Download Pagos ACF al Exterior (cuentas extranjeras)

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CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS DEL SERVICIO DE GESTIÓN ECONÓMICA,
CONTRATACIONES Y PATRIMONIO
Nombre del Procedimiento: Pagos ACF al Exterior (cuentas extranjeras)
Fecha de creación: 29/09/2011
Fecha última actualización : 21/11/2013
Destinatarios: Gestión Económica y Caja Habilitada del Rectorado (usuarios de la aplicación informática
Universitas XXI Económico )
Concepto:
El pago a cuentas extranjeras es tramitado en el Rectorado por el Servicio de Gestión Económica, Contrataciones
y Patrimonio.
Las Normas de ejecución del Presupuesto 2013 dentro del Capítulo III de Cajas Habilitadas establecen en su
artículo 76 los Pagos autorizados y la consideración de gastos menores, donde se dice textualmente lo siguiente:
 “1. A través de las Cajas Habilitadas se podrá hacer frente al pago de gastos menores, gastos domiciliados y otros previamente
autorizados por la Gerencia.
 2. Se considerarán pagos menores los gastos corrientes, material inventariable, gastos de viaje, de moneda extranjera, gastos
de proyectos I+D+i y aquéllos de menor cuantía incluidos en los tipos de pago que se mencionan en las Normas de
Contabilidad. Para el año 2012, el límite máximo de los pagos menores se fija en 12.020 euros”.
Teniendo en cuenta lo anterior, la factura del proveedor extranjero será registrada por Gestión Económica del
Rectorado en la aplicación UXXI ECONÓMICO con el tipo de pago acorde con el importe del pago al exterior
realizado en euros. Para ello, Gestión Económica seleccionará en la aplicación UXXI EC el tipo de pago “ACF”
(de anticipos de caja fija, si el pago va a ser ejecutado por Caja Habilitada), o bien el tipo de pago “PD” (pago
directo, si va a ser ejecutado por la Tesorería General de la Universidad).
En este procedimiento nos centraremos en los pagos al exterior que sean del tipo ACF (pago por Cajero
Habilitado) y que la cuenta destinataria sea la cuenta extranjera que el tercero tenga activada en la
aplicación Universitas XXI Económico.
CUENTAS EXTRANJERAS:
Todos los terceros deben tener activas en la aplicación UXXI EC la cuenta nacional o extranjera por donde
debemos realizar los pagos.
Con respecto a las cuentas extranjeras hay que tener en cuenta el siguiente aviso del banco que hace referencia a
los códigos bancarios necesarios para el proceso de transferencias internacionales, y que recogemos a
continuación:
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AVISO IMPORTANTE DEL BANCO SANTANDER
De acuerdo con la nueva normativa de la Unión Europea y para evitar gastos adicionales, será necesario que en
los pagos con el exterior se indique:
 IBAN: Código Internacional de Cuenta Bancaria
 BIC: Código Swift del Banco (por ejemplo: Banco Santander sería BSCHESMMIBO)
Con estos datos necesarios se conseguirá incrementar la rapidez y la seguridad en el tratamiento
automático de las transacciones, a la vez que una reducción de los gastos por devolución que se puedan
derivar por datos erróneos, o incompletos.
En caso de dudas con el IBAN, o cualquier otro código bancario (Swift, etc.) del tercero para grabar sus datos en
UXXI EC, solicitaremos al perceptor o a la Unidad de Gastos, una copia de un documento bancario del
perceptor, donde figuren estos datos necesarios para el pago y su activación en las cuentas del tercero dentro de la
aplicación UXXI EC.
La emisión de una orden de transferencia bancaria por parte de la Universidad que contenga datos del perceptor
incompletos o erróneos, puede ocasionar que nos llegue devuelta por el banco con unos gastos de devolución,
que suponen un coste al final para la Universidad (aunque se carguen a la orgánica de la Unidad de Gasto que
propone el pago como se hace en estos casos).
Además, y como novedad a tener en cuenta para el año 2014, por normativa bancaria (SEPA) a partir de
febrero 2014, cualquier pago ordenado al banco por la Universidad, ya sea por transferencia bancaria
nacional o extranjera, deberá llevar el número de IBAN de la cuenta del perceptor (tercero en UXXI
EC).
