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CÓDIGO: M-GI-IH -2
Manual para las Auditorías Visibles
y Sostenibilidad de los proyectos
de Infraestructura Social
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Manual para las Auditorías Visibles y Sostenibilidad
de los proyectos de Infraestructura Social
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Presentación
Prosperidad Social es la Entidad del Gobierno Nacional que
encabeza el Sector de la Inclusión Social y la Reconciliación, por lo
cual debe diseñar, coordinar e implementar políticas públicas para
tal fin.
Como herramienta para dar cumplimiento a dicho mandato, se crea
en 2011 el programa “Implementación Obras para la Prosperidad
a Nivel Nacional-FIP”, el cual debe ser ejecutado por la Dirección
de Infraestructura Social y Hábitat de Prosperidad Social, creada a
través del Decreto Presidencial 2559 de 2015.
La naturaleza del programa, sus antecedentes y resultados reflejan
su funcionalidad y aporte en escenarios de postconflicto, guardando
correlación directa con las necesidades de las regiones. De allí que
éste obtenga sus recursos del Fondo de Inversión para la Paz FIP, como principal instrumento de financiación de programas y
proyectos estructurados para la consolidación de la Paz.
Por su parte, la Dirección de Infraestructura Social y Hábitat tiene
como misión:
1. Promover oportunidades a través de la construcción de activos que contribuyan a mejorar condiciones de vida mediante las siguientes tipologías de proyectos:
• Vías y transporte
• Sociales comunitarios
• Espacio público, recreación y deporte
• Mejoramiento de condiciones de Habitabilidad.
2. Construir obras que promuevan la inclusión socioeconómica, la generación de empleo, la superación de la pobreza, la reconci-
liación de los ciudadanos y la consolidación de territorios.
Y tiene como población objetivo:
• Niños, niñas y adolescentes.
• Grupos étnicos.
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• Personas con y/o en situación de discapacidad.
• Población en extrema pobreza o con altos índices de pobreza
multidimensional, perteneciente a la Red Unidos, con menores
puntajes en SISBEN y/o ubicados en zona rural o estratos 1 y 2
de zona urbana.
• Población víctima de la violencia y/o desplazamiento.
• Territorios focalizados en las estrategias de inclusión social y
reparación identificadas por el Gobierno Nacional.
Para dar cumplimiento a esta importante misión, es indispensable
que durante las diferentes etapas constructivas de los proyectos
que se financian, los beneficiarios sean involucrados, lo cual
permite que las obras se realicen de manera transparente e
incluyente y promuevan la apropiación de los proyectos por parte
de los usuarios finales, generando condiciones óptimas para su
sostenibilidad.
Así mismo, con el fin de realizar el seguimiento y control social a las
intervenciones de Prosperidad Social y garantizar la participación
comunitaria de manera organizada, la Entidad viene implementando
la Estrategia de las Auditorías Visibles.
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Tabla de contenido
página
1
Objetivo del manual
6
2
Alcance del manual
6
3
Referencias normativas
7
4
Marco conceptual
8
4.1
Propósitos de las auditorías Visibles:
9
4.2
Responsables de las Auditorías Visibles
9
4.3
Conceptos fundamentales
10
5
Actividades previas a la Auditoría Visible
12
5.1Programación
12
5.2Asistentes
13
5.3Convocatoria
14
5.4
15
Medios de divulgación y de comunicación
5.5Logística
15
5.6
Visita a la obra
16
6
Auditorías Visibles
17
6.1
Auditoría Visible 1: inicio
17
6.2
Auditoría Visible 2: seguimiento
19
6.3
Auditoría Visible 3: entrega
21
6.4
Auditorías intermedias
23
7
Veeduría Ciudadana
28
7.1Requisitos
28
7.2Funciones
29
7.3Conformación
30
7.4Herramientas
30
8
Sondeos de satisfacción y evaluación participativa
31
9
Mesas de Sostenibilidad
32
9.1Convocatoria
4
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página
9.2
Herramientas del Plan
33
9.3
Validación Plan de Sostenibilidad
34
9.4
Orden del día - Mesa de Sostenibilidad:
34
9.5Productos
35
9.6Seguimiento
35
10Post-auditoría
36
10.1Difusión
36
10.2
Seguimiento a los compromisos
39
10.3
Documentación y reporte de actividades
39
10.4
Registro de indicadores
40
11Conclusiones
41
5
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Centro de acopio pesquero la comunidad Wayúu de Media Luna en Uribia, La Guajira.
1. Objetivo del Manual
Disponer de una herramienta que otorgue lineamientos claros, precisos
y estandarizados sobre las Auditorías Visibles aplicadas a proyectos de
infraestructura financiados con recursos de Prosperidad Social.
2. Alcance del manual
Este manual está dirigido específicamente a la realización de
Auditorías Visibles, en el marco de proyectos financiados a través
de la Dirección de Infraestructura Social y Hábitat. Esta debe ser
consultada por los profesionales de Prosperidad Social y puede
servir de referente para los facilitadores sociales de las Entidades
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Territoriales.
3. Referencias Normativas
Las Auditorías Visibles se establecen bajo el siguiente marco
normativo, que da legalidad a la participación ciudadana y al control
social, así como al seguimiento a las inversiones de Prosperidad
Social en proyectos de infraestructura:
• Constitución Política de 1991:
Artículo 02: Facilitar la participación de todos en las decisiones
que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y
cultural de la Nación; defender la independencia nacional, mantener
la integridad territorial y asegurar la convivencia pacífica y la vigencia
de un orden justo.
Artículo 40: Todo ciudadano tiene derecho a participar en la
conformación, ejercicio y control del poder político.
Artículo 95: Son deberes de la persona y del ciudadano: Participar
en la vida política, cívica y comunitaria del país
Artículo 103: El Estado contribuirá a la organización, promoción
y capacitación de las asociaciones profesionales, cívicas,
sindicales, comunitarias, juveniles, benéficas o de utilidad común
no gubernamentales, sin detrimento de su autonomía con el objeto
de que constituyan mecanismos democráticos de representación
en las diferentes instancias de participación, concertación, control
y vigilancia de la gestión pública que se establezcan.
Artículo 105: Previo cumplimiento de los requisitos y formalidades
que señale el estatuto general de la organización territorial y en los
casos que éste determine, los Gobernadores y Alcaldes según
el caso, podrán realizar consultas populares para decidir sobre
asuntos de competencia del respectivo departamento o municipio.
•Ley 850 de 2003, por medio de la cual se reglamentan las Veedurías Ciudadanas.
•Ley 134 de 1994, por la cual se dictan normas sobre
Mecanismos de Participación Ciudadana.
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•Ley 80 de 1993, por la cual se expide el Estatuto General de
Contratación de la Administración Pública.
• Ley 1474 de 2011, Estatuto Anticorrupción.
• Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la
organización y funcionamiento de las entidades del orden
nacional.
• Conpes 3654 de 2010, sobre la política de rendición de
cuentas de la rama ejecutiva a los ciudadanos.
