a la Junta Directiva y al Gerente, por derecho propio.
Su elección se hará en Asamblea General de Asociados o de Delegados, por el sistema uninominal.
El Comité de Control Social es el Organo de vigilancia social interna, integrado por Asociados hábiles y
cuyas funciones deberán desarrollarse con fundamento en criterios de investigación y valoración y sus
observaciones o requerimientos serán documentados debidamente fundamentados.
ARTICULO 3. CONFORMACION DEL COMITÉ DE CONTROL SOCIAL
El Comité de Control Social estará integrado por tres (3) asociados hábiles con sus respectivos suplentes,
quienes serán elegidos por la Asamblea General, por un período y causales de remoción e iguales
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condiciones que los miembros de la Junta Directiva. Los asociados que resulten electos como miembros del
Comité de Control Social no podrán ser simultáneamente miembros de la Junta Directiva, del Comité de
Crédito, ni Delegados para Asamblea General de Delegados
La designación de los dignatarios del Comité de Control Social: Presidente, Vice-Presidente y
Secretario, corresponderá respectivamente, en su orden, al resultado obtenido en la votación para su
elección en la asamblea general.
ARTICULO 4. SESION DE INSTALACION
El Comité de Control Social se reunirá por derecho propio una vez sean inscritos ante la Cámara de
Comercio, con posterior informe ante la Superintendencia de la Economía Solidaria, en la fecha en que de
común acuerdo sus miembros estipulen. En la sesión de instalación el Comité de Control Social, se
procederá así:
a. Formalizar la posesión, dejando constancia en el acta.
b. Revisar la documentación pertinente como fuente de información.
c. Elaborar un plan de trabajo.
ARTICULO 5. REUNIONES DEL COMITÉ DE CONTROL SOCIAL
El Comité de Control Social, sesionará ordinariamente, una vez al mes y extraordinariamente, cuando las
circunstancias lo ameriten, de acuerdo con el reglamento que para el efecto expidan, sin perjuicio de los
órganos de control del estado y la revisoría fiscal.
A las reuniones ordinarias o extraordinarias del Comité de Control Social, se podrá invitar al Presidente de la
Junta Directiva, Gerente del Fondo, Revisor Fiscal, Contador y Asociados cuando sea el caso o se considere
necesario. Los invitados sólo tendrán derecho a voz.
ARTICULO 6. CITACIONES PARA REUNION DEL COMITE
Las citaciones para convocar a reuniones del Comité de Control Social, las hará el Presidente del Comité
así: las ordinarias con tres (3) días de anticipación y las extraordinarias con un (1) día de anticipación,
señalando la fecha, hora y el sitio de la reunión y el orden del día. A las reuniones se convocará a los
suplentes, quienes asistirán con derecho a voz, pero sin derecho a voto, mientras estén presentes los
miembros principales.
PARAGRAFO 1.
Tanto las citaciones para las reuniones ordinarias como extraordinarias, se deberán
hacer en forma escrita, pudiéndose comunicar en forma verbal o por vía telefónica.
PARAGRAFO 2
Las reuniones extraordinarias, se limitarán exclusivamente, a los temas para los
cuales se hizo la convocatoria.
ARTICULO 7. QUORUM
El quórum lo formarán dos (2) de sus miembros principales y de los suplentes que actúen como tales en
ausencia de los principales. Las decisiones se tomarán por mayoría absoluta o por unanimidad. Cuando
sólo asistan dos (2) de sus miembros, será por unanimidad. La inasistencia de un miembro principal, la
suplirá un suplente numérico, quien actuará con voz y voto.
ARTICULO 8. DECISIONES
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Las decisiones del Comité de Control Social, deben ser aprobadas por unanimidad o en defecto, por mayoría
absoluta y deben dejar constancia en el libro de actas sobre el resultado de las mismas.
PARAGRAFO.
ARTICULO 9.
Para efectos de la distribución del trabajo, un miembro puede delegar en los otros el
desarrollo de las tareas específicas para luego discutirlas en forma conjunta.
