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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD (SIGCC) CODIGO:CMA81117-PD-05 MACROPROCESO: CONTRO FISCAL MACRO VERSION: 3.0 PROCESO: ADMINISTRACIÓN CONTROL FISCAL MACROECONÓMICO PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR ESTADÍSTICAS FISCALES Fecha: 10/05/2010 Página 1 de 4 OBJETIVO Establecer el procedimiento a seguir que garantice consistencia en las cifras enviadas por las entidades, a través de la plataforma CHIP, relacionada con la programación y ejecución presupuestal, el programa anual de caja y datos de personal y costo. DESARROLLO Los profesionales deben absolver las consultas de las entidades respecto de las inquietudes que se les presente en relación con el diligenciamiento de los formatos relacionados con la información presupuestal, utilizando medios escritos. Los profesionales deben trasladar las “Consultas Técnicas de Nivel 1” a la “Mesa de Ayuda” que tiene dispuesta la Contaduría General de la Nación, como administradora del CHIP. Los profesionales deben trasladar las “Consultas Técnicas de Nivel 2” a los ingenieros de apoyo de la Dirección de Cuentas y Estadísticas. Los profesionales deben verificar trimestralmente, a través de la herramienta Data Mart, que en la plataforma CHIP las entidades asignadas hayan enviado la información correspondiente a los formularios establecidos en la categoría presupuestal y llenar los cuadros de control de sus entidades asignadas. Los profesionales deben enviar “Requerimientos” relacionados con las posibles inconsistencias encontradas en la información correspondiente a los trimestres de enero a marzo, de abril a junio y de julio a septiembre. Los profesionales deben efectuar análisis trimestrales sobre la consistencia de las cifras incluyendo la verificación que los formularios estén diligenciados en pesos, que la información esté completa y con las características requeridas para certificar, de acuerdo con el procedimiento establecido para ello; y, cuando lo consideren pertinente elaborar un requerimiento al representante legal de la entidad, en el cual se le solicite detalle sobre la variación significativa de los rubros identificados y sintetizar la explicación en el cuadro de control de las entidades asignadas. Si como resultado de los análisis se identifica que alguna entidad debe modificar los datos enviados, los profesionales deben establecer en primer lugar la causa y en segundo lugar el responsable. Si el responsable es la entidad se debe enviar un requerimiento técnico, si corresponde a uno de los tres primeros trimestres, en tanto que si corresponde al informe anual se debe diligenciar los formatos de inicio de proceso sancionatorio. Si se SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD (SIGCC) CODIGO:CMA81117-PD-05 MACROPROCESO: CONTRO FISCAL MACRO VERSION: 3.0 PROCESO: ADMINISTRACIÓN CONTROL FISCAL MACROECONÓMICO PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR ESTADÍSTICAS FISCALES Fecha: 10/05/2010 Página 2 de 4 debe a una falla interna de programación del sistema CHIP, el profesional debe comunicarle a la coordinación por escrito el detalle del problema y en segundo lugar debe informarle a la entidad la situación para que esta solicite autorización para retransmisión de la información. Los profesionales deben diligenciar los formatos de inicio de proceso sancionatorio, cuando la entidad no haya solicitado prórroga y se haya verificado que la información de la entidad, correspondiente al corte de diciembre 31, no está incorporada en la plataforma CHIP, en la categoría presupuestal. . Los profesionales deben enviar una única comunicación por su correo oficial y por lo menos a un correo institucional de la entidad, en el que se le informe que se ha iniciado proceso sancionatorio, y que debe enviar autorización para enviar extemporánea la información que sirve de base para los procesos que con base en ella se efectúa. El profesional debe comunicarle a la entidad cuando se hubiera efectuado el traslado de proceso sancionatorio por causas atribuibles a la misma y si ésta solicita retransmisión de la información, el caso debe ser evaluado por la Dirección y se autoriza con el visto bueno del Delegado. El coordinador debe elaborar la comunicación indicando las solicitudes al director para que se ajusten los parámetros de validación en la categoría presupuestal, en el CHIP cuando se detecten fallas en el proceso de validación de la información. El profesional encargado del informe de personal y costo debe proyectar para la firma del Director, el oficio solicitud de la información relacionada con el nivel, el grado, el número de funcionarios a 31 de diciembre del año anterior, asignación básica mensual a la misma fecha y gastos de representación mensual, dirigido a todas las entidades de la Administración