• Conpes 167 de 2013, Política Integral Anticorrupción.
• Directiva Presidencial No. 10 de 2002, para que la
comunidad en general realice una eficiente participación y
control social a la gestión administrativa.
4. Marco Conceptual
Las Auditorías Visibles son una estrategia de control social
desarrollada por el Gobierno Nacional para lograr la participación
comunitaria en las actividades de seguimiento a la ejecución de
proyectos de inversión pública con el fin de hacerlos transparentes
y eficientes, involucrando directamente a los beneficiarios.
Tiene como antecedente primario el Pacto por la Transparencia Auditorías visibles, que nace en el marco del Programa Presidencial
de Lucha contra la Corrupción, en el que las Auditorías Visibles
se entienden como buenas prácticas para el seguimiento y
acompañamiento a la ejecución de recursos públicos, expresión
de participación y corresponsabilidad ciudadana.
Dentro del actuar del Grupo de Infraestructura Social, estas se
constituyen como espacios informativos y decisorios en los
que se presentan los informes financieros, sociales, técnicos y
administrativos de los proyectos a los beneficiarios y diferentes
actores locales. El propósito es incentivarlos a hacer seguimiento
a la ejecución de los proyectos y garantizar, a través de la
apropiación de los activos, la sostenibilidad de las obras.
Dependiendo de la duración en la ejecución del proyecto, se
programan las Auditorías Visibles, que deberán ser mínimo tres:
de inicio, seguimiento y de entrega.
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4.1 Propósitos de las Auditorías Visibles:
• Socializar los proyectos y mantener informada a la comunidad del avance de los mismos, resolviendo las inquietudes técnicas
y sociales que existan frente al desarrollo de la obra.
• Brindar un espacio en el que se pueda realizar una rendición de
cuentas por parte de todos los actores involucrados: Entidad
Territorial, Prosperidad Social, Personería, Veeduría, Contratista
e Interventoría; con el fin de garantizar la transparencia,
responsabilidad, confianza, credibilidad, eficiencia, eficacia e
imparcialidad.
• Crear un espacio decisorio y colaborativo, donde los diferentes actores puedan llegar a acuerdos relacionados con el proyecto,
frente a los impactos y necesidades de la comunidad, así
como a la sostenibilidad y mantenimiento del mismo.
• Pactar compromisos que se evidencien necesarios durante la
ejecución de la obra, por parte de cualquiera de los actores, y
evaluar el cumplimiento de estos.
• Crear confianza entre los actores locales y generar un proces
social entorno a la obra, que permita garantizar la sostenibilidad de la misma.
• Identificar riesgos que amenacen el proyecto y el proceso social.
• Informar a las autoridades locales sobre eventuales irregularidades
en la ejecución de proyectos. En casos especiales poner en
conocimiento de los organismos de control los hechos objeto de investigación.
• Corroborar que las obras se terminen de acuerdo a las
caraterísticas pactadas en el contrato y tiempo estipulado.
• Socializar el proceso de gestión social y validar los acuerdos
de sostenibilidad suscritos entre los actores locales.
4.2 Responsables de las Auditorías Visibles
El Profesional Social de Prosperidad Social y el Enlace Municipal
designado serán los encargados del acompañamiento social al
proyecto, y serán los responsables de la organización de cada
Auditoría Visible, coordinando previamente con los expositores los
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temas y presentaciones que se realizarán durante el desarrollo el
encuentro.
4.3 Conceptos Fundamentales
• Acta de la Auditoría Visible:
Es un registro que recoge evidencias acerca del propósito,
desarrollo y temáticas tratadas durante la Auditoría Visible,
que incluye su agenda, desarrollo, conclusiones, acuerdos y
compromisos, aportando a la trazabilidad del proceso. (Formato
F-GI-IH-3: Acta de Auditorías Visibles)
• Acta de constitución o Ratificación de la Veeduría:
Es el documento con el que el Personero Municipal soportará la
Resolución de conformación de la Veeduría Ciudadana. Debe
presentarse sin enmendaduras, ser legible e incluir teléfonos y
correos de cada uno de los veedores (Anexo B).
• Directorio de contactos:
Listado de contacto de los principales actores involucrados
en el proyecto que debe diligenciarse y entregarse al final de
la Auditoría Visible a cada uno de ellos. (Formato F-GI-IH-5
Directorio de Actores)
• Listado de asistencia:
Es un listado de todos los asistentes, entre otros: contratista,
interventor, secretario de obras o planeación del municipio,
Enlace Social y Profesional Social de Prosperidad Social. (F-GIIH-11 Listado de Asistencia- Acompañamiento Social)
• Plan de Sostenibilidad:
Documento elaborado por la Entidad Territorial en el que
se establecen las decisiones, recursos y tiempos para la
ejecución de las acciones necesarias, dirigidas a garantizar el
uso, administración, operación y mantenimiento de las obras
entregadas por Prosperidad Social en el mediano y largo plazo.
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• Rendición de Cuentas:
Alude a la responsabilidad que tienen el contratista, la
interventoría, el representante Legal del Ente Municipal, el
Profesional Social y los representantes de la veeduría junto
a la comunidad, de socializar los resultados y avances en el
desarrollo del proyecto dentro del marco de las Auditorías
Visibles. Se orienta a garantizar transparencia y eficiencia en el
uso de los recursos públicos.
• Resolución de Registro de la Veeduría:
Es el registro oficial que se hace de la Veeduría frente a la
Personería Local. Una vez se constituya la Veeduría Ciudadana
y se levante el Acta respectiva, proceda a sacarle copia a la
misma y a hacerle entrega a la Personería Municipal para que
ésta expida el documento de resolución.
• Registro fotográfico:
Tenga en cuenta que en las fotografías se vean los rostros de
todos los actores (No tomar fotos de espalda), también que se
puedan ver las imágenes institucionales de Prosperidad Social.
• Índice de Pobreza Multidimensional (IPM):
Es un indicador que refleja el grado de privación de las personas
en un conjunto de dimensiones.
• SISBEN:
Sistema de Potenciales Beneficiarios para programas sociales.
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5. Actividades previas a la Auditoría Visible
5.1 Programación
Las Auditorías Visibles serán programadas de acuerdo al avance
en la ejecución de la obra, que deberá estar soportado por el
concepto del supervisor técnico del convenio en todo momento.
Adicionalmente, el avance se confirmará con la siguiente
documentación:
Auditoría
Visible
Porcentaje
de ejecución
de la obra
Documentos
Auditoría
Visible 1
5% -20%
Acta de inicio de obra firmada por
interventoría, contratista y Ente
Territorial
Auditoría
Visible 2
50% - 70%
De acuerdo a lo referido por el
Supervisor técnico, con soporte en
informes de interventoría
Auditoría
Visible 3
100%
Acta de recibo a satisfacción,
firmada por interventoría, contratista
y supervisor
Auditoría
Intermedia
Según necesidad
Aprobado por Comité Técnico y/o
contratos
Con antelación a la comunicación con el supervisor técnico, el
Profesional Social siempre deberá consultar la base de datos
de la Dirección de Infraestructura Social y Hábitat, con el fin de
realizar monitoreo sobre el estado y avance en la ejecución de
la obra. Si el proyecto se encuentra suspendido, no se podrá
realizar Auditoría Visible.
