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DOCUMENTO DE CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA
CONDUCCIÓN DEL EDIFICIO GORDAILUA
ABRIL 2011
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I.- CONDICIONES TÉCNICAS
1.- OBJETO DEL CONTRATO
El objeto del contrato es la conducción y el mantenimiento del edificio y las
instalaciones del edificio GORDAILUA de la Diputación Foral de Gipuzkoa, situado en
el alto de Arretxe de Irun. Son también objeto del contrato la gestión de los almacenes
y depósitos y el asesoramiento e informes sobre la optimización de los recursos.
2.- ALCANCE DE LA OFERTA
El precio ofertado en la propuesta económica incluirá:
2.1.- CONDUCCIÓN DEL EDIFICIO.
- Conducción de las instalaciones mediante la utilización del sistema de control
centralizado existente y atención a las solicitudes del responsable nombrado por la
propiedad, los días laborables de lunes a viernes, con horario orientativo de 9:00 a
14:00 y de 16:00 a 19:00 horas, durante todo el año.
- El manejo de las instalaciones y equipos audiovisuales de las salas expositivas,
auditorio, sala polivalente y sala de reuniones, incluyendo la transmisión vía Internet y
grabación de las actividades que se desarrollen de lunes a viernes, desde las 9:00
horas hasta la finalización de las actividades, durante todo el año, por el personal
técnico preciso.
2.2.- TRABAJOS DE MANTENIMIENTO.
- El mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones, basado en la ingeniería
de mantenimiento asistida por ordenador, Sistema de Gestión técnica centralizada de
la que está dotada el edificio. Por lo tanto, el trabajo consistirá en realizar el
seguimiento y control
del mantenimiento realizado conforme al Plan de
mantenimiento establecido desde el Libro de edificio. (El mantenimiento del
edificio propiamente dicho correrá a cargo de la empresa constructora del edificio).
- El servicio de aviso y gestión de averías durante las 24 horas y 365 días del año,
mediante buscapersonas o teléfono móvil, que permita acudir al edificio en caso de
emergencia en un plazo inferior a 1 hora.
- Las pequeñas reformas en las instalaciones ya existentes (provisionales o fijas),
siempre que sean de pequeña entidad y no supongan una interrupción importante en
la ejecución de los trabajos de mantenimiento preventivo/correctivo, propiamente
dichos.
- Realización de pequeños trabajos auxiliares para los talleres de restauración
(trabajos de carpintería, montaje de andamios en los talleres para la restauración de
piezas…)
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- El control y seguimiento de la ejecución de nuevas instalaciones, montajes y
desmontajes de exposiciones y representaciones, para comprobar la correcta
utilización de los equipos y medios disponibles en el edificio.
- La propuesta no incluirá los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo del
edificio que correrán a cargo de la empresa constructora del edificio.
2.3.- GESTIÓN DE ALMACENES Y DEPÓSITOS.
- Traslado de mercancías (sillas, mesas, equipos…) y efectos (paquetería), dentro y
entre los edificios.
- Localización en los depósitos de piezas de las colecciones, traslado a otras
dependencias y reubicación de las mismas, siempre que las dimensiones de las
mismas así lo permitan. Hay que contemplar la posibilidad de que se haya de utilizar
maquinaría para mover estas piezas (carretillas eléctricas, traspaletas…).
- Instalación de piezas de las colecciones en los depósitos, siempre que las
dimensiones de las mismas así lo permitan. Hay que contemplar la posibilidad de que
se haya de utilizar maquinaría para mover estas piezas (carretillas eléctricas,
traspaletas…).
-Participar en la realización de los ingresos y salidas de piezas de las colecciones:
control de transportistas, control de puertas…
- Participar en le montaje de pequeñas exposiciones en el centro.
- Apertura y cierre de las estanterías móviles según la rutina que se establecerá por
parte del Centro.
