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SUBPROCESO LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y
PRESTACIONES SOCIALES
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PROCESO AL QUE PERTENECE:
GESTIÓN DEL TALENTO
HUMANO
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CONTENIDO
Pág.
1. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO
4
1.1 Nombre del Subproceso
4
1.2 Nivel del proceso
4
1.3 Proceso al que pertenece
4
1.4 Normatividad
4
2. OBJETIVO
5
3. ALCANCE
5
3.1 Desde
5
3.2 Hasta
5
4. CARGO RESPONSABLE DEL PROCESO
5
4.1 Responsable
5
4.2 Participantes
5
5. DIAGRAMA DE BLOQUE
5
6. PRODUCTO
6
6.1 Interacciones
7
6.2 Criterios de calidad de producto/servicio
9
6.3 Control del Producto no Conforme
9
7. RECURSOS
9
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7.1 Recursos Físicos
9
7.2 Recursos Humanos
9
7.3 Recursos Monetarios
9
8. CUADRO DE MANDO INTEGRAL
9
9. INSTRUCTIVO METOLOGICO
10
10. PARAMETROS DE CONTROL DE LOS REGISTROS
13
11. DEFINICIONES
14
11.1. Seguridad Social
14
11.2. Entidades promotoras de Salud (EPS)
14
11.3. Fondos de Pensiones
14
11.4. El Sistema de Riesgos Profesionales
14
11.5. Prestaciones Sociales
14
11.6. Prima de servicios
15
11.7. Cesantías
15
11.8. Interés a las Cesantías
15
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1. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO
1.1 Nombre del Subproceso
Liquidación de Nómina y Prestaciones Sociales.
1.2 Nivel del proceso
Apoyo
1.3 Proceso al que pertenece
Gestión del Talento Humano
1.4 Normatividad
Tipo de
Norma
Número
Fecha De
Entrada en
Vigencia
Denominación de la
Norma
NTC-ISO
9001
2008
Norma Técnica Colombiana
Estatutos
Mayo 31 de
2005
Estatuto
docente
Artículo
6.1, 7.5.1, 8.3, 4.2.3,
4.2.4, 8,5
Por medio del cual se
adopta el Estatuto Docente
para la Corporación
politécnico Marco Fidel
Suárez
18
127,128,132,133,
134,138,141
149,150
154,155
Código
Laboral
Colombian
o
158,159,160,161
N/A
Agosto 05 de
1950
Código Sustantivo del
Trabajo
168,169
192
236
249,250,253,256
306,3074,308
Ley y
Decretos
Reglament
arios
1993
100
Ley de Seguridad Social,
por la cual se crea el
sistema de Seguridad
Social integral y se dictan
otras disposiciones
Aplicación Específica
Todos los Artículos
Incrementos salariales para
los docentes
Salarios,
Disposiciones
Generales
Retención Deducción y
Compensación de salarios
Embargos de salario
Jornada de trabajo
Remuneración de trabajo
Nocturno y suplementario
Remuneración Vacaciones
Descanso remunerado en
la época del parto
Liquidación de Cesantías
Liquidación Prima de
Servicios
Lo que aplique
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2. OBJETIVO
Garantizar que la liquidación de nómina y prestaciones sociales del personal
administrativo y docente se realice de manera oportuna y conforme a lo
establecido por la Institución y la Legislación Laboral Colombiana.
3. ALCANCE
3.1 Desde
Programación de liquidación de nómina y seguridad social.
3.2 Hasta
Entrega de informe de nómina a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera.
4. CARGO RESPONSABLE DEL PROCESO
4.1 Responsable
Directora Gestión del Talento Humano
4.2 Participantes
Secretario General, Coordinadora de Nómina, Directivos o jefes de unidad.
5. DIAGRAMA DE BLOQUE
PROGRAMAR
LIQUIDACIÓN DE
NÓMINA Y SEGURIDAD
SOCIAL
VERIFICAR LIQUIDACIÓN
VERIFICAR
NOVEDADES
EVALUAR LA GESTIÓN
DE SUBPROCESO
LIQUIDAR NÓMINA Y
SEGURIDAD SOCIAL
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6. PRODUCTO
Nómina liquidada oportunamente.
