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INFORME No. AUDI-05-2008
-INACIFInstituto Nacional de Ciencias Forenses
de Guatemala
Guatemala,
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10 de diciembre de 2008.
J.
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Licenciada
Myriam Ovalle de Monroy
Directora General
Instituto Nacional de Ciencias Forenses de Guatemala
Su Despacho.
Señora Directora:
A través del presente me permito informarle que Auditoría Interna en cumplimiento de su función de
control y fiscalización dellNACIF y de conformidad con el Plan Anual de Auditoría estructurado para
el ejercicio fiscal 2008, realizó examen especial de auditoría a la Clínica y Morgue de Retalhuleu,
con los siguientes objetivos y alcance:
Objetivos
Comprobar el adecuado y oportuno registro de las operaciones
de bancos
almacén, en libros autorizados por la Contraloría General de Cuentas.
y auxiliar de
Verificar el cumplimiento
de los linearnientos técnicos y administrativos
contenidos en el
Reglamento
de Cajas Chicas del INACIF, para la utilización y liquidación de los fondos
administrados en las cajas chicas autorizadas.
Verificar
papelería
y
evaluar los procedimientos
utilizados en la recepción, custodia
y útiles de oficina. así como de insumos para clínicas y morgues.
Verificar la existencia física del mobiliario, equipo y vehículos
mismos se encuentran al servicio exclusivo de la Institución.
Comprobar el cumplimiento en la utilización
de dictámenes periciales de necropsias.
de la aplicación
asignados
informática
y
distribución
y determinar
de
si los
para la generación
Alcance
Arqueo de valores de caja chica
Reglamento
y corte de formas.
de Cajas Chicas
Revisión del procedimiento
en la recepción,
de oficina e insumos de clínicas y morgues.
Revisión del uso y custodia
Roles asignados
ecropsias.
resguardo
y distribución
de papelería
y útiles
de bienes inventariables
en aplicación
informática
para generación
de dictámenes
periciales
de
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INFORME No. AUDI-05-2008
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de Guatemala
Funcionarios
y Empleados
Responsables:
Dr. José Salomón Castro Díaz
Sr. Esteban Gonzalez Reyes
Resultados
Coordinador
Secretario Forense
Obtenidos:
Como parte de los procedimientos aplicados, el 24 de noviembre se practicó arqueo de valores
del monto asignado en concepto de caja chica, con el siguiente resultado:
Concepto
ValorQ.
Saldo según estado de cuenta de BANRURAL, cuenta de depósitos monetarios
No. 3-027-14337-1, a nombre de "Caja Chica / INACIF Retalhuleu".
177.01
(-) Cheques en Circulación
0.00
Saldo igual al Libro de Bancos
177.01
111.41
2,711.58
(+) Efectivo Disponible
(+) Documentos de Legítimo Abono
No. FACTURAS
PROVEEDOR
Hermanos Chávez
400.00
14
Jorge Antonio Celada Solares
465.00
321218
Recibo de Tesorería Municipal de Retalhuleu
25.00
146924
146925
Empresa Hidroeléctrica Municipal Retalhuleu
Empresa Hidroeléctrica Municipal Retalhuleu
28.19
324728
Recibo de Tesorería Municipal de Retalhuleu
Rodrigo López Nimatuj
22763
Empresa Hidroeléctrica Municipal Retalhuleu
18.23
154169
Empresa Hidroeléctrica Municipal Retalhuleu
95.32
336089
Recibo de Tesorería Municipal de Retalhuleu
14390
Grupo Costa S.A
25.00
145.50
730
3051
PERSONA NOMBRADA
José Salomón castro
Esteban Gonzalez Reyes
.~
VALOR(Q)
508.99
90.00
Esteban Gonzalez Reyes
90.00
Esteban Gonzalez Reyes
90.00
3053
Carlos Roberto Velásquez Torres
329.00
3,000.00
3,000.00
0.00
~~
IA,iñ
V/c~ il
F~~
221.99
3052
Total Arqueado
onto de Caja Chica Asignado
C1o,44 ~ iferencia
..•.
12.00
69.00
Quick Foto
No. Viático Liquidación
"
98.36
34916
154208
728
0" ~
VALOR(Q)
111
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INFORME No. AUDI-05-2008
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La revisten se realizó, de acuerdo con normas de auditoría de aceptación general y de
auditoría gubernamental, las cuales requieren que el examen sea realizado sobre una base
selectiva de la evidencia que soporta los registros y controles de las áreas evaluadas.
