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Procedimiento
Código: PRO-DAF-ADM-004
Versión: 01
SOLICITUD Y DESPACHO DE
MERCADERÍA DE LA
SECCIÓN DE ALMACÉN
Vigente a partir de: 18 de marzo
2010
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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO
UNIDAD ADMINISTRATIVA
SECCIÓN DE ALMACÉN
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y DESPACHO DE MERCADERÍA
DE LA SECCIÓN DE ALMACÉN
PRO-DAF-ADM-004
ELABORADO POR:
Sergio Danilo Herrarte Pedroza
Jefe
Unidad Administrativa
Fecha:
1/02/2010
REVISADO Y
PRESENTADO POR:
Myriam Ovalle Gutiérrez de Monroy
Directora General
Instituto Nacional de Ciencias Forenses de Guatemala
Fecha:
11/02/2010
APROBADO POR:
Consejo Directivo
Instituto Nacional de Ciencias Forenses de Guatemala
INACIF
Acuerdo CD-INACIF-003-2010
Fecha:
18/03/2010
Aprobado por: Consejo Directivo INACIF
Acuerdo No.: CD-INACIF-003-2010
Fecha: 18/03/2010
Procedimiento
Código: PRO-DAF-ADM-004
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SOLICITUD Y DESPACHO DE
MERCADERÍA DE LA
SECCIÓN DE ALMACÉN
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1. INTRODUCCIÓN
El procedimiento de solicitud y despacho de mercadería a la Sección de Almacén es una
herramienta la cual será de utilidad para en optimo control y funcionamiento de las distintas
actividades que se realizan a efecto de dar cumplimiento al objetivo de la misma que consiste en
Planificar, organizar, integrar, dirigir y controlar las actividades y/o procedimientos que se ejecutan
dentro de la Sección de Almacén para lograr que la misma resguarde los bienes del INACIF mediante
un óptimo control en sus ingresos y egresos de mercadería, a través de una mejora continua en sus
procedimientos, obteniendo como resultado una actitud de servicio eficiente hacia las distintas
dependencias de la institución
2. OBJETIVO
Estandarizar los procedimientos para la solicitud y despacho de mercadería a sedes
metropolitanas y departamentales del INACIF.
3. ALCANCE
El procedimiento abarca la solicitud de mercadería a la Sección de Almacén y el despacho de
mercadería a las sedes metropolitanas y departamentales del Instituto Nacional de Ciencias Forenses
de Guatemala.
4. RESPONSABLES
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
Oficinistas de Almacén
Auxiliares de Almacén
Jefe Sección de Almacén
Jefe Unidad Administrativa
5. LISTA DE DISTRIBUCIÓN
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
5.5.
Dirección General
Jefe Departamento Administrativo Financiero
Jefe Unidad Administrativa
Jefe Sección de Almacén
Jefe de Departamento / Unidad / Sección
6. GLOSARIO
6.1.
Materiales y suministros: conjunto de objetos que son consumidos de manera inmediata
y que no son reutilizables.
6.2.
Activos y fungibles: conjunto de objetos que tienen mayor durabilidad, son reutilizables
más de una vez y se deterioran a largo plazo.
7. RECURSOS
7.1.
Tecnológicos
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7.1.1.
7.1.2.
7.2.
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Computadora
Base de datos de la Sección de Almacén
Logísticos
7.2.1.
Materiales
a. Insumos y materiales de oficina
b. Formularios autorizados por la Contraloría General de Cuentas
i. Requisición y Salida de Almacén de Materiales y Suministros
ii. Requisición y Salida de Almacén de Activos/Fungibles
8. ACTIVIDADES
8.1.
Solicitud de mercadería a la Sección de Almacén
8.1.1.
8.1.2.
8.1.3.
8.1.4.
8.1.5.
8.1.6.
8.1.7.
8.1.8.
8.1.9.
Los clientes internos recibirán a través de una circular un catálogo de referencia
de productos el cual es enviado y actualizado una vez por año. A partir de éste,
deberán hacer sus requisiciones utilizando los formularios existentes, autorizados
por la Contraloría General de Cuentas según Anexo A y Anexo B
Las requisiciones se harán una vez por mes. Salvo aquellas requisiciones que se
soliciten por emergencia. Éstas deberán ser autorizadas a través de un medio
escrito por el Jefe de Unidad.