- Control logístico de ubicación del material depositado mediante programa informático
del Servicio
- Cambios de luminarias (suministro no incluido)
- Revisión del edificio antes del cierre del mismo y montaje de la alarma anti intrusión.
2.4.- OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS.
-
La asesoría técnica y la emisión de informes.
2.5.- JORNADA NORMAL Y EXTRAS
- Se deberá también indicar en la oferta, el precio/hora de operario, indicando los
casos de hora normal, festiva, nocturna y festiva-nocturna
3.- EJECUCIÓN DEL SERVICIO
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Será por cuenta del adjudicatario el suministro de la maquinaría, enseres y productos
necesarios para la realización del servicio.
El adjudicatario nombrará un interlocutor único para la gestión del servicio.
El contrato podrá ser ampliado o reducido dentro de los límites establecidos por la ley.
En este caso, se tomará como valor económico el precio medio de la hora de trabajo,
obtenido por cociente entre el coste y las horas totales.
La Diputación Foral de Gipuzkoa podrá requerir con una antelación de 24 horas la
prestación de servicios especiales al menos 10 veces al año dentro del contrato fuera
del horario laboral, (llegada de mercancías fuera de hora…)
El adjudicatario deberá sustituir todas las ausencias que se produzcan entre el
personal que presta el servicio, cualquiera que sea la razón por las que éstas ocurran.
No se facturarán aparte, y quedan por lo tanto incluidos dentro del precio global
ofertado, los pequeños cambios o mejoras que se realicen en las instalaciones, como
colocación de teléfonos o enchufes, cambios en la distribución del falso suelo, etc., y
en general todos aquellos trabajos de pequeña entidad que se realicen dentro del
horario establecido.
No se facturará tampoco el pequeño material. Así mismo, no se abonará aparte, la
preparación de los sistemas de seguridad para las exposiciones temporales, siempre
que no suponga la realización de instalaciones complejas a ejecutar por personal
altamente experimentado.
El adjudicatario cumplirá la legislación vigente y en particular la relativa a la prevención
de riesgos laborales.
El adjudicatario deberá proveer a sus trabajadores del uniforme de trabajo y calzado
adecuados para el desarrollo del trabajo. Las características del uniforme se pactarán
con la Diputación Foral de Gipuzkoa.
3.1.- Personal necesario para la prestación del servicio:
Interlocutor:
1 técnico titulado de grado superior o medio, interlocutor y responsable ante la
propiedad.
Personal fijo:
Mínimo 8 horas día de personal fijo con capacitación necesaria para hacer los
trabajos arriba descritos (trabajos eléctricos, de aire acondicionado, conducción de
almacén…), y que domine los dos idiomas oficiales de la Comunidad Autónoma
Vasca. El horario habitual de 9:00 a 14:00 y 16:00 a 19:00, los días laborables, de
lunes a viernes durante todo el año para garantizar la realización de las labores diarias
de conducción y seguimiento y gestión del mantenimiento señaladas en el apartado 2.
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Además, se deberá atender el manejo de las instalaciones del Auditorio y la sala
Polivalente en las actividades que se desarrollen, de lunes a viernes, de 9:00 horas
hasta el final de las actividades, durante todo el año, incluyendo la transmisión vía
Internet e intranet si la hubiera, Utilización de audiovisuales, equipos de grabación,
traducción, y en general, sonido e imagen de las mismas, así como la asistencia
técnica al equipo realizador que pueda responsabilizarse de grabaciones y
transmisiones especiales. La presencia técnica, para actos programados en horario de
tarde, deberá iniciarse, como mínimo ½ hora antes del inicio de los mismos, con el fin
de cumplimentar las necesidades técnicas que se produzcan. La atención de las
instalaciones del Auditorio y sala polivalente no deberá suponer, en ningún caso, el
abandono de las labores cotidianas de mantenimiento y conducción anteriormente
citadas. La empresa deberá proponer el sistema de solventar estas necesidades.