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6.1 Interacciones
Entrada
TODOS LOS
PROCESOS
RESPONSABLE
INFORMACIÓN
MEDIO
Director/jefe de
Unidad
Reporte de
novedades de
nomina
Físico
GESTIÓN
FINANCIERA
Vicerrector
Administrativo y
Financiero
Directrices para
formular planes,
informe de gestión
de la Corporación
Informe de
auditoría de
calidad
Informe de
seguimiento a
procesos
Solicitud de
préstamos
aprobada
GESTIÓN
FINANCIERA
Vicerrector
Administrativo y
Financiero
Solicitud de
préstamos
aprobada
PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA
ADMON Y
MEJORAMIENTO
DE LA CALIDAD
Coordinadora de
planeación y
Control Interno
Director(a) de
Calidad
FONDOS DE
PENSIÓN Y EPS
GESTIÓN
FINANCIERA
Vicerrector
Administrativo y
Financiero
GESTIÓN DE
TECNOLOGÍA E
INFORMATICA
Coordinador de
Tecnología e
Informática
Relación de
Estados de deuda
presunta
Estado de deudas
Fondos de
pensión y EPS a
pagar en el
periodo aprobados
Requerimiento del
Ministerio para
actualizar
información en la
plataforma SNIES
Electrónico o
Físico
Físico
Físico
Físico
Físico
Físico
Físico y
Electrónico
Liquidación de Nómina y Prestaciones Sociales
PROCESO Y/O
SUBPROCESO
Salida
PROCESO Y/O
SUBPROCESO
PROCESO
RECEPTOR
RESPONSABLE
TODO EL PERSONAL
Coordinadora de
Nomina
Recibo de pago
de nómina
PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA
Directora Gestión
del Talento
Humano
Informe trimestral
de plan
Correo
Estratégico de
Electrónico
Unidad (C.M.I)
ADMON Y
MEJORAMIENTO
DE LA CALIDAD
Directora de
Gestión del
Talento Humano
Acciones de
mejora,
preventivas y/o
correctivas
Físico
GESTIÓN
FINANCIERA
Coordinadora de
Nómina
Informe de
nomina
Físico
GESTIÒN
FINANCIERA
(CONTADOR(A))
Coordinadora de
Nómina
FONDOS DE
PENSIÓN
Coordinadora de
Nómina
GESTIÓN
FINANCIERA
Coordinadora de
Nómina
Coordinación de
Nómina
INFORMACIÓN
Interface del
modulo de
Nómina a
Contabilidad
MEDIO
Físico
Electrónico
Estado de cuenta
Electrónico
Depurado
Planillas de
autoliquidación
por periodo y
fondo de pensión
y EPS
Ingreso de
información del
personal a la
Plataforma
SNIES
Físico
Electrónico
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SOCIALES
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JUZGADOS
GESTIÓN
FINANCIERA
Vicerrector
Administrativo y
Financiero
Físico
Autorización de
descuento de
Nómina por
concepto de
Libranzas
Físico
Director(a) de
Calidad
Versiones
vigentes de
documentos del
Sistema de
Gestión de la
Calidad
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GESTION
FINANCIERA
Coordinadora de
Nómina
COOPERATIVAS
Coordinadora de
Nómina
GESTIÓN DE
TECNOLOGÍA E
INFORMÁTICA
Creación de
correos
TODOS LOS
PROCESOS
CONTROLDE
DOCUMENTOS Y
REGISTROS
Decreto de
Embargos
Electrónico
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CONTROL DE
DOCUMENTOS Y
REGISTROS
Coordinadora de
Nómina
Directora Gestión
del Talento
Humano
Nomina
Liquidada y
Relación de
deducciones de
Nomina por
Concepto de
embargo, para el
realizar el pago
Relación de
deducciones por
concepto de
libranzas
realizada en el
periodo.
Solicitud de
creación de
correo a través
de la Intranet
Solicitudes de
Ajustes
Documentales
Electrónica
Físico
Electrónico
Físico
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6.2 Criterios de calidad de producto/servicio
Oportunidad en la liquidación; Liquidación de Nómina y Prestaciones Sociales
conforme a lo establecido por la Institución y la Legislación Laboral
Colombiana.
6.3 Control del Producto no Conforme
Se aplica según subproceso de Control del producto o servicio no conforme.
7. RECURSOS
7.1 Recursos Físicos
Equipo de Cómputo (con internet y office), Modulo de Nómina, Impresora, Fax,
teléfono.
7.2 Recursos Humanos
Coordinador de Nómina
7.3 Recursos Monetarios
N/A
8. CUADRO DE MANDO INTEGRAL
Ver Anexo
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SOCIALES
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9. INSTRUCTIVO METOLOGICO
CICLO
PHVA
REGISTRO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TAREA
CÓDIGO
NOMBRE
GTH-SP-F11
COORDINADORA DE
NÓMINA
P
1. PROGRAMAR LA
LIQUIDACION DE
NOMINA
V
2. VERIFICAR
NOVEDADES
DIRECTORA GESTION
TALENTO HUMANO
1.ELABORAR CRONOGRAMA SEMESTRAL
PARA ENTREGA DE NOVEDADES DE
CRONOGRAMA SELECCIÓN
NÓMINA
CONTRATACIÓN
2.DIVULGAR
CRONOGRAMA
ENTREGA DE NOVEDADES
Y
PARA
3.RECEPCIONAR NOVEDADES DE NÓMINA
GTH-LNPS-F1
REPORTE DE NOVEDADES
−HORAS EXTRAS
−RECARGOS NOCTURNOS
-AUTORIZACION DESCUENTOS DE NOMINA AUTORIZACIÓN DESCUENTO DE GTH-LNPS-F2
NÓMINA
1. VERIFICAR NOVEDADES
-INSPECCIONAR QUE CONTENGA LAS REPORTE DE NOVEDADES
FIRMAS DE
LOS COORDINADORES O
JEFES DE UNIDAD.