INICIO Y FIN DEL PROCEDIMIENTO DE PAGOS (ACF) AL EXTERIOR:
El procedimiento se iniciará cuando se reciba en la Coordinación de Gestión Económica del Rectorado la factura
del proveedor extranjero, o en su caso, una propuesta de pago firmada por el Responsable de la Unidad de Gasto
donde se ordene el pago en euros a una cuenta extranjera y/o en moneda extranjera.
Finalizará cuando el pago de la factura se haya realizado una vez comprobado el cargo en la cuenta de la Caja
Habilitada, y se haya incluido en una Cuenta Justificativa para reposición de fondos, que se remitirá por el
Cajero Habilitado a la Coordinación de Contabilidad y Tesorería (Servicio de Asuntos Económicos), junto con
los informes de conciliación y arqueo para el Gabinete de Auditoria y Control Interno de la Universidad.
SUPUESTOS POSIBLES A TENER EN CUENTA CUANDO SE RECIBA EN GESTIÓN
ECONÓMICA UNA FACTURA PARA SU PAGO A UNA CUENTA EXTRANJERA:
Cuando se recibe en Gestión Económica una factura para su tramitación y pago al exterior nos podemos
encontrar con alguno de los supuestos siguientes:
a) Supuesto de factura original para el pago al exterior en Euros
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b) Supuesto de factura original para el pago al exterior en moneda extranjera
c) Supuesto excepcional de proformas de factura, o copias de facturas en pdf enviadas por correo
electrónico (supuestos excepcionales, que de momento necesitarán de la previa autorización o
conformidad de la Gerencia para su tramitación)
Procederemos en cada uno de estos casos de la siguiente manera:
a) SUPUESTO DE FACTURA ORIGINAL RECIBIDA EN GESTIÓN ECONÓMICA PARA
PAGO AL EXTERIOR EN EUROS:
1. Gestión Económica registrará en la aplicación UXXI EC la factura directamente con un Justificante de
Gasto tipo ACF con el importe a pagar en euros, y con la conformidad del Responsable de la
Unidad de Gastos se pasará a Caja Habilitada para su pago por Cajero Habilitado, mediante una orden de
transferencia bancaria internacional (MODELO ANEXO I del procedimiento).
2. Caja Habilitada pagará el Justificante de Gasto ACF recibido de Gestión Económica, conciliando por
punteo el apunte con el banco en UXXI EC.
3. Por último, Caja Habilitada incluirá el Justificantes de Gasto ACF pagado al exterior en una Cuenta
Justificativa para reposición de fondos, que se remitirá a la Coordinación de Contabilidad y Tesorería
(Asuntos Económicos), junto con el Informe de conciliación bancaria y el Arqueo de efectivo para el
Gabinete de Auditoria y Control Interno.
b) SUPUESTO DE FACTURA ORIGINAL RECIBIDA EN GESTIÓN ECONÓMICA PARA
PAGO AL EXTERIOR EN MONEDA EXTRANJERA (DÓLARES, LIBRAS, ETC.):
1. Gestión Económica realizará el cambio o contravalor estimado del importe en moneda extranjera a
EUROS, a fecha de emisión de la factura o justificante.
2. Se
puede
obtener
dicho
cambio
de
divisas
http://www.oanda.com/lang/es/currency/converter/
estimativo
en
la
dirección:
3. Gestión Económica registrará en UXXI EC un Expediente de reserva de crédito a la alza en
EUROS como precaución, pasando a Caja Habilitada la documentación para el pago por Cajero
Habilitado. Cuando un pago, por ejemplo en Balboas haya que realizarlo a una cuenta en Dólares, se
realizará en Gestión Económica la conversión directamente de la moneda originaria a Dólares para
ordenarse el pago al Banco en Dólares, de forma que finalmente nos carguen los Euros que resulten del
cambio del día de la operación. Esto tiene el inconveniente de que hay que esperar a que el pago esté
realizado para completar el justificante de gasto. Para este supuesto debemos contar con una cuenta en
dólares que facilite el perceptor (tercero).
4. Gestión Económica pasa la documentación a la Caja Habilitada para su ejecución por Cajero Habilitado
mediante orden de transferencia bancaria internacional (Anexo I) para enviar al banco (copia sellada para
Caja Habilitada), y cuando en la cuenta de la Caja Habilitada se tenga constancia del cargo realizado por
el importe exacto en EUROS, será cuando se proceda a registrar en UXXI EC el Justificante de Gasto
ACF, desde el mismo Expediente abierto previamente por Gestión Económica al alza como precaución.