De conformidad con el resultado obtenido se identificaron 2 hallazgos de control interno los
cuales se resumen a continuación:
1. Debilidad en la definición de controles en la recepción, registro y distribución de insumos.
2. Falta de un procedimiento de archivo para las Requisiciones y Salidas de Almacén.
Con el propósito de superar las debilidades descritas y considerando que se deben fortalecer
los sistemas de control, se recomienda a la Dirección General, instruir al Coordinador de la
Clínica y Morgue de Retalhuleu y al Secretario Forense, para que se apliquen las
recomendaciones descritas en Anexo I y Anexo I-A adjuntos.
Para una mejor ilustración los hallazgos identificados se describen con mayor detalle en Anexo
1,Y Anexo I-A.
Atentamente.
Juan
n
n10 Lépez
:Mateo
Auxiliar de Auditorio
Instituto Nacional de Ciencias For¡¡n¡¡¡:¡s
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Archivo
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INFORME No. AUDI-05-2008
ANEXO I
HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO
NÚMERO 1
Debilidad en la definición de controles en la recepción, registro y distribución
insumos.
de
No existe mecanismo de control y registro de papelería y útiles de oficina e insumos de clínica
y morgue despachados del Almacén central y su distribución al personal de la clínica y morgue,
responsable de su utilización.
Criterio:
La Norma General de Control Interno Gubernamental 1.4 emitida por la Contraloría General de
Cuentas, establece que se deben emitir los reglamentos o normas específicas que regirán el
funcionamiento de los sistemas operativos, de administración y finanzas.
Causa
Por constituir el 2008 el primer año de funciones deIINACIF, la Administración no ha regulado e
implementado mecanismos de control en el registro de la recepción y distribución de papelería
y útiles de oficina e insumos de clínicas y morgues.
Efecto
Falta de registros y controles que debilita la estructura de control interno.
Recomendación
La Administración a través del Coordinador debe implementar el mecanismo de registrar en
libro específico, a efecto que se utilice un folio para cada insumo, según formato que se adjunta
como Anexo I-A, a través del cual el secretario Forense, registre 105 movimientos de ingresos y
salidas de bienes, según despachos efectuados por el Almacén Central en las Requisiciones y
Salidas de Almacén y la distribución o entrega al personal de la clínica y morgue, responsable
de su utilización.
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INFORME No. AUDI-05-2008
NÚMERO 2
Falta de un procedimiento de archivo para las Reguisiciones
y Salidas de Almacén.
Se observó que no existe un procedimiento de archivo de los formularios "Requisiciones y
Salidas de Almacén de Materiales y Suministros", autorizados y despachados del Almacén
central, en los cuales se enviaron suministros e insumos a la Clínica y Morgue de Retalhuleu.
Criterio:
Para una fácil localización y consulta, las distintas unidades administrativas deben llevar un
archivo o leitz, a través del cual clasifiquen y ordenen cronológicamente por numeración o
fechas de emisión, los documentos "Requisiciones y Salidas de Almacén de Materiales y
Suministros" .
Causa
Descontrol en el área administrativa para un adecuado manejo y archivo de los formularios que
soportan entregas de papelería, útiles de oficina e insurnos de clínica y morgue.
Efecto
Falta de un procedimiento de archivo que limita las consultas y referencias de las
"Requisiciones y Salidas de Almacén de Materiales y Suministros" autorizadas y despachadas.
Recomendación
El Secretario Forense debe crear el mecanismo de archivo o leitz, que ordene y clasifique
cronológicamente por numeración o fechas de emisión, los formularios "Requisiciones y
Salidas de Almacén de Materiales y Suministros" que han sido autorizadas y despachadas
para la clínica y morgue de Retalhuleu, a efecto que facilite la consulta y cotejo de la
información.
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INFORME No. AUDI-05-200B
ANEXO I-A
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
RETALHULEU
GUANTES QUIRÚRGICOS TALLA "M" (PARES)
BIEN O PRODUCTO:
CANTIDAD
Fecha
Firma
Descripción I Nombre
.......
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05/01/09
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23/01/09 _.........
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14/01/09
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Dr. José Salomón Castro
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Sr. Esteban
González
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Así sucesivamente
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Dr. José Salomón Castro
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05/01/09
50
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SALDO
SALIDA
INGRESO
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