Posteriormente, se procederá a pedir los soportes del avance de la
obra, el Profesional Social se encargará de coordinar la realización
de la Auditoría Visible con el Ente Territorial. Para definir la fecha
de ésta es necesario hablar anticipadamente con la Administración
Municipal, con el ánimo de concertar la fecha y conseguir que el
Alcalde designe un Enlace para el Proyecto con el que se debe
mantener comunicación antes, durante y después de la ejecución
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de la obra. Este Enlace debe ser acorde al Sector de la obra y será
un apoyo para cualquier tema alrededor de la misma.
Cuando se tenga confirmada la Auditoría Visible, se incluirá en la
Programación Quincenal para la aprobación del Coordinador Social,
quien posteriormente la compartirá con los Directores Regionales
de Prosperidad Social.
5.2 Asistentes
Existen actores fundamentales en el proceso que siempre
deberán acompañar las Auditorías Visibles:
• Alcaldes.
• Secretario de obras, planeación y/o infraestructura.
• Enlace social delegado para el proyecto por el Ente Territorial.
• Personero municipal.
• Contratista.
• Interventoría.
• Comunidad beneficiaria directa.
• Representantes de la Junta de Acción Comunal.
• Veeduría Ciudadana (a partir de la segunda Auditoría Visible).
• Concejales (no es indispensable, pero si recomendable).
• Cogestores Sociales de la Red Unidos.
• Delegado de Prosperidad Social.
Adicionalmente, de acuerdo al sector, es necesario extender
la convocatoria a los siguientes actores:
Educación: representantes de comunidad educativa, grupos culturales de la zona, madres comunitarias etc.
Proyectos Productivos: asociaciones productivas,
microempresarios, etc.
Sociales Comunitarios: Instituto Municipal de Deportes, Instituto de Cultura, clubes deportivos.
Vías y Transporte: asociaciones de transportadores, etc.
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Cogestores Sociales de la Red Unidos de 2016
5.3 Convocatoria
• Elabore y difunda con el apoyo del Enlace Municipal una
convocatoria amplia con mínimo 8 días de anticipación al
evento, utilizando los medios frecuentes de comunicación local
para realizarla.(F-GI-IH-6: Formato Convocatoria de Reuniones)
• Propicie la presencia de todos los actores ya referidos, así
como el apoyo logístico al evento.
• Concierte con la Personería su participación y apoyo en la
inducción de Ley de Veedurías y en el proceso de elección
(conformación o ratificación) de la misma.
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• Garantice la asistencia y participación de mínimo 30 personas
que representen a los diferentes sectores de la comunidad, tales
como madres comunitarias, agricultores, presidentes de Juntas
de Acción Comunal, padres de familia, agentes comunitarios, etc.
• Solicite el apoyo y la asistencia de los Cogestores Sociales de
la Red Unidos que atienden a los hogares del país para superar
la pobreza extrema, teniendo en cuenta su rol como facilitador
y articulador de la oferta social institucional para las familias que
acompaña. Tenga en cuenta que éstos son actores clave por
el conocimiento de primera mano de las comunidades más
vulnerables y poder encadenar a las diferentes instituciones
para dar solución a las necesidades de la población beneficiaria.
5.4 Medios de divulgación y de comunicación
Es de vital importancia conocer el contexto del Municipio,
Corregimiento, Vereda, con el fin de hacer un despliegue de
comunicación e información a través de los siguientes medios
dependiendo el sitio de la obra:
• Perifoneo.
• Llamadas telefónicas a líderes comunitarios.
• Emisoras locales y comunitarias o TV local.
• Noticias municipales o departamentales.
• Murales y carteleras informativas.
• Afiches, volantes y plegables.
• Chats, mensajes de texto.
5.5 Logística
• Prevea las condiciones del lugar de reunión, sonido, equipo
de proyección, computador y ayudas audiovisuales, asegurándose que las condiciones harán de la Auditoría Visible algo
ameno y agradable.
• Cuente siempre con la información de inversión total realizada
en el municipio que va a visitar, no solo del proyecto motivo de
la Auditoría Visible. Esta información se deberá consultar en la
base de datos de la Dirección de Infraestructura Social y Hábitat.
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• El Profesional Social o el Enlace Municipal deben llevar a la
Auditoría Visible material escrito (carteleras y/o fichas) con la
síntesis de la presentación institucional de Prosperidad Social
y del rol de cada uno de los actores del proyecto, como apoyo
en zonas donde no se cuente con recursos audiovisuales. El
material debe ser legible y claro para todos.
• Tenga en cuenta el uso de la imagen institucional, es
indispensable que en el sitio de reunión se fije un pendón o
backing (telón de fondo con imagen institucional).
• Verifique que quienes van a intervenir en la jornada se registren
oportunamente y que el asunto por el que asisten sea pertinente
dado el tema de la reunión.
• Tenga un directorio de los actores locales, del gobierno local
y de la Red Unidos, el cual debe compartir con la Veeduría,
Enlace, Contratista y Administración Municipal.
• Se recomienda dirigirse a la Alcaldía una vez se llegue al
Municipio, con el fin de revisar el tema de logística y convocatoria
con el Alcalde, Secretario de Planeación/Obras/Infraestructura
y Personería, y precisar los pormenores antes del evento de la
Auditoría Visible.
5.6 Visita a la obra
• Previo a la realización de la Auditoría Visible realice una visita
a la obra y en lo posible reúnase con la Veeduría Ciudadana y
hable con personas de la comunidad aledaña para conocer el estado real de la obra.
• Promueva después de la Auditoría una visita a la obra con los
asistentes, con el ánimo que la Entrega formal al Municipio
se haga en presencia de los beneficiarios directos. (Tercera
Auditoría Visible).
• Revise que la valla informativa del proyecto se encuentre
instalada en las condiciones óptimas de acuerdo a los lineamientos
exigidos por Prosperidad Social, consulte el Manual de Identidad
Corporativa, tenga en cuenta que el diseño varía de acuerdo a
la inversión de la obra.
Enlace: www.prosperidadsocial.gov.co/inf/doc/Oficina Asesora de Comunicaciones/
Manual de Identidad Corporativa Prosperidad Social.pdf
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6. Auditorías Visibles
6.1 Auditoría Visible 1: inicio
Objetivo
La primera Auditoría Visible se lleva a cabo, sí y sólo sí, está firmada
el Acta de Inicio de obra y agotada la etapa de preconstrucción
(si aplica). La obra debe estar entre el 5 y 20% de ejecución. La
finalidad de esta Auditoría Visible es socializar con la comunidad
el componente técnico y social, al igual que conformar la veeduría
ciudadana para el proyecto.