Únicamente se recibirán los formularios de requisición en original con sus
respectivas copias (blanca, amarilla y/o verde).
a. Original requisición y salida de Almacén de materiales y suministros,
b. Original requisición y salida de activos/fungibles
Ambos formularios deben ir firmados y sellados por la persona quien autoriza la
requisición.
Los clientes internos deben anotar los códigos, las descripciones, las
presentaciones y cantidades que solicitan en el formulario de requisición, según el
código que contiene el catálogo.
Para el formulario de requisición de activos o fungibles, el código del artículo
corresponde al código del producto según el catálogo. El código de inventario
será anotado en la casilla de “OBSERVACIONES” por el personal de Almacén al
momento de su despacho.
En ausencia de cualquiera de los campos requeridos en la forma de llenado de
los formularios de Almacén, no será despachado y se le notificará al requirente
que debe completar la requisición.
La forma de llenado de las requisiciones de salida de almacén, se adjuntan en
Anexo C y D.
Si el código no coincide con la descripción, el requirente deberá realizar una
nueva requisición del producto no despachado. Esto para evitar que la Sección de
Almacén despache algo que no fue solicitado o requerido o sea vea alterado el
formato de requisición. Por lo que es responsabilidad del requirente que, a partir
de que reciban el catálogo, anote todos los campos que se requieren según el
inciso e.
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8.1.10. Las requisiciones serán recibidas el día 15 de cada mes en horario de 08:00 a
14:00 hrs. Fines de semana o días festivos en el día 15, se recibirá al siguiente
día hábil en el mismo horario descrito anteriormente.
8.1.11. Para las Sedes Departamentales, debido a que éstas envían sus requisiciones
con el personal de transportes que realizan rutas de Seguimiento Pericial, deben
contemplar que el envío se debe realizar antes del 15 de cada mes.
8.1.12. Las requisiciones serán selladas de recibido anotando la hora de recepción, para
llevar el control de los tiempos de recepción en el Almacén.
8.1.13. Al recibir la requisición, el digitador de la Sección de Almacén debe ingresar los
datos de la requisición a la base de datos de Almacén.
8.1.14. Posterior a ingresar la solicitud a la base de datos, el digitador traslada
documentos a través de formularios de envío a autorización o Vo.Bo. del Jefe de
Unidad Administrativa. Ver Anexo E.
a. Para el caso en la cual la solicitud es de Materiales y Suministros de una
dependencia de medicina forense departamental o metropolitana, deberá
trasladarse primeramente a la Jefatura de Departamento Técnico Científico
para Visto Bueno. Posteriormente es trasladado a la Jefatura de Unidad
Administrativa.
b. Si la solicitud es de Activos/Fungibles de una dependencia de medicina
forense departamental o metropolitana, y solicitan mercadería que hay en
stock (no aplica para compras autorizadas previamente para dichas
dependencias), deberá trasladarse primeramente a la Jefatura de
Departamento Técnico Científico para Visto Bueno. Posteriormente es
trasladado a la Jefatura de Unidad Administrativa.
8.1.15. Posterior a su autorización, se procede a entregar la requisición a los Auxiliares
de despacho.
8.2.
Despacho de mercadería en sedes metropolitanas
8.2.1.
8.2.2.
8.2.3.
8.2.4.
8.2.5.
8.2.6.
El personal de despacho debe preparar el pedido y deberán anotar la cantidad
real despachada, la cual puede ser igual o menor a la cantidad requerida
dependiendo de los máximos o mínimos de existencia en el Almacén y/o el
historial de consumo del solicitante.
Toda mercadería preparada que sale de la Sección de Almacén para su entrega
debe llevar una fotocopia firmada de Visto Bueno por el encargado del Almacén,
la cual deberá ser entregada al personal de seguridad.
Para el despacho de Materiales y Suministros, serán entregados en el centro de
suministros de la sede central del INACIF, ubicado en el segundo nivel en los
horarios previamente establecidos con el encargado del mismo.
