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Una base de datos es una recopilación de información
relativa a un asunto o propósito particular, como el
seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de
una colección de música. Si la base de datos no está
almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes
de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de
información procedente de varias fuentes en orden a
coordinar y organizar la base de datos.
Almacenar y
administrar los datos
Una tabla es una
colección de datos
sobre
un
tema
específico,
como
productos
o
proveedores. Al usar
una
tabla
independiente para
cada tema, los datos
se almacenan sólo
una vez. Esto tiene
como resultado una
base de datos más
eficaz y menos errores
de entrada de datos.
Las tablas organizan
datos en columnas
(denominadas
campos)
y
filas
(denominadas
registros).
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Por ejemplo, cada campo de
una tabla Productos contiene el
mismo tipo de información para
cada producto, por ejemplo, su
nombre. Cada uno de los
registros de esa tabla contiene
toda la información acerca de
un producto, por ejemplo, el
nombre del producto, el Id. de
proveedor, las unidades en
existencia, etc.
Creando una consulta
Para buscar y recuperar tan
sólo los datos que cumplen
las condiciones
especificadas, incluyendo
datos de varias tablas, cree
una consulta. Una consulta
puede también actualizar o
eliminar varios registros al
mismo tiempo, y realizar
cálculos predefinidos o
personalizados en los datos.
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Esta consulta tiene acceso
a tablas distintas para
recuperar la información de
Id. de pedido, fecha de
entrega, nombre de la
organización y ciudad para
los clientes de Londres cuyos
pedidos se entregaron en el
mes de abril.
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Consultas de selección
Consultas de parámetros
Consultas de tabla de
referencias cruzadas
Consultas de acción
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Para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla
directamente en una tabla, cree un formulario. Al abrir un
formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o
más tablas, y los muestra en la pantalla con el diseño
elegido en el Asistente para formularios, o con un diseño
que haya creado en la vista Diseño (vista Diseño:
ventana que muestra el
diseño de estos objetos
de base de datos:
tablas,
consultas,
formularios,
informes,
macros y páginas de
acceso a datos. En la
vista
Diseño,
puede
crear objetos de base
de datos nuevos y
modificar el diseño de
otros existentes.).
Informes: Utilidad de los informes
Para analizar los datos o presentarlos de cierta
manera al imprimirlos, cree un informe. Por ejemplo,
puede imprimir un informe que agrupe datos y
calcule totales, y otro informe de datos diferentes con
formato para imprimir etiquetas postales.
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Utilice un informe para crear
etiquetas postales. Utilice un
informe para mostrar totales
en un gráfico. Utilice un
informe para calcular
totales.
Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web
diseñada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o
desde una intranet; los datos están almacenados en una base de
datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access:
colección de datos y objetos (como tablas, consultas o
formularios), que está relacionada con un tema o propósito
concreto. El motor de base de datos Microsoft Jet administra los
datos.) o una base de datos de Microsoft SQL Server (base de
datos de Microsoft SQL Server: una base de datos de Microsoft SQL
Server consta de tablas, vistas, índices, procedimientos
almacenados, funciones y desencadenadores.). La página de
acceso a datos también puede incluir datos de otros orígenes
como, por ejemplo, Microsoft Excel.
 La utilización de una página de acceso a datos es similar a la
utilización de un formulario: se pueden ver, insertar, modificar y
eliminar datos en una base de datos. No obstante, también se
puede utilizar una página fuera de una base de datos de Microsoft
Access (base de datos de Microsoft Access: colección de datos y
objetos (como tablas, consultas o formularios), que está
relacionada con un tema o propósito concreto. El motor de base
de datos Microsoft Jet administra los datos.); de este modo, los
usuarios pueden actualizar o ver los datos a través de Internet o
una intranet.
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Una macro es un conjunto de una o más acciones (acción:
componente básico de una macro; instrucción independiente
que se puede combinar con otras acciones para automatizar
tareas. A veces se denomina comando en otros lenguajes de
macros.) que cada una realiza una operación determinada, tal
como abrir un formulario o imprimir un informe. Las macros
pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. Por ejemplo,
puede ejecutar una macro que imprima un informe cuando el
usuario haga clic en un botón de comando.
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Un módulo es básicamente un conjunto de declaraciones,
instrucciones y procedimientos que se almacenan en una
unidad con nombre para organizar el código de Microsoft
Visual Basic (Microsoft Visual Basic: versión visual del
lenguaje de programación Basic de alto nivel. Microsoft ha
desarrollado Visual Basic para crear aplicaciones basadas
en Windows.). Microsoft Access tiene dos tipos de módulos:
módulos estándar (módulo estándar: módulo en el que
puede colocar los procedimientos Sub y Function que
desee que estén disponibles para otros procedimientos de
la base de datos.) y módulos de clase (módulo de clase:
módulo que puede contener la definición de un nuevo
proyecto. Cada instancia de una clase crea un objeto
nuevo. Los procedimientos definidos en el módulo se
convierten en propiedades y métodos del objeto. Los
módulos de clase pueden existir solos o con formularios e
informes.).
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Access crea automáticamente un índice con el campo clave
principal de una tabla y es utilizado para buscar registros y
crear combinaciones entre tablas.
- No admite valores duplicados en los mismos,
- El orden de los campos en una clave principal de múltiples
campos determina el orden predeterminado de la tabla.
- Si no se crea ninguna clave principal cuando se esta
guardando la tabla aparecerá automáticamente
- si se define Yes, creara un campo de tipo Auto numérico a la
tabla y se establecerá dicho campo como clave principal, si se
elige no, no se creara ninguna clave principal.