-VERIFICAR CON LISTADO DE PERSONAL
SECRETARIO GENERAL ACTIVO QUE SE ENCUENTREN TODAS LAS
PERSONAS RELACIONADAS EN LAS
NOVEDADES DE NOMINA.
2.SOLICITAR ACLARACIONES Y/O AJUSTES
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SOCIALES
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CICLO
PHVA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
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TAREA
3.COLOCAR VISTO BUENO Y FIRMA SI ESTA CONFORME
H
3. LIQUIDAR
NOMINA Y
SEGURIDAD
SOCIAL
COORDINADORA
DE NÓMINA
V
REGISTRO
NOMBRE
REPORTE DE
NOVEDADES
1.INGRESAR NOVEDADES AL PROGRAMA DE NÓMINA DE ACUERDO
AL CONCEPTO Y EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD DEL EMPLEADO
2. LIQUIDAR NÓMINA QUINCENAL( PERSONAL ADMINISTRATIVO) Y
MENSUAL (PERSONAL DOCENTE) SEGÚN APLICATIVO
3.LIQUIDAR MENSUALMENTE
LA SEGURIDAD SOCIAL SEGÚN
OPERADOR
SOPORTE
LIQUIDACION
4.VERIFICAR LOS ESTADOS DE CARTERA ENVIADOS POR LAS
ENTIDADES DE SEGURIDA SOCIAL
5. CONTACTAR A LOS ASESORES DE FONDOS Y ENTIDADES DE
SEGURIDAD SOCIAL PARA LA REALIZACIÓN DE LA CONCILIACIÓN DE
LA CARTERA.
CÓDIGO
GTH-LNPS-F1
DE
6. RECIBIR INFORME TANTO DE VALORES A PAGAR COMO SALDOS ESTADO DE CARTERA
A FAVOR DE LA INSTITUCIÓN SI ES EL CASO PARA SER ENTREGADO DEPURADA
AL VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO.
7. GENERAR INFORME DE NÓMINA PARA ENTREGAR AL
R.S.C
SECRETARIO GENERAL.
INFORME DE NÓMINA
1.VERIFICAR LIQUIDACION DE NÓMINA Y SEGURIDAD SOCIAL
−QUE TODAS LAS NOVEDADES ESTÉN INGRESADAS
− QUE LAS NOVEDADES QUE GENERE EL PROGRAMA ESTÉN
LIQUIDADAS CORRECTAMENTE.
4. VERIFICAR
LIQUIDACION
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SECRETARIO
GENERAL
2.VERIFICAR QUE SE REALICE CORRECTAMENTE LA LIQUIDACIÓN
DE SEGURIDAD SOCIAL Y NOMINA
3. FIRMAR INFORME SI ESTA CONFORME, EN CASO CONTRARIO
SOLICITAR AJUSTES.
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SOCIALES
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CICLO
PHVA
FLUJOGRAMA
RESPONSABLE
COORDINADORA
DE NÓMINA
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REGISTRO
NOMBRE
TAREA
1.
GENERAR
Y
ENVIAR
INFORMES
AL
VICERRECTOR INFORME DE NÓMINA
ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO TANTO DEL VALOR A PAGAR POR
CONCEPTO DE NOMINA COMO DE LA SEGURIDAD SOCIAL, PARA
REALIZAR EL PAGO.
−RECIBOS DE PAGO.
- INFORME DE NOMINA
CÓDIGO
R.S.C
2. ARCHIVAR NÓMINA IMPRESA Y LA LIQUIDACIÓN DE SEGURIDAD
SOCIAL
POR FONDO DE SALUD Y PENSIÓN, RIESGOS
PROFESIONALES Y PARAFISCALES.