Para el despacho de Activos y/o Fungibles, el personal de despacho deberá
llamar a las Unidades o Secciones que realizaron la requisición para hacer la
entrega física del pedido.
La entrega de mercadería en las Sedes Metropolitanas serán realizadas en el
área de recepción de cada sede. En el caso de entregas de emergencia y el
Almacén no cuente con vehículo, el despacho se realizará en las instalaciones del
Almacén Central.
La persona que recibe debe firmar y sellar de recibido en el documento donde
solicitó la mercadería.
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MERCADERÍA DE LA
SECCIÓN DE ALMACÉN
8.2.7.
8.2.8.
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a. Si fue despacho de materiales y suministros, el personal de almacén debe
entregar la copia amarilla a la dependencia solicitante para su archivo.
b. Si fue despacho de activos fungibles, el personal de almacén debe entregar la
copia amarilla a la dependencia solicitante. La copia verde es trasladada por
el personal de almacén a Inventarios a través de conocimiento o nota de
envío. Ver Anexo E.
Al finalizar el proceso de entrega, la requisición original pasa nuevamente al
digitador de almacén, quien descargará las cantidades reales despachadas de la
misma en la base de datos existente y para archivo de Almacén.
Despacho de mercadería en sedes metropolitanas y departamentales
8.2.9.
8.2.10.
8.2.11.
8.2.12.
8.2.13.
8.2.14.
8.2.15.
8.2.16.
8.2.17.
8.2.18.
8.2.19.
El personal de despacho debe preparar el pedido y deberán anotar la cantidad
real despachada, la cual puede ser igual o menor a la cantidad requerida
dependiendo de los máximos o mínimos de existencia en el Almacén y/o el
historial de consumo del solicitante.
El personal de despacho deberá tener los pedidos listos basados en la
programación de la sección de Transportes o Seguimiento Pericial y la
programación establecida de la Sección de Almacén.
El personal de despacho deberá informar a jefatura de transportes el tipo de
vehículo que se requiere para el envío de mercadería.
Los pilotos que realizarán las rutas, deberán presentarse previamente a su salida
a la Sección de Almacén para cargar la mercadería a enviar.
La Sección de Almacén deberá llevar el pedido al vehículo que viajará a los
departamentos, anotando fecha y hora de salida, el nombre del piloto quien
entregará el pedido y la cantidad de bultos a cargar al vehículo.
A cada piloto se le entregará el documento (Original y copias) que respalda el
despacho de la mercadería (Formulario de Salida de Materiales y Suministros y/o
Formulario de Salida de Activos y Fungibles) dentro de un sobre sellado.
Toda mercadería preparada que sale de la Sección de Almacén para su entrega
debe llevar una fotocopia firmada de Visto Bueno por el encargado del Almacén,
la cual deberá ser entregada al personal de seguridad.
El piloto de la Sección de Transportes llevará el pedido al lugar de destino.
Todo piloto que realice entregas a departamentos, deberá devolver a la Sección
de Almacén los documentos que le fueron entregados debidamente firmados y
sellados de recibido por la dependencia departamental en un periodo no mayor de
1 día hábil de su regreso de la comisión.
La persona que recibe debe firmar y sellar de recibido en el documento donde
solicitó la mercadería.
c. Si fue despacho de materiales y suministros, el personal de almacén debe
entregar la copia amarilla a la dependencia solicitante para su archivo.
d. Si fue despacho de activos fungibles, el personal de almacén debe entregar la
copia amarilla a la dependencia solicitante. La copia verde es trasladada por
el personal de almacén a Inventarios a través de conocimiento o nota de
envío. Ver Anexo E.
Al finalizar el proceso de entrega, la requisición original pasa nuevamente al
digitador de almacén, quien descargará las cantidades reales despachadas de la
misma en la base de datos existente y para archivo de Almacén.
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9. ANEXOS
ANEXO A.
ANEXO B.
ANEXO C.
ANEXO D.
ANEXO E.
