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INFORME No. AUDI-08-2008
-INACIFInstituto Nacional de Ciencias Forenses
de Guatemala
Guatemala,
10 de diciembre de 2008.
Licenciada
Myriam Ovalle de Monroy
Directora General
Instituto Nacional de Ciencias Forenses de Guatemala
Su Despacho.
Señora Directora:
A través del presente me permito informarle que Auditoría Interna en cumplimiento de su función de
control y fiscalización dellNACIF y de conformidad con el Plan Anual de Auditoría estructurado para
el ejercicio fiscal 2008, realizó examen especial de auditoría a la Clínica y Morgue de Mazatenango,
Suchitepéquez, con los siguientes objetivos y alcance:
Objetivos
Comprobar el adecuado y oportuno registro de las operaciones de bancos y auxiliar de
almacén, en libros autorizados por la Contraloría General de Cuentas.
Verificar el cumplimiento de los lineamientos técnicos y administrativos contenidos en el
Reglamento de Cajas Chicas del INACIF, para la utilización y liquidación de los fondos
administrados en las cajas chicas autorizadas.
Verificar y evaluar los procedimientos utilizados en la recepción, custodia y distribución de
papelería y útiles de oficina, así como de insumos para clínicas y morgues.
Verificar la existencia física del mobiliario, equipo y vehículos asignados y determinar si los
mismos se encuentran al servicio exclusivo de la Institución.
Comprobar el cumplimiento en la utilización de la aplicación informática para la generación
de dictámenes periciales de necropsias.
Alcance
Arqueo de valores de caja chica y corte de formas.
Reglamento de Cajas Chicas
Revisión del procedimiento en la recepción, resguardo y distribución de papelería y útiles
de oficina e insumos de clínicas y morgues.
Revisión del uso y custodia de bienes inventariables
aplicación informática para generación de dictámenes periciales de
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INFORME No. AUDI-08-2008
-INACIFInstituto Nacional de Ciencias Forensas
de Guatemala
Funcionarios y Empleados Responsables:
Dra. Maria José de León Moreno
Srita. Maria Elena Juárez Barrios
Coordinador
Oficinista Forense
Resultados Obtenidos:
Como parte de los procedimientos
aplicados, el 26 de noviembre se practicó
del monto asignado en concepto de caja chica, con el siguiente resultado:
arqueo de valores
Concepto
Valor Q.
Saldo según estado de cuenta de BANRURAL, cuenta de depósitos monetarios
No. 3-028-19253-6, a nombre de "Caja Chica / INACIF Mazatenango".
53.75
(-) Cheques en Circulación
0.00
-
Saldo igual al Libro de Bancos
Efectivo Disponible
Liquidación Pendiente de Reintegro NO.02-2008, ingresada a Tesorería
(+) Documentos de Legítimo Abono
No. FACTURAS
393
No. Viático Liquidación
PROVEEDOR
Oiga Marina Hernandez Arango
PERSONA NOMBRADA
53.75
202.65
1,962.60
781.00
VALOR (O)
30.00
VALOR(Q)
1768
1770
1771
Maria Elena del Carmen Juarez Barrios
Edgar Arturo Braham Quiñonez
182.50
100.00
Francis Audelino Taquiej Hernandez
327.50
1772
Nestor Rodolfo Posadas
112.00
1773
Maria Jose de Leon Moreno
Total Arqueado
Monto de Caia Chica Asignado
Diferencia
La revisión se realizó,
auditoría gubernamental,
selectiva de la evidencia
29.00
3,000.00
3,000.00
0.00
de acuerdo con normas de auditoría de aceptación
general y de
las cuales requieren que el examen sea realizado sobre una base
que soporta los registros y controles de las áreas evaluadas.
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INFORME No. AUDI-OB-200B
-INACIFInstituto Nacional de CiencIas Forenses
de Guatemala
De conformidad con el resultado obtenido se identificaron 2 hallazgos de control interno los
cuales se resumen a continuación:
1.
2.
Debilidad en la definición de controles en la recepción, registro y distribución de insumos.