Serán objeto de facturación al precio/hora que se determine, los trabajos que se
realicen fuera del horario señalado (con excepción de lo indicado en el apartado 4 de
la base 3ª).
Durante la vigencia del contrato se tendrá que realizar un estudio de consumos de
agua , gas y electricidad, y comparativas de contratos de compañías de suministro,
posible mejora de tarifas etc.. Los estudios señalados se plasmarán en los
correspondientes informes que serán emitidos con la periodicidad requerida por los
mismos.
En la oferta no se incluirán los conceptos relativos a:
- Equipos informáticos
- Materiales y repuestos
- Reformas o montajes importantes
- Los equipos, herramientas y útiles necesarios para la ejecución del mantenimiento,
serán por cuenta del adjudicatario, quien deberá describir en su oferta las
herramientas de que dispondrá.
3.2.- Plan de Conducción y seguimiento del mantenimiento:
La conducción y seguimiento de mantenimiento del edificio e instalaciones del edificio
Gordailua de Irun
a) Actualización y control de la documentación técnica de las instalaciones y equipos
incluidos en le contrato, así como el seguimiento de la correcta utilización de los
mismos en montajes y representaciones.
b) Seguimiento de la ejecución del programa de mantenimiento, actualizando los
protocolos incluidos en la planificación del mantenimiento preventivo.
c) Recogida de avisos de mantenimiento correctivo, para su ejecución dentro del plan
general de mantenimiento.
d) Realización de las operaciones de conducción y logística: colocación y traslado
cuando proceda del material depositado
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e) Informes mensuales donde se resumirán los trabajos, incidencias y mejoras
recomendadas más importantes.
f) Gestión de almacén. Suministro y almacenamiento de materiales más importantes.
El informe mensual incluirá, además, el inventario de materiales.
g) Atención a otros servicios urgentes
h) Atención de los equipos de fotocopiadoras (toner, papel, etc.).
3.3.- Instalaciones de las que consta el edificio de cuyo mantenimiento habrá de
realizar seguimiento.
Electricidad, alumbrado y Pararrayos
Climatización
Geotermia
Fontanería
Sistema Integral de Seguridad
Sistema de Gestión técnica centralizada
Detección y extinción de incendios
Sistema de Control de Accesos
Sistema de CCTV
Megafonía
Red de comunicaciones de voz y datos.
Equipos audiovisuales de las Salas de Exposiciones, Sala Polivalente.
4.- DESCRICIÓN DE LAS INSTALACIONES DE LAS QUE CONSTA EL EDIFICIO
Se anexa memoria del Proyecto de instalaciones. Una vez terminado el edificio
se actualizará con la entrega de una copia del libro del edificio a los
adjudicatarios.
5.- REPUESTOS Y SERVICIO DE ALMACÉN
Dentro del contrato se incluirá la definición de los repuestos de cada máquina, su nivel
mínimo de stock y su almacenaje y custodia.
Así mismo, la Diputación Foral de Gipuzkoa, podrá delegar en la empresa
adjudicataria las gestiones de compra del material de repuesto, con el fin de ofrecer un
servicio más ágil y económico.
6.- SERVICIO DE AVERIAS
Se incluirán en la oferta las operaciones de corrección de las averías que se puedan
producir en las instalaciones, garantizándose un tiempo máximo de respuesta de 1
hora.
Este servicio se realizará 24 horas, 365 días/año y el adjudicatario dispondrá de un
servicio permanente de recogida de avisos de forma telefónica o similar
7.- EMISIÓN PERIÓDICA DE INFORMES
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Mensualmente, o al término de una operación periódica, se emitirá un informe histórico
de los trabajos realizados con indicación de las operaciones, fechas, averías, tiempos
de respuesta, causas de averías, materiales y repuestos colocados, etc. El mismo
informe actualizará el inventario del almacén.
Dichos informes mensuales, alcanzarán así mismo a los parámetros de las
condiciones ambientales de los distintos recintos de los edificios.