Actividades
• Presentar a los actores involucrados y socializar los componentes
del proyecto. El contratista deberá realizar en esta Auditoría Visible
una presentación clara y concisa de los siguientes temas: Nombre
completo del proyecto, ubicación exacta, tiempo de ejecución,
presupuesto, alcance de la obra, planos arquitectónicos,
impacto, mano de obra no calificada y población beneficiaria.
• Concertar o presentar con la Alcaldía al Enlace Social para el
proyecto de acuerdo al sector de la obra.
• Realizar una inducción sobre Ley de Veedurías y concertar con
la Personería las próximas capacitaciones. En caso de que ya
esté conformada la instancia de participación se deberá ratificar
la misma.
• Establecer la periodicidad de las reuniones de los diferentes
actores con la Veeduría. Se recomienda que sean después o
durante los comités de obra.
• Socializar las responsabilidades de cada uno de los actores: Prosperidad Social, Interventoría, Entidad Territorial, Contratista, Veeduría, Enlace Social y Personería, entre otros.
• Se resuelven las inquietudes de la comunidad frente al proyecto.
• Dar a conocer la oferta institucional de Prosperidad Social y
presentarla como la Entidad que financia o cofinancia el proyecto.
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Productos
•Acta de la Auditoría Visible. (Formato F-GI-IH-3: Acta de
Auditorías Visibles)
•Listado de asistencia. (F-GI-IH-11 Listado de AsistenciaAcompañamiento Social)
•Registro fotográfico.
•Acta de constitución o Ratificación de la Veeduría.
•Resolución de Registro de la Veeduría o Inicio de Trámite.
•Directorio de contactos. (F-GI-IH-5 Directorio de Contactos)
Orden del día - Primera Auditoría Visible:
Actividad
Tiempo
(minutos)
Responsable
Presentación objetivo de
la reunión y registro de
asistentes.
2
Profesional Prosperidad Social
Intervención Administración
Municipal
5
Alcalde Municipal o Secretario
Infraestructura o Planeación.
Presentación de los
asistentes
5
Profesional Prosperidad Social
Presentación Prosperidad
Social- Grupo de Trabajo
de Infraestructura Social, y
Presentación alcance del
Acompañamiento socialSostenibilidad.
15
Profesional Prosperidad Social
Presentación Prosperidad
Social Regional-Oferta*
5
Dirección Regional o Delegado
Presentación y/o proyección
información técnica,
administrativa y financiera del
proyecto (PGIO de la obra) y
resolución de inquietudes
20
Contratista obra
Inducción Ley Veedurías
Ciudadanas
10
Personero Municipal o
Profesional Prosperidad Social
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Elección y Conformación
Instancias de Participación
y Control Social (IPCS)
Veeduría Ciudadana y Equipo
Promotor de Sostenibilidad.
15
Personero Municipal o
Profesional Prosperidad Social
Observaciones, inquietudes,
propuestas
10
Asistencia en general
Lectura y Firma del Acta
5
Profesional Prosperidad Social
Cierre
2
Profesional Prosperidad Social
* Presentación Prosperidad Social Territorial - Oferta:
Esta presentación la hace el o la Directora Territorial o el Profesional que delegue.
6.2 Auditoría Visible 2: Seguimiento
La segunda Auditoría Visible, de seguimiento, se lleva a cabo cuando
la obra está entre el 50% o 70% de ejecución. En esta instancia,
el contratista, interventor, Administración Municipal, Personería,
Veeduría y el representante de Prosperidad Social, rinden cuentas
y exponen los avances y hallazgos en la ejecución de la obra.
Actividades
• Socializar las modificaciones del proyecto (si aplica): cambios
en diseños, suspensiones de obra, adiciones de presupuesto,
prórrogas, cambios de contratista, entre otras eventualidades.
• Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por los diferentes
actores durante la Auditoría Visible 1.
• Socializar el Manual de mantenimiento por parte del contratista
a la comunidad.
• Presentación de informes de rendición de cuentas por parte del
contratista/interventoría, Alcaldía, Personería y Veeduría.
• Aplicación de sondeos de satisfacción.
• Atención a preguntas, inquietudes y observaciones del proyecto.
Productos
• Acta de la Auditoría Visible. (Formato F-GI-IH-3: Acta de
Auditorías Visibles)
• Listado de asistencia. (F-GI-IH-11 Listado de AsistenciaAcompañamiento Social)
• Registro fotográfico.
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• Informe de la Veeduría (F-GI-IH-9 Informe de Veeduría): Es
necesario apoyar a la Veeduría con el diligenciamiento de esta
ficha antes de la Auditoría, para que la información que se vaya a
suministrar a la comunidad sea clara y objetiva.
• Sondeo de Satisfacción. (F-GI-IH-7 Sondeo de Satisfacción AV II)
Orden del día - Segunda Auditoría Visible:
Actividad
Tiempo
(minutos)
Responsable
Presentación Objetivo de
la reunión. Registro de
asistentes.
2
Profesional Prosperidad Social
Intervención Administración
Municipal
5
Alcalde Municipal o Secretario
Infraestructura o Planeación.
Presentación de los
Asistentes
5
Profesional Prosperidad Social
Presentación Prosperidad
Social Regional (Inversión en
el territorio)*
5
Dirección Regional o Delegado
Informe de Rendición de
cuentas de todos los actores
y resolución de inquietudes
60
Contratista-Personería, Alcaldía
y veedores
Socializar el Manual de
mantenimiento por parte del
contratista a la comunidad y
revisión de compromisos
20
Contratista/Profesional
Prosperidad Social
Aplicación sondeo de
satisfacción al cliente
15
Profesional Prosperidad Social
Observaciones, inquietudes,
propuestas
20
Asistentes en general
Lectura y Firma del Acta
5
Profesional Prosperidad Social
Cierre
2
Profesional Prosperidad Social
* Presentación Prosperidad Social Territorial - Oferta: Esta presentación la hace el o la
Directora Territorial o el Profesional que delegue.
20
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Manual para las Auditorías Visibles y Sostenibilidad
de los proyectos de Infraestructura Social
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6.3 Auditoría Visible 3: entrega
Objetivo
Una vez finalizada la ejecución del proyecto, previo recibo a
satisfacción por parte del Interventor y Supervisor del proyecto, se
realiza la Tercera Auditoría Visible. Es un espacio donde la comunidad
efectúa un balance final de la intervención de Prosperidad Social y
se hace la entrega oficial de la obra a la Entidad territorial.
Actividades
• Rendición de cuentas por parte de todos los actores
que participaron en el proceso, frente a la ejecución y los
compromisos celebrados.
• Socializar a la comunidad beneficiaria el Plan de Sostenibilidad
que se desarrolló durante la ejecución de la obra con el Contratista
y el Ente Territorial durante las Mesas de Sostenibilidad.