Debilidad en la definición de funciones y responsabilidades en la elaboración de formularios
de Viáticos.
Con el propósito de superar las debilidades descritas y considerando que se deben fortalecer
los sistemas de control, se recomienda a la Dirección General, instruir al Coordinador de la
Clínica y Morgue de Mazatenango, Suchitepéquez, y a la Oficinista Forense, para que se
apliquen las recomendaciones descritas en Anexo I y Anexo I-A adjuntos.
Para una mejor ilustración los hallazgos identificados se describen con mayor detalle en Anexo
1,Y Anexo I-A.
Atentamente.
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Archivo
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INFORME No. AUDI-08-2008
ANEXO I
HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO
NÚMERO 1
Debilidad
insumos.
en la definición
de controles
en la recepción,
registro
y distribución
de
No existe mecanismo de control y registro de papelería y útiles de oficina e insumos de clínica
y morgue despachados del Almacén central y su distribución al personal de la clínica y morgue,
responsable de su utilización.
Criterio:
La Norma General de Control Interno Gubernamental 1.4 emitida por la Contraloría General de
Cuentas, establece que se deben emitir los reglamentos o normas específicas que regirán el
funcionamiento de los sistemas operativos, de administración y finanzas.
Causa
Por constituir el 2008 el primer año de funciones deIINACIF, la Administración no ha regulado e
implementado mecanismos de control en el registro de la recepción y distribución de papelería
y útiles de oficina e insumos de clínicas y morgues.
Efecto
Falta de registros y controles que debilita la estructura de control interno.
Recomendación
La Administración a través del Coordinador debe implementar el mecanismo de registrar en
libro específico, a efecto que se utilice un folio para cada insumo, según formato que se adjunta
como Anexo I-A, a través del cual el Secretario u Oficinista Forense, registre los movimientos
de ingresos y salidas de bienes, según despachos efectuados por el Almacén Central en las
Requisiciones y Salidas de Almacén y la distribución o entrega al personal de la clínica y
margue, responsable de su utilización.
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INFORME No. AUDI-08-2008
NÚMERO 2
Debilidad en la definición
formularios de viáticos.
de funciones
y responsabilidades
en la elaboración
de
Se comprobó que la función o responsabilidad de llenar los formularios de viáticos para el
cumplimiento de una comisión oficial del personal técnico y administrativo de la clínica y
morgue, la realiza la Oficinista Forense y no las personas nombradas.
Criterio:
La función o actividad de elaborar los formularios de viáticos para soportar los gastos por este
concepto, son responsabilidad individual del personal técnico o administrativo que se nombra
para el cumplimiento de una comisión oficial.
Causa
Falta de definición del procedimiento para la elaboración de los formularios de viáticos
Efecto
Concentración o saturación de actividades administrativas en quien realiza la función de
Oficinista Forense. que puede provocar descuido o desatención en otros temas o aspectos
relevantes.
Recomendación
El Coordinador debe instruir al personal técnico y administrativo asignado, que es
responsabilidad individual de cada persona nombrada el llenar o preparar los formularios y
otros documentos anexos, para soportar el pago de viáticos. La responsabilidad de la Oficinista
Forense, es orientar sobre los criterios y Iineamientos para lIenarlos convenientemente.
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INFORME No. AUDI-08-2008
ANEXO I-A
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
BIEN O PRODUCTO:
CLlNICA y MORGUE DE MAZATENANGO
GUANTES QUIRÚRGICOS TALLA "M" (PARES)
CANTIDAD
Fecha
Descri ción / Nombre
02/01/09
1
.
•
.
INGRESO
Firma
SALDO INICIAL
Firma
02/01/99 .....º~é1Iv1é1riél José de León
02/01/09
Srita. Maria Elena Juárez
Firma
Firma
º?/ºJJºªI~~itél·t::vt3lyflNgri~g?
Firma
..º5!ºJ/º~
1
06/01/09
Dra. Maria José de León
Firma.
Sr. Néstor Rodolfo Posadas
Firma
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22/01/09
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