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INTRODUCCIÓN Por medio de este submódulo virtual, el estudiante conocerá un programa Gestor de Bases de Datos (Access). La función principal que desempeña un programa como éste, es la de crear y administrar las bases de datos. Una base de datos es una colección de información organizada de tal forma que se puedan seleccionar rápidamente los datos que se necesiten. Por ejemplo, podemos utilizar Access para llevar el registro de los artículos de nuestro almacén, introduciendo, modificando, actualizando, sacando informes por impresora, etc. De esta forma podemos realizar consultas de estos artículos, tales como ¿Qué artículo se ha vendido más este mes? ¿Qué clientes compran un determinado artículo? ¿Cuál es la ganancia total del mes? etc. A diario, las bases de datos de las organizaciones son alimentadas por cientos de datos que generan la información de hechos o sucesos que ocurren en el normal desarrollo de sus funciones. Por ejemplo, si en una empresa un cliente realiza un pedido, este es un suceso para alimentar la base de datos, porque se registrarían los datos del cliente (documento, nombre, dirección, teléfono, entre otros) y los datos del pedido (cantidad, referencia, tallas, colores, entre otros). Si un bebé nace en una clínica, este es un suceso para alimentar la base de datos porque se registrarían los datos del nacimiento (fecha, hora, sala de partos, médico, entre otros) y los datos del bebé (apellidos, talla, peso, latidos del corazón, entre otros) CONCEPTOS BÁSICOS DE BASES DE DATOS Datos: Son hechos o sucesos del mundo real que pueden tomar la forma de números, letras, símbolos o señales. Los datos cuando los mencionamos de manera independiente podrían sonar incoherentes. Ejemplos: 4, Medellín, David, 300.000, 05/06/2005, sí, verdadero. Si retomamos el ejemplo del bebé que nace en la clínica, los datos serían: 05/06/2010, Vélez Toro, 6.5 lbs, 49 cms, 130 pulsaciones por minuto, entre otros. Información: Es el resultado de procesar los datos. Es la unión de todos los datos para interpretar una información completa y coherente. Ejemplo: el día 05/06/2010 nació un bebé de apellidos Vélez Toro que pesó 6.5 libras, midió 59 cms y su corazón late a 130 pulsaciones por minuto. Campo: Es toda la información del mismo tipo que se registra en una columna de una tabla. Es donde se guardan los datos en sentido vertical. Los campos tienen determinado tipo: Numérico (cuando por ejemplo registramos el peso y la talla del bebé), alfabético (cuando registramos los apellidos del bebé), fecha (cuando registramos la fecha de nacimiento del bebé), entre otros. Por ejemplo: De los nacimientos que se registran en una clínica, un campo sería la columna de de las fechas de nacimiento registradas. Registro: Es una fila o renglón de una tabla, es la unión de varios campos relacionados entre sí o del mismo ítem. Por ejemplo: De los nacimientos que se registran en una clínica, un registro sería todos los datos concernientes a un bebé; por lo tanto si son 200 bebés, decimos que tenemos 200 registros. Tabla: Es una colección de datos relacionados con un tema específico. Es un conjunto de registros, todos del mismo tipo que guardan alguna relación entre sí. Por ejemplo: De los nacimientos que se registran en una clínica, toda la información quedaría en una tabla donde estaría clasificada por campos y distribuida por registros como se observa en la figura. Campos Registros Código registro 1 2 3 Fecha Apellido Peso Talla 05/02/11 19/11/12 08/09/12 Ríos Marín Pérez Villa Martínez Góez 4,5 Lbs. 7.0 Lbs. 6,5 Lbs. 47 cms 50 cms 42 cms Tabla Dato Base de Datos: Es un conjunto de tablas relacionadas entre sí. Una base de datos puede tener varias tablas que permiten organizar la información del mismo tipo, pero clasificada en diferentes tablas. Por ejemplo, si tengo una base de datos de una tienda de mascotas, es necesario clasificar la información de los dueños de las mascotas en una tabla, la de las mascotas en otra y la de los veterinarios en otra. Esto nos permitirá clasificar la información y poder relacionar las tablas entre sí, para obtener informes de cada mascota con su respectivo dueño y el veterinario que lo atendió sin necesidad de mezclar la información. Si retomamos el ejemplo de los nacimientos que se registran en una clínica podría clasificarse toda la información de los bebes en una tabla y la de las madres en otra, porque los datos que se registran son diferentes para cada uno. Luego si relacionamos las dos tablas podremos obtener informes de cada bebé con su respectiva mamá. Además, desde la tabla de los bebés podremos averiguar por ejemplo cuantos fueron de sexo femenino y cuantos de sexo masculino o desde la tabla de las madres cuantas son madres solteras o cuántas menores de edad. En la actualidad estamos empleando bases de datos continuamente, muchas veces sin notarlo. Por ejemplo, al retirar o ingresar dinero en un cajero automático, reservar un vuelo aéreo, al suscribirse a algún servicio o si consultamos un catálogo de libros de una biblioteca, entre otros. Por lo tanto, estaremos en contacto con diferentes SGDB. SGDB: (Data base managament system – Sistema administrador de bases de datos). Son un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Algunos sistemas administradores de bases de datos son: SQL Server, Oracle, MySQL, Access, entre otros. Concretamente en este sub-módulo aprenderemos Access en versión 2010. Microsoft Office Access 2010, incluye un conjunto de eficaces herramientas que permiten compartir información, realizar su seguimiento y elaborar informes en un entorno administrable. COMO INICIAR ACCESS Para ingresar al programa podemos proceder de dos formas: 1ª forma: –Clic en Inicio –Todos los Programas –Clic en la carpeta Microsoft Office –Clic en el ícono Microsoft Access 2010 2ª forma: –Clic en Inicio Microsoft Access 2010 –– Digitar Access – Clic en el ícono 3ª forma: Clic en Inicio –Pulsar las teclas Windows + R (aparecerá la ventana Ejecutar) – Digitar MSaccess y Enter. CONCEPTOD BÁSICOS DEL ENTORNO DE TRABAJO Cuando usted ingresa a Access le aparecerá la ventana que se muestra a continuación, la cual es una Introducción a Microsoft Office Access y permite abrir una base de datos de sus dispositivos de almacenamiento o el acceso rápido a las bases de datos que ha usado recientemente. También, encontrará en el panel del centro una serie de bases de datos prediseñadas o plantillas. Si alguno de los diseños de las plantillas se ajusta a sus necesidades, se evitará tener que crear la base de datos y simplemente utilizar una de estas, pero si lo que usted desea es crear su propia base de datos proceda de la siguiente forma: CREAR UNA BASE DE DATOS NUEVA: ––Clic en el ícono Digitar el nombre de la nueva base de datos en el panel derecho de la ventana Clic en el icono de la carpeta, que lo llevará a la ventana equipo para indicar la ubicación de dicho archivo. Clic en el icono crear Cuando se crea una base de datos la extensión que lo identifica por ser de Access 2010 es .accdb como se observa en el lado derecho de la ventana y su tamaño aproximado es de 350 KB., a pesar de estar vacía. Siempre que una base de datos se encuentre abierta, en la misma unidad de almacenamiento, Access crea otro archivo temporal, el cual indica que esta BD está siendo usada. Se crea con el mismo nombre, pero con extensión .laccdb y al cerrar la base de datos el archivo .laccdb se cierra automáticamente. Si usted desea abrir una base de datos nueva o ingresar a una base de datos ya existente, se encontrará la ventana de Access, con la siguiente estructura: b c d e f a g h j i k l m a. La Barra de Título: Contiene el nombre de la Base de datos sobre la que se está trabajando en ese momento. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar. b. Ficha archivo: Contiene las opciones del manejo de Base de datos como: guardar, guardar como, abrir, nuevo, impresión rápida, cerrar base de datos, etc. c. Barra de Herramientas de Acceso Rápido: Aparece sobre la cinta de opciones y permite el acceso instantáneo con un solo clic a los comandos de mayor uso, como Guardar y Deshacer. Contiene además, el botón Personalizar Barra de Herramientas de Accesos Rápidos para agregar o quitar otros botones. d. Botón Minimizar: Lleva la ventana del programa a la barra de tareas para ponerla en estado de espera. e. Botón Maximizar: Amplía la ventana del tamaño del escritorio f. Botón Cerrar: Cancela la ventana del programa g. Cinta de opciones: Área ubicada en la parte superior de la ventana donde se encuentran con mayor rapidez los grupos de comandos relacionados. h. Fichas de comandos: Muestran y combinan comandos de forma que aparecen cuando se necesitan. Estas fichas contienen los comandos que se aplicarían con mayor probabilidad a lo que se esté haciendo. i. Cerrar Objeto: Permite cerrar los diferentes objetos (tablas, consultas, formularios, informes). j. Panel de Exploración: Ubicada en el extremo izquierdo de la ventana de la base de datos, contiene los iconos que representa los objetos de la base de datos. Aparece al crear una base de datos nueva o al abrir una ya existente. Si usted hace clic en la barra de título del panel de exploración, podrá escoger la opción todos los objetos, le permitirá observar los objetos de la B.D., los cuales son: Tablas: Es una colección de datos relacionados con un tema específico. Es un conjunto de registros, todos del mismo tipo que guardan alguna relación entre sí. Consultas: Son instrucciones almacenadas que seleccionan datos de una o más tablas para generar informes, o con el propósito de analizar o administrar datos. Formularios: Es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta, desde ellos se puede controlar el acceso a los datos. Informes: Son listados agrupados de información obtenida de la base de datos. Macros: Es una herramienta que permite automatizar tareas y mejorar la funcionalidad de formularios, informes y controles. Módulos: Son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la BD que se utilizan para programar aplicaciones basadas en Microsoft Windows. k. Área de trabajo: Se pueden mostrar los objetos de la base de datos en documentos con fichas en vez de ventanas superpuestas. Es un espacio destinado para trabajar con los objetos. l. Control de navegación: En la barra para desplazarse por los registros, se encuentra en la parte inferior del área de trabajo. Ubica el indicador de registro en el número de registro digitado Busca un registro específico Asigna/elimina filtro Crea un registro en la tabla Sitúa el indicador de registro al final de la tabla Ubica el indicador de registro en el próximo registro de la tabla Lleva el indicador de registro al registro inmediatamente anterior Coloca el indicador de registro al principio de la tabla m. Vistas: Las vistas se muestran dependiendo el objeto activo. Se puede trabajar con vista hoja de datos, vista tabla dinámica, vista gráfico dinámico, vista de diseño, entre otras. Cuando se abre una tabla, el diseño o el contenido de ella se puede observar desde dos vistas distintas, en cada una de ellas no sólo cambia el aspecto de la tabla, sino que además varían el menú y la barra de herramientas. CERRAR UNA BASE DE DATOS –Haga clic en la ficha archivo –Clic en cerrar base de datos o clic en el icono cerrar Si la base de datos se guardó en un dispositivo de almacenamiento extraíble, no retire éste dispositivo hasta que se cierre el archivo temporal .laccdb