ABANDONO DEL CARGO
Cuando un miembro principal del Comité de Control Social faltare a tres (3) reuniones consecutivas, sin
causa justificada, se considerará como abandono del cargo, en cuyo caso lo reemplazará un suplente.
PARÁGRAFO:
Se tendrán como causas justificadas para las inasistencias, las siguientes causales:
enfermedad, razones de tipo laboral, vacaciones, licencias, permisos remunerados o
cuando la citación a reuniones ordinarias se haga para un día no convenido.
ARTICULO 10.
FUNCIONES DEL COMITE DE CONTROL SOCIAL
1. Ejercer las funciones (legales y estatutarias) propias de su naturaleza, especialmente, las previstas
en el artículo 40 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con lo establecido con el Artículo 7º. De la
Ley 454 de 1998 y en la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de la Economía Solidaria en
lo que hace referencia al Control Social Interno y Técnico (Circular Externa No. 007 de 1999).
2. Expedir su propio reglamento, que debe contener, como mínimo, la composición del quórum, la forma
de adopción de las decisiones, el procedimiento de elecciones, las funciones del Presidente,
Vicepresidente y Secretario, o de quienes hagan sus veces, los requisitos mínimos de las actas, la
periodicidad de las reuniones, y en términos generales, todo lo relativo al funcionamiento y
operación de este órgano de control social.
3. Inscribir ante la Cámara de Comercio del domicilio principal de la organización, el libro de actas
correspondiente, en el cual se ha de consignar todo lo ocurrido en las reuniones del respectivo
órgano de control social.
4. Verificar que las diferentes instancias de la administración cumplan a cabalidad con lo dispuesto en las
leyes, los estatutos de la entidad, así como en los diferentes reglamentos, incluidos los de los fondos
sociales y mutuales. Esto incluye la verificación de la correcta aplicación de los recursos destinados
a los fondos sociales de educación y Solidaridad, cuando hubiere lugar a ello.
5. Revisar como mínimo semestralmente, los libros de actas de los órganos de administración con el
objetivo de verificar que las decisiones tomadas por éstos, se ajusten a las prescripciones legales,
estatutarias y reglamentarias. Los órganos de administración están en la obligación de suministrar
la información requerida por el ente de control social.
6. En caso de encontrar presuntas irregularidades o violaciones al interior de la entidad, el órgano de
control social deberá adelantar o solicitar que se adelante la investigación correspondiente y pedir al
órgano competente, la aplicación de los correctivos o sanciones a que haya lugar. Si el Comité de
Control Social detecta que no han sido aplicados que a su juicio debieron implementarse o las
sanciones que debieron imponerse, deberá remitir a la Superintendencia de la Economía Solidaria la
investigación adelantada junto con las recomendaciones pertinentes sobre el particular.
7. Cuando el Comité de Control Social tenga la competencia estatutaria de adelantar las
investigaciones a los asociados, las llevará a cabo respetando el “régimen de sanciones, causales y
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procedimientos” estatutario referido en el numeral 4º. del artículo 19 de la Ley 79 de 1988 y el debido
proceso y el derecho de defensa. En tales investigaciones internas se deberá observar, como
mínimo, las siguientes etapas, las cuales deben tener un tiempo o plazos razonables para cada una
de ellas:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Auto de apertura de la investigación
Pliego de cargos al investigado donde debe señalarse las normas presuntamente violadas.
Notificación del pliego de cargos
Descargos del investigado
Práctica de pruebas
Traslado, con sus recomendaciones, al órgano de administración competente para aplicar las
sanciones.
g) Notificación de la sanción por parte del órgano competente.
h) Posibilidad de presentación de los recursos a que haya lugar.
i) Resolución, por parte de las instancias competentes, de los recursos interpuestos.
El Comité de Control Social deberá velar para que quien adelante las investigaciones respete los
lineamientos previstos en este numeral.