FORMULARIO DE REQUISICIÓN Y SALIDA DE ALMACÉN DE MATERIALES Y
SUMINISTROS
FORMULARIO DE REQUISICIÓN Y SALIDA DE ALMACÉN DE ACTIVOS Y
FUNGIBLES
FORMA ADECUADA DE LLENADO DE REQUISICIÓN DE SALIDA DE
MATERIALES Y SUMINISTROS
FORMA ADECUADA DE LLENADO DE REQUISICIÓN DE SALIDA DE ACTIVOS Y
FUNGIBLES
FORMATO DE ENVÍO DE DOCUMENTOS DE SOLICITUD DE DESPACHO DE
MERCADERÍA
Aprobado por: Consejo Directivo INACIF
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ANEXO A.
FORMULARIO DE REQUISICIÓN Y SALIDA DE ALMACÉN DE
MATERIALES Y
SUMINISTROS
Aprobado por: Consejo Directivo INACIF
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Fecha: 18/03/2010
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MERCADERÍA DE LA
SECCIÓN DE ALMACÉN
ANEXO B.
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FORMULARIO DE REQUISICIÓN Y SALIDA DE ALMACÉN DE ACTIVOS Y
FUNGIBLES
Aprobado por: Consejo Directivo INACIF
Acuerdo No.: CD-INACIF-003-2010
Fecha: 18/03/2010
Procedimiento
Código: PRO-DAF-ADM-004
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SOLICITUD Y DESPACHO DE
MERCADERÍA DE LA
SECCIÓN DE ALMACÉN
ANEXO C.
FORMA ADECUADA DE LLENADO
MATERIALES Y SUMINISTROS
DE
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REQUISICIÓN
Chimaltenango, Guatemala
DE
01/02/2010
Morgue Chimaltenango
04
10
6014
3025
CAJA DE 50 PARES DE
GALONES DE → CLORO
→ GUANTES QUIRÚRGICOS NO. 6 ½ ESTÉRILES CON TALCO
02
3031
CAJA DE 100 UNIDADES DE → JERINGA 10 C.C.
Dr. Juan Pérez
Coordinador de Sede
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SALIDA
DE
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Dr. Juan Pérez
Coodinador Medicina Forense
SILLA SECRETARIAL C/BRAZO AJUSTE NEUMÁTICO C/RODOS
01
Morgue San Marcos
8238
Benito Pérez
12345
01/02/2010
600H
FORMA ADECUADA DE LLENADO DE REQUISICIÓN DE SALIDA DE ACTIVOS Y
FUNGIBLES
San Marcos, Guatemala
ANEXO D.
Vigente a partir de: 18 de marzo
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MERCADERÍA DE LA
SECCIÓN DE ALMACÉN
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ANEXO E.
FORMATO DE ENVÍO DE DOCUMENTOS DE SOLICITUD DE DESPACHO DE
MERCADERÍA
No. Envio
INSTITUTO NACIONAL DE CIENCIAS FORENSES DE GUATEMALA
UNIDAD ADMINISTRATIVA
SECCION DE ALMACEN
CONTROL DE ENVIOS DE EXPEDIENTES DE SALIDA DE ALMACEN
EXPEDIENTE DIRIRGIDO A
FECHA:
/
/
UA
TC
OTRO:
ASUNTO:
Tipo de requisicion
CORRELATIVO INGRESO
No.
1
SOL-2010-
2
SOL-2010-
3
SOL-2010-
4
SOL-2010-
5
SOL-2010-
6
SOL-2010-
7
SOL-2010-
8
SOL-2010-
9
SOL-2010-
10
SOL-2010-
11
SOL-2010-
12
SOL-2010-
13
SOL-2010-
14
SOL-2010-
15
SOL-2010-
No. Requisiscion
A/F
SUM
OBSERVACIONES
Devolucion
OK
TOTAL
Firma RECIBIDO TECNICO CIENTIFICO
Nombre-Firma-Fecha-Hora
Firma RECIBIDO UNIDAD ADMINISTRATIVA o
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO
Nombre-Firma-Fecha-Hora
Firma RECIBIDO ALMACEN
Nombre-Firma-Fecha-Hora
Aprobado por: Consejo Directivo INACIF
Acuerdo No.: CD-INACIF-003-2010
Fecha: 18/03/2010