• Entregar la obra a la Entidad Territorial y a la comunidad, a través
de la firma del acta de entrega y sostenibilidad. (F-GI-IH-1 Acta
EO y CS Interventoría)
• Presentación de productos y logros del acompañamiento social,
gestión realizada, trámites de inquietudes, por parte del Profesional
Social, del Enlace Social y de la Veeduría Ciudadana.
• Aplicación de la Evaluación Participativa. (F-GI-IH-10 Evaluación
participativa AV III)
• Preguntas y respuesta a inquietudes de la comunidad.
Productos
• Acta de la Auditoría Visible. (Formato F-GI-IH-3: Acta de
Auditorías Visibles)
• Listado de asistencia. (F-GI-IH-11 Listado de AsistenciaAcompañamiento Social)
• Registro fotográfico.
• Acta de entrega firmada por el supervisor social, técnico, el Alcalde y un representante de la Veeduría. . (F-GI-IH-1 Acta EO y
CS Interventoría)
• Consolidado de la Evaluación Participativa
• Manual de mantenimiento por parte del contratista. Versión definitiva.
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Orden del día - Tercera Auditoría Visible:
Actividad
Tiempo
(minutos)
Responsable
Presentación Objetivo de
la reunión. Registro de
asistentes.
2
Profesional Prosperidad
Social
Intervención Administración
Municipal
5
Alcalde Municipal o
Secretario Infraestructura o
Planeación.
Presentación de los Asistentes
5
Profesional Prosperidad
Social
Presentación DPS Regional*
5
Dirección Regional o
Delegado
Informe de Rendición de
cuentas de todos los actores
y resolución de inquietudes
60
Contratista obra,
Interventoría, Personería,
Alcaldía, Veeduría Ciudadana
y Profesional Prosperidad
Social
Socialización a la comunidad
beneficiaria el Manual de uso
y Plan de Sostenibilidad
40
Profesional Prosperidad
Social
Aplicación de la Evaluación
Participativa
15
Profesional Prosperidad
Social
Compromisos con la
Administración y comunidad
10
Profesional Prosperidad
Social
Lectura y Firma de Acta de
Entrega de Obra
10
Profesional Prosperidad
Social, Alcalde y Veeduría
Cierre y varios
2
Profesional Prosperidad
Social
Visita a la obra y toma de
registro fotográfico
Depende
de la
ubicación
Asistentes
*Presentación Prosperidad Social Territorial - Oferta: Esta presentación la hace el o la
Directora Territorial o el Profesional que delegue.
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Adecuación de la vía Horqueta-Milagro-Playita en Sogamoso, Boyacá.
6.4 Auditorías Intermedias
En las siguientes situaciones se podrá realizar una Auditoría Visible
adicional:
• Cuando cambie el alcance de la obra y se tenga claro el nuevo
alcance, aprobado por Comité Técnico.
• Cuando por alguna razón la obra haya sido suspendida, pero se
requiere explicarle a la comunidad el motivo y la fecha de reinicio.
• Cuando la comunidad beneficiaria lo solicite, previa justificación.
Productos
• Acta de la Auditoría Visible. (Formato F-GI-IH-3: Acta de
Auditorías Visibles)
• Listado de asistencia. (F-GI-IH-11 Listado de AsistenciaAcompañamiento Social)
• Registro fotográfico.
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INSUMOS
OBJETIVO
ACTIVIDADES
PRODUCTOS
El contratista realiza una
presentación de los
siguientes temas:
AUDITORÍA
VISIBLE 1
5- 20%
Ejecución
Acta de inicio
de obra firmada
por interventoría,
contratista y Ente
Territorial
La etapa de
preconstrucción
debe estar agotada
(si aplica).
Socializar con
la comunidad el
componente técnico
y social
Conformar la veeduría
ciudadana para el
proyecto.
1. Nombre completo
2. Ubicación exacta
3. Tiempo de ejecución
4. Presupuesto
5. Alcance de la obra
6. Planos arquitectónicos
Concertar o presentar con la Alcaldía
al Enlace Social para el proyecto.
Realizar una inducción a la Ley 850
de 2003 y conformar Veeduría.
Socializar las responsabilidades
de cada uno de los actores
Resolver las inquietudes de la
comunidad
frente al proyecto.
Acta de la
Auditoría Visible
Listado de asistencia
Registro fotográfico
Acta de constitución
o Ratificación de la
Veeduría
Resolución de Registro
de la Veeduría o Inicio
de Trámite
Directorio de contactos
Dar a conocer la oferta institucional
de Prosperidad Social.
AUDITORÍA
VISIBLE 2
50% o 70%
de ejecución
AUDITORÍA
VISIBLE 3
100%
Información del
Supervisor técnico,
con soporte
en informes de
interventoría
Acta de recibo a
satisfacción, firmada
por interventoría,
contratista y
supervisor
Socializar las modificaciones del
proyecto
En esta instancia, el
Acta de la
Hacer seguimiento a los compromisos
contratista, interventor,
adquiridos durante la Auditoría Visible 1.
Auditoría Visible
Administración Municipal,
Socializar el Manual de mantenimiento
Personería, Veeduría
por parte del contratista a la comunidad.
Listado de asistencia
y el representante de
Presentación de informes de rendición
Prosperidad Social,
de cuentas por parte del contratista/
rinden cuentas y
Registro fotográfico
interventoría, Alcaldía, Personería y la
exponen los avances y
Veeduría.
Informe de la Veeduría.
hallazgos en la ejecución Aplicación de sondeos de satisfacción.
Sondeo de Satisfacción.
de la obra.
Atención a preguntas, inquietudes y
observaciones del proyecto.
Es un espacio donde
la comunidad efectúa
un balance final de
la intervención de
Prosperidad Social y se
hace la entrega oficial
de la obra a la Entidad
Territorial.
Rendición de cuentas por parte de
todos los actores que participaron en
el proceso.
Socializar a la comunidad beneficiaria
el Plan de Sostenibilidad.
Entregar la obra a la Entidad Territorial
y a la comunidad.
Presentación de productos y logros
del acompañamiento social, gestión
realizada, trámites de inquietudes, por
parte del Profesional Social, del Enlace
Social y de la Veeduría.
Aplicación de la Evaluación Participativa.
Preguntas y respuesta a inquietudes
de la comunidad
Acta de la
Auditoría Visible
Listado de asistencia
Registro fotográfico
Acta de entrega, firmada
por el supervisor social,
técnico,
el Alcalde y un
representante de la
Veeduría.
Consolidado de la
Evaluación Participativa
Manual de
mantenimiento
por parte del contratista.
Se presenta en casos
excepcionales,
que pueden ser:
Auditorías
Intermedias
Nuevo alcance
del proyecto
aprobado por el
Comité Técnico.
Cuando cambie el
alcance de la obra y sea
necesario socializarlo
de nuevo.
Cuando por alguna
razón la obra haya sido
suspendida, pero se
requiere explicarle a la
comunidad el motivo y la
fecha de reinicio.