3. REALIZAR INTERFACE CONTABLE
Cuadro de mando integral PE – F2
1. ELABORAR CUADRO DE MANDO INTEGRAL Y RESPECTIVO
ANÁLISIS DEL MISMO, DANDO CUENTA DEL CUMPLIMIENTO DE LOS
INDICADORES DEL SUBPROCESO
V /A
5. EVALUAR LA
GESTION DEL
SUBPROCESO
2.PROPONER Y DOCUMENTAR LAS ACCIONES REQUERIDAS, BIEN
SEAN DE MEJORA, CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
3. REMITIR EL INFORME A LA COORDINACIÓN DE PLANEACIÓN Y Acta
CONTROL INTERNO
1. IDENTIFICAR, ANALIZAR Y SOLICITAR LOS AJUSTES A LOS Planilla de
DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.
cambios
6.
RETROALIMENT
AR EL SISTEMA
A
2.DOCUMENTAR LOS RESPECTIVOS CAMBIOS EN LOS FORMATOS
3. REMITIR LOS CAMBIOS A LA DIRECCIÓN DE CALIDAD, CADA QUE
SEA NECESARIO PARA SU ANÁLISIS, APROBACIÓN Y NOTIFICACIÓN.
4.IMPLEMENTAR LAS ACCIONES DE QUE LE SEAN APROBADAS
SGC – CDR- F2
control
de
Reporte
de
no SGC – CDR- F6
conformidad y acciones
propuestas.
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SOCIALES
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10. PARAMETROS DE CONTROL DE LOS REGISTROS
GTH-LNPS-F1
PAZ Y SALVO EMPLEADOS
GTH-LNPS-F3
INFORME DE NÓMINA
R.S.C
AUTORIZACIÓN DESCUENTO DE NÒMINA
GTH-LNPS-F2
CRONOGRAMA SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN
GTH-SP-F11
CUADRO DE MANDO INTEGRAL
PE – F2
REPORTE DE NO CONFORMIDAD Y ACCIONES
PROPUESTAS.
SGC – CDR- F6
PLANILLA DE CONTROL DE CAMBIOS
ACTA
SGC – CDR- F2
4
5
RESPO. DE ARCHIVAR
MEDIO
ACCESO/UBICACIÓN
CONSERVACIÓN
DISPOSICIÓN
Un año
Permanente
Un año
Permanente
Un año
Un año
Un año
Un año
Un año
Archivo General
REPORTE DE NOVEDADES
3
Archivo de Unidad de Gestión del Talento Humano
CÓDIGO
2
Físico
NOMBRE
1
Coordinadora de Nómina
IDENTIFICACIÓN
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Y PRESTACIONES SOCIALES
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CÓDIGO:
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11. DEFINICIONES
11.1. Seguridad Social
De conformidad con el artículo 1º de la Ley 100 de 1993, El Sistema de Seguridad
Social Integral tiene por objeto garantizar los derechos irrenunciables de la
persona y la comunidad para obtener la calidad de vida acorde con la dignidad
humana, mediante la protección de las contingencias que la afectan. El sistema
comprende las obligaciones del Estado y la sociedad, las instituciones y los
recursos destinados a garantizar la cobertura de las prestaciones de carácter
económico, de salud y servicios complementarios, materia de esta ley, u otras que
se incorporen normativamente en el futuro.
11.2. Entidades promotoras de Salud (EPS)
Son las entidades responsables de la afiliación y registro de los afiliados al
sistema de la seguridad social en Colombia. Se encargan también del recaudo de
las cotizaciones y su función básica es organizar y garantizar la prestación del
plan obligatorio de salud (POS).
11.3. Fondos de Pensiones
Institución de inversión colectiva, con la característica distintiva de canalizar el
ahorro de sus participantes hacia la cobertura de las necesidades económicas de
la población retirada.
11.4. El Sistema de Riesgos Profesionales
Existe como un conjunto de normas y procedimientos destinados a prevenir,
proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades
profesionales y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como
consecuencia del trabajo que desarrollan, además de mantener la vigilancia para
el estricto cumplimiento de la normatividad en Salud Ocupacional.
11.5. Prestaciones Sociales
Son los dineros adicionales al Salario que el empleador debe reconocer al
trabajador vinculado mediante Contrato de trabajo por sus servicios prestados. Es
el reconociendo a su aporte en la generación de ingresos y utilidad en la empresa
o unidad económica.
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Y PRESTACIONES SOCIALES
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11.6. Prima de servicios
Toda empresa debe pagar a cada empleado un salario mensual, del cual, quince
días se deben pagar, por tardar el ultimo día del mes de junio y los restantes
quince días en los primeros 20 días del mes de diciembre.
11.7. Cesantías
El trabajador tiene derecho a que se le pague un Salario mensual por cada año de
trabajo o proporcionalmente a la fracción de año trabajado.
11.8. Interés a las Cesantías
El empleador debe por concepto de intereses sobre las cesantías un 12% anual,
o proporcionalmente al tiempo trabajado