La empresa adjudicataria deberá estudiar las necesarias o posibles modificaciones en
las instalaciones con el propósito de mejorar su aprovechamiento, dar mejor servicio al
usuario y cualquier reconversión que se traduzca en un ahorro, tanto energético como
de otro tipo.
Anualmente se emitirá un informe conclusivo del mantenimiento y conducción de las
instalaciones y del edificio, analizando los diversos consumos energéticos, averías,
mejoras, reparaciones, etc., y proponiendo las medidas correctoras para posibilitar un
óptimo funcionamiento y máxima economía en la gestión de explotación del inmueble.
8.- MATERIALES Y REPUESTOS
Se incluirá en la oferta aquel pequeño material necesario para realizar las operaciones
de mantenimiento preventivo. Es decir, aceites, grasas, productos de limpieza, juntas,
fichas, etc.
No se incluirán los repuestos propiamente dichos, los cuales deberán ser
suministrados por la propiedad, a no ser que se delegue en la empresa adjudicataria,
en cuyo caso se valorarán como se indica más adelante.
En particular, no se incluirán los siguientes repuestos:
Electricidad:
Lámparas, portalámparas, difusores, fusibles de potencia, contactores, cable eléctrico,
pequeños mecanismos, bases de enchufe, magnetotérmicos, diferenciales, cebadores,
portacebadores, condensadores, reactancias, seccionadores, disyuntores, relés,
transformadores de intensidad, placas cortafuego, temporizadores, células
fotoeléctricas, picas, placas de tierra.
Fontanería:
Manguitos, racores, conexiones, flexibles, válvulas, válvulas de corte, de paso,
reductoras de presión, de pie, antirretorno, ventosas, conexiones elásticas o
antivibratorias, grifos, sifones, registros, mecanismos de cisternas, fluxores,
presostatos, productos de tratamiento de agua. Indicadores de nivel, codos, tes,
tubería.
Climatización:
Válvulas de seguridad, cartuchos filtrantes, visores, llaves de corte, válvulas de
expansión, gas refrigerante, tubería de cobre, silenblocs, correas de transmisión,
poleas, filtrina, termostatos, termostatos de caldera, presostatos, conductos de fibra de
vidrio, coquilla aislante, rejillas, difusores de torres, interruptores de flujo, electrodos,
células fotoeléctricas, transformador de chispa, purgadores, detentores, rodamientos.
9.-GESTIÓN INFORMATIZADA
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La empresa adjudicataria dispondrá de un programa informático de gestión del servicio
de mantenimiento.
Básicamente, este programa realizará las siguientes funciones:
Almacenamiento de los datos técnicos de cada máquina
Almacenamiento de las gamas y operaciones de mantenimiento de cada máquina
Simulación y programación de los trabajos a realizar en cada máquina
Lanzamiento de las órdenes de trabajo para cada máquina
Almacenamiento de los datos históricos de las intervenciones realizadas sobre cada
máquina
Gestión de almacén
Emisión de informes
10.- SEGURIDAD Y SALUD
El contratista estará obligado a cumplir las previsiones contenidas en la legislación
sobre prevención de riesgos laborales.
II.- DESCRIPCIÓN DEL EDIFICIO Y HORARIOS
1.- DESCRIPCIÓN DEL EDIFICIO
El edificio que albergará el Centro cuenta con 8.799 m2 de superficie construida,
de los cuales más de 5000m2 dedicados a depósito de bienes muebles.
El Centro incluye un completo programa de instalaciones y servicios con
espacios especialmente diseñados para el correcto control, conservación y
almacenaje de objetos así como de investigación y difusión.
2.- HORARIO
El horario habitual está todavía sin determinar, en cualquier caso como referencia se
establece un horario de 9:00 a 14:00 y 16:00 a 19:00, los días laborables, de lunes a
viernes durante todo el año para garantizar la realización de las labores diarias de
conducción y seguimiento y gestión del mantenimiento señaladas en el apartado 2.
En Donostia a 12 de abril de 2011
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