8. Hacer seguimiento semestral a las quejas presentadas por los asociados ante la Junta Directiva de
FEMINDE o ante el Representante Legal, a fin de verificar la atención de las mismas. Cuando se
encuentren temas recurrentes o la atención no haya sido oportuna, deberá investigar los motivos
que estén ocasionando estas situaciones, presentar sus recomendaciones y solicitar la aplicación de
los correctivos a que haya lugar. Cuando las quejas no hayan sido atendidas, se procederá del
mismo modo, solicitando adicionalmente la atención de las mismas en forma inmediata.
El presente seguimiento deberá generar un informe que debe estar a disposición de la
superintendencia de la Economía solidaria en el libro de actas respectivo y además debe hacer parte
del informe de actividades que el Comité de Control Social presente a la Asamblea General cada
año.
9. En cuanto a las quejas presentadas directamente al Comité de Control Social, éste debe estudiarlas,
adelantar las investigaciones pertinentes y solicitar a quien corresponda, la solución de las
circunstancias que motivaron la queja y dar respuesta al asociado. En todo caso, el Comité de
Control Social deberá responder al asociado con todos los argumentos legales, estatutarios y
reglamentarios.
De igual manera, las quejas deberán ser resueltas en las condiciones y en los términos establecidos
en la Circular Básica Jurídica de esta Superintendencia o en un plazo no superior a 15 días.
10. Verificar el listado de asociados hábiles e inhábiles para determinar quien puede participar en la
Asamblea o para elegir delegados de acuerdo con la ley, el estatuto y los reglamentos.
11. Las demás que le asigne la ley, el estatuto o las Asambleas Generales de Asociados o de
Delegados, siempre y cuando se refieran al control social y no correspondan a funciones propias
de la Revisoría Fiscal.
Los miembros del Comité de Control Social, según lo dispuesto en el Artículo 59 de la Ley 454 de 1998,
responderán personal y solidariamente por el incumplimiento de las obligaciones que les impone la Ley,
el estatuto y los reglamentos.
ARTICULO 11.
RESPONSABILIDADES
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Los miembros del Comité de Control Social, responderán personal y solidariamente por el incumplimiento de
las obligaciones que les imponen la ley y el estatuto.
El ejercicio de las funciones asignadas por la ley a este órgano se referirá únicamente al control social, y no
deberá desarrollarse sobre materias que corresponda a las de competencias de los órganos de
administración.
ARTICULO 12.
SOLICITUDES DE INFORMES
El Comité de Control Social podrá solicitar informes a la Junta Directiva, al Gerente, Revisor Fiscal y al
Contador, siempre y cuando se haga por escrito y sobre aspectos específicos que se relacionen con la
vigilancia y el control social interno.
ARTICULO 13.
OBSERVACIONES
El Comité de Control Social debe informar a la instancia pertinente: Junta Directiva del Fondo, Revisor
Fiscal, Asamblea General de Asociados o de Delegados y si es del caso a la Superintendencia de la
Economía Solidaria, sobre las irregularidades observadas o registradas en el funcionamiento del Fondo y
podrá amonestar al órgano correspondiente por el incumplimiento de sus observaciones y dejar constancia
en las actas para el informe a la Asamblea General.
ARTICULO 14.
COORDINACION.
El Comité de Control Social, mediante solicitud al Gerente, podrá proceder a la verificación de datos y
documentos del Fondo que reposen en la sede de Feminde, diligencia de la cual se levantará un acta.
ARTICULO 15.
REFORMAS
Este reglamento podrá ser modificado parcial o totalmente, ajustado a la Ley y al Estatuto de Feminde, por
decisión unánime de los miembros principales del Comité de Control Social.
Este reglamento fue aprobado en la reunión del Comité de Control Social, celebrada en la ciudad de Bogotá,
el día 28 del mes de Octubre de dos mil cinco (2005).
(Original Firmado)
(Original Firmado)
MARIA ESTELLA CRUZ MARTINEZ
Presidente
MIRYAM
DEL
C.
BERDUGO
Vicepresidente
(Original Firmado)
TATIANA MIREYA ROMAN ROBAYO
Secretaria
SALAZAR
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