5. Caja Habilitada pagará en UXXI EC el Justificante de Gasto ACF registrado desde el Expediente con la
misma fecha del banco, conciliando el apunte en UXXI EC por punteo.
6. Por último, Caja Habilitada incluirá el Justificante de Gasto ACF pagado al exterior en una Cuenta
Justificativa para reposición de fondos, que remitirá a la Coordinación de Contabilidad y Tesorería
(Asuntos Económicos) junto con el Informe de conciliación bancaria y el Arqueo de efectivo para el
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c) SUPUESTOS EXCEPCIONALES DE PROFORMAS Y/O COPIAS DE FACTURAS (PDF)
RECIBIDAS EN GESTIÓN ECONÓMICA PARA SU TRAMITACIÓN EN UXXI EC:
Para estos casos será necesaria la autorización previa del Gerente, en tanto no haya otra persona en quien
delegue. Gestión Económica remitirá un correo electrónico al Director de Economía (con copia a
gestió[email protected] y [email protected]), solicitando la autorización o conformidad previa por parte
del Sr. Gerente para su tramitación en UXXI Económico.
PDF: Cuando se nos presente el caso de una factura en firme pero que la anticipan/mandan escaneada (o emitida
directamente) en formato PDF. La Dirección General de Tributos se ha pronunciado en diferentes ocasiones
sobre este tema, indicando que el mero hecho de enviar una factura en formato fichero mediante correo
electrónico no confiere la condición de factura electrónica, al no cumplirse los requisitos exigibles a este tipo de
facturas. Para darle validez, la AEAT estima que debe garantizarse “la autenticidad de su origen y la integridad de
los documentos así remitidos”. El Proyecto de desarrollo de la factura electrónica que está tramitando el Estado
va a establecer un nuevo marco de referencia en muy poco tiempo. Excepcionalmente, mientras tanto, estamos
dando validez a la factura en PDF para tramitar el documento pero no se paga (salvo urgencia) hasta disponer del
original.
PROFORMA: Por lo que se refiere a la factura pro-forma, realmente es un presupuesto, no el documento
mercantil que exige realmente el pago. Como es norma en la Administración Pública, no podemos pagar nada que
no se haya prestado (servicios) o entregado (suministros) por lo que la factura pro-forma no es válida. Ahora
bien, en casos muy excepcionales en los que si no hay un pago previo no entregan ni el material ni la factura, se
ha autorizado para poder hacer el abono por la Caja Habilitada de un “anticipo de Cajero” o el pago directamente
por ACF con la condición de que se abona y en pocos días tenemos la factura original para sustituir el documento
inicial.
CONTROL INTERNO
Para nuestro control interno, en el texto libre del Justificante de Gasto (Adelanto y Expediente de reserva
de crédito en su caso), que registremos en la aplicación UXXI EC indicaremos: “PAGO AL
EXTERIOR…”, además del tipo de moneda de pago si es moneda extranjera (LIBRAS, DÓLARES USA,
BALBOAS, ETC.), y si el pago al exterior está subvencionado por algún organismo también indicarlo,
ETC.
En la pantalla siguiente podemos ver un Justificante de Gasto tipo ACF que se registra para la gestión y pago
mediante transferencia bancaria al exterior, para que podamos ver qué datos podemos incluir en el texto libre o
descripción:
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FASE DE EJECUCIÓN DEL PAGO TIPO ACF (POR LA CAJA HABILIATADA):
En la fase de ejecución del pago ACF por Cajero Habilitado tendremos en cuenta los siguientes tareas a realizar:
1. Envío al banco de la orden de transferencia internacional firmada por Cajero Habilitado o suplente
2. Control de cuenta corriente (conciliación por punteo de las operaciones realizadas por el banco)
3. Cuenta Justificativa para reposición de fondos en la Caja Habilitada
4. Enviar a la Unidad de Gasto que lo solicite una copia de la transferencia internacional realizada
1. Envío al Banco de la orden de la orden de transferencia internacional firmada por el Cajero
Habilitado o Suplente:
Se utilizará el ANEXO 1 como modelo de Orden de transferencia internacional que debe remitirse al banco
firmado por el Cajero Habilitado o suplente para su ejecución, quedándose en Caja Habilitada una copia de la
orden firmada sellada por el Banco. Para el supuesto de una orden de transferencia internacional que
tengamos que realizarla en EUROS podremos hacerlo directamente por la banca electrónica, utilizando la
opción de “Transferencias al Exterior”.