Socializar las modificaciones del
proyecto: cambios en diseños,
suspensiones de obra, adiciones de
presupuesto, prórrogas, entre otras
eventualidades.
Acta de la
Auditoría Visible
Listado de asistencia
Registro fotográfico
Cuando la comunidad
beneficiaria lo solicite,
previa justificación.
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7. Veeduría Ciudadana
Es el mecanismo democrático de representación que le permite
a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias
ejercer vigilancia sobre la gestión pública respecto a las autoridades
administrativas, políticas, judiciales, electorales, legislativas y organismos
de control; encargadas de la ejecución de un programa, proyecto,
contrato, o de la prestación de un servicio público (Red de Nacional de
Veedurías). Ésta veeduría se conforma durante la Auditoría Visible 1, o
de inicio.
7.1 Requisitos
Todos los ciudadanos en forma plural, o a través de organizaciones
civiles, pueden hacer parte de la veeduría ciudadana, exceptuando
los siguientes, que tienen impedimentos para ejercer de acuerdo al
artículo 19 de la Ley 850 de 2003:
• Ediles, concejales, diputados, y congresistas.
• Trabajadores o funcionarios
relacionadas con el proyecto.
públicos
con
funciones
• Quienes tengan vínculos contractuales, o extracontractuales
o participen en organismos de gestión comprometidos en el
proceso objeto de la veeduría.
• Quienes tengan parentesco con el contratista, interventor o trabajadores de la obra, o estar vinculado a la obra directamente.
• En el caso de organizaciones, haber sido cancelada o
suspendida su inscripción en el registro público.
Las personas que deseen conformar la veeduría, o a quienes
proponga la comunidad para ello, deben cumplir y desarrollar el
ejercicio de una forma objetiva y confiable, para lo que deben dar
cumplimiento a los siguientes requisitos, que deben ser explicados
a la comunidad:
• Disponibilidad de tiempo para participar en algunos Comités
de seguimiento con interventoría y contratista (al menos debe
haber participación de alguno de los Veedores).
• Ser mayor de edad y vivir en el Municipio donde se desarrolla
el proyecto.
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• Tener interés en el desarrollo del Municipio y en el bienestar
colectivo y no particular.
• Tener un punto donde se pueda localizar fácilmente por teléfono
y/o correo electrónico.
• Comprometerse a transmitir la información que recibe de manera veraz, lo mismo del avance del proyecto a la comunidad
beneficiaria.
7.2 Funciones
• Vigilar que el proceso de contratación se realice de acuerdo a
la Ley, en las condiciones de calidad acordadas.
• Informar oportunamente a Prosperidad Social y al contratista
acerca de las inquietudes que presente la comunidad respecto
a la intervención.
• Presentar en las Auditorías Visibles 2 y Auditorías Visibles
3 el informe de la gestión realizada frente a la comunidad
y, en cualquier momento, durante la ejecución de la obra o
posteriormente, lo podrá presentar a Prosperidad Social. (F-GIIH-9 Informe de Veeduría)
• Asistir a los comités técnicos que se acuerden entre las partes
para hacer seguimiento a la ejecución de la obra.
• Hacer seguimiento a la obra una vez a la semana o según se acuerde.
• Participar en la validación e implementación del Plan de
Sostenibilidad de la obra, lo mismo en la recepción y
direccionamiento de Peticiones, Quejas y Reclamos, a la
Entidad o Actor correspondiente.
• Realizar seguimiento y velar para que, en caso de necesitarse,
los requisitos que deba cumplir la alcaldía se tramiten ágilmente
e informar del avance al contratista.
• Podrán apoyar a las administraciones locales, los operadores,
y contratistas a gestionar con actores presentes en la zona,
actividades tales como jornadas de arborización, charlas de
buen uso y mantenimiento y sobre cultura de pago de facturas
de servicios.
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• Servir como canal de comunicación entre Prosperidad Social,
el contratista y la comunidad.
• Apoyar a Prosperidad Social y al contratista en las convocatorias
para las reuniones y Auditorías.
• A las veedurías ciudadanas en el ejercicio de sus
funciones les está prohibido: Retrasar, Impedir o, Suspender
los programas, proyectos o contratos objeto de la vigilancia.
7.3 Conformación
En el marco de la Auditoría Visible 1, se debe conformar la Veeduría
Ciudadana, a continuación se relacionan los pasos a seguir:
• Destine un espacio para que el Personero Municipal, haga una
presentación sobre las veedurías ciudadanas, su importancia,
funciones, requisitos e impedimentos.
• Dé espacio para que la comunidad exprese sus inquietudes y
éstas sean resueltas por el Personero.
• Brinde un espacio participativo para que de manera voluntaria, o
por postulación de la comunidad, se escojan las personas que
van a conformar la Veeduría.
• Una vez tenga a los veedores (mínimo 2), proceda a leer el Acta
de constitución de Veeduría Ciudadana (Anexo B), y hágala firmar por los veedores y el Personero Municipal.
• Con la copia del Acta de constitución de Veeduría Ciudadana, el
Personero deberá llevar registro público de inscripción y expedir
la resolución u oficio de aprobación del registro. Si es posible
espere a la expedición de la resolución el día de la Auditoría Visible
1, de lo contrario establezca un compromiso con el Personero
para que esta sea entregada en la Auditoría Visible 2.
7.4 Herramientas
• El Profesional Social o el Enlace Municipal debe entregar por
escrito a la veeduría la Ley 850 de 2003 o resumen de los
deberes y derechos como veedores.
• El contratista para la Auditoría Visible 1 debe allegar siempre
fotocopia del contrato y hacer entrega a la veeduría.
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• La Personería debe ofrecer a la veeduría conformada,
capacitación en temáticas pertinentes en función de su rol
actual, 2 o 3 veces durante su ejercicio.
• Al finalizar la Auditoría Visible 1 es importante entregar a la
veeduría conformada o ratificada el directorio de contactos.
• Es necesario acordar el día de visita a la obra por parte de la
veeduría para que el residente de la interventoría o del contratista
la acompañe y despeje sus dudas y preguntas.
8. Sondeos de satisfacción
y evaluación participativa
Sondeo de satisfacción consolidado:
Es una herramienta que permite a Prosperidad Social, a las
Entidades Territoriales y a sus contratistas medir la percepción que
tiene la comunidad atendida, de manera que se puedan identificar
oportunidades de mejora, necesidades de información y prácticas
exitosas de comunicación.
El Profesional Social debe explicar los propósitos de la Dirección de
Infraestructura Social y Hábitat al aplicar la encuesta de satisfacción
y explicarlo de forma integral, dejando siempre trazabilidad en el
Acta de la aplicación.