Central Nacional, anexándole los formatos para los casos en los que haya habido restructuración y en los que no, con los ejemplos ilustrativos para cada uno, e indicando el plazo en que se requiere esta información, exponiendo los motivos de ley. El profesional encargado del informe de personal y costo debe verificar la información enviada por cada entidad, y registrar los datos en la base de datos correspondiente. SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD (SIGCC) CODIGO:CMA81117-PD-05 MACROPROCESO: CONTRO FISCAL MACRO VERSION: 3.0 PROCESO: ADMINISTRACIÓN CONTROL FISCAL MACROECONÓMICO PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR ESTADÍSTICAS FISCALES Fecha: 10/05/2010 Página 3 de 4 El profesional encargado del informe de personal y costo debe contrastar la información con los decretos elaborados por la DAPF y constata cuál fue el incremento real efectuado y alistar la certificación del incremento salarial anual a los congresistas. El profesional encargado de la certificación del Congreso elabora el informe y adjunta la certificación en la que se indica cuál fue el incremento salarial, para firma del Contralor General de la República. El director revisa el informe y la certificación al congreso y lo envía al despacho del Contralor General de la República. Los profesionales deben alistar los documentos soportes debidamente foliados en forma consecutiva, de la información de las entidades asignadas, en carpetas individuales, de acuerdo con la normativa interna vigente, y entregarlo para su archivo. GLOSARIO Consultas Técnicas de Nivel 1. Cubre situaciones relacionadas con la asignación de contraseñas de la web para las entidades; actualización de información general de las entidades; fallas de transmisión del chip central; y, fallas de operación del CHIP local. Consultas Técnicas de Nivel 2. Cubre situaciones relacionadas con: utilización protocolos de la categoría presupuestal que usa el CHIP local; el proceso importación y exportación de formularios; copias de respaldo; estructura de formularios de la categoría presupuestal para conocer qué campos específicos aplica en el ámbito al que pertenecen. de de los les Información completa. El indicador de una información completa el que se encuentren diligenciados para los municipios las cifras correspondientes a la dependencia 02Concejo, 04-Personería y 03-Contraloría, cuando esta última exista. Respecto de los datos de las dependencias 14-Educación y 16-Salud, se debe contrastar si la entidad se encuentra certificada, de acuerdo con lo establecido en la ley 715 de 2001, caso en el cual estas dependencias deben estar diligenciadas. En los departamentos el indicador de completitud se verifica cuando la entidad ha reportado las cifras de las dependencias 01-Asamblea, 03-Contraloría, 14-Educación y 16-Salud. Requerimientos. Son comunicaciones oficiales dirigidas al representante legal de la entidad, mediante la cual se le da a conocer en detalle, los errores o las inconsistencias en la información, que dependiendo de si afectan los procesos internos de la CGR, pueden conducir a una “Retransmisión de la información”. Eventualmente aplica con la información con corte al 31 de diciembre de cada año, especialmente en los casos en SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD (SIGCC) CODIGO:CMA81117-PD-05 MACROPROCESO: CONTRO FISCAL MACRO VERSION: 3.0 PROCESO: ADMINISTRACIÓN CONTROL FISCAL MACROECONÓMICO PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR ESTADÍSTICAS FISCALES Fecha: 10/05/2010 Página 4 de 4 los que haya habido caso omiso por parte de las entidades para la corrección de las inconsistencias relacionada con el detalle de la destinación del gasto. Retransmisión de la información. Proceso mediante el cual una entidad debe transmitir nuevamente su información en la plataforma CHIP, debido a razones tales como envío de cifras en una unidad de medida distinta a pesos, información incompleta de las unidades ejecutoras o con la clasificación errónea de los conceptos verbigracia clasificar como gastos de inversión un concepto de servicio de deuda. Inicio de proceso sancionatorio. Es el proceso que aplica sobre la información con corte a 31 de diciembre de cada año, teniendo en cuenta que en este periodo afecta un número mayor de procesos internos, en particular afecta la función fiscalizadora. En este caso deben llenarse de los formatos correspondientes, dirigidos a la Gerencias Departamentales y en el caso de Cundinamarca a la Contraloría Delegada para la Gestión Pública e Instituciones Financieras. Los formatos contienen información relacionada con los motivos por los cuales se debe adelantar el proceso y las evidencias aportadas por cada profesional. APROBADO POR: NICOLAI ROSSIASCO PIRAJÁN Contralor Delegado para Economía y Finanzas Públicas FECHA: Mayo 10 de 2010