Para control interno, cuando en Caja Habilitada grabemos la fecha del pago entrando en UXXI EC dentro de la
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pestaña “Pago” del Justificante de Gasto, indicaremos en el campo “cheque/transferencia”: “EXTERIOR”
En la pantalla siguiente podemos ver el registro del pago en la pestaña “Pago” del Justificante de Gasto ACF:
2. Conciliar por punteo en UXXI el pago realizado al exterior
Como cualquier otro pago realizado por la cuenta de la Caja Habilitada tendremos que conciliarlo con el banco,
utilizando la opción de “conciliación por punteo”. La fecha del pago será la misma que la fecha del banco o cargo
en cuenta, verificando que el importe en euros coincide con el líquido a pagar del Justificante de Gastos ACF
imputado.
En la siguiente pantalla podemos ver un listado de operaciones de pago para conciliar por punteo a la vista de los
movimientos de la cuenta bancaria:
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Para más detalle sobre conciliación bancaria y control de la cuenta corriente consultar el procedimiento
documentado para esta tarea.
3. Incluir en una Cuenta Justificativa el pago realizado para la reposición de fondos
El siguiente paso y fin del procedimiento será incluir todos los pagos realizados al exterior en una Cuenta
Justificativa para reposición de fondos, que será remitida por el Cajero Habilitado a la Coordinación de
Contabilidad y Tesorería (Servicio de Asuntos Económicos), adjuntando para el Gabinete de Auditoria y Control
Interno los Informes de Conciliación bancaria y el Arqueo de Efectivo (ver procedimiento documentado de
Cuentas justificativas para reposición de fondos).
En el Servicio se archivarán los originales de las Cuentas Justificativas firmadas por el Sr. Gerente, Cajero
Habilitado y Auditora Interna, así como los originales de las Facturas y Justificantes de gasto ACF pagados por
Caja Habilitada, y una copia del documento contable de reposición de fondos que se remite al Servicio de
Asuntos Económicos/Coordinación de Contabilidad y Tesorería.
4. Enviar una copia del detalle de la transferencia realizada al exterior cuando la Unidad de Gasto
lo solicite.
Para aquella Unidad de Gasto que nos lo solicite podremos imprimir el detalle de la transferencia
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internacional realizada entrando en la plataforma de Banca electrónica del Banco Santander, indicando en el
concepto el Número de Justificante de Gasto/Adelanto como referencia del pago realizado al Exterior.
GASTOS DEVOLUCIÓN POR TRANSFERENCIAS RECIBIDAS DEL EXTERIOR:
Una orden de transferencia bancaria emitida por la Caja Habilitada puede llegar devuelta cuando se le indica al
banco una cuenta bancaria del tercero errónea, cuyos datos son facilitados por la Unidad de Gastos o están
incluidos en la propia factura.
La devolución puede originar unos gastos de devolución, emitidos por el banco destinatario en el extranjero
que devuelve la transferencia internacional a la Universidad al no poder procesarla. Estos gastos por devolución
tendrán que ser asumidos por la orgánica responsable donde se realizó la imputación del Justificante de Gasto.
Para ello, Gestión Económica lo comunicará al Responsable de la Unidad de Gasto para su conocimiento y para
reclamarle los datos bancarios correctos del tercero que tendrán que actualizarse en la aplicación UXXI EC,
activando la cuenta correcta, y cancelando en el sistema aquellas otras cuentas bancarias que el tercero pudiera
tener grabadas y sean erróneas o no estén vigentes.
Cuando se produzca una devolución de una transferencia en la cuenta Caja Habilitada solicitará al banco un
justificante donde se pueda comprobar el detalle de la devolución, con el importe exacto en euros cargado en
concepto de gastos.
Supuestos a tener en cuenta en UXXI EC cuando se produzca una devolución:
a) Supuesto en que el pago del Justificante de Gasto ACF devuelto ya esté incluido en una Cuenta
Justificativa para reposición de fondos:
El ingreso recibido en la cuenta de la Caja Habilitada deberá ser traspasado por el Cajero Habilitado a la
cuenta bancaria número: 0049-4870-80-2110342440 de Tesorería General de la Universidad de Cádiz,
comunicando a tesorerí[email protected] cuando el traspaso entre cuentas esté realizado por el banco. El traspaso podrá
realizarse por el Cajero Habilitado mediante una orden de transferencia unitaria a través de la propia banca
electrónica, y en el concepto se indicará para su identificación el nombre del tercero y el Nº del
Justificante de Gasto ACF donde se contabilizó el pago que ha llegado devuelto por error en la cuenta
del tercero.