En la Auditoría Visible 2, el Profesional Social será el encargado de
imprimir diez (10) formatos de Sondeo de Satisfacción y repartirlos
entre los asistentes al final de la reunión. Una vez diligenciados por
los miembros de la comunidad y la Entidad Territorial, las respuestas
deberán tabularse en el formato provisto para tal fin y remitirse al
Coordinador Social para su consolidación y divulgación. (F-GI-IH-7
Sondeo de Satisfacción AV II)
Evaluación participativa:
Es una herramienta que permite evaluar el desarrollo del proyecto
de Infraestructura Social de manera conjunta con todos los actores
locales. Se debe dar al final de cada proceso para conocer los
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aspectos positivos y negativos que se presentaron en todo el
proceso, desde el componente social, técnico y administrativo, y
permite conocer los impactos generados con cada intervención,
identificando las lecciones aprendidas más relevantes que merezcan
poner en práctica en otros procesos de Intervención futuras. (F-GIIH-10 Evaluación participativa AV III)
9. Mesas de Sostenibilidad
La sostenibilidad de las obras de infraestructura es el resultado
del conjunto de actividades articuladas, lideradas por las Alcaldías
y comunidades beneficiarias, que permiten que éstas perduren
en el tiempo en condiciones físicas y funcionales adecuadas
para prestar los servicios para los cuales fueron construidas,
generando un impacto positivo en el capital humano, social,
institucional, ambiental y económico.
Las Mesas de Sostenibilidad se configuran como un espacio
institucional donde los diferentes actores locales participan para
planificar, concertar y hacer seguimiento a la formulación del Plan de
Sostenibilidad de la obra, desde todas las dimensiones: Ambiental,
Institucional, Económica, Social.
9.1 Convocatoria
• Convoque de manera simultánea con la fecha de la Auditoría
Visible y realice la Mesa después de la Auditoría, con el fin de
nutrir el ejercicio con lo recopilado durante ésta y para extender el
alcance de la misma a los avances que se obtengan sobre el
Plan de Sostenibilidad. Si el esquema de acompañamiento para
la elaboración del Plan se asocia a las Auditorías Visibles, logrará
una temporalidad en la formulación, comprometiendo cada vez
más a los actores.
• Garantice siempre la presencia de los actores directamente
involucrados con el proyecto, es decir, Alcaldía Municipal,
representantes de la veeduría o líderes comunitarios, contratista
e interventoría.
• Antes de la realización de la Mesa, asegúrese que los actores
comprometidos cuenten con información oportuna para realizar
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el trabajo de consolidación, concertación y propuestas en
función del momento en que se encuentre la formulación del
Plan de Sostenibilidad.
• Tenga preparada una presentación audiovisual por cada una de
las líneas de intervención (vías y transporte, social comunitario,
espacio público, recreación y deporte y mejoramiento de
condiciones de habitabilidad) que debe ser clara y concisa en
los pasos y herramientas para construir el Plan de Sostenibilidad.
• Tenga presente casos o situaciones reales que puedan nutrir las
experiencias actuales. De igual forma, provéase de herramientas
para la construcción de Planes de Sostenibilidad de forma que
pueda explicarlos y en caso de ser requerido entregarlos de
manera física a la Administración y veeduría.
• Para los proyectos 2016, lea y analice detalladamente el Plan
de Sostenibilidad que el Ente Territorial aportó al momento de
solicitar recursos para el proyecto en mención, esto con el fin de
validar información con los beneficiarios de la intervención.
• Recuerde que en el desarrollo de la Auditoría Visible 3, debe
socializarse la versión definitiva del Plan de Sostenibilidad con la
comunidad beneficiaria.
9.2 Herramientas del plan
En las Mesas de Sostenibilidad asegúrese de trabajar las siguientes
herramientas, que serán los productos que configuran el Plan de
Sostenibilidad:
Diagnóstico: que identifique las instituciones, actores locales, necesidades y los recursos para la sostenibilidad del proyecto.
Matriz de Riesgos: que identifique los principales riesgos aso-
ciados a la sostenibilidad del proyecto, así como las acciones y estrategias planteadas para mitigarlos, incluyendo el competente
para hacerlo.
Esquema de administración del activo: que identifique los responsables de coordinar y liderar las acciones en torno al acti-
vo (Para proyectos Sociales Comunitarios).
Manual de uso: Instrucciones necesarias para que la comunidad
pueda utilizar la obra.
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de los proyectos de Infraestructura Social
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Mecanismos institucionales para el cumplimiento del Ma-
nual de uso: instrumento normativo o acto administrativo que garantice la adopción del manual de uso, como acuerdo, resolución, decreto, u otro mecanismo.
Plan de Mantenimiento: que contenga las actividades preventivas y correctivas de mantenimiento, el responsable, la cronología, y el presupuesto de cada actividad, por una vigencia de cinco años.
Plan de Acción (o Plan de Negocios) para la Sostenibilidad de la Obra: que contenga recursos, fuentes, tiempos, acciones y actores.
• Costos Totales de la Sostenibilidad: cálculo agregado de
los costos, desglosando el aporte por parte del Municipio y
los que provengan de otras fuentes.
9.3 Validación Plan de Sostenibilidad
• Es necesario realizar el ejercicio de validación del Plan de
Sostenibilidad con los grupos de interés durante la Auditoría
Visible No. 1; Aplica para Proyectos Prosperidad Social 2016.
• Asegúrese que el Plan de Mantenimiento y uso haya sido
suministrado por el contratista en la Auditoría Visible 2, así como
de socializarlo en la Mesa de Trabajo 2, con el fin de contar con
la versión final para la Auditoría Visible 3.
• Tenga en cuenta los diferentes encuentros que debe propiciar
con los beneficiarios, con el fin de conseguir una formulación
participativa y objetiva del plan (no limitarse solamente a las
Mesas de Trabajo).
• Asegúrese de socializar el producto del Plan de Sostenibilidad
en la Auditoría Visible 3 e iniciar su implementación en todas sus
fases: uso, aprovechamiento, mantenimiento y administración,
este último, si aplica.
9.4 Orden del día - Mesa de Sostenibilidad:
Actividad
Tiempo
(minutos)
Responsable
Protocolo de Responsabilidades
15
Profesional social
Definición del concepto de
Sostenibilidad y quiénes la lideran
15
Profesional social
31
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Validación de los productos del
Plan que sean entregados
60
Profesional social
Estudio de casos: Tenga a mano
(impresos) casos exitosos y no
tan exitosos para que el tema
quede más claro.
30
Profesional social
Proposiciones y varios
30
Asistentes
9.5 Productos
• Acta de Mesa de Trabajo que condense claramente los
compromisos asumidos por los Actores Locales.
• Listado de asistencia. (F-GI-IH-11 Listado de Asistencia
Acompañamiento Social)
• Registro fotográfico.
• Productos realizados durante la mesa. (componentes del Plan
de Sostenibilidad)
9.6 Seguimiento
• Hágale seguimiento a los Compromisos adquiridos.
• Mantenga contacto con todas las personas que participaron en
la Mesa de Trabajo.
• Propicie el cumplimiento de las fechas de entregas de documentación.
• En caso que así lo amerite, realice una nueva Mesa con el fin de
Socializar Productos.