El traspaso realizado por Caja Habilitada a la cuenta general de Tesorería se contabilizará en UXXI EC con una
operación de “cobro de otros” por el importe total devuelto en la cuenta, y una operación de “pago de
otros” por el traspaso transferido a la cuenta de la Tesorería General. La fecha del pago en UXXI EC de ambas
operaciones contabilizadas en UXXI EC coincidirá con la fecha en que el banco realiza cada una de esas
operaciones.
A su vez, Gestión Económica enviará al Servicio de Asuntos Económicos el documento contable 860.1, con
líquido cero, por el importe devuelto, y para ello, Tesorería tiene que tener pagado el documento contable de
reposición por la cuenta justificativa donde estuviera incluido ese Justificante de Gasto. También registrará un
nuevo Justificante de Gasto para tramitar nuevamente el pago por Cajero Habilitado, mediante una nueva orden
de transferencia internacional que se enviará al banco nuevamente.
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b) Supuesto en que el pago del Justificante de Gasto ACF devuelto no se encuentre todavía incluido en una
Cuenta Justificativa para reposición de fondos: En este caso Gestión Económica no tiene que registrar
un documento contable por devolución (860.1), sino que el mismo Justificante de Gasto servirá para que
pueda ser enviada una nueva orden de transferencia internacional firmado por Cajero Habilitado al
banco, sin necesidad de que Gestión Económica tenga que registrar en UXXI un nuevo Justificante de
Gasto a nombre del tercero para el pago por Cajero Habilitado.
En ambos casos, Gestión Económica, realizará un justificante de gastos por el importe de los gastos de
comisión por devolución, cuyo tercero será el Banco Santander N.I.F. A39000013, económica 349.00
(gastos y comisiones bancarias) y la orgánica a imputar será la Unidad de Gastos ordenante, ya que ésta
es la que asume los gastos generados por la devolución. Y sólo en el caso que el Justificante de Gastos
devuelto se encuentre incluido en una Cuenta Justificativa, éste nuevo justificante deberá tener un código
de descuento 310005 (pagos duplicados o excesivos) para que resulte con líquido 0. No obstante, Caja
Habilitada procederá a introducir la fecha de pago al Justificante coincidente con la misma fecha en que
el banco devuelve la transferencia en la cuenta de la Caja Habilitada., para posteriormente ser incluido en
una Cuenta Justificativa.
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-ANEXO
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I- Procedimiento pagos al exterior (con destino a cuentas extranjeras)
MODELO DE ORDEN DE TRANSFERENCIA AL EXTERIOR PARA EL BANCO
SANTANDER:
De: UNIVERSIDAD DE CÁDIZ, Caja Habilitada del Rectorado
Cuenta de cargo: C.C.C.: 0049-4870-87-2716096513 / Nº DE IBAN: ES79-0049-4870-8727-1609-6513
Al: BANCO SANTANDER, Oficina principal calle Columela, 13 CP: 11001 CÁDIZ (email:
[email protected] teléfono: 956210086 Fax: 956 22 29 54 – 956 22 40 24)
(Copia sellada por el banco):
DATOS DEL PERCEPTOR (TERCERO):
-
BENEFICIARIO: __________________________________
Importe TIPO DE MONEDA PAGO: _______
(SI HAY GASTOS DE COMISIONES A CARGO DEL ORDENANTE)
-
BANCO DESTINATARIO PERCEPTOR: __________________________________
-
SWIFT CODE: _________ NÚMERO DE IBAN CTA. Nº: _____________________
-
Nº Factura PROVEEDOR: _____________________
-
Nº del Expediente Reserva/Justificante o Adelanto: ___________________
Fecha de la orden transferencia: _________
Fdo.: __________________________________________
- Cajero Habilitado o suplenteNOTA: En caso de bancos intermediarios (pagos en dólares) incluir también los datos de las oficinas
bancarias destinatarias en el extranjero, además del banco final del tercero o perceptor.
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