• Envíe evidencias (productos) a la Administración Municipal, En
las Mesas de Sostenibilidad
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Entrega de soluciones integrales de agua a comunidades Wayúu en La Guajira.
10. Post-auditoría
10.1 Difusión
Comunicar lo que hacemos es de vital importancia para la institución,
confirma nuestra presencia en todas las regiones del país y hace
visible los impactos que generamos en las comunidades, dando a
conocer la oferta de la Dirección de Infraestructura Social y Hábitat
a nuevos posibles beneficiarios y aliados.
Por esta razón y con el fin de tener una trazabilidad de las actividades
realizadas, se pide que se lleven a cabo las siguientes actividades y
se reporten al Chat de Comunicaciones, según la Auditoría Visible
realizada:
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Auditoría Visible
Productos de comunicaciones
1. Nombre simplificado de la obra y valor
aproximado y número de beneficiarios directos
Auditoría
Visible 1
2. Foto de la valla
3. Foto del evento de Auditoría Visible.
4. Foto de la obra en ejecución.
Auditoría
Visible 2
1. Nombre simplificado de la obra, valor
aproximado y número de beneficiarios
directos.
2. Foto del evento de Auditoría Visible.
3. Foto de la obra en ejecución.
1. Nombre simplificado de la obra y valor
aproximado.
2. Número de empleos generados.
Auditoría
Visible 3
3. Foto del evento de Auditoría Visible.
4. Foto de la obra: Antes y Después (evite enviar
las fotos editadas, de esto se encarga el
equipo de comunicaciones).
5. Video corto de un testimonio.
Si al evento acude algún medio de comunicación local tenga presente el protocolo de
comunicaciones de Prosperidad Social y procure no dar declaraciones a la prensa.
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Ejemplos de registros fotográficos del antes y después
Antes
Después
Construcción puente peatonal Villa Teresa, Martiniano, Montoya y La Española
en el municipio de Córdoba - Quindío.
Antes
Después
Rehabilitación de la vía urbana ubicada en el barrio la Habana del
municipio de Salgar - Antioquia.
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Las imágenes se deben tomar desde el mismo punto. Una vez en
el Chat de Comunicaciones, las personas encargadas las editarán
y las ponen en formato tipo tweet para que sean publicadas en los
diferentes medios de comunicación.
10.2 Seguimiento a los compromisos
El Profesional Social debe hacer seguimiento a los compromisos
adquiridos en las Auditorías Visibles, este seguimiento se deberá
realizar hasta que el proyecto se encuentre finalizado y todos
los compromisos resueltos. En caso de que persista alguna
inconformidad, como supervisor social del convenio deberá evaluar
si requiere notificar a la Entidad Territorial o al actor correspondiente
de un posible incumplimiento.
Los Planes de Sostenibilidad se deben desarrollar en el marco de
las Auditorías Visibles y son un producto final de la Auditoría Visible
3, sin este Plan el convenio con el Ente Territorial no se puede
liquidar, por lo que es una obligación del Profesional Social hacer
seguimiento, acompañamiento y entrega de dicho Plan, antes de la
fecha de terminación del convenio.
De igual forma, el Profesional Social debe estar al tanto del avance
de los convenios que le han sido asignados para supervisión, esto
le permitirá programar oportunamente la Auditoría Visible pertinente
al porcentaje de ejecución.
10.3 Documentación y reporte de actividades
Después de cada Auditoría Visible se debe presentar un Informe
de Comisión, donde consten las actividades llevadas a cabo en
cada proyecto, el orden del día que se desarrolló y las principales
conclusiones y compromisos derivados de éste. Para que este
informe sea aprobado por el Coordinador Social del Grupo de
Infraestructura y Hábitat, debe ir acompañado por los productos
de cada Auditoría Visible en físico, en el caso de los Profesionales
Sociales de nivel regional, se hará quincenalmente.
Posteriormente, el Profesional Social deberá realizar el trámite
pertinente para que estos soportes queden registrados en el
expediente de cada convenio, en el Sistema de Gestión Documental
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Orfeo. Es importante que esta entrega se haga en físico, para que,
a su vez, se archive en la carpeta correspondiente al convenio. Los
Profesionales Sociales de nivel regional, la harán quincenalmente.
Una vez se tenga el acta firmada y escaneada, se debe enviar con
los demás productos a todos los actores involucrados (Alcaldía,
interventoría, social par, veeduría, contratista, etc.). Esta información
siempre debe ser enviada de manera prioritaria al supervisor técnico
del convenio.
10.4 Registro de Indicadores
De todas las Auditorías Visibles, el Profesional Social a través del
trabajo de campo, debe sacar los indicadores sociales pertinentes:
número de beneficiarios, impactos del proyecto, empleos generados
(solo en la Auditoría Visible 3); estos indicadores se deben registrar
en la base de datos de la Dirección de Infraestructura Social
y Hábitat, de manera quincenal, de acuerdo a las comisiones
realizadas.
De igual forma, es responsabilidad de cada Profesional Social hacer
el reporte mensual de las Auditorías Visibles realizadas, el total
de Veedurías conformadas y el total de Planes de Sostenibilidad
aprobados. Esta información debe ser reportada por cada Auditoría
Visible al sistema destinado para tal fin, adjuntando los respectivos
soportes de cada uno de los productos correspondientes.
Con esta información, el Coordinador Social podrá consolidar la
gestión realizada por el Equipo Social, de manera mensual y realizar
un análisis comparativo para observar el avance frente a las metas
anuales de la Dirección de Infraestructura Social y Hábitat.
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Manual para las Auditorías Visibles y Sostenibilidad
de los proyectos de Infraestructura Social
CÓDIGO: M-GI-IH -2
11. Conclusiones
Mediante esta serie de pautas para la realización de Auditorías
Visibles e implementación de esquemas de Sostenibilidad de las
obras de infraestructura social financiadas por Prosperidad Social,
se busca generar un mayor impacto en los beneficiarios finales de
las intervenciones y generar apropiación de las mismas entre la
comunidad.
Pedimos a los profesionales sociales y a todos los actores involucrados
en este proceso, que se ciñan a las recomendaciones, a fin de
mandar un mensaje claro y unificado sobre a dónde queremos llegar.
Agradecemos su compromiso y entrega con el trabajo que
realizan diariamente, pues son ustedes la cara de Prosperidad
Social en las regiones.
CONTROL DE CAMBIOS Y VERSIONES
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
RAZÓN DE LA MODIFICACIÓN
1
Julio 2016
Creación del Documento
REVISÓ:
APROBÓ:
Nombre: Angie Paola Zamudio
Nombre: José Alejandro Bayona
Cargo: Coordinadora Social
GIT Infraestructura Social
Cargo: Director de Infraestructura
Social y Hábitat
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de los proyectos de Infraestructura
Social
Proceso:
Gestión para la Inclusión Social
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CÓDIGO:
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VERSIÓN: 1
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